Anda di halaman 1dari 16

SIAP Kontraktor

INTEGRATED PROJECT COST CONTROL


through the internet

PLAN
EXECUTE
MONITORING
CONTROL
FORECAST
for every single activity of your projects

PT. PARAMA SOLUSI INDONESIA


www.siapkontraktor.co.id
www.kanti.co.id
1 Perusahaan
Jasa Konstruksi - Kontraktor

Karakteristik perusahaan jasa konstruksi khususnya kontraktor sangat spesifik, karena


sifatnya sangat berbeda dengan perusahaan jasa yang lain. Sifat spesifik tersebut
ditandai oleh faktor-faktor sebagai berikut :

1. Merupakan suatu bisnis dengan resiko yang tinggi, penuh dengan ketidakpastian dan
dengan prosentase laba yang relatif rendah.
2. Pasar sangat dikuasai oleh pembeli karena mereka bebas memilih kontraktor yang
dianggap paling menguntungkan.
3. Kepentingan pembeli sangat dilindungi dengan adanya : konsultan pengawas, bank
garansi, asuransi, prosedur kompetisi dan adanya sanksi berupa penalti terhadap
kontraktor, dilain pihak kepentingan kontraktor hampir tidak dilindungi sama sekali.
4. Harga jual atau nilai kontrak bersifat tetap, sedangkan biaya produksi mempunyai
sifat yang sangat fluktuatif.
5. Standard mutu dan jadwal waktu pelaksanaan ditetapkan oleh pembeli.
6. Proses konstruksi yang selalu berubah akibat dari lokasi dan hasil karya perencanaan
yang selalu berbeda karakteristiknya.
7. Reputasi dari kontraktor sangat mempengaruhi pengambilan keputusan dari
pembeli.

Tolak ukur kesuksesan perusahaan Kontraktor dapat dilihat dari kinerja yang
dihasilkannya. Semakin tinggi kinerja perusahaan tersebut maka akan semakin sukses
juga perusahaannya.

Indikator sukses bisa dilihat dari kemampuan perusahaan untuk :

1. Menghasilkan laba.
2. Kemampuan untuk tumbuh dan berkembang.
3. Kemampuan untuk mendapatkan proyek yang berkelanjutan.
4. Kemampuan untuk bersaing dengan perusahaan lain.

Meningkatkan laba dapat dilakukan dengan menambah kontak/omzet dan secara


bersamaan menekan biaya. Biaya dapat ditekan dengan cara melakukan efisiensi
disegala bidang serta melakukan kontrol dan pengendalian yang baik.

SIAP Kontraktor - 1
Biaya proyek dibagi atas 5 (lima) kelompok utama yang dikenal dengan istilah BUASO –
Bahan, Upah, Alat, Subkon dan Overhed. Pengendalian biaya akan dapat berjalan
dengan baik bila dimulai dengan membuat RAP (Rencana Anggaran Pelaksanaan) yang
terperinci, dilanjutkan dengan monitoring yang terus menerus dari waktu ke waktu
sampai proyek seleai 100%. Dengan monitoring yang baik akan cepat diketahui bila
terjadi penyimpangan. Proyek yang terkendali diharapkan bisa menghasilkan laba sesuai
dengan target yang diharapkan.

SIAP Kontraktor - 2
2 Manfaat
Teknologi Informasi

Kemajuan yang telah dicapai manusia dalam bidang Teknologi Informasi merupakan
sesuatu yang patut kita syukuri karena dengan kemajuan tersebut telah memudahkan
manusia dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan. Penerapan Teknologi Informasi
dalam lingkungan kerja diharapkan dapat meningkatkan efisiensi biaya dan waktu.

Pengertian Teknologi Informasi dibedakan dalam dua bagian utama yaitu Hardware dan
Software. Komputer canggih model terbaru dengan kapasitas besar dan jaringan
internet yang super cepat tidak akan banyak berarti kalau tidak dilengkapi dengan
software yang memadai. Bila komputer hanya dipakai sebagai sarana untuk
menjalankan Microsoft Excel dan Microsoft Word tentu Investasi yang dikeluarkan tidak
akan mendapat manfaat yang memadai.

Untuk mendapatkan manfaat yang lebih optimal dari penerapan Teknologi Informasi,
perusahaan harus memakai berbagai aplikasi untuk meningkatkan kinerja berbagai
departemennya.

Perusahaan yang sudah memahami keuntungan dari Teknologi Informasi akan


menggabungkan semua aplikasi yang dipakai secara terintegrasi dalam sebuah sistem
yang dikenal dengan istilah ERP (Enterprise Resource Planning) dan terkoneksi melalui
jaringan LAN di kantor maupun jaringan internet (Cloud Computing) sehingga bisa
diakses oleh semua karyawannya dimanapun berada.

SIAP Kontraktor - 3
3 Enterprise Resource Planning (ERP)
SIAP Kontraktor

Sistem Informasi Management Perusahaan Kontraktor meliputi :

1. Sistem Informasi Akuntansi


2. Sistem Informasi Manajemen Material
3. Sistem Informasi Manajemen Proyek
4. Sistem Informasi Manajemen Peralatan (Equipment)
5. Sistem Informasi Manajement Aset
6. Sistem Informasi HRD

SIAP Kontraktor telah mengakomodir semua Sistem Informasi tersebut diatas secara
TERINTEGRASI dan ONLINE melalui jaringan internet (Cloud Computing).

Dari 50 (lima puluh) item check-list dibawah ini, modul apa saja yang sudah digunakan
secara Terintegrasi dan Online pada perusahaan Anda?

No Ketersediaan Sistem Informasi/Aplikasi Ada Tidak


1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Keuangan
3. Pengelolaan Data Karyawan
4. Riwayat Jabatan Karyawan
5. Riwayat Pendidikan Karyawan
6. Riwayat Kursus dan Pelatihan Karyawan
7. Absensi Karyawan Kantor
8. Absensi Karyawan Proyek
9. Pengelolaan Aset dan Perhitungan Penyusutan
10. Pengelolaan Peralatan Berat/Kendaraan Proyek
11. Riwayat Perbaikan Peralatan Berat/ Kendaraan Proyek
12. Permintaan Pembelian Bahan Proyek
13. Permintaan Pembelian Bahan Kantor
14. Permintaan Pembelian Bahan Workshop
15. Pembuatan Purchase Order (Proyek/Kantor/Workshop)
16. Acc PO dari Smart Phone
17. Input Barang Masuk di Proyek dengan Smart Phone
18. Pembuatan PO Jasa (Kantor/Workshop)
19. Pengelolaan Hutang Pemasok Bahan

SIAP Kontraktor - 4
20. Pengelolaan SPK Upah Mandor
21. Pengelolaan SPK Sewa Alat
22. Pengelolaan SPK Subkontraktor
23. Pengelolaan Hutang Pemasok SPK
24. Pengelolaan Kas Proyek secara Online
25. Pengelolaan Stok Barang disemua gudang secara Online
26. Monitoring Stok barang dari HP
27. Informasi Progress Pekerjaan Proyek secara Online
28. Monitoring Progres Proyek dari Smart Phone
29. Pengelolaan Photo Proyek secara Online
30. Pengambilan Photo dengan Smart Phone dan simpan ke Server
31. Pembuatan Jurnal Otomatis dari Pemakaian Kas Proyek
32. Pembuatan Jurnal Otomatis dari Bahan Masuk
33. Pembuatan Jurnal Otomatis dari Opname SPK
34. Pembuatan Jurnal Otomatis dari Pemakaian Bahan
35. Pengelolaan Daftar Analisa Biaya Pekerjaan (BOW/SNI)
36. Pembuatan RAP Proyek secara Online dan Multi User
37. Peta lokasi Proyek ditampilkan dalam Google Maps
38. Peta alamat Pemasok ditampilkan dalam Google Maps
39. Peta alamat Karyawan ditampilkan dalam Google Maps
40. Monitoring Realisasi Biaya Proyek secara Online
41. Monitoring PO – Bahan Masuk-Jurnal-Tagihan-Pembayaran
42. Monitoring SPK – Opname-Jurnal-Tagihan-Pembayaran
43. Riwayat Harga Satuan PO per item Bahan
44. Riwayat Harga Satuan Upah per item Pekerjaan
45. Riwayat Harga Satuan Sewa Alat per item Alat
46. Riwayat Harga Satuan Subkon per item Alat Pekerjaan
47. Proteksi input/edit data Proyek perbulan
48. Proteksi input/edit data Akunting perbulan
49. Prediksi Biaya sampai selesai Proyek – Cost to Complete
50. Laporan Laba/Rugi Per Proyek

Dengan aplikasi yang lengkap diharapkan kinerja dan kompetensi SDM meningkat,
sejalan dengan itu diharapkan berdampak positif pula terhadap kinerja perusahaan.

SIAP Kontraktor - 5
4 Membuat RAP
Rencana Anggaran Pelaksanaan
Pembuatan RAP atau Rencana Anggaran Pelaksanaan sebuah proyek gunanya sebagai
pedoman dalam melaksanakan proyek. Dalam RAP seyogyanya harus tergambar dengan
terperinci berapa macam bahan yang diperlukan untuk proyek tersebut, dan berapa
banyak volume setiap bahan dan perkiraan harga satuan masing-masing bahan tersebut.
Selain kebutuhan bahan, juga harus dihitung kebutuhan biaya lain yang terdiri dari biaya
Upah, Alat, Subkon dan Overhead (BUASO).

Pembuatan RAP sebaiknya dilakukan dengan cepat agar bisa segera dipakai sebagai
pedoman pelaksanaan, untuk proyek besar dengan item pekerjaan yang sangat banyak,
tentu untuk menyelesaikan pekerjaan ini dibutuhkan sumber daya yang besar pula.
Untuk mengantisipasi hal tersebut SIAP Kontraktor sudah di-design sedemikian rupa
sehingga bisa dipakai oleh banyak user secara online menggunakan jaringan internet.

Membuat aktifitas proyek dalam bentuk WBS (Work Breakdown Structure) dari lingkup
pekerjaan yang tertera dalam BoQ. Data ini bisa di-export ke server SIAP dengan mudah.
Dapat dilihat dari video berikut ini: http://kanti.co.id/presentasi/video_01.html
dan untuk melihat lihat Daftar Pekerjaan dan RAP melalui browser klik disini

SIAP Kontraktor - 6
5 Daftar Analisa Biaya
Satuan Pekerjaan
Setiap kegiatan dalam suatu proyek mengandung unsur BUASO (Bahan, Upah, Alat,
Subkontraktor dan Overhead). Untuk menghitung rencana biaya suatu pekerjaan (Work)
atau kegiatan (Activity) harus dimulai dengan menentukan berapa unsur bahan, upah,
alat yang dibutuhkan serta menentukan atau menetapkan harga satuan untuk tiap-tiap
komponen pekerjaan. Tahun 1921 pemerintah Hindia Belanda mengeluarkan buku
pedoman analisa biaya atau BOW (Burgelijke Openbare Werken) yang bertujuan untuk
membantu menghitung biaya bahan dan upah pekerjaan. Karena dewasa ini tata cara
perhitungan dengan menggunakan BOW dirasa tidak sesuai, maka pemerintah melalui
Pusat Penelitian dan Pengembangan Perumahan pada tahun 1987 sampai tahun 1991
melakukan penelitian untuk mengembangkan analisa tersebut. Dari hasil penelitian
tersebut telah menghasilkan produk analisa biaya konstruksi yang telah dikukuhkan
sebagai Standar Nasional Indonesia (SNI) pada tahun 1991-1992. Pada tahun 2001 dikaji
kembali untuk disempurnakan dengan sasaran yang lebih luas yaitu bangunan gedung
dan perumahan, sehingga SNI tersebut berjudul Analisa Biaya Konstruksi Bangunan
Gedung dan Perumahan. Penentuan kebutuhan komponen BUASO untuk setiap
pekerjaan bisa berpedoman pada BOW atau SNI dan bisa juga dengan perhitungan
matematis dan didukung dengan data yang bersumber dari pengalaman nyata
dilapangan.

Program SIAP Kontraktor menyediakan sebuah modul khusus yang mengelola


pembuatan Daftar Analisa Biaya Pekerjaan. Modul ini akan sangat membantu
perhitungan RAP, karena user cukup mengambil analisa yang sesuai dari daftar yang
tersedia, sedangkan harga satuan BUASO ditetapkan pada masing-masing proyek.

SIAP Kontraktor - 7
6 Permintaan Bahan
Secara Online dari Proyek

Sebelum setiap pekerjaan mulai dilaksanakan, Project Manager dan teamnya harus
menghitung ulang kebutuhan bahan yang diperlukan untuk setiap tahapan pelaksanaan,
dengan tujuan agar pelaksanaan pekerjaan tidak terkendala dan bisa berjalan dengan
lancar. Fasilitas Permintaan Bahan dari Proyek difasilitasi dengan sebuah modul yang
bisa diakses secara online. Dengan modul ini bisa dimonitor permintaan bahan untuk
setiap item pekerjaan. Bila ternyata permintaan kebutuhan bahan setelah dihitung
ulang lebih besar dari volume RAP, maka perlu otorisasi untuk mengijinkan pembuatan
PO yang melebihi RAP tersebut. Dengan demikian bisa dievaluasi sebab-sebab apa yang
menyebabkan kebutuhan bahan melebihi RAP, bisa saja karena memang volume RAP
yang kurang akurat waktu dihitung, atau koefisian Analisa biaya yang dipakai Estimator
berbeda dengan yang dipakai oleh team proyek.

Dengan modul permintaan Bahan secara online akan didapat banyak keuntungan,
antara lain waktu yang lebih cepat, tidak dibutuhkan formulir khusus yang harus dikirim
secara fisik, seluruh data permintaan bahan akan terkumpul manjadi satu tabel di server
dan banyak keuntungan lainnya.

SIAP Kontraktor - 8
7 Pembuatan
PO Bahan – Purchase Order
Pembuatan PO sudah merupakan suatu keharusan dalam pengelolaan pengadaan
bahan, untuk pengendalian biaya bahan tentu volume yang boleh dibeli harus mengacu
pada volume yang sudah direncanakan dalam RAP. Biaya bahan umumnya merupakah
biaya yang paling dominan dalam sebuah proyek konstruksi, oleh karena itu maka
pengendalian biaya bahan menjadi sangat penting dalam tujuan mencapai laba yang
sudah direncanakan.
Volume bahan yang di PO kan dan harga yang ditetapkan harus disetujui oleh pihak-
pihak yang diberi wewenang untuk menyetujuinya. Untuk itu Modul ACC-PO dalam SIAP
Kontraktor dirancang sedemikian rupa agar mudah dipakai dan bisa dilakukan pada
komputer desktop atau juga secara mobile dengan menggunakan Smart Phone atau
Komputer Tablet (iPad). Dengan kemudahan ACC ini diharapkan setiap PO baru bisa
diprint dan diserahkan ke Pemasok bila telah di ACC. Management perusahaan juga bisa
memonitor selisih waktu antara tanggal PO dibuat dengan tanggal di ACC.
Dengan data PO yang terpusat dalam sebuah sistem, tentu banyak keuntungan yang
didapat. SIAP Kontraktor dapat menampilkan riwayat harga pembelian setiap item
barang untuk jangka waktu tertentu. Pihak terkait dapat memonitor perjalanan PO
sejak diterbitkan, di-acc, bahan dikirim, pembuatan jurnal barang masuk, penagihan
oleh pemasok sampai tagihan PO tersebut dibayar.
ACC PO bisa
dilakukan dari
Tablet dari mana
saja, walaupun
sedang tidak
sedang di Kantor.

SIAP Kontraktor - 9
8 Input Bahan Masuk di Proyek
Melalui Smart Phone
Sebuah sistem informasi akan berhasil guna dan mendapat manfaat yang optimal bila
data diinput tepat waktu. Data bahan masuk merupakan data yang sering tidak diinput
tepat waktu, hal ini akan menyebabkan modul berikutnya tidak bisa berjalan dan
memberikan informasi yang sangat diperlukan. Data persediaan bahan tidak akan
memberikan informasi yang akurat. Informasi hutang (belum ditagih) pada pemasok
juga tidak mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Menyadari akan pentingnya
masalah input data bahan masuk, maka SIAP Kontraktor telah menyediakan Modul
Input Data Bahan Masuk melalui Smart Phone, sehinga setiap ada pengiriman bahan
dari pemasok bisa segera diinput oleh penerima gudang melalui Smart Phonenya. Untuk
melihat cara Input Bahan Masuk di Proyek silakan klik disini

Informasi stok bahan di gudang proyek sangat penting untuk selalu dimonitor, karena
kekurangan bahan sedikit saja akan membuat suatu pekerjaan tidak bisa diselesaikan
dengan baik. SIAP Kontraktor juga menyediakan modul untuk memonitor Stok Gudang
melalui Smart Phone dan bisa diakses oleh user yang sudah diberi hak akses saja.

SIAP Kontraktor - 10
9 Monitoring Stok Barang
Melalui Internet
Informasi stok barang umumnya dikelola dengan membuat Kartu Stok, sekarang Anda
bisa melihat kartu stok semua barang pada semua gudang yang tersebar di seluruh
proyek secara mudah dari Smart Phone atau Tablet. Hal ini bisa terwujud karena semua
data tersimpan dalam sebuah server yang dapat diakses secara online menggunakan
jaringan internet. Dengan pengelolaan stok barang yang terkendali akan manghasilkan
efisiensi biaya dan waktu. Kadang-kadang karena kekurangan satu barang kecil saja,
sebuah pekerjaan batal dilaksanakan. Hal ini terjadi karena informasi stok barang hanya
bisa diketahui dengan cara melihat kartu stok pada gudang yang bersangkutan.

SIAP Kontraktor - 11
10 Sistem Manajemen Proyek
SIAP Kontraktor
Tujuan utama sebuah sistem, agar suatu organisasi berjalan lebih baik. Software SIAP
Kontraktor merupakan sebuah sistem yang bertujuan mengelola aktivitas perusahaan
jasa konstruksi yang terkait dengan Akuntansi, Keuangan, Purchasing, Logistik, Bagian
Anggaran, Pelaksanaan Proyek dan Pengelolaan Peralatan, sehingga dapat menghasilkan
LABA yang maksimum.

Rencana Laba Laba

Realisasi Biaya
Rencana Biaya
Nilai Kontrak

Pelaksanaan

Kegagalan proyek pada umumnya disebabkan oleh kesalahan pada saat perencanaan,
ditambah kegagalan saat pelaksanaan dan minimnya pengawasan pada saat pelaksanaan.
Kegagalan dan kesuksesan suatu proyek dapat dipastikan dari cara bagaimana sebuah
team proyek mengelola proyek. Mengelola proyek berskala kecil, menengah dan besar
pada dasarnya sama semua dapat diukur dari kesiapan team dalam menjabarkan 5
(lima) hal yaitu Scope, Time, Cost, Quality & Risk yang akan digunakan dalam
implementasi proyek.
Jika Scope pekerjaan dijelaskan secara detail sampai aktivitas yang mudah terkontrol
dengan batasan quality yang dipilih, waktu pelaksanaan dan biaya dapat diukur dengan
ketersediaan anggaran dan analisa terhadap resiko yang mungkin timbul. Apabila ke 5
(lima) hal tersebut dilaksanakan dengan baik, bisa dipastikan pelaksanaan proyek dapat
dilaksanakan dengan baik karena detail dari tiap aktivitas dijabarkan dengan baik, team
proyek tinggal mengikuti pada saat implementasi. Selanjutnya kesuksesan suatu proyek
juga harus dilaksanakan dengan pengawasan yang pelaksanaannya disepakati oleh
seluruh team proyek pada awal perencanaan proyek dengan membuat standard
pengendalian yang jelas. Pengendalian bisa dilaksanakan bertahap sesuai dengan tahapan
proyek, waktu, biaya dan mutu, hal ini harus sesuai dengan perencanaan serta
memperhatikan kondisi external proyek.

SIAP Kontraktor - 12
Biaya dalam sebuah proyek terdiri dari 5 (lima) kelompok utama:
1. Bahan
2. Upah
3. Alat
4. Subkon
5. Overhead
Untuk mencapai LABA Maksimum, maka setiap kelompok biaya harus dikelola
sedemikian rupa agar BIAYA Minimum. SIAP Kontraktor dapat melakukan fungsi
pengendalian untuk mencapai target.

SIAP Kontraktor - 13
11 Monitoring
Progres dan Biaya Proyek
Monitoring adalah kata kunci dalam aktifitas pengendalian, monitoring bisa dilakukan
dengan mengamati secara langsung setiap aktifitas pekerjaan dan juga bisa dilakukan
dengan mangamati data yang sudah dikumpulkan dari seluruh aktifitas yang terjadi
pada pelaksanaan proyek. Data yang wajib dikumpulkan adalah sbb:

1. Data bahan yang dikirim ke proyek


2. Data pemakaian bahan pada setiap pekerjaan
3. Data kemajuan pekerjaan SPK Mandor
4. Data realisasi pemakaian alat
5. Data kemajuan pekerjaan sub kontraktor
6. Data realisasi biaya overhead
7. Data progres setiap item pekerjaan
8. Photo yang menggambarkan kemajuan pekerjaan

Dengan SIAP Kontraktor, seluruh data akan diolah menjadi informasi yang mudah
dibaca, sehingga setiap penyimpangan yang terjadi dapat segera diketahui dan
selanjutnya dilakukan berbagai perbaikan agar target Laba tetap bisa dicapai.

SIAP Kontraktor - 14
Informasi Global dari sebuah proyek bisa di breakdown sesuai WBS (Work Breakdown
Structure) sampai ke item pekerjaan yang paling kecil.

Dengan memahami perbandingan antara progres dan biaya pada setiap item pekerjaan,
maka dapat ditentukan langkah antisipasi sedini mungkin.

SIAP Kontraktor - 15

Beri Nilai