Anda di halaman 1dari 53

PERAN PUBLIC RELATIONS DALAM

MEMBANGUN CITRA PERUSAHAAN PADA


PT. NOVAPHARIN GRESIK

LAPORAN KARYA PRAKTEK

Di susun oleh :
TRI VERLINA ANINGRUM
12.4652

PROGRAM STUDI SEKRETARI


AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMEN INDONESIA
SURABAYA
2014

1
KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan kepada Tuhan Yang Maha

Esa atas segala rahmat dan hidayah-Nya yang telah dilimpahkan,

sehingga Laporan Karya Praktek dengan judul “Peran Public

Relations Dalam Membangun Citra Perusahaan Pada

PT.NOVAPHARIN Gresik” dapat diselesaikan dengan baik.

Pengamatan Laporan Karya Praktek ini ditunjukan untuk memenuhi

sebagaian persyaratan guna mencapai gelar Ahli Madya.

Penyusun ingin menyampaikan rasa trima kasih kepada semua pihak

yang telah memberi bimbingan, petunjuk, dan dorongan semangat,

khususnya kepada :

1. Ibu Dra. Nurul Kusuma WS.,MM selaku Direktur ASMI dan

dosen penguji yang telah banyak membantu dalam proses

sidang Laporan Karya Praktek ini.

2. Ibu Diah Rani Nartasari, SE, MM selaku dosen pembimbing

yang telah banyak membantu memberi saran serta bimbingan

dalam menyusun Laporan Karya Praktek ini.

3. Bapak Gandhi selaku pimpinan PT. NOVAPHARIN Gresik dan

seluruh karyawan

4. Umi dan Abah atas dorongan semangat dan doa yang telah

diberikan.

2
5. Dwi Candra Purnama yang telah banyak meluangkan

waktunya untuk mendampingi, memberikan semangat dan

dukungan dalam membantu kelancaran penulisan Laporan

Karya Praktek ini sehingga dapat selesai tepat pada waktunya.

Semoga Laporan Karya Praktek ini dapat bermanfaat bagi setiap

pembacanya.

Surabaya, 15 Desember 2014

Penyusun

Tri Verlina Aningrum

3
DAFTAR ISI

Kata pengantar ……………………………………………………...……….... i

Daftar isi ……………………………………………………………….………..iii

BAB I PENDAHULUAN …………………………………………….……........ 1

1.1 Latar belakang ……………………………………………..……... 1

1.2 Rumusan masalah ………………………………………….……. 3

1.3 Tujuan penulisan …………………………………………….…… 3

1.4 Metode penulisan ………………………….………………….…...4

1.4.1 Variabel pengamatan .……………………………………..4

1.4.2 Objek pengamatan …………………………………..........4

1.4.3 Ruang lingkup pengamatan ……...........…………………4

1.5 Jenis dan sumber data ……………………............…................. 5

1.6 Teknik pengumpulan data dan pengolahan data.......................6

1.7 Sistematika Penulisan................................................................7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ……………………………...........….............10

2.1 Pengertian Public Relation ……………..…………..................10

2.2 Tujuan Public Relation ........................................................11

2.2.1 Tujuan Public Relation Perusahaan ...............................13

2.3 Fungsi Public Relation........................................................ 16

2.4 Strategi Public Relation....................................................... 16

4
2.5 Tahapan Kegiatan Public Relation ........…...……............... 24

2.6 Perencanaan Program Public Relation............................... 25

2.7 Pengertian Citra Perusahaan dan Manfaatnya..................... 30

BAB III TINJAUAN PRAKTEK……………....…………………………........ 33

3.1 Tinjauan Umum ….….............……………..………....…........ 33

3.1.1 Sejarah PT. NOVAPHARIN Gresik …….....……......… 33

3.1.2 Lokasi Perusahaan ….………………………............…..35

3.1.3 Struktur Organisasi ...................................................... 35

3.1.4 Tugas dan Wewenang ..................................................38

3.1.5 Visi dan Misi Perusahaan .............................................40

3.2 Tinjauan Khusus.....................................................................41

3.2.1 Strategi Public Relation pada PT.NOVAPHARIN Gresik

.......................................................................................41

3.2.2 Bukti meingkatkatnya citra PT. NOVAPHARIN

Gresik............................................................................43

3.2.3 Kendala yang di hadapi Public Relation pada PT.

NOVAPHARIN Gresik....................................................44

3.2.4 Usaha – usaha untuk mengatasi permasalahan ......... 45

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 46

4.1 Simpulan ..................................................................................46

4.2 Saran .......................................................................................46

5
BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada masa lalu, Public Relations hanya dapat dilihat sebelah mata

bahkan dianggap tidak banyak berperan dalam sebuah perusahaan.

Pendapat itu ditunjang dengan sebuah argumentasi, bahwa tugas

Public Relations akan dapat dikerjakan oleh divisi lain. Namun seiring

perkembangan dunia, terutama pada era globalisasi ini Public Relations

memiliki peran yang lebih besar. Karena bagaimanapun, globalisasi

akan mempengaruhi semua aspek kehidupan perusahaan. Persaingan

yang ada akan bertambah deras, sehingga bila perusahaan tidak cepat

tanggap maka perusahaan tersebut tidak akan survive.

Untuk itu, seorang Public Relations harus dapat membina

hubungan baik dengan publiknya. Karena hubungan yang dijalin dengan

Public Relations dengan publicnya, atau lebih tepat disebut sebagai

stakeholders, merupakan suatu langkah preventif terhadap

permasalahan yang mungkin timbul. Karena sudah bukan jamannya lagi

jika Public Relations hanya dianggap sebagai divisi ‘pemadam

kebakaran’ yang hanya muncul ketika ada masalah dalam perusahaan.

Oleh sebab itu, komunikasi yang dilakukan Public Relations harus

berupa komunikasi dua arah yang timbal balik dan berkesinambungan

6
antara Public Relations dengan stakeholders, terutama dengan para

konsumen. Karena seperti yang telah kita ketahui, konsumen

merupakan salah satu unsur stakeholders eksternal yaitu stakeholders

yang berada di luar kendali di perusahaan. Dengan adanya komunikasi

dua arah antara Public Relations dengan para konsumen, akan

membuat Public Relations memperoleh feedback dari para konsumen

dengan jelas.

Sementara itu, untuk mendapat feedback yang sesuai harapan

konsumen. Public Relations perlu menggunakan teknik komunikasi

persuasif. Karena dengan menggunakan teknik persuasif, Public

Relations dapat meyakinkan konsumen untuk melakukan sesuatu yang

dikehendaki oleh Public Relations ataupun perusahaan tanpa

menggunakan paksaan atau kekerasan. Sehingga tampaknya

keputusan atau tindakan yang diambil konsumen tersebut merupakan

keinginannya sendiri. Dengan demikian Public Relations akan dapat

memperoleh kepercayaan konsumen dengan lebih mudah. Sehingga

peran Public Relations sebagai tindakan preventif akan hal-hal yang

tidak diinginkan perusahaan akan terlaksana dengan baik.

Pelayanan yang diberikan oleh seorang Public Relations haruslah

dengan sikap yang ramah, sopan, hormat, dan menaruh perhatian pada

saat menghadapi para konsumen. Demikian pula pada saat menjalin

komunikasi dengan para stakeholders lainnya, Public Relations harus

tetap komunikatif bila menyampaikan pesan.

7
Salah satu keberhasilan Public Relations dapat dilihat dengan

banyaknya konsumen dan masyarakat lain yang memberikan

kepercayaan mereka dengan menggunakan produk yang dihasilkan

perusahaan tersebut. Terlebih lagi bila Public Relations mampu

menciptakan promosi dari mulut ke mulut yang dilakukan sendiri oleh

para konsumen. Sehingga dengan demikian Public Relations tidak perlu

mengeluarkan terlalu banyak biaya untuk melakukan promosi dan

publikasi, demi menarik perhatian konsumen.

Dengan latar belakang tersebut, penulis ingin melakukan

pengamatan mengenai “Peran Public Relations Dalam Membangun

Citra Perusahaan Pada PT. NOVAPHARIN Gresik ”.

1.2 Rumusan Masalah

Dengan Latar belakang di atas, maka penulis merumuskan

permasalahan yang ada ialah “ Bagaimana Peran Public Relations

Dalam Membangun Citra Perusahaan Pada PT. NOVAPHARIN Gresik

?“

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan yang hendak dicapai dalam penyusunn

laporan karya praktek ini adalah:

1. Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya

(A.Md) pada Akademi Sekretari dan Manajemen Indonesia (ASMI)

Surabaya.

8
2. Untuk perusahaan sebagai masukan atau saran agar lebih baik

mengambil langkah yang tepat dalam hal membangun kepercayaan

konsumen.

3. Untuk ASMI sendiri dengan Laporan Karya Praktek ini menambah

khasanah dan wacana perpustakaan tentang bidang Public

Relations.

4. Untuk pihak lain sebagai bahan masukan dan studi banding bidang

pengamatan yang sama dengan penyusun.

1.4 Metode Penulisan

1.4.1 Variabel Pengamatan

Dalam pengamatan ini ada dua variabel yang saling

berhubungan dan mempengaruhi, antara lain :

1. Variabel Independen (variabel bebas)

Merupakan variabel bebas atau yang mempengaruhi dalam

pengamatan ini yaitu “Peran Public Relations”.

2. Variabel Dependen (variabel tergantung)

Merupakan variabel terikat atau yang dipengaruhi dalam

pengamatan ini yaitu “Membangun Citra Perusahaan”.

1.4.2 Obyek Pengamatan

Sebagai obyek pengamatan adalah cara Public Relation

membangun Citra perusahaan.

1.4.3 Ruang Lingkup Pengamatan

9
Dalam penulisan Laporan Karya Praktek ini yang menjadi ruang

lingkup pengamatan adalah aktifitas Public Relations.

1.5 Jenis dan Sumber Data

1. Jenis Data

Data yang digunakan dapat berupa Data Kuantitatif dan Data

Kualitatif

a. Data Kuantitatif

Data yang isinya berupa bilangan atau angka, yang

diperoleh dari obyek pengamatan.

b. Data Kualitatif

Data yang isinya bukan angka atau bilangan melainkan data

yang isinya berupa uraian.

1. Sumber Data

Data yang diperoleh dari Data Primer dan Data Sekunder serta

menyebutkan dari mana data tersebut diperoleh

a. Data Primer

Data yang diperoleh secara langsung dari obyek

pengamatan yang telah diamati dan dicatat. .

b. Data Sekunder

Data yang diperoleh dengan cara membaca, mempelajari

serta mempelajari dari literature-literature yang berhubungan

langsung dengan permasalahan pengamatan yang sesuai

dengan hasil pengamatan.

10
1.6 Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data

1. Teknik pengumpulan data yaitu dengan cara mencari

berbagai informasi secara langsung,maupun tidak langsung

dapat dilakukan dengan cara antara lain :

a. Library Research

Merupakan teknik yang bersifat teoritis guna memperoleh

informasi yang diperlukan berupa teori-teori dalam buku-

buku dan karya tulis ilmiah lain yang berhubungan dengan

pokok permasalahan.

b. Browsing Internet

Mengumpulkan data yang berhubungan dengan

permasalahan melalui cara browsing di Google.

c. Field Research

Pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan

lapangan dan mengumpulkan data secara langsung dari

obyek pengamatan, melalui cara :

1. Observasi

Mengadakan pengamatan secara langsung dari obyek

yang diamati dengan tujuan untuk membuktikan

kebenaran keterangan yang diperoleh dari hasil

pengamatan.

11
2. Interview

Pengumpulan data dengan melakukan wawancara

langsung baik lisan maupun tulisan dengan orang-

orang yang berkompeten dengan permasalahan

pengamatan yang akan dibahas.

3. Survei

Penyusun melihat dan mendatangi secara langsung

objek pengamatan.

4. Dokumen

Pengambilan data melalui dokumen tertulis maupun

elektronik dari perusahaan terkait sesuai proses

perijinan yang tepat demi menunjang kelengkapan

Laporan karya Praktek (LKP).

5. Questioner

Teknik pengumpulan data yang menggunakan daftar

pertanyaan kepada responden.

1.7 Sistematika Penulisan

Dalam penulisan laporan karya praktek ini, penulis membagi

sistematika penulisan yang dapat diuraikan dan dijelaskan secara

ringkas yang terdiri dari 4 (empat) BAB yang terperinci yaitu sebagai

berikut :

12
BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisi Latar Belakang, Rumusan Masalah,

Tujuan Penulisan, Metode Penulisan dan Sistematika

Penulisan.

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini diuraikan mengenai berbagai pendapat

dari para ahli tentang cara seseorang Public Relation

guna meningkatkan citra positive kepada perusahaan

dimata masyarakat. Mulai dari pengertian Public

Relation, tujuan Public Relation, hingga pengertian dari

citra perusahaan.

BAB III : TINJAUAN PRAKTEK

3.1 Tinjauan Umum

Dalam bab ini dibahas hal-hal yang bersifat umum

yang ada hubungannya dengan tempat karya

praktek yaitu sejarah berdirinya PT. NOVAPHARIN

Gresik, struktur organisasi, bidang usaha.

3.2 Tinjauan khusus

Dalam bab ini akan dibahas hal-hal yang bersifat

khusus diantaranya mengenai strategi apa saja

yang diterapkan Public Relation pada PT.

NOVAPHARIN Gresik, berbagai kendala yang

13
dihadapi serta usaha-usaha yang dilakukan

perusahaan dalam menghadapi kendala tersebut.

BAB IV : Simpulan dan Saran

Penulisan Laporan Karya Praktek ini diakhiri dengan

simpulan dan saran, dengan penjelasan sebagai berikut

1. Simpulan

Berisi tentang simpulan dari penulis yang diringkas

sesuai dengan apa yang telah dijelaskan dan ditulis

pada bab-bab sebelumnya dan keseluruhan isi

Laporan Karya Praktek, khususnya mengenai

masalah kendala tersebut yang dilakukan oleh PT.

NOVAPHARIN Gresik.

2. Saran.

Berisi tentang pendapat isi penulis dalam mengatasi

hambatan-hambatan yang dihadapi pada bagian

Public Relation PT. NOVAPHARIN Gresik yang

sekiranya bermanfaat bagi pengembangan dan

peningkatan kualitasnya.

14
BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Public Relation

Usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan

sengaja, guna membangun dan mempertahankan pengertian timbal

balik antara organisasi dan masyarakatnya. Pendapat ini menunjukkan

bahwa public relation dianggap sebuah proses atau aktivitas yang

bertujuan untuk menjalin komunikasi antara organisasi dan pihak luar

organisasi

Pengertian public relation adalah: Interaksi dan menciptakan

opini publik sebagai input yang menguntungkan untuk kedua belah

pihak, dan merupakan profesi yang profesional dalam bidangnya

karena merupakan faktor yang sangat penting dalam pencapaian

tujuan organisasi dengan secara tepat dan dengan secara terus

menerus karenapublic relation merupakan kelangsungan hidup

organisasi yang bersangkutan.

Pengertian public relation secara umum dan khusus sebagai berikut:

1. Pengertian Umum

Public relation adalah proses interaksi dimana public relation

menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua

belah pihak, dan menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi

15
dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan keinginan baik,

kepercayaan saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari

publiknya. Crystallizing Public Opinion menyebutkan bahwa public

relation adalah profesi yang mengurusi hubungan antara suatu

perusahaan dan publiknya yang menentukan hidup perusahaan itu

(Risady Ruslan, 2008 : 13).

2. Pengertian Khusus

Public relation adalah fungsi khusus manajemen yang membantu

membangun dan memelihara komunikasi bersama, pengertian,

dukungan, dan kerjasama antara organisasi dan publik, melibatkan

masalah manajemen, membantu manajemen untuk mengetahui dan

merespon opini publik, menjelaskan dan menekankan tanggung

jawab manajemen untuk melayani minat publik, membantu

manajemen untuk tetap mengikuti dan memanfaatkan perubahan

secara efektif, berguna sebagai sistem peringatan awal untuk

membantu mengantisipasi tren, dan menggunakan penelitian dan

teknik suara yang layak dalam komunikasi sebagai alat utama.

(Risady Ruslan, 2008 : 13).

2.2 Tujuan Public Relation

Tujuan utama Public Relation sendiri adalah menciptakan,

mempertahankan dan melindungi reputasi organisasi atau perusahaan,

memperluas prestis, menampilkan citra-citra yang mendukung. Riset

16
menunjukkan bahwa konsumen atau pelanggan lebih sering melakukan

buying decision atau keputusan pembelian berdasarkan citra

perusahaan.

a. Mengevaluasi sikap dan opini publik.

b. Formulasi dan implementasi prosedur dan policy organisasi atas

komunikasi organisasi/perusahaan dengan publik.

c. Mengkoordinasikan program-program komunikasi.

d. Mengembangkan hubungan dan “good-will” lewat proses komunikasi

dua arah.

e. Mengembangkan hubungan positif antar organisasi dan public.

(M.Morisan, 2008 : 32)

Jadi kesimpulannya tujuan yang terpenting dari Public Relation adalah

mencapai saling pengertian sebagai obyektif utama. Pujian citra yang

baik dan opini yang mendukung bukan kita yang menentukan tetapi feed

back yang kita harapkan.Tujuan utama penciptaan pengertian adalah

mengubah hal negatif yang diproyeksikan masyarakat menjadi hal yang

positif. Biasanya dari hal-hal yang negatif terpancar: hostility, prejudice,

apathy, ignorance. Sedangkan melalui pengertian kita berusaha

merubahnya menjadi: sympathy, acceptance, interest dan knowledge.

Tujuan yang ingin dicapai dalam pekerjaan kehumasan dalam

proses komunikasi dua arah tergolong dua golongan besar yaitu:

17
A. Komunikasi Internal (personil atau anggota institusi)

1. Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin mengenai

institusi.

2. Menciptakan kesadaran personil mengenai peran institusi dalam

masyarakat.

3. Menyediakan sarana untuk memperoleh umpan balik dari

anggotanya. (M. Morisan, 2008:40)

Jadi kesimpulannya komunikasi internal adalah komunikasi yang di jalin

oleh seorang Public Relations kepada sesama karyawan untuk

memberikan citra baik kepada masyarakat

B. Komunikasi Eksternal (masyarakat atau Public)

1. Informasi yang benar dan wajar mengenai institusi.

2. Kesadaran mengenai peran institusi dalam tata kehidupan

umumnya dan pendidikan khususnya.

3. Motivasi untuk menyampaikan umpan balik. (M. Morisan,

2008:40).

Jadi kesimpulannya seorang Public Relations harus memberikan sebuah

informasi yang baik dan benar mengenai instituisinya kepada masyarakat

sehingga dapat menunjukkan citra baik perusahaan.

Ruang lingkup tujuan Public Relation itu sendiri ternyata demikian

luas. Namun dari semua tujuan humas tersebut kita bisa mengambil

beberapa yang bisa dijadikan prioritas. Dari sekian banyak hal yang bisa

18
dijadikannya prioritas kegiatan humas sebuah perusahaan, berapa

diantaranya yang pokok adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan

dengan adanya kegiatan- kegiatan baru yang dilakukan oleh

perusahaan. Sebagai contoh, suatu perusahaan yang semula

hanya menangani transportasi truk tapi kemudian mulai menjual

mesin pemanas ruangan. Guna menyesuaikan diri atas adanya

kegiatan yang baru tersebut, maka perusahaan harus mengubah

citranya supaya kegiatan dan produk-produk barunya itu

mendapat sambutan positif dari khalayaknya.

2. Untuk meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai.

3. Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai

oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka

mendapatkan pengakuan.

4. Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas,

serta membuka pasar-pasar baru.

5. Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakat bursa

saham atas rencana perusahaan untuk menerbitkan saham baru

atau saham tambahan.

6. Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan itu dengan

khalayaknya, sehubungan dengan telah tejadinya suatu peristiwa

yang mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham

dikalangan khalayak terhadap niat baik perusahaan.

19
7. Untuk mendidik para pengguna atau konsumen agar mereka lebih

efektif dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk

perusahaan.

8. Untuk meyakinkan khalayak bahwasanya perusahaan mampu

bertahan atau bangkit kembali setelah terjadinya suatu krisis.

9. Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahanan perusahaan

dalam menghadapi resiko pengambilalihan (take-over) oleh pihak-

pihak lain.

10. Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru.

11. Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan

partisipasi para pemimpin perusahaan organisasi kehidupan

social sehari-hari.

12. Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai

sponsor dari suatu acara.

13. Untuk memastikan bahwasanya para politisi benar-benar

memahami kegiatan-kegiatan atau produk perusahaan yang

positif, agar perusahaan yang bersangkutan terhindar dari

peraturan, undang-undang, dan kebijakan pemarintah yang

merugikan.

14. Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah

dilakukan perusahan, agar masyarakat luas mengetahui betapa

perusahaan itu mengutamakan kualitas dalam berbagai hal.

(Rosady Ruslan 2009 : 107)

20
2.3 Fungsi Public Relation

Cutlip & Center and Canfield merumuskan fungsi Public Relations

sebagai berikut:

1. Menjunjung aktifitas utama manajemen dalam mencapai tujuan

bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga atau organisasi)

2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan

publiknya sebagai khalayak sasaran.

3. Mengidentifikasikan yang menyangkut opini, persepsi dan

tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya

atau sebaliknya.

4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbangan saran

kepada pimpinan manajemen demi untuk tujuan dan manfaat

bersama.

5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus

informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya

ata terjadi sebaliknya demi tercapainya citra positif bagi kedua belah

pihak (Ruslan,2008 : 82)

2.4 Strategi Public Relation

Istilah strategi management sering disebut pula rencana strategis atau

rencana jangka panjang perusahaan. Suatu rencana strategis

perusahaan menetapkan garis besar tindakan strategis yang akan

diambil dalam kurun waktu tertentu kedepan. Untuk memberi kontribusi

21
kepada rencana kerja jangka panjang praktisi Public Relation dapat

melakukan langkah langkah:

1. Menyampaikan fakta dan opini baik yang beredar didalam maupun

diluar perusahaan. Bahan bahan itu dapat diperoleh dari kliping

media massa dalam kurun waktu tertentu dengan melakukan

penelitian terhadap naskah naskah pidato pimpinan bahan yang

dipublikasikan perusahaan, serta melakukan wawancara tertentu

dengan pihak pihak yang berkepentingan atau dianggap penting.

2. Menelusuri dokumen resmi perusahaan dan mempelajari

perubahan yang terjadi secara historis. Perubahan umumnya

disertai dengan perubahan sikap perusahaan terhadap publiknya

atau sebaliknya

3. Melakukan analisis SWOT (Strenghts/ kekuatan, Weakness/

kelemahan, Opportunities/ peluang dan Threats/ ancaman). Meski

tidak perlu menganalisis hal-hal yang berada diluar jangkauannya,

seorang praktisi Public Relation perlu melakukan analisis yang

berbobot mengenai persepsi dari luar dan dalam perusahaan atas

SWOT (Strenghts/ kekuatan, Weakness/ kelemahan,

Opportunities/ peluang dan Threats/ ancaman) yang dimiikinya.

Misalnya menyangkut masa depan industri yang ditekuninya citra

yang dimiliki perusahaan, kultur yang dimiliki serta potensi lain

yang dimiliki perusahaan. (Fandy Tjiptono, 2012:69)

22
Komponen Strenghts dan Weaknesses dikaji dari unsur unsur yang berasal

dari dalam perusahaan. Sedangkan kedua komponen lainnya Opporunities

dan Threats dikaji dari lingkungan dimana perusahaan berada. Peluang dan

ancaman bisa muncul dari unsur unsur seperti peraturan pemerintahan,

kecemburuan masyarakat, nilai masyarakat, perubahan struktur

kependudukan, pandangan yang tengah beredar di masyarakat, situasi

ekonomi, perubahan politik dan tekanan yang muncul dari para

environmentalist.

Selain berkonotasi jangka panjang, strategi management yang juga

menyandang konotasi strategis. Kata strategi sendiri mempunyai

pengertian yang terkait dengan hal-hal seperti kemenangan, kehidupan

atau daya juang artinya menyangkut dengan hal hal yang berkaitan dengan

mampu atau tidaknya perusahaan atau organisasi menghadapi tekanan

yang muncul dari dalam atau dari luar. Kalau dapat, ia akan terus hidup

kalau tidak ia akan mati seketika. (Finrsan Nova, 2011 : 55)

Hidup yang dipertaruhkan sendiri merupakan suatu cakupan waktu yang

panjang, bukan sekedar bertahan lalu mati. Maka dari itu strategis

membenarkan perusahaan atau melakukan tindakan pahit seperti amputasi

(pengurangan unit usaha, dirumahkannya karyawan, pemangkasan, dll) hal

itu dilakukan demi kehidupan perusahaan dalam jangka panjang.

23
Langkah langkah strategi management :

1. Menentukan mission perusahaan. Termasuk di dalamnya adalah

pernyataan yang umum mengenai maksud pendirian, filosofi dan

sasaran.

2. Mengembangkan company profile yang mencerminkan kondisi

intern perusahaan dan kemampuan yang dimilikinya.

3. Penilaian terhadap lingkungan ekstern perusahaan baik dari segi

semangat kompetitif maupun secara umum.

4. Analisis terhadap peluang yang tersedia dari lingkungan.

5. Identifikasi atas pilihan yang dikehendaki yang tidak dapat

digenapi untuk memenuhi tuntutan misi perusahaan.

6. Pemilihan strategis atas objective jangka panjang dan garis besar

strategis yang dibutuhkan untuk mencapai objective tersebut.

7. Mengembangkan objective tahunan dan rencana jangka pendek

yang selaras dengan objective jangka panjang dan garis besar

strategis.

8. Implementasi atas hasil hal hal diatas dengan menggunakan

sumber yang tercantum pada anggaran dan mengkawinkan

rencana tersebut dengan sumber daya manusia, struktur,

teknologi dan system bala jasa yang memungkinkan.

9. Review dan evaluasi atas hal hal yang telah dicapai dalam setiap

periode jangka pendek sebagai suatau proses untuk melakukan

24
control dan sebagai input bagi penggambil keputusan dimasa

depan. (Firsan Nova, 2011:72)

Public Relations dapat memberikan kontribusinya dalam proses

strategic management melalui dua cara yaitu :

1. Melakukan tugasnya sebagai bagian dari strategic management

keseluruhan organisasi dengan melakukan survey atas

lingkungan dan membantu mendefinifikan misi sarana dan

objective perusahaan. Keterlibatan Public Relation dalam,

proses menyeluruh ini akan member manfaat yang besar bagi

perusahaan dan sekaligus bagi Public Relation itu sendiri

khususnya pada tingkat korporat.

2. Public Relation dapat berperan dalam strategic management

dengan mengelola kegiatan yang strategis artinya bersedia

megorbankan kegiatan jangka pendek demi arah perusahaan

secara menyeluruh. (Firsan Nova, 2011:73)

Kedua sumbangan itu akan dapat dimengerti bila disadari bahwa

strategic management mempunyai area kegiatan dalam tiga lapis yakni

1. Lapis korporat secara menyeluruh seperti Direktur Utama, VP,

GM dst, artinya Public Relation diberi tugas yang amat strategis

dan mempunyai jalur langsung kepada pemegang saham top

eksekutif dan masyarakat

25
2. Lapisan bisnis atau lapisan khusus (duduk para kepala cabang

dengan kebijakan yang menyangkut pemilihan segmen pasar

atau jasa khusus

3. Lapisan fungsional (terdapat fungsi operasi, seperti keuangan,

akunting, sumber daya manusia, pemasaran dan atau bahkan

Public Relation). Pada lapisan inilah seringkali dalam prakteknya

Public Relation ditempatkan, sehingga tidak sesuai

kedudukannya dengan perannya, terutama di masa masa lalu,

seringkali terlihat Public Relation tidak dapat menjalankan

perannya secara strategis. (Firsan Nova, 2011:74)

Kedudukan Public Relation pada lapisan terakhir menjadi sangat

serba salah. Ia dituntut menjalin hubungan dengan pihak pihak yang

strategis dan sering dianggap sebagai juru bicara. Tetapi sebenarnya ia

tak lebih dari sekedar pelaksana biasa yang tidak tahu apa yang

sebenarnya terjadi di lapisan atas dan bahkan tidak tahu apakah yang

dilakukannya itu sesuai dengan aspirasi mereka. Oleh karena itu

efektivitas pekerjaan Public Relation amat tergantung pada presepsi

pemimpin perusahaan yang tercermin dari penempatan dan ruang

lingkup pekerjaan yng didelegasikan kepadanya.

Sembilan model strategic management dalam kegiatan Public Relation :

1. Tahap stakeholder : sebuah perusahaan mempunyai hubungan

dengan publiknya bilamana perilaku organisasi tersebut

26
mempunyai pengaruh terhadap stakeholder nya atau sebaliknya.

Public Relation harus melakukan survey untuk terus membaca

perkembangan lingkungannya dan membaca perilaku

organisasinya serta menganalisis konsekuen yang akan timbul.

Komunikasi yag dilakukan scara continue dengan stakeholders ini

membantu organisasi untuk tetap stabil

2. Tahap public : Publik terbentuk ketika perusahaan menyadari

adanya problem tertentu. Pendapat ini berdasarkan hasil penelitian

Grunig dan Hunt yang menyimpulkan bahwa public muncul

sebagai akibat adanya problem dan bukan sebaliknya. Dengan

kata lain public selalu eksis bilamana ada problem yang

mempunyai potensi akibat (konsekuensi) terhadap mereka. Publik

bukanlah suatu kumpulan massa umum biasa, mereka sangat

efektif dan spesifik terhadap suatu kepentingan tertentu dan

problem tertentu. Oleh karena itu Public Relation perlu terus

menerus mengidentifikasi public yang muncul terhadap berbagai

problem. Biasanya dilakukan melalui wawancara mendalam pada

suatu focus group.

3. Tahap isu : Publik muncul sebagai konsskuensi dari adanya

problem selalu mengorganisasi dan menciptakan “isu”. Yang

dimaksud isu disini bukanlah isu dalam arti kabar burung atau

kabar tak resmi yang berkonotasi negative (bahasa aslinya rum

27
4. melainkan suatu tema yang dipersoalkan . Mulanya pokok

persoalan demikian luas dan mempunyai banyak pokok tetapi

kemudian akan terjadinya kristalisasi sehingga pokoknya menjadi

lebih jelas karena pihak pihak yang terkait saling melakukan

diskusi.

5. Public Relation perlu mengantisipasi dan responsive terhadap isu

isu tersebut. Langkah ini dalam management dikenal dengan

issues management. Pada tahap ini media memegang peranan

sangat penting karena media akan mengangkat suatu pokok

persoalan kepada masyarakat dan masyarakat akan

menanggapinya. Media dapat melunakkan sikap public atau

sebaliknya meningkatkan perhatian public khususnya hot issue

yakni yang menyangkut kepentingan public yang lebih luas.

6. Public Relation perlu mengembangkan objective formal seperti

komunikasi, akurasi, pemahaman, persetujuan dan perilaku

tertentu terhadap program-program kampanye komunikasinya.

7. Public Relation harus mengembangkan program resmi dan

kampanye komunikasi yang jelas untuk menjangkau objective

diatas

8. Public Relation khususnya para pelaksana harus memahami

permasalahan dan dapat menerapkan kebijakan kampanye

komunikasi

28
9. Public Relation harus melakukan evaluasi terhadap efektivitas

pelaksanaan tugasnya untu memenuhi pencapaian objective dan

mengurangi konflik yang muncul dikemudian hari. (Rosady Ruslan,

2008:57)

Tahap 1 sampai 3 diatas adalah tahap strategis, sedangkan empat tahap

selanjutnya merupakan tahap regular yang biasanya dilakukan oleh praktisi

Public Relation.

2.5 Tahapan Kegiatan Public Relation

Scott M. Cutlip & Allen H. Center (2011 : 149) menyatakan bahwa

proses perencanaan program kerja melalui “proses empat tahapan atau

langkah-langkah pokok” yang menjadi landasan acuan untuk

pelaksanaa program kerja kehumasan adalah sebagai berikut:

1. Penelitian dan mendengarkan (Research-listening)

Dalam tahap ini, penelitian yang dilakukan berkaitan dengan opini,

sikap dan reaksi dari mereka yang berkepentingan dengan aksi

dan kebijaksanaan-kebijaksanaan suatu organisasi.setelah itu

baru dilakukan pengevaluasian fakta-fakta, dan informasi yang

masuk untuk menentukan keputusan berikutnya. Pada tahap ini

akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan

langsung dengan kepntingan organisasi, yaitu what’s our

problem? (apa yang menjadi problem kita).

2. Perencanaan dan mengambil keputusan (Planing-Decision)

29
Dalam tahap ini sikap, opini, ide-ide dan reaksi yang berkaitan

dengan kebijaksanaan serta penetapan program kerja organisasi

yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan-keinginan pihak

yang berkepentingan mulai diberikan: Here’s what we can do?

(apa yang dapat kita kerjakan).

3. Mengkomuikasikan pelaksanaan (communication-action)

Dalam tahap ini informasi yang berkenan dengan langkah-langkah

yang akan di lakukan dijelaskan sehingga mampu menimbulkan

kesan-kesan yang secra efektif dapat mempengaruhi pihak-pihak

yang di anggap penting dan berpotensi untuk memberikan

dukungan yang sepenuhnya: here’s what we did and why? (apa

yang telah kita lakukan dan mengapa begitu).

4. Mengevaluasi (Evaluation)

Pada tahapan ini, Public Relations mengadakan penelitian

terhadap hasil-hasil dari program-program kerja atau aktifitas

Public Relations yang telah dilaksanakan. Termasuk

mengevaluasi keefektifitasan dari tehnik-tehnik manajemen dan

kominukasi yang telah dipergunakan: how did we do? (bagai

mana yang telah kita lakukan). (Rosady Ruslan, 2012 : 149)

2.6 Perencanaan Program Public Relations

Rumusan perencanaan yang matang, akan menghasilkan suatu

program yang efektif. Perencanaan program Public Relations

30
didasarkan kepada fakta dan landasan berfikir yang sehat serta

memiliki kejelasan arah dan tujuan yang ingin dicapainya. Oleh karena

itu, perlu ditekankan bahwa penelitian (reaserch) merupakan hal yang

sangat fatal dalam membuat suatu perencanann program Public

Relations.

Definisi perencanaan kerja, menurut pakar Public Relations, Frank

Jefkins (1988:13), yaitu: “Public Relations consist of all forms of planned

communication outwards and inwards between an organization and its

public for the purpose of achieving specific objectives concerning

mutual understanding.”

Secara umum pengertian dari perencanaan program kerja Public

Relations yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan rencanaan

komunikasi baik kegiatan kedalam maupun keluar antaraorganisasi dan

publiknya yang tujuannya untuk mencapai saling pengertian.

Perencanaan kerja Public Relations (Public Relations work planning

program) tersebut berkaitan dengan pengertian, perencana,

perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya

perencanaan kerja Public Relations/Humas, termasuk manfaat dan

klasifikasi perencanaan kerja tersebut. Maka penjelasannya sebagai

berikut :

1. Perencana kerja Public Relation/Humas, yaitu sebagai berikut.

a. Perencana, seseorang yang memanfaatkan atau

menginterprestasikan segala informasi, materi dan data yang

31
tersedia baik secara kuantitatif maupun kualitatif untuk dianalisis,

diseleksi dan diproses sebagai bahan perencanaan kerja yang

akan datang.

b. Hasil yang akan diperoleh relevan dengan hal-hal yang berkaitan

dengan peran dan fungsi kegiatan kehumasan dalam suatu

organisasi.

2. Perencanaan kerja Public Relation/Humas

Perencanaan kerja public relations berkaitan dengan :

a. Fungsi dan teknis Manajemen Humas yang profesional, dinamis

secar proaktif.

b. Merupakan metode terbaik untuk mempersiapkan pihak

organisasi dalam menghadapi perubahan yang sering terjadi.

c. Penilaian (evaluasi) atau mereview hasil perkembangan

kegiatan masa lalu, sekarang dan masa yng akan datang.

d. Mengantisipasi dan menghadapi tantangan atau resiko yang

akan terjadi melalui proses untuk menentukan tujuan dan

sasaran jangka pendek dan panjang serta periodik dan strategis.

3. Wujud rencana kerja Public Relation/Humas

Bentuk rencana kerja Public Relation/Humas tersebut dapat

diimplementasikan sebagai berikut.

a. Rencana yang berkaitan dengan hasil atau produk (result) dari

perencanaan yang telah dilaksanakan, baik jangka pendek

maupun jangka panjang.

32
b. Rencana perancangan konsep dasar dari perencanaan kerja

Public Relation/Humas yang dirancang.

c. Rencana untuk membuat pernyataan berdasarkan dari target

yang ingin dicapai, where do we want to go? (tujuan), dan how to

get there? (strategi)

4. Perencanaan kerja Public Relation/Humas dan alasan-alasan untuk

dilakukan kegiatan Public Relation :

a. Alasan dalam kegiatan perencanaan (action plan), yaitu dapat

bersifat proaktif, reaktif, defensif, preventif, protektif dan hingga

profitabel. Misalnya, seorang Public Relation bertindak sedia

payung sebelum hujan (proaktif) atau mencari payung ketika

hujan (reaktif).

b. Alasan mengapa (why):

c. Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan lebih luas, seperti

perubahan tekhnologi, ekonomi, politik hukum dan tekhnologi.

d. Menghadapi perubahan yang lebih sempit (operasional), seperti

menghadapi persaingan, perubahan selera pelanggan, life cycle

product, sistem komunikasi, media massa, tenaga kerja dan

relesi bisnis.

e. Menciptakan tujuan yang objektif, sasaran dan target yang ingin

dicapai secara jelas dan rinci. Mampu mendefinisikan suatu

pemasalahan eksternal dan internal organisasi, menemukan

fakta (facts finding), SWOT Analysis (penentuan faktor-faktor

33
kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman), merancang

rencana kerja yang akan datang (action planning), pelaksanaan

komunikasi (communication activities) dan hingga penilaian kerja

(PR work evaluation).

5. Manfaat perencanaan kerja Public Relation/Humas

Manfaat yang diperoleh dari pembentukan rencana kerja Public

Relation atau Humas, yaitu:

a. Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu

beradaptasi terhadap lingkungan yang sering berubah-ubah.

b. Mengefektifkan dan mengefisienkan koordinasi atau kerjasama

antar departement dan pihak terkait lainnya.

c. Mengefisienkan waktu, tenaga, upaya, dan biaya.

d. Menghindari resiko kegagalan dengan tidak melakukan

perkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas dan konkret.

e. Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional

organisasi, pelaksanaan, komunikasi, target dan sasaran yang

hendak dicapai dimassa mendatang.

f. Menetapkan klasifikasi rencana kerja Public Relation/Humas,

yaitu rencana strategis (sesuai dengan kebijakan tujuan jangka

panjang), rencana tetap (reguler, yang dapat dilakukan berulang-

ulang) dan rencana tertentu (rencana jangka pendek, khusus

dan terbatas). (Rosady Ruslan, 2012 : 154-156).

34
2.7 Pengertian Citra Perusahaan dan Manfaatnya

Citra adalah bagaimana pihak lain memandang sebuah perusahaan,

seseorang, suatu komite atau suatu aktivitas. Tugas perusahaan dalam

membentuk citranya adalah dengan mengidentifikasi citra seperti apa yang

ingin dibentuk di mata publik atau masyarakatnya. Menurut Siswanto Sutojo

yang dikutip dalam buku Handbook of Public Relation (2011:63) citra

perusahaan dianggap sebagai persepsi masyarakat terhadap jati diri

perusahaan atau organisasi. Menurut Siswanto Sutojo yang dikutip

Ardianto (2011:63)

Manfaat citra perusahaan yang baik dan kuat yakni :

1. Daya saing jangka menengah dan panjang yang mantap

2. Perusahaan berusaha memenangkan persaingan pasar dengan

menyusun stategi pemasaran taktis.

3. Menjadi perisai selama krisis

4. Sebagian besar masyarakat dapat memahami atau memaafkan

kesalahan yang dibuat perusahaan dengan citra baik, yang

menyebabkan mereka mengalami krisis.

5. Menjadi daya tarik eksekutif handal, yang mana eksekutif handal

adalah aset perusahaan.

6. Meningkatkan efektivitas strategi pemasaran

7. Menghemat biaya operasional karena citranya yang baik.

35
Cara untuk mempopulerkan citra agar sesuai dengan apa yang dikehendaki

perusahaan, dapat dilakukan dengan bertahap :

1. Membentuk persepsi segmen sasaran

2. Citra yang ingin dibentuk harus mencerminkan jati diri perusahaan

yang sebenarnya, tidak lebih dan tidak kurang.

3. Memelihara persepsi

4. Upaya mempertahankan citra dengan mempertahankan pelaksanaan

program periklanan dan Public Relation sesuai dengan rencana

perusahaan.

5. Mengubah persepsi segmen pasaran yang kurang menguntungkan

6. Perusahaan yang dikelola secara profesional akan berusaha keras

mengubah persepsi segmen sasaran yang tidak menguntungkan,

dengan bebenah diri dari dalam. (M. Morissan, 2008:36)

Ada tiga jenis citra yang dapat ditonjolkan perusahaan :

1. Citra eksklusif, yaitu citra yang dapat ditonjolkan pada perusahaan-

perusahaan besar. Yang dimaksud eksklusif adalah kemampuan

menyajikan berbagai macam manfaat terbaik kepada konsumen dan

pelanggan.

2. Citra inovatif, yaitu citra yang menonjol karena perusahaan tersebut

pandai menyajikan produk baru yang model dan desainnya tidak sama

dengan produk sejenis yang beredar di pasaran.

36
3. Citra murah meriah, yaitu citra yang ditonjolkan oleh perusahaan yang

mampu menyajikan produk dengan mutu yang baik, tapi harganya

murah. (Fandy Tjiptono,2012:82)

37
BAB III

TINJAUAN PRAKTEK

3.1 Tinjauan Umum

3.1.1 Sejarah PT. NOVAPHARIN Gresik

PT. NOVAPHARIN didirikan pada tahun 1977 oleh

Bapak Drs. Hendrajaya Sugeng dengan nama Nova

Pharmaceutical Industries atau PT. NOMEFA dengan alamat Jl.

Walikota Mustajab 37-39 Surabaya. Sehubungan dengan

perkembangan industri farmasi yang diharuskan dengan

menggunakan pedoman CPOB ( Cara Pembuatan Obat yang

Baik ) maka tahun 1997 perusahaan ini dipindahkan ke Jl. Raya

Kepatihan 112, Menganti – Gresik.

Pada tahun 1998 perusahaan ini dibeli oleh Bapak

Tjomo Tjengundoro untuk dilanjutkan pembangunannya sesuai

dengan ketentuan CPOB. Adapun CPOB yang dimiliki PT.

NOVAPHARIN yaitu :

Sertifikat CPOB yang dimiliki pada tahun 2001 :

1. No. 2188/CPOB/AI/01 Sediaan Tablet Biasa Antibiotika Non

Betalaktam

2. No. 2189/CPOB/AI/01 Sediaan Tablet Biasa Non Antibiotika

38
3. No. 2190/CPOB/AI/01 Sediaan Tablet Salut Antibiotika Non

Betalaktam

4. No. 2191/CPOB/AI/01 Sediaan Tablet Salut Non Antibiotika

5. No. 2192/CPOB/AI/01 Sediaan Kapsul Keras Antibiotika Non

Betalaktam

6. No. 2193/CPOB/AI/01 Sediaan Kapsul Keras Non Antibiotika

7. No. 2194/CPOB/AI/01 Sediaan Cairan Oral Antibiotika

8. No. 2195/CPOB/AI/01 Sediaan Cairan Oral Non Antibiotika

9. No. 2196/CPOB/AI/01 Sediaan Cairan Steril Injeksi Antibiotika

10. No. 2197/CPOB/AI/01 Sediaan Cairan Steril Injeksi Non Antibiotika

Dalam rangka Mapping Industri Farmasi yang dilakukan Tim

Audit Balai POM dan Balai Besar POM pada tanggal 17-18 April

2007 kriteria yang ditetapkan terhadap pemenuhan CPOB ( CARA

PEMBUATAN OBAT YANG BAIK ) Industri PT. NOVAPHARIN

tergolong strata A

Sertifikat CPOB yang dimiliki tahun 2009 :

1. No. 2898/CPOB/A/IV/09 Bentuk Sediaan Tablet biasa Antibiotika

Penisilin

2. No. 2899/CPOB/A/IV/09 Bentuk Sediaan Kapsul Keras Antibiotika

Penisilin

3. No. 2900/CPOB/A/IV/09 Bentuk Sediaan Sirup Kering Antibiotika

Penisilin

39
Pada Tahun 2009 produk yang telah diproduksi PT. NOVAPHARIN ada 4

bentuk sediaan :

1. Sediaan tablet/kaplet ada 83 Nama dagang dan nama generik

2. Sediaan syrup ada 23 Nama dagang dan nama generik

3. Sediaan Injeksi ada 10 Nama dagang dan nama generik

4. Sediaan Kapsul ada 15 Nama dagang dan nama generic

Awal juli 2013 di bangun fasilitas Sefalosporin.

3.1.2 Lokasi Perusahaan

PT. NOVAPHARIN Gresik Berlokasi di Jl. Raya kepatihan No.

112 Menganti Gresik.

Letak sangat strategis karena berada di jalan utama menuju

Surabaya dari arah Gresik.

3.1.3 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan

antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi

atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk

mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan

jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan

yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi.

Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan

wewenang siapa kebutuhannya.

40
Pendistribusian tugas-tugas, wewenang, dan tanggungjawab

para anggota organisasi digambarkan dalam suatu struktur

organisasi. Struktur organisasi ini juga menunjukan hubungan

antara anggota organisasi. Dengan adanya struktur ini, setiap

karyawan dapat dengan jelas mengetahui tugas dan kepada siapa

karyawan tersebut bertanggung jawab. Tidak ada tugas yang

tumpang tindih ataupun beban kerja yang lebih daripada yang

seharusnya, pada akhirnya akan tercipta suasanakerja dalam

organisasi tersebut.

Organisasi adalah suatu kerangka hubungan kerja antara

individu-individu yang bekerja secara sadar untuk mencapai tujuan

yang diinginkandan wewenang, tanggungjawab dan hal-hal yang

berhubungan dengan kepentingan bersama dan untuk

dilaksanakan dalam suatu kesatuan yang utuh.

Struktur organisasi perusahaan dapat dijelaskan

sebagai berikut:

1) Dalam hubungan garis, karyawan hanya mengenal seorang

pimpinan. Karyawan tersebut hanya menerima tugas, tanggung

jawab, wewenang serta hak dari atasan tersebut. Bentuk hubungan

ini dapat dilihat pada pimpinan yang melimpahkan tugas dan

tanggung jawab pada Public Relation, dan Public Relation

mempertanggung jawabkan tugas tersebut hanya kepada pimpinan.

41
2) Beentuk hubungan staff memberikan kemudahan dalam

pengambilan keputusan karena terdapat anggota-anggota staff yang

ahlih dalam bidangnya yang memberi saran atau nasehat kepada

seorang atasan. Bentuk ini dapat dilihat pada Public Relation yang

tugasnya sebagai mediator yang memberi saran dan membantu

operational manager sesuai dengan keahlian dan hanya menerima

perintah dari pimpinan. Begitu pula dengan finance staff, yang

mengatur dan mengawasi alur keuangan perusahaan sehingga

operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik. Sementara

marketing bertanggung jawab kepada pimpinan dan memiliki

kedudukan yang sama dengan operatioanal manager dan finance

staff.

3) Bentuk hubungan fungsional memungkinkan terjadi pembagian

tugas menurut fungsi. Bentuk hubungan ini dapat dilihat pada

pembagian divisi. Berdasarkan spesialisasi tugas dan fungsi. Dalam

pelaksanaan tugas, struktur organisasi berdasarkan hubungan .

fungsional ini memerlukan berbagai syarat (kondisi), yaitu tingkat

spesialisasi dan profesionalisasi yang tinggi serta uraian tugas yang

jelas. Bentuk hubungan ini dapat dilihat pada Administrator Data

Entry, Customer Service, Gateway, dan Coordinator Project. Bentuk

struktur organisasi PT. NOVAPHARIN Gresik dapat dilihat pada

lampiran.

42
3.1.4 Tugas dan Wewenang

a. Owner

1. Memimpin perusahaan, mengkoordinasi, dan

mengawasi pelaksanaan kegiatan dibidang

operasioanal keuangan, administrasi dan jasa lainnya

dalam suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka

mencapai tujuan perusahaan.

2. Bersama dengan manager operasional merumuskan

dan menyusun peraturan, petunjuk mengenal sistem

dan prosedur yang menyangkut kegiatan perusahaan

berdasarkan kebijakansanaan yang telah disepakati.

b. Public Relation

Mengetahui secara pasti dan mengevaluasi pendapat umum

yang berkaitan dengan perusahaannyadan melayani

keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran

kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat

bersama.

c. Sekretaris

1. Mengerjakan semua tugas yang dilakukan sekretaris

secara umum misal, menyiapkan segala keperluan

pimpinan, semua yang berhubungan dengan surat-

menyurat, dll.

d. Finance Staff

43
1. Mengatur alur keuangan perusahaan

2. Membuat tagihan atau bisa disebut invoicing proses

3. Mengatur gaji karyawan

4. Membuat laporan keuangan dan bertanggung jawab

kepada pimpinan

e. Operational Manager

1. Bersama dengan pimpinan merumuskan dan

menyusun peraturan, petunjuk mengenal sistem dan

prosedur yang menyangkut kegiatan perusahaan

berdasarkan kebijaksanaan yang telah disepakati.

2. Mengatur kegiatan operasional peruahaan misal,

menentukan kurir yang mengirim, dan mengatur jalur

pengiriman ke tempat tujuan sesuai permintaan

shipper.

f. Administrator Data Entry

1. Memperoses semua data pengiriman kedalam

program komputer dengan system yang ada pada

perusahaan.

2. Membuat daily report tentang keluar-masuk barang.

g. Customer Service

1. Melayani permintaan shipper dalam pengiriman

barang.

44
2. Menampung berbagai keluhan shipper yang

kemudian diteruskan kepada tim operasional untuk di

tindak lanjuti.

h. Gateway

1. Mengawasi dan mengambil barang dari bandara ke kantor

PT. NOVAPHARIN Gresik, dan sebaliknya mengantarkan

barang dari kantor PT. NOVAPHARIN Gresik Ke bandara

untuk diproses dan dikirim ke tempat tujuan.

2. Memberi laporan masuk-keluar barang setiap hari dan

mudah di input oleh administrator data entry.

3. Coordinator Project

4. Mempertanggung jawabkan semua pekerjaan project

kepada manager operational.

3.1.5 Visi dan Misi Perusahaan

VISI

“Memproduksi obat – obatan dengan harga terjangkau dan

mendistribusi secara merata dengan kualitas yang memenuhi

persyaratan yang ditentukan oleh BPOM RI “

MISI

1. Mengembangkan Product baru

2. Mengembangkan pangsa pasar

3. Menghemat biaya

45
4. Meningkatkan produktivitas Sumber Daya Manusia

3.2 Tinjauan Khusus

3.2.1 Strategi Public Relation pada PT. NOVAPHARIN Gresik

Pada PT. NOVAPHARIN Gresik penyusun berkedudukan sebagai

Public Relation perusahaan. Public Relation berfungsi untuk menangani

hal-hal umum yang biasa dilakukan oleh Public Relation di perusahaan-

perusahaan pada umumnya.

Hal-hal umum yang terjadi berasal dari public eksternal yaitu

customer. Customer merupakan tantangan terbesar bagi Public Relation,

karena kesuksesan bisnis perusahaan tergantung dari berapa banyak

customer perusahaan. Dalam hal ini penilaian customer adalah hal penting,

agar selalu dianggap baik, maka seorang Public Relation harus tanggap

dalam menangani berita-berita yang berkembang, baik itu berita positif

maupun negatif tentang PT. NOVAPHARIN Gresik.

Tidak hanya itu di PT. NOVAPHARIN Gresik Public Relation juga

menangani hubungan internal. Berikut adalah beberapa strategi Public

Relation meliputi strategi internal dan eksternal pada PT. NOVAPHARIN

Gresik guna meningkatkan citra perusahaan :

a. Hubungan eksternal

Hubungan eksternal merupakan hubungan PT. NOVAPHARIN

Gresik dengan masyarakat. Masyarakat dalam hal ini melipui

46
konsumen, dan masyarakat umum. Walaupun tidak melakukan

promosi, mempunyai hubungan yang baik dengan masyarakat

sangatlah penting, oleh karena itu bagi PT. NOVAPHARIN Gresik,

konsumen merupakan urat nadi bagi kehidupan perusahaan. Oleh

karena itu Public Relation berusaha sebaik mungkin untuk membina

hubungan baik penuh keakraban dengan konsumen agar mereka

merasa diperhatikan dan diistimewakan. Jika terjadi keterlambatan

terkadang tidak di komunikasikan, sehingga konsumen merasa

kurang di perhatikan.

PT. NOVAPHARIN jarang mempromoskan produknya sehingga

belum banyak yang mengetahui atau mengenal PT. NOVAPHARIN.

b. Hubungan Internal

Yang dimaksud dengan hubungan internal PT. NOVAPHARIN

Gresik di dalam perusahaan, mencakup hubungan sesama

karyawan, dan karyawan dengan pimpinan. Strategi public relation

dalam hubungan sesama karyawan yaitu :

1. Mengadakan liburan bersama setiap tahun hal ini dilakukan agar

hubungan antara sesama karyawan dan pimpinan semakin akrab.

Hal ini juga bisa mengatasi kejenuhan selama bekerja.

2. Mengadakan buka bersama setiap puasa di bulan ramadhan ,

setelah sehari menahan lapar dan haus, berbuka puasa adalah

sesuatu yang sangat istimewa. Agar keistimewaan itu juga

47
diraakan di lingkungan kerja, maka berbuka puasa bersama

adalah hal yang tepat sekaligus untuk menjalin kebersamaan.

3. Mengadakan briefing pagi setiap hari senin. Hal ini di lakukan

untuk membuka jalur komunikasi antara sesama karyawan dan

pimpnan. Karena di briefing pagi diwajibkan untuk semua

karyawan menyampaikan segala keluhan atau masukan.

3.2.2 Bukti meningkatnya citra PT. NOVAPHARIN Gresik

Sumber: PT.NOVAPHARIN Gresik

3500 SDS ONS REGULER


3000
2500
2000
1500
1000
500
0
2012 2013 2014

Gambaran diatas adalah tentang volume penjualan yang selalu

meningkat setiap tahunnya dengan meningkatnya citra di PT

NOVAPHARIN Gresik.

Citra perusahaan pada PT. NOVAPHARIN Gresik

berpengaruh pada jumlah customer. Dimana semakin baik

citra perusahaan, maka jumlah customernya semakin

banyak. Sebaliknya apabila perusahaan tidak memiliki citra

48
perusahaan yang baik, maka customernya juga sedikit, pada

gambar diatas tersebut adalah grafik volume penjualan PT.

NOVAPHARIN Gresik yang selalu meningkat setiap

tahunnya, menandakan citra PT. NOVAPHARIN Gresik

dipercaya oleh semua customernya.

Setiap ada keluhan customer pad PT. NOVAPHARIN

Gresik, customer service berusaha menangani masalah

tersebut, bila masalah tersebut tidak dapat diselesaikan,

maka Public Relation yang akan mengambil alih

penanganan masalah tersebut. Pada tahun 2013 Public

Relation hampir setiap hari menangani keluhan customer.

Pada tahun 2014 Public Relation hanya menangani rata-rata

seminggu sekali. Itu menandakan berkurangnya keluhan

customer dan sebagai bukti bahwa citra PT. NOVAPHARIN

Gresik semakin meningkat.

3.2.3 Kendala yang di hadapi Public Relation pada PT.

NOVAPHARIN Gresik

Adapun kendala-kendala yang sering dihadapi Public

Relation PT. NOVAPHARIN Gresik adalah sebagai berikut :

1. Tidak ada informasi yang update dari bagian operasional

kepada Public Relation bila terjadi keterlambatan

pengiriman barang sehingga bisa menimbulkan krisis

kepercayaan dari konsumen.

49
2. Perusahaan terkadang kurang dikenal di lingkungan

masyarakat dibandingkan dengan perusahaan

kompetitor, hal ini dikarenakan pencitraan perusahaan

masih kurang luas di masyarakat..

3.2.4 Usaha-usaha untuk mengatasi permasalahan

Solusi dalam mengatasi masalah yang dihadapi, antara lain :

1. Public relation yang lebih aktif berkomunikasi dengan bagian

operasional agar cepat dan tanggap dalam mendapatkan

informasi apabila ada keterlambatan pengiriman barang

sehingga pihak Public Relation dapat memberikan penjelasan

kepada konsumen.

2. Pihak Public Relation memberikan gambaran tentang kinerja

perusahaan, keberhasilan perusahaan yang sudah dicapai

yang lebih baik dibandingkan dengan kompetitor kepada

masyarakat.

50
BAB IV

SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Setelah mengadakan pengamatan pada PT. NOVAPHARIN

Gresik, maka dapat diambil suatu simpulan bahwa Public Relation relation

meliputi internal dan eksternal strategi dapat meningkatkan citra

perusahaan. Namun ada beberapa kendala sebagai berikut :

1. Tidak ada informasi yang update dari bagian operasional kepada

Public Relation bila terjadi keterlambatan pengiriman barang

2. PT. NOVAPHARIN kurang mempromosikan perusahaan

sehingga tidak dikenal di masyarakat..

4.2 Saran

Dari simpulan diatas, penyusun dapat memberikan beberapa

saran yang mungkin dapat dijadikan bahan masukan dalam pelaksanaan

tugas-tugas Public Relation pada PT. NOVAPHARIN Gresik sebagai

berikut :

1. Sebaiknya perusahaan membuat jadwal pengiriman yang

diketahui juga oleh pihak Public Relation sehingga apabila terjadi

keterlambatan pengiriman atau pengiriman diluar jadwal pihak

Public Relation dapat segera menjelaskan kepada konsumen.

51
Dengan demikian konsumen akan tetap percaya kepada

perusahaan.

2. Hendaknya Public Relation menginfokan tentang Company

Profile perusahaan atau memberikan gambaran tertulis tentang

fakta perusahaan yang mencapai hasil maksimal terhadap

konsumen. Hal ini dimaksudkan agar citra perusahaan dikenal

luar di masyarakat.

52
DAFTAR PUSTAKA

Nova, Firsan. 2011, “Crisis Public Relation”, Jakarta Utara : PT.


Rajagrafindo Persada

Morissan, M. A 2008 “ Manajemen Public Relations” Strategi Menjadi


Humas Profesional. Penerbit Kencana Prenada Media Group, Jakarta.

Ruslan, Rosady, 2008 “ Kampanye Public Relation” Konsepsi dan


Aplikasi. Penerbit PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta.

Tjiptono, Fandy, 2008, “Pemasaran Strategik”. Yogyakarta: Penerbit


ANDY

Tjiptono, Fandy, 2012 “ Service Management” Mewujudkan Layanan


Prima. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta.

53