Aspectos Esenciales en La Gestión de Datos Con Excel

Curso/taller de Gestión y Procesamiento de datos con Excel
Unidad I: Aspectos esenciales en

la gestión de datos con Excel
Sesión 1: Mover Datos con Excel
Utilizar hojas de cálculo sencillas es una buena manera de tomarle la mano a Excel. Pero en el mundo real, a
menudo se necesitan hojas de cálculo más complejas - que puedan crecer y cambiar, a medida que se obtiene
mayor información. Por ejemplo, en una hoja de cálculo de gastos, es posible que deseemos agregar el nombre de
las tiendas en las cuales se realizaron las compras, o puede que deseemos cambiar el orden de las columnas. Para
hacer cambios como estos, es necesario agregar unas cuantas habilidades más a nuestro repertorio de Excel.
Este capítulo trata acerca de los aspectos básicos en la modificación de hojas de cálculo, incluyendo cómo
seleccionar celdas, cómo mover datos de un lugar a otro, y cómo cambiar la estructura de una hoja de cálculo. Lo
que aprenda aquí lo hará un maestro en la manipuleo de hojas de cálculo.
Seleccionar Celdas
Primero lo primero: Antes de poder realizar cambios en una hoja de cálculo existente, es necesario seleccionar las
celdas que desea modificar. Felizmente, seleccionar celdas en Excel es fácil. Se puede hacer de muchas maneras, y
vale la pena aprenderlas todas. Diferentes técnicas de selección son útiles en diferentes situaciones, y dominando
todas ellas tendrá la capacidad de transformar el aspecto de cualquier hoja de cálculo en cuestión de segundos.
Selección de Rangos Continuos

El tipo de selección más simple que se puede hacer es una selección de rango continuo. Un rango continuo es un
bloque de celdas que tiene la forma de un rectángulo, tal como se muestra en la Figura 1-1. La forma más fácil
para seleccionar un rango continuo es hacer clic en la celda superior izquierda que desee y, a continuación,
arrastrar el ratón hacia la derecha (para seleccionar más columnas) o hacia abajo (para seleccionar más filas). A
medida que avanza, Excel resalta las celdas seleccionadas. Una vez que selecciona todas las celdas que desea,
suelte el botón del ratón. Ahora se puede realizar una acción como; copiar el contenido de las celdas
seleccionadas, dar formato a las celdas, o pegar nuevos valores en las celdas.
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Figura 1-1
Cuadro arriba: Las tres celdas seleccionadas (A1, B1, y C1) cubren los títulos de las columnas.
Cuadro abajo: Esta selección abarca las nueve celdas que componen el resto de la hoja de cálculo. Observe que Excel no resaltar la
primera celda seleccionada. De hecho, Excel sabe que la ha seleccionado (como se puede ver por el grosor del borde negro que lo
rodea), pero le da un fondo blanco para indicar que se trata de la celda activa. Al empezar a escribir, Excel inserta el texto en esta celda.
En la sencilla hoja de gastos del ejemplo, se podrían seleccionar las celdas de la fila superior y luego aplicar negrita
para que los títulos de las columnas se destaquen. (Seleccione los tres celdas superiores y presione Ctrl + N, o
seleccione Inicio → Fuente → Negrita.)
Excel ofrece algunos atajos útiles para seleccionar rangos continuos de celdas:
 En lugar de hacer clic y arrastrar el ratón para seleccionar un rango, se puede utilizar una técnica de dos
pasos: En primer lugar, haga clic en la celda superior izquierda. A continuación, mantenga presionada la tecla
Shift (o Mayús) y haga clic en la celda ubicada en la esquina inferior derecha del área que desea seleccionar.
Excel pone de relieve todas las celdas en el medio. Esta técnica funciona incluso si ambas celdas no se
encuentran visibles al mismo tiempo; simplemente vaya hasta la segunda celda usando la barra de
desplazamiento, y asegurarse de no hacer clic en otra celda en el camino.
 Para seleccionar una columna completa, haga clic en el encabezado ubicado en la parte superior de la
columna (como se muestra en la Figura 1-2). Por ejemplo, para seleccionar la segunda columna de la tabla,
haga clic en el cuadro gris "B" ubicado encima de la columna. Excel selecciona todas las celdas de esta
columna, de inicio a fin hasta la fila 1.048.576.
 Para seleccionar una fila completa, haga clic en el encabezado numérico en el extremo izquierdo de la fila.
Por ejemplo, puede seleccionar la segunda fila haciendo clic en el cuadro gris "2" a la izquierda de la fila. Excel
selecciona todas las celdas de esta fila hasta la columna XFD.
 Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo, haga clic en el triángulo situado en la esquina
superior izquierda, inmediatamente a la izquierda de los títulos de las columnas y por encima de los
encabezados de fila.
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Figura 1-2
Cuadro arriba: Haga clic en un encabezado de columna para seleccionar toda la columna. Cuadro del medio: Haga clic en un número de
fila para seleccionar una fila completa. Cuadro abajo: Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo, haga clic en el triángulo
situado en la esquina superior izquierda.
 Para seleccionar varias columnas adyacentes, haga clic en el encabezado de la columna más a la izquierda y
arrastre el ratón hacia la derecha hasta que seleccione todas las columnas que desee. A medida que arrastra
el ratón, aparecerá un tooltip o comentario que indica el número de columnas que ha seleccionado. Por
ejemplo, si selecciona tres columnas, el tooltip muestra el texto "3C" (C significa "columna").
 Para seleccionar varias filas adyacentes, haga clic en el encabezado de la fila superior y luego arrastre el ratón
hacia abajo hasta que seleccione todas las filas que desee. Al arrastrar el ratón, un tooltip indica el número de
filas que ha seleccionado. Por ejemplo, si selecciona dos filas, el tooltip muestra el texto "2F" (F significa
"fila").
Consejo Cuando selecciona varias filas o columnas de una hoja de cálculo, asegúrese de hacer clic entre los bordes (izquierdo y
derecho) del encabezado de columna, y no hacer clic en el borde. Al hacer clic en el borde de una cabecera de columna, se termina
modificando el tamaño de la columna en lugar de hacer una selección.
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Un gran truco de cálculo

Excel proporciona una herramienta de cálculo realmente ingeniosa en la barra de estado. Sólo tiene que seleccionar dos
o más celdas y mirar abajo en la barra de estado; y verá el número de celdas seleccionadas (el recuento) junto con su
suma y promedio (tal como se muestra en la Figura 1-3).
Para elegir qué cálculos aparecen en la barra de estado, haga clic-derecho en cualquier lugar de la barra de estado y, a
continuación, en el menú que aparece, seleccione una de las siguientes opciones:
 Promedio. El promedio de los números o fechas seleccionadas.
 Recuento. El número de celdas seleccionadas que contienen algún tipo de contenido (en otras palabras, las celdas
que no están en blanco).
 Recuento Numérico. El número de celdas seleccionadas que contienen números o fechas.
 Mín. El número o la fecha con el menor valor en el rango de celdas seleccionadas (por fecha, esto significa la fecha
más antigua)
 Máx. El número o la fecha con el mayor valor en el rango de celdas seleccionadas (por fecha, esto significa la fecha
más cercana)
 Suma. La suma de los números seleccionados. Aunque podemos utilizar la función Suma con fechas, sumar fechas
genera números sin sentido.
Si selecciona celdas que tienen tanto la fecha y la información numérica, la mayor parte de los cálculos de la barra de
estado no funcionará correctamente. ¿Por qué? Excel se tropezaría cuando le pida hacer un cálculo basado en números
y fechas reales. Esto se debe a que almacena internamente los valores de fecha como números, y una combinación de
fecha y números le da un resultado que, por desgracia, en realidad no significa nada.
Figura 1-3
La barra de estado muestra los resultados de varias operaciones matemáticas clásicas. Aquí, se ve el recuento, promedio, y la suma de
las celdas seleccionadas.
En la versión 2013 de Excel, si selecciona un grupo de celdas que no están completamente en blanco (tiene que
tener al menos dos valores), un pequeño icono aparece junto a la esquina derecha inferior de su selección. Este
icono se denomina “Etiquetas inteligentes de Análisis Rápido” (“Quick Analysis smart tag”). Haga clic en él, y una
pequeña ventana se abre con accesos directos a algunas de las características más populares de Excel, como
sumas, formato condicional, y gráficos.
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Selección de Rangos Discontinuos

En algunos casos, es posible que desee seleccionar celdas discontinuas (también conocidas como celdas no
adyacentes o no contiguas), lo que significa que no forman un rectángulo limpio. Por ejemplo, es posible que
desee seleccionar las columnas A y C, pero no la columna B. O bien es posible que desee seleccionar un puñado de
celdas dispersas en toda la hoja de cálculo.
El truco para la selección de celdas no contiguas es la tecla Ctrl. Todo lo que necesita hacer es seleccionar las
celdas que desee mientras mantiene presionado Ctrl. Puede seleccionar celdas individuales mediante Ctrl- Clic en
ellos, y se puede seleccionar varios bloques de celdas en diferentes partes de una hoja haciendo clic y arrastrando
el ratón mientras mantiene pulsada la tecla Ctrl. También es posible combinar la tecla Ctrl con cualquiera de los
accesos directos discutidos anteriormente para seleccionar columnas o filas enteras. Excel resalta las celdas que
seleccione (a excepción de la última celda, que, como se muestra en la Figura 1-4, la cual no se resalta porque se
convierte en la celda activa).
Figura 1-4
Esta figura muestra una selección no contigua que incluye cuatro celdas (A1, B2, C3, y B4). Excel no resalta la última celda seleccionada
(B4), porque ésta es la celda activa. Este comportamiento es un poco diferente de una selección continua, en el que la primera celda
que se selecciona siempre es la celda activa. Con una selección no contigua, la última celda seleccionada se convierte en la celda activa.
De cualquier manera, la celda activa es todavía una parte de la selección.
Selección Automática de celdas

Excel proporciona un atajo ingenioso que puede ayudarle a seleccionar una serie de celdas sin arrastrar el ratón o
presionar Shift+ Clic en ninguna celda. Se llama Auto Selección de celdas, y su poder especial es seleccionar todos
los valores de las celdas de una fila o columna dada hasta que encuentra una celda vacía.
Para utilizar Auto Selección de celdas, siga los siguientes pasos:
1. Muévase a la primera celda que desea seleccionar. Antes de avanzar, debe decidir en qué dirección desea
extender la selección.
2. Mantenga presionada la tecla Shift. Haga doble clic en cualquier borde de la celda activa correspondiente a la
dirección en la que desea hacer la Selección automática. Por ejemplo, para seleccionar las celdas debajo de la
celda activa, haga doble clic en su borde inferior. (Sabrá que está en lo correcto cuando el puntero del ratón
cambia a una flecha de cuatro direcciones).
3. Excel completa su selección automáticamente. Con Selección automática se selecciona cada celda en la
dirección que elija hasta que llega a la primera celda en blanco. No selecciona la celda en blanco (o cualquier celda
más allá de esta).
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Selección de celdas con el Teclado

El ratón puede ser una manera intuitiva para navegar por una hoja de cálculo y seleccionar celdas. También puede
ser una tremenda aspiradora de tiempo, en especial para los mecanógrafos con dedos ágiles que han crecido
aficionados a los atajos de teclado que les permiten acelerar a través de acciones en otros programas.
Afortunadamente, también puede utilizar los atajos de teclado con Excel. Uno que le permita seleccionar las
celdas de una hoja de cálculo. Sólo tiene que seguir los siguientes pasos:
1. Mueva el cursor a la primera celda que desea seleccionar. Cualquiera que sea la celda de comienzo, esta se
convierte en el punto de anclaje a partir del cual crece su selección. Piense en esta celda como la esquina de un
rectángulo que está a punto de dibujar.
2. Mantenga pulsada la tecla Shift y, utilizando las teclas de flechas de desplazamiento, mueva hacia la derecha
o hacia la izquierda (para seleccionar más columnas) o hacia abajo o hacia arriba (para seleccionar más filas). En
lugar de mantener presionada la tecla Shift, puede presionar una vez F8, el cual activa el modo de ampliar y
muestra el texto "Ampliar selección" en la barra de estado. A medida que avanza, Excel selecciona celdas como si
estuviera presionada la tecla Shift. Una vez que termine de marcar su rango, desactive el modo de ampliar
pulsando F8 de nuevo.
Consejo Si realmente desea realizar un poco de magia de selección, puede arrojar uno de los métodos abreviados de teclado más
poderosos de Excel. Utilice las teclas Ctrl + Espacio para seleccionar una columna entera, o Shift + Espacio para seleccionar una fila
completa. O utilice la notable Ctrl + Shift + Espacio, que selecciona un bloque que incluye la celda actual y todas las celdas contiguas
cercanas (deteniéndose sólo en los bordes donde encuentra una celda en blanco). Por último, puede presionar Ctrl + Shift + Espacio dos
veces en una fila para seleccionar toda la hoja.
Hacer una selección de rangos discontinuos es casi tan fácil. El truco es cambiar entre el “modo de ampliar” y otro
modo llamado “modo agregar”. Sólo tiene que seguir los siguientes pasos:
1. Mueva el cursor a la primera celda que desea seleccionar. Se pueden añadir celdas a un rango discontinuo uno
a la vez o añadir varios rangos continuos. De cualquier manera, se empieza con la primera celda que desea
seleccionar.
2. Presione F8. Esta tecla activa el modo de ampliar y muestra "Ampliar selección" en la barra de estado.
3. Para seleccionar más de una celda, utilice las teclas de flecha de desplazamiento para ampliar la selección. Si
lo que desea es seleccionar la celda activa actualmente, no necesita hacer nada más; ya está listo para pasar a la
siguiente etapa. Cuando desea agregar todo un bloque de celdas, puede marcar su selección ahora. Recuerde, en
este momento todavía está seleccionando un rango continuo. En los pasos que siguen, podrá agregar varios
rangos continuos distintos para realizar una selección discontinua.
4. Pulse Shift + F8 para agregar las celdas resaltadas a su rango discontinuo. Al presionar Shift + F8, se cambia al
modo agregar, y se ve el texto "Agregar a la selección" en la barra de estado.
5. Ahora tiene dos opciones: Puede repetir los pasos 1 a 4 para añadir más celdas a la selección, o puede
realizar una acción en la selección actual, como la aplicación de un nuevo formato. Puede repetir los pasos 1 a 4
tantas veces como sea necesario para añadir a su rango discontinuo. Estas nuevas celdas (ya sean celdas o grupos
de celdas individuales) no necesitan estar cerca entre sí o relacionados de alguna manera con las otras celdas que
selecciona. Si decide que no quiere hacer nada con su selección después de todo, presione F8 dos veces, una para
mover de nuevo en el modo extendido y otra vez para volver al modo normal. Ahora, la próxima vez que se pulsa
una tecla de flecha, Excel libera la selección actual.
Consejo También puede utilizar el teclado para activar la Selección Automática. Sólo tienes que presionar la tecla Shift y utilizar una de
los atajos de combinaciones de teclas para salta automáticamente en un rango de celdas. Por ejemplo, cuando se mantiene presionada
la tecla Shift + Ctrl + tecla de flecha de desplazamiento, saltará automáticamente a la última celda ocupada de la fila actual con todas
las celdas en el medio seleccionadas.
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Seleccionando la función “Ir a”

La función “Ir a” de Excel nos permite saltar de una posición en una celda a otra. Un secreto de Excel poco conocido le
permite también utilizar la función “Ir a” para seleccionar un rango de celdas.
Funciona así: Comience en la celda superior izquierda del rango que desea seleccionar. Abra la ventana “Ir a”
seleccionando en la cinta de opciones: Inicio → Modificar → Buscar y seleccionar → “Ir a” o pulsando la teclas Ctrl + I.
Escriba la dirección de la celda inferior derecha en la selección que desea resaltar. Ahora, aquí está el secreto: Mantenga
pulsada la tecla Shift al hacer clic en el botón Aceptar. Esta acción le dice a Excel para seleccionar el rango de celdas a
medida que se mueve a la nueva celda.
Por ejemplo, si se inicia en la celda A1 y utiliza la ventana “Ir a” para saltar a la celda B3, deberá seleccionar un bloque de
seis celdas: A1, A2, A3, B1, B2, y B3.
Mover Celdas
Una de las razones más comunes para seleccionar un grupo de celdas en una hoja de cálculo es para copiarla o
moverla de un lugar a otro. Excel es el campeón en la operación básica de cortar y pegar, y le da mejoras que le
permiten hacer cosas como arrastrar y soltar bloques de celdas y copiar varias selecciones al Portapapeles.
Antes de empezar a arrastrar los datos de un lugar a otro, aquí hay algunos puntos a tener en cuenta:
 Excel le permite cortar o copiar una sola celda o un rango continuo de celdas. Normalmente, cuando se corta
o se copia una celda, todo lo que va con ella, incluyendo los datos y formatos. Pero Excel también permite
copiar los datos sin formatear (o incluso sólo el formato). Aprenderemos acerca de esas opciones más
adelante.
 Al pegar celdas en la hoja de cálculo, usted tiene dos opciones básicas: pegar las celdas en una nueva área, en
un espacio en blanco de la hoja de cálculo, o pegar las celdas en un lugar que ya contiene datos. En el
segundo caso, Excel sobrescribe las celdas existentes con los datos recién pegados.
 Cortar y copiar celdas funciona casi exactamente de la misma manera.
 La única diferencia es que cuando se corta y pega información (en oposición a copiar y pegarla), Excel borra
los datos de origen. Sin embargo, no elimina las celdas de origen de la hoja de cálculo, sólo las deja vacía.
Método Simple de Cortar-Pegar o Copiar-Pegar

A Seguir se detalla el procedimiento básico para cualquier operación de copiar y pegar, o cortar y pegar:
1. Seleccione las celdas que desea cortar o copiar. Puede utilizar cualquiera de los trucos que aprendió en la
sección anterior para seleccionar un rango continuo de celdas. (No se puede cortar y pegar selecciones
discontinuas). Cuando se quiere cortar o copiar una única celda, sólo muévase a la celda.
2. Si desea cortar la selección, seleccione en la cinta de opciones: Inicio → Portapapeles → Cortar (o Ctrl + X).
Para copiar la selección, seleccione en la cinta de opciones: Inicio → Portapapeles → Copiar (o Ctrl + C). Excel
resalta la selección con un borde de marquesina o recuadro (Figura 1-5), llamado así porque parpadea como las
luces parpadeantes de una marquesina. Al mismo tiempo, el texto "Seleccionar el destino y presione ENTRAR o
elija Pegar" aparece en la barra de estado.
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Figura 1-5
En este ejemplo, ha copiado el rango de celdas A1 a A4. El siguiente paso es posicionar el cursor donde desea pegar las celdas y luego
pulsa Enter para completar la operación. Excel trata las operaciones de cortar y copiar de la misma manera. En ambos casos, la
selección se mantiene en la hoja de cálculo, rodeado por el borde de marquesina. Al cortar las celdas, Excel no vacía las celdas
originales hasta que se pega las celdas cortadas en otro lugar.
3. Colóquese sobre la posición en la que desea pegar las celdas. Si ha seleccionado una sola celda, pase a la celda
en la que desea colocar los datos. Si ha seleccionado varias celdas, muévase a la esquina superior izquierda de la
zona en la que desea pegar la selección. Si tiene datos debajo o a la derecha de la celda, Excel sobrescribirá estas
celdas con el contenido a pegar.
Es perfectamente aceptable pegar sobre los datos que está copiando. Por ejemplo, puede hacer una selección que
consiste en las columnas A, B y C y pegar la selección a partir de la columna B. En este caso, los datos pegados
aparecen en las columnas B, C y D, y Excel sobrescribe el contenido original en estas columnas (aunque el
contenido original permanece en la columna a).
Consejo En algunos casos, desea pegar sin sobrescribir parte de la hoja de cálculo. Por ejemplo, es posible que desee pegar una
columna en una nueva posición y traslada todo lo demás fuera del camino. Para realizar este truco, necesita utilizar el comando
“Insertar celdas copiadas”.
4. Pegue los datos seleccionando en la cinta de opciones: Inicio → Portapapeles → Pegar (o presione Ctrl + V o
Enter con el teclado). Si está cortando y pegando datos, Excel mueve los datos originales de la hoja de cálculo
antes de pegarlo en la nueva ubicación.
Si está copiando y pegando información, Excel muestra un icono Portapapeles pequeño en la esquina inferior
derecha de las celdas pegadas, con el texto "(Ctrl)" al lado de él. Haga clic en este icono para obtener un menú de
opciones de pegado especial (que se describen más adelante).
Método rápido de Cortar-Pegar o Copiar-Pegar

Si desea contar con una forma muy rápida de cortar y pegar datos, utilice la función de arrastrar y soltar celdas de
Excel. La cual funciona de la siguiente manera:
1. Seleccione las celdas que desea mover. Arrastre el puntero sobre el bloque de celdas que desea seleccionar.
2. Haga clic en el borde del cuadro de selección y no suelte el botón del ratón. Sabrá que está en el lugar
correcto cuando el puntero del ratón cambie a una flecha de cuatro puntas. Puede hacer clic en cualquiera de los
bordes, pero no haga clic en la esquina.
3. Arrastre el cuadro de selección hasta su nueva ubicación. Si desea copiar (no mover) el texto, mantenga
pulsada la tecla Ctrl mientras arrastra. Al arrastrar, un cuadro de color gris claro muestra donde Excel pegará las
celdas.
4. Suelte el botón del ratón para mover las celdas. Si suelta las celdas en una región que se solapa con otros
datos, Excel le pide que se asegure de que desea sobrescribir las celdas existentes. Esta opción no se encuentra
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disponible con las operaciones sencillas de cortar y pegar. (Excel utiliza esta opción con las operaciones de
arrastrar y soltar, porque es muy fácil soltar inadvertidamente las celdas en el sitio equivocado, especialmente
cuando usted todavía está acostumbrando a esta función).
Consejo Excel tiene un truco de arrastre oculto que impresiona incluso a los usuarios más experimentados. Para usarlo, siga los pasos
indicados anteriormente, pero haga clic en el borde del cuadro de selección con el botón derecho del ratón en lugar de la izquierda. Al
soltar el botón del ratón para finalizar la operación, aparecerá un menú emergente con una gran cantidad de opciones. Con este menú,
puede realizar una copia en lugar de un movimiento, cambiar las celdas existentes fuera del camino, o utilizar una opción de pegar
especial para copiar los valores, formatos o enlaces
Preguntas Frecuentes
Signos de número misteriosos
¿Qué significa cuando veo ####### en una celda?
Una serie de signos de número es la manera en que Excel le dice que una columna no es suficientemente ancha para
mostrar el número o la fecha que contiene (véase la Figura 1-6). A veces, estos signos aparecen cuando se copia un
número grande en una celda estrecha.
El problema aquí es que Excel necesita una cierta cantidad de espacio para mostrar el número. No es aceptable mostrar
sólo los primeros dos dígitos del número 412, por ejemplo, debido a que se verá completamente diferente un número
41. Sin embargo, Excel recortará cifras decimales, si puede, lo que significa que se mostrará 412.22344364 como
412.223 en una columna estrecha, mientras que almacena el valor total detrás de escena. Pero cuando una columna es
demasiado estrecha para ajustarse a un número entero, o si se establece un número necesario de posiciones decimales
para una celda y la columna es demasiado estrecha para acomodarlo, Excel muestra los signos de número a marcar el
problema
Afortunadamente, el problema es de fácil solución, simplemente coloque el puntero del ratón en el borde derecho de la
cabecera de la celda y arrastre hacia la derecha para ampliar la columna. Con tal de que ampliado la columna lo
suficientemente, el número que falta vuelve a aparecer. Para una solución más rápida, haga doble clic en el borde
derecho de la columna para que automáticamente se ensanche lo suficientemente.
Por lo general no ve este error la primera vez que se introduce la información porque Excel cambia automáticamente el
tamaño de las columnas para dar cabida a cualquier número que escriba. El problema es más probable que surja si
achica una columna después, o si se corta algunas celdas numéricas de una amplia columna y la pega en una mucho más
estrecha. Para verificar el origen del problema, debe ir a la celda en cuestión y luego activar la barra de fórmulas para
ver el número completo o la fecha. Excel no utiliza los signos de número con celdas con texto-si esas celdas no son lo
suficientemente grandes como para contener sus datos, las palabras simplemente se dispersan sobre la celda adyacente
(si se encuentra en blanco) o se truncan (si la celda adyacente tiene contenido).
Hay otra situación que puede causar que una celda muestre #######. Si crea una fórmula que resta un tiempo de otro, y
el resultado es un valor negativo de tiempo, se ve la misma serie de signos numéricos. Pero en este caso, el cambio de
tamaño de columna no ayuda.
Figura 1-6
La celda C4 almacena un número ancho en una columna demasiado estrecha. Si desea ver el número detrás de los signos de número
debe desplazarse a la celda y echar un vistazo a la barra de fórmulas (el cual es 10.042,01), o bien ampliar la columna estableciendo un
ancho más razonable.
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Trucos Elegantes de Pegado

Cuando se copian celdas, todo viene en el viaje, incluyendo texto, números, y el formato. Por ejemplo, si copia
una columna que tiene una celda llena de texto en negrita y varias otras células llenas de cifras en dólares
(incluyendo el signo de dólar), al pegar esta columna en su nueva ubicación, los números todavía tienen el signo
de dólar y el texto aún tendrá el formato de negrita. Si desea cambiar este comportamiento, puede utilizar una de
las opciones de pegado elegantes de Excel.
Por su cuenta, estas opciones pueden parecer intimidante complejas. Pero Excel ofrece ayuda con una función de
vista preliminar de pegado para ver que celdas se verán cuando realmente pegue en la hoja de cálculo.
Así es como puede probar estas funciones. En primer lugar, copie las celdas de la forma habitual. (No las corte, o
la función Pegado especial no funcionará.) A continuación, pase a la celda que desea pegar la información,
selecciones en la cinta de opciones: Inicio → Portapapeles, y haga clic en la flecha desplegable de la parte inferior
del botón “Pegar”. Se verá un menú completo de diminutas imágenes, cada una de las cuales representa un tipo
diferente de pegad (véase la Figura 1-7).
Aquí es donde las cosas se ponen interesantes. Al pasar sobre una de estas fotos (sin hacer clic en él), el nombre
de la opción de pegado aparece, y Excel muestra una vista previa de cómo los datos pegados se verán en la hoja
de cálculo. Si está satisfecho con el resultado, haga clic en la foto para terminar el pegado. De lo contrario, mueva
el ratón sobre una opción diferente a la vista preliminar de sus resultados. Y no se convence con ninguna de las
opciones puede cancelar todo haciendo clic en cualquier celda de la hoja de trabajo, en cuyo caso la vista previa
desaparece y la hoja de cálculo vuelve a su estado anterior.
Figura 1-7
En este ejemplo, los datos originales se encuentran en las celdas C1 a C6. La vista previa del pegado de celdas se muestra en E1 a E6. Se
observa la vista previa de Excel para la opción “Pagar valores”, que copia todos los números en una selección, pero ninguna parte del
formato. Puede desplazarse a una opción de pegado diferente y obtener una vista diferente o haga clic en una celda de la hoja de
cálculo para detener la vista previa y cancelar la operación de pegado.
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Al copiar las celdas de Excel (en comparación con los datos de otro programa), la lista de las opciones de pegado
incluye 14 opciones dispuestas en tres grupos. El primer grupo, denominado Pegar, incluye las siguientes
opciones:
 Pegar. Esta opción es la misma que una operación normal de pegado, y se pega ambos formato y números
 Fórmulas. Esta opción pega sólo el contenido de las celdas sin formato; números, fechas y texto. Si el rango
de origen incluye algunas fórmulas, Excel también copia las fórmulas.
 Formato de fórmulas y números. Esta opción es similar a la de fórmulas, a excepción de que sólo conserva el
formato de los números que se copian. De esta manera, Excel retendrá signos de monedas, signos de
porcentaje, y separadores de miles en los números, pero no copiará el formato de las fuentes, colores y
bordes.
 Mantener formato de origen. Esta opción copia todos los datos y el formato de una celda. De hecho, es la
misma que la opción Pegar ordinaria, por lo que es un menor de edad peculiaridad de Excel.
 Sin bordes. Esta opción copia todos los datos y el formato (al igual que un pegado ordinario), excepto que no
tiene en cuenta ningún borde dibujado alrededor de las celdas.
 Mantener ancho e columnas de origen. Esta opción copia todos los datos y el formato (al igual que un
comando Pegar), y adicionalmente ajusta también las columnas en la región pegada para que coincidan con
el ancho de las columnas de origen.
 Transponer. Esta opción invierte su información antes de que se peguen, por lo que todas las columnas se
convierten en filas y las filas se convierten en columnas. La figura 1-8 muestra un ejemplo.
Figura 1-8
Con la opción de transponer (desde la ventana Pegado Especial), Excel pega la tabla en la parte superior y transpone en la parte
inferior.
El Segundo grupo de opciones de pegado, denominado “Pegar valores”, incluye tres opciones:
 Valores. Esta opción pega sólo el contenido de las celdas; números, fechas y texto sin formato. Si el rango de
origen incluye fórmulas, Excel pega el resultado de esas fórmulas (el número calculado), pero no las fórmulas
reales.
 Formato de valores y números. Esta opción copiará el contenido de la celda y la configuración de formato
que controlan la forma en que aparecen los números. Si el rango de origen incluye fórmulas, Excel pega el
resultado calculado de esas fórmulas, pero no las fórmulas reales.
 Formato de valores y origen. Esta opción es la misma que una operación normal de pegado, excepto que no
copia fórmulas. En lugar de ello, se pega el resultado calculado de cualquier fórmula.
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El tercer grupo de opciones de pegado, denominado “Otras opciones de pegado”, incluye cuatro opciones un
poco más especializadas y un poco menos comunes:
 Formato. Esta opción aplica el formato de la selección de origen, pero en realidad no copiar ningún dato.
 Pegar vínculo. Esta opción pega un enlace en cada celda que apunta a los datos originales. (En comparación,
un pegado ordinario crea una copia duplicada del contenido de origen.) Si se utiliza esta opción y luego
modifica un valor en una de las celdas de origen, Excel modifica automáticamente también la copia. (De
hecho, si usted echa un vistazo más de cerca a las celdas copiadas en la barra de fórmulas, usted encontrará
que no contienen los datos reales. En su lugar, contienen una fórmula que apunta a la celda de origen. Por
ejemplo, si pegar la celda A2 como un vínculo en la celda B4, a continuación, la celda B4 contiene la
referencia = A2.
 Imagen. Esta opción pega una foto de la celda. Excel inserta la imagen en la hoja de cálculo, con el formato y
los bordes. De hecho, esta imagen se ve casi igual que los datos en Excel. La única manera de saber que no
son datos es haciendo clic en él. A diferencia de los datos ordinarios de Excel, no se puede editar los datos de
una imagen, estando limitado a cambiar su tamaño, arrastrar la imagen a otra posición en la hoja de cálculo,
y cambiar los bordes.
 Imagen vinculada. Esta opción es similar a la anterior, a excepción de que Excel regenera la imagen siempre
que modifique los valores o el formato de las celdas de origen. De esta manera, la imagen siempre coincide
con las celdas de origen. Expertos de Excel a veces usan esta función para crear un resumen que muestra las
partes importantes de una hoja de cálculo masiva en un solo lugar. Pero en las manos equivocadas, esta
característica es un truco que podría generar confusión.
En la parte inferior de las opciones de pegado se encuentra un comando llamado “Pegado especial”. Esto nos lleva
a otra ventana, con opciones de pegado más amplias. Vamos a echarles un vistazo más adelante.
Una vez que se haya familiarizado con las diferentes opciones de pegado, no es necesario confiar en la cinta para
usarlos. En su lugar, se puede utilizarla después de una operación normal de copiar y pegar. Después de insertar
sus datos (con la tecla Enter o el uso de la combinación de teclas Ctrl + V), busque el icono pequeño pegado que
aparece cerca de la esquina inferior derecha de la región pegada (este icono es conocido con el nombre de
etiqueta inteligente.) Si hace clic en el icono (o pulsa la tecla Ctrl), Excel abre un menú (Figura 1-9) con el mismo
conjunto de las opciones de pegado visto anteriormente.
Figura 1-9
El icono de pegado aparece después de cada operación de pegado, que le permite controlar una serie de opciones, incluyendo si el
formato de la celda coincide con las celdas de origen o de destino. Puede cambiar el tipo de pegado que se utiliza hasta obtener
exactamente el resultado que desea. La única desventaja es que este menú no tiene la misma función de vista previa que ofrece la
cinta.
Atención El icono de pegado aparece sólo después de realizar una operación de copiar y pegar, no una operación de cortar y pegar.
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Pegado Especial
Las opciones de pegado en la cinta de opciones son prácticas y de gran alcance. Pero Excel tiene aún más opciones
de pegado para aquellos que tienen la necesidad. Para todas las opciones, seleccione en la cinta de opciones:
Inicio → Portapapeles → Pegar → Pegado especial, para que se abra la ventana “Pegado especial” que muestra
una gran cantidad de opciones de pegado (Figura 1-10).
Figura 1-10
La ventana de Pegado especial le permite elegir exactamente lo que Excel pega, y aplicar algunos otros ajustes. El gran inconveniente es
que no obtiene una vista previa, y algunas de las opciones son menos claras. En este ejemplo, Excel realizará un pegado normal.
Muchas de las opciones de la ventana de Pegado especial se encuentran duplicadas con el menú desplegable del
botón “Pegar” en la cinta de opciones. Sin embargo, la ventana de Pegado especial le permite hacer algunas cosas
que la cinta no, tales como:
 Comentarios. Seleccione la opción “Comentarios” en la sección “Pegar”, y a continuación haga clic en
Aceptar. Esto deja de lado todo el texto y el formato, pero copia cualquier comentario que haya añadido a las
celdas.
 Validación. Selección la opción “Validación” en la sección “Pegar”, y a continuación haga clic en Aceptar. Esto
deja de lado el texto y el formato, pero copia la configuración de validación aplicada a las celdas.
 Combinar celdas de origen y destino. Puede seleccionar todo en la sección “Pegar”, y seleccionar sumar,
restar, multiplicar o dividir de la sección de “Operación” y haga clic en Aceptar. Por ejemplo, si decide restar y
pegar el número 4 en una celda que tiene actualmente el número 6, Excel cambia la celda a 2 (porque 6-2=4).
 Abstenerse de copiar celdas en blanco. Puede seleccionar todo en la sección “Pegar”, y activar la casilla de
verificación "Saltar blanco" en la parte inferior de la ventana, y luego haga clic en Aceptar. Ahora, si una de
las celdas que está copiando está en blanco, Excel los ignora y deja el contenido de la celda de destino
intacto.
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Sesión 2: Gestión de Lista de datos con Tablas de

Excel
La cuadricula de Excel al igual que la ventana principal otorga mucha libertad para organizar su información. Como
hemos visto anteriormente, las tablas de datos pueden asumir una variedad de formas y tamaños: desde hojas de
cálculo complejas para realizar el seguimiento de gastos, a una simple lista platos que unos invitados están
trayendo a una cena compartida.
Algunas tablas son sofisticadas, con múltiples niveles, subtotales e información resumida. Sin embargo, en
muchos casos, su tabla consiste en nada más que una larga lista de datos, con una sola fila en la parte superior
para los encabezados (descriptivos) de las columnas. Estos tipos de tablas son tan comunes que Excel proporciona
un conjunto de funciones diseñadas exclusivamente para la gestión de los mismos. Estas herramientas le permiten
controlar el orden de las tablas, buscar y filtrar la información con sólo un par de clics del ratón. Excel incluso
incluye un grupo de funciones expresamente diseñadas para analizar la información en las tablas. Pero antes de
poder utilizar cualquiera de estas herramientas, tiene que convertir su tabla en una tabla estructurada.
En esta sesión, aprenderá más sobre, lo que es exactamente una tabla estructurada, cómo crearla, y cómo hacer
uso de todas sus funciones y accesorios.
Atención. No se deben confundir las tablas estructuradas con la variable “tabla de datos...” que se utiliza en el “Análisis Y si”. Estas
tablas tienen un apodo similar, pero nada más en común.
Conceptos básicos acerca de las Tablas

Una tabla de Excel realmente no es nada más que una manera de almacenar un montón de información acerca de
un grupo de elementos. Cada elemento ocupa una fila separada, y diferentes tipos de información sobre el
elemento residen al lado del otro en las columnas adyacentes. En la terminología de bases de datos, las filas son
registros y las columnas de información son campos. Por ejemplo, los registros podrían representar a los clientes,
y los campos podrían contener cosas como nombre, dirección, historial de compras, y así sucesivamente.
Las tablas de Excel tienen una serie de ventajas con respecto a los datos en una hoja de cálculo ordinaria:
 Crecen y decrecen de forma dinámica. A medida que se agregan datos a las filas y columnas adyacentes, la
tabla crece para incluir estas nuevas celdas. Y conforme cambia el tamaño de la tabla, las fórmulas que
utilizan la tabla se ajustan en consecuencia. En otras palabras, si usted tiene una fórmula que calcula la suma
de una columna en una tabla, el rango que utiliza la función SUMA() se expande cuando se agrega un nuevo
registro a la tabla.
 Han incorporado inteligencia. Puede seleccionar rápidamente las filas y columnas, aplicar un orden
personalizado, y la búsqueda de registros importantes. Y si se agrega una fórmula para una fila, Excel rellena
todas las demás filas, incluidas las nuevas filas que se agregan posteriormente.
 Sobresalen al tratar con grandes cantidades de información. Si necesita manejar grandes cantidades de
información, podría encontrar la disposición de los datos en una hoja de cálculo ordinaria un poco engorrosa.
Si ponemos la misma información en una tabla, se puede aplicar filtros a medida, lo que significa que solo son
visibles los registros que le interesan.
 Lucen bastante bien. Gracias a los estilos de tabla, puede rápidamente dar formato a las tablas contando con
una amplia variedad de colores, añadir líneas de división, y utilizar formato de bandas (sombreado que
aparece en filas alternas).
 Pueden vincularse a bases de datos. Las tablas son perfectamente útiles en hojas de cálculo independientes,
pero también pueden duplicarse como herramientas indispensables para navegar por la información en una
base de datos.
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Crear una Tabla

Crear una tabla es fácil. Así es como se hace:
1. Seleccione la fila en la que desea que la tabla inicie. Si va a crear una nueva tabla, la primera fila de la hoja de
cálculo es un buen lugar para comenzar. (Siempre se puede desplazar la tabla hacia abajo poniendo el cursor en la
fila superior, y luego seleccionando en la cinta de opciones: Inicio → Celdas → Insertar → Insertar filas de hoja.)
Esta primera fila de la tabla es donde se introduce los encabezados de las columnas que desea utilizar, tal como se
explica en el siguiente paso.
Atención. Tenga cuidado al colocar contenido en las celdas directamente debajo de la tabla. Si la tabla se expande demasiado abajo, se
encontrará peleando con estas celdas completadas. Aunque se puede usar comandos como Inicio → Celdas → Insertar → Insertar filas
de hoja, para añadir un poco de espacio extra cuando las cosas se ponen un poco apretadas, siempre es mejor empezar con bastante
espacio para operar.
2. Introduzca los encabezados de las columnas de la tabla; un encabezado de columna para cada categoría que
desea crear. Si lo desea, puede comenzar a agregar algunas entradas debajo de los encabezados de columna (en
la fila directamente debajo de los encabezados de las columnas). O simplemente pasar directamente al siguiente
paso para crear la tabla.
Consejo. Para crear la tabla perfecta, es necesario dividir los datos en categorías. Por ejemplo, si usted está construyendo una tabla de
nombres y direcciones, es probable que desee columnas para mantener la información estándar que se ve en todas los formularios:
Nombre, Apellido, Calle, Ciudad, y así sucesivamente. Las columnas que se crean son la base de toda la búsqueda, orden y filtro que
vaya a hacer después. Por ejemplo, si usted tiene columnas de nombre y ciudad, puede ordenar los contactos por nombre o por ciudad.
3. Asegúrese de que el cursor se encuentra en algún lugar dentro de la tabla (funciona bien si se encuentran en
alguna celda en las filas de encabezados de columnas), y luego seleccione en la cinta de opciones: Insertar →
Tablas → Tabla. Excel analiza las celdas cercanas y, a continuación, selecciona todas las celdas que cree son parte
de la tabla. Una vez que Excel determina los límites de la tabla, la ventana de Crear tabla aparece, tal como se
muestra en la Figura 1-11.
Figura 1-11
La ventana Crear tabla muestra las referencias de celda para el rango seleccionado en ese momento. En este ejemplo, la selección
incluye sólo los encabezados (no hay datos aún). Puede escribir un nuevo rango. O bien, haga clic en el icono de la hoja de cálculo en el
extremo derecho del cuadro de rango de celdas y luego seleccione las celdas que desee en la hoja de cálculo.
4. Asegúrese de que la casilla de verificación "La tabla tiene encabezados" está activada. Esta opción le indica a
Excel que está utilizando la primera fila sólo para los encabezados de columna. A continuación, haga clic en
Aceptar. Excel transforma las celdas en una tabla, como la que se muestra en la Figura 1-12. Se puede decir que
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su rango normal de celdas se ha convertido en una genuina tabla observándose algunos signos reveladores. En
primer lugar, las tablas comienzan con el formato automático que le da a cada fila de un fondo sombreado
(alternando entre el azul y blanco). En segundo lugar, los encabezados de las columnas aparecen en letras blancas
sobre un fondo azul, y cada uno incluye una flecha desplegable que se puede utilizar para el filtrado rápido.
Figura 1-12
Para cambiar rápidamente el tamaño de su tabla, haga clic en el pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la tabla y se
arrastra para abarcar más (o menos) de filas y columnas. El puntero del ratón se convertirá en un símbolo más mientras arrastra, tal
como se muestra aquí.
Si crea una tabla de un grupo de celdas que no incluya encabezados de las columnas, no active la casilla de
verificación "La tabla tiene encabezados". Cuando se crea la tabla, Excel agrega una fila en la parte superior con
nombres genéricos como Columna1, Columna2, y así sucesivamente. Puede hacer clic en estas celdas, y luego
editar los encabezados de las columnas, con algo más descriptivo (Figura 1-13).
Las tablas tienen una estructura fija, lo que significa que cada fila tiene exactamente el mismo número de
columnas. Puede crear varias tablas en la misma hoja de cálculo, pero a menudo es mejor colocarlas en hojas de
cálculo independientes para que las pueda manejar más fácilmente.
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Figura 1-13
Aquí tenemos una función poco conocido en las tablas. Cuando no puede ver los encabezados de columna (porque se ha desplazado al
final de la página), los botones de las columnas encima de la cuadrícula de la hoja de cálculo cambian de letras (como la A, B, C) a los
encabezados personalizados (como ID, Nombre del modelo, y Precio).
De esta manera, uno nunca se olvida en que columna se encuentra, y ya que los menús de columna desplegables lo acompañan en el
viaje, no es necesario desplazarse hacia arriba para utilizar las funciones de orden y filtrado.
Dar formato a una Tabla

Cuando se mueve a una celda en una tabla, Excel agrega una nueva pestaña a la Cinta de opciones - Herramientas
de tabla | Pestaña “Diseño”. Esta pestaña tiene cinco secciones:
 Propiedades, que le permite cambiar el nombre y el tamaño de la tabla. (El nombre de la tabla es sólo
importante si decide utilizarlo en una fórmula, como se describe mas adelante)
 Herramientas, que le permite utilizar tablas dinámicas (que se describen en los próximos capítulos),
encontrar las filas duplicadas, y convertir la tabla de nuevo a celdas normales.
 Datos externos de tabla, que le permite trabajar con datos externos (como los registros extraídos de una
base de datos) utilizando una tabla de Excel.
 Opciones de estilo de tabla y Estilos de tabla, que les ayuda hacer que la tabla luzca mucho mejor.
Toda tabla inicia con algunas cuestiones básicas de formato, y puede utilizar la cinta de opciones y la ventana de
Formato de celdas para realizar cambios en la apariencia de las tablas. Sin embargo, Excel otorga una opción aún
mejor – puede utilizar Estilos de tabla.
Un Estilo de tabla es una colección de configuraciones de formato que se aplica a toda la tabla. La parte más
atractiva acerca de los estilos de tabla es que Excel recuerda tus configuraciones de estilo. Si agrega una nueva fila
a la tabla, Excel automáticamente agrega el formato de celda correcto. O, si elimina una fila, Excel ajusta el
formato de todas las celdas por debajo asegurando el formato de bandas (el patrón alternado de sombras en las
celdas que hace más fácil la lectura de filas) se mantiene consistente.
Cuando crea una tabla primeramente, inicia con una combinación sencilla de colores: gris-azul, que hace que la
tabla resalte del resto de la hoja de cálculo. Eligiendo otro estilo de tabla, se puede aplicar un conjunto diferente
de colores y bordes a la tabla.
Atención. El Estilo de tabla estándar de Excel no cambia la fuente en la tabla. Para cambiar la fuente lo puede hacer utilizando la cinta
de opciones: Inicio → Fuente, o con la ventana de Formato de celdas.
Para elegir un nuevo estilo de tabla, vaya a la cinta de opciones en la sección de Herramientas de tabla | Diseño →
Estilos de tabla. Observará una galería de opciones, tal como se muestra en la Figura 1-14. Mientras se mueve
entre los estilos de tabla, Excel los utiliza como una vista preliminar en vivo para modificar la tabla, dando una
pequeña muestra de cómo lucirá la tabla con ese estilo.
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Figura 1-14
Dependiendo del ancho de la ventana de Excel, se observará la galería de estilos de tabla en la cinta de opciones. Si no hubiere
demasiado espacio, se observará el botón de Estilos rápidos que necesita hacer clic para desplegar una galería de estilos (tal como
muestra más abajo)
Atención. Observe que algunos estilos de tabla utilizan bandas, mientras que otros no.
Los estilos de tabla funcionan con los estilos de celda. Al igual que los estilos de celda, permiten estandarizar y
reutilizar formatos. Sin embargo, los estilos de tabla incluyen todo un paquete de configuraciones que le indican a
Excel cómo dar formatos a diferentes partes de la tabla, incluyendo los encabezados, primera y última columnas,
la fila de totales, y así sucesivamente. Para tener una mejor idea de la variedad de opciones en un estilo de tabla,
puede crear su propio estilo haciendo clic en la flecha desplegable en las Herramientas de tabla | Diseño →
sección Estilos de tabla y, a continuación, elegir Nuevo estilo de tabla. Observará una ventana de Nuevo estilo
rápido de tabla que le permite ir a través del proceso algo laborioso de ajustar el formato para cada parte de una
tabla (Figura 1-15).
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Figura 1-15
Para establecer el formato de una parte de la tabla, seleccionar la parte en la lista de Elementos de tabla. Excel abre una venta reducida
de Formato de celdas que incluye sólo las pestañas Fuente, Borde, y Relleno. Por ejemplo, para cambiar la fuente de toda una tabla,
seleccione “Toda la tabla”, haga clic en Formato y, a continuación, realice los cambios. Si piensa que ha creado el estilo de tabla
perfecta, puede marcar la casilla de verificación "Establecer como estilo rápido de tabla predeterminado", de manera que Excel la
utiliza cada vez que crea una nueva tabla en este libro.
Los nuevos estilos creados aparecen en la galería de estilos de tabla, bajo el encabezado "Personalizado". Para
modificar uno de los estilos personalizados, haga clic en él y seleccione Modificar.
Atención No puede editar los estilos de tabla incorporadas. Sin embargo, puede crear una copia duplicada de un estilo incorporado, y
luego cambiar eso. Para ello, haga clic en un estilo integrado en la galería y elija Duplicar.
La mayoría de las veces, no vale la pena crear sus propios estilos de tabla porque es simplemente demasiado
trabajo (y los estilos de tabla creados previamente le darán un buen conjunto de opciones de formato). Sin
embargo, notará que los estilos de tabla integrados tienen un conjunto limitado de colores. Excel los limita,
porque los estilos de tabla utilizan colores del tema actual, que asegura que la tabla se articule con el resto de la
hoja de cálculo (asumiendo que ha estado pegando a los colores del tema en otros lugares). Para obtener
diferentes colores para las tablas, se puede elegir un nuevo tema mediante la selección de Diseño de página →
Temas → Galería de temas.
Junto con el estilo de tabla y configuración de tema, usted tiene algunas opciones más para afinar la apariencia de
su tabla. Dirígete a la cinta de opciones: Herramientas de tabla | Diseño → sección Opciones de estilo de tabla,
donde se ve un grupo de casillas de verificación, cada uno de los cuales permite alternar o desactivar los
diferentes elementos de la tabla:
 Fila de encabezado le permite mostrar u ocultar la fila con encabezados de las columnas en la parte superior
de la tabla. Rara vez se desea eliminar esta opción. Los encabezados de las columnas no sólo son
informativos, los mismos incluyen las listas desplegables para ordenar y filtrar la tabla, como veremos más
adelante.
 Fila de totales le permite mostrar u ocultar la fila que muestra los cálculos de totales en la parte inferior de la
tabla.
 Primera columna se aplica un formato diferente a la primera columna de la tabla, si está definido en el estilo
de tabla.
 Última columna se aplica un formato diferente a la última columna de la tabla, si está definido en el estilo de
tabla.
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 Filas con bandas se aplica un formato diferente cada dos filas, si se define en el estilo de tabla. Por lo general,
las filas de bandas aparece utilizando un relleno de fondo, haciendo más fácil la navegación de filas (de
derecha a izquierda) sin perder su lugar.
 Columnas con bandas se aplica un formato diferente cada dos columnas, si está definido en el estilo de tabla.
La gente utiliza columnas con bandas con menos frecuencia que las filas con bandas, porque usualmente se
leen las tablas de un lado a otro, y no de arriba a abajo.
La diferencia entre las hojas de cálculo de Excel y las bases de datos

La tabla de Excel utiliza algunos de conceptos utilizados en las bases de datos- es decir, la idea de registros y campos. Sin
embargo, las bases de datos y las hojas de cálculo de Excel son dos entidades muy diferentes.
Para empezar, las bases de datos -que programas como Microsoft Access y SQL Server le permiten crear- , tienen reglas
mucho más estrictas que las hojas de cálculo de Excel. Antes de añadir los datos a una tabla en una base de datos, debe
definir cuidadosamente la tabla. Es necesario especificar no sólo el nombre de cada campo, sino también el tipo de
información que el campo puede contener. Aunque Excel proporciona algunas de las llamadas funciones de validación
de datos, no es tan estricta con respecto a la validación, la cual es completamente opcional. Además, a diferencia de
Excel, la mayoría de las bases de datos modernas son relacionales, lo que significa que contienen múltiples tablas que
tienen vínculos específicos entre sí. Por ejemplo, una base de datos relacional podría unir a los clientes en una tabla y su
historial de pedidos en otra. En Excel, una hoja de cálculo puede contener varias tablas de datos, pero le toca al usuario
tratar de combinar sus datos.
Lo más importante, las bases de datos juegan un papel radicalmente diferente en el mundo de los negocios.
Normalmente, Excel es un programa de usuario final, lo que significa que los mortales comunes y corrientes que
generalmente saben cómo crear un archivo de Excel, diseñan cómo van a lucir, y luego lo llenan con datos que pueden
manejar. Los expertos matemáticos de Grandes Ligas, por el contrario, suelen crear bases de datos, que almacenan
información, que los usuarios no-programadores terminan usando. Por ejemplo, cada vez que utiliza Google o busca
algo para comprar en Amazon, en realidad está viendo respuestas que han sido almacenadas, y generadas por bases de
datos masivas y de gran alcance.
Editar una Tabla

Una vez creada una tabla, puede realizar tres tareas básicas de edición:
 Editar un registro. Esta parte es fácil. Basta con modificar los valores de celda como lo haría en cualquier hoja
de cálculo ordinario.
 Eliminar un registro. En primer lugar, vaya a la fila que desea borrar (puede estar en cualquier columna), y
luego seleccione Inicio → Celdas → Eliminar → Eliminar filas de tabla. Excel elimina la fila y se contrae la tabla
automáticamente. Para un acceso más rápido y no pasar por la cinta de opciones, simplemente haga clic
derecho en una celda de la fila correspondiente y, a continuación, seleccione Eliminar → Filas de la tabla.
 Insertar un nuevo registro. Para insertar un registro, vaya a la parte inferior de la tabla, a continuación,
escriba un nuevo conjunto de valores justo por debajo de la última fila de la tabla. Una vez que termine de
escribir el primer valor, Excel expandirá automáticamente la tabla, como se muestra en la Figura 1-16.
Si desea insertar una fila, pero no quiere que sea en la parte inferior de la tabla, puede dirigirse al lugar elegido, y
luego seleccionar Inicio → Celdas → Insertar → Insertar Filas de tabla encima (o haga clic derecho y a
continuación, seleccione Insertar → Filas de la tabla arriba). Excel inserta una nueva fila en blanco
inmediatamente por encima de la fila actual.
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Figura 1-16
Cuadro de arriba: En este caso, va a añadir un nuevo registro justo debajo de la tabla actual.
Cuadro de abajo: Una vez que ingrese al menos una columna de información y se mueve a otra celda, Excel agrega la nueva fila a la
tabla y la formatea. No se preocupe, si Excel expande una tabla contra su deseo, usted no está completamente impotente. Para corregir
el error de Excel, haga clic en el icono de etiqueta inteligente que aparece inmediatamente al lado de la nueva columna (se ve como un
rayo) y seleccione la opción Deshacer expansión automática de la tabla (para regresar la tabla a su tamaño anterior) o la opción
Interrumpir la expansión automática de las tablas (para desactivar totalmente este comportamiento).
Atención. Observe que al insertar o eliminar filas, está insertando o eliminando filas de la tabla, y no filas de la hoja de cálculo. Por
ejemplo, si tiene una tabla con tres columnas y se elimina una fila de la tabla, Excel elimina tres celdas y, a continuación, se desplaza
hacia arriba cualquier fila de la tabla que se encuentre por debajo. Sin embargo, cualquier información en la misma fila que existe fuera
de la tabla (por ejemplo, a la derecha de las columnas de la tabla) no se ve afectada.).
También puede decidir cambiar la estructura de la tabla añadiendo o eliminando columnas. Una vez más,
encontrará que esta tarea es como insertar o eliminar columnas en una hoja ordinaria. (La gran diferencia, como
se muestra en la Figura 1-17, es que las filas o columnas fuera de la tabla no se verán afectadas cuando se agregan
nuevas filas o columnas.)
Figura 1-17
Excel hace un esfuerzo por dejar de lado el resto de la hoja de cálculo cuando se cambia la estructura de una tabla. Por ejemplo, cuando
se expande una tabla vertical u horizontalmente, Excel mueve celdas fuera del camino sólo cuando absolutamente necesita más
espacio. El ejemplo aquí es una muestra de ello. Compare las imágenes del antes (cuadro de arriba) y el después (cuadro de abajo): A
pesar de que la tabla en el cuadro de abajo tiene una nueva columna, no ha afectado a los datos por debajo de la tabla, que todavía
ocupa la misma columna. Lo mismo es válido cuando se eliminan columnas.
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Si desea agregar una columna a la derecha de la tabla, solo empiece a escribir en el espacio en blanco en la
columna inmediatamente siguiente a la derecha de la tabla. Cuando termine, Excel integrará automáticamente
esa columna a la tabla, de la misma manera que la tabla se expande para incluir nuevas filas. Excel proporciona
automáticamente a la nueva columna un encabezado genérico, como Columna1, que luego puede ser editado.
Para añadir una nueva columna en algún lugar dentro de la tabla, vaya a la columna en la que desea agregar su
nueva columna. A continuación, en la cinta de opciones seleccione: Inicio → Celdas → Insertar → Insertar
columnas de tabla a la izquierda. Excel mueve las columnas existentes hacia la derecha para hacer espacio para la
nueva columna.
Para borrar una columna, vaya a una de las celdas de la columna, y luego en la cinta de opciones seleccione: Inicio
→ Celdas→ Eliminar →Eliminar columnas de la tabla.
Por último, siempre puede convertir de nuevo la elegante tabla en un conjunto normal de celdas. Basta con hacer
clic en cualquier lugar de la tabla, y luego seleccionar en la cinta de opciones: Herramientas de tabla | Diseño →
Herramientas → Convertir en rango. Pero luego, por supuesto, ya no podrá jugar con los juguetes de tabla.
Seleccionar Partes de una Tabla

Una vez creada la tabla, Excel le proporciona algunas buenas herramientas de ahorro de tiempo. Por ejemplo,
Excel hace que sea fácil seleccionar una parte de una tabla, como una fila individual o columna. Así es como
funciona:
 Para seleccionar una columna, coloque el cursor del ratón sobre el encabezado de la columna. Cuando el
cursor cambie a una flecha que apunta hacia abajo, haga clic una vez para seleccionar todos los valores de la
columna. Haga clic una segunda vez para seleccionar todos los valores, más el encabezado de la columna.
 Para seleccionar una fila, coloque el cursor del ratón sobre el borde izquierdo de la fila hasta que se
convierta en una flecha que apunta hacia la derecha, y luego haga clic una vez.
 Para seleccionar toda la tabla, coloque el puntero del ratón en la esquina superior izquierda hasta que se
convierte en una flecha que apunta hacia abajo y hacia la derecha. Haga clic una vez para seleccionar todos
los valores de la tabla y haga clic dos veces para seleccionar todos los valores, además de los encabezados de
las columnas.
La Figura 1-18 muestra un ejemplo.
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Figura 1-18
Puede seleccionar fácilmente una columna entera en una tabla. Simplemente coloque el ratón como se muestra más abajo y, a
continuación, haga clic una vez.
Una vez seleccionada una fila, columna o la tabla entera, se puede aplicar un formato extra, o utilizar otra de las
funciones de Excel como validación de datos o gráficos. Sin embargo, el cambio de la parte de una tabla no es
exactamente igual que el cambio de un grupo de celdas. Por ejemplo, si se le da 10 celdas un relleno de fondo de
color rojo, eso es todo lo que obtienes- 10 celdas de color rojo.
Pero si se le da a una columna un relleno de fondo de color rojo, su cambio de formato afecta inicialmente 10
celdas, pero también afecta el formato de celdas cada vez que se agrega un nuevo valor a la columna. Este
comportamiento – en donde Excel reconoce que ha cambiado partes de una tabla y aplica esos mismos cambios a
cualquier nueva fila y columna - , se llama adhesividad.
Ordenar una Tabla

La función de Ordenar le permite disponer los elementos de la tabla alfabética o numéricamente de acuerdo con
la información en una columna. Mediante el uso de los criterios correctos, puede asegurarse de que la
información que le interesa aparece en la parte superior de la columna, facilitando la tarea de encontrar
información en la tabla.
Antes de poder ordenar los datos, es necesario elegir el criterio de ordenación - la pieza de información que Excel
utiliza para ordenar sus archivos- . Por ejemplo, para ordenar una tabla de productos de manera que los más
baratos (o más caros) aparezcan en la parte superior de la tabla, tendrá que utilizar la columna de precio como
criterio de ordenación.
Además de elegir un criterio de ordenación, también tiene que decidir si desea utilizar orden ascendente o
descendente. El orden ascendente, el cual es el más común, organiza los números de menor a mayor, las fechas
de más antiguo a más reciente, y el texto en orden alfabético. (Si tiene más de un tipo de datos en la misma
columna -lo cual raramente suele ser una buena idea- el texto aparece en primer lugar, seguido de los números y
las fechas, los valores verdaderos o falsos, y por último los valores de error) En orden descendente, el orden se
encuentra al revés.
Atención. Recuerde que es técnicamente posible tener números en Excel que están almacenados como texto, simplemente debe
agregar como prefijo apóstrofo ( ') a estos valores. Por ejemplo, podría almacenar un número como texto, reingresando el contenido
numérico que no comunica un valor numérico, como el número de Registro Único de Contribuyente (RUC). Excel ordena estos valores
en orden alfabético, lo que significa que observa la cadena de texto un caracter a la vez hasta que encuentra una diferencia. Por lo
tanto, a pesar de que 42 es menor que 102 en una ordenación numérica, el texto 42 es mayor que 102 en una ordenación alfabética,
debido a que el primer carácter 4 llega después de 1.
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Orden Simple de una Tabla

Para aplicar un nuevo criterio de ordenación, seleccione la columna que desea utilizar como criterio de
ordenación. Haga clic en el cuadro desplegable que aparece en la parte derecha del encabezado de la columna, y
luego elija uno de los comandos de menú que comienza con la palabra "Ordenar…". La formulación exacta
depende del tipo de datos de la columna, tal como se comenta a seguir:
 Si la columna contiene números, se observa "Ordenar de menor a mayor" y "Ordenar de mayor a menor."
 Si la columna contiene textos, se observa "Ordenar de A a Z" y "Ordenar de Z a A" (ver Figura 1-19).
 Si la columna contiene fechas, se observa "Ordenar de más antiguos a más recientes" y "Ordenar más
recientes a más antiguos"
Cuando se elige una opción, Excel vuelve a organizar de inmediato los registros, y luego coloca una pequeña
flecha en el encabezado de la columna para indicar que ha utilizado esta columna para su ordenado. Sin embargo,
Excel no reordena los datos cuando se realizan cambios o agrega nuevos registros (después de todo, sería
bastante molesto tener a los registros saltando inesperadamente). Si se realizan cambios y desea volver a aplicar
orden a los datos, vaya nuevamente al menú del encabezado de la columna y seleccione la misma opción de
orden.
Si hace clic en una segunda columna y, a continuación, elija Orden ascendente u Orden descendente, el nuevo
orden de clasificación reemplaza el orden de clasificación anterior. En otras palabras, los encabezados de las
columnas permiten ordenar sus registros rápidamente, pero no se puede ordenar por más de una columna a la
vez.
Ordenar con Criterios Múltiples

El Orden Simple de tabla se encuentra en problemas cuando la tabla cuenta con valores duplicados. Tome la tabla
de productos ordenados por categoría en la figura 1-19, por ejemplo. Todos los productos de la categoría
“Communications” aparecen primero, seguidos de los productos en la categoría “Deception”, y así sucesivamente.
Sin embargo, Excel no hace ningún esfuerzo para ordenar los productos que están en la misma categoría. Por
ejemplo, si usted tiene un montón de productos en la categoría “Communications”, aparecerán en el orden que se
encontraban en la hoja de cálculo, que puede no ser lo que quiere. En este caso, es mejor usar criterios múltiples
de ordenación.
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Con múltiples criterios de ordenación, Excel ordena una tabla utilizando más de un criterio de ordenación. El
segundo criterio de ordenación entra en acción sólo si hay valores duplicados en el primer criterio de ordenación.
Por ejemplo, si ordena por categoría y nombre del modelo, Excel primero separa los registros en grupos de
categorías ordenados alfabéticamente. A continuación, Excel ordena los productos de cada categoría en orden de
su nombre de modelo.
Para utilizar criterios múltiples de ordenación, siga los siguientes pasos.
1. Vaya a cualquier celda de la tabla, a continuación, en la cinta de opciones seleccione: Inicio → Modificar →
Ordenar y filtrar → Orden personalizado… Excel selecciona todos los datos de la tabla, a continuación, muestra la
ventana para ordenar (ver Figura 1-20), donde puede especificar los criterios de ordenación que desea utilizar.
Consejo Puede utilizar el comando: Inicio → Modificar → Ordenar y filtrar → Orden personalizado con cualquier datos de filas-
incluyendo información que no se encuentra en una tabla. Cuando se utiliza con datos que son datos de tabla, Excel selecciona
automáticamente el rango de celdas que considera constituye la tabla.
2. Complete la información del primer criterio de ordenación en los campos: Columna, Ordenado según, y
Criterio de ordenación. La Figura 1-20 muestra cómo funciona..
Figura 1-20
Para definir un criterio de ordenación, es necesario identificar la columna que desea que Excel utilice (en este ejemplo, Categoría). A
continuación, debe elegir la información que desea ordenar de esa columna, que son casi siempre los valores de las celdas actuales
(valores). Por último, es necesario elegir el orden de los valores que pueden ordenar, que depende del tipo de datos. Para valores de
texto, como en este ejemplo, se puede recoger la A a Z, Z a A, o Lista personalizada.
3. Para añadir otro nivel de ordenación, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, siga las instrucciones del
paso 2 para configurarlo. Puede repetir este paso para añadir tantos niveles de ordenación desee (Figura 1-21).
Recuerde, tiene sentido añadir más niveles de clasificación sólo si hay posibilidad de encontrar valores duplicado
en los niveles que ha añadido. Por ejemplo, si ha ordenado un montón de nombres por apellido, que desea
ordenar por nombre, debido a que algunas personas pueden compartir el mismo apellido. Sin embargo, es
probable que no valga la pena añadir un tercer criterio de ordenación por el segundo nombre, ya que muy pocas
personas comparten el mismo nombre y apellido.
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Figura 1-21
Este ejemplo muestra dos criterios de ordenación: la columna Categoría y la columna Nombre de modelo. La columna Categoría puede
contener registros duplicados, que Excel ordena de acuerdo con el texto de la columna Nombre del modelo. Cuando se utilizan varios
criterios de ordenación, asegúrese de que estén en el orden correcto. Si necesita reorganizar los criterios ordenación, seleccione un
criterio de ordenación, y luego haga clic en los botones de flecha para moverlo hacia arriba en la lista (por lo que se aplica en primer
lugar) o hacia abajo en la lista (de modo que se aplica de manera posterior).
4. Opcionalmente, haga clic en el botón Opciones para configurar un par de puntos más finos acerca de cómo
Excel ordena sus datos. Por ejemplo, se puede activar la opción de “Distinguir mayúsculas de minúsculas”, la cual
se encuentra normalmente desactivada. Si lo activa, aparecería viaje antes de Viaje.
5. Clic en Aceptar. Excel ordena la tabla completa en base a los criterios que tan cuidadosamente ha especificado
(Figura 1-22).
Figura 1-22
Esta hoja de cálculo es el resultado de los siguientes criterios de ordenación: categorías ordenadas alfabéticamente, cada una de las
cuales contiene un subgrupo de productos los cuales se encuentran a su vez ordenados alfabéticamente.
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Ordenar con una lista personalizada

La mayoría de las veces, tendrá que seguir con los criterios de ordenación estándar. Por ejemplo, voy a poner los
números en orden numérico, fechas en orden cronológico, y el texto en orden alfabético. Pero no siempre. Es posible,
por ejemplo, que tenga una buena razón para organizar las categorías en la figura 1-22 en un orden diferente que pone
categorías más importantes en la parte superior de la tabla. O puede tener valores de texto que tienen un significado
especial y casi siempre se utilizan en un orden no alfabético específic0, como los días de la semana (domingo, lunes,
martes, y así sucesivamente) o meses calendario (enero, febrero, marzo, abril, y así sucesivamente).
Puede hacer frente a estos escenarios con una lista personalizada que especifica el criterio de ordenación. En la columna
de Criterio de ordenación seleccione Listas personalizadas. Esto abre la ventana de “Listas personalizadas”, donde se
puede elegir una lista existente o crear una nueva seleccionando NUEVA LISTA y, a continuación, escribiendo los valores.
En la Figura 1-23 muestra un ejemplo.
Las listas personalizadas de ordenación funcionan mejor cuando se tiene un número relativamente pequeño de valores
que nunca cambian. Si tiene docenas de diferentes valores, es probable que sea demasiado tedioso escribir todos los
valores en una lista personalizada.
Figura 1-23
Utilizando listas personalizadas para definir el criterio de ordenación, puede organizar sus categorías para que Travel siempre aparezca
en la parte superior, como se muestra más abajo. Una vez que termine de crear la lista personalizada, haga clic en Agregar para
almacenar la lista para su uso futuro.
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Ordenar por Color

Una de las opciones de orden más extrañas de Excel es la de poder Ordenar por colores, que permite ordenar los
registros basándose en los colores de las celdas. Por ejemplo, con el color de clasificación se puede hacer que las
celdas con un fondo azul se mantengan en la parte superior de la tabla.
Puede ordenar por color de fondo o color de fuente. De cualquier manera, el primer paso es asegurarse de que
algunas de las celdas tienen un color diferente al resto. Se puede cambiar el color de una celda de manera
manual, seleccionando el comando: Inicio → Fuente → Color de relleno (para el fondo), o el comando: Inicio →
Fuente → Color de fuente (de la fuente). Sin embargo, el orden por colores se encuentra realmente diseñado para
trabajar en conjunto con el formato condicional. Por lo general, primeramente se crea un formato condicional que
cambie el color de la fuente y/o el fondo de las celdas que le interesa, y a continuación, utiliza el orden por colores
para asegurarse de que esas celdas aparezcan al inicio de la tabla.
La forma más rápida de ordenar por color es elegir un solo color de fondo o color de fuente. Las celdas con ese
color se envían a la parte superior de la tabla. Para ordenar de esta manera, abra la lista desplegable de la
columna, elija Ordenar por color, y después elija su color. Excel ayuda permitiendo elegir entre una lista de todos
los colores de fondo que se aplican actualmente a las celdas de esa columna. (Esta lista no incluye el color de
fondo que se aplica desde el estilo de tabla.)
Si quiere ponerse un poco más sofisticado, puede ordenar con múltiples colores. Para ello, es necesario crear un
orden personalizado y añadir un criterio de ordenación independiente para cada color. Así que si desea clasificar
las celdas en el orden: rojo, verde, amarillo, y luego las celdas sin color, es necesario agregar tres criterios de
clasificación. Utilizando la cinta de opciones seleccione el comando: Inicio → Modificar → Ordenar y filtrar, y luego
añada las tres reglas, como se muestra en la Figura 1-24. Utilizando el campo Ordenar según, se puede elegir
ordenar usando el color de fondo (elija color de celda) o el color de fuente (color de fuente).
Figura 1-24
En esta tabla, las filas con un fondo rojo aparecen en la parte superior de la columna, seguido de las filas verdes y amarillas (seguido de
cualquier fila sin un color de fondo). Para enviar un color al fondo de la tabla en lugar de la elegir “En la parte superior”, se debe elegir
“En la parte inferior”.
La función de ordenación personalizada también trabaja con juegos de iconos. En este caso, debe elegir “Icono de
celda” en el campo “Ordenar según”. La misma idea que anteriormente, pero en lugar de elegir un color, se debe
elegir una de las opciones de iconos.
Para ver las opciones de iconos disponibles, seleccione Inicio → Estilos → Formato condicional → Conjuntos de
iconos
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Filtrar una Tabla

Ordenar una tabla es grandioso para acomodar los datos, pero puede no ser suficiente para dominar grandes
cantidades de información. Puede intentar otra técnica útil, el filtrado, lo que permite limitar los datos que una
tabla muestra, de manera que solamente ve la información que desea. El filtrado puede parecer una pequeña
ventaja, pero si su tabla contiene cientos o miles de filas, el filtrado es vital para su salud mental en el día a día con
la hoja de cálculo.
Estas son algunas de las situaciones en que el filtrado es especialmente útil:

 Para extraer información importante, como el número de cuentas que actualmente tienen un saldo a pagar.
El filtrado le permite ver sólo la información que necesita, le ahorra horas de dolores de cabeza.
 Para imprimir un informe que muestre sólo los clientes que viven en una ciudad específica.
 Para el cálculo de información, como sumas y promedios, para los productos en un grupo específico. Se
puede utilizar una función como la fila de totales o la función SUBTOTALES(), para realizar cálculos utilizando
solamente las celdas que se encuentran actualmente visible.
Hay varias formas de filtrar una tabla, y en las secciones siguientes se explicarán todas ellas.
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Ocultar Valores Específicos

El filtrado simple, como la herramienta de Ordenar, utiliza los encabezados de las columnas desplegables en la
parte superior de la tabla. Al hacer clic en la flecha desplegable, Excel muestra una lista de todos los valores
distintos de esa columna. Figura 1-25 y Figura 1-26 muestran cómo funciona el filtrado en la columna Categoría.
Para quitar un filtro, abra el menú desplegable de la columna, y luego seleccione Borrar el filtro.
Figura 1-25
Inicialmente, cada valor tiene un cuadro de verificación junto a él. Desactive el cuadro de verificación para ocultar filas con ese valor.
Para focalizarse en unos pocos artículos, desactive el cuadro de verificación Seleccionar todo para eliminar todas los cuadros de
verificación, y luego elegir sólo las filas que desea ver en su tabla. De cualquier manera, no olvide hacer clic en Aceptar para que sus
elecciones tengan efecto.
Figura 1-26
Si selecciona Communications y nada más en la lista Categoría en el ejemplo de tabla de productos, en la tabla aparecen sólo los cinco
productos de la categoría de Comunicaciones. Excel toma varios pasos para hacer que la situación sea más evidente. En primer lugar, se
añade un icono de embudo extraño en el encabezado Categoría. En segundo lugar, se cambia el color de los números de fila junto a su
tabla de negro a azul. En tercer lugar, Excel agrega un mensaje de la barra de estado que indica el número de coincidencias filtrados y el
número total de registros en la lista.
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La lista de columna desplegable le da una forma fácil de filtrar las filas específicas. Sin embargo, en muchas
situaciones, querrá un poco más de inteligencia en su el filtrado. Por ejemplo, imagine que filtra una lista de
productos para centrarse en los que superan $ 100. Podía desplazarse por la lista de valores, y quitar la marca del
cuadro de verificación junto a cada precio inferior a $ 100. Lo que es un dolor de cabeza.
Afortunadamente, Excel tiene más funciones de filtrado que realmente pueden ayudar aquí. Basándose en el tipo
de datos de la columna (texto, número, o valores de fecha), Excel agrega una gama de opciones de filtro útiles a
las listas de columna desplegables.
Filtrar Fechas
Puedes realizar un filtrado de fechas que caen antes o después de otra fecha, o puede utilizar períodos
preestablecidos, como la semana pasada, el mes pasado, el próximo mes, año en curso, y así sucesivamente.
Para filtrar por fecha, abra la lista desplegable de la columna, y seleccione Filtros de fecha. La figura 1-27 muestra
como se ve.
Figura 1-27
Aquí se muestra la alucinante gama de opciones de filtrado de fechas establecidas que se pueden aplicar a una columna de fechas. Por
ejemplo, seleccione la Última semana para ver sólo las fechas que caen en el período de domingo a sábado de la semana anterior.
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Celdas Desaparecidas
El filtrado de tabla tiene una peculiaridad. Cuando se filtra una tabla, Excel oculta las filas que contienen los registros
filtrados. Por ejemplo, en la figura 1-26 observe que los números de fila saltan directamente desde 8 a 36, lo que indica
que todas las filas en el medio están ocultas. De hecho, todo Excel realmente lo que hace es reducir el tamaño de cada
una de estas filas a tener una altura de 0 por lo que están perfectamente fuera de la vista. ¿El problema? Cuando Excel
oculta una fila, oculta todos los datos de esa fila, incluso si los datos no son parte de la tabla.
Eso significa que si se coloca una fórmula en una de las celdas a la derecha de la tabla, esta fórmula puede desaparecer
de la hoja de cálculo temporalmente cuando filtra la tabla! Este comportamiento es un poco diferente de lo que ocurre
cuando se elimina una fila, en cuyo caso no se ven afectadas celdas que se encuentran fuera de la tabla.
Si utiliza con frecuencia el filtrado, es posible que desee evitar este problema poniendo sus fórmulas por debajo o por
encima de la tabla. En general, poner las fórmulas encima de la tabla es la opción más conveniente, ya que las celdas no
se mueven cuando la tabla se expande o contrae.
Filtrar Números
Para los números, puede filtrar los valores que coinciden exactamente, números que son más pequeños o más
grandes que un determinado número o números que están por encima o por debajo del promedio.
Para utilizar el filtrado de números, abra la lista desplegable de la columna, elija Filtros de números , y luego
seleccione una de las opciones de filtro. Por ejemplo, imagine que está tratando de mostrar sólo los productos
más caros en la lista de productos. Esto se puede hacer muy rápidamente con un filtro de número. Abra la lista
desplegable de la columna para la columna de precio, y seleccione los filtros Número → mayor o igual que.
Aparecerá una ventana donde se puede aplicar el mínimo de $ 100 (Figura 1-28).
Figura 1-28
Esta ventana le permite realizar el filtro Es mayor o igual a . Coincide con todos los productos que son de $ 100 o más. Puede utilizar la
parte inferior de la ventana (se deja en blanco en este ejemplo) para proporcionar una segunda condición de filtro que limita aún más
las coincidencias (elegir Y) o suplementos (elegir O)
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Filtrar Textos
Para el texto, se pueden filtrar los valores que coinciden exactamente, o los valores que contienen un fragmento
de texto. Para aplicar el filtro de texto, abra la lista desplegable de la columna, y seleccione Filtros de texto.
Cuando filtra el texto, se pueden obtener resultados aún más versátiles utilizando comodines. El asterisco (*)
coincide con cualquier serie de caracteres, mientras que el signo de interrogación (?) coincide con un solo
carácter. Por lo que la expresión de filtro Categoría es igual a T * coincide con cualquier categoría que empiece
con la letra T. La expresión de filtro Categoría es igual a T???? coincide con cualquier categoría de cinco letras que
comienza con T.
Aplicar filtros con segmentaciones de datos

Acaba de aprender la manera tradicional para filtrar una tabla de escoja una columna, haga clic en su flecha de la
derecha, y ajustar las opciones de filtrado. La mayoría de las veces, esta es la forma pros Excel opera.
Sin embargo, Excel también tiene una herramienta especializada, llamada segmentación de datos (slicer en
inglés), que le da otra manera de aplicar el filtro: utilizando un panel flotante que coloca en cualquier lugar que
desee en su hoja de cálculo (Figura 1-29).
Figura 1-29
Una categoría de segmentación de datos muestra una lista de todas las diferentes categorías (similar a lo que verías si ha hecho clic en
la flecha desplegable en la parte superior de la columna de Categorías). Al hacer clic en una categoría, las filas que muestran todas las
otras categorías desaparecen (temporalmente) de la tabla.
Las segmentaciones de datos parecen bastante atractivas en la hoja de cálculo, pero ¿para qué molestarse
usándolos? Después de todo, al hacer clic en una categoría de segmentación de datos no es diferente a elegir de
la lista en un encabezado de columna. De hecho, las segmentaciones de datos son menos eficaces que los filtros
de columna, ya que no le permiten excluir rangos de valores. También ocupan poco de espacio en la hoja de
cálculo.
El verdadero papel de la segmentación de datos es permitir la creación de una especie de filtro personalizado
"panel de control". Por ejemplo, imagine que está preparando una hoja de cálculo para su jefe, que quiere revisar
las ventas de las diferentes tiendas. En lugar de obligar al Jefe a hacer clic en los encabezados de las columnas y
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aprender los trucos de las tablas, se le puede ingresar una segmentación de datos a medida para la columna de
tiendas justo al lado de la tabla. Entonces, su jefe puede investigar los datos para las diferentes tiendas con sólo
unos pocos clics rápidos y convenientes con las segmentaciones de datos sin conocimientos de Excel requerido.
Atención Las Segmentaciones de datos tienen más sentido cuando se tienen que manejar enormes cantidades de información, por
ejemplo, miles de registros extraídos a partir de una base de datos. A seguir se muestra cómo crear una segmentación de datos:
1. Haga clic en algún lugar dentro de la tabla.
2. Seleccione en la cinta de opciones: Herramientas de tabla | Diseño → Herramientas → Insertar segmentación

de datos. Aparecerá la ventana “Insertar segmentación de datos”. En esta ventana se listan todos los campos de
la tabla, con una casilla de verificación al lado de cada uno de los campos.
3. Añada una marca de verificación junto al campo que desea utilizar para el filtrado. Por ejemplo, para crear la
categoría de segmentación de datos en la figura 1-29, deberá añadir una marca junto a la columna Categoría. Para
añadir varias segmentaciones de datos a la vez, sólo tiene que añadir una marca de verificación al lado de varios
campos.
4. Haga clic en Aceptar. Excel agrega una ventana flotante separada para cada segmentación de datos.
5. Posicionar la segmentación de datos. Para modificar el tamaño de una segmentación de datos, mover el
puntero del ratón sobre el borde, de modo que se convierte en una flecha de cuatro puntas. A continuación,
arrastre el cuadro de segmentación de datos a la posición donde desee. Si es posible, colocar el cursor en un lugar
donde no pueda ocultar los datos de la hoja de cálculo.
Para eliminar una segmentación de datos, seleccionarlo y presione Eliminar.
6. Aplicar el filtro. Ahora puede usar su segmentación de datos para filtrar la tabla:
 Para filtrar la tabla a un solo valor, haga clic en el botón correspondiente de la segmentación de datos. Por
ejemplo, si hace clic en bebidas, Excel muestra sólo las filas con esa categoría. (Al hacer clic en un valor, Excel
cambia de sombreado en la segmentación de datos para que pueda saber qué valor elegido.)
 Para filtrar la tabla para mostrar varios valores, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en cada
valor que desee mostrar.
 Para borrar el filtro (y mostrar todo), haga clic en el icono pequeño embudo-con-un-X en la esquina superior
derecha de la ventana de la segmentación de datos.
También puede cambiar la configuración del filtro en los encabezados de columna. Las casillas de verificación de
encabezado de columna y las segmentaciones de datos siempre se mantienen en perfecta sincronía.
Atención. Microsoft introdujo inicialmente las segmentaciones de datos con las tablas dinámicas, una avanzada herramienta de análisis
de datos que veremos más adelante.
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Manejo de Filas Duplicadas

Los tipos de tabla sólidos saben que de vez en cuando, a pesar de tomar las mayores precauciones, se desliza un
valor duplicado en la tabla. Afortunadamente, Excel dispone de herramientas que le permiten encontrar
duplicados, dondequiera que estén ocultos, y eliminarlos.
Resaltar Duplicados
No es demasiado difícil cazar registros duplicados. Una opción es utilizar la función ordenar (descrito
anteriormente) en la columna en la que sospecha que existe un duplicado. Entonces, si ve dos valores idénticos,
puede eliminar una de las filas de la tabla. Por supuesto, para que esta técnica funcione, tiene que estar listo para
desplazarse a través de todos los registros y comprobar cada uno. En una lista sumamente larga, esto podría
tomar algún tiempo.
Afortunadamente, Excel tiene otra solución de formato condicional. Ya hemos utilizado el formato condicional
para resaltar los datos importantes, pero también se puede utilizar para hacer que la repetición de valores se
destaque. Así es cómo lo puede hacer:
1. Seleccione la columna de la tabla que desea comprobar si posee valores duplicados. Por ejemplo, si selecciona
la columna ID del producto para buscar productos que tengan el mismo valor de ID.
Atención. Se pueden destacar más de una columna, pero si lo hace, Excel pone de relieve valores idénticos que aparecen en más de
una columna. Por ejemplo, si el mismo número aparece en la columna ID de producto y en la columna Precio, Excel destaca que a pesar
de que en realidad no es un duplicado.
2. En la cinta de opciones seleccione: Inicio → Estilos → Formato condicional → Resaltar reglas de celdas →
Duplicar valores. Cuando aparezca la ventana de valores duplicados, seleccionar el tipo de formato que desea
utilizar para resaltar valores repetidos. A menudo se opta por cambiar el color de fondo.
3. Haga clic en Aceptar. Excel cambia el color de fondo de todos los valores que aparecen más de una vez en la
columna seleccionada (o columnas), como se muestra en la figura 1-30. El formato condicional sigue trabajando
incluso después de aplicarlo. Por lo tanto, si se agrega un nuevo registro que duplica el valor de un registro
existente en la columna que está comprobando, Excel destaca inmediatamente. Es como tener un policía de valor
duplicado en todo momento.
Consejo Si usted tiene una tabla muy grande, es posible que desee utilizar una ordenación basada en el color (página 429) para llevar
los registros duplicados a la parte superior de la tabla. Por ejemplo, si resaltó los valores de ID de producto duplicados con un relleno de
fondo de color rojo claro, hace clic en la columna de ID del Producto en la lista desplegable, seleccione Ordenar por color, y luego elegir
el mismo color (que aparece automáticamente en el menú).
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Figura 1-30
El formato condicional ayuda a identificar un producto con el mismo ID- "359" - que se encuentra en dos lugares diferentes en la tabla.
Remover Duplicados Automáticamente

Una vez que encuentre registros duplicados, le toca a usted decidir lo que quiere hacer con ellos. Puede dejarlos
en la tabla o eliminarlos manualmente. Si desea eliminarlos, Excel tiene una solución rápida, gracias a una función
incorporada que busca los duplicados y elimina automáticamente las filas afectadas. He aquí cómo usarlo:
1. Vaya a cualquiera de las celdas de la tabla. Aunque puede utilizar técnicamente la función de eliminación de
duplicados con cualquier rango de celdas, funciona mejor con las tablas, ya que no es necesario seleccionar el
rango completo de datos usted mismo.
2. En la cinta de opciones seleccione: Datos → Herramientas de datos → Quitar duplicados. Excel abre la
ventana Quitar duplicados, donde se puede elegir las columnas que desea buscar duplicados.
3. Decida el número de columnas que tienen que coincidir para que Excel considere el registro como un
duplicado. Añada una marca de verificación junto a cada columna que desee inspeccionar. Por ejemplo, puede
decidir que cualquier registro con el mismo ID de producto es un duplicado. Cuando Excel recorre la tabla, se
elimina cualquier registro posterior que tiene el mismo ID de producto, aunque el resto de los datos sea diferente.
Por otra parte, puede decidir que desea cruzar varias columnas para prevenir la posibilidad de error. Por ejemplo,
dos productos diferentes pueden compartir el mismo ID de producto debido a un error de escritura. Para evitar
esta posibilidad, puede seleccionar varias columnas (como se muestra en la Figura 1-31), de manera que Excel
quite sólo los registros que tienen coincidencias en varias columnas. (No se puede hacer esto con el formato
condicional y la regla de Resaltar Duplicados. Cuando utiliza el formato condicional, está limitado a la búsqueda de
duplicados en una columna -si se incluye más de una columna, Excel los trata como un gran lote de celdas).
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Figura 1-31
Para que los datos de esta tabla puedan ser considerados duplicados, el registro tiene que tener el mismo número de ID de producto,
nombre del modelo, y de la categoría (el precio puede variar). Si es necesario seleccionar todas las columnas de manera rápida, utilice
el botón Seleccionar todo.
4. Haga clic en Aceptar para eliminar los duplicados. Excel explora su tabla en busca de duplicados. Si encuentra
alguno, se mantiene la primera copia y borra las que aparecen más adelante. Una vez finalizada Excel, aparece un
cuadro de mensaje que indica el número de filas que se eliminaron y cuántas quedan.
Excel no da oportunidad de confirmar el proceso de eliminación, pero se puede revertir mediante el uso de la
función Deshacer (pulsa Ctrl + Z) inmediatamente después de que finalice de Excel.
Recuerde, cuando se utiliza la función de eliminar los duplicados, no hay manera de saber qué registros ha
borrado de Excel. Por esta razón, normalmente primero se utiliza la regla de Resaltar duplicados, para revisar los
duplicados y asegurarse de que no correspondan.
Atención. La función de eliminar duplicados y la regla de Resaltar Duplicados no funcionan exactamente de la misma manera. Por
ejemplo, eliminar duplicados trata repetidas celdas vacías (valores en blanco) como duplicados, y los elimina. La función Resaltar
duplicados ignora las celdas vacías y no las resalta.
Realizar Cálculos con Tablas

Las tablas de Excel tienen varias funciones ingeniosas que le ayudan a realizar cálculos con los datos dentro de una
tabla.
Un ejemplo es la forma de expansión automática que funciona cuando se agregan nuevas columnas que
contienen cálculos. Por ejemplo, digamos que tiene una tabla con tres columnas: ID del producto, Nombre del
modelo, y el precio. Si desea agregar una nueva columna que sigue el precio con descuento de cada producto (por
ejemplo, el 90 por ciento del precio regular), entonces la tabla es una gran herramienta de ahorro de tiempo. Una
vez creada la nueva columna de precio con descuento en una fila (ver Figura 1-32), Excel agrega el mismo cálculo a
las otras filas (Figura 1-33). Como resultado, terminamos con una tabla que muestra el precio descontado de
todos los productos, sin la necesidad de copiar y pegar nada.
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Figura 1-32
Esta hoja de cálculo muestra una nueva columna con una fórmula que está en proceso de ser introducida. Ver Figura 1-33 por ver lo
que sucede a continuación.
Figura 1-33
Una vez terminada la fórmula que se muestra en la figura 1-32 y luego presionada la tecla Enter, Excel expande la tabla para incluir la
nueva columna, y luego se añade la fórmula a las otras filas. Y si se desplaza a la parte inferior de la tabla y empieza a añadir nuevas
filas, Excel es lo suficientemente inteligente como para copiar automáticamente esta nueva fórmula en las nuevas filas. En otras
palabras, una vez que se agrega una fórmula a una columna, la fórmula se pega automáticamente.
Una vez que ha añadido una nueva columna que tiene una fórmula, lo único que queda por hacer es darle a la
columna un buen nombre. Haga clic en la celda de encabezado de columna (que dice algo así como columna 1) y
escriba algo más relevante (como el precio descontado).
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Cálculos Dinámicos
Una de las mejores funciones de las tablas de Excel es la forma en que manejan los cálculos. Puede crear fórmulas
que utilizan los datos en una tabla y Excel los ajusta automáticamente conforme la tabla crece o se reduce.
Por ejemplo, imagine crear una tabla que se extiende desde la fila 1 a la fila 5. La primera fila contiene los
encabezados de columna, seguido por cuatro filas de productos. Se crea la siguiente fórmula para añadir el precio
total de todos los artículos:
=SUMA(C2:C5)
Si ahora se agrega un nuevo elemento (es decir, una fila nueva) a la tabla, Excel actualiza automáticamente la
fórmula por lo que incluye este nuevo elemento:
=SUMA(C2:C6)
La misma magia sucede si la tabla se contrae debido a que ha eliminado un elemento. Sólo tiene que asegurarse
de que su rango incluye toda la columna cuando se crea la fórmula. Por ejemplo, considere la siguiente fórmula,
que omite el primer elemento de la tabla:
=SUMA(C3:C5)
Si expande la tabla ahora, Excel no modifica la fórmula. Afortunadamente, el programa te cubre las espaldas: Va a
recordar si crea una fórmula que incluye sólo una parte de la tabla, mostrando un triángulo verde en la esquina de
las celdas que faltan, el cuál es el código de Excel para preguntarte “¿Es esto realmente lo que quiere hacer?”
Cuando se mueve en la celda, aparece un icono de signo de exclamación. Haga clic en él, y se obtiene una breve
explicación y un menú de opciones de arreglo de errores, como se muestra en la Figura 1-34. En lugar de
preocuparse por este tipo de problemas, siempre es mejor usar los nombres de las tablas y columnas para
construir sus fórmulas.
Figura 1-34
Excel le advierte si crea una función que deja fuera parte de la información en una tabla. Por ejemplo, la fórmula en la celda C44
erróneamente ha dejado fuera la celda C42. Excel ofrece para remediar el problema – simplemente optar por “Actualizar fórmula para
incluir celdas”.
La configuración de filtrado no afecta a las fórmulas. Si filtra una tabla sólo algunos productos se encuentran
visibles, sin embargo la función SUMA() todavía produce el mismo resultado, que es el precio total de todos los
productos. Si no desea este comportamiento, puede utilizar las filas de totales o la función SUBTOTALES() de
Excel.
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Nombre de Columnas
Hasta el momento, los ejemplos vistos de cálculo de tablas han ignorado una función bastante conveniente
denominada nombre de columnas. Ha aprendido cómo Excel permite crear sus propios nombres de rangos para
referirse a partes de la hoja de cálculo de uso frecuente. Pero incluso si no crea ningún nombre de rango por su
cuenta, puede encontrar una ayuda en Excel, ya que equipa a todas las tablas con algunos nombres incorporados.
En primer lugar, Excel crea nombres de columnas que se pueden utilizar cuando se escriben fórmulas dentro de la
tabla. Por ejemplo, observe en la figura 1-32, que utiliza esta fórmula para descontar el precio actual:
=C2*0,9
Cuando Excel copia esta fórmula hacia abajo en la tabla, se ajusta automáticamente la fórmula usando la familiar
magia de las referencias relativas, de manera que cada precio descontado se refiere al precio del producto en la
misma fila. Por ejemplo, en la fila 10 (técnicamente, la novena fila de datos, la fórmula se convierte en:
=C10*0,9
Pero hay un acceso directo. En lugar de referirse a la celda específica, se puede utilizar el nombre de la columna
precedido por una arroba (@ y entre corchetes. Ese acceso directo significa que puede escribir una fórmula como
esta:
=[@Precio]*0,9
Para Excel, el símbolo @ significa "la fila actual", por lo que [@precio] se refiere automáticamente al valor de la
columna precio en la fila actual, no importa donde lo pegas en la tabla.
Atención. El nombre de la columna se basa en el texto que coloca en el de encabezado de columna. Si el de encabezado de columna
tiene el texto "Precio", entonces el nombre de la columna en una fórmula es [@precio].
Se considera una buena práctica utilizar siempre el signo @ antes del nombre de columna. Sin embargo, Excel le
permite salir de este detalle si usted es perezoso, lo que significa que también puede escribir fórmulas de tabla
que se vean así:
=[Precio]*0.9
Si un nombre de columna tiene un espacio en él, Excel agrega un segundo conjunto de corchetes alrededor del
nombre. Así que para hacer referencia a la columna de la tasa de impuesto en la fila actual, tiene que escribir
esto:
[@[Tasa Impuesto]]
Los nombres de columna no son sólo importantes ahorradores de tiempo, también hacen las hojas de cálculo
mucho más fáciles de entender y reducen la probabilidad de errores. Después de todo, ¿quién podría confundir el
propósito de la siguiente fórmula?
=[@Precio] * [@[Tasa Impuesto]] + [@[Cargos Embarque]]
Atención. Si utiliza la opción de creación de fórmula de apuntar y hacer clic, Excel utiliza los nombres de columna en lugar de la
referencia de celda.
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Nombre de Tablas
Acaba de ver cómo se puede escribir fórmulas dentro de una tabla utilizando nombre de columna. Excel también
le permite utilizar esta técnica en las celdas fuera de su tabla. Sin embargo, es necesario identificar primero la
tabla que desea utilizar por su nombre de tabla.
El nombre de tabla es una referencia que apunta a la tabla completa, y se puede utilizar en cualquier lugar de la
hoja de cálculo. Esto plantea una pregunta excelente, a saber, ¿cómo decide Excel que nombre la tabla debe
tener? Cuando se crea una tabla, Excel escoge un nombre más bien poco interesante, como Tabla 1, Tabla 2, y así
sucesivamente. Para cambiar esto, haga clic en cualquier lugar dentro de la tabla, y luego edite el texto en la Tabla
Herramientas de tabla | Diseño → Propiedades → cuadro Nombre de Tabla. Por ejemplo, ListaProductos es un
buen nombre.
Por sí solo, el Nombre de tabla se refiere a todo el rango de celdas que contiene los datos de la tabla. Eso significa
que incluye toda la tabla, menos los encabezados de las columnas y la fila total. Es posible que desee utilizar estas
celdas con una función de búsqueda, tal como BUSCARV(). Por ejemplo, si usted quiere conseguir el precio (a
partir de la tercera columna del producto “Persuasive Pencil”, puede utilizar esta fórmula fácil de leer:
=BUSCARV("Persuasive Pencil", ListaProductos, 3, FALSO)
Excel incluye otro regalo que le permite excavar más profundamente en la tabla. Se puede utilizar el Nombre de
tabla en conjunto con un Nombre de columna para obtener el rango de celdas que contiene los datos de una sola
columna. He aquí un ejemplo:
=SUMA(ListaProductost[Precio])
Esto toma la tabla ListaProductos, saca las celdas en la columna Precio, y luego los pasa a la función de SUMA(),
que genera un total. Tenga en cuenta que no se agrega el símbolo @ antes de la referencia de los precios, ya que
esta fórmula se refiere a toda la columna, no la fila actual. La figura 1-35 muestra cómo Excel le ayuda a crear
fórmulas como éstas, con su función de “Autocompletar fórmula”.
Figura 1-35
Una vez que se escribe un nombre de tabla seguido de un paréntesis abierto, Excel muestra una lista de columnas de esa tabla. Puede
seleccionar uno usando las teclas de flecha arriba y abajo, y luego insertarlo en su fórmula pulsando Tab.
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Los nombres de tabla y nombres de columna se llaman referencias de tablas estructuradas y Excel tiene algunas
otras más especializadas que reconocerá porque incorporan un signo de número (#). Aquí es cómo conseguir un
rango con todas las celdas de encabezados de una tabla:
ListaProductos[#Encabezados]
O la fila de totales (si es visible):

ListaProductos[#Totales]
O todo lo demás (los datos de tabla):

ListaProductos[#Datos]
O todo el paquete, encabezados, datos, fila de totales, y todo:

ListaProductos[#Todo]
Atención. Los nombres de Tablas y columnas permiten controlar las partes de la tabla de forma rápida y eficiente. Lo mejor de todo,
estas referencias son sólidas fiables, y siguen trabajando sin problemas cuando se agregan nuevas filas a la tabla o reorganiza columnas.
Por estas razones, siempre se deben usar los nombres de tablas y columnas en lugar de referencias de celda al crear fórmulas que
utilizan datos de tabla.
Fila de Totales
Las tablas de Excel facilitan el cálculo de los totales, promedios, desviaciones estándar, y otras fórmulas comunes
mediante el uso de una fila de resumen. Para mostrar esta fila, seleccione Herramientas de tabla | Diseño →
Opciones de estilo de tabla → Fila de totales. Excel agrega una fila adicional en la parte inferior de la tabla.
Cuando aparece por primera vez la fila de totales, que incluye sólo una parte de la información: el número de
registros que se muestran actualmente. Si desea mostrar algún otro tipo de información, seleccione una columna
y, a continuación, haga clic en la celda de fila de totales en la parte inferior de la columna. Una lista desplegable
aparece con las opciones predeterminadas. Elegir una, y la fila de totales muestra el cálculo en esa celda, como se
muestra en la Figura 1-36.
Figura 1-36
La fila de totales le permite realizar cálculos comunes con un solo clic del ratón. En este ejemplo, la fila de totales muestra el precio
medio de los registros que coincidan con la condición de filtro.
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Atención. Cuando la fila de totales se está mostrando, no se puede agregar una nueva fila a la tabla escribiendo debajo de ella.
Afortunadamente, hay dos buenas soluciones. En primer lugar, se puede agregar una nueva fila haciendo clic derecho en la última fila
de la tabla y eligiendo Insertar → Insertar fila de tabla debajo. O, si la tabla no tiene ningún tipo de filtro aplicado, se puede añadir una
fila moviendo a la celda en la esquina inferior derecha de la tabla y pulsando la tecla Tab.
Por supuesto, usted puede crear sus propias fórmulas para mostrar la misma información que las filas de totales
lo hacen. Sin embargo, la fila de totales no requiere ningún trabajo. También utiliza sólo las filas que están
actualmente visibles, haciendo caso omiso de todas las filas filtradas. Usted puede o no querer este
comportamiento. (Es muy bueno si se desea calcular los totales para un pequeño subconjunto de datos filtrados,
pero no es tan bueno si desea crear totales generales que incluyen todo.) Si desea un comportamiento diferente,
puede escribir su propia fórmula de resumen mediante funciones como SUMA(), CONTAR(), y PROMEDIO().
Función SUBTOTALES()
La fila de totales convenientemente sólo funciona con las filas visibles en ese momento en la tabla. Para ver este
fenómeno en acción, simplemente haga clic en una de las celdas de la fila total. Si nos fijamos en la barra de
fórmulas, se ve que estas celdas utilizan la función SUBTOTALES() para realizar sus cálculos. Esto se debe a que la
función de SUBTOTALES() es la única función de Excel que toma en cuenta la tabla filtrada.
La función SUBTOTALES() es la solución perfecta para todos los cálculos en la fila de totales, que incluyen sumas,
promedios, conteos, y mucho más. El truco es que el primer argumento de la función SUBTOTALES() es un código
numérico que indica a Excel qué tipo de cálculo se debe realizar, mientras que el segundo argumento es el rango
de celdas para toda la columna de tabla, desde la primera fila hasta la última.
SUBTOTALES(núm_función; ref1;…)
La Tabla 1-1 lista todos los códigos de funciones que se pueden utilizar con SUBTOTALES (). Tenga en cuenta que
cada tipo de cálculo en realidad tiene dos códigos de función asociados a ella. Los códigos de función por encima
de 100 ignoran las filas ocultas (filas que ha ocultado utilizando el siguiente comando en la cinta de opciones:
Inicio → Celdas → Formato → Ocultar y Mostrar → Ocultar Filas). Estos códigos de función son los que utiliza la
fila de totales. Los códigos de función por debajo de 100 no ignoran las filas ocultas, pero aún ignoran filas que
filtran. La figura 1-37 muestra la función SUBTOTALES() en acción.
Tabla 1-1 Códigos de funciones para SUBTOTALES()
En la figura 1-37, compare los resultados de las funciones SUBTOTALES() en las celdas C2 a C6 con las fórmulas de
las celdas D2 a D6, que sólo utilizan las funciones regulares, como PROMEDIO(), SUMA(), MAX(), MIN(), y así. En
esta figura, se muestran los totales después de aplicar el filtro a la tabla en la categoría seleccionando el ítem
“Communications”.
43
Figura 1-38
Esta hoja de cálculo utiliza a la función SUBTOTALES() para calcular promedios, sumas, y mucho más. Las fórmulas que utilizan la
función SUBTOTALES () están en las celdas C2 a C6, mientras que las fórmula que utilizan las funciones ordinarias de Excel (y no
consideran las filas filtradas) se encuentran en las celdas D2 a D6.
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Funciones de Base de Datos

Excel también incluye funciones para uso exclusivo con grandes tablas. Estas son las funciones de base de datos,
un conjunto de 11 funciones que le permiten analizar grupos de datos.
Las funciones de base de datos son similares a las funciones matemáticas básicas como SUMA(), PROMEDIO(), y
CONTAR(). De hecho, con la funciones de base de datos tienen los exactamente los mismos nombres, pero con las
letras iniciales BD- de manera que uno encuentra un BDSUMA(), BDPROMEDIO(), BDCONTAR(), y así
sucesivamente. Las funciones de base de datos difieren de sus homólogos en el hecho de que pueden filtrar
selectivamente filas. En otras palabras, cuando se utiliza BDSUMA(), puede especificar un conjunto de criterios
que un registro debe cumplir con el fin de ser incluido en la suma. (El filtrado que se aplica con la función de
Autofiltro no hace ninguna diferencia en las funciones de base de datos. No ignoran las filas ocultas.)
La Tabla 1-2 lista las funciones de base de datos, junto con sus funciones matemáticas y estadísticas equiparables.
Tabla 1-2 Funciones de bases de datos
BDEXTRAER() es la única función sin una contraparte de función matemática. Funciona un poco parecido como las
funciones BUSCARV() y BUSCARH(), y devuelve un único valor en una fila que cumple con los criterios
especificados.
Cada función de base de datos utiliza los mismos tres parámetros:

BDFUNCION(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
 La base_de_datos es el rango que utiliza la función. El rango de la tabla debe incluir toda la tabla, incluyendo
la columna que desea utilizar para el cálculo y las columnas para los criterios. El rango de la tabla tiene que
incluir los encabezados de columna, porque así es como las funciones de base de datos identifican cada
columna y cruzan con los criterios. Esto significa que no puede utilizar los nombres de las tablas generadas
automáticamente
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 El nombre_de_campo es el nombre de la columna que desea utilizar para el cálculo. Por ejemplo, si está
utilizando BDSUMA (), el campo es la columna que desea totalizar. Excel analiza los encabezados de columna
hasta que encuentra la columna que tiene el mismo nombre. (En lugar de utilizar los nombres de columna,
puede utilizar números de columna, pero este enfoque es más arriesgado, porque significa que sus fórmulas
se romperán si decide ordenar la tabla.)
 El criterio es un rango de celdas que especifica todas las condiciones que cada registro debe cumplir para ser
incluidos en el cálculo. Este rango puede ser tan grande como desee, y usted es libre de definir las
condiciones de varias columnas, o múltiples condiciones que se aplican a la misma columna. Si el rango
contiene sólo las celdas vacías, la función de base de datos opera sobre todos los elementos de la tabla.
Para utilizar una función de base de datos correctamente, es necesario crear un rango adecuada de celdas que se
pueden utilizar para los criterios. Excel espera que este rango de celdas pueda estar en una disposición estricta.
Aquí hay algunas reglas que debe seguir:
 Cada condición requiere dos celdas. Una celda especifica el nombre del campo, y el otro especifica la
condición de filtro. Por ejemplo, puede introducir "Categoría" para el nombre del campo y "Tools" de la
condición de filtro.
 La celda la condición de filtro debe estar directamente debajo de la celda con el nombre del campo. Si los
pone al lado del otro, la función de base de datos da un error.
 Se puede aplicar más de una condición de filtro para el mismo campo. Sólo tiene que colocar todas las
condiciones en una pila ordenada en virtud de la celda con el nombre del campo.
 Puede añadir condiciones a múltiples campos. Sin embargo, se debe colocar el filtrado de información para
cada campo en una columna separada.
 Puede añadir tantas condiciones de filtro como desee.
Las condiciones de filtro siguen las mismas reglas utilizadas para los criterios de búsqueda en la ventana de
formulario de datos. Por lo tanto, puede utilizar los operadores de comparación como menor que (<) y mayor que
(>) para crear las condiciones como <500 (todos los precios por debajo de $ 500) o <> Travel (todos los productos
distintos a la categoría Travel). Si no se especifica un operador de comparación, Excel actúa como si usted eligió el
signo igual. Además, permite coincidencias parciales con criterios de texto. Por ejemplo, los criterios de la
categoría T coincidirá con tanto Travel y Tools.
Usted tiene total libertad para decidir el punto en la hoja de cálculo para colocar sus celdas de filtración. Figura 1-
38 muestra un ejemplo que coloca las celdas de filtro en la parte superior de la hoja de cálculo. Para encontrar el
precio medio de todos los productos que coincidan con estos criterios, se utiliza la siguiente fórmula:
Usted tiene total libertad para decidir el punto de la hoja de cálculo en donde colocar las celdas de filtro. La figura
1-38 muestra un ejemplo en el que se coloca las celdas de filtro en la parte superior de la hoja de cálculo. Para
encontrar el precio promedio de todos los productos que coincidan con estos criterios, se utiliza la siguiente
fórmula:
=BDPROMEDIO(A9:D51; "Precio"; C1:E2)
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Figura 1-38
En este ejemplo, se podría utilizar la celda E2 para agregar otra condición especificando un precio mínimo. Sin embargo, debido a que
esta celda se encuentra actualmente en blanco, Excel no aplica un filtro de precio. En su lugar, se filtra, haciendo coincidir una categoría
y el establecimiento de un precio máximo.
Las funciones de base de datos son agradables porque te obligan a definir sus criterios en la hoja de cálculo. Si
desea cambiar los criterios, sólo hay que modificar estas celdas, lo que hace a las funciones de base de datos una
solución perfecta para la creación de informes dinámicos.
Usar Formularios
Es un recurso adicional para el manejo de bases de datos en Excel, su particularidad es que nos muestra en forma
individual cada uno de los registros en forma de ficha personal. Además podemos establecer condiciones de
búsqueda por cada campo de la base de datos.
El botón Formulario no se incluyó en la Cinta pero, si desea usarlo en versiones de Microsoft Office Excel
posteriores a Excel 2007, agregue el botón Formulario a la barra de herramientas de acceso rápido
Para agregar el botón formulario a la barra de herramientas de acceso rápido siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en la flecha que aparece junto a la Barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, haga clic
en Más comandos.
2. En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos.
3. En el cuadro de lista, seleccione el botón Formulario y, a continuación, luego haga clic en Agregar.
Aparecerá una ficha en blanco en la que en cada campo escribiremos las condiciones que deben cumplir cada uno
de ellos. Antes de utilizar esta opción, es recomendable situarnos en el primer registro de la base de datos, nos
daremos cuenta de ello ya que en la zona superior derecha de la ficha, indica el número de registro actual. El
manejo de fichas puede resultar positivo para consultas rápidas en pantalla, y para tener en una sola pantalla los
datos de un registro en particular, lo negativo de ellas es que no son imprimibles.
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Sesión 3: Agrupar y Autoesquemas

Las tablas de Excel son una gran herramienta para la gestión de grandes compilaciones de datos compuestos por
columnas uniformes y extensas (como listas de clientes o productos). Pero las tablas no funcionan tan bien si
necesita mostrar información más compleja especialmente si esa información se divide en grupos separados cada
uno con sus propios subtotales.
Imagine un informe de ventas de la compañía que muestra el valor de los resultados trimestrales de cada una de
sus regiones de todo el mundo de un año. Si intenta meter todos esos datos en una larga lista de subtotales,
incluyendo para cada región, estás probable terminen con una hoja de cálculo que se parece a una versión
numérica de un tornado. Sería mejor descomponer cada región en un grupo separado de celdas y luego unir todo
junto con otro grupo de celdas que resume sus ventas en todas las regiones.
Las características de agrupación y auto-esquemas de Excel son perfectas para tratar la información en capas
múltiples. Ayudan a crear rápidamente y fácilmente expandir y contraer grandes cantidades de datos y en el
proceso hacer el cálculo de resumen de la información mucho más fácil. Estos trucos son muy fáciles de
implementar, no obstante se ubican como uno de los secretos mejor guardados de productividad de Excel.
Agrupar datos de manera básica

Cuando se quieren simplificar las hojas de cálculo primero tiene que aprender a agrupar datos. La agrupación de
datos le permite atar columnas o filas relacionadas en una sola unidad. Una vez que ponga columnas o filas en un
grupo, puede contraer el grupo que oculta temporalmente dejando más espacio para el resto de los datos. En su
forma más simple, la agrupación es sólo una manera rápida para ayudarle a ver fácilmente lo que quiere ver
cuando se desea ver. Es más útil cuando se desea mostrar resumen de información clave, pero no los números
que utilizó para llegar a estos resultados.
Atención. La configuración de agrupación de Excel también afecta las impresiones de hoja de cálculo – las filas o columnas contraídas
no aparecen en la copia impresa.
Comparación entre la herramienta Agrupar y las Tablas

En general la agrupación no es tan poderosa como las tablas de Excel. Mientras que los cuadros incluyen características
para clasificar, filtrar y buscar utilizando Agrupar simplemente hace que sea más fácil trabajar con tablas de datos que
utilizan uno o más niveles de subtotales.
Por supuesto, no hay razón por la que no se puede utilizar ambos la agrupación y las tablas. Por ejemplo, puede agrupar
una o más columnas en una gran tabla de modo que se pueden ver sólo las columnas que desee (todas las columnas que
hacen un seguimiento a componentes de la dirección por ejemplo).
También puede agrupar algunas de las filas de una tabla o de forma más útil poner todas las filas de una tabla en un solo
grupo. (Esto tiene sentido si tiene una hoja de trabajo con varias tablas y se pone a cada uno en su propio grupo por lo
que pueden contraerse los que no quiere ver.) Sin embargo las tablas de Excel crecen de forma dinámica por lo que
podría tener un problema. Si se agrega una nueva fila en la parte inferior de la tabla, la tabla se expande
automáticamente para incorporar la nueva información. Sin embargo los grupos no muestran el mismo
comportamiento. Como resultado si la tabla crece algunas de ellas pueden quedar fuera más allá del límite del grupo.
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Crear un Grupo
Para ver cómo la agrupación puede simplificar hojas de cálculo complejas verifique el informe de ventas que se
muestra en la Figura 1-39. En este ejemplo, la información cabe fácilmente en el área visible de la ventana de
Excel pero en las empresas en el mundo real fácilmente podría terminar necesitando extender la hoja de cálculo
con más columnas y filas.
Figura 1-39
Esta hoja de cálculo muestra los ingresos de una tienda al por menor con los números que se descomponen de dos maneras: por
trimestre, y precio en el punto (con mercancía de precio regular, para la venta y, como artículo de liquidación). La hoja calcula
subtotales de los ingresos por precio en el punto para que pueda decirle lo mucho que la empresa vende a un precio determinado
durante todo el año (celdas B7: D7), cuánto se vende en un trimestre en todos los precios de punto (las celdas E3: E6) y cuánto se
vendió en total (celda E7).
Se podría añadir una variedad de columnas (que representan diferentes tipos de promociones, diferentes
descuentos sobre precios regulares, o diferentes departamentos en la tienda). O bien, puede agregar más filas
para cubrir las ventas trimestrales por más de un año, o para realizar un seguimiento de las ventas totales
mensuales semanales o incluso diarias. En cualquiera de los casos, los datos se han vuelto bastante difícil de
manejar obligando a desplazarse hacia arriba y abajo de la hoja de cálculo y de lado a lado. Agrupando columnas
(o filas) juntas, puede saltar dentro y fuera de la vista con un solo clic del ratón.
Atención. Alternativamente puede utilizar la opción ocular celdas para remover de la vista los datos temporalmente. No obstante, la
Agrupación datos es un enfoque mucho mejor ya que puede contraer y mostrar los datos más fácilmente sin tener que ir navegando
por cinta de opciones de Excel. También hace que sea más evidente para la persona que lee la hoja de trabajo que hay más datos fuera
de la vista. Las personas a menudo utilizan para esta herramienta para ocultar información superflua que nadie necesita ver.
Técnicamente, la agrupación utiliza la capacidad de Excel de ocultar entre bastidores para hacer que las celdas agrupadas desaparezcan
temporalmente.
A seguir se muestra como agrupar varias columnas utilizando el informe de ventas del ejemplo:
1. Seleccionar las columnas o filas que desea agrupar. En la mayoría de los casos, tendrá que agrupar las
columnas de detalle que proporcionan información a granel (como las columnas B, C y D en la figura 1-39). No
debe incluir en su grupo cualquier subtotal (columna E) que resume la información, ya que es muy probable que
desee ver los subtotales.
Para realizar la selección, arrastre sobre los títulos de las columnas, seleccionando columnas completas a medida
que avanza. De esta manera Excel puede saber de inmediato que desea agrupar columnas. En el ejemplo de
informe de ventas debe elegir las columnas B, C y D.
2. Seleccione en la cinta de opciones: Datos → Esquema → Agrupar. Si Excel no está seguro de qué grupos de
celdas desea agrupar, se muestra una ventana de Agrupación que permite especificar si estás agrupando
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columnas o filas. (Si ha seleccionado las celdas B3: D3 Excel la consideraría una selección ambigua, ya que podría
tratarse de un intento de agrupar las columnas o filas.) Si aparece la ventana de Agrupación, haga su selección y a
continuación, haga clic en Aceptar.
Cuando se agrupan columnas la hoja de cálculo no cambia, aunque una nueva área de margen aparece en la parte
superior de la hoja de cálculo como se muestra en la Figura 1-40. Este margen le permite contraer y expandir sus
grupos. Para contraer un grupo haga clic en el signo menos (-), que luego se transforma en un signo más (+). Para
expandir un grupo contraído haga clic en el signo más (+).
Figura 1-40
A seguir se muestran las columnas que se han agrupado B, C y D.
Figura 1-41
Después de hacer clic en el icono de signo menos en el margen superior de la hoja de trabajo (como se muestra en la Figura 1-40),
puede contraer rápidamente este grupo, ocultando las columnas B, C y D. Al ocultar las columnas Excel sigue utilizando los datos en
ellos en cálculos (como las de la columna E).
Para eliminar un grupo después de que se haya establecido, expanda el grupo, seleccione todas las columnas y
luego seleccione: Datos → Esquema → Desagrupar. Si sólo selecciona algunas de las columnas Excel elimina las
columnas seleccionadas del grupo pero deja el resto del grupo intacto. (Si se quita una columna desde la mitad de
un grupo, en realidad se queda con dos grupos, uno con las columnas de la izquierda y una con las columnas de la
derecha.)
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Aspectos Esenciales en La Gestión de Datos Con Excel

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Trucos Elegantes de Pegado

Sesión 2: Gestión de Lista de datos con Tablas de

Conceptos básicos acerca de las Tablas

Crear una Tabla

Dar formato a una Tabla

La diferencia entre las hojas de cálculo de Excel y las bases de datos

Editar una Tabla

Seleccionar Partes de una Tabla

La Figura 1-18 muestra un ejemplo.

Ordenar una Tabla

Orden Simple de una Tabla

Ordenar con Criterios Múltiples

Para utilizar criterios múltiples de ordenación, siga los siguientes pasos.

Ordenar con una lista personalizada

Ordenar por Color

Filtrar una Tabla

Estas son algunas de las situaciones en que el filtrado es especialmente útil:

Ocultar Valores Específicos

Aplicar filtros con segmentaciones de datos

1. Haga clic en algún lugar dentro de la tabla.

2. Seleccione en la cinta de opciones: Herramientas de tabla | Diseño → Herramientas → Insertar segmentación

Manejo de Filas Duplicadas

Remover Duplicados Automáticamente

Realizar Cálculos con Tablas

O la fila de totales (si es visible):

O todo lo demás (los datos de tabla):

O todo el paquete, encabezados, datos, fila de totales, y todo:

Tabla 1-1 Códigos de funciones para SUBTOTALES()

Funciones de Base de Datos

Tabla 1-2 Funciones de bases de datos

Cada función de base de datos utiliza los mismos tres parámetros:

2. En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos.

Sesión 3: Agrupar y Autoesquemas

Agrupar datos de manera básica

Comparación entre la herramienta Agrupar y las Tablas

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