Anda di halaman 1dari 34

`

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)


KE ARAH MS ISO 9001:2008

SEKTOR JAMINAN KUALITI


PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH
SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR
Manual Kualiti
BAHAGIAN 1 : PENGENALAN MANUAL KUALITI

1.1. Pengenalan

Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti di Sekolah Rendah / Menengah Negeri
Johor (SRNJ / SMNJ). Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan
objektif pengurusan di sekolah, selaras dengan kehendak dan ke arah keperluan MS
ISO 9001:2008. Dokumen ini mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan
ringkas mengenai SPSK dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan
pengurusan sekolah. Manual ini disertakan dengan Prosedur Kualiti dan Dokumen
Sokongan yang berkaitan dengannya seperti borang, Surat Pekeliling Ikhtisas, Akta,
Ordinan dan buku-buku panduan yang dikeluarkan oleh Pejabat Pendidikan Daerah
(PPD), Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) dan Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).

1.2. Tujuan

Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk :


a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi SRNJ / SMNJ;
b. Menerangkan secara ringkas SPSK yang dilaksanakan di SRNJ / SMNJ;
c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi aktiviti pengurusan di SRNJ / SMNJ;
d. Menjelaskan mengenai pengecualian aplikasi dalam memenuhi keperluan ke
arah MS ISO 9001:2008.

1.3. Kandungan

Manual ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut :


Bahagian 1 : Pengenalan Manual Kualiti
Bahagian 2 : Maklumat Organisasi
Bahagian 3 : Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti
( SPSK ) Negeri Johor
Bahagian 4 : Dasar Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )
Negeri Johor
Seksyen 4: Sistem Pengurusan Kualiti
Seksyen 5: Tanggungjawab Pengurusan
Seksyen 6: Pengurusan Sumber
Seksyen 7: Realisasi Perkhidmatan
Seksyen 8: Pengukuran, Penganalisisan dan
Penambahbaikan

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |2
Manual Kualiti
BAHAGIAN 2 : MAKLUMAT ORGANISASI

Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang
melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )

2.1 Latar Belakang Organisasi

2.1.1

Jabatan Pendidikan Negeri Johor merupakan organisasi pendidikan yang bertanggungjawab


memastikan sistem pendidikan di negeri Johor dapat dilaksanakan dengan berkesan
sebagaimana kehendak matlamat Dasar Pendidikan Kebangsaan.

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Johor:

Jabatan Pendidikan Negeri Johor,


Wisma Pendidikan,
Jalan Tun Abdul Razak,
80604 Johor Bahru,
Johor Darul Takzim.

Tel : 07 – 2310 000


Faks : 07 – 2347 125

Dasar Kualiti JPN Johor

JPN, PPD dan sekolah komited dalam meningkatkan kecekapan dan keberkesanan
proses penyampaian perkhidmatan bagi memenuhi kehendak pelanggan dan aspirasi
negara.

Objektif Kualiti

Merujuk kepada objektif yang terkandung dalam setiap prosedur kualiti.

Visi JPNJ / PPD / Sekolah

‘ PENDIDIKAN BERKUALITI INSAN TERDIDIK NEGARA SEJAHTERA‘

Misi JPNJ / PPD / Sekolah

‘ MELESTARIKAN SISTEM PENDIDIKAN YANG BERKUALITI UNTUK


MEMBANGUNKAN POTENSI INDIVIDU BAGI MEMENUHI ASPIRASI NEGARA‘

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |3
Manual Kualiti

Slogan

‘JOHOR SHOWCASE ‘

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |4
Manual Kualiti
Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah :

Bil Pejabat Pendidikan Telefon / Faks


1 Pejabat Pendidikan Daerah Johor Bahru 07-2236332
JKR 6365, Jalan Abdul Rahman Andak 07-2235875 - Faks
80100 Johor Bahru.

2 Pejabat Pendidikan Daerah Kulai 07-6632677


Persiaran Indahpura 4 07-6632782 – Faks
Indahpura
81000 Kulaijaya.

3 Pejabat Pendidikan Daerah Pontian 07-6871677


JKR 1927P 07-6871671
Jalan Alsaggof 07-6870580 – Faks
82000 Pontian

4 Pejabat Pendidikan Daerah Kota Tinggi 07-8831012


PTB 1165 Jalan Bukit Seri Lalang 07-8834008 – Faks
81900 Kota Tinggi

5 Pejabat Pendidikan Daerah Batu Pahat 07-4342201


JKR BP 2350 (P) 07-4342335
Jalan Zaharah 07-4343226 – Faks
83000 Batu Pahat

6 Pejabat Pendidikan Daerah Mersing 07-7992025


KM 2 Jalan Jemaluang 07-7991828 – Faks
86800 Mersing

7 Pejabat Pendidikan Daerah Kluang 07-7722946


275524 Jalan Sentosa 07-7722540 – Faks
86000 Kluang

8 Pejabat Pendidikan Daerah Segamat 07-9311132


JKR 1884, Jalan Aji 07-9314476 – Faks
85000 Segamat

9 Pejabat Pendidikan Daerah Muar 06-9521898


JKR 242, Jalan Arab 06-9528795 – Faks
84000 Muar

10 Pejabat Pendidikan Daerah Pasir Gudang 07 3881210


d/a SK Seri Kota Puteri 4, 07-3881203 - Faks
Jalan Penaga, Bandar Baru Kota Puteri,
81750 Masai

11 Pejabat Pendidikan Daerah Tangkak 06-9791127


d/a SMK Tun Mamat 06-9791121 - Faks
Jalan Paya Mas
84900 Tangkak

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |5
Manual Kualiti

2.2 Maklumat Sekolah Rendah / Menengah

Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang
melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )

2.2.1 Latar Belakang (CONTOH : SK Bandar UDA 2)

Sekolah Kebangsaan Bandar Uda 2 ( SKBU 2 ) telah dibuka pada 15 April


1990. Pada awal penubuhannya, sekolah ini merupakan cawangan Sekolah
Kebangsaan Kompleks UDA, Johor Bahru. Sekolah ini mempunyai
pentadbiran sendiri pada 15 April 1990 apabila guru besar dilantik bertugas di
sekolah ini.

Pada awal pembinaan, kemudahan fizikal terdiri daripada 1 blok kantin dan 2
blok 3 tingkat yang mengandungi pejabat, bilik guru besar, pusat sumber,
musollah, bilik kesihatan, bilik kaunseling, kedai buku, bilik guru, makmal sains,
bengkel kemahiran hidup dan stor am. Sekolah ini dibina di bawah projek
Kementerian Pelajaran Malaysia dan dimulakan pada tahun 1988 dengan
nilaian projek kurang 2.5 juta. Sekolah ini terletak di Jalan Padi Mahsuri,
Bandar Baru Uda, Johor Bahru dengan keluasan tapak, 4 ekar. Pada tahun
2000, tambahan 1 blok bangunan 4 tingkat dibina untuk menampung bilangan
pelajar yang semakin bertambah.

Lokasi sekolah, di bahagian timur ialah Jalan Padi Mahsuri, perumahan Padi
Ria dan Padi Huma. Di bahagian barat ialah kawasan perumahan Padi
Mahsuri. Manakala di bahagian utara ialah rumah kedai dan ibu pejabat
Syarikat Bandar Baru Uda serta bahagian selatan pula ialah kawasan
Kampung Muafakat. Bilangan pelajar dan guru bertambah dua kali ganda
menjelang tahun 2002. Semasa sekolah ini dibuka pada 15 April 1990, jumlah
pelajar seramai 500 orang, bilangan guru ialah 25 orang dan 3 orang
kakitangan sokongan terdiri daripada 2 orang pembantu tadbir dan seorang
pembantu am rendah.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |6
Manual Kualiti

Pada tahun 2002 bilangan guru bertambah 82 orang, kakitangan 5 orang dan
murid-murid seramai 1810 orang.

Bil Tahun Guru Besar


1 01.05.1990 – 17.01.1994 Encik Mohd Shariff bin Khamis
2 17.01 – 1994 – 16 .06.1998 Encik Khalid bin Elias
3 16.06.1998 - 2003 Encik Amir bin Anuar
4 2003 – sekarang Pn Fuziah bt Hj Hassan

Antara kejayaan yang yang diperolehi sekolah ini adalah seperti jadual di
bawah:

Bil Tahun Kejayaan


Anugerah Sekolah Harapan Negara Peringkat Daerah Johor
1 2002
Bahru (kategori Bandar )
2 2004 62 orang murid mendapat 5A

3 2005 78 orang murid mendapat 5A

4j 2006 75 orang murid mendapat 5A

5 2006 Sekolah Terbaik Peringkat Kebangsaan – Club Cyberkids

6 2006 Terbaik UPSR Kategori GPS Negeri Johor.

7 2006 Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor

8 2005 Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor

9 2005 Tandas Awam Bersih ( Majlis Bandaraya Johor Bahru )

2.2.2 Fungsi Sekolah

SK Bandar Uda 2 sebagai institusi untuk mendidik murid-murid peringkat


sekolah rendah yang terpilih sebagai persediaan pengajian ke peringkat tinggi
selaras dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan.

Bidang-bidang yang dicakupi adalah:

a. Pengajaran
b. Pembelajaran
c. Bimbingan dan pembentukan sahsiah
d. Aktiviti Kokurikulum
e. Pentadbiran

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |7
Manual Kualiti
f. Perhubungan dengan komuniti dan agensi luar

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |8
Manual Kualiti

2.2.3 Struktur Organisasi

(Rujuk Lampiran 2)

2.2.4 Pelanggan

Bil. Organisasi Pelanggan

1 Sekolah SK Bandar Uda 2 Johor

 Ibu bapa/penjaga murid


2. Luar sekolah
 Masyarakat setempat

 Pejabat Pendidikan Daerah


3. Stake Holder  Jabatan Pendidikan Negeri Johor
 Kementerian Pendidikan Malaysia

2.2.5 Piagam Pelanggan

a. Memastikan sesi pembelajaran dan pemudahcaraan dijalankan 100%


sepanjang sesi persekolahan yang memenuhi matlamat Falsafah
Pendidikan Negara.
b. Menyediakan staf yang mencukupi serta berdedikasi, komited,
berdisiplin, bertanggungjawab dan produktif serta dapat melayan
pelanggan dalam tempoh 30 minit waktu menunggu.
c. Memastikan 100% murid mendapat tempat belajar pada hari pertama
persekolahan bermula.
d. Menentukan 100% guru dan kakitangan yang dapat berkhidmat dengan
cekap dan berkesan sepanjang masa.
e. Memastikan kami sentiasa peka dan responsif dalam menyelesaikan
aduan pelanggan dalam tempoh 11 hari dari tarikh aduan diterima.
f. Menentukan segala surat kepada sekolah diberi jawapan dengan segera
dalam tempoh 7 hari bekerja.
g. Bersedia memberi 100% maklumat terkini dengan lengkap, tepat dan
cepat kepada yang berkenaan.
h. Sentiasa memberi komitmen 100% dan sanggup menerima pendapat,
cadangan, syor yang membina dari semua pihak demi meningkatkan
prestasi perkhidmatan dan kecemerlangan akademik.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 |9
Manual Kualiti
*** Pastikan Piagam Pelanggan mengikut PKPA Bil.1 2008 (Lampiran Pekeliling
Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2008)

BAHAGIAN 3 : STATUS PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI


( SPSK )

3.1 Skop Pelaksanaan

Skop pelaksanaan SPSK SRNJ / SMNJ meliputi program dan aktiviti yang
berkaitan dengan PdPc . Pengecualian aplikasi pelaksanaan MS ISO
9001:2008 sebenar adalah meliputi keperluan-keperluan yang dinyatakan di
bawah:
a. Seksyen 7.3 : Reka Bentuk dan Pembangunan Proses;

b. Seksyen 7.6 : Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan

Pemantauan.

(Rujuk seksyen yang berkenaan untuk justifikasi pengecualian)

3.2 Penerangan Mengenai SPSK

Perkara utama yang ditentukan di dalam standard MS ISO 9001:2008 adalah


menguruskan proses yang terlibat dalam SRNJ / SMNJ, menggunakan
pendekatan proses, meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem
pengurusan sekolah bagi memenuhi kehendak pelanggan dan “stakeholders”.
Penerangan lanjut mengenai SPSK berasaskan pendekatan proses dijelaskan
dalam Lampiran 1. Siri MS ISO 9001:2008 berlandaskan kepada 8 (lapan)
prinsip yang asas kepada falsafah dan matlamat standard ini diwujudkan.
Prinsip-prinsip tersebut adalah :

a. Fokus pelanggan;

b. Kepimpinan;

c. Penglibatan pekerja;

d. Pendekatan proses;

e. Pendekatan pengurusan sistem;

f. Penambahbaikan berterusan;

g. Membuat keputusan berdasarkan bukti;

h. Hubungan bermanfaat dengan pembekal.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 10
Manual Kualiti

3.3 Definisi

Definisi istilah boleh dirujuk terus di lampiran Definisi Singkatan Perkataan dan
Para 4 di setiap Prosedur Kualiti (PK).

SEKSYEN 4

BAHAGIAN 4 : DASAR SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )

4.1. Keperluan Am

SPSK Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor diwujud, dilaksana, didokumen,


dan dikemas kini serta diselenggarakan dengan cara yang sistematik. Ia juga
memberi tumpuan kepada penambahbaikan secara berterusan terhadap
keberkesanan pengurusan sekolah rendah dan menengah selaras dengan kehendak
MS ISO 9001:2008.

a. Merancang dan melaksanakan proses-proses yang terlibat dalam PdPc ;

b. Menentukan turutan dan hubung kait antara proses-proses ini di Lampiran 1;

c. Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi serta


kawalan ke atas proses-proses tersebut bagi memastikan keberkesanannya;

d. Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan


pemantauan proses-proses tersebut;

e. Memantau dan menilai proses-proses melalui audit dalam, kajian semula


pengurusan, aduan dan maklum balas pelanggan serta pemantauan oleh
pegawai-pegawai yang dipertanggungjawabkan;

f. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian


matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke
atas proses-proses tersebut.

4.2. Keperluan Dokumentasi

Pelaksanaan SPSK adalah berasaskan kepada 4 peringkat dokumen iaitu :

a) Manual Kualiti;

b) Prosedur Kualiti;

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 11
Manual Kualiti
c) Rekod Kualiti;

d) Dokumen Sokongan.

a) Manual Kualiti

Manual Kualiti adalah dokumen asas yang mengandungi dasar dan objektif
kualiti di Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor. Penerangan ringkas
mengenai SPSK termasuk bagaimana seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO
9001:2008 dipatuhi.

b) Prosedur Kualiti

Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menggariskan tujuan dan proses kerja bagi
melaksanakan segala aktiviti pengurusan dan operasi SPSK di Sekolah Rendah /
Menengah Negeri Johor.

c) Rekod Kualiti

Rekod Kualiti adalah dokumen yang menjadi bukti pematuhan SPSK.

Struktur dokumen kualiti ini digambarkan oleh Rajah 1 berikut :

RAJAH 1 : HIERARKI DOKUMENTASI

Menerangkan
Dasar dan objektif kualiti
 Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-seksyen dalam
MANUAL Standard MS ISO 9001:-2008 dan dasar mengenainya
KUALITI

Menerangkan
 Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem
PROSEDUR
KUALITI Pengurusan Kualiti

Menerangkan
REKOD KUALITI DAN  Bukti pematuhan SPSK yang diamalkan
DOKUMEN SOKONGAN  Dokumen yang menyokong pelaksanaan SPSK
seperti Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan dan
Garis Panduan

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 12
Manual Kualiti

d) Dokumen Sokongan
Dokumen Sokongan adalah dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta
perlu dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam
dokumen kualiti.

4.3 Kandungan Dalam Manual Kualiti

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor perlu menyediakan Manual Kualiti yang
mengandungi perkara-perkara berikut :

a. Dasar dan Objektif Kualiti;

b. Skop pelaksanaan SPSK;

c. Penjelasan pengecualian aplikasi (exclusion) dalam pematuhan MS ISO 9001:2008;

d. Rujukan kepada Prosedur-prosedur Kualiti dan dokumen sokongan dalam SPSK;

e. Huraian tentang prinsip-prinsip dalam merancang, melaksana, memantau dan


menilai SPSK;

f. Proses-proses yang dikenal pasti di dalam pelaksanaan SPSK.

Dokumen Berkaitan

Manual Kualiti
PK01 hingga PK19

4.4 Kawalan Dokumen

Dokumen kualiti yang dikawal di dalam SPSK ialah :

a. Manual Kualiti;

b. Prosedur Kualiti;

c. Rekod Kualiti;

d. Dokumen Sokongan.

Dokumen-dokumen ini dikawal melalui cara berikut:

a. Dokumen baru

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 13
Manual Kualiti
i. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti, Prosedur
Kualiti, Rekod Kualiti dan Dokumen Sokongan;

ii. Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab memastikan dokumen-


dokumen kualiti yang dirujuk dalam SPSK adalah yang terkini dan ditempatkan
di lokasi yang mudah dirujuk oleh mereka yang terlibat. Dokumen kualiti yang
disimpan secara elektronik perlu disokong oleh sistem “back-up”;

iii. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan hendaklah


diluluskan oleh Pengarah Pendidikan Johor;

iv. Setiap keluaran Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen


Sokongan diberikan identifikasi dan dicatatkan nombor keluaran, tarikh
keluaran, nombor pindaan, tarikh pindaan dan tarikh kuatkuasa. Pemegang
dokumen dan nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui Senarai Edaran.
Senarai Edaran diselenggarakan oleh Pengurus Kualiti Negeri;

v. Dokumen-dokumen kualiti hanya diedarkan kepada pemegang-


pemegang dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Edaran dan dokumen-
dokumen ini dicap dengan ‘DOKUMEN TERKAWAL’, manakala dokumen
kualiti yang perlu diedarkan kepada pihak lain selain daripada pemegang di
dalam Senarai Edaran adalah diklasifikasikan semula sebagai dokumen tidak
terkawal. Dokumen tersebut akan dicap sebagai ‘SALINAN TIDAK
TERKAWAL” di penjuru sebelah kanan atas. Dokumen tersebut tidak akan
terlibat di dalam sebarang pindaan untuk dikemas kini;

vi. Satu Senarai Induk Dokumen Kualiti dalaman dan luaran, yang
mengandungi semua dokumen kualiti yang digunakan dalam SPSK dan status
terkini, disediakan. Senarai ini dikemas kini dari masa ke semasa apabila
berlaku perubahan ke atas status dokumen-dokumen tersebut;

vii. SRNJ / SMNJ menyediakan Dokumen Kualiti dalam bentuk bercetak.

b. Pindaan Dokumen

i. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti.


Cadangan pindaan mesti dikemukakan kepada Wakil Pengurusan dengan
menggunakan Borang Cadangan Pindaan;

ii. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen
Sokongan hendaklah mendapat kelulusan Pengarah Pendidikan Johor;

iii. Semua pindaan yang dibuat dicatatkan di dalam rekod pindaan;

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 14
Manual Kualiti
iv. Pindaan ke atas Manual Kualiti dibuat dengan menggantikan muka surat yang
terlibat dengan pindaan, nombor pindaan ditambah dan tarikh kuat kuasa yang
baru akan diberikan. Bagi pindaan yang melebihi 50%, keseluruhan dokumen
digantikan dengan nombor keluaran ditambah dan tarikh kuatkuasa baru
diberikan;

v. Pindaan ke atas Prosedur Kualiti dibuat dengan menggantikan keseluruhan


dokumen dan nombor keluaran ditambah serta tarikh kuat kuasa baru
diberikan;

vi. Dokumen-dokumen yang telah dipinda diedarkan kepada pemegang


pemegang dokumen;

vii. Pemegang dokumen bertanggungjawab memasukkan semua pindaan dan


mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta memusnahkannya.

c. Pengurusan Dokumen

Pengurus Dokumen SRNJ / SMNJ ialah Pengurus Kualiti Negeri Johor yang
dilantik oleh Pengarah Pendidikan Johor. Tugas pengurus dokumen ialah
menyelenggara naskhah dokumen induk, menyelaras pindaan dokumen,
senarai edaran dokumen dan penyimpanan yang dikenal pasti dalam setiap
Prosedur Kualiti.

Dokumen Berkaitan
PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod

4.5 Kawalan Rekod

SRNJ / SMNJ hendaklah mewujudkan dan menyelenggarakan satu prosedur


berhubung Pengurusan Rekod Kualiti. Senarai Induk bagi rekod kualiti diwujudkan untuk
kemudahan pengendalian dan pengesanan rekod. Had masa penyimpanan dikenal pasti
dan rekod kualiti disimpan dengan selamat dalam fail-fail atau “folder” atau buku tertentu
yang mudah dibaca dan dirujuk semula. Jika rekod disimpan secara elektronik, satu
sistem sokongan (back up) bagi rekod-rekod berkenaan hendaklah disimpan secara
sistematik untuk rujukan sebagai bukti objektif kepada aktiviti-aktiviti kualiti. Pelupusan
rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat Pekeliling Am Bil. 1/1997.

Dokumen Berkaitan
PK12 : Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 15
Manual Kualiti
SEKSYEN 5

BAHAGIAN 5 : TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1. Komitmen Pengurusan

Pihak pengurusan atasan SRNJ / SMNJ komited dalam membangun, melaksana dan
menambahbaik secara berterusan keberkesanan SPSK dengan cara:
a. Komunikasi kepada semua kakitangan tentang pentingnya memenuhi kehendak
pelanggan serta mematuhi peraturan dan undang-undang;

b. Mewujudkan dasar kualiti;

c. Mewujudkan objektif-objektif kualiti;

d. Menjalankan Kajian Semula Pengurusan;

e. Memastikan penyediaan sumber-sumber yang mencukupi.

5.2. Tumpuan Kepada Pelanggan

Pihak pengurusan atasan SRNJ / SMNJ bertanggungjawab memastikan kehendak


pelanggan sekolah dikenal pasti dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan
pelanggan. Piagam Pelanggan disediakan bagi menentukan tahap perkhidmatan yang
diberikan. Prestasi SPSK SRNJ / SMNJ diukur melalui penilaian ke atas kepuasan
pelanggan. Saluran untuk menerima cadangan dan aduan pelanggan bagi menilai
tahap kepuasan pelanggan disediakan melalui perjumpaan dan perbincangan dengan
ibu bapa, masyarakat dan ‘stakeholder’ (mengikut kesesuaian).

Dokumen Berkaitan
PK08 Pengurusan Aduan Pelanggan

5.3. Dasar Kualiti

Dasar Kualiti SRNJ / SMNJ adalah untuk menyediakan PdPc yang berkualiti bagi
memenuhi keperluan pelanggan selaras dengan dasar dan Falsafah Pendidikan
Kebangsaan melalui pelaksanaan SPSK. Dasar ini akan disebar luas kepada seluruh
warga sekolah dan akan dikaji semula dari masa ke semasa mengikut kesesuaian dan
kehendak Kementerian Pendidikan Malaysia.

5.4. Perancangan

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 16
Manual Kualiti
5.4.1. Objektif Kualiti SRNJ / SMNJ

Pihak pengurusan atasan akan memastikan objektif kualiti termasuk


keperluan-keperluan proses PdPc diwujudkan pada setiap tahap dan bagi
setiap fungsi di sekolah. Bagi tujuan ini pihak sekolah akan: -
a. Melaksanakan sepenuhnya PdPc yang dijadualkan dalam program
sekolah;

b. Memastikan program peningkatan akademik murid dilaksanakan secara


berterusan.

5.4.2. Perancangan SPSK

Pihak pengurusan atasan SRNJ / SMNJ akan memastikan: -

a. Perancangan SPSK dilaksanakan seperti mana yang didokumenkan dan


objektif kualiti yang ditetapkan dapat dicapai. Perancangan SPSK akan
mengambil kira perkara-perkara berikut: -

i. Kemahiran dan pengetahuan guru-guru;

ii. Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur;

iii. Dokumen yang perlu bagi melaksanakan SPSK serta rekod-rekod


hasil daripadanya;

iv. Sebarang perubahan kepada SPSK ini adalah terancang dan akan
dipatuhi.

b. SPSK kekal kukuh walaupun berlaku perubahan dalam organisasi.


Sekiranya perubahan dalam organisasi menyebabkan perubahan kepada
SPSK yang telah didokumenkan, perubahan tersebut akan didokumenkan.

5.5. Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1. Tanggungjawab dan Kuasa

Pengurusan atasan SRNJ / SMNJ akan memastikan tanggungjawab dan


kuasa adalah jelas. Pengarah Pendidikan Johor boleh mengarahkan mana-
mana pegawai atau guru yang dilantik sebagai Wakil Pengurusan, Pengurus
Kualiti atau Ketua Juruaudit dalam melaksanakan tugas, kuasa dan
tanggungjawab untuk disebarkan kepada semua staf dalam organisasi masing-
masing.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 17
Manual Kualiti
5.5.2. Wakil Pengurusan

Wakil Pengurusan mempunyai tanggungjawab berikut :

a. Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan SPSK yang memenuhi


kehendak, matlamat dan objektif selaras dengan keperluan MS ISO
9001:2008;

b. Melaporkan kemajuan dan keberkesanan pelaksanaan SPSK dan


sebarang keperluan penambahbaikan;

c. Berurusan dengan pihak-pihak luar mengenai perkara-perkara berkaitan


dengan SPSK sekolah;

d. Memastikan aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan kesedaran terhadap


keperluan pelanggan sentiasa dilaksanakan di kalangan anggota
organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan SPSK.

5.5.3. Komunikasi Dalaman

Pihak pengurusan atasan akan memastikan komunikasi di organisasi adalah


berkesan melalui:

a. Mesyuarat;

b. Sesi taklimat dan perbincangan;

c. Papan kenyataan;

d. Maklum balas pelanggan;

e. Memo dalaman;

f. Perhimpunan.

5.6. Kajian Semula Pengurusan

5.6.1. Am

Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengadakan mesyuarat kajian


semula pengurusan sekurang-kurangnya SEKALI setahun. Kajian semula ini
perlu dilaksanakan bagi memastikan SPSK SRNJ / SMNJ sentiasa berkesan
dalam memenuhi semua keperluan yang telah ditetapkan. Mesyuarat
dipengerusikan oleh Pengurus Kualiti Negeri Johor dan minit mesyuarat akan
dicatat oleh ahli mesyuarat yang dilantik secara giliran. Rekod-rekod

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 18
Manual Kualiti
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan diselenggara mengikut kehendak
Seksyen 4.2.4.

5.6.2. Input Kepada Kajian Semula Pengurusan

Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merangkumi:

a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti;

b. Penemuan Audit Dalam;

c. Aduan dan Maklum balas Pelanggan;

d. Laporan berkaitan dengan prestasi proses penyediaan dan penyampaian


produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang
ditetapkan;

e. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan;

f. Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang


lepas;

g. Perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPSK;

h. Cadangan penambahbaikan.

Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
PK17 : Kajian Semula Pengurusan

5.6.3.Hasil Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengambil tindakan ke atas


keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan berkaitan dengan:

a. Peningkatan keberkesanan SPSK dan proses prosesnya;

b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan;

c. Sumber-sumber yang disediakan.

Keputusan-keputusan hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan


hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota organisasi. Semua
rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan disimpan dan diselenggara.

Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 19
Manual Kualiti

SEKSYEN 6

BAHAGIAN 6 : PENGURUSAN SUMBER

6.1. Bekalan Sumber

Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab untuk mengenalpasti, merancang dan


berusaha mendapatkan sumber yang mencukupi untuk melaksanakan proses
pengurusan berkualiti termasuk:

a. Mendapatkan bilangan staf yang mencukupi;

b. Staf yang terlatih;

c. Pengagihan peruntukan kewangan yang mencukupi;

d. Peralatan infrasruktur sekolah yang sesuai;

e. Persekitaran kerja yang kondusif.

Dokumen Berkaitan
PK02 - Pengurusan Jadual Waktu
PK10 – Pengurusan Perkembangan Staf
PK11 – Pengurusan Perolehan / Pembelian

6.2. Sumber Manusia

6.2.1. Am

Pihak pengurusan atasan organisasi akan menentukan dengan PPD, berusaha


menyediakan staf yang kompeten berdasarkan opsyen, latihan, kemahiran dan
pengalaman yang sesuai dari masa ke semasa dalam memastikan proses
perkhidmatan di sekolah mengikut piawaian kualiti yang ditetapkan.

6.2.2 Kompetensi, kesedaran dan latihan

Pihak pengurusan atasan SRNJ / SMNJ hendaklah:

a. Menentukan opsyen dan latihan guru mencukupi untuk menjalankan tugas-tugas


yang memberi kesan kepada kualiti PdPc;

b. Memberi latihan atau mengambil inisiatif untuk memenuhi keperluan PdPc;

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 20
Manual Kualiti
c. Menilai keberkesanan inisiatif yang diambil untuk memenuhi keperluan PdPc
yang berkesan;

d. Memastikan anggota organisasi sedar akan kepentingan tugas masing-masing


dan bagaimana mereka menyumbang untuk mencapai objektif kualiti PdPc.

e. Menyelenggara rekod-rekod pendidikan, latihan, pengetahuan dan kemahiran


(Seksyen 4.2.4.).

Dokumen Berkaitan
PK10 – Pengurusan Perkembangan Staf
PK04 – Pengurusan Pencerapan

6.3. Infrastruktur

Pihak pengurusan atasan organisasi hendaklah menentukan, menyediakan dan


menyelenggara infrastruktur yang diperlukan bagi mencapai kualiti perkhidmatan
yang ditetapkan. Infrastruktur ini merangkumi:

a. Bilik darjah dan kemudahan yang berkaitan;

b. Peralatan yang meliputi perkakasan dan perisian;

c. Kemudahan komunikasi.

Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan dan Pembelian

6.4. Persekitaran Kerja

Pengurusan atasan organisasi akan mewujud, mengurus dan memastikan


persekitaran tempat kerja memenuhi kepuasan hati staf, memotivasi dan
menghasilkan suasana kerja yang kondusif bagi menyokong kepada penghasilan
proses P dan P yang berkualiti.

Dokumen Berkaitan
PK10 - Pengurusan Perkembangan Staf

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 21
Manual Kualiti
SEKSYEN 7

BAHAGIAN 7: PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PEMBELAJARAN


DAN PEMUDAHCARAAN (PdPc)

7.1. Perancangan Bagi Penghasilan Perkhidmatan

SRNJ / SMNJ akan merancang dan menyediakan kaedah untuk mengurus dan
melaksanakan proses PdPc dengan berkesan selaras dengan Falsafah Pendidikan
Kebangsaan. Perancangan ini merangkumi :

a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan PdPc berpandukan pekeliling berkaitan;

b. Mewujudkan proses-proses, dokumen dan sumber-sumber yang diperlukan;

c. Penyediaan kriteria bagi tujuan menjalankan pemantauan, pencerapan,


peperiksaan dan penilaian yang perlu bagi mewujudkan PdPc yang berkesan;

d. Penyelenggaraan rekod-rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada keperluan


SPSK.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19

7.2. Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan

7.2.1. Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak


Disampaikan.

SRNJ / SMNJ akan memastikan proses PdPc mematuhi pekeliling


Kementerian Pendidikan Malaysia dari masa ke semasa.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19

7.2.2. Semakan Semula Ke Atas Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang


Hendak Disampaikan.

SRNJ / SMNJ akan menyemak semula keperluan PdPc yang akan


dilaksanakan. Penyemakan ini dilakukan sebelum organisasi membuat
komitmen untuk melaksanakan PdPc kepada murid-murid. Organisasi akan
memastikan :

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 22
Manual Kualiti
a. Semakan semula keperluan PdPc dipenuhi;

b. Sebarang perbezaan akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi


persekolahan bermula;

c. Organisasi mempunyai keupayaan untuk memenuhi semua keperluan


PdPc yang dikenal pasti dalam proses pelaksanaan PdPc kepada murid-
murid.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19

7.2.3. Komunikasi Dengan Pelanggan.

SRNJ / SMNJ akan menentukan dan melaksanakan kaedah berkomunikasi


secara berkesan dengan murid, ibu bapa, masyarakat setempat dan pihak
atasan mengenai:

a. Maklumat berkaitan PdPc yang dilaksanakan;

b. Sebarang pertanyaan dan kemusykilan serta pindaan;

c. Maklum balas pelanggan termasuk aduan pelanggan.

Kaedah Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui:

a. Surat menyurat

b. Teknologi Maklumat dan Komunikasi ( ICT )

7.3. Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses.

Seksyen ini tidak digunapakai kerana reka bentuk kurikulum sekolah telah
disediakan oleh Bahagian Perkembangan Kurikulum.
(Seksyen ini dikecualikan dalam skop pelaksanaan )

7.4. Perolehan

7.4.1. Proses Perolehan / Pembelian.

SRNJ / SMNJ akan memastikan proses Perolehan dan Pembelian mematuhi


Arahan Perbendaharaan.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 23
Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian

7.4.2. Maklumat Perolehan/Pembelian.

SRNJ / SMNJ akan menentukan ciri-ciri bahan dan perkhidmatan yang bakal
diperolehi di samping mengenal pasti pembekal di mana berkaitan di dalam
pembelian bahan dan perkhidmatan. Pembekal perlu mengikut spesifikasi
yang telah ditetapkan oleh pihak organisasi atau PPD atau JPN atau KPM.

7.4.3. Verifikasi Ke Atas Bahan & Perkhidmatan Yang Diperolehi.

SRNJ / SMNJ akan menentukan ciri-ciri bahan dan melaksanakan


pemeriksaan bagi memastikan bahan dan perkhidmatan mengikut spesifikasi
yang telah ditetapkan oleh organisasi atau PPD atau JPN atau KPM.

Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian

7.5. Proses Penyediaan Pengajaran dan Pembelajaran (PdP).

7.5.1. Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan PdPc.

SRNJ / SMNJ akan merancang dan melaksanakan proses PdPc kepada


pelanggan secara terkawal dengan memastikan perkara-perkara berikut :

a. Ada maklumat yang menerangkan dengan jelas ciri-ciri PdPc yang hendak
disampaikan;

b. Arahan kerja. (ikut keperluan);

c. Penggunaan Bahan Bantu Mengajar (BBM) yang sesuai;

d. Instrumen pemantauan dan pengukuran tahap pencapaian disediakan;

e. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor
PK01 hingga PK19

7.5.2. Kesahan Proses Penyediaan dan Penyampaian PdP Kepada


Pelanggan.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 24
Manual Kualiti
Sekolah akan membuat kesahan ke atas proses PdPc untuk menghasilkan
PdPc yang berkesan dengan :

a. Menentukan kriteria bagi tujuan semakan dan kelulusan untuk proses


PdPc dilaksanakan dalam perkhidmatan;

b. Memastikan peralatan dan personel yang sesuai;

c. Penggunaan kaedah dan prosedur yang sesuai untuk proses PdPc;

d. Mewujud dan menyelenggarakan rekod dan dokumentasi PdPc;

e. Mengesah semula ( Revalidation).

Dokumen Berkaitan
PK03 – Pengurusan PdPc
PK02 – Pengurusan Jadual Waktu
PK04 – Pengurusan Pencerapan
PK05 Pengurusan Peperiksaan
PK13 Pengurusan Bimbingan

7.5.3. Identifikasi Dan Kemudahkesanan

SRNJ / SMNJ akan mewujudkan (mengikut kesesuaian) kaedah identifikasi


dan kemudahkesanan yang sesuai. Rekod-rekod yang berkaitan akan dikawal.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 25
Manual Kualiti
7.5.4.Harta Hak Milik Pelanggan

SRNJ / SMNJ akan mengawal ke atas harta hak milik pelanggan dengan cara
mengenal pasti, mengesahkan dan menjaganya dengan selamat.

7.5.5. Pemuliharaan

SRNJ / SMNJ akan memastikan sebarang bahan dan peralatan organisasi


akan dikendali, dikenal pasti, dijaga, dipulihara dan disimpan.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19

7.6. Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan.

Seksyen ini tidak digunakan kerana organisasi tidak mempunyai peralatan yang
memerlukan pengukuran dan pemantauan.

SEKSYEN 8

BAHAGIAN 8: PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN


PENAMBAHBAIKAN

8.1. Am

SRNJ / SMNJ akan merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran,


penganalisisan serta penambahbaikan yang diperlukan bagi :

a. Membuktikan pelaksanaan proses PdPc menepati keperluan yang ditetapkan;

b. Memastikan keperluan SPSK dipatuhi;

c. Membuat penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh secara berkesan ke


atas SPSK.

Kaedah-kaedah yang bersesuaian digunakan bagi tujuan pemantauan, pengukuran


dan penganalisisan ke atas keberkesanan SPSK.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 26
Manual Kualiti

8.2 Pemantauan dan pengukuran

8.2.1. Kepuasan Pelanggan

SRNJ / SMNJ akan memantau maklumat berhubung persepsi pelanggan


terhadap perkhidmatan bagi memenuhi keperluan pelanggan. Kaedah yang
sesuai akan ditentukan bagi mendapatkan maklumat daripada pelanggan.
Maklumat kepuasan pelanggan akan diperolehi melalui:

a. Aduan pelanggan;

b. Audit dalam;

c. Keputusan mesyuarat dengan wakil pelanggan;

d. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;

e. Peti Cadangan.

Dokumen Berkaitan
PK 08 – Pengurusan Aduan Pelanggan
PK 14 – Pengurusan Audit Dalam
PK 17 - Kajian Semula Pengurusan

8.2.2. Audit dalam

SRNJ / SMNJ akan menjalankan Audit Dalam mengikut jadual yang telah
ditetapkan bagi memastikan sama ada SPSK :

a. Mematuhi apa yang dirancangkan seperti dalam keperluan Standard


Kualiti dan keperluan SPSK yang telah diwujudkan oleh organisasi;

b. Telah dilaksana dan diselenggarakan secara berkesan.

Program audit yang dirancang akan mengambil kira perkara berikut:

a. Audit Dalam dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun bagi


mengesahkan kerja-kerja mengikut prosedur dan memastikan
keberkesanan SPSK.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 27
Manual Kualiti
b. Wakil Pengurusan / Jawatankuasa Kualiti bertanggungjawab untuk
merancang dan menjadualkan Audit Dalam. Perancangan dan jadual
audit perlu mengambil kira:

i. Status keberkesanan pelaksanaan;

ii. Kepentingan status yang akan diaudit;

iii. Keputusan audit yang lepas.

c. Audit Dalam dijalankan oleh individu yang dipertanggungjawabkan dan


tidak terlibat dengan aktiviti yang diaudit.

d. Pihak yang diaudit perlu mengambil tindakan pembetulan dan


pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui oleh juru audit;

e. Audit Susulan akan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan dan


pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui telah dilaksanakan
dengan berkesan;

f. Laporan audit disediakan selepas audit dijalankan dan hendaklah


dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

Dokumen Berkaitan
PK 14 – Pengurusan Audit Dalam
PK15 – Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur
PK16 – Tindakan Pembetulan, Pencegahan Dan Penambahbaikan

8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses

SRNJ / SMNJ akan menjalankan pemantauan dan pengukuran ke atas proses


bagi mengukur kesesuaian SPSK. Pengukuran ini dibuat melalui:

a. Audit Dalam;

b. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;

c. Aduan dan Maklum Balas Pelanggan.

Sekiranya proses yang dilaksanakan tidak dapat menghasilkan output yang


dirancang, tindakan pembetulan akan diambil dengan serta merta.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 28
Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19

8.2.4. Pemantauan dan Pengukuran.

SRNJ / SMNJ akan memantau dan mengukur proses-proses pengurusan


sekolah bagi memenuhi keperluan yang ditetapkan. Pemantauan dan
pengukuran ini dibuat mengikut tahap yang sesuai. Rekod-rekod mengenai
pemantauan dan pengukuran disimpan dan diselenggara seperti Seksyen
4.2.4.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19

8.3. Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang


Ditetapkan.

SRNJ / SMNJ akan memastikan perkhidmatan yang tidak menepati keperluan


dikawal melalui aktiviti pemantauan dan pengukuran. Pemantauan dan pengukuran
akan dilaksanakan di semua peringkat sekolah. Proses perkhidmatan yang tidak
memenuhi keperluan yang ditetapkan akan ditentukan statusnya dan diasingkan
berdasarkan prosedur tindakan pembetulan yang berkuat kuasa. Pihak sekolah
akan mengambil tindakan pembetulan perkhidmatan yang tidak memenuhi
spesifikasi yang ditetapkan seperti berikut :

a. Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan pengurusan akan


diasingkan.

b. Alatan atau bahan yang tidak memenuhi spesifikasi tidak akan digunakan bagi
tujuan asalnya.

c. Rekod-rekod berkaitan produk yang tidak memenuhi keperluan akan disimpan


dan diselenggara. ( Seksyen 4.2.4)

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 29
Manual Kualiti

8.4. Analisis Data

SRNJ / SMNJ akan menentukan, mengumpul dan menganalisis data yang perlu
untuk menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.
Penilaian dan penambahbaikan yang menyeluruh ke atas SPSK boleh dibuat.
Analisis ini akan meliputi data yang dihasilkan daripada pemantauan, pengukuran
dan sumber-sumber lain yang bersesuaian. Penganalisisan data akan memberi
maklumat berkaitan dengan:

a. Kepuasan pelanggan ( Seksyen 8.2.1);

b. Memenuhi objektif pengurusan ( Seksyen 7.2.1);

c. Ciri-ciri dan arah aliran proses pengurusan serta ruang untuk Tindakan

Pencegahan;

d. Prestasi pembekal.

Analisis Data akan dijalankan seperti di bawah.


Jenis Data Kekerapan Tanggungjawab Kaedah
a. Kepuasan Pelanggan Setiap 6 bulan Pengurusan Deskriptif
b. Pencapaian Objektif
Setahun Sekali Pengurusan Deskriptif
Kualiti
c. Ciri-ciri dan arah aliran
Setahun Sekali Pengurusan Deskriptif
proses dan perkhidmatan
d. Prestasi Pembekal Setahun Sekali Pengurusan Deskriptif
Setahun Sekali
e. Perkembangan Staf Pengurusan Deskriptif
Berdasarkan aktiviti

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK19

8.5. Penambahbaikan

8.5.1. Penambahbaikan yang berterusan

SRNJ / SMNJ akan membuat penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh ke


atas keberkesanan SPSK melalui:

a. Dasar Kualiti;

b. Objektif Kualiti;

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 30
Manual Kualiti
c. Analisis Data;

d. Laporan Audit Dalam;.

e. Tindakan Pembetulan;

f. Tindakan Pencegahan;

g. Kajian Semula Pengurusan;

h. Cadangan daripada pelanggan;

i. Penanda aras ( bench marking).

Dokumen Berkaitan
PK16 – Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

8.5.2. Tindakan Pembetulan

SRNJ / SMNJ akan mengambil tindakan untuk menghapuskan punca


ketidakpatuhan supaya tidak berlaku lagi. Tindakan-tindakan pembetulan
hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang ditemui. Prosedur
yang didokumenkan bertujuan untuk :

a. Mengkaji semula ketidakakuran termasuk aduan pelanggan;

b. Menentukan sebab-sebab ketidakakuran;

c. Mengetahui sejauh mana tindakan yang perlu diambil supaya

ketidakakuran tidak berulang;

d. Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan;

e. Merekod hasil tindakan yang telah diambil;

f. Mengkaji semula tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan.

Dokumen Berkaitan
PK16 – Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

8.5.3. Tindakan Pencegahan

SRNJ / SMNJ akan menentukan tindakan bagi menghapuskan punca-punca


ketidakakuran bagi tujuan mencegah masalah berulang. Tindakan pencegahan
hendaklah bersesuaian dengan kesan dan masalah-masalah yang dijangka.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 31
Manual Kualiti
Prosedur tindakan pencegahan akan diwujudkan meliputi perkara-perkara
berikut :

a. Menentukan kemungkinan ketidakakuran dan punca-puncanya;

b. Menilai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak


berulang;

c. Menentu dan melaksana tindakan yang diperlukan;

d. Merekod tindakan-tindakan yang dilaksanakan (Seksyen 4.2.4.);

e. Merekod, menyimpan dan menyelenggara hasil tindakan pencegahan;

f. Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan.

Dokumen Berkaitan
PK16 – Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 32
Manual Kualiti
Lampiran 1
Pemetaan Proses
Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti Negeri Johor

Pelanggan

Penyediaan
Sumber Pengurusan Sekolah

6.1:- Bekalan Sumber


7.2 :- Proses Berkaitan Dengan Pelanggan

Pengurusan Latihan Perancangan


Perkhidmatan

6.2:- Sumber Manusia 7.1 :-Perancangan Penyampaian Perkhidmatan


7.5.2.:-Penyediaan Proses

Perkhidmatan Yang 6.4 :-Persekitaran kerja


Perolehan Diberikan 7.5.3:-Identifikasi & Kemudahkesanan
8.2.3:-Pemantauan & Pengukuran Proses
6.3:- Infrastruktur 8.2.4:-Pemantauan & Pengukuran
6.4:- Persekitaran Kerja 8.3 :-Kawalan Perkhidmatan Yang
Tidak Akur
7.4:- Perolehan
Perekodan &
Kawalan
Penyimpanan Maklumat

7.5.1 : Kawalan Proses Penyediaan 4.2.3 :- Kawalan Dokumen


7.5.3 : Identifikasi Dan Kemudahkesanan 4.2.4 :- Kawalan Rekod
8.2.4 : Pemantauan dan Pengukuran
8.3 : Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur
Pelanggan

5.2. :-Aduan Pelanggan


Umum 7.2. :-Proses Berkaitan Dengan Pelanggan
4.1 : Keperluan Am 7.5.4. :-Harta Hak Milik Pelanggan
4.2 : Keperluan Dokumentasi 8.2.2. :-Audit Dalam
5.5 : Tanggungjawab, Kuasa & Komunikasi 5.6. :-Kajian Semula Pengurusan
7.1 : Penyampaian Perkhidmatan
8.1 : Pengukuran, Penganalisisan & Penambahbaikan
8.4 : Analisa Data Analisis &
8.2.1 : Kepuasan Pelanggan Penambahbaikan

Pengecualian 8.5 :- Penambahbaikan


7.3 : Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses
7.6 : Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran Dan Pemantauan

Catatan :- Aliran Kerja/Proses


Interaksi

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00 | 33
Manual Kualiti

Lampiran 2
CARTA ORGANISASI
SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR (CONTOH)

PENGETUA/GURU BESAR

GURU PENOLONG KANAN GPK PETANG GPK HEM GURU PENOLONG KANAN
(Pentadbiran) (Kokurikulum)
GURU BIMBINGAN
DAN KAUNSELING

Kurikulum Pentadbiran SPBT Keselamatan Unit Beruniform Majlis Sukan

Ketua Bidang Perjawatan Kantin Biasiswa Kelab Permainan Persatuan / Kelab

Ketua Panitia Kewangan Koperasi Kesihatan/Kebajikan Penerbitan

Jadual Waktu Maklumat & Data B&K Disiplin

Pusat Sumber Bangunan Majlis Ketua Tingkatan Pendaftaran

Peperiksaan Peralatan/Perabot Data SRM P. Pencegahan Dadah


Carta Organisasi berbeza
SPKS MS ISO Staf Sokongan AJK Keceriaan Dakwah & Agama mengikut kesesuaian sekolah

Bilik Khas / Bengkel Perkembangan Staf Penyelia Tingatan Majlis Pencegahan


& Guru Kelas Jenayah
MBMMBI / 60:40 Pemantauan &
Pencerapan

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 34
| 01 januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00