Anda di halaman 1dari 50

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul

Salah satu unit yang paling berpengaruh di perusahaan merupakan


bagian administrasi. Administrasi merupakan suatu unit yang mengelola
segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan
administrasi pada perusahaan pada dasarnya juga memiliki suatu hasil.
Salah satu hasil dari kegiatan administrasi adalah Dokumen .
Dokumen adalah Surat-surat atau benda-benda yang berharga,
termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk
mendukung keterangan agar lebih meyakinkan. Melihat fungsi dari
dokumen yang sangat penting maka surat tersebut pada akhirnya akan
berhubungan dengan kearsipan.
Dalam sebuah perusahaan arsip diperlukan untuk memberikan
pelayanan kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi internal dalam
perusahaan tersebut. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah
perusahaan, dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi
yang sudah dimilki kantor tersebut sejak lama. Informasi yang diperoleh
melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi dan membantu
mencapai efisiensi pekerjaan.
Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam
mengklasifikasi surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara
secara tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat
yang sudah tidak dipergunakan lagi. Apabila arsip yang dimiliki oleh
sebuah perusahaan kurang baik pengelolaannya akan mengakibatkan
sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan pada akhirnya
akan menghambat tahapan proses kerja selanjutnya.

1
Selama melaksanakan kerja praktek (magang) ada beberapa hal
yang dapat dilaksanakan dengan baik atas perintah pembimbing di PT
Pusri Palembang mengenai pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
Adapun maksud pemilihan judul antara lain, memahami pembuatan dan
penerimaan surat sesuai dengan kriterianya, memahami proses penyusunan
surat masuk dan surat keluar dengan sistem pengarsipan elektronik
berdasarkan nomor dan memahami fungsi kearsipan surat agar dapat
mempermudah pencariannya.
Berdasarkan pernyataan diatas penulis ingin mengetahui
“SISTEM PENGARSIPAN SURAT PADA UNIT KERJA BAGIAN
ADMINISTRASI DI DEPARTEMEN KETENAGAKERJAAN PT PUPUK
SRIWIDJAJA PALEMBANG”.
Laporan Kerja Praktek ini kami tulis untuk menjadi salah satu
sarana pengukur keberhasilan kami dalam melaksanakan Kerja Praktek,
dan juga agar kami dapat menjadi Sumber Daya Manusia yang memiliki
kualitas dan mampu bersaing dalam dunia kerja.

2
1.4 Tujuan dan Manfaat
1.4.1 Tujuan
Adapun tujuan penulis dalam penulisan laporan ini adalah
untuk mengetahui sistem pengarsipan di unit kerja bagian
Administrasi di Departemen Ketenaga Kerjaan
1.4.2 Manfaat
a) Bagi Mahasiswa :
b) Mengetahui secara langsung bagaimana hubungan antara
teori yang didapatkan di bangku perkuliahan dengan
keadaan di lapangan (tempat kegiatan magang) tentang
profesionalisme dan iklim kerja Bidang administrasi di
departemen ketenaga kerjaan PT Pusri Palembang.
c) Bagi perusahaan :
d) Sebagai sumbangan bagi perusahaan agar selalu
memperhatikan peningkatan profesionalisme dan iklim
kerja departemen ketenaga kerjaan pt pusri palembang.

1.5 Metode Pengumpulan Data


Metode yang dipakai dalam penulisan laporan ini yaitu
pengumpulan data dengan cara :

1. Wawancara/diskusi
Wawancara/diskusi dilaksanakan dengan melakukan kegiatan tanya
jawab secara langsung dengan staf Ketenaga Kerjaan (Naker) untuk
mendapatkan informasi mengenai sistem pengarsipan surat.

2. Observasi
Pada proses observasi, penulis menerapkan secara langsung tahapan
alur pengarsipan surat dan pengadaan dokumen di Bagian
Administrasi Departemen Ketenaga Kerjaan.

3
3. Bimbingan dari pembimbing
Informasi yang telah diperoleh dikonsultasikan kepada pembimbing
dan pembimbing membantu memberi pengarahan dalam menambah
referensi sesuai dengan keperluan laporan.

1.6 Sistematika Pembahasan


Dalam penyusunan laporan kerja praktek ini terdapat 4 (Empat)
Bab yang masing-masing mempunyai hubungan satu sama lainnya secara
tersusun dan dapat dijelaskan sebagai berikut :

Bab I Pendahuluan
Pada bab ini terdapat latar belakang pemilihan judul,
perumusan masalah, ruang lingkup permasalahan, tujuan
dan manfaat penulisan, metode pengumpulan data dan
sistematika pembahasan.
Bab II Gambaran Umum Perusahaan
Dalam bab ini terdapat data-data perusahaan seperti sejarah
singkat berdirinya perusahaan dan struktur organisasi
perusahaan.
Bab III Pembahasan
Pada bab ini dikemukakan tentang pembahasan masalah
sistem yang terdiri dari pengertian arsip serta sistem
pengarsipan yang ada pada bagian Administrasi dan
Perencanaan Umum di Departemen ketenaga kerjaan PT
Pusri Palembang
Bab IV Kesimpulan dan Saran
Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan
dari hasil pembahasan yang dilakukan serta saran-saran dari
pembahasan tersebut yang bersifat membangun.

4
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Profil Singkat PT Pupuk Sriwidjaja Palembang


PT Pupuk Sriwidjaja Palembang adalah perusahaan yang didirikan
sebagai pelopor produsen pupuk urea di Indonesia pada tanggal 24
Desember 1959 di Palembang Sumatera Selatan, dengan nama PT Pupuk
Sriwidjaja (Persero). PT Pusri Palembang memulai operasional usaha
dengan tujuan utama untuk melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan
dan program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional,
khususnya di industri pupuk dan kimia lainnya.
Selain sebagai produsen pupuk nasional, PT Pusri Palembang juga
mengemban tugas dalam melaksanakan usaha perdagangan, pemberian
jasa dan usaha lain yang berkaitan dengan industri pupuk. PT Pusri
Palembang bertanggung jawab dalam melaksanakan distribusi dan
pemasaran pupuk bersubsidi kepada petani sebagai bentuk pelaksanaan
Public Service Obligation (PSO) untuk mendukung program pangan
nasional dengan memprioritaskan produksi dan pendistribusian pupuk bagi
petani di seluruh wilayah Indonesia. Penjualan pupuk urea non subsidi
sebagai pemenuhan kebutuhan pupuk sektor perkebunan, industri maupun
eksport menjadi bagian kegiatan perusahaan lainnya diluar tanggung
jawab pelaksanaan Public Service Obligation (PSO).
Sebagai perusahaan yang bertanggung jawab atas kelangsungan
industri pupuk nasional, PT Pusri Palembang telah mengalami berbagai
perubahan dalam manajemen dan wewenang yang sangat berkaitan dengan
kebijakan-kebijakan pemerintah. Pembangunan fasilitas pabrik dari
PUSRI I, II, III, IV dan IB dilakukan secara bertahap. Masing-masing
pabrik dibangun dengan perencanaan matang sesuai dengan Rencana
Pembangunan Lima Tahun yang dicanangkan oleh Pemerintah Indonesia
dan untuk memenuhi kebutuhan pupuk nasional yang terus meningkat.

5
Pusri I (1963 - 1986)
Pusri I merupakan simbol dari tonggak sejarah industri pupuk di
Indonesia. Dibangun di atas lahan seluas 20 hektar, PUSRI I adalah pabrik
pupuk pertama di Indonesia yang dibangun pada tanggal 14 Agustus 1961
dan mulai beroperasi pada tahun 1963 dengan kapasitas terpasang sebesar
100.000 ton urea dan 59.400 ton amonia per tahun. Saat ini peran Pabrik
PUSRI I sudah digantikan oleh PUSRI IB karena alasan usia dan tingkat
efisiensi yang sudah menurun.

Pusri II
PUSRI II adalah pabrik pupuk kedua yang dibangun oleh Pusri dan
mulai beroperasi pada tanggal 6 Agustus 1974. PUSRI II diresmikan oleh
Presiden Republik Indonesia pada tanggal 8 Agustus 1974 dengan
kapasitas produksi sebesar 380.000 metrik ton urea per tahun dan 218.000
metrik ton amonia per tahun. Saat ini sedang dibangun pabrik Pusri IIB
untuk menggantikan pabrik Pusri II yang tingkat efiesiensinya sudah
minim.

Pusri III
Proses perencanaan PUSRI III telah dimulai ketika pemerintah
meresmikan operasional PUSRI II sebagai langkah antisipasi
meningkatnya kebutuhan pupuk. Sebagai tindak lanjut dari keputusan
pemerintah, tepat pada tanggal 21 Mei 1975 Menteri Perindustrian M
Jusuf telah meresmikan Pemancangan Tiang Pertama pembangunan
Pabrik Pusri III. Pabrik Pusri III memiliki kapasitas produksi 1.100 metrik
ton amonia per hari atau 330.000 setahun dan 1.725 metrik ton urea sehari
atau 570.000 metrik ton setahun.

Pusri IV
Melalui Surat Keputusan No.17 tanggal 17 April 1975, Presiden
Republik Indonesia telah menugaskan kepada Menteri Perindustrian untuk

6
segera mengambil langkah-langkah persiapan guna melaksanakan
pembangunan pabrik Pusri IV. Pada tanggal 7 Agustus 1975 awal
pembangunan PUSRI IV. Pemancangan tiang pertama pembangunan
pabrik PUSRI IV dilakukan di Palembang oleh Menteri Perindustrian M
Jusuf tanggal 25 Oktober 1975.

Pusri IV dibangun pada tahun 1977 dengan kapasitas produksi


yang sama dengan PUSRI III dengan kapasitas produksi 1.100 metrik ton
amonia sehari, atau 330.000 metrik ton setahun dan 1.725 metrik ton urea
sehari atau 570.000 metrik ton setahun.

2.1.1 Pengertian dan Makna Lambang PT Pusri Palembang

Gambar 1. Lambang Pusri


Nama Sriwidjaja diabadikan di perusahaan ini untuk
mengenang dan mengangkat kembali masa kejayaan kerajaan
maritim pertama di Indonesia yang termahsyur di seluruh penjuru
dunia. Sebuah penghormatan kepada leluhur yang pernah
membuktikan bahwa Indonesia adalah bangsa yang besar.
Pendirian pabrik pupuk dengan nama PT Pupuk Sriwidjaja
Palembang adalah warisan yang sekaligus menjadi visi bangsa
Indonesia terhadap kekuatan, kesatuan dan ketahanan wawasan
Nusantara. Makna yang terkandung pada lambang PT. Pusri
adalah:

7
1. Lambang PT. Pusri yang berbentuk huruf U melambangkan
singkatan kata “Urea”. Lambang ini terdaftar di Dept.
Kehakiman dan HAM No.021391.
2. Setangkai padi berjumlah 24 melambangkan tanggal akte
berdirinya PT. Pusri.
3. Butir – butir urea berwarna putih berjumlah 12,
melambangkan bulan berdirinya PT. Pusri.
4. Setangkai kapas berjumlah 5 yang mekar dari kelopak yang
berjumlah 9 melambangkan tahun berdirinya PT. Pusri
yaitu tahun 1959.
5. Perahu Kajang, melambangkan ciri khas kota Palembang
yang dibelah oleh sungai Musi. Perahu Kajang ini
merupakan alat transportasi yang digunakan penduduk
setempat untuk menangkap ikan.
6. Kuncup teratai yang akan mekar, melambangkan harapan
akan perkembangan PT. Pusri dimasa depan.

2.1.2 Visi, Misi, dan Nilai-nilai PT Pusri Palembang


Pada tahun 2012, Pusri melakukan review terhadap Visi,
Misi, Nilai, dan Budaya Perusahaan. Proses review ini merupakan
penyesuaian atas perubahan posisi perusahaan sebagai anak
perusahaan dari PT Pupuk Indonesia (Persero) dan lingkup
lingkungan bisnis perusahaan pasca spin-off. Dasar pengesahan
hasil analisa Visi, Misi, Tata Nilai dan Makna perusahaan adalah
Surat Keputusan Direksi No. SK/DIR/207/2012 tanggal 11 Juni
2012.

Visi
"Menjadi Perusahaan Pupuk Terkemuka Tingkat Regional"

Misi

8
"Memproduksi serta memasarkan pupuk dan produk agribisnis
secara efisien, berkualitas prima dan memuaskan pelanggan"

Makna Perusahaan
“PUSRI untuk Kemandirian Pangan dan Kehidupan Yang Lebih
Baik”

Tata Nilai Perusahaan


1. Integritas.
Perilaku yang mencerminkan kesesuaian antara pikiran,
perkataan dan perbuatan.
Do / Lakukan :
- Berkata dan bertindak jujur tanpa menyembunyikan fakta
yang ada.
- Berani melaporkan kesalahan dan kecurangan yang terjadi
sesuai data dan fakta yang sebenarnya.
- Konsisten bertindak sesuai perkataan.
- Bekerja dengan ikhlas.
- Bekerja bertanggung jawab sebagai ibadah.
Don’t / Dilarang :
- Melakukan kecurangan yang merugikan perusahaan.
- Menyalahgunakan aset dan kewenangan perusahaan untuk
kepentingan pribadi.
- Mudah berubah pendirian dan mangkir dari perkataannya
sendiri.
- Menerima imbalan/suap/gratifikasi dari pihak lain untuk hal
yang menyalahi prosedur.
- Bekerja malas, semaunya tanpa mengindahkan peraturan dan
perintah atasan.

2. Profesional.

9
Sigap melaksanakan tugas sesuai dengan kemampuan serta
pengetahuan dengan bertanggung jawab dan kreatifitas
tinggi.
Do / Lakukan :
- Berani bertindak secara benar, tepat dan cepat untuk
kepentingan perusahaan.
- Melaksanakan tugas hingga tuntas dengan bertanggung
jawab.
- Senantiasa meningkatkan kompetensi dan pengetahuan.
- Berpikir kreatif dan menyampaikan gagasan inovatif.
- Bekerja efektif dan efisien mengelola waktu.
Don’t / Dilarang :
- Malas dan menunda penyelesaian tugas.
- Membiarkan keadaan lama berlangsung dan enggan
menghasilkan hal baru yang kreatif.
- Enggan menyesuaikan diri pada kompetensi dan keahlian
sesuai perkembangan teknologi yang berlangsung.
- Bekerja mengabaikan peraturan dan prosedur yang ada.
- Mudah puas dan nyaman dengan pencapaian yang ada.

3. Fokus Pada Pelanggan.


Prioritas pada kepuasan dan pemenuhan kebutuhan
pelanggan internal dan eksternal sesuai harapan.
Do / Lakukan :
- Memperhatikan dan tanggap terhadap keluhan dan kebutuhan
pelanggan.
- Memotong birokrasi yang tidak perlu.
- Sigap memberikan solusi dan mengantisipasi masalah yang
mungkin terjadi.
- Memelihara hubungan baik dengan pelanggan (maintainin
networking).

10
- Menjadikan proses selanjutnya sebagai pelanggan (next
process is our customer).
Don’t / Dilarang :
- Acuh tak acuh tanpa respek menanggapi pelanggan.
- Berbelit – belit dan menunda respon pelayanan.
- Membiarkan pelanggan menunggu tanpa tindakan pelayanan.
- Menyalahkan pelanggan atas keluhan yang disampaikan.
- Mengabaikan potensi pelanggan sebagai faktor
keberlangsungan usaha.

4. Loyalitas
Taat peraturan, patuh pada pimpinan, serta menjaga kesatuan
hati antara pimpinan dengan karyawan demi melindungi nilai
dan mencapai visi.
Do / Lakukan :
- Mengutamakan kepentingan perusahaan diatas kepentingan
pribadi, golongan dan kelompok.
- Taat peraturan dan prosedur yang ada serta konsisten
menjalankannya.
- Patuh pada pimpinan dan lini manajemen eksekutif
perusahaan.
- Menjaga kerahasiaan dan citra baik perusahaan dengan penuh
tanggung jawab.
- Menjunjung tinggi kehormatan dan nilai-nilai perusahaan.
Don’t / Dilarang:
- Mementingkan diri sendiri dan mencari keuntungan demi
kepentingan pribadi dan golongan.
- Mengkhianati perusahaan dan pimpinan dengan tindakan
yang merugikan.
- Membocorkan rahasia perusahaan.

11
- Menjelekkan nama baik perusahaan dengan sengaja atau
dengan tindakan pribadi yang melanggar moral.
- Mencuri, menggunakan semena-mena serta merusak aset-aset
perusahaan.
- Menyebarkan isu negatif yang mengakibatkan perpecahan
dalam perusahaan.

5. Baik Sangka
Selalu bersikap atau menanggapi segala haldari perspektif
positif.
Do / Lakukan :
- Mengedepankan asa percaya.
- Bersedia mendengarkan pendapat dengan obyektif dan
sepenuhnya.
- Memiliki empati saat berinteraksi dengan orang lain.
- Menempatkan diri untuk memahami secara utuh sebelum
menyimpulkan pendapat.
Don’t / Dilarang :
- Mudah curiga dan berprasangka negatif sebelum menerima
informasi lengkap.
- Memandang rendah orang lain karena asumsi yang tidak
berdasar.
- Menghakimi tanpa kejelasan fakta dan percaya sepihak saja.
- Merespon segala sesuatu dengan prasangka buruk serta
berpusat pada hal-hal negatif saja.
- Mudah menyerah pada tantangan, keadaan sulit dan kondisi
yang berubah.

12
2.2 Struktur Organisasi
2.2.1 Struktur Organisasi PT Pupuk Sriwidjaja Palembang
Seperti tercantum dalam Panduan Tata Kelola Perusahaan,
struktur Tata Kelola Perusahaan PT. Pusri terdiri dari Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS), Dewan Komisaris, Direksi dibantu oleh
Sekretaris Perusahaan, Satuan Pengawas Intern dan Auditor
Eksternal dan Komite Audit.

Struktur Direktorat PT. Pupuk Sriwidjaja Palembang terdiri dari :

1. Direktorat Utama
2. Direktorat Produksi
3. Direktorat Komersil
4. Direktorat Teknik dan Pengembangan
5. Direktorat SDM & Umum
Masing-masing Direktorat dipimpin oleh seorang Direktur dan
terdiri dari beberapa Divisi. Dibawah Divisi terdapat beberapa
Departemen. Departemen terdiri atas beberapa Bagian Unit Kerja.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di Bagan Struktur Organisasi PT.
Pusri Palembang berikut :

13
Bagan 1. Struktur Organisasi PT Pupuk Sriwidjaja Palembang

14
15
2.2.2 Struktur Organisasi Departemen Ketenaga Kerjaan
Departemen Sarana & Umum merupakan salah satu unit
kerja yang memberikan jasa pemeliharaan / perawatan dan
perbaikan aset perusahaan serta pembuatan aset baru. Bagian
Harplek merupakan satu kesatuan bagian dari Departemen Sarana
& Umum PT. Pupuk Sriwidjaja Palembang. Departemen Sarana
dan Umum terdiri dari tiga bagian unit kerja yaitu :

1. Bagian Pelayanan & RT


2. Bagian Pemeliharaan Komplek (Harplek)
3. Bagian Administrasi & Perencanaan Umum

Bagan 2. Struktur Organisasi Departemen Sarana & Umum


Manajer Sarana &
Umum
Kusdiyanto, S.E.

Supervisor
Supervisor
Supervisor Admministrasi &
Pemeliharaan
Pelayanan & RT Perencanaan
Komplek
Martua Sihombing Umum
Aman Supratman Beni Effendi
Nursandi

16
BAB III
PEMBAHASAN

Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin pesat saat ini, sangat
berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor pemerintahan maupun swasta dan
membuat semakin berkembangnya pula sistem kearsipan. Sistem kearsipan
modernisasi memberikan kemudahan untuk melaksanakan tata cara mengarsipkan
surat dan penanganan surat bagi perusahaan.
Di perusahaan bahkan diseluruh perkantoran menganggap bahwa arsip
sangat membantu berbagai pengambilan keputusan informasi internal. Arsip yang
teratur dan tertib akan sangat membantu semua pihak dalam rangka
memperlancarkan penyelesaian tugas guna mencapai tujuan telah ditentukan.
Kearsipan berperan penting sebagai sumber informasi, alat pengawasan
yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi untuk kegiatan perencanaan,
penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuat laporan pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian
setepat-tepatnya.
Dengan adanya peralatan arsip yang modern akan dapat memudahkan
karyawan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip yang akan digunakan.

3.1 LANDASAN TEORI


3.1.1 Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
a. Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-
ketentuan pokok kearsipan Bab I pasal 1, arsip adalah Naskah-
naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan
swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik

17
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

b. Menurut The Liang Gie (200:20) yaitu arsip sebagai kumpulan


warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena
mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
cepat ditemukan kembali.

c. Menurut T. R. Schellenberg (The Liang Gie, 1979, 217) "The


term „archives‟ may now be defined as follow : "Those
records of any public or private institution which adjudged
worthy of permanent preservation for reference and research
purpose and which have been deposited or have been selected
for deposit in on archival institution". (istilah "arsip" dapatlah
kini dirumuskan sebagai berikut: "warkat-warkat" dari suatu
badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai
dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap, guna
keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau
telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

d. Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12) kearsipan adalah


proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip
dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila
sewaktu-waktu diperlukan.

e. Menurut Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa


kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan
dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi
individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah
ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan

18
lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu
yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.

f. Dari segi bahasa Secara etimologi istilah arsip berasal dari


bahasa Yunani "Arche" yang berarti "Permulaan", menjadi "Ta
archia" selanjutnya menjadi "Archeon" yang berarti "Gedung
Pemerintahan", dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi
"Archifium".

g. Menurut 3 penulis : Mulyono, Muhsin, dan Marimin


(1985:3) memberikan pengertian tentang kearsipan yaitu tata
cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan
procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang
meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.

h. Menurut Wursanto (1991:13) "Arsip adalah kumpulan warkat


yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali".

3.1.2 PERANAN ARSIP


Arsip mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan
sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat
membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu
masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan
oleh pemimpin organisasi untuk membuat ataupun mengambil
keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi.
Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah
sebagai berikut :

19
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian.
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

3.1.3 FUNGSI ARSIP


Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang No. 7 tahun
1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
a. Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang diperlukan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan adinistrasi Negara.
Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang masih digunakan
secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya
dibedakan menjadi :
1) Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan
bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini masih ada di
tempat-tempat unit pengelola dalam masa transisi antara
aktif dan in-aktif.
2) Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi
antara arsip aktif dan arsip in-aktif.
3) Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang
jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-
hari.

b. Arsip Statis
Arsip Statis yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan

20
pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip
statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip
merupakan sesuatu yang bertumbuh terus dan selalu berubah
seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun tata
pemerintahan.

21
3.1.4 NILAI GUNA ARSIP

Nilai guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada


kegunaanya bagi kepentingan penggunaan arsip.
A. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi:
1) Nilai guna Administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan
dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan
kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi
pencipta arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan
administrasi antara lain meliputi :
a) Arsip yang berkenaan dengan asal-usul suatu organisasi
yang mencakup pula pelaksanaan.
b) Arsip-arsip yang berkenaan dengan organisasi, struktur,
instruksi, struktur personalia, daftar pegawai, dan
pedoman kerja lainnya.
c) Arsip yang berkaitan dengan fungsi dan pencapaiannya
termasuk arsip-arsip tentang keputusan suatu
kebijaksanaan, perubahan kebijaksanaan, pelaksanaan
kebijaksanaan, program kerja dan lainnya.
2) Nilai guna Keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut
berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggung jawaban
keuangan.
3) Nilai guna Hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa
arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat
dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum
atau arsip yang mengandung hak-hak dan kewajiban baik
jangka pendek maupun jangka panjang bagi pegawai

22
instansi pemerintahan maupun swasta yang menyangkut
kontrak, sewa-menyewa dan masih banyak lainnya.
4) Nilai guna Ilmiah dan Teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi
sebagai hasil dari penelitian terapan.

B. Nilai guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada


kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum
diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan
bukti dan pertanggung jawaban, meliputi :
5) Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang
dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana
suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi dan
tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya.
6) Nilai guna Informational
Arsip yang bernilai guna informational ialah arsip yang
mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan
sejarah.

3.1.5 Jenis-Jenis Arsip


A. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya
1) arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur,
dll.
2) arsip tidak berbentuk lembaran. contoh: disket, flash disk,
cd, dvd, dll.

B. Jenis arsip berdasarkan masalahnya


1) Financial record, arsip berkaitan dengan masalah
keuangan, contohnya, kuitansi, giro, cek.

23
2) Inventory record, arsip yang berhubungan dengan masalah
barang inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang,
merek, ukuran, harga.
3) Personal record, arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum
vitae, absensi, dll.
4) Sales Record, arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan. Contoh: daftar agen distributor, daftar penjualan
barang.
5) Production record, arsip yang berhubungan dengan
masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku,
jenis alat yang digunakan. dll.

C. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya


1) Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di
Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip
Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip
Nasional Daerah)
2) Instansi Pemerintah/swasta. meliputi arsip primer dan
sekunder dan arsip sentral dan arsip unit.

D. Jenis arsip berdasarkan sifatnya


1) Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan
informasi, contoh surat undangan.
2) Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak
berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, Contoh:
surat lamaran kerja.
3) Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan
masa lalu dan masa yang akan datang, contoh: surat
perjanjian.

24
4) Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat
pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah).
Contoh: naskah proklamasi.
5) Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh
orang tertentu saja dalam organisasi. Contoh: hasil
penilaian pegawai.

E. Jenis arsip berdasarkan fungsinya


1) arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi
aktif, arsip inaktif.
2) arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan
berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan
administrasi negara.

3.1.6 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan


A. Macam-Macam Peralatan Kearsipan:
1. Filling cabinet
Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari
beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak
adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang
lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri
tegak lurus (vertikal) berderet kebelankang. Filling berguna
untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif.

2. Rotary Filling (alat penyimpanan berputar)


Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan
arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan
secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan
kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini
terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip

25
disimpan pada alat ini secara lateral.

3. Lemari arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip
dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat
dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu
yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau
menggunakan kaca.Penyusunan arsip dapat dilakukan
dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih
dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara
ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih dahulu
arsip dimasukan ke map.

4. Rak Arsip
Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan
arsip yang disusun secara laletral (leteral). Arsip-arsip yag
akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan kedalam
ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan
dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau
kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul
dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi
ataupun kayu.

5. Map arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau
plastik untuk menyimpan arsip. Arsip yangd disimpan tidak
terlalu bnayak sekitar 10-50 lembar. Berikut ini ada
beberapa macam-macam jenis map :

26
a) Stopmap folio,
Yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap
sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang
surat yang ada didalam agar tidak jatuh.
b) Map Snelhecter,
Yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map.
Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk
menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit.
Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat
inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip
yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus
dilubangi dengan menggunakan perforator.
c) Folder
Yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map
ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak
ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk
menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan
kedalam kotak secara vertikal
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada
posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip
yang ada didalam folder tersebut.

d) Hanging folder
Yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi
penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di
filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab
untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada
didalamnya.

27
6. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm
yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan
disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan
menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup
kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak
arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar
arsip/surat.

7. Guide
Yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan
sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam
penyimpanan arsip.Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb:
a) Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk
menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks
(pengelompokan) arsip.
b) Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada
dibelakangnya
Guide diletakan didepan folder jika penympanannya
menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip
jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan
dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan
menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan
guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi
jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil. Posisi
guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb :
1) Guide pertama
2) Guide kedua
3) Guide ketiga

28
8. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan
sejumlah kertas. Stapler digerakan dengan menggunakan
tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik,
serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler
dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.
Jangan memasukan isi staples melebihi kemampuannya,
supaya daya lentur tetap kuat. Bila terjadi kemacetan
dibagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler.
Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama
tidak resmi yang bersal dari suara yang dikeluarkan dari
alat ini, seperti jekrekan jepretan dan cekrekan. Menurut
kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a) Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan
mampu membandel max 10 lembar kertas
b) Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang
dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas
c) Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan
mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas.

9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi
kertas/kartu. Perforator di gerakan dengan tenaga manusia.
Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat
lubang denga diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam.
Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut :
a) Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10
lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk
menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
b) Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah
samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator.

29
c) Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan
sampai kertas berlubang.

10. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor
pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya,
numerator dibedakn sebagai berikut:
a) Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya
angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit.
b) Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran
angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan
komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan
membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya.
Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat
tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah
sbb:
a) Beri tinta pada bantalan huruf numerator
b) Atur nomor awal
c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11. Kotak/box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk
menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat
dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak
terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya
kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet
kesamping).

30
12. Alat sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan
surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan dan
disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir
mempunyai bergam bentuk dan bahan. Ada yang
berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya.

13. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul
pada map/ folder yang biasa diletakan pada bagian tab dari
sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan
berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian
belakang, sehingg tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin
menempelkan label pada tempat yang diinginkan.

14. Tickler file


Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari
kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbetuk kartu
atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam
arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh
tempo.namun demikian, tickle file bisa saja digunakan
untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan.
Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau
pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat
bagi petugas arsip.

15. Cardex
Cardex (card indeks) cabinet adalah alat yang digunakan
untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-
laci yang dapat ditarik keluar memanjang.alat ini terbuat
dari bahan besi baja dan kayu.

31
16. Rak/ laci kartu
Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur
dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil
yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan
banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

17. Alat penyimpanan khusus


Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus
seperti flash disk, compact disk (CD), kaset dan
sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain,
karena sangat tergantung denga perkembangan kemajuan
tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data
elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari
logam dan plastik.
Alat-alat tersebut dangat memunkinkan untuk mnegalami
perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain
maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan
teknologi yang juga semakin berkembang

B. Macam-macam Perlengkapan Kearsipan:


1. Kartu indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/
warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk
meneukan arsip. Kartu indekss dapat dibuat dengan
ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat tentang :
a) Judul/ caption
b) Nomor surat
c) Hal surat
d) Tanggal surat

32
e) Kode surat
f) Kode kartu indeks
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan
menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal,
wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunanakan jika
arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem
abjad. Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat membantu
menemukan arsip apabila petugas atau si penyimpan lupa
dengan judul/caption/ kode surat yang akan dipinjam.
Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/
perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan
berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya
diurutakan secara alfabetis.
Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan sistem
masaah/ subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih
dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan
arsip tersebut, petugas/ peminjam harus mengethaui tentang
maslah dari arsip yang akan dipinjam. Jika petugas
mengetahuinya,dapat langsung mencari tempat ditempat
penyimpanan, tetapi jika tidak mengetahui (tidak ingat),
maka sebelum mencari surat ditempat penyimpanan,
terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk
mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.
Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil
ditemukan, arsip tersebut masih dapat dicari dari pintu yang
lain dengan sistem yang berbeda, yaitu dengan bantuan
kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardex
dengan menggunakan sistem abjad (alfabetis).

33
2. Kartu tunjuk silang
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu
menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan
menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang
adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan
yang berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu
dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan.
Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5
cm.
Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi
hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu
dibuatkan kartu tunjuk silang. Hal ini disebabkan
pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban
kerja , waktu dan peralatan. Disamping itu penggunaan
kartu tunjuk silang yang berlebihan itu menambah
keruwetan dalam sistem penyimpan.
3. Lembar pinjam arsip
Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir
yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
Adapun keguanaan dari lembar pinjam arsip antara lain
sebagai berikut :
a) Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
b) Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan
batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.
c) Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam
d) Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam
yang tidak dikembalikan.
e) Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai
berikut :

34
1) Lembar ke 1 untuk ditempatkan pada tepat
penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa
arsip tersebut sedang dipinjam.
2) Lembar ke 2 untuk peminjam arsip sebagi bukti
peminjaman.
3) Lembar ke 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang
disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.

4. Map pengganti (out folder)


Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu
map yang berisikan seluruhnya surat-surat, maka perlu
dibuat satu map pengganti (out folder)dan menempatkannya
di tempat map yang telah dipinjam.

3.1.7 Sistem Pengarsipan


A. Pengertian Sistem Pengarsipan
Menurut Ricks (1992) Sistem merupakan suatu kesatuan
yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka
tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R.
Ricks, sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan
yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan.
Sistem yang mampu mendukung implementasi seluruh
siklus hidup arsip merupakan aspek penting yang harus dimiliki
oleh pengelola kearsipan dan semua pihak yang berkepentingan
terhadap arsip, terlebih lagi bagi para pengambil kebijakan.
Menurut Wallace (1992:2-8) Sistem kearsipan harus bisa
mencakup semua subsistem dalam manajemen kearsipan.
Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi
manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup
arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan,

35
pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan
arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan
arsip permanen.
Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam
manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk
kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang
tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat
pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin.
Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah
dinas (form management), pengurusan surat (correspondence
management), penataan berkas (files management), tata kearsipan
dinamis (records management), dan tata kearsipan statis (archives
management).

B. Tata Cara Penyimpanan Arsip


1. Horizontal Filing (Flat Filing)
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam
stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam
alamari arsip (disusun dari bawah ke atas).
2. Vertikal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam
folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak
memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan
folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.
3. Lateral Filling
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam
snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri
dengan punggung di depan.

36
C. Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat
tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda
pelepas surat/ release mark ). Tanda pelepas surat biasanya
berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan
perintah untuk menyimpanan surat.
2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip
yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan
penyimpanan dan penemuan kembali surat.
3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan
bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/
memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya
dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
4. Menyimpan surat ke dalam map (folder).
Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat
menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner,
portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke
dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan
arsip yang lain.
5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang
dipergunakan.
Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem
penyimpanan arsip sebagai berikut :
a) Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
b) Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
c) Sistem Nomor (Numeric Filing System)
d) Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
e) Sistem Subyek/ Pokok Masal

37
3.2 Sistem Pengarsipan Pada Unit Kerja Bagian Administrasi dan
Perencanaan Umum Departemen Sarana dan Umum PT Pusri
Palembang

Selama penulis melaksanakan kerja praktek (magang) di PT Pusri


Palembang Departemen Sarana dan Umum Unit Kerja Bagian
Administrasi dan Perencanaan Umum, penulis melakukan observasi dan
wawancara terkait dengan laporan yang dibuat penulis.
Hasil observasi dan wawancawa yang penulis lakukan yaitu Sistem
pengarsipan yang dilakukan adalah sistem pengarsipan elektronik.
Menurut staf Tata Usaha yang bersangkutan (Aniyah) Pengarsipan
Elektronik dengan menggunakan worksheet (Microsoft Office Excel)
dipilih dengan alasan lebih efektif dan efisien dibandingkan jika
menggunakan pengarsipan manual (buku agenda). Staf tersebut juga
menggandakan filenya dengan menggunakan flashdisk untuk menghindari
kemungkinan buruk yang bisa saja terjadi.
Asas kearsipan yang digunakan pada bagian tersebut yaitu asas
campuran dimana pengarsipan tersebut dilakukan oleh pusat dalam hal ini
yaitu staf Tata Usaha dan diarsipkan juga oleh masing-masing staf bagian.
Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan pada bagian ini adalah
menggunakan Sistem Nomor (Numeric Filing System). Penyimpanan arsip
dengan menggunakan sistem nomor maksudnya adalah sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan
menggunakan kode angka/nomor urut.

3.2.1 Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar


3.2.1.1 Sistem Pengelolaan Surat Masuk
Menurut hasil wawancara penulis dengan staf Tata
Usaha (Aniyah) bahwa prosedur pengarispan surat masuk
di Unit Kerja Bagian Administrasi dan Perencanaan Umum

38
Departemen Sarana dan Umum PT Pusri Palembang adalah
sebagai berikut:
Bagan 3. Prosedur Surat Masuk

Diagendakan Didisposisikan
Surat masuk
oleh TU oleh
Superintendent

Surat di
Perencanaan
fotocopy
Pekerjaan
Rutin Surat yang sudah
diagendakan TU
Investasi Superintendent kemudian
diberikan kepada
Dokumentasi karyawan yang
perkantoran bersangkutan

Administrasi
& Anggaran

Diarsipkan

39
Keterangan:

1. Surat masuk di bagian Administrasi dan Perencanaan Umum.


2. Surat masuk tersebut kemudian didisposisikan ke Superintendent.
3. Setelah didisposisikan surat masuk tersebut diagendakan oleh TU
Superintendent kedalam worksheet.
4. Surat tersebut di fotocopy untuk file (data/bukti) TU Superintendent.
5. Surat yang sudah diagendakan oleh TU Superintendent langsung
diberikan kepada karyawan sesuai bidangnya.
6. Surat masuk diarsipkan kedalam map odner agar tidak hilang dan
mudah ditemukan pada saat surat tersebut dibutuhkan kembali.

3.2.1.2 Sistem Pengelolan Surat Keluar

Menurut hasil wawancara penulis dengan staf PU


(Aniyah) bahwa prosedur pengarsipan surat keluar di Unit
Kerja Bagian Administrasi dan Perencanaan Umum
Departemen Sarana dan Umum PT Pusri Palembang adalah
sebagai berikut:

Bagan 4. Prosedur Surat Keluar

Surat Keluar Surat diberikan


ke TU

Didistribusikan
Surat
Surat ditanda
diagendakan
tangan
dan diberi
Superintendent
Nomor Surat
Diarsipkan
oleh TU

40
Keterangan:

1. Surat Keluar yang telah dibuat kemudian diberikan kepada Tata


Usaha.
2. Dari Tata Usaha surat tersebut langsung di tanda tangan oleh
Superintendent.
3. Surat diagendakan dan diberi nomor surat oleh TU Superintendent.
4. Setelah selesai surat tersebut yang satu didistribusikan kepada
bagian ekspedisi untuk dikirim dan satu lagi diarsipkan ke dalam
map odner agar tidak hilang dan mudah ditemukan kembali pada
saat dibutuhkan.

3.2.2 Sistem Kearsipan

Dalam pengarsipan surat masuk format yang digunakan


pada worksheet yaitu :

a. Nomor Urut
b. Tanggal Surat
c. Nomor Surat
d. Dari
e. Kepada
f. Perihal
g. Ditunjukan Kepada
h. Disposisi

Dalam pengarsipan surat keluar format yang digunakan


pada worksheet yaitu :

a. Nomor Urut
b. Tanggal Surat

41
c. Nomor Surat
d. Dari
e. Kepada
f. Perihal
g. Tanggal Keluar
h. Keterangan

Untuk surat keluar terdapat prosedur pengiriman yaitu jika


surat ditujukan kepada antar unit kerja internal maka surat
menggunakan kertas kop antar unit kerja dengan menggunakan
kode (TC) dan jika surat ditujukan kepada unit kerja eksternal
maka surat harus menggunakan kertas berkop PT Pusri Palembang
ISO 9.000 dan ISO 1.200 dan diberi nomor surat oleh TU
kemudian diberi stampel oleh bagian ekspedisi.

Nomor urut yang berada di worksheet ditulis disudut kanan


atas kertas, dan nomor itulah yang digunakan oleh TU jika ingin
mencari surat tersebut nantinya. Surat yang masuk dan keluar
seluruhnya di fotocopy dan diarsipkan di map odner tanpa
terkecuali. Namun, pada sistem pengarsipan di bagian ini ada
beberapa kekurangan diantaranya :

 Peralatan kearsipan berupa alat penyimpanan arsip pada bagian


ini tidak lengkap hanya menggunakan map ordner saja.
 Tidak adanya guide/ pembatas pada map ordner
Guide berfungsi sebagai pembatas antar beberapa surat untuk
memudahkan pada saat pencarian, jika tidak ada guide maka
pencarian arsip akan memakan waktu lebih lama.
 Tidak ada kartu peminjaman arsip
Kartu peminjam ini berfungsi sebagai bahan bukti adanya
peminjaman arsip dan sebagai ingatan untuk mengetahui siapa
dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.

42
BAB IV
PENUTUP

4.1 KESIMPULAN
Sistem Pengarsipan yang ada di Unit Kerja Bagian Administrasi
dan Perencanaan Umum Departemen Sarana dan Umum PT Pusri
Palembang menggunakan pengarsipan elektronik yang penyusunannya
berdasarkan Nomor Urut (Numeric Filing System). Pada bagian ini asas
yang digunakan adalah Asas Campuran dimana pengarsipan dilakukan
oleh pusat (TU) dan juga oleh karyawan. Namun ada beberapa kekurangan
yang ditemui pada sistem pengarsipan di bagian ini yaitu alat penyimpan
arsip hanya berupa map ordner saja dan juga didalam map ordner tersebut
tidak ada guide yang berfungsi sebagai pembatas antar beberapa surat.
Dan juga sistem pengarsipannya tidak dilengkapi dengan kartu
peminjaman arsip yang fungsinya sebagai pencatat setiap peminjam arsip,
hal itu terkadang menyebabkan surat tidak dikembalikan lagi dan
menghilang.

4.2 SARAN

43
Menurut penulis sebaiknya pada Bagian Administrasi dan
Perencanaan Umum segera menyiapkan perlengkapan kearsipan yang
memadai. Khusunya peralatan berupa alat penyimpanan arsip seperti
Filling Cabinet dan Lemari Arsip agar arsip lebih tertata rapi dan terhindar
dari bahaya seperti api atau air. Selain itu hal-hal kecil seperti guide dan
kartu peminjaman juga seharusnya dibuat agar pekerjaan lebih efektif dan
efisien.

DAFTAR PUSTAKA

http://sentier78.blogspot.co.id/2013/08/pengertian-arsip-menurut-para-ahli.html

44
http://www.landasanteori.com/2015/07/pengertian-arsip-tujuan-fungsi-nilai.html

Sedarmayanti, DR.M.Pd, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi


Modern, Penerbit CV. Mandar Maju, Bandung, 2003.

Sutarto, Sekretaris Dan Tata Warkat, Cetakan III, Penerbit Gajah Mada
Univercity Press, Yogyakarta, 1999.

Maulana, Manajemen Kearsipan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta :1999.

http://www.anugerahdino.com/2014/05/jenis-jenis-arsip.html

Mengelola dan menjada sistem kearsipan, Sri Endang, DKK.

https://ulfarayi.wordpress.com/2015/04/11/macam-macam-peralatan-dan-
perlengkapan-kearsipan/

Anggrawati, Dewi. 2010. Mengelola Sistem Kearsipan SMK. Bandung. Penerbit


ARMICO Bandung.

Endang R, Sri dkk. 2009. Mdul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk
SMK dan MAK. Jakarta : Erlangga

45
LAMPIRAN

Daftar Wawancara Penulis dengan Staf Tata Usaha Pada Unit Kerja Bagian

Administrasi dan Perencanaan Umum di Departemen Sarana dan Umum

PT Pupuk Sriwidjaja Palembang

Pertanyaan Jawaban
1. Bagaimana prosedur pengarispan 1. Surat masuk di bagian Administrasi
surat masuk di Unit Kerja Bagian dan Perencanaan Umum
Administrasi dan Perencanaan Umum 2. Surat masuk tersebut kemudian
Departemen Sarana dan Umum PT didisposisikan ke SupervisorSetelah
Pusri Palembang? didisposisikan surat masuk tersebut
diagendakan oleh TU Supervisor
kedalam worksheet
3. Kemudian surat tersebut di fotocopy
untuk file (data/bukti) TU
Supervisor
4. Kemudian surat yang sudah
diagendakan oleh TU Supervisor
langsung diberikan kepada
karyawan-karyawan yang

46
bersangkutan untuk ditindaklanjuti
5. Kemudian surat masuk diarsipkan
kedalam map odner agar tidak
hilang dan mudah ditemukan pada
saat surat tersebut dibutuhkan
kembali.

2. Bagaimana prosedur pengarispan 1. Surat masuk di bagian Administrasi


surat masuk di Unit Kerja Bagian dan Perencanaan Umum
Administrasi dan Perencanaan Umum 2. Surat masuk tersebut kemudian
Departemen Sarana dan Umum PT didisposisikan ke SupervisorSetelah
Pusri Palembang? didisposisikan surat masuk tersebut
diagendakan oleh TU Supervisor
kedalam worksheet
3. Kemudian surat tersebut di fotocopy
untuk file (data/bukti) TU
Supervisor
4. Kemudian surat yang sudah
diagendakan oleh TU Supervisor
langsung diberikan kepada
karyawan-karyawan yang
bersangkutan untuk ditindaklanjuti
5. Kemudian surat masuk diarsipkan
kedalam map odner agar tidak
hilang dan mudah ditemukan pada
saat surat tersebut dibutuhkan
kembali.

3. Pada Bagian ini sistem pengarispan Pada bagian ini menggunakan sistem

47
apakah yang digunakan dan juga pengarsipan secara elektronik
menggungakan asas apa? (worksheet,excel dan juga
menggunkaan asas campuran dimana
pengarsipan tersebut dilakukan oleh
pusat dalam hal ini yaitu staf TU dan
diarsipakan oleh masing-masing staf
bagian.

Gambar Penyimpanan Arsip Pada Bagian Administrasi dan Perencanaan


Umum

Gambar 2. Arsip yang disimpan oleh staf TU

48
Gambar 3. Arsip yang disimpan oleh salah satu karyawan

Gambar 4. Map Ordner yang tidak menggunakan Guide

49
50