SISTEM INFORMASI AKUNTANSI I

SIKLUS PENGELUARAN II
PEMROSESAN GAJI DAN PROSEDUR AKTIVA TETAP

Modul Tatap Muka ke 10

Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi

JAKARTA
2007
Tujuan Instruksional:
Setelah mempelajari modul ini, mahasiswa diharapkan:
a. Mengetahui tugas-tugas dasar yang membentuk proses penggajian dan aktiva tetap.
b. Mampu mengidentifikasi departemen fungsional yang terlibat dalam aktivitas
penggajian dan aktiva tetap serta menelusuri arus transaksi ini diperusahaan.
c. Mampu menentukan dokumen, jurnal, dan akun yang menyediakan jejak audit,
mendorong penyimpanan catatan historis, serta mendukung pengambilan keputusan
internal dan pelaporan keuangan.
d. Memahami eksposur yang berkaitan dengan aktivitas penggajian dan aktiva tetap
serta mengetahui pengendalian yang mengurangi risiko ini.
e. Mengetahui fitur operasional dan implikasi pengendalian atas teknologi yang
digunakan dalam sistem penggajian dan aktiva tetap.

Buku Wajib : James A Hall. 2004. Accounting Information Systems. Thomson Learning

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
 SIKLUS PENGELUARAN
PEMROSESAN GAJI DAN PROSEDUR AKTIVA TETAP

TINJAUAN UMUM PEMBAYARAN GAJI

Sistem penggajian / kepegawaian mencakup seluruh tahap pemrosesan penggajian
dan pelaporan kepegawaian. Sistem menyajikan cara – cara penggajian pegawai secara
memadai dan akurat, menghasilkan laporan – laporan penggajian yang diperlukan, dan
menyajikan informasi kebutuhan pegawai kepada manajemen.pemrosesan harus meliputi
pengurangan pajak, potongan tertentu, pelaporan kepada pemerintah dan syarat- syarat
kepegawaian lainnya. Sistem yang efisien diperlukan untuk menjaga hubungan baik antara
pegawai dengan pemberi kerja.
Pemrosesan penggajian sangatlah kompleks dalam organisasi besar, penggajian
sering kali merupakan prosedur paling kompleks dalam operasi. Sebab arti penting sosial
penggajian yang banyak mengalami perubahan asumsi dalam beberapa dekade terakhir.
Pemerintah juga sering kali melakukan perubahan – perubahan aturan dan tingkat potongan
pajak, sehingga sistem penggajian tidak dapat berumur panjang secara mapan. Strategi
mengatasinya adalah dengan membuat garis besar prosedur penggajian dan membahs
faktor – faktor yang mempengaruhi perhitungan aktual penggajian. Tidak perlu dibuatkan
prosedur potongan pajak yang terlampau kaku, sebab hukum pajak berubah secara cepat.
Pemrosesan penggajian merupakan suatu kegiatan yang peka terhadap hukuman denda
maupun penjara jika pencatatan yang dibuat tidak memedai. Seperti halnya setiap hukum
maka kealfaan tidaklah ditoleransikan.menjadi tanggung jawab analisis sistem untuk
membuat pemrosesan penggajian tetap aktual.
Pemorsesan gaji pada kenyataannya merupakan kasus khusus dari sistem
pembelian. Secara teori gaji dapat diproses melelui sistem utang dagang dan pengeluaran
kas reguler.
Namun demikian, karena alasan kepraktisan, pendekatan ini memiliki sejumlah
kekurangan untuk digunakan dalam pembayaran gaji, antara lain:
1. Suatu perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang dapat diterapkan
untuk semua pemasok. Namun demikian, prosedur pembayaran gaji sangat berbeda
diantara tingkat pegawai. Misalnnya, prosedur yang berbeda digunakan untuk pegawai
yang dibayar per jam, pegawai dengan gaji tetap,pegawai dengan kerja borongan, dan
pegawai dengan komisi. Juga, pemrosesan gaji memerlukan prosedur akuntansi khusus

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
 untuk pengurangan pegawai dan pemotongan pajak. Pengeluaran kas untuk akun
perdagangan tidak memerlukan pemrosesan khusus. Oleh karena itu, sistem
pengeluaran umum tidak didesain untuk menghadapi komplikasi ini.
2. Penulisan cek kepada pegawai memerlukan kontrol khusus. Lebih mudah
menyembunyikan fraud pembiayaan gaji ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek akun
perdagangan.
3. Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus transaksi yang
relative tenang. Perusahaan bisnis dengan konstan membeli persedian dan
mengeluarkan kas untuk para pemasok. Pada dasarnya, mereka mendesain sistem
untuk menghadapi kegiatan transaksi di tingkat normal. Kegiatan pembayaran gaji
terpisah dan tidak berkelanjutan. Pengeluaran kepada pegawai dilakukan seminggu
sekali, dua minggu sekali atau sebulan sekali. Untuk memaksakan beban proses ini
secara periodik ke sistem umum akan menambah beban yang berlebih pada sistem
tersebut.
Walaupun prosedur pembayaran gaji spesifk bervariasi diantara perusahaan, gambar
6-1 menyajikan diagram arus data yang menggambarkan tugas – tugas umum dan sistem
gaji dalam sebuah perusahaan manufaktur.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM
INFORMASI AKUTANSI 1
Titik kunci dari proses ini dijelaskan dibawah ini:
1. Otorisasi gaji dan rincian transaksi ( jam kerja ) dimasukan ke proses gaji dari dua
sumber yang berbeda: personalia dan produksi.
2. Proses gaji merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan mendistribusikan cek
pembayaran ke pegawai.
3. Akuntansi menerima informasi berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk setiap
pekerjaan dari produksi. Informasi ini digunakan unuk menjurnal akun persedian dalam
proses (WIP-work in proses)
4. Departemen utang dagang menerima informasi rangkuman pembayaran gaji dan
departemen penggajian dan mengotorisasi departemen pengeluaran kas untuk
mendepositokan cek tunggal, sejumlah total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji
akan diambil.
5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian akuntansi
biaya, utang dagang, dan pengeluatan kas. Akun kontrol diperbaharui untuk mereflesikan
transaksi ini.

Persyaratan – persyaratan Pemrosesean Penggajian

Informasi dasar mengenai pegawai, seperti nama, alamat, besarnya gaji, adalah
penting dalam melaksanakan penggajian. Daftar gaji atau jurnal harus dibuat untuk
mendokumentasikan pembayaran – pembayaran actual. Berkas – berkas yang berkaitan
dengan pelaporan kepada pemerinta, table – table pajak yang digunakan dalam
pemrosesan, perencanaan pension, perencanaan pengobatan, dan perencanaan lainnya.
Dari sisi penggajian,jaminan social dan peraturan pajak AS mencakup empat jenis
berikut ini:
1. Federal old-age, survivors, disability and hospital insurance ( F.I.C.A )
Mengatur bahwa kontribusi para pegawai digunakan untuk mendanai para lanjut usia,
gelandangan, cacat dan veteran dan pengobatan. Kontribusi didasarkan pada tariff pajak
yang dibebankan terhadap gaji kantor.
Pemberi kerja diharuskan memotong jumlah F.I.C.A setiap pegawainya. Kemudian si
pemberi kerja menyetorkan keseluruh jumlah potongan pegawainya ke pemerintah.
2. Federal unemployment insurance
3. State unemployment insurance
4. income taxes withheld

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
SISTEM PEMBAYARAN GAJI MANUAL
Gambar 6-2 menyajikan suatu flowchart yang merinci prosedur diatas dalam konteks
sistem manual. Tugas – tugas kunci didiskusikan dibawah ini:
Personalia
Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen pembayaran
gaji berbagai formulir kegiatan personel. Dokumen – dokumen tersebut mengidentifikasi para
pegawai yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk
mencerminkan perubahan dalam tarif pembayaran per jam, penguranagn gaji, dan klasifikasi
pekerjaan. Gambar 6-3 menunjukan formulir keiatan personel yang digunakan untuk
memberitahu bagian pembayaran gaji tentang kenaikan gaji pegawai.

Produksi
Pegawai produksi menyiapkan dua jenis catatan waktu: kartu pekerjaan dan kartu
waktu. Kartu pekerjaan ( job ticket ) berisi jumlah total watu yang dihabiskan oleh setiap
pekerja di setiap pekerjaan produksi. Dokumen – dokumen ini dikirim kebagian akuntansi
biaya ( siklus konversi ), dimana dokumen – dokumen tersebut digunakan untuk
mengalokasikan beban tenaga kerja langsung ke akun WIP. Kartu waktu (time card) berisi
total waktu pekerja di tempat kerja. Kartu ini dikirim ke bagian pembayaran gaji untuk
perhitungan jumlah cek pembayaran.
Setiap hari pada permulaan waktu kerja, para pegawai menempatkan time card-nya
dalam jam khusus yang mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan. Mereka ”clock out”
pada saat makan siang dan pada akhir kerja. Time card ini merupakan catatan formal untuk
menandatanganinya, dan mengirimkannya ke departemen pembayaran gaji.

Akuntansi biaya
Departemen akuntasi biaya menggunakan job ticket untuk mengalokasikan biaya
tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini
dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke departemen buku
besar umum.

Pembayaran gaji
Departemen pembayaran gaji menerima staf pembayaran dan data pemotongan gaji
dari depatemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi.
Petugas administrasi dari departemen ini melakukan pekerjaan – pekerjaan berikut:

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
1. Menyiapkan daftar gaji ( payroll register ) yang menunjukan pembayaran kotor,
pengurangan, pembayaran lembur, dan pembayaran bersih.
2. Memasukan informasi diatas ke catatan pembayaran gaji pegawai (employee payroll
records)
3. Menyiapkan cek pembayaran untuk para pegawai.
4. Mengirimkan cek pembayaran ke bagian pengeluaran kas dan salian daftar gaji ke
bagian utang dagang.
5. Menyiapkan ime card , formulir kegiatan personel, dan salinan daftar gaji.

Departemen Utang Dagang

Petugas administrasi utang dagang memeriksa registrasi gaji untuk kebenarannya
dan menyiapkan dua salinan vocher pengeluaran kas sejumlah gaji. Satu salinan, bersama
dengan daftar gaji dikirim kepengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke departemen buku
besar umum.

Pengeluaran kas
Manajer bagian pengeluaran kas menerima cek – cek pembayaran gaji dan
kemudian menandatanganinya, lalu mengirimkan cek – cek pembayaran gaji tersebut ke
pusat pembiayaan untuk didistribusikan ke para pegawai.
Petugas adminisrasi menerima vocer pengeluaran kas dan daftar gaji. Satu cek untuk
seluruh jumlah gaji ditulis dan didepositokan ke akun dana gaji (payroll imprest account).
Cek pembiayaan tersebut ditarik dari akun ini, yang digunakan hanya untuk pembayaran
gaji.
Dana – dana harus ditransfer dari akun kas umum ke akun dana gaji sebelum cek
pembayaran dapat ditunaikan. Akhirnnya petugas tersebut mengirimkan satu salinan cek
tersebut dengan vocer pengeluaran dan daftar gaji kedepartemen utang dagang, dimana
semuannya akan disimpan.

Buku besar umum

Departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari
bagian akuntansi biaya dan voucer pengeluaran kas dari utang dagang. Voucer pengeluaran
kas menunjukan total jumlah gaji terutang dan rinciannya ke dalam kas, utang dagang dan
pengeluaran lainnya. Dengan informasi ini, petugas administrasi buku besar umum
melakukan penjurnalan sebagai berikut:

Dari rangkuman distribusi tenaga kerja

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
WIP (Tenaga Kerja Langsung) XXXX
Overhead pabrik (Tenaga Kerja Tidak Langsung) XXXX
Utang Gaji XXXX

Dari voucer pengeluaran kas

Utang gaji XXXX
Kas XXXX
Utang Pemotingan Pajak Penghasilan Federal XXXX
Utang Pemotingan Pajak Penghasilan Negara bagian XXXX
Utang Pemotingan Pajak Penghasilan FICA XXXX
Utang Premi Grup Asuransi XXXX
Utang Pemotingan Dana Pensiun XXXX
Utang Iuran Serikat Buruh XXXX

Debit dan kredit dari ayat – ayat jurnal ini harus sama. Jika tidak, berarti ada
kesalahan dalam perhitungan pada beban distribusi tenaga kerja atau pada daftar gaji.
Ketika kesamaan nilai itu sudah diversifikasi, petugas menyimpan voucer dan rangkuman
distribusu tenaga kerja.

KONTROL PEMBAYARAN GAJI

Otorisast Transaksi
Formulir kegiatan personal merupakan kontrol otorisasi yang penting dalam sisitem
pembayaran gaji. Dokumen ini penting untuk menghindari fraud pembayaran gaji dengan
mengidentifikasi pegawai yang diotorisasi.
Bentuk fraud yang umum dilakukan adalah menyerahkan time card dari pegawai
yang tidak lagi bekerja diperusahaan. Formulir kegiatan personel memungkinkan
departemen pembayaran gaji memelihara daftar pegawai saat ini, yang dibandingkan
dengan time card.

Pembagian Tugas
Fungsi timekeeping harus dipisahkan dari fungsi personalia. Departemen personalia
memberikan informasi tarif pembayaran ke bagian pembayaran gaji untuk pegawai yang
dibayar per jam. Tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan,

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
senoritas, dan mutu. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi,
seorang pegawai dapat mengubah informasi dan melakukan fraud. Untuk mengontrol hal ini,
tarif pembayaran harus datang dari sumber independen – yaitu departemen personalia.

Supervisi
Wilayah lain yang berisiko adalah timekeeping. Kadang – kadang pegawai “ clock in”
untuk pegawai lain yang telat atau absent. Supervisor harus mengamati proses clocking ini
dan merekonsiliasikan time card dengan kehadiran actual.

Catatan Akuntansi
Jejak audit untuk pembayaran gaji meliputi dokumen-dokumen berikut:
1. Time card, job ticket, dan voucher pengeluaran kas.
2. Informasi jurnal, yang datang dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji.
3. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan dan berbagai akun biaya pegawai.
4. Akun buku besar umum: control pembayaran gaji, kas, akun dana gaji ( imprest account).

Kontrol Akses
Aktiva-aktiva yang berkaitan dengan sistem pembayaran gaji adalah tenaga kerja
dan kas. Keduanya dapat digunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan akuntansi.
Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui Time card dan
karenannya menggelapkan uang kas.
Kontrol atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem pembayaran
merupakan hal penting, seperti halnnya dalam siklus pengeluaran.

Verifikasi Independen
Berikut ini contoh-contoh control verifikasi independent dalam sistem pembayaran
gaji:
1. Verifikasi jam kerja. Sebelum mengirim time card ke bagian pembayaran gaji, supervisor
2. Pusat pembayaran ( pay master ). Penggunaan pusat pembayaran yang independen
untuk mendistribusikan cek ( dari pada supervisor normal ) membantu
memverisifikasikasi eksistensi para pegawai. Supervisor dapat terlibat dalam fraud
pembayaran gaji dengan berpura – pura mendistribusikan cek pembayaran gaji ke
pegawai yang sebenarnnya tidak ada
3. Utang dagang. Petugas administrasi utang dagang memverisifikasi akurasi daftar gaji
sebelum membuat voucer pengeluaran kas dan mentransfer dana ke akun dana gaji
(imprest account )

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
4. Buku besar umum. Departemen buku besar umum memperivikasi seluruh proses dengan
merekonsiliasi rangkuman distribusi rangkuman distribusi tenaga kerja dan voucer
pembayaran gaji.

SISTEM PEMBAYARAN GAJI BERDASARKAN KOMPUTER

Mengotomatiskan Sistem Pembayaran Gaji dengan Pemrosesan Batch

Karena sistem pembayaran gaji tidak sering dilakukan (mingguan atau bulanan),
sistem tersebut sering kali cocok dengan pemrosesan batch dan file sekuensial. Departemen
pemrosesan data menerima formulir kegiatan personel, job ticket, time card, yang dikonversi
ke file sekuensial. Program computer batch melakukan pencatatan dengan rinci, menulis
cek, dan menjalankan fungsi buku besar umum.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
Implikasi Kontrol
Kekuatan dan kelemahan dari sistem ini sama dengan kekuatan dan kelemahan
dalam sistem batch untuk sistem pengeluaran umum yang didiskusikan sebelumnnya.
Sistem ini mempromosikan keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis
cek. Di luar itu, sisem ini tidak signifikan meningkatkan efisiensi operasional namun untuk
banyak jenis organisasi, tingkat teknologinnya cukup memadai.

Rekayasa Teknologi Terhadap Sistem Pembayaran Gaji

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM
INFORMASI AKUTANSI 1
 Untuk organisasi ukuran moderat dan besar, pemrosesan gaji sering kali disatukan
dalam sistem manajemen sumber daya manusia (MSDM). Sistem ini menangkap dan
memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personel, termasuk tunjangan
pegawai, perencanaan tenaga kerja,relasi tenaga kerja, keahlian tenaga kerja, kegiatan
personel (tarif pembayaran, pengurangan dan sebagainya).
Sistem MSDM harus mendukung akses real-time ke file personel untuk tujuan
mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan record dalam status pegawai
pada saat terjadinya.
Sistem ini berbeda dibandingkan sistem otomatis yang sederhana dalam hal-hal
berikut:
1. Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui terminal-terminal.
2. File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data
3. Banyak proses sekarang dilakukan secara real-time.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM
INFORMASI AKUTANSI 1
 Bentuk – bentuk operasi kunci dari system ini adalah sebagai berikut:
Personalia
Departemen personalia melakukan perubahan dalam file pegawai secara real-time
melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan pegawai baru, pengurangan
pegawai, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan ( tariff pembayaran )

Akuntansi Biaya
Departemen ini memasukkan data biaya pekerjaan (real-time atau setiap hari) untuk
menciptakan file pemakaian tenaga kerja (labor usage file)

Timekeeping
Ketika menerima time card yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir
minggu, departemen timekeeping membuat file kehadiran (attendance file ) saat ini.

Pemrosesan Data
Tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam suatu proses batch:
1. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, Overhead, dan akun-akun biaya.
2. File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikirim ke
departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.
3. Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file. Salinan dari file – file ini dikirim
kedepartemen utang dagang dan pengeluaran kas.
4. File catatan pegawai diperbarui.
5. Cek-cek pembayaran gaji disiapkan dan ditandatangani. Cek – cek tersebut dikirimkan
ke bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasi dengan daftar gaji. Cek pembayaran ini
kemudian didistribusikan ke para pegawai

6. File voucher pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk data yang akan
ditransfer kea kun dana gaji ( imprest payroll account ). Cek dan salinan
voucerpengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan voucer tersebut
dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan terakhir dikirim ke para pegawai.
7. Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja
dan file voucher pengeluaran dan memperbarui file buku besar umum.

Implikasi Kontrol
Bentuk sistem pembayaran gaji dengan elemen-elemen real-time memberikan
banyak keuntungan operasional, seperti yang didiskusikan sebelumnya, termasuk

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
pengurangan jeda waktu antara terjadinya peristiwa dan pencatatan, kertas kerja, dan
tenaga kerja klerikal.
Bentuk ini juga membawa implikasi control. Banyak pekerjaan yang dulunya
dilakukan oleh tenaga manusia sekarang dilakukan oleh computer. System berdasarkan
computer harus menghasilkan catatan yang memadai untuk versifikasi independent dan
tujuan audit. Akhirnnya, control harus didesain untuk melindungi akses yang tidak diotorisasi
ke file data dan program computer.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
 SISTEM AKTIVA TETAP

Aktiva tetap adalah property, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam operasi
bisnis. Item – item ini permanen dan sering kali secara kolektif mencerminkan investasi
keuangan terbesar organisasi. Contoh dari aktiva tetap misalnya, tanah, gedung, perabotan,
mesin, kendaraan bermotor.
Sistem aktiva tetap perusahaan memproses transaksi yang berkaitan dengan
akuisisi, pemeliharaan, dan penghapusan aktiva tetapnya. Sistem efektif yang akan
mendukung keputusan manajemen, pelaporan ke pihak yang berwenang dan ia juga akan
memiliki kontrol internal yang memadai. Tujuan spesifik dari sistem aktiva tetap:
1. Memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan
prosedur manajemen formal.
2. Mempertahankan catatan akuntansi yang memadai untuk akuisisi, biaya, keterangan,
dan lokasi fisik aktiva dalam organisasi.
3. Mempertahankan catatan penyusutan yang akurat untuk aktiva-aktiva yang dapat
disusutkan sesuai dengan metode-metode yang dapat diterima.
4. menyediakan pihak manajemen dengan informasi yang membantunya merencanakan
investasi aktiva tetap di masa yang akan datang.
5. mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.

Sistem aktiva tetap memiliki beberapa karakteristik yang sama dengan siklus
pengeluaran, tetapi ada dua perbedaan penting yang membedakan sistem ini. Pertama,
siklus pengeluaran memproses akuisisi rutin untukpersediaan bahan baku untuk fungsi
produksi dan persediaan barang jadi untuk fungsi penjualan.
Sistem aktiva tetap memproses aktiva non-rutin untuk sekolompok besar pemakai
dalam organisasi. Para manajer milayah – wilayah fungsional organisasi sesungguhnnya
melakukan investasi modal dalam aktiva tetap, tetapi transaksi – transaksi ini muncul tidak
teratur dibandingkan dengan akuisis persediaan. Karena transaksi aktiva tetap unik,
transaksi aktiva tersebut memerlukan persetujuan manajemen spesifik dan prosedur
otorisasi eksplisit. Sebaliknya, organisasi sering kali mengotomatisasikan prosedur otorisasu
untuk transaksi siklus pengeluaran untuk menangani secara efektif akuisisi rutin dan voleme
besar.
Perbedaan kedua diantara sistem – sistem ini adalah organisasi biasannya
memerlukan akuisisi persediaan sebagai biaya periode lancar, sementara mereka
mengkapitalisasikan aktiva tetap yang menghasilkan manfaat untuk periode jangka panjang.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
Karena umur produktif suatu aktiva tetap melebihi satu tahun, biaya akuisisinya dibebankan
selama umurnya dan disusutkan sesuai dengan konvensi dan peraturan akuntansi yang
berlaku. Oleh karena itu, sistem akuntansi aktiva tetap meliputi alokasi biaya dan prosedur
mencocokan yang bukan merupakan bagian dari sistem pengeluaran rutin.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
Logika Sistem Aktiva Tetap
Proses ini melibatkan tiga pekerjaan yaitu akuisisi aktiva, pemeliharaan aktiva dan
penghapusan aktiva
Akuisisi Aktiva
Akuisisi aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen (pemakai) yang mengakui
kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedur otorisasi dan persetujuan
yang terlibat dalam transaksi ini akan bergantung pada biaya aktiva. Dalam keputusan ini,
manajer departemen sering kali memiliki otorisasi umum untuk menyetujui pembelian aktiva
tetap tidak mahal. Namun demikian, untuk pengeluaran modal di atas materialitas yang
ditetapkan, manajer tersebut harus mencari persetujuan eksplit. Biasanya hal ini melibatkan
analisis manajemen modal formal untuk mengevaluasi biaya dan meminta penawaran dari
beberapa pemasok.
Ketika permintaan disetujui dan seorang pemasok di pilih, pekerjaan akuisisi aktiva
tetap mirip dengan proses siklus pengeluaran yang di jelaskan dalam bab 5. terhadap dua
perbedaan penting. Pertama, departemen penerimaan mengirim aktiva tersebut ke
pengawasan pemakai / menejer yang bersangkutan, bukanya ke toko pusat atau gudang.
Kedua, departemen aktiva tetap, bukan kontrol persediaan, melakukan fungsi
pembukuannya.

Pemeriharaan aktiva
Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar pembantu
aktiva ketika aktiva tersebut, (tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang waktu
pemakaiannya. Beberapa metode penyusutan umum yang di gunakan adalah garis lurus,
jumlah angka tahun, saldo menurun ganda, dan unit produksi. Metode penyusutan dan
periode yang di gunakan harus merefleksikan, sedikit mungkin, penurunan aktual kegunaan
aktiva tersebut bagi perusahaan.
Konvensi akuntansi dan peraturan IRS kadang-kadang menetapkan secara spesifik
parameter penyusutan yang di gunakan. Misalnya, kalangan bisnis harus menyusutkan
gedung kantor baru dengan metode garis lurus dan menggunakan periode paling sedikit 40
tahun. Penyusutan aktiva tetap yang di gunakan untuk produk manufaktur di bebankan ke
biaya overhead manufaktur dan kemudian di alokasikan ke WIP dalam sklus konversi.
Pembebanan penyusutan aktiva yang tidak di gunakan untuk proses monufoktur di perlukan
sebagai biaya pada periode lancar.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
 Perhitungan penyusutan merupakan transaksi internal yang harus di proses oleh
sistem aktiva tetap tanpa manfaat eksplisit dari peristiwa ekonomi atau dokumen sumber
yang menggerakan transaksi ini. Suatu catatan penting yang di gunakan untuk memulai
pekerjaan ini adalah jadwal penyusutan.
Suatu jadwal penyusutan menunjukan kapan dan bagaimaa penyusutan di catat.
Jadwal ini juga menunjukan kapan penyusutan berakhir untuk aktiva yang telah di susutkan
sepenuhnya. Informasi ini juga berguna bagi laporan manajemen untuk perencanaan
penghapusan dan penggantian aktiva.
Pemeliharaan aktiva juga melibatkan penyesuaikan akun aktivauntuk merelefleksikan
biaya perbaikan fisik yang menaikan nilai aktiva tersebut atau memperpanjang umur
ekonomisnya. Peningkatan seperti itu, yang pada dirinya sendiri merupakan investasi modal,
di proses secara sama seperti akuisisi aktiva baru.
Akhirnya, sistem aktiva tetap harus mempromosikan akuntabilitas dengan menjaga
jejak lokasi fisik setiap aktiva. Tidak seperti persediaan biasanya terkonsolidasi dalam
wilayah-wilayah yang aman, aktiva tetap didistribusikan ke seluruh organisasi dan rentan
terhadap resiko pencuriaan dan penyalah gunaan. Ketika suatu departeman mentransfer
pengawasan kepada suatu aktiva ke departemen lainnya, informasi lainnya tentang
pentransferan itu harus di catat dalam buku besar pembantu aktiva tetap.
Setiap pencatatan buku besar pembantu harus menunjukan lokasi saat ini dari aktiva
tersebut. Kemampuan untuk melokasikan dan memverifikasikan keberadaan fisik dari aktiva
tetap merupakan komponen penting dari jejak audit.

Penghapusan aktiva
Ketika aktiva mencapai titik akhir dari umur ekonomisnya atau ketika menejemen
memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus di pindahkan dari buku besar
pembantu aktiva tetap. Posisi bagian bawah sebelah kiri dari gambar 6-11 menggambarkan
proses penghapusan aktiva (asset disposal).
Proses ini di mulai ketika menejer yang bertanggung jawab mengeluarkan
permintaan untuk menghapus aktiva tersebut. Seperti transaksi lainya, penghapusan suatu
aktiva memerlukan persetujuan menurut persetujuan yang berlaku. Suatu laporan
penghapusan aktiva menjelaskan disposisi terakhir dari aktiva yang dikirim ke departemen
akuntansi aktiva tetap untuk mengotorisas pemindahannya dari buku besar.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
Sistem Aktiva Tetap Berdasarkan Komputer

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
 Gambar 6-13 menggambarkan sistem aktiva tetap berdasarkan komputer. Untuk
diskusi ini , kita menampilkan sistem real time. Akan tetapi, organisasi yang memproses
transaksi aktiva tetap dalam jumlah besar mungkin menggunakannya, tetapi tidak
memprosesnya.
Untuk menyederhanakan flowchart dan focus pada bentuk-bentuk kunci dari sistem
tersebut, kami telah menghilangkan langkah-langkah pemrosesan untuk utang dagang dan
pengeluaran kas. Bagian atas flowchart mewakili prosedur aktiva tetap, bagian tengah
mewakili prosedur pemeliharaan aktiva tetap, dan bagian bawah mewakili prosedur
pembuangan aktiva tetap.
 Prosedur Akuisisi
Proses di mulai ketika petugas administrasi akuntansi aktiva tetap menerima dan
voucher pengeluaraan kas. Dokumen-dokumen ini menyediakan bukti bahwa
perusahaan secara fisik telah menerima aktiva tersebut dan menunjukkan biayanya.
Petugas itu dengan menggunakan terminal computer membuat catatan aktiva tersebut
dalam buku besar pembantu aktiva tetap.
Perhatikan bahwa selain informasi biaya historis, petugas juga memasukan data
spesifik tentang umur ekonomis aktiva, nilai sisanya, metode penyusutan yang di
gunaka, dan lokasi aktiva dalam organisasi.
Sistem aktiva tetap secara otomatis memperbaharui akun control aktiva tetap di
buku besar umum dan menyiapkan vochher jurnal untuk departemen buku besar umum
sebagai bukti dimasukannya data tersebut. Sistem ini juga menghasilkan laporan untuk ,
manajemen akumtansi.
Bedasarkan parameter penyusutan yang terdapat dalam catatan aktiva tetap,
system tersebut menyiapkan jadwal penyusutan untuk setiap aktiva sejak akusisi aktiva
itu di catat pertama kali. Jadwal itu di simpan dalam disket computer untuk memfaslitasi
perhitungan penyusutan yang akan datang.

 Pemeliharaan Aktiva
Sistem aktiva tetap menggunakan jadwal penyusutan untuk transaksi penyusutan
pada akhir periode secara otomatis. Tugas spesifik ini meliputi:
1. menghitung penyusutan periode lancar
2. Memperbarui akumulasi penyusutan dan field nilai buku dalam catatan buku besar
pembantu
3. Memposkan total penyusutan kea kun buku besar umum yang dipengaruhi (biaya
penyusutan dan akumulasi penyusutan)

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
 4. Mencatat akumulasi penyusutan dengan menambah catatan ke file voucher jurnal.
Akhirnya laporan penyusutan aktiva tetap yang dikirimkan ke departemen aktiva tetap
untuk diperiksa. Manajer departemen harus melaporkan setiap perubahan yang
diawasi nya atau status aktiva tetap kedepartemen aktiva tetap. Petugas administrasi
dengan menggunakan komputer mencatat perubahan – perubahan tersebut dalam
buku besar pembantu aktiva tetap.

 Prosedur Penghapusan
Laporan penghapusan secara resmi mengotorisasi departemen aktiva tetap untuk
memindahkan yang dihapus tersebut dari buku besarnya. Ketika petugas administrasi
menghapus catatan dari buku besar pembantu aktiva tetap, sistem secara otomatis:
1. Memposkan dan membuat jurnal penyesuaian kea kun control aktiva tetap tersebut
dalam buku besar umum
2. Mencatat setiap laba atau rugi yang berkaitan dengan transaksi penghapusan
3. Menyiapkan catatan voucher jurnal.
Laporan status aktiva tetap yang berisi rincian penghapusan tersebut dikirimkam ke
departemen aktiva tetap untuk diperiksa.

Kontrol atas Sistem Aktiva Tetap

Karena adanya kesamaan diantara sistem aktiva tetap dan siklus pengeluaran, akan
kontrolnya sama dan telah didiskusikan. Diskusi kita tentang aktiva tetap akan dipusatkan
pada tiga area yang berbeda dari sistem-sistem tersebut:

 Kontrol Otorisasi
Akuisisi aktiva tetap harus formal dan secara eksplisit diotorisasi. Setiap transaksi
dimulai dengan permintaan tertulis dari pemakai atau departemen. Dalam kasus item –
item yang bernilai tinggi, harus terdapat proses persetujuan independent yang
engevaluasi mutu permintaan berdasarkan basis biaya – manfaat.

 Kontrol Supervisi
Karena aktiva modal secara luas didistribusikan ke seluruh organisasi, mereka
rentan terhadap pencurian dan penyalahgunaan, dibandingkan dengan persediaan yang
aman disimpan digudang. Oleh karena itu supervisi manajemen merupakan elemen yang
penting dalam keamanan fisik aktiva tetap.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1
 Para supervisor harus memastikan bahwa aktiva teta digunakan sesuai dengan
kebijakan organisasi dan praktik bisnis. Misalnya, pembelian komputer mikro untuk
pegawai individual harus diamankan dalam lokasi yag tepat dan tidak boleh dipindahkan
tanpa persetujuan eksplisit.
Kendaraan perusahaan harus diamankan dalam pusat penyimpangan kendaraan
organisasi pada akhir waktu kerja dan tidak boleh dibawa pulang kecuali disetujui oleh
supervisor yang berwenang.

 Kontrol Verifikasi Independen

Secara periodic, auditor internal harus memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur
persetujuan untuk menentukan kelayakan factor yang digunakan dalam analisis. Dalam
hal ini termasuk umur ekonomis aktiva, biaya orisinil, penghematan biaya yang
ditawarkan karena membeli aktiva tersebut, tariff diskon yang digunakan dan metode
pengangguran modal yang digunakan dalam analisis.
Auditor internal harus memverifikasi lokasi, kondisi, dan nilai pasar dari aktiva tetap
dalam buku besar pembantu. Selain itu, pembebanan biaya penyusutan otomatis yang
dihitung oleh system aktiva tetap harus diperiksa dan diversifikasi keakuratan dan
kelengkapannya. Kesalahan system dalam menghitung penyusutan dapat menghasilkan
biaya operasi, pelaporan pendapatan, dan nilai aktiva yang salah pula.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM

INFORMASI AKUTANSI 1