Anda di halaman 1dari 23

PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT

( PEMESANAN )
DI APOTEK

NAMA KELOMPOK
GRACE MARGARETHA 1504026043
IRAWATI 1504026053
KURNIYATI 1504026064
LIA FAUZIAH 1504026067
MERY MEGAWATI 1504026074
MUHAMMAD INDRA FAISAL 1504026078
NUR FAJRINA 1504026086
RIYA UTAMI 1504026096
SANTIKA SEPTI RIHANA 1504026101
SAYUTI 1504026102

FAKULTAS FARMASI DAN SAINS


JURUSAN PROGRAM STUDI APOTEKER
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PROF DR. HAMKA
2015
BAB I

PENDAHULUAN

Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan dan
tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Sarana
kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau upaya kesehatan rujukan
dan/atau upaya kesehatan penunjang. Selain itu, sarana kesehatan dapat juga dipergunakan
untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta penelitian, pengembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan. Dari uraian di atas, sarana kesehatan
meliputi balai pengobatan, pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas), Rumah Sakit Umum,
Rumah Sakit khusus, praktek dokter, praktek dokter gigi, praktek dokter spesialis, praktek
dokter gigi spesialis, praktek bidan, toko obat, apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS),
Pedagang Besar Farmasi (PBF), pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan, dan
sarana kesehatan lainnya.

Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan diperlukan perbekalan kesehatan yang meliputi


sediaan farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya, sedangkan sediaan farmasi
meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik. Dalam beberapa sarana kesehatan
itu, seperti Rumah Sakit, pabrik buatan, pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan
pengadaan, penyimpanan dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep
dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional.

Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek seleksi
dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-masing tahap pengelolaan obat
merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan demikian dimensi pengelolaan obat akan
dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat.

Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam
jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggung jawabkan, dalam waktu
dan tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.
Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu :

a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan


b. Pengadaan
c. Distribusi
d. Penggunaan

Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai :

a. Seleksi dan perumusan kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun kebutuhan perbekalan


farmasi yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya kekosongan atau
kekurangan perbekalan farmasi serta meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi
yang efektif dan efisien.
b. Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan
kesehatan.
c. Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur kepada yang
membutuhkan pada saat diperlukan.
d. Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan informasi berdasarkan
resep kepada dokter.

Seluruh unit pelayanan kesehatan bertugas merencanakan, mengadakan, mengelola,


dan mendistribusikan oba. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan yang
dibutuhkan oleh masyarakat yang disebut sebagai konsumen atau pasien. Obat yang
akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional agar jenis dan
jumlahnya sesuai sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik, meningkatkan
penggunaan yang rasional dengan harga yang terjangkau atau ekonomis.
BAB II

PEMBAHASAN

I. Pengelolaan Perbekalan Farmasi


Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2014
tentang standar pelayanan kefarmasian di apotek, pelayanan farmasi klinik di apotek
merupakan bagian dari pelayanan kefarmasian yang langsung dan bertanggung jawab
kepada pasien berkaitan dengan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan kualitas
hidup pasien.
a. Perencanaan
b. Pengadaan
c. Penerimaan
d. Penyimpanan
e. Pemusnahan
f. Pengendalian
g. Pencatatan dan Pelaporan

II. Perencanaan Perbekalan Farmasi


Suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang
berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep yang sistematis dengan urutan
yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang ditetapkan. Dalam membuat
perencanaan pengadaan sediaaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai
perlu diperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat
(Permenkes No.35 Tahun 2014).
Tujuan perencanaan pengadaan obat adalah untuk mendapatkan :
 Prakiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang mendekati
kebutuhan
 Menghindari terjadinya kekosongan obat
 Meningkatkan penggunaan obat secara rasional
 Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.

Adapun yang menjadi pedoman dalam perencanaan pengadaan obat yaitu DOEN,
formularium rumah sakit, standar terapi rumah sakit, ketentuan setempat yang
berlaku, data catatan medik, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, siklus
penyakit, sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu, serta rencana
pengembangan.

Kegiatan pokok dalam perencanaan pengadaan obat adalah:


 Seleksi atau perkiraan kebutuhan, meliputi memilih obat yang akan dibeli dan
menentukan jumlah obat yang akan dibeli.
 Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana

Ada 3 metode perencanaan perbekalan farmasi, yaitu:


 Metode Konsumsi
Metode konsumsi ini didasarkan atas analisis data konsumsi obat tahun sebelumnya
dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.
Langkah-langkah metode konsumsi yaitu :
o Langkah Evaluasi
o Evaluasi rasionalitas pola pengobatan periode lalu
o Evaluasi suplai obat periode lalu
o Evaluasi data stock, distribusi, dan penggunaan obat periode lalu
o Pengamatan kecelakaan dan kehilangan obat
Estimasi jumlah kebutuhan obat periode mendatang dengan memperhatikan :
o Perubahan populasi cakupan pelayanan
o Perubahan pola morbiditas
o Perubahan fasilitas pelayanan
Kelebihan metode konsumsi:
o Data konsumsi akurat (metode paling mudah).
o Tidak membutuhkan data epidemiologi maupun standar pengobatan.
o Jika data konsumsi dicatat dengan baik, pola preskripsi tidak berubah dan
kebutuhan relatif konstan.
Kekurangan metode konsumsi:
o Data konsumsi, data obat dan data jumlah kontak pasien kemungkinan sulit
untuk didapat.
o Tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat dan perbaikan
pola preskripsi.
o Tidak dapat diandalkan jika terjadi kekurangan stok obat lebih dari 3 bulan,
obat yang berlebih atau adanya kehilangan.
o Pencatatan data morbiditas yang baik tidak diperlukan.

 Metode Epidemiologi
Metode epidemiologi didasarkan pada pola penyakit, data jumlah kunjungan,
frekuensi penyakit dan standar pengobatan yang ada, langkah-langkah perencanaan
dalam metode ini adalah sebagai berikut:
o Susun daftar masalah kesehatan atau penyakit utama yang terjadi
o Lakukan pengelompokkan pasien
o Prinsip penggolongan umur harus sesederhana mungkin
o Tentukan frekuensi tiap penyakit per periode
o Sususn standar terapi rata-rata atau terapi ideal
o Dengan mengetahui data epidemiologi, estimasikan tipe dan frekuensi
pengobatan yang diperlukan
o Susun daftar obat yang dikuantifikasikan
o Hitung jumlah episode pengobatan untuk setiap penyakit
o Hitung safety stock atau jumlah obat diperkirakan hilang
Kelebihan metode epidemiologi:
o Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran.
o Program-program yang baru dapat digunakan.
o Usaha memperbaiki pola penggunaan obat dapat didukung oleh standar
pengobatan.
o Kekurangan metode epidemiologi:
o Memerlukan waktu yang banyak dan tenaga yang terampil.
o Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan terdapat
o penyakit yang tidak termasuk dalam daftar/tidak melapor.
o Memerlukan sistem pencatatan dan pelaporan.
o Pola penyakit dan pola preskripsi tidak selalu sama.
o Dapat terjadi kekurangan obat karena ada wabah atau kebutuhan insidentil
o tidak terpenuhi.
o Variasi obat terlalu luas

 Metode Kombinasi
Metode kombinasi merupakan kombinasi metode konsumsi dan metode epidemiologi.
Metode kombinasi berupa perhitungan kebutuhan obat atau alat kesehatan yang mana
telah mempunyai data konsumsi yang jelas namun kasus penyakit cenderung berubah
(naik atau turun).
Gabungan perhitungan metode konsumsi dengan koreksi epidemiologi yang sudah
dihitung dengan suatu prediksi (boleh prosentase kenaikan kasus atau analisa trend).
Metode kombinasi digunakan untuk obat & alkes yng terkadang fluktuatif, maka
dapat menggunakan metode konsumsi dengan koreksi-koreksi pola penyakit,
perubahan, jenis/ jumlah tindakan, perubahan pola peresepan, perubahan kebijakan
pelayanan kebijakan.

III. Pengadaan Perbekalan Farmasi


Pengadaan adalah proses penyediaan obat yang dibutuhkan di apotek dan untuk unit
pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui
pembeliaan. Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaaan farmasi, alat
kesehatan, bahan medis habis pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola konsumsi,
budaya dan kemampuan masyarakat. (Permenkes No.35 Tahun 2014).
Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasiaan maka pengadaaan sediaan farmasi
harus melalui jalur resmi melalui salesman berdasarkan barang yang tercatat pada
buku habis (defecta). Sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan berdasarkan
perencanaan dan pengadaan tersebut dilaksanakan pemesanan obat.

Sebelum melakukan kegiatan pengadaan barang, dengan memperhatikan hal-hal


berikut :
 Buku habis (buku defecta)
 Rencana anggaran belanja (anggaran pembelian)
 Pemilihan PBF yang sesuai yaitu dengan pertimbangan

a) Kriteria pedagang besar farmasi


 pelayanan yang baik dan kecepatan pengiriman
 Ketersediaan barang (lengkap/tidak/kuantitas dan kualitas barang)
 Rutinitas PBF datang ke apotek.
 Adanya program yang menguntungkan (diskon dan bonus)
 Harga barang
 Prosedur PBF (jangka waktu pembayaran yang relatif lebih panjang)
 Lokasi PBF

Pengadaan barang dapat dilakukan dengan cara:


 COD (Cash on Delivery)
 Kredit
 Konsinyasi

Pembelian dilakukan dengan tiga cara yaitu:


 Pembelian berencana
Merencanakan pembelian berdasarkan penjualan per minggu atau per bulan.
Keuntungan apotek dapat mengetahui obat-obat yang bersifat fast moving dan slow
moving sehingga memudahkan dalam pengadaan. Metode ini biasanya digunakan
untuk apotek yang telah berjalan. Cara ini biasa digunakan untuk membeli barang
yang sukar diperoleh karena PBF berada di luar kota.
 Pembelian spekulatif
Pembelian dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan dengan harapan
akan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau adanya diskon atau bonus.
Pengadaan secara spekulatif ini hendaknya harus diperhitungkan sesuai dengan
kebutuhan sehingga tidak terjadi penumpukan yang dapat menyebabkan kerugian.

 Pembelian dalam jumlah terbatas


Pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam jangka pendek atau pembelian
dilakukan jika barang habis atau menipis. Biasanya digunakan pada apotek yang baru
buka atau memiliki modal yang terbatas. Pemesanan barang (obat-obat) biasanya
melalui dua jalur yaitu melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan langsung ke
pabrik. Pada umumnya apotek lebih suka memesan kepada PBF daripada pemesanan
langsung ke pabrik. Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk pemesanan pada PBF yaitu
PBF dapat memberikan harga murah dengan kualitas baik, waktu pengiriman barang
tepat, kemungkinan adanya potongan atau bonus dan jangka waktu kredit yang cukup.

IV. Pengolonggan Obat


Penggolongan obat secara luas dibedakan berdasarkan beberapa hal, diantaranya
Penggolongan obat berdasarkan jenisnya, yaitu :
 Obat Bebas

Obat bebas dapat dijual bebas di warung kelontong, toko obat berizin,
supermarket serta apotek. Dalam pemakaiannya, penderita dapat membeli dalam
jumlah sangat sedikit saat obat diperlukan, jenis zat aktif pada obat golongan ini
relatif aman sehingga pemakainnya tidak memerlukan pengawasan tenaga medis
selama diminum sesuai petunjuk yang tertera pada kemasan obat. Oleh karena itu,
sebaiknya golongan obat ini tetap dibeli bersama kemasannya.

Di Indonesia, obat golongan ini ditandai dengan lingkaran berwarna hijau dengan
garis tepi berwarna hitam, yang termasuk golongan obat ini yaitu obat
analgetik (parasetamol), vitamin dan mineral. Ada juga obat-obat herbal tidak
masuk dalam golongan ini, namun dikelompokkan sendiri dalam obat tradisional.
 Obat Bebas Terbatas

Obat bebas terbatas adalah obat yang sebenarnya termasuk obat keras tetapi masih
dapat dijual atau dibeli bebas tanpa resep dokter, dan disertai dengan tanda
peringatan. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas terbatas adalah
lingkaran biru dengan garis tepi berwarna hitam.

Tanda peringatan selalu tercantum pada kemasan obat bebas terbatas, berupa
empat persegi panjang berwarna hitam berukuran panjang 5 (lima) sentimeter,
lebar 2 (dua) sentimeter dan memuat pemberitahuan berwarna putih sebagai
berikut:

Seharusnya obat jenis ini hanya dapat dijual bebas di toko obat berizin (dipegang
seorang asisten apoteker) serta apotek (yang hanya boleh beroperasi jika ada
apoteker, no pharmacist no service), karena diharapkan pasien memperoleh
informasi obat yang memadai saat membeli obat bebas terbatas.

Contoh obat golongan ini adalah: pain relief, obat batuk, obat pilek dan krim
antiseptik.
 Obat Keras

Golongan obat yang hanya boleh diberikan atas resep dokter, dokter gigi, dan
dokter hewan ditandai dengan tanda lingkaran merah dan terdapat huruf K di
dalamnya. Yang termasuk golongan ini adalah beberapa obat generik dan Obat
Wajib Apotek (OWA). Juga termasuk didalamnya narkotika dan psikotropika
tergolong obat keras.

Obat psikotropika adalah obat keras baik alamiah maupun sintetis bukan narkotik,
yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat
yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku.

Contoh : Diazepam, Phenobarbital

 Obat Psikotropika

Psikotropika adalah zat atau bahan baku atau obat, baik alamiah maupun
sintesis bukan narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif
pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas
mental dan perilaku

 Obat Narkotika

Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman,
baik sintesis maupun semi sintesis, yang dapat menyebabkan penurunan atau
perubahan kesadaran, hilangnya rasa mengurangi sampai menghilangkan rasa
nyeri dan dapat menimbulkan ketergantungan, yang dibedakan ke dalam
golongan-golongan sebagainya terlampir dalam undang-undang tentang
narkotika

Contoh : Morfin, Petidin


V. Pemesanan obat
 Pemesanan Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas, Obat Wajib Apotek dan Obat
Keras

Tahapan pemesanan obat

 Apoteker pengelola apotek atau asisten apoteker membuat surat pesanan


kepada pedagang besar farmasi menggunakan surat pesanan rangkap dua (satu
rangkap untuk pedagang besar farmasi dan satu rangkap untuk apotek). Surat
pesanan Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas, Obat Wajib Apotek dan Obat
Keras harus ditandatangani oleh Apoteker pengelola apotek denga
mencantumkan nama dan nomor surat izin pengelola apotek.
 Pemesanan obat dapat dilakukan melalui telepon ke pedagang besar farmasi
atau dititipkan kepada sales pedagang besar farmasi tersebut

 Pemesanan Obat prekursor

Tahapan pemesanan obat :

 Apoteker pengelola apotek atau asisten apoteker membuat surat pesanan


kepada pedagang besar farmasi menggunakan surat pesanan rangkap dua (satu
rangkap untuk pedagang besar farmasi dan satu rangkap untuk apotek). Surat
pesanan obat prekursor harus ditandatangani oleh Apoteker pengelola apotek
denga mencantumkan nama dan nomor surat izin pengelola apotek.
 Pemesanan obat prekursor hanya dapat dilakukan secara langsung ke sales
pedagang besar farmasi, tidak dapat melalui telepon.

 Pemesanan obat psikotropika

Tahapan pemesanan obat psikotropika

 Apoteker pengelola apotek atau asisten apoteker membuat surat pesanan


kepada pedagang besar farmasi menggunakan surat pesanan rangkap dua (satu
rangkap untuk pedagang besar farmasi dan satu rangkap untuk apotek). Surat
pesanan obat psikotropika harus ditandatangani oleh Apoteker pengelola
apotek denga mencantumkan nama dan nomor surat izin pengelola apotek.
 Pemesanan obat psikotropika hanya dapat dilakukan secara langsung ke sales
pedagang besar farmasi, tidak dapat melalui telepon.

 Pemesanan obat narkotika

Tahapan pemesanan obat narkotika

 Pemesanan sediaan narkotika menggunakan Surat Pesanan Narkotik yang


ditandatangani oleh Apoteker pengelola apotek.
 Membuat surat pesanan khusus narkotika rangkap empat. Satu lembar Surat
Pesanan Asli dan dua lembar salinan Surat Pesanan diserahkan kepada
Pedagang Besar Farmasi yang bersangkutan sedangkan satu lembar salinan
Surat Pesanan sebagai arsip di apotek.
 Satu surat pesanan hanya boleh memuat pemesanan satu jenis obat (item)
narkotika
 Pemesanan dilakukan ke PT. Kimia Farma Trade and Distribution (satu
satunya PBF narkotika yang legal di indonesia)
 Pemesanan obat narkotika hanya dapat dilakukan secara langsung ke sales
pedagang besar farmasi, tidak dapat melalui telepon.

VI. Penerimaan Obat


 Penerimaan Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas, Obat Wajib Apotek dan Obat
Keras
 Obat yang datang dari pedagang besar farmasi diterima bersama dengan
fakturnya
 Dilakukan pengecekan antara pesanan obat yang dipesan dengan obat yang
datang
 Pengecekan yang dilakukan berupa ED, jumlah, jenis dan kondisi fisik obat
yang datang
 Surat pesanan ditandatangi dan di cap stempel apotek
 Penerimaan Obat prekursor, psikotropika dan narkotika
 Penerimaan obat prekursor, psikotropika dan narkotika dari pedagang besar
farmasi harus diterima oleh apoteker pengelola apotek atau dilakukan
dengan sepengetahaun APA
 Obat yang datang dari pedagang besar farmasi diterima bersama dengan
fakturnya
 Dilakukan pengecekan antara pesanan obat yang dipesan dengan obat yang
datang
 Pengecekan yang dilakukan berupa ED, jumlah, jenis dan kondisi fisik obat
yang datang
 Surat pesanan ditandatangi dan di cap stempel apotek
BAB III

KESIMPULAN

a. Dalam perencanaan dan pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis
habis pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan
masyarakat.
b. Berdasarkan perencanaan dan pengadaan dilakukan pemesanan obat yang dilakukan
di padagang besar farmasi jalur resmi dan seuai dengan undang – undang yang
berlaku, dengan tujuan untuk menjamin sediaan obat dn pelayanan berkualitas.
c. Alur pemesanan obat setiap jenisnya berbeda-beda.
d. Apoteker pengelola apotek sangat berperan dalam pemesanan obat, hal itu bisa dilihat
dari setiap pemesanan dan penerimaan obat memerlukan tanda tangan apoteker
pengelola apotek.
Lampiran

Contoh surat pesanan

Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas, Obat Wajib Apotek dan Obat Keras
Contoh surat pesanan

Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas, Obat Wajib Apotek dan Obat Keras
Contoh surat pesanan obat prekursor
Contoh surat pesanan obat prekursor
Contoh Surat Pesanan Obat Psikotropika
Contoh Surat Pesanan Obat Psikotropika
Surat Pesanan obat Narkotika
Surat Pesanan obat Narkotika