CASE 3

BUSINESS DOCUMENT

Disusun oleh:
Elvina Arraffi Widyanti (155211041)
Luthfi Andriani Nugroho (155211050)
Petta Mulia Dewi (155211056)
D3- Administrasi Bisnis

ABSTRACT
Business documents is something very important that must exist within a particular
company or organization. Business people should know how to design and fill out their
corporate design forms according to their companies needs and situations. In
administrative office management, the knowledge of how to design and fill out business
documents is very impeccable for us in the real working environment. The role of
business documents in modern commerce can’t be denied anymore. Generally, the
existing business and actions related to the field of trade are initiated and carried out by
conducting correspodence between the parties concerned. In business activities must
involve a variety of documents produced by sellers, carriers, and buyers. Documents are
very important in business activities as they are legitimate written verification tools.
documents that are reinforced with the terms of payment terms and attached documents,
such as invoices, notes, receipts, packaging lists, cover letters and others.

Keywords: Business, Documents, Transaction, Form

PENDAHULUAN
Dalam kegiatan administrasi yang dilakukan, pasti dihasilkan produk-
produk kantor seperti surat, formulir, dan laporan. Jadi, kegiatan administrasi pada
dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan berbagai
surat, formulir laporan dan lain sebagainya. Peranan dokumen-dokumen bisnis
dalam perdagangan modern tidak dapat dipungkiri lagi. Umumnya usaha dan
tindakan yang ada sangkut pautnya dengan bidang perdagangan dirintis dan
dilaksanakan dengan melakukan korespodensi antara pihak yang bersangkutan.
Dewasa ini ada kecenderungan untuk menggunakan formulir tertentu dan surat
dagang. Tujuannya untuk mencapai efisiensi kerja, penghematan biaya, waktu dan
tenaga.

PEMBAHASAN

1. Pengertian Bisnis Dokumen

Menurut Lous Gottschalk (1985; 38) dokumen digunakan dalam dua
pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah
sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peinggalan-peninggalan
terlukis, dan ptilasan-petilasan arkeologis, yang kedua diperuntukan bagi
surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-
undang, hibah , konsesi dan lainnya. Sedangkan bisnis adalah usaha yang
dijalankan yang tujuan utamanya adalah keuntungan (Kasmir dan Jakfar,
2012 (Jakfar). Pendapat tersebut diperkuat oleh pendapat para ahli yaitu:
Menurut Kimmel (2002) berpendapat bahwa yang dimaksud dengan
dokumen bisnis adalah sales may be made on credit or for cash. Every sales
transaction should be supported by a business document taht provides that
provides written evidence of the sale. Yang artinya penjualan dapat dilakukan
pada kredit atau uang tunai. Setiap transaksi penjualan didukung oleh
dokumen bisnis yang menyediakan bukti tertulis tentang penjualan. Kualitas
formulir yang digunakan dalam transaksi bisnis dapat mempengaruhi efisiensi
dan efektivitas yang digunakan dalam transaksi bisnis dapat mempengaruhi
efisiensi dan efektivitas transaksi, sehingga salah satu subjek dari manajemen
perkantoran atau manajemen administrasi adalah merecanakan dan
mengendalikan formulir kantor. Jadi, dokumen bisnis merupakan sesuatu
yang sangat penting yang harus ada dalam sebuah perusahaan atau organisasi
tertentu.
2. Tujuan Dokumen Bisnis
Menurut Nuraida (2008), penanganan dokumen bisnis bertujuan
untuk:
1) Melancarkan aktivitas kantor
2) Keseragaman pembentukan informasi.
3) Sebagai bukti autentik atau sah.
4) Menghemat biaya karena formulir berwujud kertas yang harganya relatif
lebih murah.

Formulir harus diberi nomor formulir sebagai bukti bagi para akuntan
berkaitan dengan jumlah penjualan yang benar-benar akurat, dengan demikian
dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya manipulasi. Bukti jumlah
penjualan ini digunakan untuk pembayaran pajak. Nomor formulir harus
diurutkan untuk memudakan tindakan audit. Menurut Nuraida (2008) bahwa
pentingnya merekam informasi bisnis adalah:

1) Memberi informasi yang jelas bagi pihak intern perusahaan dan

mempermudah tindakan audit
Contoh :
Merekam laporan penjualan setiap bulan dari jumlah order form yang
diterima untuk mengevaluasi kinerja bagian pemasaran, perbandingan
rencana dengan kinerja, untuk forecasting penjualan di masa yang akan
datang, dsb.
2) Memberi benefit bagi orang yang bernegoisasi dengan organisasi
Contoh :
Jika perusahaan meminjam sejumlah dana kepada bank, maka bank akan
meminta copy dari laporan rugi laba dan neraca perusahaan. Selain itu,
debitur juga membutuhkan ringkasan transaksi dengan perusahaan, dengan
demikian statement of account untuk setiap periode perlu dibuat.
3) Memberi informasi bagi pemerintah mengenai rekaman informasi bisnis
untuk perhitungan pajak perusahaan yang bersangkutan.
 Sedangkan menurut Arifin dan Giana (2009) bahwa bukti transaksi
dapat dibedakan menjadi dua yaitu bukti transaksi internal dan bukti
transaksi eksternal. Bukti transaksi internal merupakan bukti atas transaksi
yang dilakukan antar bagian dalam perusahaan yang bersangkutan
sedangkan bukti transaksi eksternal merupakan bukti atas transaksi yang
terjadi antara pihak perusahaan dengan klien atau perusahaan lain.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan
bahwa dokumen bisnis adalah bukti transaksi penjualan yang terbagi
menjadi dua yaitu bukti transakasi internal dan bukti transaksi eksternal.
Di mana bukti transaksi internal adalah bukti atas transaksi yang dilakukan
antar bagian dalam perusahaan yang bersangkutan sedangkan bukti
transaksi eksternal merupakan bukti atas transaksi yang terjadi antara
pihak perusahaan dengan kllien atau perusahaan lain.

3. Format Dokumen Bisnis

Dokumen itu berkomunikasi dengan orang yang tepat, membuat
kesan, dan menceritakan kepada penerima siapa yang menulisnya dan kapan
ditulis. Dokumen itu bahkan membawa tanggapan balik kepada pengirim, bila
hanya untuk menghubungka bagaimana dan oleh siapa dokumen itu dan
diproses. Sangat penting mengetahui bagaimana cara membuatnya agar
menarik perhatian para pembaca, menurut Thill, J. V berikut cara membuat
dokumen bisnis semenarik mungkin:
1) Kesan Pertama
Buatlah dokumen serapih mungkinn dan professional serta mudah
dibaca. Kesan pertama pembaca berasal dari kertas yang digunakan, cara
menyesuaikannya, dan penampilan umum dokumennya.
2) Kertas
Kertas tipis menunjukan kesan yang kurang baik daripada kertas dengan
tejstur tebal.
 3) Menyesuaikan
Kop surat harus sederhana, terlalu banyak informasi membuat halaman
terlihat penuh.
4) Penampilan
Sebagian besar dokumen bisnis dihasilkan menggunakan printer letter
quality atau mesin ketik. Beberapa memo informal ditulis tangan, dan
menulis ucapan bela sungkawan kepada rekan bisnis yang dekat. Amplop
ditulis tangan, dicetak, atau diketik agar sesuai dengan dokumen. Akan
tetapi, surat menggunakan kertas mutu terbaik dengan kop surat yang
didesainn terbaik pun dapat tampak tidak professional bila dibuat dengan
asal-asalan.

4. Tipe Dokumen Bisnis

Kegiatan bisnis tidak terlepas dari penggunaan istilah-istilah teknis
dan berbagai macam dokumen. Istilah dokumen-dokumen tersebut
umumnya bersangkut-paut dengan masalah syarat-syarat pembayaran dan
dokumen yang dilampirkan, seperti faktur, nota, kwitansi, packing list, surat
pengantar dan lain-lain.
Dalam kegiatan usaha, khususnya perdagangan diperlukan berbagai
macam dokumen baik yang dibuat penjual, pengangkut, maupun pembeli.
Dokumen sangat penting dalam kegiatan usaha sebab sebagai alat
pembuktian tertulis yang sah. Dokumen adalah semua warkat yang
berisikan tulisan yang mengandung arti dan maksud tentang perbuatan,
keadaan, dan kenyataan bagi seseorang dan atau pihak yang berkepentingan.
Dokumen bisnis dapat digolongkan menjadi tiga, diantaranya:
1) Berdasarkan Asalnya
a. Dokumen intern, yaitu dokumen yang berasal dan dibuat sendiri oleh
organisasi yang bersangkutan, misalnya faktur penjualan, kwitansi,
Packing list, nota pada sat menjual barang.
 b. Dokumen ekstern, yaitu dokumen yang berasal dari luar organisasi
atau dokumen yang diterima dari pihak lain, misalnya faktur
pembelian, cek, giro, dan sebagainya.
2) Berdasarkan Bentuknya
a. Buku catatan
a) Buku harian
b) Buku besar
c) Buku jurnal dan neraca
b. Barang
a) Contoh duplikat
b) Monster
c) Protipe
c. Surat persetujuan
a) Faktur jual beli
b) Polis, yaitu merupakan surat bukti perjanjian pertanggungan.
Perjanjian pertanggungan, yaitu surat perjanjian/persetujuan
pengangkutan melalui laut.
d. Bukti-bukti catatan
a) Kwitansi
Kwitansi adalah tanda bukti penerimaan pembayaran uang yang
dibuat oleh si penerima uang.
b) Packing list
Packing list adalah daftar perincian barang-barang dagangan dalam
setiap peti atau bal.
c) Nota
Nota merupakan tanda bukti perhitunganbarang-barang dagangan
yang dibeli dan telah dibayar secara kontan.
d) Faktur
Faktur merupakan surat bukti perhitungan atas barang-barang yang
diperjualbelikan serta potongan yang diberikan dari perhitungan
 harga dalam persetujuan jual beli itu. Faktur sebagai dokumen jual
beli dibagi tiga, diantaranya:

 Faktur Biasa
Merupakan surat bukti pembukuan dan perincian perhitungan
barang yang sebenarnya yang harus dibayar sesuai dengan
transaksi jual beli.
 Faktur Performa
Merupakan faktur yang isinya memuat perincian barang yang
akan dibeli dan dibuat jika di minnta oleh pembeli untuk
mengetahui berapa yang harus dibayarnya sebelum barang
dikirimkan. Biasanya dalam faktur tersebut dicantumkan kata
PROFORMA.
 Faktur Konsuler
Faktur yang dibuat untuk kelengkapan perdagangan luar
negeri. Faktur tersebut dikeluarkan oleh konsulat. Misalnya,
eksportir Amerika ingin mengekspor barang-barangnya ke
Indonesia. Untuk itu, ia harus melengkapinya dengan faktur
yang dikeluarkan dan dicap oleh konsulat Indonesia yang ada
di New York.
e) Cek
Cek merupakan surat perintah yang ditujukan kepada bank untuk
membayarkan sejumlah uang kepada seseorang yang ditunjuk atau
tertera dalam cek itu.
f) Wesel (hill of exchange)
Wesel adalah surat perintah tidak bersyarat dari seseorang kepada
pihak lain untuk membayar sejumlah uang pada waktu dan tempat
yang telah ditentukan dalam surat tersebut.
Wesel harus memenuhi delapan syarat, yaitu:
 Adanya sebutan wesel.
  Merupakan surat perintah tidak bersyarat untuk membayarkan
sejumlah uang.
 Tercantum nama kedua belah pihak.
 Ketentuan waktu membayar.
 Tempat pembayaran.
 Nama yang menerima pembayaran.
 Tanggal dan tempat menarik wesel.
 Tanda tangan yang menyurh membayarkan sejumlah uang.
g) Saham
Saham adalah surat bukti menanamkan sejumalh yang (modal)
dalam suatu badan usaha, saham disebut juga Andil atau Sero.
3) Berdasarkan sifatnya
a. Arsip, yaitu dokumen yang telah mendapatkan penyelesaian dan
disimpan secara teratur dan dapat digunakan jika diperlukan kembali.
b. Dokumenter, yaitu dokumen yang masih dalam proses penyelesaian.

PENUTUP

Kesimpulan

Dokumen bisnis merupakan sesuatu yang sangat penting yang harus ada
dalam sebuah perusahaan atau organisasi tertentu. Dalam kegiatan usaha,
khususnya perdagangan diperlukan berbagai macam dokumen baik yang dibuat
penjual, pengangkut, maupun pembeli. Dokumen sangat penting dalam kegiatan
usaha sebab sebagai alat pembuktian tertulis yang sah. dokumen-dokumen
tersebut umumnya bersangkut-paut dengan masalah syarat-syarat pembayaran dan
dokumen yang dilampirkan, seperti faktur, nota, kwitansi, packing list, surat
pengantar dan lain-lain.
DAFTAR PUSTAKA
Arifin, Imamul. Giana H. W. (2009). Membuka Cakrawala Ekonomi Untuk Kelas
XI Sekolah Menengah Atas/ Mandrasah Aliyah Program Ilmu Pengtahuan
Sosial. Jakarta:Depaartemen Pendidikan Nasional

Gottschalk, Lus. (1986). Understanding History; A primr of Historical Method

(Terjemahan Nugroho Notosusanto). Jakarta: UI Press

Hamdani, D. (2002, Agustus). Surat Niaga. Retrieved Oktober 26, 2017, from
sintariah: Wordpress.com

Kasmir dan Jakfar. (2012).Studi Kelayakan Bisnis. Jakarta: Kencana

Kimmel, Paul, D. (2011). financial accpunting 6th edition for month university,
Edisi 6. Newyok. John wiley & sons incorporated.

Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta.

Kanisius

Thill, J. V. (n.d.). Komunikasi Bisnis, Jilid 2. Courtland L. Bovee.