Anda di halaman 1dari 191

BAB I

PENGENALAN PROSES BISNIS

CAPAIAN UMUM:
Mahasiswa mampu memahami definisi dari analisis proses bisnis, Karakteristik dan
komponen yang harus ada pada proses bisnis, gambaran proses bisnis yang ada pada
sebuah organisasi dan memahami tekni-teknik pengumpulan data.
CAPAIAN KHUSUS:
1. Mampu mendefinisikan proses analisis bisnis dalam suatu organisasi.
2. Mampu memahami alasan mengapa proses bisnis informasi diperlukan oleh suatu
organisasi
3. Mampu menganalisa proses bisnis dalam organisasi
4. Mampu memahami proses kejadian dalam kegiatan yang ada pada analisis proses
bisnis.
5. Mampu memahami Strategi Pemasaran Bisnis Online Terbaru.
6. Mampu memahami komponen- komponen pembentuk proses bisnis
7. Mampu memahami dan menjelaskan berbagai macam cara atau teknik dalam
pengumpulan data pada analisis proses bisnis

1.1. PENDAHULUAN

Analisis adalah Suatukegiatan yang dimulai dari proses awal di dalam mempelajari
serta mengevaluasisuatu bentuk permasalahan ( case yang ada).
proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang saling terkait yang bersama-
sama mengubah masukan menjadi keluaran.] Pelaksanaan ini dapat dilakukan oleh
manusia, alam, atau mesin dengan menggunakan berbagai sumber daya. Proses adalah
sekumpulan tindakan mulai dari masukan, kemudian menambahkan nilai untuk
mendapatkan keluaran yang diinginkan.Ada awal, ada akhir, serta masukan dan keluaran
didefinisikan dengan jelas

1
Gambar 1.1. Proses Bisnis Berjalan

Bisnis adalah keseluruhan yang lengkap pada berbagai bidang seperti industri dan
penjualan, industri dasar dan industri manufaktur dan jaringan, distribusi, perbankkan,
transportasi, insuransi dan lain sebagainya; yang kemudian melayani dan memasuki dunia
bisnis secara menyeluruh.
Suatu proses bisinis menggambarkan pemikiran tentang bagaimana sebuah
organisasi menciptakan, memberikan, dan menangkap nilai-nilai -baik itu ekonomi, sosial,
ataupun bentuk-bentuk nilai lainnya. Istilah model bisnis, karena itu, dipakai untuk ruang
lingkup luas dalam konteks formal dan informal untuk menunjukkan aspek inti suatu
bisnis, termasuk mencakup maksud dan tujuan, apa-yang-ditawarkan, strategi,
infrastruktur, struktur organisasi, praktik-praktik niaga, serta kebijakan-kebijaan dan
proses-proses operasional. Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan
terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang
menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat
dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tetapi
juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis
umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan
aktivitas atau kegiatan. mendefinisikan proses bisnis sebagai:“aktivitas yang terukur dan
terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu.
Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di
suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu
proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan
ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan
output.”

2
Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah : suatu organisasi yang menjual barang atau
jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba.
Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris business,– dari kata dasar busy yang berarti
"sibuk" dalam konteks individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk
mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.

Gambar 1.2. Bisnis

Dalam ekonomi kapitalis kebanyakan bisnis dimiliki oleh pihak swasta, bisnis
dibentuk untuk mendapatkan profit dan meningkatkan kemakmuran para pemiliknya.
Pemilik dan operator dari sebuah bisnis mendapatkan imbalansesuai dengan: waktu, usaha,
atau kapital yang mereka berikan. Namun tidak semua bisnis mengejar keuntungan seperti
ini, misalnya: bisnis koperatif yang bertujuan meningkatkan kesejahteraan semua
anggotanya atau institusi pemerintah yang bertujuan meningkatkan kesejahteraan rakyat.
Model bisnis seperti ini kontras dengan sistem sosialistik: bisnis besar kebanyakan dimiliki
oleh pemerintah, masyarakat umum, atau serikat pekerja.
Secara etimologi, bisnis berarti: keadaan seseorang atau sekelompok orang sibuk
melakukan pekerjaan yang menghasilkan keuntungan. Kata "bisnis" sendiri memiliki tiga
penggunaan, tergantung skupnya: penggunaan singular kata bisnis dapat merujuk pada
badan usaha, yaitu kesatuan yuridis (hukum), teknis, dan ekonomis yang bertujuan mencari
laba atau keuntungan. Penggunaan yang lebih luas dapat merujuk pada sektor pasar
tertentu, misalnya "bisnis pertelevisian." Penggunaan yang paling luas merujuk pada
seluruh

3
aktivitas yang dilakukan oleh komunitas penyedia barang dan jasa. Meskipun demikian,
definisi "bisnis" yang tepat masih menjadi bahan perdebatan hingga saat ini

Gambar 1.3. Bussiness Process Excellence


Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk
menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi
beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi
untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan
pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan
aktivitas atau kegiatan.
Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis
adalah:

1. Definitif Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang
jelas.
2. Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu
dan ruang.
3. Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.
4. Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai
tambah pada penerima.
5. Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam
suatu struktur organisasi.

4
6. Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa
fungsi

Mengapa Analisis Proses Bisnis Diperlukan ?

 Sebagai salah satu bagian pertama dalam Perancangan/Pengembangan Sistem


 Untuk mengetahui Proses Bisnis yang sedang berjalan dalam suatu organisasi
 Untuk mengetahui Pengembangan apa yang harus dilakukan terhadap proses bisnis
dari suatu organisasi, sehingga organisasi tersebut bisa lebih maju dan
berkembang.
Cara untuk menganalisa (nantinya) yaitu ada 2 cara antara lain:
1. As –is Sistem: sistem saat ini (current) yang belum atau sudahdikomputerisasikan
2. To-Be sistem: sistem baru hasil perbaikan , sesuai dengan kebutuhan.
Beberapa macam Model Proses Bisnis, yaitu antara lain:
1. Proses Perolehan/Pembayaran
 Hanya memesan barang/jasa yang dibutuhkan oleh organisasi.
 Hanya menerima barang/jasa yang dipesan.
 Hanya membayar barang/jasa yang sudah diterima.
 Memelihara dengan baik barang yang sudah diperoleh.
 Mampu menyediakan barang/jasa pada saat diperlukan

2. Proses Perubahan
 Proses perubahan sangat beraneka ragam, tergantung pada barang/jasa yang
diproduksi,teknologi dan sumber daya yang digunakan, peraturan
 yang berlaku, pemerintahan, lingkungan, atau pelanggan.
 Sangatlah sulit untuk menggambarkan suatu proses perubahan yang umum.
 Pada dasarnya, proses perubahan adalah serangkaian aktivitas yang
mengubah barang/jasa yang diperoleh menjadi barang/jasa bagi para
pelanggan.
3. Proses Penjualan/Pengumpulan
 Adalah serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk mengantarkan
barang/jasa kepada para pelanggan untuk mendapatkan pembayaran.
 Pada dasarnya, proses penjualan/pengumpulan merupakan cerminan dari
proses bisnis perolehan/pembayaran.

5
 Ketika suatu entitas memperoleh barang/jasa serta membayarnya, maka ada
entitas lainnya yang menjual barang/jasa serta mengumpulkan pembayaran
Kejadian - kejadian Proses Bisnis ( Business Process Events) Suatu proses
bisnis merupakan serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi.
Suatu proses bisnis dapat terdiri dari beberapa aktivitas. Kejadian (event) merupakan suatu
aktivitas tunggal yang terdapat pada sebuah proses bisnis.
Setiap proses bisnis dapat dibagi ke dalam tiga jenis proses kejadian yang
berbeda, yaitu antara lain:
1. Kejadian-kejadian Proses Operasional (Operating Events)
 Adalah aktivitas-aktivitas operasional yang dilakukan dalam suatu proses
bisnis saatm menyediakan barang/jasa bagi pelanggan.
 Tediri dari uraian prosedur dan aturan bisnis yg dapat dituangkan dalam
activity diagram
 Melibatkan manusi, peralatan, unit organisasi, kebijakan dan prosedur
 Biasanya berkaitan dengan barang dan jasa
 Contoh kejadian-kejadian operasional pada proses bisnis
penjualan/pengumpulan:
Kejadian 1: Memasarkan barang.
Kejadian 2: Menerima pesanan dari pelanggan.
Kejadian 3: Mengirimkan barang pesanan.
Kejadian 4: Menerima pembayaran
2. Kejadian-kejadian Proses Informasi (Information Events)
Pada kejadian-kejadian informasi terdiri dari tiga aktivitas,yaitu:
 Mencatat data tentang kejadian-kejadiaoperasional, Memelihara data yang
penting bagi organisasi, Melaporkan informasi yang berguna bagi para
pengambil keputusan.
 Melibatkan manusia ,peralatan, otorisasi,unit organisasi, kebijakan dan
prosedur
 Bertujuan sebagai pendukung operasi dan manajemen dalam menjalankan
fungsi organisasi
 Contohnya: Laporan penerimaan mahasiswa baru yaitu untukmengetahui
seberapa banyak siswa yangmasukpada tahun ajaran tertentu, dan dapat
menentukan quota kelas,dan gurupengajarnya
6
3. Kejadian-kejadian Keputusan/Pengelolaan (Decision/Management Events)
 Adalah aktivitas-aktivitas di mana para pimpinan membuat keputusan
tentang perencanaan,pelaksanaan, pengawasan, dan penilaian proses proses
bisnis.
 Menggunakanprosesoperasidan prosesinformasi sebagai masukan
 Melibatkan manusia, otorisasi, unit organisais,kebijakan dan prosedur
 Bertujuan untukmenjalankanfungsi manajemen.
 Contoh: Pimpinan memutuskan untuk membuat produk baru.
Pimpinan memutuskan untuk membuka sebuah cabang baru.
Keterkaitan Antar Kejadian Proses Bisnis, antara lain :
 Kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan akan menentukan dan memicu
kejadian-kejadian operasional.
 Menjalankan kejadian-kejadian operasional akan memicu kejadian-
kejadian informasi untuk mencatat dan memelihara data bisnis.
 Kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan juga memicu kejadian-kejadian
informasi, yaitu saat para pimpinan meminta informasi sebelum mengambil
keputusan.
Kejadian - kejadian Operasional Umum pada Proses Bisnis Perolehan / Pembayaran
anatara lain:
 Permintaan barang/jasa yang diperlukan.
 Pemesanan barang/jasa yang diminta.
 Penerimaan barang/jasa yang dipesan.
 Pemeriksaan barang/jasa yang diterima.
 Penyimpanan dan pemeliharaan barang yang diterima.
 Pembayaran untuk barang/jasa yang diterima
 Pengembalian (retur) barang yang tidak sesuai.
Kejadian-kejadian Operasional Umum pada antara lain:
 Proses Bisnis Penjualan/ Pengumpulan
 Menerima pesanan barang/jasa dari pelanggan.
 Memilih dan memeriksa barang/jasa yang akan dikirim.
 Mempersiapkan barang/jasa yang akan dikirim.
 Mengirimkan barang/jasa kepada pelanggan.

7
 Menerima pembayaran untuk barang/jasa yang dijual.
 Menerima pengembalian (retur) barang dari pelanggan.
Kejadian-kejadian Operasional Umum pada Proses Perubahan, antara lain:
 Merakit (assembling)
 Menanam (growing)
 Menggali (excavating)
 Memanen (harvesting)
 Pabrikan dasar (basic manufacturing)
 Pabrikan akhir (finished manufacturing)
 Membersihkan (cleaning)
 Mengangkut (transporting)
 Menyalurkan (distributing)
 Menyediakan (providing)
 Mendidik (educating)
 Menemukan (discovering)
Aliran Kerja (Workflow), antara lain:
 Aliran kerja merujuk kepada pekerjaan-pekerjaan atau tugas-tugas yang
dilakukan oleh anggot aanggota suatu kelompok kerja (workgroup) untuk
mencapai beberapa tujuan.
 Yaitu bagaimana suatu barang/jasa mengalir dari seseorang atau fungsi
bisnis ke orang atau fungsi bisnis lainnya.
 Suatu aliran kerja mungkin merupakan kombinasi dari kejadian-
kejadian:
– operasional,
– informasi, dan
– keputusan/pengelolaan.
Studi Kasus: Golden Pizza
• Restaurant pizza yang sukses di Standish, California.
• Menyediakan pizza lezat dan pelayanan yang ramah.
• Jaminan penyajian dalam waktu 20 menit. Jika terlambat, pelanggan tidak usah bayar.
• Pimpinannya sering menghabiskan waktu untuk menganalisa pasar pizza di Standish,
para pesaingnya, dan para pelanggannya.
• Pimpinannya membuat keputusan tentang pizza yang akan dicantumkan pada menu.
8
Gambar 1.4 studi kasus Golden pizza

 Pelanggan dapat memesan via telepon atau datang langsung ke restorannya.


 Detil pemesanan dicatat pada form pemesanan(rangkap banyak) yang telah diberi
nomor berurut.
 Total penjualan dihitung lalu dicatat pada form pemesanan, dan disampaikan pada
pelanggan.
 Pelanggan membayar dan form pemesanan dicap “PAID”. Juga dicatat detil
pembayaran yang dilakukan.

 Selembar form pemesanan diberikan kepada pelanggan, dan pelanggan dipersilakan


menunggu.
 Selembar form pemesanan diberikan kepada koki. Form pemesanan digantung pada
roda berputar supaya dapat mengetahui urutan pesanan.

9
 Jika pesanan sudah siap, pizza akan dibungkus dan form pesanan pada koki akan
disimpan di sebuah kotak.

 Pelanggan memperlihatkan form pemesanan yang sudah dicap “PAID” untuk


mengambil pesanan.
 Form pemesanan dari pelanggan akan disimpan untuk bagian akuntansi untuk dicatat
datanya, dan pizza akan diberikan kepada pelanggan.

10
Berdasarkan kegiatannya bisnis dibagi menjadi tiga, yaitu:

1. Production (Produksi) merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengolah


suatu bahan atau sumber-sumber yang ada agar tercipta suatu produk yang
mempunyai nilai guna yang lebih tinggi (menaikan faedahnya).
2. Distribution (Distribusi) adalah suatu proses penyampaian barang atau jasa dari
produsen ke konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa
tersebut diperlukan.
3. Consumtion (Konsumen) adalah setiap orang pemakai barang dan jasa yang
tersedia dalam masyarakat, baik bagi kepentingan diri sendiri, keluarga, orang lain,
maupun makhluk

1.2.Strategi Pemasaran Bisnis Online Terbaru


Strategi pemasaran bisnis online – Sejak berkembangnya teknologi internet
semua hal yang berkaitan dengan bisnis menjadi lebih mudah dan efektif, para pembisnis
mulai berpindah haluan yang mulainya offline kini mulai beralih pada bidang online, hal
ini dilakukan agar pasar-pasar yang dikuasai masih berada dalam kontrol atau cenderung
lebih besar. Dunia teknologi khususnya dibidang internet memang mengalami peningkatan
yang sangat pesat, ilmu-ilmu dibidang marketing digital juga terus bertambah menjadi atau
bahkan berkembang menjadi lebih kompleks, setidaknya ada 5 strategi pemasaran bisnis
online terbaru yang sering digunakan oleh para pebisnis saat ini, apa saja strategi atau
teknik pemasaran bisnis online tersebut, antara lain:
1. Content marketing
Orang-orang menggunakan internet tidak lain untuk mendapatkan informasi
dan juga hiburan yang sedang mereka inginkan. Strategi pemasaran bisnis online ini salah
satunya adalah strategi content marketing. Teknik pemasaran bisnis online ini fokus
kepada penyediaan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh orang-orang yang
membutuhkan. Informasi-informasi dalam content marketing ini juga sangat beragam
dimulai dari artikel, hasil riset, vidio, cerita menarik, dan masih banyak lagi lainnya.
Namun bagi anda yang ingin memaksimalkan strategi pemasaran bisnis online ini
menggunakan content marketing, isi materi harus sesuai dengan apa yang ingin anda
kembangkan. Misalnya anda memiliki toko online dibidang penjualan sepatu, jadi content
marketing yang harus anda maksimalkan juga harus berkaitan dengan sepatu, seperti cara
perawatan atau tips-tips lainya.

11
2. Mobile market
Data saat ini menyebutkan bahwa banyaknya konsumen yang menggunakan
seluler untuk pembelian barang memiliki prosentase yang cukup besar yaitu sekitar 30%
sampai 40%. Lalu apa kaitanya 5 strategi pemasaran bisnis online terbaru dengan data
tersebut? Jika anda jeli tentu anda sudah bisa menebak kemana arah pembahasan kali ini.
Seperti yang kita tahu, tampilan sebuah website versi dekstop dan mobile sangatlah
berbeda, dan salah satu faktor yang menyebabkan pembeli betah berkunjung pada website
kita karena tampilan website yang kita miliki sangat menarik, maka dari itu kita harus
membuat tampilan website versi dekstop dan mobile sama menariknya, biasanya orang
menyebut hal ini dengan tampilan mobile frendly. Teknik pemasaran bisnis online ini
termasuk lagu lama namun teknik ini tetap menjadi salah satu strategi yang ampuh menarik
konsumen.
3. Continuous marketing
Dari 5 strategi pemasaran bisnis online terbaru yang kami sebutkan, para
pebisnis online bisanya lebih memaksimalkan pada strategi continuous marketing. Teknik
pemasaran bisnis online ini maksudnya adalah teknik pemasaran yang terus berkelanjutan
dengan menggunakan media promosi jejaring sosial seperti Facebook, Twitter, dan juga
Instagram.Untuk mensukseskan strategi pemasaran bisnis online terbaru dengan continus
marketing ini anda bisa melakukan analisa berbagai data yang telah anda miliki seperti
opini, feedback konsumen, demografi atau data lainnya.
4. Integrasi digital marketing
5 strategi pemasaran bisnis online terbaru yang keempat berkaitan dengan
menyatukan serta memanfaatkan semua komponen sumber daya digital yang ada dengan
baik agar efektivitas dalam pemasaran bisnis anda menjadi lebih baik. Ada beberapa
komponen sumber daya yang sering digunakan untuk memperkuat dan menyatukan
pemasaran bisnis online seperti blog, promosi atau kampanye produk, penggunaan media
sosial, atau komponen-komponen lainnya. Dalam penggunaan sumber daya ini anda harus
mampu menggunakanya secara real time, agar konsumen yang masuk kedalam jangkauan
anda lebih variatif lagi.
5. Visual marketing
Dari 5 strategi pemasaran bisnis online terbaru yang terakhir adalah berkaitan
dengan visual atau media yang digunakan untuk memberikan gambaran produk yang akan
kita jual. Salah satu media visual ini adalah foto, tentu anda sudah pernah mendengar

12
mengenai satu foto bisa mewakili seribu kata, artinya satu foto yang baik akan mampu
menciptakan objek visual yang enak dipandang mata dan mampu memberikan gambaran
kepada pembeli dengan baik.

Gambaran 1.4 proses bisnis

1.3.Komponen- Komponen Proses Bisnis


Adapun komponen komponen proses bisnis adalah:
1. Tujuan yaitu suatu proses haruslah memiliki tujuan yang jelas .untuk apa proses itu
dikerjakan. Contohnya: proses input barang memiliki tujuan untuk mencetak
strukbelanja.
2. Batasan yaitu boundry, scope , ruaglingkup proses haruslah terdefinisi dengan jelas
agar tidak keluar dari ruang lingkup proses yang akan dianalisa. Contohnya :
analisa sistem informasi penggajian.
3. Input yaitu sistem yang bekerja untuk memproses sesuatu haruslah memiliki input
yang jelas . input suatu proses disebuah sistem dapat berupa suara, kertas, sinyal
ataupun data dengan media lain. Contohnya: suara , gambar, dokumen dan lain
sebagainya.
4. Output, yaitu setelah inputmasuk kedalam sebuah sistem kemudian akan diproses ,
hasil dari pemrosesanakan menghasilkan suatu output dari sistem. Output suatu

13
proses di sebuah sistem dapat berupa kertas , sinyal atau media informasi lainnya.
Contohnya: dokumen, suara, kertasatau mediainformasi lain.
5. Sumber daya, yaitu manusia, perangkat keras , perangkat lunak , perangkat
komunikasidan jaringan serta data atau bahan yang diolah. Contohnya:SDM,
Hardware, Software dan lainnya.
6. Urutan aktivitas, yaitu seuatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitasyang berurut
sesuai waktu da ruang , bahkan memiliki SOP ( Standard Operating System)
7. Melibatkan lebih dari satu unit dalam suatu organisasi. Suatu proses melibatkan
unut – unit terkait yang saling bekerja sama , berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan.
8. Menghasilkan suatu nilai untuk stakeholder, menghasilkan suatu nilai atau manfaat
bagi orang – orang yang berkepentingan.contohnya: untuk menghasilkan suatu
laba/ keuntungan

Gambar 1.5. Komponen Pembentuk proses bisnis

Kebijakan

Struktur Proses Sumber


Organisasi Daya
Bisnis

Aktivitas

Terdapat berbagai cara mengklasifikasikan proses bisnis Salah satu cara adalah TOPP
Program, yang mengelompokkan proses bisnis menjadi:

 Proses Utama (Primary processes): proses-proses yang menghasilkan nilai


dalam perusahaan mulai dari penerimaan material dari supplier sampai
aktivitas di pihak pelanggan
 Proses Pendukung (Support processes): proses-proses yang tidak langsung
menghasilkan nilai tetapi diperlukan untuk mendukung proses utama.
Meliputi aktivitas seperti finansial dan manajemen personalia.

14
 Proses Pengembangan (Development processes): proses-proses untuk
meningkatkan kinerja rantai nilai dengan proses utama dan pendukung.
Misalnya: pengembangan produk dan supplier.
Klasifikasi proses bisnis menurut European Network for Advanced Performance Studies
(ENAPS):
1. Proses bisnis, terdiri dari :
 Pengembangan produk yaitu penelitian produk, perancangan dan
perekayasaan produk, perancangan dan perekayasaan proses, co-
engineering.
 Pemerolehan komitmen pelanggan yaitu pengembangan pasar, pemesaran
dan penjualan, tendering.
 Pemenuhan pesanan yaitu procurement and inbound logistic, perencanaaan
dan pengendalian produksi, perakitandanproduksi distributor danoutbound
logistik.
 Layanan pelanggan yaitu layanan purna jual, dan retur produk
2. Proses sekunder, terdiri dari:
 Dukungan yaitu manajemen keuangan, manajemen sumber daya
manusia,manajemen nformasi ,pemeliharaan, pengawasan kesehatan dan
keamanan internal.
 Evolusiuaitupeningkatan proses bisnis berkisinambungan , penelitian
produk, penelitian teknologiproduksi ,pengembangan sumber daya
manusia, pengembangan basis pemasok, pengembangan hubungan eksternal
dan perencanaan strategis

1.4. Requirements Gathering /Teknik pengumpulan Data


Pengumpulan kebutuhan (requirements gathering) adalah aktivitas yang
dilakukan untuk mengekplorasi konsep-konsep/fenomena alami yang ada pada ranah
persoalan. Ini adalah tahap untuk menangkap dan menganalisa kebutuhan fungsional dari
aplikasi untuk masuk ke tahap desain. Berikut adalah beberapa teknik untuk
mengumpulkan kebutuhan yang diinginkan oleh user/konsumen (requirements gathering)
1. One-on-one interviews
Teknik yang paling umum untuk pengumpulan persyaratan adalah untuk duduk
dengan klien dan bertanya apa yang mereka butuhkan. Diskusi harus direncanakan terlebih

15
dahulu berdasarkan jenis persyaratan yang dicari. Ada banyak cara yang baik untuk
merencanakan wawancara, tetapi umumnya anda ingin bertanya pertanyaan terbuka untuk
membuat orang yang diwawancarai mulai berbicara dan kemudian menanyakan pertanyaan
penyelidikan untuk mengungkap persyaratan sebenarnya.
2. Group interview
Wawancara kelompok serupa dengan wawancara satu-satu, kecuali bahwa lebih
dari satu orang yang sedang diwawancarai - biasanya dua sampai empat. Wawancara ini
bekerja dengan baik ketika semua orang berada pada tingkat yang sama atau memiliki
peran yang sama. Wawancara kelompok memerlukan persiapan yang lebih dan formalitas
lebih untuk mendapatkan informasi yang diinginkan dari semua peserta. Anda dapat
menemukan satu set persyaratan yang lebih kaya dalam waktu yang lebih singkat jika anda
dapat menjaga kelompok tetap terfokus.
3. Facilitated Session
Dalam sesi difasilitasi, anda membawa kelompok yang lebih besar (lima atau
lebih) bersama-sama untuk tujuan yang sama. Dalam hal ini, anda mencoba untuk
mengumpulkan satu set persyaratan umum dari kelompok dengan cara yang lebih cepat
daripada jika anda mewawancara masing-masing dari peserta secara terpisah.
4. Joint application development (JAD)
Sesi JAD mirip dengan sesi difasilitasi umum. Namun, kelompok biasanya tetap
dalam sesi sampai tujuan sesi selesai. Untuk persyaratan sesi JAD, para peserta tinggal di
sesi sampai satu set persyaratan lengkap didokumentasikan dan disetujui. JAD ( Joint
Application Development / Design ) adalah suatu teknik pengembangan Aplikasi yang
melibatkan antara pemakai dan profesional dalam pengembangan sistemnya, Teknik JAD
dapat diterapkan disetiap tahap pengembangan sistem.
Joint Application Development (JAD) dimulai oleh Chuck Morris & Tony
Crawford di IBM pada 1977. Crawford mendefinisikan JAD sebagai konsep perancangan
sistem interaktif yang melibatkan kelompok-kelompok diskusi yang dipertemukan dalam
suatu workshop yang produktif dan kreatif untuk memperoleh persyaratan (requirements)
dan spesifikasi (functional & technical specs) yang berkualitas. JAD telah menjadi metoda
pendekatan yang diterima dibanyak perusahaan. Sekarang JAD menjadi acuan untuk
memfasilitasi proses yang dirancang untuk mengidentifikasi strategi, mendefinisikan
proses, dan memecahkan masalah.

16
JAD dibuat untuk menjembatani gap komunikasi antara users dengan designers
dengan teknik didasarkan pada sesi brainstorming yang intensif untuk mengurangi waktu
dan usaha dalam pendokumenan dan dalam menetapkan spesifikasi persyaratan dan
rancangan. Metode JAD merupakan suatu kerjasama yang terstruktur antara pemakai
sistem informasi, manajer dan ahli sistem informasi untuk menentukan dan menjabarkan
permintaan pemakai, teknik yang dibutuhkan dan unsur rancangan eksternal.
JAD adalah proses manajemen yang membantu perancang sistem dapat bekerja
secara efektif dengan pemakai untuk mengembangkan solusi TI yang dapat benar-benar
berfungsi. Teknik JAD cocok digunakan untuk proyek yang membutuhkan teknik analisis
dan perancangan sistem dengan menekankan pengembangan partisipasi antara system
owners, users, designer, dan builders.
Ada beberapa alasan pentingnya keterlibatan user dalam perancangan dan
pengembangan sistem informasi menurut Laela Dmodaran (1983) yaitu :
1. Kebutuahan user. User adalah orang dalam perusahaan. System Analys atau ahli
sistem adalah orang diluar perusahaan. Sistem informasi dikembangkan bukan
untuk pembuat sistem tapi untuk user agar sistem bisa diterapkan, sistem tersebut
harus bisa menyerap kebutuhan user dan yang mengetahui kebutuhan user adalah
user sendiri, sehingga keterlibatannya dalam pengembangan sistem informasi akan
meningkatkan tingkat keberhasilan pengembangan sistem informasi.
2. Pengetahuan akan kondisi lokal. Pemahaman terhadap lingkungan dimana sistem
informasi akan dioterapkan perlu dimiliki oleh perancang sistem informasi, dan
untuk memperoleh pengetahuan tersebut perancang sistem meminta bantuan user
yang menguasai kondisi lingkungan tempatnya bekerja.
3. Keengganan untuk berubah. Seringkali user merasa bahwa sistem informasi yang
disusun tidak dapat dipergunakn dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Untuk
mengurangi keengganan untuk berubah tersebut dapat dikurangi bila user terlibat
dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi.
Mengapa Menggunakan Joint Application Development,yaitu:
 Bertambah besarnya jumlah Tim.
 Fokus pada kualitas dan produktivitas.
 Pemakai semakin pintar.
 Bergeser dari teknologi ke bisnis.
 Fokus pada Business Process Reengineering.

17
 Bertambahnya besarnya biaya.
 Permintaan pengembangan yang cepat.
 Bergerak dari Waterfall life cycle.

Tahap-Tahap pada Joint Application Development antara lain:


 Project Definition. Menentukan tujuan & lingkup projek, kendala-kendala projek,
dan project team
 Research. Penelitian didasarkan pada user requirements
 Preparation. Mempersiapkan sesi JAD seperti agenda, perangkat bantu dan
mengembangkan bahan-bahan pertemuan
 Session. Menfasilitasi pertemuan dalam memecahkan ‘communication gap’ antara
users dengan perancang dengan teknik kolaborasi dan brainstorming;
 Final Document. Memprediksi dan mendapatkan persetujuan untuk dokumen
akhir yang fokus pada kebutuhan bisnis.
Kelebihan JAD antara lain:
 Jika pengembang dan user bekerjasama dalam satu tim akan sangat mendukung
penerapan prototyping.
 Melibatkan kerjasama tim proyek.
 Memberikan dukungan yang besar dan penerimaan sistem yang baru dapat
menghasilkan sistem dengan kualitas yang lebih tinggi.
 Dapat mengurangi scope creep hingga 50%.
 Keterlibatan banyak user akan memudahkan proses implementasi sistem baru
dengan biaya training yang lebih rendah.
Kekurangan JAD
 Dana yang diperlukan untuk membangun suatu sistem lebih mahal.
 Dalam analisa sistem akan memakan waktu yang lebih lama, karena sangat sulit
untuk mendapatkan waktu dan ketersediaan user dalam JAD Session.
 Pendekatan JAD memiliki banyak masalah yang disebabkan oleh proses kelompok
membuat seseorang yang mendominasi forum, sedangkan yang lainnya akan
menjadi “penonton” saja dan tidak memberikan kontribusi dalam pembahasan.
5. Quistionnaires
Kuesioner jauh lebih informal, dan ini adalah teknik yang bagus untuk
mengumpulkan persyaratan dari para pemangku kepentingan di daerah terpencil atau

18
mereka yang akan memiliki kemampuan minim dalam memenuhi keseluruhan persyaratan.
Kuesioner juga dapat digunakan ketika anda harus mengumpulkan masukan dari puluhan,
ratusan, atau ribuan orang.
Kuesioner adalah suatu teknik pengumpulan informasi yang memungkinkan
analis mempelajari sikap-sikap, keyakinan, perilaku, dan karakteristik beberapa orang
utama di dalam organisasi yang bisa terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau oleh
sistem yang sudah ada. Dengan menggunakan kuesioner, analis berupaya mengukur apa
yang ditemukan dalam wawancara, selain itu juga untuk menentukan seberapa luas atau
terbatasnya sentimen yang diekspresikan dalam suatu wawancara. Penggunaan kuesioner
tepat bila :
1. Responden (orang yang merenpons atau menjawab pertanyaan) saling berjauhan.
2. Melibatkan sejumlah orang di dalam proyek sistem, dan berguna bila mengetahui
berapa proporsi suatu kelompok tertentu yang menyetujui atau tidak menyetujui
suatu fitur khusus dari sistem yang diajukan.
3. Melakukan studi untuk mengetahui sesuatu dan ingin mencari seluruh pendapat
sebelum proyek sistem diberi petunjuk-petunjuk tertentu.
4. Ingin yakin bahwa masalah-masalah dalam sistem yang ada bisa diidentifikasi dan
dibicarakan dalam wawancara tindak lanjut.
1. Jenis Pertanyaan dalam Quesioner
Perbedaaan pertanyaan dalam wawancara dengan pertanyaan dalam kuesioner
adalah dalam wawancara memungkinkan adanya interaksi antara pertanyaan dan artinya.
Dalam wawancara analis memiliki peluang untuk menyaring suatu pertanyaan,
menetapkan istilah-istilah yang belum jelas, mengubah arus pertanyaan, memberi respons
terhadap pandanmgan yang rumit dan umumnya bisa mengontrol agar sesuai dengan
konteksnya. Beberapa diantara peluang-peluang diatas juga dimungkinkan dalam
kuesioner. Jadi bagi penganalisis pertanyaan-pertanyaan harus benar-benar jelas, arus
pertanyaan masuk akal, pertanyaan-pertanyaan dari responden diantisipasi dan susunan
pertanyaan direncanakan secara mendetail.
Jenis-jenis pertanyaan dalam kuesioner adalah :
1. Pertanyaan Terbuka : pertanyaan-pertanyaan yang memberi pilihan-pilihan
respons terbuka kepada responden. Pada pertanyaan terbuka antisipasilah jenis
respons yang muncul. Respons yang diterima harus tetap bisa diterjemahkan
dengan benar.

19
2. Pertanyaan Tertutup : pertanyaan-pertanyaan yang membatasi atau menutup
pilihan-pilihan respons yang tersedia bagi responden.

2. Petunjuk-petunjuk yang harus diikuti saat memilih bahasa untuk kuesioner adalah
sebagai berikut :
 Gunakan bahasa responden kapanpun bila mungkin. Usahakan agar kata-katanya
tetap sederhana.
 Bekerja dengan lebih spesifik lebih baik daripada ketidak-jelasan dalam pilihan
kata-kata. Hindari menggunakan pertanyaan-pertanyaan spesifik.
 Pertanyaan harus singkat.
 Jangan memihak responden dengan berbicara kapada mereka dengan pilihan
bahasa tingkat bawah.
 Hindari bias dalam pilihan kata-katanya. Hindari juga bias dalam pertanyaan –
pertanyaan yang menyulitkan.
 Berikan pertanyaan kepada responden yang tepat (maksudnya orang-orang yang
mampu merespons). Jangan berasumsi mereka tahu banyak.
 Pastikan bahwa pertanyaan-pertanyaan tersebut secara teknis cukup akurat sebelum
menggunakannya.
 Gunakan perangkat lunak untuk memeriksa apakah level bacaannya sudah tepat
bagi responden.
3. Skala dalam kuesioner
Penskalaan adalah proses menetapkan nomor-nomor atau simbol-simbol
terhadap suatu atribut atau karakteristik yang bertujuan untuk mengukur atribut atau
karakteristik tersebut. Alasan penganalisis sistem mendesain skala adalah sebagai berikut :
 Untuk mengukur sikap atau karakteristik orang-orang yang menjawab kuesioner.
 Agar respoden memilih subjek kuesioner.
Ada empat bentuk skala pengukuran , yaitu :
1. Nominal : Skala nominal digunakan untuk mengklasifikasikan sesuatu. Skala
nominal merupakan bentuk pengukuran yang paling lemah, umumnya semua analis
bisa menggunakannya untuk memperoleh jumlah total untuk setiap klasifikasi.
Contoh : Apa jenis perangkat lunak yang paling sering anda gunakan ? 1 =
Pengolah kata, 2 = Spreadsheet, 3 = Basis Data, 4 = Program e-mail

20
2. Ordinal
Skala ordinal sama dengan skala nominal, juga memungkinkan dilakukannya
kalsifikasi. Perbedaannya adalah dalam ordinal juga menggunakan susunan posisi.
Skala ordinal sangat berguna karena satu kelas lebih besar atau kurang dari kelas
lainnya.
3. Interval
Skala interval memiliki karakteristik dimana interval di antara masing-masing
nomor adalah sama. Berkaitan dengan karakteristik ini, operasi matematisnya bisa
ditampilkan dalam data-data kuesioner, sehingga bisa dilakukan analisis yang lebih
lengkap.
4. Rasio
Skala rasio hampis sama dengan skala interval dalam arti interval-interval di antara
nomor diasumsikan sama. Skala rasio memiliki nilai absolut nol. Skala rasio paling
jarang digunakan.
4. Merancang Kuesioner
Merancang formulir-formulir untuk input data sangat penting, demikian juga
merancang format kuesioner juga sangat penting dalam rangka mengumpulkan informasi
mengenai sikap, keyakinan, perilaku dan karakteristik.
a.. Format kuesioner sebaiknya adalah :
 Memberi ruang kosong secukupnya,
 Menunjuk pada jarak kosong disekeliling teks halaman atau layar. Untuk
meningkatkan tingkat respons gunakan kertas berwarna putih atau sedikit lebih
gelap, untuk rancangan survey web gunakan tampilan yang mudah diikuti, dan bila
formulirnya berlanjut ke beberapa layar lainya agar mudah menggulung kebagian
lainnya.
 Memberi ruang yang cukup untuk respons,
 Meminta responden menandai jawaban dengan lebih jelas.
 Menggunakan tujuan-tujuan untuk membantu menentukan format.
 Konsisten dengan gaya.
b.UrutanPertanyaan
Dalam menurutkan pertanyaan perlu dipikirkan tujuan digunakannya kuesioner dan
menentukan fungsi masing-masing pertanyaan dalam membantu mencapai tujuan.

21
 Pertanyaan-pertanyaan mengenai pentingnya bagi responden untuk terus,
pertanyaan harus berkaitan dengan subjek yang dianggap responden penting.
 Item-item cluster dari isi yang sama.
 Menggunakan tendensi asosiasi responden.
 Kemukakan item yang tidak terlalu kontroversial terlebih dulu.
6. Prototyping
Prototyping adalah teknik yang relatif modern untuk pengumpulan persyaratan.
Dalam pendekatan ini, anda mengumpulkan persyaratan awal yang anda gunakan untuk
membangun sebuah versi awal dari solusi - prototipe. Anda menunjukkan ini kepada klien,
yang kemudian memberikan persyaratan tambahan. Anda mengubah aplikasi dan siklus
sekitar dengan klien lagi. Proses berulang-ulang terus sampai produk memenuhi massa
kritis kebutuhan bisnis atau jumlah yang disepakati untuk iterasi.
7. Use cases
Use cases pada dasarnya cerita yang menggambarkan bagaimana proses pekerjaan
diskrit. Cerita-cerita termasuk orang (aktor) dan menggambarkan bagaimana solusi bekerja
dari perspektif pengguna. Use cases mungkin lebih mudah bagi pengguna untuk
mengartikulasikan, meskipun kasus penggunaan mungkin perlu disaring lagi kemudian
menjadi persyaratan rinci lebih spesifik.
8. Following people around
Teknik ini sangat membantu ketika mengumpulkan informasi tentang proses saat
ini. Anda dapat menemukan, misalnya, bahwa beberapa orang memiliki rutinitas pekerjaan
yang berubah menjadi suatu kebiasaan yang mengatakan bahwa sulit menjelaskan apa
yang mereka lakukan atau mengapa. Anda mungkin perlu untuk melihat mereka
melakukan pekerjaan mereka sebelum anda dapat memahami gambaran keseluruhan.
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin juga ingin berpartisipasi dalam proses kerja yang
sebenarnya untuk dapat merasakan bagaimana bisnis bekerja hari ini.
9. Request for proposals (RPFs)
Jika anda adalah vendor, anda mungkin menerima persyaratan melalui RFP.
Daftar persyaratan ini ada untuk anda membandingkan dengan kemampuan anda sendiri
untuk menentukan seberapa dekat anda dengan kebutuhan klien.
10. Brainstorming
Pada beberapa proyek, persyaratan tidak "ditemukan" sebanyak mereka
"ditemukan." Dengan kata lain, solusinya adalah merek baru dan perlu dibuat sebagai

22
seperangkat gagasan yang semua orang akan dapat menerimanya. Untuk proyek jenis ini,
brainstorming yang sederhana dapat menjadi titik awal. Para ahli subjek yang sesuai
materi masuk ke sebuah ruangan dan memulai brainstorming(curah pendapat) kreatif
tentang seperti apa solusinya nanti. Setelah semua ide yang dihasilkan, para peserta
memprioritaskan orang-orang yang mereka pikir adalah yang terbaik untuk solusi ini.
Konsensus yang dihasilkan dari ide-ide terbaik digunakan untuk persyaratan awal.
11. Action Research
Action Research merupakan suatu penelitian yang diprakarsai untuk memecahkan
masalah langsung atau proses reflektif masalah progresif pemecahan dipimpin oleh
individu yang bekerja dengan orang lain dalam tim atau sebagai bagian dari suatu
"komunitas praktek" untuk memperbaiki cara mereka mengatasi masalah dan memecahkan
masalah. Ini kadang-kadang disebut riset aksi partisipatif. Pada umumnya penelitian
tindakan untuk mencapai tiga hal berikut :
a. Peningkatan praktik.
b. Peningkatan (pengembangan profesional) pemahaman praktik dan praktisinya.
c. Peningkatan situasi tempat pelaksanaan praktik.
12. Wawancara
Wawancara (bahasa Inggris: interview) merupakan percakapan antara dua orang
atau lebih dan berlangsung antara narasumber dan pewawancara. Tujuan dari wawancara
adalah untuk mendapatkan informasi di mana sang pewawancara melontarkan pertanyaan-
pertanyaan untuk dijawab oleh orang yang diwawancarai. Langkah persiapan untuk
melakukan wawancara :
a. Menjelaskan kerangka wawancara kepada subjek yang meliputi hal-hal berikut: isu
apa yang akan dibahas, dan mengapa isu itu diangkat, untuk apa informasi
digunakan, apa di balik itu, bagaimana wawancara akan dilakukan, siapa yang akan
melakukan wawancara, siapa yang harus ada dalam wawancara, di mana dan
berapa lama wawancara dilakukan.
b. Ciptakan atmosfir yang baik, yang meliputi:
 Bersikap rileks, (atau setidaknya timbulkan kesan rileks),
 Mencoba memahami pesan lawan bicara, apapun yang disampaikan merupakan
informasi bermakna.
 Berikan lawan bicara ruang untuk mengeluarkan pandangannya.

23
Wawancara (bahasa Inggris: interview) merupakan percakapan antara dua orang atau
lebih dan berlangsung antara narasumber dan pewawancara. Tujuan dari wawancara adalah
untuk mendapatkan informasi yang tepat dari narasumber yang terpercaya. Wawancara
adalah suatu bentuk komunikasi verbal, jadi semacam percakapan, yang bertujuan
memperoleh informasi. Wawancara adalah sebuah instrumen penelitian yang lebih
sistematis. Dalam wawancara, pertanyaan dan jawaban yang diberikan dilakukan secara
verbal. Biasanya komunikasi ini dilakukan dalam keadaan tatap muka, atau jika terpaksa
dapat dilakukan melalui telepon. Hubungan dalam wawancara biasanya bersifat sementara,
yaitu berlangsung dalam jangka waktu tertentu dan kemudian diakhiri. Dalam wawancara,
orang yang dimintai informasi (sumber data) disebut dengan informan. Pewawancara harus
dapat menciptakan suasana akrab, sehingga informan dapat memberikan keterangan yang
kita inginkan dengan penuh kerelaan.
a. Maksud dan Tujuan Wawancara
Maksud diadakannya wawancara seperti dikemukakan oleh Guba dan Lincoln
antara lain sebagai berikut:
 Mengonstruksi mengenai orang, kejadian, kegiatan, organisasi, perasaan, motivasi,
tuntutan, kepedulian, dan lain-lain kebulatan.
 Merekonstruksi kebulatan-kebulatan tersebut sebagai hal yang dialami pada masa
lalu, dan memproyeksikan kebulatan-kebulatan tersebut sebagai sesuatu yang telah
diharapkan untuk dialami pada masa yang akan datang.
 Memverifikasi, mengubah, dan memperluas informasi yang diperoleh dari orang
lain (informan).
 Memverifikasi, mengubah, dan memperluas konstruksi yang dikembangkan oleh
peneliti sebagai pengecekan anggota.
b. Keuntungan Wawancara
Keuntungan wawancara sebagai instrumen penelitian adalah sebagai berikut:
1. Dapat memperoleh keterangan sedalam-dalamnya tentang suatu masalah,
khususnya yang berkenaan dengan pribadi seseorang.
2. Peneliti dapat dengan cepat memperoleh informasi yang diinginkan.
3. Peneliti dapat memastikan bahwa informan yang memberi jawaban.
4. Peneliti berusaha agar pertanyaan betul-betul dipahami oleh informan.
5. Wawancara memungkinkan fleksibilitas dalam cara-cara bertanya.

24
6. Pewawancara yang sensitif dapat menilai validitas jawaban berdasarkan gerak-
gerik, nada, dan raut muka dari informan.
7. Informasi yang diperoleh akan lebih dipercayai kebenarannya karena salah tafsiran
dapat diperbaiki pada saat wawancara dilakukan.
8. Informan lebih bersedia mengungkapkan keterangan dan lebih leluasa dalam
pengungkapannya.

c. Kelemahan Wawancara
Di samping keuntungan, wawancara juga memiliki sejumlah kelemahan, di
antaranya adalah sebagai berikut.
1. Jawaban verbal diragukan validitasnya.
2. Peneliti sendiri tidak konstan keadaannya.
3. Apabila proses wawancara tidak dilakukan oleh peneliti sendiri, akan terdapat salah
tafsir dari pihak yang diberi tugas untuk melakukan wawancara. Selain itu,
karakteristik pribadi informan tidak terekam oleh peneliti itu sendiri.
4. Banyak kendala dalam pengolahan hasil wawancara.
5. Belum ada sistem baku yang ada untuk pencatatan hasil wawancara, sehingga
peneliti cenderung mengembangkan sendiri cara pencatatan hasil wawancara.
6. Memakan banyak waktu, tenaga, biaya, dan pikiran.
7. Menemui informan tidak mudah, sehingga peneliti harus menyesuaikan dengan
waktu informan. Hal itu karena kita yang membutuhkan dia, bukan dia yang
membutuhkan kita.
13. Simulasi
Simulasi adalah satu metode pelatihan yang memperagakan sesuatu dalam bentuk
tiruan yang mirip dengan keadaan yang sesungguhnya; simulasi: penggambaran suatu
sistem atau proses dengan peragaan memakai model statistic atau pemeran.(Pusat Bahasa
Depdiknas (2005).
Dalam melakukan simulasi terdapat langkah-langkah yang perlu dilakukan:
a. Pendefinisian Sistem, menentukan batasan sistem dan identifikasi variable yang
signifikan.
b. Formulasi Model, yaitu merumuskan hubungan antar komponen model.
c. Pengambilan Data, yaitu identifikasi data yang diperlukan model sesuai tujuan
pembuatannya.

25
d. Pembuataan Model, yaitu menyesuaikan penyusunan model dengan jenis bahasa
simulasi yang digunakan.
e. Verifikasi Model, yaitu proses pengecekan terhadap model apakah sudah bebas dari
kesalahan. Dalam tahap ini perlu disesuaikan dengan bahasa simulasi yang
digunakan.
f. Validasi Model, yaitu proses pengujian terhadap model apakah sesuai dengan
Sistema nyatanya.
g. Skenariosasi, yaitu penyusunan scenario terhadap model. Setelah model dianggap
valid, maka berikutnya adalah membuat beberapa scenario atau eksperimen untuk
memperbaiki kinerja sistem sesuai dengan keinginan.
h. Interpretasi Model, yaitu proses penarikan kesimpulan dari hasil output model
simulasi.
i. Implementasi, yaitu penerapan model pada sistem nyata.
j. Dokumentasi, yaitu proses penyimpanan hasil output model.
14. Video-Taping
Pengumpulan informasi dapat dilakukan dengan menggunakan video taping /
video rekaman. Video-taping merupakan suatu cara untuk membuat dokumentasi
menggunakan sebuah pita magnetik yang biasa digunakan untuk merekam gambar visual
dan suara terkait untuk pemutaran berikutnya atau penyiaran.
15. Observasi
Pengertian Observasi adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan secara
sistematis dan sengaja, yang dilakukan melalui pengamatan dan pencatatan gejala-gejala
yang diselidiki.
Pengertian Observasi dalam Arti Sempit adalah mengamati secara langsung
terhadap gejala yang ingin diselidiki. Pengertian Obsevasi dalam Arti Luas adalah
mengamati secara langsung dan tidak langsung terhadap gejala-gejala yang diselidiki.
Dari pengertian observasi di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa Pengertian
Observasi adalah proses mengamati tingkah siswa dalam suatu situasi tertentu. Situasi
yang dimaksud dapat berupa situasi sebenarnya atau alamiah, dan juga situasi yang sengaja
diciptakan atau eksperimen. Dalam melakukan observasi kita harus memperhatikan dengan
teliti objek yang akan diteliti. Satu sampel yang kita ambil belum bisa dijadikan sebagai
kesimpulan dari penilitian, oleh karena itu diperlukan banyak objek penelitian sebagai
pembanding dalam melakukan observasi.

26
A. Pengertian Observasi menurut Para Ahli
Menurut KBBI
Observasi adalah pengamatan atau peninjauan secara cermat.
Menurut Alwasih
Observasi adalah sebuah penelitian atau pengamatan sistematis dan terencana yang diniati
untuk perolehan data yang dikontrol validitas dan realibitasnya.
Menurut Nasution
Observasi adalah dasar semua ilmu pengetahuan. Para ilmuan hanya dapat bekerja
berdasarkan data, yaitu fakta mengenai dunia kenyataan yang diperoleh melalui observasi.
Menurut Syaodih
Observasi adalah teknik yang digunakan atau cara yang digunakan untuk mengumpulkan
data dengan jalan mengadakan pengamatan terhadap kegiatan yang sudah berlangsung.
Menurut Margono
Observasi adalah pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala yang
tampak pada objek penelitian.
Menurut Sutrisno Hadi
Observasi adalah suatu proses yang komplek, suatu proses yang tersusun dari berbagai
biologis dan psikologis. Dua diantara yang penting adalah proses pengamatan dan ingatan.
Menurut Bungin
Observasi adalah metode pengumpulan data yang digunakan untuk menghimpun data
penelitian melalui pengamatan dan pengindraan.
Menurut Kartini Kartono
Observasi adalah pengujian dengan maksud atau tujuan tertentu mengenai sesuatu,
khususnya dengan tujuan untuk mengumpulkan fakta, satu skor atau nilai, satu verbalisasi
atau pengungkapan dengan kata – kata segala sesuatu yang telah diamati
Menurut Prof. Dr. Sofyan S. Willis
Observasi yaitu pengamatan yang dilakukan secara partisipan dan non – partisipan. Metode
partisipan mengharuskan peneliti terlibat di dalam kegiatan anak – anak dan remaja.
Sedangkan metode non – partisipan hanya mengamati dari luar, tidak perlu terlibat.
Menurut Prof. Dr. Bimo Walgito
Observasi adalah suatu penelitian yang dijalankan secara sistematis dan disengaja diadakan
dengan menggunakan alat indra (terutama mata) atas kejadian – kejadian yang langsung
dapat ditangkap pada waktu kejadian berlangsung.

27
Menurut Nawawi dan Martini
Observasi adalah pengamatan dan pencatatan secara sistematik yang terdiri dari unsur-
unsur yang muncul dalam suatu gejala-gejala yang dalam objek penelitian. Hasilnya akan
dilaporkan dalam sebuah laporan yang disusun sistematis sesuai dengan aturannya.
Menurut Prof. Heru
Observasi adalah studi yang dilaksanakan secara sengaja, terarah, sistematis, dan terencana
sesuai tujuan yang akan dicapai dengan mengamati & mencatat seluruh kejadian dan
fenomena yang terjadi dan mengacu pada syarat dan aturan dalam penelitian atau karya
ilmiah. Hasil observasi ilmiah ini, dijelaskan secara teliti, tepat dan akurat, serta tidak
diperbolehkan untuk ditambah atau dikurangai dan dibuat-buat sesuai keinginan peneliti.
Menurut Hanna Djumhana
Observasi merupakan salah satu metode ilmiah yang sampai detik ini masih menjadi
tempat utama dalam ilmu pengetahuan empiris, dan masih diakui dalam dunia penelitiaan
karya ilmiah sebagai salah satu metode yang banyak diterpkan dalam pengumpulan data.
Menurut Patton
Observasi adalah salah satu metode yang akurat dan mudah dalam melakukan
pengumpulan data serta bertujuan untuk mencari tahu dan memahami segala kegiatan yang
berlangsung yang menjadi objek kajian dalam penelitiannya.
Menurut Sudjana
Observasi adalah salh satu alat yang digunakan untuk mengukur proses dan tingkah laku
individu dalam sebuah kegiatan yang bisa diamati. Dapat disimpulkan bahwa observasi
mempu mengukur dan menilai hasil dari proses belajar mengajar.
Menurut Suharsimi Arikunto
Observasi adalah suatu pengamatan langsung terhadap lingkungan yang sedang berjalan
meliputi seluruh aktivitas perhatian terhadap suatu kajian objek dengan menggunakan alat
indranya. Atau sautu usaha yang dilakukan dengan sengaja dan sadar untuk
mengumpulkan data dan dilakukannya dengan cara sistematis dan sesuai prosedurnya.
Menurut Burhan
Observasi adalah kemampuan seseorang dalam menggunakan pengamatannya melalui
hasil kerja dari salah satu pancaindra yakni mata dan dibantu dengan pancaindra yang
lainnya.

28
B. Jenis Jenis Observasi
Jenis Jenis Observasi menurut Marie Jahoda, sebagai berikut.
1. Observasi Partisipasi
Observasi partisipasi merupakan salah satu dari jenis jenis observasi. Observasi
partisipasi pada umumnya dipergunakan untuk penelitian yang bersifat eksploratif. Suatu
observasi disebut observasi partisipasi bia observer turut mengambil bagian dalam
kehidupan observasi.

2. Observasi Sistematik
Observasi sistematik merupakan salah satu dari jenis jenis observasi. Observasi
sistematik biasa disebut dengan observasi berkerangka. Sebelum mengadakan observasi
terlebih dahulu dibuat kerangka mengenai berbagai faktor dan ciri ciri yang akan
diobservasi.
3. Observasi Eksperimental
Observasi eksperimental merupakan salah satu dari jenis jenis observasi.
Observasi eksperimental memiki ciri ciri sebagai berikut :
1. Situasi yang dibuat sedemikian rupa sehingga observasi tidak mengetahui maksud
diadakannya observasi.
2. dibuat variasi situasi untuk menimbulkan tingkah laku tertentu.
3. observasi dihadapkan pada situasi yang seragam.
4. situasi ditimbulkan atau dibuat sengaja.
5. faktor-faktor yang tidak diinginkan pengaruhnya dikontrol secermat mungkin.
6. segala aksi-reaksi dari observasi dicatat dengan teliti dan cermat.

C. Tujuan Observasi
Tujuan observasi yaitu menggambarkan segala sesuatu yang berhubungan dengan
objek penelitian, mengambil kesimpulan yang disusun menjadi sebuah laporan yang
relevan dan dapat bermanfaat sebagai sebuah bahan pembelajaran atau studi. Beberapa hal
yang dijadikan alasan mengapa sebuah observasi perlu dilakukan adalah untuk mengetahui
segala sesuatu yang berhubungan dengan objek secara langsung dan jelas tanpa perlu
mengira-ngira. Observasi yang dilakukan pada kalangan anak-anak biasa nya hasilnya
lebih tepat daripada observasi pada orang dewasa. Hal itu dikarenakan orang dewasa
cenderung tanpa sadar membuat-buat jawaban dan tidak apa adanya.

29
D. Manfaat Observasi
Manfaat Observasi adalah sebagai Berikut:
1. Hasil observasi yang dibuat dapat dikomfirmasikan dengan hasil penelitian.
2. Deskripsi memberikan gambaran dunia nyata.
3. Memungkinkan pembaca memiliki penafsiran sendiri terhadap temuan dan
bagaimana akan diinterpretasikan.
4. Dapat menjelaskan proses peristiwa berlangsung dan dapat menguji kualitas,
memperkirakan mengapa sesuuatu terjadi dalam seting nyatanya.
5. Dapat mencatat gejala yang kadang tidak jelas berlangsungnya.
6. Mencatat situasi yang tidak dapat direplikasikan dalam eksperimen.
7. Kronologi peristiwa dapat dicatat dengan berurutan.
8. Peralatan dan teknologi dapat merekam secara permanen.
9. Observasi dapat dikombinaskan dengan metode lain.
16. Analisis dokumen
Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai
dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen
adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir
dalam suatu sistem yang sedang berjalan. Dalam analisis dokumen akan menjelaskan hal-
hal berikut :
a. Nama dokumen : untuk menjelaskan nama dokumen tersebut.
b. Fungsi : untuk menjelaskan kegunaan dokumen yang digunakan.
c. Sumber : asal dokumen.
d. Distribusi : menjelaskan ke proses apa atau ke bagian mana informasi itu mengalir.
e. Rangkap : jumlah salinan dokumen.
f. Bentuk : bentuk dokumen yang digunakan dalam sistem.
Contohnya : nama-nama dokumen yang digunakan dalam Sistem Koperasi yang berjalalan
di Koperasi Simpan Pinjam HARAPAN BERSAMA.
1. Buku pendaftaran anggota koperasi
a. Nama dokumen : Buku Pendaftaran anggota koperasi
b. Fungsi : untuk pendaftaran anggota.
c. Sumber : karyawan.
d. Distribusi : dari karyawan ke Seksi simpan pinjam.
e. Rangkap : satu.

30
f. Bentuk : Dokumen.
2. Formulir Permohonan Pinjaman
a. Nama dokumen : Formulir Permohonan Pinjaman
b. Fungsi : untuk mengajukan pinjaman.
c. Sumber : karyawan.
d. Distribusi : dari karyawan ke Seksi simpan pinjam.
e. Rangkap : satu.
f. Bentuk : Dokumen.
3. Daftar simpanan pinjaman koperasi
a. Nama dokumen : Daftar simpanan pinjaman koperasi
b. Fungsi : dokumen Seksi simpan pinjam.
c. Sumber : Seksi simpan pinjam.
d. Distribusi : dari Seksi simpan pinjam ke arsip.
e. Rangkap : satu.
f. Bentuk : Dokumen.
4. Daftar pinjaman anggota
a. Nama dokumen : Daftar pinjaman anggota
b. Fungsi : untuk pengesahan pinjaman anggota.
c. Sumber : Seksi simpan pinjam.
d. Distribusi : dari Seksi simpan pinjam ke Bendahara Koperasi dan ke Karyawan.
e. Rangkap : dua.
f. BentukDokumen.
5. Daftar potongan
a. Nama dokumen : Daftar potongan
b. Fungsi : untuk informasi potongan pembayaran.
c. Sumber : Seksi simpan pinjam.
d. Distribusi : dari Seksi simpan pinjam ke Bendahara.
e. Rangkap : satu.
f. Bentuk : Dokumen.
A. Analisis Data Kuantitatif
Pada penelitian ini, suatu data diproses secara linier, dimulai dari latar belakang
masalah, merumuskan masalah, merumuskan hipotesis, penyusunan instrument penelitian,
menentukan populasi dan subjek penelitian, melaksanakan pengumpulan data dan

31
menganalisis data, dan diakhiri suatu penyimpulan/pelaporan hasil penelitian. Sehingga
dalam penelitian ini, peneliti harus benar-benar memahami betuk statistika yang akan
digunakan dalam analisis data. Data yang telah diperoleh itu pun nantinya akan digunakan
peneliti untuk mendeskripsikan, menjelaskan, dan memahami hubungan antar variable-
variabel yang diteliti.
Ada 2 hal pokok yang harus dilakukan oleh peneliti saat melakukan pengolahan
data kuantitatif. Pertama, memilih teknik statistik mana yang tepat dan sesuai dengan
tujuan penelitian. Kedua, mempersiapkan dan memilih software bila pengolahan data
dilakukan secara elektronis. Dan yang ketiga adalah melaksanakan langkah-langkah
pengolahan, baik itu sesuai dengan pertimbangan poin pertama dan kedua.

1. Memilih Teknik Analisis


Analisis data dapat dilakukan dengan teknik deskriptif ataupun verifikatif, baik
dengan analisis perbandingan (komparasi) maupun analisis hubungan (asosiatif). Seperti
pada gambar di bawah ini:

Gambar 1.6. Teknik Analisis

2. Program Software
Software statistic adalah sebuah program pengolah data untuk keperluan penelitian
kuantitatif. Saat ini beragam software yang disajikan untuk digunakan dalam pengolahan
data sesuai kebutuhan peneliti, yang bertujuan menyuguhkan alat bantu yang praktis dan
efisien dalam segi waktu. Adapun program software statistic yang banyak digunakan saat
ini berikut: program Statistic Package for the Social Sciences (SPSS), Linier Structural
Relationship (LISREL), Statistical Analysis System (SAS), SEM, AMOS, dan Minitab.
3. Tahapan pengolahan data

32
Peneliti mempersiapkan data untuk analisis penelitian kuantitatif yaitu dengan memastikan
data sudah dalam bentuk angka. Selanjutnya mengerjakan kegiatan sesuai tahapan, yaitu
sebagai berikut:
a. Verifikasi Data
Proses verifikasi data pada pokoknya untuk meyakinkan peneliti terhadap mutu
data yang akan diolah. Secanggih apapun teknik statistik yang digunakan bila
datanya tidak bermutu, maka hasil olahannya pun tidak akan bermutu (tidak
menghasilkan hasil yang baik). Demikian langkah-langkah verifikasi data
mencakup berikut: (1) mengevaluasi kinerja tenaga lapangan, (2) memeriksa
kelengkapan dan kejelasan data yang terkumpul, (3) melihat kesatuan ukuran
(peneliti harus memeriksa apakah angket sudah terisi dengan ukuran data yang
sama).
b. Klasifikasi dan Pengkodean
Bagian ini merupakan kegiatan pengelompokan data berdasarkan variabel.
Pengkodean adalah pemberian nomer atau symbol lain, pada jawaban agar
tanggapan dapat dikelompokkan ke dalam jumlah klasifikasi yang terbatas.
Sementara klasifikasi adalah pembagian sekumpulan data dari variabel tertentu,
misalnya: jenis kelamin, maka pembagiannya adalah pria dan wanita.
c. Entri Data
Entri data adalah proses memasukkan data ke computer. Saat memasukkan data
bisa terjadi kehilangan data. Untuk memilih teknik penanganan data yang hilang,
peneliti harus menentukan apa yang menyebabkan data itu hilang.
d. Analisis Statistik

B. Analisis Data Kualitatif


Sesuai dengan pernyataan Bogdan & Biklen (dalam Moleong, 2014:248) tentang
analisis data penelitian kualitatif adalah upaya yang dilakukan dengan jalan bekerja dengan
data, mengorganisasikan data, memilah-milahnya menjadi satuan yang dapat dikelola,
mensintesiskannya, mencari dan menemukan pola, menemukan apa yang penting dan apa
yang dipelajari, dan memutuskan apa yang dapat diceritakan kepada orang lain.
Dengan demikian bahwa dalam suatu penelitian kualitatif ini, prosesnya dari awal
hingga akhir itu yang dianalisis. Ini yang menjadi perbedaan antara penelitian kualitatif
dengan kuantitatif, bahwa pada penelitian kuantitatif proses analisis data tersebut

33
dilakukan setelah data penelitian itu terkumpul di akhir penelitian, lain halnya dengan
penelitian kualitatif bahwa terkumpulnya data dari awal hingga akhir penelitian dan tidak
memiliki batasan waktu penelitian. Sehingga analisis data penelitian menurut Seiddel
(dalam Moleong, 2014: 248) bahwa prosesnya berjalan sebagai berikut:
1) Mencatat yang menghasilkan catatan lapangan, dengan hal itu diberi kode agar
sumber datanya tetap dapat ditelusuri.
2) Mengumpulkan, memilah-milah, mengklasifikasikan, mensintesiskan, membuat
ikhtisar, dan membuat indeksnya.
3) Berpikir, dengan jalan membuat agar kategori data itu mempunyai makna, mencari
dan menemukan pola dan hubungan-hubungan, dan membuat temuan-temuan
umum.
Selanjutnya menurut Janice Mc Drury (Collaborative Group Analysis of
Data:1999) menjelaskan terkait tahapan analisis data kualitatif adalah sebagai berikut:
1) .Membaca/mempelajari data, menandai kata-kata kunci dan gagasan yang ada dalam
Data.
2) Mempelajari kata-kata kunci itu, berupaya menemukan tema-tema yang berasal dari
data.
3) Menuliskan model yang ditemukan.
4) Koding yang telah dilakukan.
Adapun jika ditinjau modus dari analisis data tersebut, maka ada 3 pendekatan
modus analisis data itu sendiri, yaitu: hermeneutic, semiotic, naratif dan metafor. Disini
akan dijelaskan apa yang dimaksud dari ketiga modus tersebut sebagai berikut:
a. Hermeneutik
Pada dasarnya hermeneutik adalah landasan filosofi dan merupakan juga modus
analisis data. Sebagai filosofi pada pemahaman manusia, hal itu menyediakan landasan
filosofis untuk interpretativisme. Sebagai modus analisis hal itu berkaitan dengan
pengertian data tekstual. Hermeneutik ini terutama berkaitan dengan pemaknaan suatu
analog teks. Oleh karena itu, objek itu harus dalam bentuk teks atau analog teks, yang
mana biasanya bersifat kabur, remang-remang, dan terkadang saling bertentangan antara
yang satu dengan lainnya. Hal ini sesuai dengan interpretasi itu sendiri yang memiliki
tujuan agar yang tidak jelas menjadi jelas dalam suatu pemahaman.
b. Semiotik

34
Semiotik disini berkaitan dengan makna dari tanda dan simbol dalam bahasa.
Gagasan penting adalah kata-kata atau tanda dapat ditugaskan terutama kepada kategori
konseptual, dan ketegori ini mempresentasikan aspek-aspek penting dari suatu teori yang
akan diuji. Salah satu bentuk dari semiotik adalah analisis konten. Analisis konten itu
sendiri adalah teknik penelitian yang digunakan untuk referensi yang replikabel dan valid
dari data pada konteksnya. Adapun bentuk semiotik lainnya adalah analisis pembicaraan
dan analisis wacana.

35
BAB II
PEMODELAN ANALISIS PROSES BISNIS

CAPAIAN UMUM:
Mahasiswa mampu Memahami ruang lingkup pemodelan analisis bisnis, Pemanfaatan
sumber daya bersama (5M+i) Organisasi, jenis analisa proses bisnis, Alokasi Sumber daya,
urutan proses, tingkatan manajemen, Kebutuhan data(masukan) dan informasi (Alokasi
Sumber dayakeluaran),organisasi
CAPAIAN KHUSUS:
1. Mampu memahami pemodelan urutan proses ( aktivitas)dalam sebuah proses bisnis
2. Memahami dan menjelaskan bagaimana pengembagan sumber daya bersama yang
terdiri dari sumberdaya manusianya,mekanismenya, alat yang dipergunakan dalam
pemanfaatan sumber daya bersama, bahan atau materi-materi dalam pemanfaatan
sumberdaya serta informasi dalam mendukung proses bisnis .
3. Mampu menjelaskan kompleksitas statis dan kompleksitas dinamis beserta contoh
pengimplementasiannya
4. Menjelaskan penyerahan sumber daya yangada untuk berbagai penggunaan pada proses
bisnis informasi
5. Memahami dan menjelaskan manajemen puncak, manajemen tingkat menengah,
manajemen lini pertama.
6. Memahami akan kebutuhan data yang diperlukan bagi proses bisnis baik masukan
maupun keluaran.
7. Memahami bagaimana organisasi pada proses bisnis baik itu struktur organisasi,
bentuk-bentukorganisasi danpenempatan organisasi dalamsuatu proses bisnis.

2.1. LingkupPemodelanProses Bisnis


Analisis adalah suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal didalam
mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan (case yang ada).
Proses merupakan urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau
didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya. yang
menghasilkan suatu hasil. Bisnis merupakan suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait
untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu.
(http://umardanny.com/materi-analisa-proses-bisnis-ppt )

36
Proses inventarisasi, memahami dan membentuk pemodelan terhadap entitas yang
dipandang.Entitas/tipe entitas/kelas entitas menyatakan objek atau kejadian. Analisis
membutuhkan parameter-parameter yang melengkapi proses bisnis di dalam sebuah
organisasi.

Pemodelan urutan proses (aktivitas) untuk mencapai tujuan usaha

1. individual precesses.Proses yang dilakukan secara individu(sendiri).


2. Vertical or Functional Processe. Proses yang terdapat suatu departemen/organisasi
atau unit fungsional tertentu
3. Horizontal or cross-function processes.Proses yang melintasi beberapa unit
fungsional atau pada konteks supply chain dapat mengatasi perusahaan yang
berbeda
2.2. Pemanfaatan sumber daya bersama (5M+i)
A. Man (SDM)
Organisasi memandang pentingnya diadakan pengembangan sumber daya manusia
sebab pada saat ini karyawan merupakan asset yang sangat penting dalam mencapai tujuan
organisasi yang telah ditetapkan. Disamping itu dalam kegiatan pengembangan sumber
daya manusia, perlu adanya koordinasi yang cukup baik antara setiap unit kerja yang ada
di dalam organisasi dengan bagian kepegawaian. MONEY (PEMBIAYAAN).
Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang
merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur
dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat
(tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan
secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan
untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa
hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.
B. Method (MEKANISME)
Untuk memfasilitasi distribusi keuntungan ioprospeksi yang adil dan merata
terutama di kawasan, transfer teknologi, penemuan produk, dan perkembangan komersial.
C. Machine (ALAT)
Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan
keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja. Sedangkan metode adalah
suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat

37
dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan
berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan
penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik,
sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman
maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam
manajemen tetap manusianya sendiri.
D. Material (BAHAN)
Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam
dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam
bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana.
Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil
yang dikehendaki.
E. Informasi
Teknologi Informasi adalah adalah suatu teknologi yang digunakan untuk
mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi
data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas dan strategis
untuk pengambilan keputusan. Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi
komputer (software & hardware) yang digunakan untuk memproses atau menyimpan
informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi .
Pemetaan kebutuhan data dan informasi untuk mendukung proses Oleh sebab
pentingnya pengelolaan data dan informasi bagi perusahaan, maka dibutuhkan suatu sistem
manajemen pengelolaan data dan informasi yang dikenal dengan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) yang berguna untuk peningkatan efektivitas, efisiensi, dan produktifitas
kinerja perusahaan atau organisasi. Pengelolaan data yang baik perlu dilakukan agar data-
data penting suatu perusahaan dapat disimpan dengan baik ditempat aman, yang nantinya
dapat digunakan jika dibutuhkan. Secara umum manfaat pengelolaan data dan informasi
dengan memanfaatkan teknologi sistem informasi dapat kita uraikan sebagai berikut ;
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi dan sistem informasi,
pengelolaan data yang baik bermanfaat untuk meningkatkan kinerja perusahaan agar lebih
efisien sehingga perusahaan dapat menjalan strateginya, mulai dari akuntansi hingga
penelusuran order pelanggan dengan lebih menghemat waktu, biaya, bahkan dapat
membuat laporan dari jarak jauh. Sistem informasi dapat memproses data, memproses

38
transaksi bisnis, mengontrol industrial dan mendukung komunikasi serta produktivitas
perusahaan secara efisien.
2. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis
Penggunaan ATM dalam perbankan merupakan contoh baik dari inovasi
teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh
keuntungan strategis melebihi pesaing mereka. Penekanan utama dalam sistem informasi
strategis adalah membangun biaya pertukaran kedalam hubungan antara suatu perusahaan
dengan konsumen atau pemasoknya. Sebagai contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem
reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen penerbangan oleh
sebuah perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan
sistem reservasi terkomputerisasi, maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem
reservasi dari perusahaan penerbangan lain.
3. Membangun Basis Pengolahan Informasi Strategis
Dengan munculnya perkembangan teknologi sistem informasi, maka akan
memberikan dorongan bagi perusahaan untuk membangun basis-basis pengolahan dan
penyimpanan sumber-sumber informasi dengan strategis yang akan digunakan untuk
pekerluan perusahaan dalam strategi bersaing. Basis teknologi informasi yang dimaksud
adalah hardware dan software, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa
spesialisasi sistem informasi, dan melatih pengguna.
4. Mendukung Pengambilan Keputusan Manajerial
Salah satu manfaat dari sistem informasi manajemen adalah untuk mempermudah
pengaturan manajemen dan menunjang proses pengambilan keputusan karena sistem
tersebut menyediakan informasi bagi manajemen perusahaan. Pentingnya informasi dalam
proses pengambilan keputusan bagi seorang pemimpin perusahaan, seorang pemimpin
akan sangat memerlukan informasi ketika mengambil suatu keputusan, keputusan tanpa
didasari oleh informasi memadai akan dapat berakibat fatal dan tidak dapat mencapai
tujuan dengan baik.
2.3. Jenis Analisis Proses Bisnis
Berdasarkan klasifikasi kompleksitasnya jenis analisis terbagi menjadi 2 yaitu antara lain:
1. KOMPLEKTITAS STATIS
Kompleksitas dan Teori Sistem KompleksApplcations teori sistem cenderung
mengasumsikan tingkat ekuilibrium dalam sistem. Ini berartibahwa komponen atau aktor

39
menstabilkan atau dapat dilihat sebagai cukup diprediksi bahwaperamalan dan 'sistem'
prediksi perilaku dapat diandalkan dibuat.
2. KOMPLEKTITAS DINAMIS
Kompleksitas Dinamis adalah kompleksitas karena banyaknya kemungkinan
kejadian yang bisa terjadi seiring berjalannya waktu. Sifat dinamis memang memiliki
hubungan erat dengan dimensi waktu.
Berdasarkan fungsi dasar manajemen (POAC, Planning-Organizing Actuating-
Controlling) yaitu antara lain:
1. Planning
Planning adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk
mencapai tujuan itu dan mengembangkan rencana aktivitas kerja dalam sebuah organisasi.
Perencanaan merupakan proses yang penting dari segala bentuk fungsi Manajemen, karena
tanpa adanya perencanaan semua fungsi-fungsi lainnya tidak akan dapat berjalan.Dalam
perencanaan, Terdapat beberapa faktor dalam Planning yang patut untuk dipertimbangkan,
yaitu :
 Specific, yaitu berarti sebuah perencanaan harus jelas apa maksut dan tujuanya
beserta ruang lingkupnya.
 Measurable, yaitu suatu tingkat keberhasilan yang harus dapat diukur dari program
kerja dan rencana yang dibuat.
 Achievable, yaitu sesuatu tersebut bisa tercapai dan diwujudkan, bukan hanya
sekedar fiktif dan khayalan belaka.
 Realistic, yaitu sesuatu yang sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada,
harus seimbang tetapi tetap ada tantangan didalamnya.

 Time, yaitu ada batas waktu yang jelas, sehingga bisa dinilai dan dievaluasi.

2. Organizing
Pengorganisasian ( Organizing ) adalah fungsi kedua dalam Manajemen. Organizing
adalah proses kegiatan dalam menyusun struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan,
sumber-sumber dan lingkungannya. Dengan demikian, hasil dari pengorganisasian itu
berupa struktur organisasi.Setiap tujuan disebuah organisasi pasti ingin dicapai, dan untuk
meraih hal tersebut, pengorganisasian sangat berperan penting. Dalam sebuah perusahaan,
pengorganisasian biasanya disusun dalam bentuk badan organisasi atau struktur organisasi,
setelah tiu baru dipecah menjadi beberapa jabatan. Disinilah letak salah satu prinsip

40
Manajemen yang membagi setiap tugas dan tanggung jawab dalam sebuah perusahaan
yang dibebankan pada semua anggota
3.Actuating
Actuating ( Pelaksanaan ) adalah suatu tindakan yang mengusahakan agar semua
perencanaan dan tujuan perusahaan bisa terwujud dengan baik dan seperti yang
diharapkan. Jadi, pelaksanaan merupakan suatu upaya yang menggerakkan orang-orang
untuk mau bekerja dengan sendirinya dan dengan kesadaran yang besar demi mengabulkan
seluruh cita-cita perusahaan dengan dan secara efektif.Perencanaan dan pengorganisasian
akan berjalan kurang baik jika tidak disertai dengan pelaksanaan. Oleh karena itu, sangat
dibutuhkan sekali bentuk nyata dari kerja keras, kerjasama dan kerja nyata didalamnya.
Pengoptimalan seluruh sumber daya manusia yang ada juga sangat penting, terutama
ditujukan untuk mencapai visi, misi dan Planning yang telah diterapkan.Dalam poin ini,
semua sumber daya manusia yang ada harus bekerja sesuai dengan tugas yang dibebankan,
fungsi serta peran dan kompetensi dari masing-masing untuk mencapai tujuan organisasi
atau perusahaan tersebut.
4. Controlling
Pengawasan ( Controlling ) adalah proses pengamatan, penentuan standar yang
akan diwujudkan, menilai kinerja pelaksanaan, dan jika diperlukan mengambil tindakan
korektif, sehingga pelaksanaan dapat berjalan dengan semaksimal mngkin dalam mencapai
tujuan perusahaan.Agar pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka
akan dibutuhkan pengontrolan yang optimal, baik itu dalam bentuk supervisi, pengawasan,
inspeksi dan audit. Tujuan utama dari kegiatan pengawasan adalah menciptakan kegiatan-
kegiatan manajemen yang dinamis dan terwujud secara efektif dan efisien. Sesuai dengan
perannya dalam sebuah organisasi, Controlling memiliki beberapa fungsi utama
:Mencegah terjadinya penyimpangan Memperbaiki kelemahan dan kesalahan, serta
menindak penyalahgunaan dan penyelewengan Mendinamisasikan organisasi serta
kegiatan dalam manajemen Memperkuat rasa akan tanggung jawab tiap individu
Mengambil tindakan korektif jika pelaksanaan menyimpang dari Perencanaan atau standar
yang telah ditetapkan.
2.4. Alokasi Sumber daya

Alokasi sumber daya adalah penyerahan sumber daya yang tersedia untuk
berbagai penggunaan. Dalam konteks ekonomi secara keseluruhan, sumber daya bisa
dialokasikan dengan berbagai cara, seperti perencanaan pasar atau sentral. Dalam

41
manajemen proyek, alokasi sumber daya atau manajemen sumber daya adalah suatu
aktivitas terskedul dan sumber daya yang dibutuhkan oleh aktivitas tersebut sementara
mempertimbangkan ketersediaan sumber daya dan waktu proyek. pemanfaatan sumber
daya beersama adalah Sumber – sumber milik bersama, sama halnya dengan barang –
barang public, tidak ekskludabel; sumber – sumber daya ini tersedia gratis bagi siapa saja
yang ingin memanfaatkannya. Namun, tidak seperti barang public, sumber daya milik
bersama bersivat rival: pemanfaatannya oleh seseorang akan mengurangi peluang orang
lain melakukan hal serupa. Maka, sumber daya milik bersama menimbulkan masalah baru.
2.5. Urutan Proses
1. Identifikasi Value Chain
Pada tahap ini dilakukan identifikasi kegiatan-kegiatan pada setiap fungsi
perusahaan yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya.
Kegiatan-kegiatan ini merupakan rangkaian kegiatan yang secara bersama akan
membentuk suatu kombinasi proses yang dapat memberikan nilai tambah bagi proses
bisnis perusahaan. Besar kecilnya nilai tambah yang diberikan oleh suatu kegiatan pada
proses bisnis Perusahaan sangatlah bersifat tergantung faktor internal perusahaan antara
lain strategi bisnis, sumberdaya dan fasilitas produksi yang dimiliki dan visi dari
pemimpinnya, serta faktor eksternal antara lain kondisi kompetisi, kondisi industri,
peraturan pemerintah, dan faktor sosiol ekonominya.
2. Tahap Analisa Setiap Kegiatan Dalam Proses Bisnis
Analisis terhadap setiap kegiatan dalam proses bisnis perusahaan dari segi
waktu, bottlenecks, biaya untuk mengidentifikasikan dampak setiap kegiatan dalam
menciptakan atau menambah nilai bisnis Perusahaan. Dalam tahap analisa proses bisnis ini
juga dilakukan identifikasi peluang-peluang untuk melakukan perbaikan dan perancangan
ulang proses bisnis agar proses bisnis lebih efisien.
3. Tahap Perancangan Proses Bisnis Yang Baru
Perancangan Proses bisnis yang baru dengan memanfaatkan teknologi
informasi dalam menambah nilai proses bisnis perusahaan. Hasil rancangan baru proses
bisnis kemudian diimplementasikan dan dilakukan review.
2.6. Tingkatan Manajemen
1. Manajemen Puncak | Top Level of Management
Manajemen Puncak atau Top Level Management umumnya terdiri atas direksi,
CEO (Cheif Executive Officer), GM atau General Manager atau yang sering pula disebut

42
Presiden Direksi (presdir). Direksi merupakan perwakilan dar pemilik perusahaan atau
Pemegang Saham, mereka dipilih oleh pemegang saham perusahaan, dan CEO dipilih oleh
Dewan Direksi perusahaan.
2. Manajemen Tingkat Menengah | Middle Level of Management
Manajemen tingkat menengah berada pada tengah tengah dari hierarki pada sebuah
perusahaan atau organisasi.Manajemen Tingkat Menengah bertanggungjawab atas
pelaksanaan rencana yang sudah ditentukan oleh manajemen puncak.
3. Manajemen Lini Pertama (First Line Management)
Manajemen Lini Pertama atau Low Level Management adalah tingkatan manajemen
yang paling rendah dalam sebuah organisasi yang memimpin serta melakukan pengawasan
terhadap tenaga tenaga operasional pada sebuah perusahaan atau organisasi serta tidak
membawahi manajer yang lain.
Fungsi dasar manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan
melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam
melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.
2.7. Kebutuhan Data ( Masukan) dan Informasi (Keluaran)
1. Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem disebut INPUT. Masukan ini
dapat berupa : Masukan Perawatan (Maintenance Input)Yaitu energi yang dimasukkan
supaya sistem itu dapat beroperasi.Contoh : Program untuk mengoperasikan komputer.

2. Masukan Sinyal (signal input)


Yaitu energi yang diproses untuk diperolehnya suatu keluaran.Contoh : Data

3. Pengolah (Process)
Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan mengubah input menjadi
output.Contoh :
– CPU pada komputer

– Bagian produksi yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi.

– Bagian akuntansi yang mengolah data transaksi menjadi laporan – laporan


Keuangan.
4. Keluaran (Output)

43
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah. Keluaran ini dapat diklasifikasikan
sebagai :
– Keluaran yang berguna Contoh : Informasi yang dikeluarkan oleh komputer

– Keluaran yang tidak berguna yang dikenal sebagai sisa pembuangan Contoh : panas yang
dikeluarkan oleh komputer.

Sasaran sistem (Objective) dan Tujuan sistem (Goal) Setiap sistem pasti mempunyai
tujuan ataupun sasaran yang mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang akan
dihasilkan. Dengan kata lain, suatu sistem akan dikatakan berhasil kalau pengoperasian
sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya.

2.8. Organisasi
Organisasi adalah struktur sosial, formal dan stabil dan mengambil sumber daya
dari lingkungan dan mengolahnya menjadi output/produk , Organisasi terdiri dari :
A. Manusia
Manajemen sumber daya manusia memberikan penjelasan tentang pentingnya
tenaga kerja organisasi sebagai sumber daya manusia utama yang memberi kontribusi bagi
pencapaian tujuan-tujuan organisasi serta memberikan kepastian bahwa pelaksanaan fungsi
dan kegiatan organisasi dilaksanakan secara efektif dan adil bagi kepentingan individu,
organisasi, dan masyarakat
B. Lingkungan luar
Faktor Lingkungan yang Secara Langsung Berpengaruh terhadap Manajemen
organisasi perusahaan antara lain:
1. Para pesaing ( Competitors ) Dengan pemahaman akan lingkungan persaingan
yang dihadapi, organisasi dpt mengetahui posisi persaingannya shg mampu
mengoptimalkan operAsinya.
2. Langganan ( Customers )
Langganan perusahaan dapat berupa lembaga seperti sekolah, kantor pemerintah
atau langganan perseorangan Dalam situasi persaingan yang ketat melalui kepuasan
keinginan pelangganlah perusahaan dpt menjaga kelangsungan hidup berkembang
dan mendapatkan keuntungan.
3. Penyedia ( Suppliers )
Setiap organisasi sangat tergantung dari sumber untuk memenuhi kebutuhan
bahan baku, bahan pembantu, energi dan peralatan yang digunakan untuk

44
proses produksi.
4. Lembaga-lembaga Keuangan
Organisasi tergantung pada bermacam-macam lembaga keuangan seperti bank,
perusahaan asuransi termasuk pasar modal untuk menjaga dan memperluas
kegiatannya.
5. Pasar Tenaga Kerja ( Labor Supply )
Organisasi memerlukan karyawan dengan bermacam-macam ketrampilan,
kemampuan dan pengalaman.Kemampuan menarik dan mempertahankan karyawan
yang cakap merupakan prasyarat bagi perusahaan yang sukses.
6. Perwakilan Pemerintah
Perwakilan pemerintah ini biasanya menetapkan peraturan, prosedur perijinan, dan
pembatasan lain untuk melindungi masyarakat. Faktor Lingkungan yang Secara
Tidak Langsung Berpengaruh Terhadap Manajemen organisasi perusahaan
C. Budaya
pada dasarnya sebuah perubahan akan membawa sesuatu yang baru dan bisa saja
meninggalkan sesuatu yang lama. Dalam hal ini, sesuatu yang lama bisa disebut sebagai
budaya, dan hal yang baru ini bisa disebut sebagai strategi baru. Dalam dunia kerja, hal
tersebut merupakan hal yang esensial yang memiliki strategi yang terkini dalam pola kerja,
demi mencapai visi dan misi sebuah perusahaan. Seperti yang kita ketahui, budaya
merupakan sesuatu hal yang sudah menjadi kebiasaan yang dilakukan secara turun-
menurun dan terus-menerus, yang kemudian hal tersebut diyakini dan kemungkinan kecil
dapat merubah suatu perusahaan atau digantikan dengan yang baru, bahkan mereka yang
berusaha menggantinya akan dianggap melanggar aturan yang sudah ada. Menanggapi hal
tersebut, budaya yang tidak dapat berubah sesuai dengan kondisi dan segala upaya
perubahan yang sudah dilakukan, maka hal sederhana yang bisa dilakukan adalah
melaksanakan perbandingan antara strategi yang baru yang akan ditanamkan dengan
budaya yang sudah ada, kemudian ambil yang terbaiknya untuk kemajuan perusahaan.
D. Prosedur
Pada suatu sistem dalam organisasi, kedudukan prosedur yang satu dan prosedur
lainnya bisa saling terkait dan saling berurutan satu sama lain. Akan tetapi, ada juga
prosedur yang tidak saling terkait dan tidak berurutan satu sama lainnya. Untuk itulah,
pimpinan perusahaan sebagai pihak yang menghendaki penerapan atau pengaplikasian

45
SOP dalam jajaran operasional perusahaannya harus menetapkan terlebih dahulu kriteria
atau batasan apa sajakah yang hendak dipergunakannya dalam menyusun prosedur.
Organisasi Berdasarkan Ukurannya (1)

Tipe Organisasi Penjelasan Contoh

Perusahaan Kecil  Perusahaan kecil- Perusahaan bisnis kecil,


sedang atau yang baru berdiri
 Lingkungan
Organisasi cepat
berubah
 Struktur organisasi
simple
 Dipimpin seorang
ketua/direktur/pimpinan

Birokrasi Mesin  Perusahaan besar Perusahaan sedang,


 Lingkungan organisasi menghasilkan produk
tidak cepat berubah
 Menghasilkan produk
 Manajemen dan
pembuat keputusan
t erpusat

Bisnis Perusahaan yang PT. Telkom, PT. Adira


bertujuan Financial
mendapatkan
profit/keuntungan berupa
uang dari pelanggan

Jasa  Perusahaan yang Yayasan Yatim Piatu,


bertujuan memberikan Yayasan Anak Jalanan,
layanan/jasa kepada Yayasan AIDS
 pelanggan, bukan Organisasi
bertujuan Pemerintah
mendapatkan profit
 Pelanggan bersifat luas

46
(nasional),
kalangan manapun
Bisnis Dan Jasa  Perusahaan yang BUMN (Badan Usaha
bertujuan memberikan Milik Negara) : ITB
layanan dan sekaligus
profit
 Pelanggannya bersifat
nasional

Tabel 1.1. Organisasi berdasarkan ukurannya (1)

Organisasi Berdasarkan Ukurannya (2)

Tipe Organisasi Penjelasan Contoh


Birokrasi Devisi  Perusahaan multi divisi, setiap contoh :
divisi menghasilkan produk Perusahaan
sendiri/tertentu besar, memiliki

 Kepemimpinan berdasarkan cabang

pimpinan departemen perusahaan di


mana- mana
 Tidak terlalu terpusat Perusahaan
besar, memiliki cabang
perusahaan di mana- mana

Birokrasi Profesional  Organisasi berbasis ilmu contoh :


pengetahuan, di mana jasa dan Sekolah,
produk tergantung pada perusahaan
pengalaman dan ilmu pengetahuan hukum, rumah
profesional sakit, perusahaan
 Didominasi oleh pimpinan konsultan
departemen di mana wewenang Organisasi
tidak terpusat Berdasarkan
Profit Tidaknya

Tabel 1.2. Organisasi berdasarkan ukurannya (2)

47
Organisasi berdasarkan Profit tidaknya

Tipe Organisasi Penjelasan Contoh

Bisnis Perusahaan yang contoh : PT. Telkom,


bertujuan mendapatkan PT. Adira Financial
profit/keuntungan
berupa uang dari
pelanggan .

Jasa Perusahaan yang Yayasan Yatim Piatu,


bertujuan memberikan Yayasan Anak Jalanan,
layanan/jasa kepada Yayasan AIDS Organisasi
pelanggan, bukan Pemerintah
bertujuan mendapatkan
profit, pelanggan
bersifat luas (nasional),
dan kalangan manapun

Bisnis dan Jasa Perusahaan yang contoh : BUMN (Badan


bertujuan memberikan Usaha Milik Negara) : ITB
layanan dan sekaligus
profit, dan
pelanggannya bersifat
nasional

Tabel 1.3. Organisasi berdasarkan Profit tidaknya

Empat PerubahanOrganisasi

Perusahaan dulu Perusahaan Saat ini

48
1. Hierarchical 1. Flattened
Organisasi besar dan kompleks Struktur datar memiliki tingkat
seringkali membutuhkan hirarki yang manajemen yang lebih sedikit, dengan
lebih tinggi.Dalam bentuknya yang setiap tingkat mengendalikan area atau
paling sederhana, sebuah struktur tinggi kelompok yang luas.Organisasi yang
menghasilkan satu rantai komando datar fokus pada memberdayakan
panjang yang serupa dengan karyawan daripada mengikuti rantai
militer.Seiring berkembangnya komando.Dengan mendorong otonomi
organisasi, jumlah tingkat manajemen dan pengarahan diri sendiri, struktur
meningkat dan strukturnya tumbuh datar berusaha memanfaatkan bakat
lebih tinggi.Dalam struktur tinggi, para kreatif karyawan dan memecahkan
manajer membentuk banyak barisan masalah dengan kolaborasi.
dan masing-masing memiliki area
kontrol yang kecil.Meskipun struktur
tinggi memiliki tingkat manajemen
lebih tinggi daripada struktur datar,
namun tidak ada jumlah pasti yang
menarik garis di antara keduanya.

2. Centralized 2. Decentralized
Struktur organisasi terpusat Struktur organisasi yang
mengandalkan satu individu untuk terdesentralisasi seringkali memiliki
membuat keputusan dan memberikan beberapa individu yang bertanggung
arahan bagi perusahaan.Usaha kecil jawab untuk membuat keputusan bisnis
sering menggunakan struktur ini karena dan menjalankan bisnis. Organisasi
pemiliknya bertanggung jawab atas yang terdesentralisasi mengandalkan
operasi bisnis perusahaan. lingkungan tim pada tingkat yang
berbeda dalam bisnis. Individu di setiap
tingkat dalam bisnis mungkin memiliki
beberapa otonomi untuk membuat
keputusan bisnis.

49
3. Pengaturanterstruktur terhadap 3. Pengaturan fleksibel terhadap tim
tim atau pekerja individu atau pekerja individu

4. Mass-produced product/serviced 4. Spesific market/customer


Produksi massal adalah istilah Sebuah perusahaan mendefinisikan
yang digunakan untuk menggambarkan target pasarnya oleh konsumen yang
pembuatannya, biasanya dengan mesin, cenderung memiliki kebutuhan akan
produk dalam jumlah banyak. Bila jenis produknya. Mendefinisikan target pasar
produk, seperti mainan, diproduksi tertentu memungkinkan perusahaan
secara massal, setiap contoh produk mengasah faktor pasar spesifik untuk
dibuat persis sama, dengan bagian dan dijangkau dan terhubung dengan
bahan yang sama, dengan pelanggan melalui upaya penjualan dan
menggunakan metode yang sama. pemasaran.
Mobil, peralatan rumah tangga,
pakaian, dan sepatu hanyalah beberapa
contoh barang produksi massal.

Tabel 1.4. Empat PerubahanOrganisasi

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis

Fungsi bisnis Tujuan Proses bisnis (tidak berurutan)

Penjualan dan Menjual produk dan jasa  Identifikasi potensi


Pemasaran yang dihasilkan organisasi pelanggan

 Definisikan kebutuhan
dan keinginan
pelanggan

 Identifikasi kesempatan
pasar

 Membuat pelanggan

50
melirik produk/jasa

 Membujuk pelanggan
untuk membeli

 Lakukan transaksi
pembelian

Pembuatan dan Menjual produk/jasa  Pembelian bahan-bahan


Produksi
 Memasang/membuat
produk/jasa

 Mengantarkan
produk/jasa

 Melakukan servis
terhadap produk/jasa
dan dukungan lain
kepada pelanggan

Keuangan Mengelola keuangan  Melakukan transaksi


organisasi keuangan

 Membuat pernyataan
keuangan

 Membayar pajak


 Menyimpan uang kas

 Melakukan kegiatan
operasional keuangan

51
Akuntansi Memelihara  Menyimpan, mengelola
catatan/dokumen catatan atau dokumen
keuangan keuangan seperti faktur,
kuitansi, pengeluaran..

 Membuat dokumen
akuntansi Catatan:
kadang-kadang fungsi
keuangan dan akuntansi
menjadi satu fungsi saja,
karena identik

Sumber Daya Mengelola SDM  Menentukan kebutuhan


Manusia organisasi SDM

 Rekruting, training,
pengembangan,
pemeliharaan SDM

 Menggaji pegawai

 Mencatat
keuntungan/kelebihan
SDM yang ada

 Mencatat syarat
pegawai disiplin dan
tidak

 Memelihara
dokumen/catatan
pegawai

52
Penelitian dan Menemukan/merumuskan  Melakukan penelitian
Pengembangan / metode, konsep baru terhadap metode baru
Riset yang lebih baik

 Menentukan bagaimana
produk dibuat

 Menentukan bagaimana
proses produksi

Tabel 1.5. Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis

2.9. Subproses yang Terdapat di Semua Fungsi Bisnis


1. komunikasi antar SDM
Komunikasi efektif dipengaruhi oleh saluran komunikasi formal, struktur
organisasi, spesialisasi jabatan, pemilikan informasi, jaringan komunikasi dalam
organisasi.Artinya faktor-faktor tersebut harus diperhatikan dengan bijaksana oleh pihak
manajemen perusahaan agar perilaku karyawan terbentuk dalam sebuah pola perilaku etis.
Komunikasi efektif juga bisa dicapai dengan memahami model komunikasi non verbal
(bahasa tubuh) seperti kontak mata, ekspresi wajah, nada suara, geraktubuh, sosok dan
postur tubuh. Dengan pemahaman dan apa yang harus dilakukan pada sebuah komunikasi
non verbal maka diharapkan individu dalam organisasi dapat berkomunikasi dengan efektif
dan pola perilaku etis dapat terbentuk.
2. Analisis data
pentingnya pengelolaan data dan informasi bagi perusahaan, maka dibutuhkan
suatu sistem manajemen pengelolaan data dan informasi yang dikenal dengan Sistem
Informasi Manajemen (SIM) yang berguna untuk peningkatan efektivitas, efisiensi, dan
produktifitas kinerja perusahaan atau organisasi. Pengelolaan data yang baik perlu
dilakukan agar data-data penting suatu perusahaan dapat disimpan dengan baik ditempat
aman, yang nantinya dapat digunakan jika dibutuhkan.
3. Motivasi Pegawai

53
Motivasi seseorang dipengaruhi oleh stimuli kekuatan intrinsik yang ada pada diri
seseorang/individu yang bersangkutan, stimuli eksternal mungkin juga dapat mempengaruhi
motivasi, tetapi motivasi itu sendiri mencerminkan reaksi individu terhadap stimuli tersebut.
Adapun tujuan pemberian motivasi menurut Hasibuan, antara lain :
1) Mendorong gairah dan semangat kerja bawahan
2) Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan
3) Meningkatkan produktivitas kerja karyawan
4) Mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan perusahaan
5) Meningkatkan disiplin dan menurunkan tingkatan abseni karyawan
6) Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik
7) Meningkatkan kreativitas dan partisipasi karyawan
8) Meningkatkan kesejahteraan karyawan
9) Mempertinggi rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas-tugasnya
4. Mengikuti tahapan kerja
5. Menyediakan timbal balik ke pegawai (berdasarkan penilaian kinerja)
Penilaian kinerja adalah suatu penilaian formal mengenai seberapa baik karyawan
melakukan pekerjaan mereka. Salah satu alasan mengapa penilaian kinerja kerja harus
dievaluasi adalah bahwa penilaian kinerja kerja diperlukan untuk memvalidasi alat
pemilihan atau mengukur dampak dari program pelatihan. Alasan kedua bersifat
administrasi, yaitu untuk membantu dalam membuat keputusan mengenai kenaikan gaji,
promosi dan pelatihan. Alasan yang lain adalah untuk menyediakan timbal balik bagi
karyawan untuk membatu mereka meningkatkan kinerja mereka saat ini dan merencanakan
karier dimasa mendatang.
2.10. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta
posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan
operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi
menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang
lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang
baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu
pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.Contoh: Mobil sebagai analogi organisasi
dan semua mobil mempunyai mesin, empat ban, rem dan komponen struktur lainnya
(sebagai analogi struktur organisasi) .

54
Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak
mendesain struktur, antara lain:
 Spesialisasi pekerjaan = sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke
dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
 Departementalisasi = Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara
bersama-sama, departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan
pelanggan.
 Rantai komando = Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari
puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung
jawab kepada siapa.
 Rentang kendali = Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer
secara efisien dan efektif.
 Sentralisasi dan Desentralisasi = Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat
pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi, dan
desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
 Formalisasi = Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

55
Gambar 2.1.Contoh Struktur Organisasi

Presiden Direktur

Direktur Administrasi Direktur Marketing Direktur Teknis

Manajer
Manajer Administrasi Manajer Marketing
Teknis

Staf Staf Staf


Administrasi Marketing Teknis

56
1. Presiden Direktur
seseorang yang ditunjuk untuk memimpin Perseroan Terbatas (PT). Direktur
dapat seseorang yang memiliki perusahaan tersebut atau orang profesional yang ditunjuk
oleh pemilik usaha untuk menjalankan dan memimpin perseroan terbatas. Penyebutan
direktur dapat bermacam-macam, yaitu dewan manajer, dewan gubernur, atau dewan
eksekutif. Tugas :

1) memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan


perusahaan
2) memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian
(manajer)
3) menyetujui anggaran tahunan perusahaan
4) menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan
2. Direktur Administrasi
Direktur Administrasimempunyai tugas menyelenggarakan pengelolaan dan
pengendalian kegiatan di Bagian Umum, Bagian Keuangan dan Bagian Langganan.
Direktur Administrasi dan Keuangan mempunyai fungsi :
Merumuskan perencanaan serta mengendalikan program-program di Bagian
Umum, Bagian Keuangan dan Bagian Langganan.
1) Merumuskan perencanaan dan pengendalian sumber-sumber pendapatan
dan belanja serta kekayaan perusahaan.
2) Menyusun laporan dokumen tugas dan evaluasi sesuai bidang tugas.
3) Melakukan koordinasi dengan direktur teknik dalam rangka peningkatan
pelayanan.
4) Memberikan pertimbangan untuk pengambilan keputusan mengenai
hubungan kerjasama dengan pihak ke tiga.
3. Manajer Administrasi
memiliki pengalaman, pengetahuan dan keterampilan yang baik yang diakui oleh
organisasi untuk dapat memimpin, mengelola, mengendalikan, mengatur serta
mengembangkan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Atau definisi manajer yang
lainnya adalah seseorang yang dapat mengarahkan orang lain dan mampu bertanggung
jawab atas kegiatan atau pekerjaan tersebut, khususnya pada bidang keuangan.

57
4. Staff Administrasi
Melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan fasilitas dan layanan
administrasi perkantoran, sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran
operasional perusahaan.
5. Direktur Marketing
Membuat, merumuskan, menyusun, menetapkan konsep dan rencanaumum
perusahaan, mengarahkan dan memberikan kebijakan/keputusanatas segala rancang
bangun dan implementasi manajemen pemasaran,penjualan dan promosi ke arah
pertumbuhan dan perkembanganperusahaan.
6. Manajer Marketing
Seorang manajer pemasaran tidak hanya melihat kepada masa sekarang tetapi juga
masa depan. Begitu pula dengan rencana pemasaran yang akan dibuatnya. Seorang
manajer pemasaran harus dapat melihat kesempatan/peluang pemasaran yang ada,
merumuskannya menjadi sebuah program pemasaran dan menjalankannya.
7. Staff Marketing
Membantu dan melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh Koordinator
Marketin, membuat dan menyiapkan proposal dan profile Perusahaan guna mendukung
kegiatan pemasaran dan menjalin dan menjaga hubungan baik dengan klien-klien
Perusahaan.
8. Direktur Teknis
mempunyai tugas menyelenggarakan pengelolaan dan pengendalian kegiatan
dibagian Perencanaan Teknik, Bagian Produksi dan Bagain Distribusi. Direktur Teknik
mempunyai fungsi :
 Merumuskan perencanaan serta mengendalikan program-program di
Bagian Perencanaan Teknik, Bagian Produksi dan Bagian Distribusi.
 Merumuskan kebijaksanaan dan mengendalikan proyek-proyek fisik
Bidang Teknik yang ditangani perusahaan.
9. Manajer Teknis
Bertugas merencanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan teknik
sehingga dapat menjamin kelancaran operasional mesin produksi dan sarana penunjang.
Membuat perencanaan kerja yang diselaraskan dengan tujuan manajemen khususnya
dalam kegiatan yang menyangkut teknik.

58
10. Staff Teknis
Membantu dan melaksanakan kelancaran kerja perusahaan ataupun tugas-tugas
yang diberikan oleh koordinator teknis.

2.11. Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi


1. Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat
hubungan yang tidak terlalu menekankan kepada hirarkhi struktural akan tetapi lebih
banyak didasarkan kepada sifat dan jenis fungsi yang perlu dijalankan. Sesungguhnya
bentuk ini tidak pernah mencapai tingkat popularitas yang tinggi meskipun ia umum
dipergunakan oleh organisasi-organisasi tertentu seperti toko serba ada dan lain-lain
organisasi yang sejenis.
Merupakan pendekatan struktur organisasi yang digunakan oleh sebagian besar
perusahaan berukuran kecil atau menengah.Organisasi seperti itu biasanya terbentuk di
sekitar fungsi bisnis dasar (pemasaran, operasional, keuangan).
Dengan demikian, terdapat
departemen pemasaran, departemen operasional, dan departemen keuangan.
Manfaat
pendekatan itu mencakup spesialisasi di bidang- bidang fungsional dan timbulnya
koordinasi yang lebih baik.
Contoh perusahaan yang menggunakan struktur fungsional, yaitu: PT Jasa Putra
Indonesia, perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa yaitu asuransi jiwa.Yang mana
perusahaan ini didirikan dan menggunakan struktur organisasi fungsional, Sehingga
perusahaan ini sudah sangat tersusun dengan rapi pembagian tugasnya, yang
mempermudah dalam mengontrol pekerjaan para bawahan.

59
Gambar 2.2. Gambar Organisasi Fungsional

2. Organisasi Divisional
Struktur Divisional, stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada
produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang
sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis. Secara umum
dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah
yang terkait dengan struktur fungsional.
Struktur Divisional. Ini adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda
dalam organisasi. Struktur-struktur ini dibagi ke dalam:
 Struktur produk – struktur sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan
karyawan dan kerja yang berdasarkan jenis produk yang berbeda. Jika
perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang berbeda, mereka akan
memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut .
 Struktur pasar – struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan
berdasarkan pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan
bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini,
maka akan membedakan divisi dalam struktur.

60
 Struktur geografis – organisasi besar memiliki kantor di tempat yang
berbeda, misalnya ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur
organisasi mengikuti struktur zona wilayah.
Jika korporasi diorganisir berbasis divisi, akan memerlukan lapisan manajemen
ekstra (kepala divisi) antara manajemen puncak dan para manajer fungsional. Fungsi baku
kemudian didesain sekitar produk, pelanggan atau teritori.
Inovasi akhir-akhir ini mengenai ini adalah digunakannya SBUs atau Strategic
Business Units. Kelompok-kelompok organisasi yang terdiri dari segmen produk-pasar
yang terpisah dan independen diidentifikasi dan diberikan tanggung jawab besar dan
otoritas untuk mengelola wilayah fungsinya.
Contoh perusahaan yang menggunakan struktur divisional, yaitu: Wal-Mart
Stores, Inc , yang merupakan perusahaan Amerika Serikat yang mengoperasikan jaringan
department store. Menurut Fortune Global 500 2008, Wal-Mart adalah perusahaan publik
terbesar di dunia berdasarkan pendapatan. Perusahaan ini menggunakan struktur divisional
dimana ketika mengembangkan berbagai produk baru dalam industri dan pasar yang
berbeda, biasanya perusahaan mengubah strukturnya menjadi struktur organisasi yang
terdiri dari beberapa divisi. Tiap-tiap divisi dapat beroperasi sendiri-sendiri dibawah
pengarahan seorang manajer divisi yang bertanggungjawab langsung kepada CEO. Dalam
struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-
masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan
divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya.

Gambar 2.3. Organisasi Divisional

61
3. Organisasi Matriks


Organisasi matriks disebut juga organisasi manajemen proyek, yaitu organisasi


yang penggunaan struktur organisasinya menunjukkan para spesialis yang mempunyai
keterampilan di masing-masing bagian dalam perusahaan yang dikumpulkan menjadi satu
untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi ini digunakan
berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya dibidang penelitian dan
pengembangan.
Organisasi matriks menghasilkan wewenang ganda yaitu wewenang horizontal
dan wewenang fungsional. Wewenang horizontal diterima manajer proyek sedangkan
wewenang fungsionalnya sesuai dengan keahlian yang akan tetap melekat sampai proyek
selesai. Akibat mempunyai dua wewenang, dalam melaksanakan kegiatannya
setiap anggota juga harus melaporkan kepada dua atasan untuk mengatasi masalah yang
mungkin timbul. Biasanya manajer proyek diberi mandat untuk melaksanakan
wewenangnya dalam memberikan perintah sebagai manajer proyek untuk kemudian
langsung dilaporkan kepada manajer puncak.
Kebaikan organisasi ini terletak pada fleksibilitas dan kemampuannya dalam
memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik,
organisasi ini juga tidak mengganggu struktur organisasi yang ada. Sedangkan
kelemahannya yaitu apabila manajer proyek tidak bisa mengkoordinir dari berbagai bagian
yang berbeda tersebut, maka dapat menghadapi kesulitan dalam mengembangkan tim yang
solid. Berikut ini diuraikan beberapa kelebihan dan kekurangan organisasi matriks.
Kelebihan organisasi matriks antara lain:
o Ada fleksibilitas pada organisasi dan membantu perkembangan kreativitas,
o Mendorong kerjasama antar berbagai keterampilan, dan
o Merupakan tempat latihan manajer-manajer stratejik.
Kekurangan organisasi matriks antara lain:

o Pertanggungan jawab ganda dapat membuat kebingungan dan kebijakan yang


kontradiktif,
o Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal, dan
o Dapat mengarah pada konflik antar bagian.
Contoh :WWW.Nasa.Gov

62
Gambar 2.4. Gambar organisasi Matrik

4. Organisasi Internasional
Organisasi internasional adalah suatu organisasi yang dibuat oleh anggota
masyarakat internasional secara sukarela atau atas dasar kesamaan yang bertujuan
menciptakan perdamaian dunia dalam tata hubungan internasional.Pada hakikatnya
organisasi internasional memiliki arti luas dan sempit.
Ada banyak tokoh hukum yang memberikan pendapat tentang pengertian organisasi
internasional.Beberapa di antaranya sebagai berikut.:
1. D.W. Bowett
Organisasi internasional adalah organisasi permanen (misalnya di bidang
postel atau administrasi kereta api) yang didirikan atas dasar suatu traktat
yang lebih bersifat multilateral daripada yang bersifat bilateral dan dengan
kriteria tujuan tertentu.
2. N.A. Maryam Green
Organisasi internasional adalah organisasi yang dibentuk berdasarkan suatu
perjanjian ketika tiga atau lebih negara menjadi peserta.
3. Boer Mauna
Organisasi internasional adalah suatu perhimpunan negara-negara yang
merdeka dan berdaulat yang bertujuan untuk mencapai kepentingan bersama
melalui organ-organ dari perhimpunan itu sendiri.

63
4. J. Pariere Mandalangi
Organisasi internasional adalah organisasi yang dibentuk berdasarkan suatu
perjanjian tertulis yang dilakukan oleh sekurang-kurangnya tiga negara atau
pemerintah maupun organisasi-organisasi internasional yang telah ada.
Pendekatan struktur organisasi yang dikembangkan untuk merespon
kebutuhan memanufaktur, membeli, dan menjual di pasar global –Contoh:
www.universalpictures.com

Gambar 2.5. Organisasi Internasional

Penjelasan Organisasi Internasional Pada saat Wal-Mart membuka toko


pertamanya, dia menyusun tim proyek khusus guna menangani logistik. Dengan
banyaknya toko yang dibuka di luar negeri, perusahaan tersebut menciptakan departemen
internasional yang kecil untuk menangani ekspansi ke luar negeri.

64
Gambar 2.6 Organisasi Internasional

5. Organisasi Tanpa Batas


STRUKTUR ORGANISASI TANPA BATAS. Menurut Robbins, Jack Welch dari
General Electric mengajukan ide tentang struktur tanpa batas. Struktur ini berupaya
menghilangkan batasan vertikal dan horisontal di dalam General Electric dan melebur
batas eksternal yang menghalangi koneksitas perusahaan baik dengan pelanggan maupun
supplier-nya.Struktur ini juga berupaya menghilangkan rantai komando, mengedepankan
lingkup kendali yang kecil, dan mengganti departementalisasi dengan tim-tim yang telah
diberdayakan.
Dengan menghilangkan batasan vertikal, manajemen menjadi lebih horisontal
karena mampu mendatarkan hirarki.Status dan tingkatan organisasi menjadi minimal.
Departemen fungsional yang menciptakan batasan horisontal dihilangkan dengan cara
menciptakan tim-tim yang berfungsi secara silang.
Organisasi yang meminimalkan atau menghilangkan batasan-batasan dan
strukturstruktur tradisional –Contoh: General Electric (GE)

65
Gambar 2.7. Organisasi Tanpa batas

Struktur organisasi di General Electric, yang menyebabkan orang, gagasan, dan


informasi dapat bergerak bebas ke berbagai bisnis dan kelompok bisnis, sesuai dengan
konsep. Serupa halnya, sewaktu perusahaan bersekutu dengan pemasok mereka dalam
cara-cara yang lebih efisien, maka batasan-batasan eksternal akan hilang.
6. Organisasi Tim
Organisasi ini membentuk serangkaian tim untuk menyelesaikan tugas-tugas
khusus dan untuk mengkoordinasikan departemen-departemen utama.

Contoh :www.apple.com

Gambar 2.8. Organisasi TIM

66
 Apple Computer tidak mau mengembangkan organisasi terlalu besar
karena tidak sesuai dengan fungsinya.
• Pada waktu suatu unit atau kelompok mulai terasa terlalu besar, Apple
membagi menjadi beberapa unit yang lebih kecil. Dengan demikian
organisasinya terdiri dari unit-unit yang keseluruhannya berukuran
lebih kecil.
Keunggulan Tim
 Punya beberapa keunggulan struktur fungsional
 Mengurangi hambatan antar departemen, meningkatkan kompromi
 Mengurangi waktu untuk merespon, keputusan lebih cepat diambil
 Moril yang lebih baik, antusiasme dari keterlibatan karyawan
 Mengurangi biaya overhead administrasi rutin
7. Organisasi Virtual
Virtual Organization atau organisasi virtual adalah sekelompok grup, orang, atau
institusi dengan beberapa tujuan yang sama mereka melakukan sharing sumber daya
(komputer) untuk memenuhi kebutuhan mereka.
“VO’s (virtual organizations), refers to a new organizational form characterized by a
temporary or permanent collection of geographically dispersed individuals, groups or
organization departments not belonging to the same organization – or entire
organizations, that are dependent on electronic communication for carrying out their
production process.” (Travica, 1997)
Karakteristik dari Virtual Organisasi:
Melintasi Batas Perubahan bisnis environment menuntut suatu perusahaan atau
organisasi untuk lebih fleksibel di dalam melakukan kegiatan produksinya.Untuk itu
perusahaan harus menghasilkan produk yang berkualitas dan sesuai dengan keinginan
penggunanya, sehingga dibutuhkanlah kolaborasi antar organisasi untuk menentukan minat
dari pengguna suatu produk. Dari sinilah terbentuk Virtual Organisasi yang memiliki yang
peranan penting.Berbagi Sumber Daya (Resources)Misalnya adalah toko buku online
Amazon yang menjual berbagai macam buku.Apakah Amazon memiliki buku yang dijual
tersebut? Tentu tidak, Amazon bekerja sama dengan perusahaan lain untuk mendapatkan
stock yang selanjutnya dijual melalui Amazon. Sama halnya ketika kita menjual buku dari
Amazon, kita tidak memiliki buku yang kita jual secara fisik.Wilayah yang
tersebarMisalnya, dalam pengembangan software, kita berada di Indonesia dan bekerja

67
pada pukul 8AM sampai 16 AM. Tentunya kita tidak dapat bekerja pada malam hari kan?
Tetapi jika kita memiliki rekan di luar negeri, di US misalnya, saat di Indonesia malam
hari, di sana masih siang, dan dapat digunakan untuk
melanjutkanpengembangansoftware.AnggotayangtidaktetapDi dalam virtual organisasi,
seseorang bisa saja berhenti dalam melakukan sharing resource, apalagi ketika tujuan
mereka telah terlaksana. Kenyataanyya di dalam virtual organisasi, selalu muncul tujuan-
tujuan baru yang membuat virtual organisasi tetap exis.
 Organisasi yang memiliki sedikit atau tanpa struktur formal –Contoh: Global
Research Consortium (GRC)
• Global Research Consortium (GRC) menawarkan layanan jasa penelitian dan
konsultasi kepada perusahaan yang mengoperasikan bisnis di Asia. Sewaktu
klien meminta berbagai macam jasa, tiga staf permanen GRC
mensubkontrakkan pekerjaannya kepada selusinan konsultan dan peneliti
yang telah bekerjasama dengan GRC.
• Pada waktu proyek berubah, akan berubah juga dengan komposisi organisasinya.

Gambar 2.9. Gambar Virtual Organisasi

8. Organisasi Pembelajaran
Organisasi belajar atau organisasi pembelajaran adalah suatu konsep dimana
organisasi dianggap mampu untuk terus menerus melakukan proses pembelajaran mandiri
(self leraning) sehingga organisasi tersebut memiliki 'kecepatan berpikir dan bertindak'
dalam merespon beragam perubahan yang muncul.

68
Uraian dalam literatur teori organisasi lasimnya dimulai dari perspektif yang statis
dan secara empirik tidak bermaksud memberikan pemahaman bahwa organisasi dalam
prosesnya bersifat pembelajar, berubah dan berkembang, kecuali walaupun tidak secara
menyeluruh dibahas oleh para teoritisi institusional. Scott (1987), menyatakan proses
pembelajaran tersebut terjadi karena dilakukannya proses penyesuaian institusional pada
organisasi karena adanya tekanan lingkungan.
Garvin (1991), Hodge, Anthony, dan Gales (1996), menyebutkan karakteristik
organisasi pembelajar adalah:
 Mengembangkan pendekatan sistematis terhadap penyelesaian persoalan
untuk mengetahui pekerjaan apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan.
 Pengembangan kemampuan untuk memikirkan segala sesuatu di luar keadaan
mapan dan rutin.
 Pengembangan kemampuan pribadi.
 Penyebaran pengetahuan dan informasi dalam organisasi.
 Penjabaran visi organisasi.
Proses pembelajaran pada organisasi memiliki tahapan dalam pengembangannya.
Jaikumar dan Bohn (1986) dalam Garvin (1991), melihat tahapan perkembangan tersebut
sebagai model (prototype); produk seperti apa yang paling baik.
1. Mengetahui atribut-atribut yang ada dalam model atau prototype; kemampuan
untuk menjelaskan kondisi yang prosesnya menghasilkan out-put yang baik.
2. Diskriminasi di antara atribut-atribut; mengetahui atribut yang penting
dengan mempertanyakan keahlian yang ada apakah masih relevan dengan
pola-pola baru, misalnya bagian operator perlu dilatih lagi lewat pemagangan
(apprenticeships).
3. Pengukuran atribut-atribut; sejumlah atribut penting harus diukur secara
kuantitatif dan relatif.
4. Kontrol terhadap atribut-atribut lokal; kontinuitas performansi lewat proses
desain yang dilakukan oleh para ahli atau spesialis harus dapat dilakukan pula
oleh para tehnisi terhadap atribut-atribut yang ada.
5. Pengenalan dan pemisahan antara berbagai kemungkinan atau kontingensi;
proses produksi dapat dilakukan secara mekanis dan dimonitor secara
manual.

69
6. Pengendalian terhadap kontingensi; proses-proses dalam organisasi dapat
terjadi secara otomatis.
7. Memahami prosedur dan pengendalian kontingensi; proses dimengerti secara
menyeluruh.
Organisasi yang bekerja untuk mengintegrasikan perbaikan pendidikan dan
pengembangan karyawan secara berkesinambungan –Contoh: www.countonshell.com

Gambar 2.10 Organisasi Pembelajaran

Shell Oil Company memiliki Shell Learning Center, fasilitas itu memiliki fasilitas
penginapan, restoran dan tempat-tempat rekreasi, seperti lapangan golf dan lapangan tenis.
Manajer di perusahaan tersebut berotasi di seluruh Center dan bertindak sebagai pengajar.
Tugas mengajar dapat berlangsung antara beberapa hari sampai dengan beberapa
bulan.Pada saat yang bersamaan, seluruh karyawan Shell secara rutin menghadiri program
pelatihan, seminar, dan aktivitas terkait lainnya.

70
Gambar 2.11 Organisasi Pembelajaran

Apa yang perlu dilakukan?

• Kita takkan mungkin bisa melakukan perubahan proses bisnis yang lebih baik tanpa
memahami proses bisnis yang sedang berjalan, strategi di dalamnya, dan
problematika perjalanan proses bisnis tersebut.
• Berarti kita perlu memahami langkah-langkah dan prosedur yang ada pada
organisasi yang menjalankan proses bisnis tersebut.
Analisis Aktivitas
Jalur Makanan Cepat Saji dan Pola Lalu Lintas Padat
• Restoran McDonald’s Simpang Dago melayani lebih banyak konsumen setiap
harinya dibandingkan dengan restoran lainnya. Buka 24 jam, outlet ini
menyajikan 5.000 makanan setiap harinya.
• Restoran McDonald’s menerapkan: “Para karyawan yang tidak tersenyum
ditempatkan di Dapur”. McDonald’s juga memiliki Drive Trough dan
Delivery Service.

71
Gambar 2.12. Analisis Aktivitas

Analisis Aktivitas Bioskop dll..


• Harga No-Mat (Nonton Hemat) di Bioskop BIP adalah untuk menarik
konsumen meramaikan Bioskop BIP pada hari Senin (sebelum No-Mat
diterapkan, Bioskop BIP pada hari senin sangat sepi).
• Tarif Akhir Minggu (dibuat mahal) di Hotel seringkali berlaku untuk para
pebisnis yang sedang bepergian.Hal ini adalah untuk meningkatkan pemasukan
dalam 1 minggu.
• Tarif telepon jarak jauh pada malam hari dan akhir minggu dibuat murah agar
konsumen tertarik untuk lebih konsumtif di area waktu tersebut.

Gambar 2.12. Analisis Aktivitas

72
BAB III
DOKUMENTASI PROSES

3.1. Dokumentasi proses

Dokumen ini merekam proses pengembangan dan maintenance. Rencana-rencana,


jadwal-jadwal, dokumen kualitas proses, standar organisasi dan standar proses merupakan
dokumentasi proses. Dokumentasi proses dibuat agar pengembangan suatu
sistem/software dapat dimanajemen dengan baik.
Ada beberapa kategori dokumentasi proses :
1. Plans, estimates dan schedule. Merupakan dokumen yang dibuat oleh manajer yang
digunakan untuk memprediksi dan mengontrol proses software.
2. Reports. Merupakan dokumen yang mencatat bagaimana sumber dayasumber daya
digunakan selama proses pengembangan.
3. Standards. Dokumen – dokumen ini menentukan bagaimana seharusnya suatu
proses diimplementasikan. Ada berbagai macam standar mulai dalam lingkup
organisasi, nasional bahkan internasional.
4. Email messages. Sering kali merupakan dokumen komunikasi teknis utama dalam
suatu proyek. Mereka merekam ide-ide dan pikiran-pikiran
para engineer yang bekerja dalam proyek, yang merupakan dokumentasi produk
versi sementara yang menjelaskan strategi pengimplementasian dan penentuan
masalah yang telah diidentifikasi. Seringkali dokumen ini mencatat alasan-alasan
pemilihan suatu keputusan dalam desain.
5. Memo dan surat/pesan elektronik. Dokumen yang merekam rincian komunikasi
seharihari antara manajer dan development engineer. Karakteristik utama dari
dokumentasi proses adalah hampir semuanya akan menjadi kadaluarsa. Banyak
informasi yang akan menjadi tidak berguna apabila telah terlewati dan normalnya
tidak ada kepentingan untuk tetap menyimpannya setelah sistem/software telah
jadi, seperti jadwal / perencanaan pembuatan. Bagaimanapun juga tetap ada
beberapa dokumentasi proses yang berguna apabila ada perubahan software yang
diinginkan, seperti hasil testing dan lembar kerja yang mencatat alasan-alasan
kenapa suatu desain dipilih dalam pembuatan suatu sistem.

73
Dokumentasi proses pada dasarnya dapat dilakukan pada dua saat yang berbeda:
1. Satu per satu terkait dengan proyek yang melibatkan proses tertentu.
2. Keseluruhan di awal “Improvement journey” yang bersifat umum.
1. Dokumentasi Proses Menunggu Proyek Peningkatan
Proses baru didokumentasikan jika sebuah proyek atau aktivitas lain dimulai
untuk meningkatkan proses tersebut.
Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang berfungsi sebagai:
a. Pemahaman bersama dalam tim peningkatan tentang isi dari proses: aktivitas, hasil
dan siapa yang melakukan setiap langkah.
b. Cakupan proses didefinisikan termasuk batasan terhadap proses yang
berdampingan.
c. Pendefinisian problem yang lebih spesifik di dalam proses tersebut.

Pendekatan ini sesuai untuk:


1. Perusahaan yang kekurangan sumber daya.
2. Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat.
2. Dokumentasi Proses di Awal Improvement Journey
Dilakukan dengan melihat keseluruhan perusahaan dan dokumentasi seluruh atau
sebagian besar proses bisnis.
Keuntungan pendekatan ini adalah:
a. Dengan melibatkan seluruh karyawan dalam pekerjaan ini, terbentuk perilaku
positif dan motivasi peningkatan.
b. Top management akan mempunyai gambaran umum tentang organisasi dan
kebutuhan peningkatan tertentu.
c. Masukan dari proses dokumentasi seringkali dapat menunjukkan elemen proses
tertentu yang dapat ditingkatkan.
Mana yang sebaiknya digunakan?
Jika sumber daya memungkinkan maka pendekatan cara kedua lebih berguna.
Banyak perusahaan telah memiliki kerangka yang baik untuk proses dokumentasi dalam
bentuk prosedur yang dikembangkan untuk sertifikasi ISO 9000. Namun perlu diingat
bahwa prosedur dan proses dari kualitas seringkali menunjukkan situasi ideal bukan yang
sesungguhnya. Tujuan haruslah medokumentasikan proses seperti yang dilakukan saat ini
(as is), bukan bagaimana seharusnya dilakukan (to be).

74
3.2. Identifikasi proses Bisnis
Dua cara untuk mengidentifikasi proses bisnis:
1. Membuat daftar seluruh proses bisnis yang ada di perusahaan  berdasarkan
sertifikasi ISO-9000
2. Memetakan urutan elemen berikut :
a. Strategi organisasi - dibuat oleh stakeholder
b. Stakeholder - orang, organisasi, atau institusi yang dipengaruhi oleh atau
memiliki kepentingan tertentu terhadap organisasi dan proses bisnisnya
c. Ekspetasi - harapan dari stakeholder terhadap produk atau jasa yang dihasilkan
organisasi
d. Proses bisnis - proses bisnis yang membuat, mendukung, dan memungkinkan
produk atau jasa tersebut diproduksi.
Tahapan dalam mendokumentasikan proses:
1. Definisikan dan deskripsikan proses secara kualitatif, tepatnya menggunakan
relationship mapping. Sehingga menjawab pertanyaan berikut :
 Siapakah konsumen dan output dari proses?
 Siapakan supplier dan input dari proses?
 Bagaimana aktivitas aliran internal proses?
2. Konstruksikan flowchart.
Teknik Pembuatan Dokumentasi Proses
1. Relationship mapping: chart yang menggambarkan seluruh hubungan antar bagian
bisnis
2. Flowchart: gambaran grafis aliran aktivitas dalam sebuah proses
3. Cross-functional flowchart: menggambarkan aktivitas, siapa yang melakukan
aktivitas tersebut dan di departemen fungsional apa mereka berada
4. Several-leveled flowchart: pembagian flowchart (baik untuk flowchart biasa
maupun cross-functional) menjadi beberapa level hirarki .Seluruh proses ini
dilakukan dalam sebuah grup yang terdiri dari berbagai partisipan dalam proses.

1. Relationship Mapping
1. Memberikan gambaran umum mengenai siapa yang terlibat dalam proses dan
hubungan antar satu pihak dengan yg lain
2. Relationship map tidak memperhitungkan aktivitas dan urutannya

75
3. Relationship map dibuat dengan:
a. Menggambarkan berbagai unit, departemen atau individual yang terlibat dalam
atau mempengaruhi proses
b. Setiap hubungan antar bagian dianalisis untuk menentukan tipe hubungan
(diwakili dengan panah yang berbeda
c. Elemen yang tidak mempunyai hubungan dengan elemen lainnya dihapus dari
map
d. Map digambar ulang

Contoh relationship mapping untuk proses sampel

C
u Sales Planning
s
t
o
m Manufacturing Purchasing
e
r
s
Suppliers
Discussion/
Order
Negitiation
Flow of goods Information

Gambar 3.1. Contoh Kasus Relationship Mapping

Sebuah perusahaan internasional terdiri dari sebuah pusat manufaktur yang


melayani permintaan seluruh Eropa dan dealer lokal yang terdapat di beberapa negara.
Masing-masing dealer memiliki persediaan barang jadi untuk melayani kebutuhan
konsumen.
Ada indikasi bahwa proses supply yang meliputi komunikasi kebutuhan dari dan
distribusi barang ke dealer lokal belum berjalan dengan baik. Manajemen perusahaan
memulai proyek untuk meningkatkan aliran material dan informasi yang dimulai dari

76
perusahaan induk. Langkah pertama adalah mengumpulkan informasi dari pihak-pihak
yang terlibat mengenai transaksi yang melibatkan mereka.
Relationship Mapping untuk Supply Process

Suppliers
Negotiation about
Goods
frame agreements
Central
manufacturing
site
Goods

Prognoses &
orders
Local Local Local
Dealers Dealers Dealers
Sales
consultations Goods

End End End End End End


customers customers customers customers customers customers

Gambar 3.2. Relationship Mapping untuk Supply Process

2. Flowchart
Flowchart atau Bagan alir adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di
dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir (flowchart) digunakan
terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.
Ada beberapa jenis flowchart diantaranya:
1. Bagan alir sistem (systems flowchart).
Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang
sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari
prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini
merupakan dekripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi
yang membentuk suatu sistem.
Flowchart Sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan proses yang
mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam flowchart sistem dapat
digambarkan secara online (dihubungkan langsung dengan komputer)

77
atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan komputer, misalnya mesin tik,
cash register atau kalkulator).
2. Bagan alir dokumen (document flowchart).
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir
(form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang
digunakan di dalam bagan alir sistem.
3. Bagan alir skematik (schematic flowchart).
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan
bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem.
Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol
bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan
lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk
memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol
bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi
sulit dan lama menggambarnya.
4. Bagan alir program (program flowchart).
Bagan alir program (Program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan
secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari
derivikasi bagan alir sistem.
Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program
(program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed
computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk
menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan
alir logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem.
5. Bagan alir proses (process flowchart).
Bagan alir (process flowchart) merupakan teknik penggambaran rekayasa industrial
yang memecah dan menganalisis langkah-langkah selanjutnya dalam suatu prosedur
atau sistem.

Contoh-contoh Flowchart

Flowchart Program – Menentukan Bilangan Ganjil/Genap

78
Gambar 3.3. Flowchart Program
flowchart untuk proses supply dalam memenuhi permintaan konsumen
Customer
demands

Ordering

Customer
order

Production
planning

Production Procurement
plan needs

Procurement

Manufacturing Purchased
parts
Products

Delivery

Customer
Satisfaction

Gambar 3.4. Flowchart Program


Contoh Kasus Flowchart
Sekelompok sekertaris pada bagian public office sebuah perusahaan mengalami
kesulitan dengan dokumen dan material lain dimana setelah difilekan sulit untuk dicari
kembali pada saat dibutuhkan.
Diantara karyawan ada kecurigaan bahwa beberapa orang menggunakan prinsip
yang berbeda dalam filing. Oleh karena itu diputuskan sebagai usaha bersama untuk
menentukan bagaimana proses yang dilakukan saat ini dan bagaimana proses seharusnya
dilakukan. Untuk melakukan hal ini digunakan flowchart.
79
Para sekretaris berkumpul di ruang pertemuan dan ditemukan bahwa mereka pada
dasarnya menggunakan langkah-langkah yang sama dalam filing tapi kriteria dimana
material harus difilekan sangat berbeda-beda. Setelah debat yang panas akhirnya mereka
menyetujui proses dan kriteria filing. Hasilnya adalah flowchart berikut.

Flowchart untuk Proses Filing

Material for filing

Type of
material?

File under File under File under


“Closed “Cases under “Correspond
cases” processing” ence”

Criterion Criterion
Criterion date
alphabetically case

Update
document list

Filed material

Gambar 3.5. Flowchart Program


3. Cross – functional flowchart
Cross functional flowchart adalah suatu diagram yang digunakan untuk
menunjukkan departemen-departemen atau area fungsional yang berkontribusi dalam
melakukan sebuah proses.
Cross-functional flowchart memberikan informasi tambahan siapa yang melakukan
aktivitas dan di departemen apa.

80
Cross-Functional Flowchart untuk proses supply

Planning Procurement Manufacturing Distribution


Customer Department Department Department Department

Customer
demand

Ordering
Production
Planning

Procurement

Manufacturing

Satisfied Delivery
customer

Tabel 3.1. Contoh Cross functional flowchart

Menambahkan informasi ini tidak menghabiskan banyak waktu dibandingkan


dengan flowchart biasa  namun memberikan gambaran yang lebih jelas
Contoh kasus
Sebuah perusahaan besar menghadapi masalah besarnya biaya untuk mendapatkan
informasi yang berkaitan dengan laporan finansial. Untuk menggambarkan siapa, proses
apa, dan dimana biaya terjadi maka digambarkan cross functional flowchart. Diharapkan
dapat dilakukan pengurangan biaya dengan melakukan redistribusi tanggung jawab dari
tugas yang berbeda.

81
Cross functional flowchart pada proses pelaporan

Incurred Authorities Financial Clerk All department


Cost Manager
0 Report call
Assessment of
100
call

Identification of
250 necessary
information
Collection of
600 information
Submission of
information
3900
Compiling
information
4300
Report
4800 generation
Receive
4800 report

Tabel 3.2. contoh Cross functional flowchart pada proses pelaporan

4. Several-Leveled Flowchart
Contoh Kasus
Untuk menjamin semua departemen menggunakan prosedur yang sama dalam
menyimpan informasi mengenai laporan keuangan, maka perusahaan membuat dokumen
aliran informasi dengan menggunakan several-leveled flowchart pada departemen

82
Level 0-chart Level 1-chart Level 1-chart
for the process for procurement for reporting

Customer Procurement Monthly registering of; 4.1


demand list - Procurement value
- Supplier distribution
- Country of origin distribution
Ordering 1.0 Selecting supplier 3.1 - Delivery times

Quarterly registering of; 4.2


Production Planning 2.0
Negotiating price 3.2 - Spent man-hours
- Cost of wage

Procurement 3.0
Placing an order 3.3 Year-end registering of; 4.3
- Total purchasing value
- Supplier distribution
Manufacturing 4.0 - Country of origin distribution
Receiving
order information 3.4
All reports are generated and
Delivery 5.0
stored in spreadsheet 4.4
Registering
a delivery order 3.5
Satisfied
customer

Manufacturing

Gambar 3.6. Contoh Several-Leveled Flowchart


a. Paper and pencil or PC
Medium apa yang harus digunakan untuk mendokumentasikan proses
1. Kertas dan pensil , atau
2. Komputer?
b.Proses Ownership
Process ownership adalah menunjuk beberapa orang sebagai pemilik dari proses
bisnis di dalam perusahaan . Penunjukan dilakukan oleh manajemen . Orang yang terlibat
dalam proses dengan otoritas tertinggi dalam organisasi atau mempengaruhi sebagian besar
proses adalah pemilik proses.

83
3.3. Alat Untuk Perbaikan
3.3.1. Klarifikasi alat Perbaikan
klasifikasi adalah pembagian sesuatu menurut kelas-kelas.Menurut Ilmu
Pengetahuan,Klasifikasi adalah Proses pengelompokkan benda berdasarkan ciri-ciri
persamaan dan perbedaan. Dengan klarifikasi kita akan mudah untuk memilah dan
memilih sesuatu yang akan kita gunakan,tanpa klarifikasi kita akan sulit untuk mencari
sesuatu yang akan kita gunakan.
Alat adalah benda yang digunakan untuk mempermudah pekerjaan kita sehari-
hari.Didunia ini ada begitu banyak alat, yang pasti alat sangat membantu dalam
mempermudah pekerjaan, tanpa alat pekerjaan akan lebih lambat bekerja. Dalam dunia
bisnis alat terkadang menjadi bagian terpenting dalam berjalannya suatu usaha dan bisnis,
mulai dari alat tradisional hingga alat yang modern sekalipun.
Perbaikan adalah usaha untuk mengembalikan kondisi dan fungsi dari suatu benda
atau alat yang rusak akibat pemakaian alat tersebut pada kondisi semula . Dan jika tidak
terjadi kerusakan akibat pemakaian maka tidak perlu melakukan perbaikan, namun tetap
saja kita harus melakukan perawatan pada alat yang kita pakai. Untuk meminimalisir
kerusakan sebaiknya kita terus melakukan perawatan bertahap untuk tetap menjaga kondisi
alat yang kita gunakan.
jadi Klarifikasi alat Perbaikan adalah pembagian atau pengelompokan benda yang
digunakan untuk mempermudah usaha dalam mengembalikan kondisi dan fungsi dari suatu
benda atau alat yang rusak akibat pemakaian alat tersebut pada kondisi semula.
Sebaiknya kita mengklarifikasi alat-alat yang kita gunakan sedemikian rupa, agar
ketika terjadi kerusakan kita tidak perlu bersusah payah mencari alat yang akan kita
gunakan dalam perbaikan karena jika kita klarifikasikan alat-alat pada kelompoknya
masing-masing akan membuat kita mudah mencarinya.
3.3.2. Tujuan dan Alat
Tujuan merupakan misi sasaran yang ingin dicapai oleh suatu organisasi di masa
yang akan datang dan manajer bertugas mengarahkan jalannya organisasi untuk mencapai
tujuan tersebut. Jadi Tujuan merupakan pernyataan tentang keadaan yang diinginkan di
mana organisasi atau perusahaan bermaksud untuk mewujudkannya dan sebagai
pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai
kolektivitas mencoba untuk menimbulkannya.

84
3.3.3. Tujuan dalam Bisnis
Tujuan bisnis tidak lebih dan tidak lain adalah memperoleh keuntungan karena
semua orang yang berbisnis mulanya berawal dari fikiran-fikiran dan keinginan mereka
untuk memperoleh keuntungan sehingga muncul inisiatif untuk menjalankan bisnis dari
keinginan mereka tersebut. Meskipun tujuan utama mereka adalah memperoleh
keuntungan namun hal tersebut bukan berarti bahwa mereka tidak mempunyai tujuan
lain selain tujuan tersebut, masih banyak tujuan-tujuan para pembisnis yang ingin mereka
raih dan tujuan antara satu dan yang lainya bisa saja berbeda. Tujuan lain yang
ingin dicapai oleh pelaku bisnis itu diantaranya :
-Ingin mencukupi berbagai kebutuhannya
-Untuk memakmurkan keluarga
-Ingin namanya dikenal banyak orang
- Karena ingin menjadi penerus usaha keluarga
-Ingin mencoba hal baru
-Ingin memanfaatkan waktu luang
-Ingin mempunyai usaha sendiri dan tidak bekerja pada orang lain.
-Ingin mendapat simpati. Dsb.
Meskipun tujuan-tujuan seperti diatas telah mereka capai, namun mereka akan terus
memiliki keinginan - keinginan lain dan keinginan itu bisa saja menjadi bagian dari
tujuan bisnis mereka. Karena bagaimanapun juga keinginan dan kebutuhan tiap orang akan
terus bertambah dan tidak menutup kemungkinan jika keinginan yang mereka miliki akan
mereka jadikan tujuan bisnis yang mereka ciptakan.
3.3.4. Hubungan antara Alat dan Tujuan bisnis
Dalam berbisnis sudah pasti memerlukan Alat. Hubungan alat dan tujuan bisnis
adalah dalam modal dan hasil yang akan diperoleh. Untuk mencapai tujuan dengan
memperoleh keuntungan dalam bisnis, sangat diperlukan pemilihan alat-alat yang tepat.
Untuk memperoleh keuntungan yang besar dengan modal sekecil-kecilnya seperti prinsip
ekonomi maka sebaiknya :
 Carilah alat dengan budget serendah-rendahnya dengan kualitas sebaik-baiknya.
 Pilihlah alat yang sesuai kebutuhan, dan hindari pembelian alat yang sekiranya
tidak diperlukan.

85
 Ketika alat rusak,sebaiknya jangan langsung menggantikan dengan yang baru,
perbaiki terlebih dahulu alat tersebut jika masih dapat diperbaiki, atau gunakan
alternatif lain yang serupa untuk meminimalisir biaya perusahaan.
 Lakukan perawatan rutin terhadap alat agar tidak terlalu cepat terjadi kerusakan
demi mencapai tujuan dalam berbisnis.
3.4. Manajemen Perubahan
Manajemen Perubahan adalah suatu pendekatan untuk mengubah individu, tim,
dan organisasi kepada kondisi masa depan yang diinginkan. Manusia adalah makhluk yang
dinamis. Kita tidak bisa berdiam diri pada waktu yang sama walaupun hanya sebentar.
Karena, waktu terus berjalan dan menuntut kita untuk bergerak. Sekecil apapun perbuatan
kita akan mempengaruhi hasil didepan. Manajemen perubahan, merupakan bidang yang
sangat luas, dan pendekatan untuk mengelola perubahan bervariasi. Banyak organisasi dan
konsultan menggunakan metodologi formal manajemen perubahan. Karena memberikan
alat bantu, daftar periksa dan garis besar rencana apa yang perlu dilakukan untuk
mengelola perubahan dengan sukses.
3.4.1. Tugas Manajemen Perubahan
Pertanyaan pertama yang perlu dipertimbangkan bagi seorang manajer perubahan
adalah seberapa penting manajemen perubahan pada situasi saat itu. Untuk tahu
jawabannya kita harus menggali lebih lanjut mengenai tugas spesifik dari manajemen
perubahan. Tugas tersebut biasanya meliputi:
 Sponsorship : artinya memastikan ada sponsor aktif yang tertarik atas perubahan
karena bertujuan mencapai hasil yang diinginkan bersama.
 Inverstasi : Manajemen perubahan juga bertugas untuk mendapatkan investasi dari
mereka yang terlibat dan terpengaruh, langsung atau tidak langsung dari perubahan.
 Keterlibatan : Tugas lainnya adalah melibatkan orang yang tepat dalam desain dan
pelaksanaan perubahan, untuk memastikan perubahan yang dibuat adalah
perubahan yang tepat.
 Dampak : Manajemen perubahan juga harus bisa menilai dan mengatasi
bagaimana perubahan akan mempengaruhi orang-orang.
 Komunikasi : Manajer juga bertanggung jawab untuk memberitahu semua orang
yang terkena dampak dari perubahan.

86
 Mempersiapkan : Tugas manajemen perubahan juga menyiapkan semua orang
untuk beradaptasi dengan perubahan, dengan memastikan mereka memiliki
informasi yang tepat, pelatihan dan bantuan.
3.4.2. Tingkatan Manajemen Perubahan
1. Manajemen Perubahan Individu
Secara alami manusia itu menolak perubahan, kita sulit sekali untuk bisa berubah.
Tapi jika bisa berjuang dari waktu ke waktu, kita bisa menjadi luar biasa adaptif dan
sukses. Nah manajemen perubahan individu membutuhkan pemahaman bagaimana orang
mengalami perubahan dan apa yang mereka butuhkan untuk berhasil berubah. Hal ini juga
memerlukan pengetahuan tentang apa yang akan membantu orang tersebut membuat
transisi yang sukses. Seperti, kapan waktu yang optimal untuk mengajarkan seseorang
keterampilan baru, bagaimana orang berlatih untuk menunjukkan perilaku baru, dan apa
yang membuat perubahan tersebut bisa “menempel”. Manajemen perubahan individu
mengacu pada disiplin ilmu seperti psikologi dan neuroscience untuk menerapkan
kerangka kerja yang diperlukan bagi perubahan individu.
2. Manajemen Perubahan Organisasi / Inisiatif
Dalam lingkup organisasi kita perlu menggunakan cara yang berbeda dengan
individu. Nah manajemen perubahan pada tingkat organisasi atau inisiatif ini memberikan
kita langkah-langkah dan tindakan yang tepat untuk diambil agar bisa mendukung ratusan
atau ribuan individu yang terkena dampak proyek.
Manajemen perubahan organisasi berisi tentang identifikasi kelompok dan orang-
orang yang perlu berubah agar sesuai hasil dari proyek, dan dalam cara apa mereka harus
berubah. Setelah itu manajemen membuat rencana yang disesuaikan untuk memastikan
karyawan tersebut menerima apa yang mereka butuhkan untuk berhasil.
Manajemen perubahan organisasi ini melengkapi tugas dari manajemen proyek.
Jika manajemen proyek memastikan solusi proyek kita dirancang, dikembangkan dan
disampaikan, maka manajemen perubahan bertugas memastikan solusi proyek tadi
bekerja secara efektif.
3. Manajemen Perubahan Kemampuan Perusahaan
Tingkatan terkahir adalah manajemen perubahan perusahaan. Pada tingkat ini
manajemen merupakan kompetensi inti organisasi yang membuat perusahaan secara efektif
beradaptasi dengan dunia yang terus berubah. Manajemen perubahan kemampuan

87
perusahaan berarti, manajemen perubahan yang efektif tertanam ke dalam segala aspek
dalam perusahaan.
Proses perubahan manajemen secara konsisten dan efektif diterapkan untuk para
inisiatif. Para pemimpin memiliki keterampilan untuk memandu tim mereka melalui
perubahan, dan karyawan tahu apa yang diperlukan agar sukses. Kemampuan ini tidak
terjadi secara kebetulan, namun, dan membutuhkan pendekatan strategis untuk manajemen
perubahan menanamkan seluruh organisasi.

3.5. Kebutuhan Dan Kelangkaan Sumber Daya Manusia


3.5.1. Kebutuhan Manusia yang Tidak Terbatas
Kebutuhan merupakan segala sesuatu yang di perlukan manusia dalam rangka
mempertahankan kelangsungan hidup untuk mencapai taraf sejahtra. Pada perinsipnya,
tentu saja kebutuhan seriap orang berbeda-beda dan terus berkembang sejalan
bertambahnya usia. Kebutuhan manusia terhadap benda atau jasa dapat memberikan
kepuasan kepada manusia itu sendiri, baik kepuasaan jasmani maupun kepuasaan rohani.
Dalam memenuhi kebutuhan hidupnya, manusia membutuhkan alat pemenuhan kebutuhan.
Alat tersebut disediakan alam ataupun manusia melalui proses produksi. Upaya manusia
dalam memenuhi kebutuhannya tidak pernah berakhir. Oleh karena itu, manusia perlu
bertindak rasional agar tercapai pemenuhan kebutuhan hidup secara memuaskan.
3.5.2. Faktor-Faktor yang Memengaruhi Kebutuhan Manusia
Ada pertanyaan menarik tentang Kebutuhan, Apa sih yang Faktor yang membuat
kebutuhan timbul dan terus berkembang.? Kebutuhan timbul karena adanya tuntutan fisik
atau psikis agar hidup layak. Kebutuhan terus berkembang karena manusia memiliki sifat
tidak puas atas pemenuhan kebutuhan hidup. Keadaan ini mengakibatkan kebutuhan
manusia menjadi tidak terbatas. Keberadaan manusia dalam hidup bermasyarakat membuat
manusia satu dengan yang lain berbeda dalam memenuhi kebutuhannya. Mengapa
kebutuhan manusia berbeda-beda? Untuk Menjawab Pertanyaan itu Marilah kita simak
Faktor-faktor penyebabnya, Kebutuhan Manusia dipengaruhi oleh faktor-faktor berikut ini.
a. Keadaan Alam (Tempat)
Yang pertama adalah Keadaan alam, Keadaan alam menyebabkan terjadinya
perbedaan dalam mempengaruhi kebutuhan manuisa. Orang yang tinggal di daerah kutub,
membutuhkan pakaian yang tebal untuk menahan hawa dingin. Lain halnya dengan kita
yang tinggal di daerah tropis, cukup memakai pakaian yang tipis. Oleh karena itu, tampak

88
di sini bahwa keadaan alam dapat mendorong manusia untuk menginginkan barang-barang
yang sesuai dengan kondisi alam di tempat yang bersangkutan.
b. Agama dan Kepercayaan
Dan yang kedua adalah Ajaran agama yang berbeda beda, ajaran agama yang
berbeda dapat mengakibatkan kebutuhan yang berbeda pula. Kita Ambil Contoh, penganut
agama Islam dilarang makan babi, sedangkan penganut agama Hindu dilarang makan sapi.
Hal ini menunjukkan bahwa masing masing agama memerlukan alat-alat pemenuhan
kebutuhan tertentu yang harus dipakai dalam menjalankan ibadah. Selain itu dalam hal
perayaan keagamaan, masing-masing agama atau kepercayaan berbeda-beda, sehingga
kebutuhan akan barang juga berbeda. Misalnya pada saat menjelang hari raya Idul Fitri,
kebutuhan akan pakaian muslim akan meningkat tajam. Berbeda halnya ketika hari raya
Natal tiba, orang-orang Nasrani membutuhkan pohon Natal dan bingkisan-bingkisan Natal.
Dengan demikian masing-masing agama atau kepercayaan mempunyai kebutuhan yang
berbeda-beda.
c. Adat Istiadat
Adat atau tradisi yang berlaku di masyarakat sangat memengaruhi kebutuhan hidup
masyarakat. Alasannya, suatu adat atau tradisi akan memengaruhi baik perilaku maupun
tujuan hidup kelompok masyarakat setempat.
Akibatnya tradisi yang berbeda akan menimbulkan kebutuhan yang berbeda pula.
Misalnya upacara perkawinan. Pelaksanaan upacara antardaerah akan berbeda-beda.
Upacara pernikahan di Jawa Tengah dengan di Sumatra Barat akan memiliki ritual yang
berbeda, sehingga kebutuhannya pun akan berbeda pula.
d. Tingkat Peradaban
Jika kita berbivara mengenai Tingkat peradaban, Maka akin tinggi peradaban maka
Makin tinggi pua kebutuhan masyarakan dan makin tinggi pula kualitas atau mutu barang
yang dibutuhkan. Pada zaman purba, kebutuhan manusia masih sedikit. Namun seiring
berkembangnya peradaban, kebutuhan manusia semakin banyak. Manusia akan berusaha
untuk memenuhi kebutuhannya agar mencapai kemakmuran. Dahulu manusia tidak
membutuhkan sepeda motor, namun sekarang sepeda motor menjadi kebutuhan yang
sangat penting, karena dapat mengefisienkan waktu sampai tempat tujuan. Selain itu cita
rasa kebutuhan manusia modern juga semakin meningkat. Manusia menuntut kualitas
tinggi dari barang-barang atau jasa yang dibutuhkan. Dengan demikian membuktikan

89
bahwa perkembangan peradaban akan menyebabkan kebutuhan akan berkembang dan
beragam.
Selanjutnya Kebutuhan hHidup di pengaruhi oleh Faktor-faktor berikut ini:
 tingkat usia
 tingkat pendidikan
 kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi
 tingkat pendapatan
 jumlah penduduk
 lingkungan sosial budaya
 promosi produk tertentu (iklan)
 perbedaan kondisi geografis
 agama dan kepercayaan
3. 5.3. Macam-Macam Kebutuhan Manusia
Pada Dasarnya, jenis-jenis kebutuhan hidup dapat dikelompokkan sebagai berikut.
1.Kebutuhan Menurut Intensitas Kegunaan
Pengelompokkan kebutuhan hidup menurut tingkat kegunaannya (intensitasnya)
dapat dibedakan menjadi kebutuhan primer, kebutuhan sekunder, dan kebutuhan tersier.
a. Kebutuhan Primer
Taukah Sobat Kata Primer berasal dari primus, yang berarti pertama. Kebutuhan
primer ini disebut juga kebutuhan alamiah karena kebutuhan ini berkaitan erat dengan
kodrat kita sebagai manusia. Kebutuhan primer adalah kebutuhan dasar yang harus
dipenuhi manusia agar hidup layak. Kebutuhan primer disebut juga kebutuhan pokok.
Menurut International Labour Organization (ILO), kebutuhan primer adalah kebutuhan
fisik minimal masyarakat berkaitan dengan kecukupan pokok setiap masyarakat, baik
masyarakat kaya maupun miskin. Seandainya kebutuhan primer tidak dipenuhi,
kelangsungan hidup manusia akan terganggu. Contoh kebutuhan primer, antara lain
makan, minum, pakaian, dan tempat tinggal.
b. Kebutuhan Sekunder
Kebutuhan sekunder merupakan kebutuhan yang bersifat sebagai pelengkap
kebutuhan pokok (kebutuhan primer). Kebutuhan sekunder dapat dipenuhi setelah
kebutuhan pokok terpenuhi. Kebutuhan ini berkaitan dengan aspek lingkungan sosial,
tradisi masyarakat, budaya, dan psikologis. Kebutuhan sekunder setiap orang dapat

90
berbeda-beda. Contoh kebutuhan sekunder, antara lain radio, perabot rumah tangga,
pendidikan, tas, sepeda motor, meja, kursi, alat tulis, dan alat olah raga.
c. Kebutuhan Tersier
Kebutuhan tersier Merupakan kebutuhan yang dapat dipenuhi setelah kebutuhan
primer dan sekunder terpenuhi dengan baik. Pada umumnya, pemenuhan kebutuhan tersier
dilakukan oleh orang-orang yang berpenghasilan tinggi, biasanya digunakan untuk
menunjukkan status sosial (prestise), dan identik dengan unsur kemewahan. Contoh
kebutuhan tersier, antara lain kebutuhan rumah mewah, perhiasan, berlian, dan mobil
mewah.
Kebutuhan primer setiap orang akan sama. Tentunya setiap orang akan
membutuhkan rumah untuk tempat tinggalnya. Makan untuk kelangsungan hidupnya,
minum untuk menghilangkan dahaga, serta pakaian untuk menjaga tubuh dari panas dan
dingin. Kalian juga akan membutuhkan barang-barang tersebut, bukan? Lain halnya
dengan kebutuhan sekuder dan tersier. Setiap orang mempunyai kebutuhan sekunder dan
tersier yang berbeda-beda. Coba, perhatikan saja di lingkungan sekitar tempat tinggal
kalian. Bagi masyarakat yang berpenghasilan rendah, kebutuhan akan sepeda motor
menjadi kebutuhan yang mewah. Akan tetapi berbeda dengan orang yang berpenghasilan
tinggi. Kebutuhan akan sepeda motor menjadi kebutuhan sekunder. Adakalanya kebutuhan
sekunder dapat menjadi kebutuhan primer bagi sebagian orang. Akan tetapi, ada sebagian
orang yang menganggap sebutuhan sekunder sebagai kebutuhan tersier. Perbedaan
kebutuhan ini disebabkan karena perbedaan tingkat sosial ekonomi.
2. Kebutuhan Menurut Bentuk dan Sifatnya
Untuk Pengelompokan kebutuhan hidup menurut bentuk dan sifatnya dapat
dibedakan menjadi kebutuhan jasmani dan kebutuhan rohani.
a. Kebutuhan Jasmani
Kebutuhan jasmani merupakan kebutuhan yang diperlukan oleh fisik atau badan
manusia agar dapat hidup secara layak dan baik. Kebutuhan jasmani terkait erat dengan
kebutuhan fisik, seperti menjaga kesehatan atau penampilan. Pemenuhan kebutuhan
jasmani dapat dilakukan jika kondisi tubuh bugar atau sehat. Kebutuhan ini berkaitan
dengan pemenuhan kebutuhan yang bersifat kebendaan. Contoh kebutuhan jasmani, antara
lain kebutuhan makanan dan minuman, pakaian, alat-alat olah raga untuk menunjang
kesehatan raga atau badan, dan sebagainya.

91
b. Kebutuhan Rohani
Kebutuhan rohani adalah kebutuhan yang dapat memberikan rasa puas pada jiwa,
rohani, dan perasaan seseorang. Kebutuhan rohani berkaitan dengan upaya manusia
memperoleh kepuasan batin. Kebutuhan ini timbul akibat dorongan perasaan, etika, dan
pikiran seseorang untuk memperoleh kepuasan. Apabila kebutuhan rohani manusia
terpenuhi, maka manusia akan merasa senang, aman, tenteram, dan terhibur. Contoh
kebutuhan rohani, antara lain kebutuhan akan perhatian dari orang tua, rekreasi di tempat
wisata, menjalankan ajaran agama dengan baik, dan sebagainya.
3. Kebutuhan Menurut Subjek yang Membutuhkan
Untuk Pengelompokan kebutuhan hidup menurut subjek yang membutuhkannya
dapat dibedakan menjadi kebutuhan individual dan kebutuhan kelompok.
a. Kebutuhan Individu
Kebutuhan individu merupakan kebutuhan yang berguna untuk pemenuhan atau
pemuasan kebutuhan seseorang secara individu (pribadi). Kebutuhan individu sama artinya
dengan kebutuhan individual. Kebutuhan individu (perorangan) diartikan kebutuhan yang
diinginkan setiap orang. Pemenuhan kebutuhan ini akan berbeda-beda antara satu orang
dengan orang lain. Hal tersebut dipengaruhi oleh keinginan, hobi, jenis pekerjaan, status
sosial, atau pendidikan. Contoh kebutuhan individual, antara lain kebutuhan seorang
pelajar akan buku pelajaran atau kebutuhan nelayan akan perahu dan jala.
b.Kebutuhan Kelompok
Kebutuhan Kelompok merupakan kebutuhan yang bermanfaat untuk pemenuhan
kebutuhan umum atau orang banyak. Kebutuhan kelompok sama artinya dengan kebutuhan
kolektif. Kebutuhan kolektif merupakan kebutuhan yang erat hubungannya dengan
kesejahteraan, ketertiban, keamanan, keindahan, dan kemakmuran masyarakat.
Ketersediaan alat pemenuhan kebutuhan ini dapat dipenuhi masyarakat secara swadaya
ataupun disediakan oleh pemerintah. Contoh kebutuhan kolektif/kelompok, kebutuhan
pakaian seragam bagi kelompok paduan suara atau tim olah raga, jalan raya bagi pengguna
jalan, dan pasar untuk jual beli barang bagi masyarakat.
4. Kebutuhan Menurut Waktu Pemenuhannya
Untuk Pengelompokan kebutuhan hidup menurut waktu pemenuhannya dapat
dibedakan menjadi kebutuhan sekarang dan kebutuhan masa depan.

92
a. Kebutuhan Sekarang
Kebutuhan sekarang merupakan kebutuhan yang bersifat mendesak dan tidak dapat
ditunda. Kebutuhan sekarang harus dipenuhi pada saat sekarang dan tidak dapat ditunda.
Kebutuhan ini bersifat mendesak karena berdampak terhadap kelangsungan hidup. Apabila
pemenuhan kebutuhan ini ditunda, maka kemungkinan akan mengakibatkan kerugian atau
musibah. Contoh kebutuhan sekarang, antara lain kebutuhan obat-obatan bagi orang sakit,
kebutuhan jasa pemadam kebakaran pada waktu terjadi kebakaran, dan sebagainya.
b.Kebutuhan Masa yang Akan Datang/Masa Depan
Kebutuhan masa depan adalah kebutuhan yang pemenuhannya masih dapat
ditangguhkan pada waktu yang akan datang atau dapat dipersiapkan dari sekarang, tanpa
mengganggu kebutuhan sekarang. Kebutuhan masa yang akan datang (masa depan)
berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan pada kemudian hari. Seseorang dapat
mempersiapkan kebutuhan ini agar pemenuhannya pada masa yang akan datang mencapai
kepuasan. Contoh kebutuhan masa depan, antara lain menabung untuk biaya melanjutkan
pendidikan atau menabung untuk membeli rumah.
5. Kebutuhan Berdasarkan Wujud
Berdasarkan wujudnya, kebutuhan dapat dibedakan menjadi kebutuhan material
dan kebutuhan spiritual.
a.Kebutuhan material
Kebutuhan material adalah kebutuhan berupa alat-alat yang dapat diraba, dilihat,
dan mempunyai bentuk. Kebutuhan material berwujud nyata dan dapat dinikmati langsung.
Contoh: makan nasi dapat kita rasakan kenikmatannya, minum air dapat menghilangkan
dahaga dan rumah sangat nyaman untuk berlindung.
b.Kebutuhan spiritual
Kebutuhan spiritual adalah kebutuhan yang dihubungkan dengan benda-benda tak
berwujud. Kebutuhan ini tidak bisa diraba, dilihat, dan berbentuk tetapi bisa dirasakan
dalam hati. Contoh: orang Islam bersembahyang di masjid, orang Kristen sembahyang di
gereja, orang Buddha sembahyang di wihara, dan orang Hindu bersembahyang di pura.
3.5.4. Alat Pemenuhan Kebutuhan Manusia / Alat Pemuas Kebutuhan
Taukah sobat Kebutuhan Manusia yang tak terbatas jumlahnya tersebut dapat
terpenuhi dengan alat pemuas kebutuhan. Alat pemuas kebutuhan adalah sesuatu yang
dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan manusia. Alat pemuas kebutuhan dapat
berupa barang dan jasa. Barang adalah alat pemenuhan kebutuhan yang berwujud (dapat

93
dilihat), contohnya makanan, pakaian, sepatu, tas, buku tulis, dan sebagainya. Sedangkan
jasa adalah alat pemuas kebutuhan yang tidak berwujud (tidak dapat dilihat), contohnya
jasa dokter, guru, tukang parkir, dan sebagainya. Alat pemuas kebutuhan dapat
dikelompokkan berdasarkan kelangkaan, tujuan penggunaan, hubungan dengan benda lain,
segi jaminannya, dan proses pembuatan. Berikut adalah jenis-jenis alat pemuas kebutuhan.
1. Alat Pemuas Kebutuhan Berdasarkan Kelangkaan
Pengelompokan alat pemuas kebutuhan berdasarkan ketersediaannya dapat
dibedakan menjadi benda ekonomi, benda bebas, dan benda illith.

a.Barang Ekonomi
Barang ekonomi merupakan barang yang dibutuhkan jumlahnya terbatas namun
peminatnya banyak sehingga untuk mendapatkannya diperlukan pengorbanan.
Pengorbanan yang dikeluarkan biasanya berupa uang(membelinya) atau waktu. Contoh
barang ekonomi seperti makanan, minuman, televisi, pakaian, dan sebagainya.
b.Barang Bebas
Barang bebas adalah alat pemuas kebutuhan yang jumlahnya melimpah dan untuk
mendapatkannya tidak perlu pengorbanan. Oleh karena tersedia dalam jumlah besar,
seseorang dapat mengambilnya begitu saja dengan bebas. Contoh barang bebas antara lain
air di sungai atau di laut, udara di sekitar kita, es di daerah kutub, pasir di padang pasir, dan
sinar matahari. Semuanya itu dapat diperoleh secara gratis.
c.Barang Illith
Barang illith adalah benda yang jumlahnya berlebihan sehingga dapat
membahayakan dan mendatangkan bencana. Oleh karena itu, perlu dikurangi
penggunaannya. Contohnya air, jika dalam jumlah yang sedikit dapat berguna bagi
kehidupan manusia, namun bila jumlahnya berlebihan dapat menyebabkan banjir. Contoh
lainnya api, jika api yang digunakan kecil dapat digunakan untuk memasak atau
penerangan, tetapi ketika api itu besar dapat mendatangkan bencana kebakaran.
2. Alat Pemuas Kebutuhan Berdasarkan Tujuan Penggunaan
Pengelompokan alat pemenuhan kebutuhan berdasarkan tujuan penggunaannya
dapat dibedakan menjadi benda produksi dan benda konsumsi.
a.Barang Konsumsi
Barang konsumsi adalah barang-barang yang langsung dapat digunakan untuk
memenuhi kebutuhan manusia. Barang konsumsi dapat langsung dikonsumsi manusia

94
dalam rangka memenuhi kebutuhan hidup. Barang konsumsi juga disebut barang siap
pakai karena manfaatnya langsung dapat dirasakan konsumen. Contoh benda konsumsi
antara lain: nasi, buku pelajaran, televisi, radio, komputer.
b.Barang Produksi
Barang produksi adalah barang yang digunakan dalam proses produksi untuk
menghasilkan barang kebutuhan manusia. Barang produksi juga disebut barang modal.
Contoh barang produksi antara lain: mesin tetas dapat digunakan peternak untuk
menetaskan telur ayam atau itik. Mesin Rice Mill / penggiling padi, yang digunakan untuk
menggiling padi menjadi beras dan bekatul.
c. Barang Berdasarkan Proses Produksi

Pengelompokan alat pemenuhan kebutuhan berdasarkan proses pembuatannya


dapat dibedakan menjadi barang mentah, setengah jadi, dan barang jadi

1. Barang Mentah
Barang mentah (raw material) adalah barang yang digunakan sebagai bahan baku
atau bahan dasar untuk diproses menjadi barang setengah jadi atau barang jadi. Barang ini
bernilai guna tinggi jika telah diolah terlebih dahulu. Contoh bahan mentah seperti kapas,
getah karet, kulit domba, kayu, dan beras. Bahan-bahan tersebut masih memerlukan
pengolahan lebih lanjut bila kita membutuhkannya.

2. Barang Setengah Jadi


Barang setengah jadi adalah barang yang masih memerlukan proses produksi untuk
dijadikan bahan siap pakai atau bahan jadi. Agar bernilai guna tinggi, barang setengah jadi
perlu diproses kembali. Contoh barang setengah jadi, antara lain benang untuk membuat
kain, kain untuk membentuk pakaian, kulit untuk membuat tas, dan sebagainya.
3.Barang Jadi
Barang jadi adalah barang yang siap untuk digunakan dan merupakan hasil akhir
dari produksi. Barang jadi telah menjalani rangkaian proses produksi sehingga tercipta
produksi yang siap dikonsumsi untuk memenuhi kebutuhan hidup. Contoh barang jadi,
antara lain pakaian, sepatu, kendaraan, dan peralatan elektronik.
3. Alat Pemuas Kebutuhan Berdasarkan Segi Jaminannya
Berdasarkan segi jaminan pinjaman, alat pemenuhan kebutuhan dibedakan menjadi
benda bergerak dan tidak bergerak.

95
a. Benda bergerak
Benda yang dapat dipindah-pindahkan tempatnya dan dapat digunakan sebagai
jaminan untuk mendapatkan kredit jangka pendek (jangka waktu kurang dari 1 tahun)
disebut benda bergerak. Contoh benda bergerak antara lain: mobil, perhiasan, dan barang-
barang elektronik.
b.Benda tidak bergerak
Benda yang tidak dapat dipindah-pindahkan tempatnya dan dapat digunakan
sebagai jaminan untuk memperoleh kredit jangka panjang dinamakan benda tidak
bergerak. Contoh barang tidak bergerak antara lain tanah dan gedung.
c. Barang Menurut Hubungan dengan Barang Lain

Pengelompokan alat pemenuhan kebutuhan menurut hubungannya dengan barang


lain diuraikan sebagai berikut.
1.BarangSubstitusi
Barang substitusi (pengganti) digunakan untuk menggantikan fungsi barang lain.
Barang ini bersifat saling menggantikan barang lainnya. Misalnya, gas menggantikan
minyak tanah sebagai bahan bakar, busway menggantikan mobil pribadi sebagai sarana
transportasi untuk mengurangi kemacetan lalu lintas, dan sagu menggantikan beras sebagai
makanan pokok.
2.BarangKomplementar
Barang komplementer (pelengkap) berguna jika digunakan secara bersamaan
dengan barang lainnya. Barang tersebut akan memiliki nilai guna tinggi jika digunakan
secara bersama-sama dengan barang lain. Misalnya, mobil dapat berjalan jika diisi bensin,
pena dengan tinta, roti akan lebih enak jika diolesi selai, teh dengan gula, tayangan televisi
dapat ditonton jika ada stasiun pemancarnya, dan handphone dengan simcard.
3.5.5. Kelangkaan Sumber Daya Ekonomi

Jika sobat mengamati dengan seksama lingkungan tempat tinggal sobat, Maka
sobat akan melihat masyarakat yang berusaha memenuhi kebutuhan hidup dengan segala
cara. Meskipun tidak semua kebutuhan hidupnya dapat terpenuhi, masyarakat terus
berusaha mencapai kepuasan. Ketidakterpenuhinya kebutuhan hidup kemungkinan
disebabkan terbatasnya sumber daya ekonomi. Dalam ilmu ekonomi, kondisi tersebut
menggambarkan terjadinya kelangkaan.

96
1. Pengertian Kelangkaan
Apa yang terbersit di benak kalian ketika mendengar istilah kelangkaan? Apakah
mengenai hilangnya kedelai di pasaran? Ataukah mengenai minyak tanah atau elpiji yang
mendadak lenyap di pasar sehingga membuat banyak ibu-ibu/bapak-bapak harus mengantri
di penyalur-penyalur minyak tanah atau elpiji? Kedua contoh di atas menggambarkan
bentuk kelangkaan. Manusia dalam memenuhi kebutuhan hidupnya tidak pernah ada
puasnya. Kebutuhan manusia beraneka ragam dan terus-menerus ada. Hari ke hari
kebutuhan manusia semakin bertambah banyak baik jumlah, mutu, dan coraknya.
Pertambahannya itu tidak sebanding dengan sumber daya yang tersedia. Oleh karena itu,
akan ada sebagian orang yang tidak mendapatkan alat pemuas kebutuhan yang diinginkan,
entah karena tidak mampu mengeluarkan pengorbanan yang disyaratkan (biaya tidak
terjangkau) atau karena barang sudah habis. Kondisi di atas dapat disebut sebagai
kelangkaan. Jadi kelangkaan dapat diartikan situasi atau keadaan di mana jumlah sumber
daya yang ada dirasakan kurang atau tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan manusia.
Kelangkaan tidak berarti segala sesuatu yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan hidup
sulit diperoleh. Kelangkaan (scarcity) diartikan kesenjangan antara sumber daya ekonomi
yang terbatas dengan jumlah kebutuhan hidup tidak terbatas. Kelangkaan timbul karena
kebutuhan manusia terus bertambah. Akibatnya, sumber daya yang ada tidak cukup untuk
memenuhi kebutuhan hidup. Keadaan ini mendorong manusia untuk melakukan pilihan di
antara berbagai akternatif yang paling menguntungkan. Selain itu, manusia harus bersikap
bijak dan rasional dalam mengalokasikan sumber daya ekonomi. Menurut ilmu ekonomi,
kelangkaan mempunyai dua makna, yaitu:
a. terbatas, dalam arti tidak cukup dibandingkan dengan banyaknya kebutuhan manusia.
b. terbatas, dalam arti manusia harus melakukan pengorbanan untuk memperolehnya.
2. Faktor-Faktor yang Menyebabkan Kelangkaan
Mengapa timbul masalah kelangkaan dalam kehidupan masyarakat? Kelangkaan
sumber daya dialami setiap orang, bangsa, dan negara. Meskipun kondisinya berbeda-beda,
pokok permasalahan ekonominya sama, yaitu cara manusia memenuhi kebutuhan hidup
yang beragam dihadapkan dengan ketersediaan alat pemenuhan kebutuhan yang terbatas.
Masalah kelangkaan timbul disebabkan faktor-faktor sebagai berikut.
a. Keterbatasan Sumber Daya
Lingkungan alam menyediakan sumber daya melimpah bagi pemenuhan kebutuhan
manusia. Sumber daya alam dapat dikelompokan menjadi sumber daya yang dapat

97
diperbarui dan tidak dapat diperbarui. Akan tetapi, jumlah sumber daya akan semakin
berkutang akibat sifat manusia yang serakah.
b. Perbedaan Letak Geografis
Letak geografis yang berbeda-beda menyebabkan persebaran sumber daya menjadi
tidak merata. Ada wilayah yang tanahnya subur dan kaya barang tambang. Ada pula
wilayah yang tandus dan kekurangan air bersih. Perbedaan letak geografis tersebut dapat
menimbulkan kelangkaan sumber daya.
3. Ketidakseimbangan Pertumbuhan Penduduk
Menurut Thomas Robert Malthus, pakar demografi dan ekonomi politik dari
Inggris, laju pertambahan penduduk lebih cepat daripada laju pertumbuhan produksi.
Pertambahan jumlah penduduk yang cepat tidak diikuti dengan hasil produksi. Akibatnya,
hasil produksi tersebut tidak dapat memenuhi kebutuhan hidup manusia yang beragam.

4. Rendahnya Kemampuan Produksi


Ketersediaan alat pemenuhan kebutuhan dapat terpenuhi jika terdapat orang atau
badan yang melakukan produksi. Kemampuan produksi berpengaruh terhadap ketersediaan
barang dan jasa sebagai alat pemenuhan kebutuhan. Kemampuan produksi yang terbatas
akan mengakibatkan rendahnya kapasitas produksi. Hal ini dapat menimpulkan
ketidakterpenuhinya kebutuhan manusia. Keterbatasan produksi disebabkan oleh
rendahnya kemampuan sumber daya manusia yang digunakan dalam proses produksi.
5. Lambatnya Perkembangan Teknologi
Teknologi yang digunakan produsen dalam proses produksi tidak sebanding dengan
pertumbuhan penduduk. Produsen butuh waktu untuk menerapkan teknologi produksi yang
baru, sementara kebutuhan hidup manusia terus berkembang. Lambatnya perkembangan
dan penerapan teknologi menyebabkan tidak terpenuhinya kebutuhan manusia.
6. Terjadinya Bencana Alam
Bencana alam adalah faktor alam yang bisa memengaruhi pemenuhan kebutuhan
hidup. Adanya bencana alam bisa menimbulkan kerusakan lingkungan sehingga
berpengaruh terhadap kelangsungan hidup manusia. Contohnya bencana banjir bisa
menghambat distribusi barang dan jasa. Keterlembatan ini akan menyebabkan masyarakat
tidak bisa segera mengonsumsi barang dan jasa.

98
3.5.6. Keterbatasan Sumber Daya Ekonomi
Kelangkaan dapat terjadi jika sumber daya yang ada terbatas sedangkan
kebutuhan jumlahnya tidak terbatas. Kebutuhan manusia akan terus bertambah seiring
dengan bertambahnya jumlah penduduk. Meskipun manusia berusaha memperbanyak alat
atau barang untuk memenuhi kebutuhan hidup, tetapi sumber daya dan alat produksi yang
ada terbatas jumlahnya.
Keterbatasan sumber daya yang ada dapat dibuktikan dari contoh berikut ini.
1. Keterbatasan Sumber Daya Alam
Sumber daya alam adalah sumber daya yang ada di alam dan dapat digunakan
untuk memenuhi kebutuhan manusia. Keberadaan sumber daya alam juga terbatas.
Keterbatasannya dapat dilihat dari beberapa contoh sumber daya berikut ini.
 Air
Manusia memanfaatkan air terutama air bersih untuk minum, mandi, cuci pakaian,
cuci piring, dan sebagainya. Di kota-kota besar untuk mendapatkan air bersih
sangat sulit. Mereka harus membeli air bersih dari PAM (perusahaan air minum).
Hal ini menunjukkan bahwa ketersediaan air sangat terbatas.
 Hutan
Hutan merupakan sumber daya alam yang sangat penting keberadaannya. Dahulu
hutan di Indonesia menjadi paru-paru dunia. Selain itu hasil dari hutan seperti
rotan, damar, dan kayu dapat dimanfaatkan manusia untuk memenuhi kebutuhan.
Hutan dapat juga dijadikan sebagai tempat resapan air sehingga dapat mencegah
terjadinya banjir. Namun sekarang keberadaannya sudah sangat mengkhawatirkan.
Hal itu disebabkan banyak orang yang menebangi pohon-pohon di hutan tanpa
memerhatikan pelestariannya sehingga sekarang ini banyak hutanhutan yang
gundul. Kalian tentunya tahu apakah akibat dari hutan gundul? Ya, salah satunya
dapat menyebabkan banjir. Di samping itu, sumber daya hutan yang dapat
dimanfaatkan oleh manusia untuk memenuhi kebutuhan semakin berkurang
jumlahnya.
2. Keterbatasan Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia juga terbatas keberadaannya. Maksudnya sumber daya
manusia yang berkualitas dan mempunyai moral yang baik sedikit jumlahnya. Kualitas
sumber daya manusia di Indonesia jika dibandingkan dengan kualitas sumber daya
manusia di negara-negara maju masih jauh tertinggal. Kemampuan untuk mengolah

99
sumber daya yang ada masih rendah. Sehingga barang yang dihasilkannya pun masih
rendah pula baik jumlah dan kualitasnya. Hal ini menunjukkan bahwa sumber daya
manusia yang berkualitas jumlahnya terbatas.
3. Keterbatasan Sumber Daya Modal
Sumber daya modal dapat berupa mesin-mesin, bahan baku ataupun peralatan-
peralatan lainnya. Keterbatasan sumber modal dibuktikan dengan alat-alat yang digunakan
dalam produksi masih menggunakan mesin-mesin berteknologi rendah. Hal ini dapat
memengaruhi kelangsungan dalam proses produksi barang.

4. Keterbatasan Sumber Daya Kewirausahaan


Sumber daya kewirausahaan adalah sumber daya yang mampu mengombinasikan
antara sumber daya alam, sumber daya manusia, dan sumber daya modal. Orang yang
memiliki jiwa kewirausahaan masih sedikit jumlahnya. Oleh karena itu sedikitnya orang
yang mampu menyatukan sumber daya yang ada dapat memengaruhi jumlah hasil
produksi. Sehingga hal tersebut dapat memengaruhi keberadaan alat pemuas kebutuhan di
masyarakat. Keterbatasan-keterbatasan sumber daya di atas jika digunakan untuk
memenuhi kebutuhan yang tidak terbatas dapat menyebabkan kelangkaan alat pemuas
kebutuhan. Terjadinya kelangkaan dapat disebabkan karena faktor-faktor berikut ini.
 Pertumbuhan penduduk yang tidak seimbang dengan pertumbuhan produksi.
 Ketersediaan sumber daya alam yang terbatas.
 Terbatasnya kemampuan manusia.
 Sifat serakah manusia.
 Kurangnya tenaga-tenaga ahli.
3.5.7. Peningkatan Sumber daya Impuls
Sumber daya adalah suatu nilai potensi yang dimiliki oleh suatu materi atau unsur
tertentu dalam kehidupan. Sumber daya tidak selalu bersifat fisik, tetapi juga non-fisik
(intangible). Sumber daya ada yang dapat berubah, baik menjadi semakin besar maupun
hilang, dan ada pula sumber daya yang kekal (selalu tetap).
Impuls adalah peristiwa gaya yang bekerja pada benda dalam waktu hanya sesaat.
Atau Impuls adalah peristiwa bekerjanyagaya dalam waktu yang sangat singkat. Contoh
dari kejadian impuls adalah: peristiwa seperti bola ditendang, bola tenis dipukul karena
pada saat tendangan dan pukulan, gaya yang bekerja sangat singkat.

100
jadi Peningkatan Sumber daya Impuls adalah adalah suatu nilai potensi yang
dimiliki oleh suatu materi atau unsur tertentu dalam kehidupan yang tersedia tidak terlalu
lama, dengan jangka waktu tertentu, sumber daya tersebut akan musnah.

3.5.8. Organisasi dan Metode


Pengertian organisasi dan metode secara lengkap: rangkaian proses kegiatan yang
harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor yang menentukan
bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika
organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan.
organisasi harus memiliki tiga unsur dasar, yaitu:

1. Orang-orang (sekumpulan orang)


2. Kerjasama
3. Tujuan yang ingin dicapai
Dengan demikian organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara
orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama dengan mendaya gunakan sumber
daya yang dimiliki. Sedangkan istilah metode tersebut berarti suatu tata kerja yang dapat
mencapai tujuan secara efisien. Pengertian organisasi dan metode sacara lengkap adalah:
Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala
sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses menajemen terutama dengan
memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai
tujuan yang sah ditetapkan.
Dari pengertian tersebut terkandung beberapa maksud yaitu:
1. Organisasi dan metode merupakan kunci atau syarat pelaksanaan kerja yang setepat-
tepatnya.
2. Organisasi dan metode penting bagi kegiatan manajemen.
3. Organisasi dan metode dapat memanfaatkan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.
4. Organisasi dan metode berguna dalam meningkatkan efisiensi kerja untuk mencapai
tujuan.
1. Desain Organisasi Formal & informal
 Organisasi Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang
mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan

101
hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan
lain sebagainya.
 Organisasi Informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat
pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh :
Arisan ibu - ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung
pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

102
BAB IV
PROSES INFORMASI

4.1. Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data (DAD)

Pendekatan analisis tersetruktur diperkenalkan oleh DeMarco pada tahun 1978


dan Gane Sarson pada tahun 1979 melalui buku metodologi struktur analisis dan desain
sistem informasi. Mereka menyarankan untuk menggunakan data flow diagram dalam
menggambarkan atau membuat model sistem.
DFD atau DAD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk
menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan yang keluar dari sistem dimana
data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang
tersimpan dan proses yang dikenakan pada data itu. DFD menggambarkan penyimpanan
data dan proses yang mentransformasikan data DFD yang menunjukkan hubungan antara
data pada system dan proses pada sistem.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau
sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan
fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau
lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfile,
harddisk, tape, diskette da lain sebagainya). DFD merupakan alat yang akan digunakan
pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (struktured analisys and design).
DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus
data di dalam sistem dengan struktur. DFD merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
4.1.1. Simbol DFD

Ada beberapa symbol DFD yang dipakai untuk menggambarkan data


beserta transformasi data, antara lain:

103
1. Teknik Gane/Sarson

Entity Luar
Data Flow/Aliran Data

Proses

Data Store

gambar 4.1. Simbol DFD Gane/Sarson

2. Teknik Yourdan and De Marco

Entity Luar
Data Flow/Aliran Data

Data Store
Proses

Gambar 4.2. Simbol DFD Yourdan and De Marco

104
4.1.2. Sintak dan Fungsi DFD

A. Entity Luar
Karakteristik:
 Entity luar atau terminator digambarkan dengan simbol bujur sangkar atau
kotak.
 Entity luar merupakan sumber atau tujuan dari aliran data dari atau ke
sistem. Entity luar merupakan lingkungan luar sistem, jadi sistem tidak tahu
menahu mengenai apa yang terjadi di entity luar .
 Entity luar bisa digambarkan secara fisik dengan sekelompok orang atau
mungkin sebuah sistem.
 Entity luar dapat berupa orang atau sekelompok orang , organisasi ataupun
agen dan entity luar juga dapat berupa departemen, devisi atau sistem
diluar sistem yang berkomunikasi sistem dengan yang sedang
dikembangkan.
 Komponen entity luar perlu diberi nama sesuai dengan dunia luar yang
berkomunikasi dengan sistem yang sedang dibuat modelnya dan biasanya
menggunakan kata benda.
 Contoh :
Bagian Penjualan

 Hubungan yang ada antar entity luar yang satu dengan yang lain tidak
digambarkan dalam DFD.
 Profesionalisme sistem tidak dapat mengubah isi atau cara kerja organisasi
atau prosedur yang berkaitan dengan terminator atau entity luar.
 Pemberi data dan penerima data yang dimaksud adalah pihak yang sangat
dekat dan memiliki hubungan langsung dengan sistem. Adapun pihak luar
yang berhubungan dengan pihak luar lainnya tidak boleh digambarkan.
Misalkan, dalam pengisian KRS, mahasiswa berhubungan dengan sistem.
Orang tua berhubungan dengan mahasiswa, tetapi tidak berhubungan
dengan sistem, karenanya, kesatuan luar ‘orang tua’, tidak boleh
digambarkan.

 Tidak terlibat dalamsistem


 Memeberikan masukan pada sistem

105
 Menerima keluaran dari sistem

SISTEM
ORANG TUA MAHASISWA PENGISIAN
KRS

Gambar 4.3. Contoh Hubungan Terminator yang Salah

Faktur tagihan surat jalan


PESANAN

BUKU TABUNGAN
PELANGGAN
PEMASOK

B. Data Flow / Arus Data


Karakteristik:
 Arus data diberi simbol anak panah, yang mana data flow ini mengalir
diantara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external
entity).
 Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk
system atau hasil dari proses sistem.
 Nama fungsi untuk menjelaskan arti dalam aliran tersebut dan ditulis untuk
mengidentifikasikan aliran tersebut.
 Ujung panah menunjukkan arah data bergerak.
 Aliran data yang digambarkan sebagai panah dengan dua ujung
menggambarkan terjadinya dialog.
 Aliran data dapat menyebar atau menyatu.
 Konsep arus data yang harus diperhatikan yaitu sebagai berikut:

106
1. Konsep Paket Data ( Packet Of Data )
Yaitu bila dua atau lebih data yang mengalir dari suatu sumber yang
sama ke tujuan yang sama maka harus dianggap sebagai suatu sumber
yang sama ke tujuan yang sama maka harus dianggap sebagai suatu arus
data tunggal. Mengapa ? Karena dua atau lebih data tersebut mengalir
bersama-sama sebagai suatu arus data walaupun terdiri dari beberapa
dokumen.
Contoh :
Arus Data yang salah

Order langganan 1
Proses
Langganan
Order
Langganan
Pembayaran

Arus Data yang benar


Order langganan dan
1
pembayaran
Langganan Proses
Order
Langganan

Gambar 4.4. Contoh Konsep Paket Data yang salah

Keterangan:

Arus data yang salah, karena dua buah data yang mengalir bersama harus
ditunjukkan sebagai arus data yang tunggal. Sebaliknya arus data yang benar,
karena dua buah data yang mengalir bersama ditunjukkan sebagai arus data
yang tunggal.

1
Proses
Order
Langganan
Langganan

2
Proses
penerimaan
kas

107
Gambar 4.5. Contoh Konsep Paket Data yang benar

Keterangan:
Bila duah buah data akan ditangani oleh dua proses yang berlainan,
berarti mempunyai tujuan yang berbeda, walaupun sumbernya sama,
seperti yang ada pada gambar diatas.
2. Konsep Alur Data Menyebar ( diverging data flow)
Yaitu menunjukkan arus data yang berbeda dari sumber yang berbeda
bergabung bersama-sama menuju ketujuan yang berbeda.
Contoh

2
Proses
penerimaan
kas

Tembusan Jurnal

Tembusan
1 Order penjualan permintaan barang
Proses
Order
Gudang
Langganan

Tembusan kredit

3
Proses
Verifikasi
Kredit

Gambar 4.6. Contoh Konsep Alur Data Menyebar

Keterangan:

Pada gambar diatas bahwa arus data order penjualan mempunyai


sebanyak tiga tembusan yaitu tembusan untuk jurnal yang mengalir ke
proses pembuatan faktur, tembusan permintaan barang yang mengalir
kesatuan luar gudang dan tembusan kredit yang mengalir ke proses
verifikasi kredit. Konsep arus data yang menyebar ini menunjukkan
bahwa arus data tembusan jurnal, tembusan permintaan barang dan
tembusan kredit merupakan arus data yang mempunyai struktur elemen

108
yang sama, karena merupakan hasil dari tembusan arus data order
penjualan.
3. Konsep Arus Data Mengumpul (converging data flow)
Yaitu menunjukkan arus data yang berbeda dari sumber data yang berbeda
bergabung bersama-sama menuju ketujuan yang sama.
Contoh:

1 Faktur
Proses
pembuatan
faktur

Langganan

2
Pembuatan
slip Slip pengepakan
pengepakan

Gambar 4.7. Contoh gambar Konsep Arus Data Mengumpul

Keterangan:

Arus data pengiriman merupakan hasil dari gabungan arus data faktur
dan slip pengepakan.

4. Konsep Sumber dan Tujuan Arus Data


Yaitu semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke
suatu proses (dapat salah satu atau kedua-duanya, yaitu berasal dari
suatu proses menuju ke bukan suatu proses atau berasal dari bukan suatu
proses tetapi menuju kesuatu proses atau berasal dari suatu proses dan
menuju ke suatu proses).
 Suatu alur data dihasilkan dari suatu proses dengan menuju ke suatu
data store dan atau terminator.
Contoh gambar:

109
Gambar 4.8. Contoh Proses Menuju Data Store

 Suatu alur data dihasilkan dari suatu data store atau terminator
menuju kesuatu proses.
Contoh gambar:

Gambar 4.9. Contoh Data Store Menuju Proses

110
C. Kompenen Proses

Karakteristik:

 Proses menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran dan


biasanya komponen proses dapat disimbolkan dengan lingkaran atau segi
empat tumpul.
 Dalam proses umumnya didefinisikan dengan kalimat sederhana atau kata
tunggal.
 Nama lingkaran tersebut mendeskripsikan respon yang harus dilakukan
sistem dalam menganalisa keadaan.
 Identifikasi proses ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan
nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas di simbol proses.
 Proses diberi nama untuk menerangkan proses atau kegiatan yang sedang
atau akan dilakukan. Nama proses harus jelas dan lengkap menggambarkan
kegiatan prosesnya. Pemberian nama proses dilakukan dengan
menggunakan kata kerja transitif ( kata kerja yang membutuhkan objek ),
Seperti misalnya menghitung, membuat, membandingkan, memverifikasi,
mempersiapkan, merekam dan lain sebagainya.
 Pemroses, untuk phsycal data flow diagram (PDFD) yang menunjukkan
proses tidak hanya proses dari komputer, tetapi juga proses manual, seperti
proses yang dilakukan oleh orang, mesin dan lain sebagainya, maka
pemroses harus ditunjukkan. Pemroses ini menunjukkan siapa atau
dimana suatu proses dilakukan
Untuk logical data flow diagram (LDFD) yang prosesnya hanya
menunjukkan proses komputer saja, maka pemroses dapat tidak disebutkan.

111
 Contoh:
1. Suatu arus data yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan
sebuah arus data.

Kartu jam kerja 1 Daftar gaji


Hitung
gaji

Gambar 4.9. Arus Data Menerima Arus Data


dan Menghasilkan Arus Data

2. Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan menghasilkan
sebuah arus data.

Kartu jam kerja 1 Daftar gaji


Hitung
gaji
Tingkat Upah

Gambar 4.10. Proses Menerima lebih Arus Data


dan Menghasilkan Arus Data

3. Suatu proses yang menerima satu arus data dan menghasilkan lebih dari
sebuah arus data.

1
Rincian Piutang Membuat Laporan umur piutang
Laporan
Piutang
Laporan piutang ditagih

Gambar 4.11. Proses yang Menerima Satu Arus Data


Dan Menghasilkan Lebih Arus Data
112
4. Suatu proses harus menerima arus data dan menghasilkan arus data. Berikut
ini merupakan suatu proses yang salah:

Langganan

Order
1 Order disetujui 2
langganan
Langganan Memverifikasi Membuat Akuntansi
kredit order
langganan penjual

Gambar 4.12. Proses Yang Salah

Dimanakah letak kesalahannya ? umumnya kesalahan proses di DFD adalah


sebagai berikut:

 Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan


ini disebut dengan black hole (lubang Hitam), karena data masuk ke
dalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam
lubang hitam yang dalam sekali. Kesalahan lubang hitam tampak pada
proses nomor 1.
 Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input dan
kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib), karena secara ajaib
dihasilkan output tanpa pernah menerima input. Proses nomor 2
merupaakn kesalahan jenis ini.
D. Data Flow ( Simpanan Data )
Karakteristik:
 Yaitu merupakan simpanan data yang dapat berupa sebagai berikut:
- Suatu file atau database di sistem komputer
- Suatu arsip atau cetakan manual
- Suatu kotak tempat data di meja seseorang
- Suatu table acuan manual
- Suatu agenda atau buku
 Simapanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis parallel
tertutup disalah satu ujungnya.

113
media nama data store

 Nama dari data store menunjukkan nama dari filenya, misalnya file
langganan.
 Contoh:

D1 buku besar

Simpanan data yang menunjukkan file buku besar dengan nomor D1.

 Di dalam penggambaran simpanan data di DFD perlu diperhatikan


beberapa hal, yaitu sebagai berikut:
1. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpaan data, karena
yang menggunakan atau merubah data di simpanan data adalah suatu
proses.

D1 penjualan D2 piutang dagang

Penggambaran yang salah, karena simpanan data tidak dapat


menggunakan data simpanan dengan data yang lain.

Langganan D2 piutang dagang

Penggambaran data yang salah juga, karena tidak jelas data di simpanan
data piutang dagang akan digunakan untuk apa oleh kesatuan luar
langganan.

2. Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan
proses update terhadap data yang tersimpan di simpanan data. Update
dapat berupa proses:
a. Menambanh atau menyimpankan record baru atau dokumen baru ke
dalam simpaan data.
b. Menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data.
c. Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang ada
di simpanan data.

114
3. Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan
bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data.
Untuk media simpanan data berupa simpanan luar komputer (disk
atau tape) berarti membaca data dari suatu record di file sedang
untuk simpanan data berupa

media manual berarti mengambil suatu formulir atau dokumen untuk


dilihat isinya dari suatu simpana data.

4. Untuk suatu proses yang melakukan kedua-duanya yaitu menggunakan


dan update simpanan data dapat dipilih salah satu penggambaran
sebagai berikut:

a. Menggambarkan sebuah garis dengan panah mengarah kedua arah


yang berlawanan dari simpanan data yaitu sebagai berikut:

1
Memeriksa dan penjualan
D2 persediaan arang
merubah data
barang

Gambar 4.13. Garis Panah Mengarah Kedua Arah yang Berlawanan

b. Menggunakan arus data yang terpisah sebagai berikut:

1
Memeriksa dan Status barang
D2 persediaan arang
merubah data
barang
penjualan

Gambar 4.14. Arus Data Yang Terpisah

115
4.1.3. Peraturan Dalam DFD

Dalam penggambaran simbol DFD , ada beberapa peraturan yang harus


diperhatikan sehingga dalam penggambarannya tidak terjadi kesalahan. Peraturan –
peraturan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Antara entity luar tidak diijinkan terjadi hubungan atau relasi.
Contohnya :

Vendor Customer

PT. ABC

Gambar 4.15. Entity Luar Yang Dilarang

Keterangan:

Gambar diatas dapat dijelaskan bahwa apabila customer ingin berhubungan


dengan vendor, maka hal ini tidak diperbolehkan melainkan apabila ingin tetap
berhubungan bisa dengan melalui PT. ABC dan dari PT.ABC ini akan
diteruskan ke vendor. Hubungan atau relasi ini akan terjadi apabila customer
ingin melakukan transaksi pembelian barang.

2. Tidak boleh ada aliran data diantara entity luar dengan data store seperti
gambar ayang ada dibawah ini:

116
Vendor Customer

PT. ABC
Produk

Gambar 4.16. Relasi antara Entity Luar


dengan Data Store Yang Dilarang
Keterangan:

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa antara entity luar dengan nama
vendor tidak bisa direlasikan dengan data store produk.

3. Untuk alasan kerapian , entity luas atau data store boleh digambar beberapa kali
dengan tanda khusus misalnya diberi nomor perhatikan pada gambar dibawah
ini:

Gambar 4.17. Contoh Penulisan Entity Luar


dengan Simbol Nomor 2
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa entity luar dari agen berjumlah 2
buah.
4. Satu aliran data boleh mengalirkan beberapa struktur data, seperti gambar yang
asa dibawah ini:

117
LAPORAN
GAJI
REKAPITU NASABAH
LASI
Order barang
ABSEN
LAPORAN Retur barang
PEGAWAI
Pembayaran order

Gambar 4.18. Contoh Beberapa Sturktur Data

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa pemesanan barang bisa melakukan
beberapa relasi kepada supplier dalam waktu yang bersamaan yang meliputi order
barang, retur barang dan pembayaran order.

5. Bentuk anak panah aliran data boleh bervariasi seperti gambar yang ada

dibawah ini:

Gambar 5.19. Contoh Beberapa Bentuk Anak Panah

6. Semua objek harus mempunyai nama.


7. Aliran data selalu diawali dan diakhiri dengan proses.
8. Semua aliran data harus mempunyai tanda arah.
4.1.4. Petunjuk Pembuatan DFD

Ada beberapa petunjuk yang dapat dipakai dalam proses pembuatan DFD. Petunjuk-
petunjuk tersebut adalah sebagai berikut:
1. Penamaan yang jelas

118
 Sebaiknya menggunakan nama yang mengacu pada fungsi yaitu gabungan antara
kata kerja dan spesifik.
 Jangan menggunakan nama terlalu umum.
 Gunakanlah nama yang mudah dimengerti oleh pemakai.
2. Memberi nomor pada proses
 Nomor yang diberikan pada proses tidak harus menjadi nomor urut.
 Penomoran dimaksudkan sebagai identifikasi proses dan memudahkan penurunan
(level yang lebih rendah) ke proses berikutnya.
3. Penggambaran kembali
 Ukuran dan bentuk lingkaran tetap sama.
 Panah yang melengkung dan tegak lurus tidak menjadi masalah.
4. Hindarilah proses yang mempunyai masukkan tetapi tidak mempunyai keluaran.

5. Hati-hati dengan aliran data dan proses yang tidak dinamai. Aliran proses yang tidak
diberi nama dapat mengakibatkan elemen data yang saling tidak berhubungan akan
menjadi satu.

119
1

Pemesanan barang

Manajer A
personalia

Suplier

120
Proses 2 tidak memiliki
masukan aliran data
Proses sama gaji kotor menuju
D1 Master Pegawai setelah output kearah yang salah
data
Record
pegawai

2
Record jam
1 Menghitung 3
pegawai Gaji Kotor
Pegawai Menghitung jumlah Menghitung
Gaji Kotor pemotongan gaji bersih
pajak

Jam Kerja

File Jam Pegawai

Record
4
pegawai
D1 Master Pegawai Mencetak cek
k gaji pegawai
tida
nal g
e k ster ngsun
itas a la Rekord
Ent secar ksi ke a
h e t Rekonsilasi
bole terkon nan da Cek gaji
a cek
n y imp pegawai
pe
D2 Rekonsilasi Cek
Penyimpanan data tidak
boleh terkoneksi secara
Pegawai
langsung ke penyimpanan
data lainnya.

Gambar 4.20. Gambar Kesalahan didalam DFD

4.1.5. Keterbatasan DFD

Walaupun DFD mempunyai kebaikan-kebaikan yaitu dapat menggambar sistem


secara tersetruktur dengan memecah-mecah menjadi level rendah (decomposition) , dapat
menunjukkan arus data , dapat menggambarkan proses paralel di sistem, dapat
menunjukkan simapanan data , dapat menunjukkan kesatuan luar, tetapi DFD juga
mempunyai keterbatasan yaitu sebagai berikut:
1. DFD tidak menunjukkan proses pengulangan (loop).
2. DFD tidak menunjukkan proses keputusan (decision).
3. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.
4.1.6. Perbedaan DFD dengan Bagan Alir

DFD sangan berbeda dengan bagan alir ( flowchart), perbedaannya adalah sebagai
berikut:
1. Proses DFD dapat beroperasi secara parallel, sehingga beberapa proses dapat dilakukan
serentak. Hal ini merupakan kelebihan DFD dibandingkan dengan bagan alir yang
cenderung hanya menunjukkan proses yang urut.

121
2. DFD lebih menunjukkan arus data dari data suatu sistem, sedang bagan alir sistem lebih
menunjukkan arus dari prosedur dan bagan alir program lebih menunjukkan arus dari
algoritma.
3. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (looping) dan proses keputusan (decision) ,
sedangkan bagan alir menunjuk
4.1.6. Perbedaan DFD dengan Bagan Alir

DFD sangan berbeda dengan bagan alir ( flowchart), perbedaannya adalah


sebagai berikut:
1. Proses DFD dapat beroperasi secara parallel, sehingga beberapa proses dapat
dilakukan serentak. Hal ini merupakan kelebihan DFD dibandingkan dengan
bagan alir yang cenderung hanya menunjukkan proses yang urut.
2. DFD lebih menunjukkan arus data dari data suatu sistem, sedang bagan alir
sistem lebih menunjukkan arus dari prosedur dan bagan alir program lebih
menunjukkan arus dari algoritma.
3. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (looping) dan proses keputusan
(decision) , sedangkan bagan alir menunjukkan.
4.1.7. DFD Leveled
Maksud levelisasi DFD adalah penggambaran DFD dengan membagi DFD
berdasarkan tingkatan-tingkatan yaitu dari tingkatan tertinggi yang menggambarkan
sistem secara keseluruhan dengan lingkaran luar yang mempengaruhi sistem tersebut
(biasanya dikenal dengan dengan nama diagram konteks / diagram level 0).
Model ini menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang
berhubungan satu dengan yang lain dengan aliran dan penyimpanan data. Sebagai alat
Bantu desain sistem, model ini hanya memodelkan sistem dari suatu sudut panadang yanitu
sudut pandang fungsi.
Dalam leveled ini akan terjadi penurunan level dimana dalam penurunan level
yang lebih rendah harus mampu mempresentasikan proses tersebut ke dalam spesifikasi
proses yang jelas. Jadi dalam DFD leveled bisa dimulai dari DFD level 0 kemudian turun
ke DFD level 1 dan seterusnya. Setiap penurunan hanya dilakukan bila perlu.
Dalam penurunan level tidak semua bagian dari sistem yang harus diturunkan dengan
jumlah level yang sama. Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level X
harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level X+1 yang
mendefinisikan proses pada level X tersebut.

122
DFD digambarkan secara bertingkat, dari tingkat yang global berturut-turut
hingga tingkat yang sangat detil. Tingkat yang global (umum) disebut dengan ‘Diagram
Konteks’ atau ‘Context Diagram’. Ini termasuk level 0.
Selanjutnya, dari diagram konteks, prosesnya dijabarkan lebih rinci lagi di ‘Diagram Nol’
atau ‘Zero Diagram.’ Ini disebut level 1. Pada diagram nol ini yang berkembang hanya
proses dan alur data yang menghubungkan proses-prosesnya, sedangkan jumlah terminator
dan alur data yang masuk atau keluar dari terminator, tetap.
Bila, masih dirasakan perlu memerinci proses berikutnya, maka diagram
selanjutnya disebut dengan ‘Diagram Detil’ atau ‘Diagram primitif.’ Ini disebut dengan
level 2. Dalam diagram detil, yang digambar cukup proses (nomor berapa) yang perlu
didetilkan saja, selain itu (proses lainnya, atau terminatornya) tidak perlu digambarkan.
Bila masih dapat lebih didetilkan lagi, maka level 3, dan seterusnya bisa dibuat
4.1.8. Diagram Kontek (Context Diagram)
Diagram kontek adalah sebuah diagram yang menggambarkan hubungan antara
entity luar , masukan dan keluaran dari system. Diagram kontek dipresentasikan dengan
lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan system.
Diagram kontek adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan
memuat satu proses , menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi
nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram kontek berikut aliran
data utama menu dan dari sistem . Diagram tersebut tidak mempunyai simpanan data dan
tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas ekternal serta aliran data aliran data
menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan pengguna dan
sebagai hasil analisis dokumen.
- Pesanan terkirim
- Pesanan Konsumen
- Pernyataan pembayaran
- Informasi konsumen baru pelanggan
- Jumlah deskripsi item Sistem - Informasi item
Konsumen Pemrosesan Konsumen
Pemesanan

Daftar Pengambilan pesanan


Laporan piutang Barang-barang pesanan Gudang
Akunting

Gambar 4.21. Diagram Kontek Sistem Pemrosesan Pesanan pada PT. Wijaya

123
Pesanan
Tertunda 3
Membuat
D2 Master Item
Slip
Bagian
Pengambilan
Pengawasan
Inventaris

Record
Item pesanan yang Item
dikembalikan Pesanan
Tertunda

Pesanan Tertunda
1 4 Gudang
Menambah Menyiapkan
Konsumen
Pesanan Pernyataan
Konsumen Pengiriman

Informasi
konsumen
baru Rekord Pernyataan
konsumen Pengiriman
Konsumen

2 Rekord
Menambah konsumen
D1 Master Konsumen 5
Record Barang Pesanan
Mengirimkan
konsumen
Pesanan
Konsumen Pesanan Terkirim
Rekord
konsumen

Nama danAlamat
Konsumen

D1 Master Konsumen
Konsumen
Rekord
konsumen

6 Pernyataan Pembayaran
7 Memebuat Pelanggan
Membuat Pesanan Pernyataan
Piutang Tertunda Konsumen
Pesanan
Tertunda

Laporan
piutang

Akunting

Gambar 4.22. Diagram 0 Sistem Pemrosesan Pesanan PT. Wijaya

124
Pesanan 1.1
Konsumen Mengesahkan
Konsumen
Rekening Informasi Konsumen yang valid
Konsumen
Konsumen

Rekord
konsumen
Rekord
konsumen

1.6 Pesanan
Rekord Mem Total 1.7.
Tertunda
konsumen perbaharui Total pesanan pesanan Memebuat
D1 Master Konsumen
Record Pesanan
konsume Tertunda

D4 Tabel pengiriman dan Biaya Pengiriman


penanganan Item yang
tersedia

1.5.
Harga dan Menghitung
D2 Master Item
bobot item Total
Pesanan

Item yang
tersedia

1.3.
Jumlah Item yang Tersedia
Menentukan
Jumlah yang 1.4
Tertunda Item yang tersedia Mem
perbaharu1
Jumlah
Item
Pesanan
1.2.
Konsumen Item yang valid
Mengesahkan
Konsumen
Item
Pesanan

D3 Record Item
Item yang
Tidak
Mengandung
Kesalahan

Konsumen

Gambar 4.23. Diagram Level 1 Proses 1 Sistem Pemrosesan Pesanan


PT. Wijaya

125
D2 File Master Item

Lokasi Bagian
dan Tempat
Penyimpanan
Item

3.2 Rekord
Rekord 3.1 Informasi
Membuat Item Pesanan
Pesanan Membaca Item Pesanan
Konsumen Record D5 File Item Pesanan
Rekord
Item
Item
Pesanan
Rekord
Item Pesanan

3.3
Menyortir
Item
Pesanan
Menurut
D1File Master Konsumen Lokasi
Konsumen

Record Item
Rekord yang sudah
Konsumen Disortir

3.4. Item yang


Mendapat Nomor Konsumen File Item Pesanan
D5 tersedia
Record yang sudah disortir
Konsumen

Nama, Alamat
san Telp

3.5 3.7 3.6.


Macam-macam Macam-macam
Memformat Mencetak Memformat
Konsumen Item Pesanan
Macam- Slip Macam-
macam Pengambilan macam
Konsumen Pesanan Item

Slip Pengambilan
Pesanan

Gudang

Gambar 4.23. Diagram Level 3 Proses 1 Sistem Pemrosesan Pesanan

PT. Wijaya

126
Contoh Kasus

1. Identifikasi Sistem
1.1. Identifikasi Data dan Informasi
1.1.1. Identifikasi Data
a. Data Karyawan
b. Rekap Data Absensi
c. Rekap Data Lembur
d. Data Jabatan
e. Upah perjam
f. Upah lembur
1.1.2. Identifikasi Informasi
a. Laporan Gaji Karyawan
b. Slip Gaji
2. Identifikasi Sumber Data dan Informasi
2.1. Identifikasi Sumber Data
a. Karyawan
b. Personalia
c. Direktur
2.2. Identifikasi Tujuan Informasi
a. Karyawan
b. Personalia
c. Direktur

127
Design Data Flow Diagram (DFD)
1. Context Diagram

BEN

2. Bagan Berjenjang

128
3. Data flow Diagram (DFD (Level 0)

Slip Gaji
A
Karyawan 2.0
Perhitungan
Gaji
Karyawan

Data Karyawan Karyawan


Data Jabatan 1.0
Pencatatan
Data Rekap
Upah Lembur
Karyawan Data
Absensi
Upah Per_jam Jabatan
Jabatan

Jabatan
Laporan Data Upah
Karyawan
Slip
Jabatan
Rekap Data
Lembur
Upah Upah
Slip
Laporan Data
Karyawan
3.0
C B
Laporan Gaji Pembuatan
Direktur Laporan Data Personalia
Karyawan Laporan
Karyawan

129
Contoh Kasus
Di sebuah tempat penyewaan Video Compact Disk (VCD), masih dilakukan pencatatan
manual untuk Penyewaan dan pengembalian VCD oleh Penyewa. Dalam kasus ini, akan
dirancang sistem komputerisasi Penyewaan (saja) VCD tersebut.
Analisis
1. Pihak-pihak yang terkait :
a. Penyewa;
b. Pemilik usaha;
c. Petugas.
Petugas berada di dalam sistem (yang menjalankan sistem), sehingga tidak perlu
digambarkan. Dari sini, terdapat 2 terminator, yaitu a dan b.
1.a. Penyewa
Data apa saja yang akan diberikan oleh Penyewa kepada sistem, dan data apa
saja yang diberikan sistem kepada penyewa ?. Analisis ini bertujuan untuk
menentukan data apa saja yang akan mengalir di alur data dari terminator
Penyewa ke sistem (proses), dan sebaliknya.
1.a.1. Penyewa Baru
Penyewa baru (di kasus ini) harus membuat Kartu Anggota terlebih dulu.
Pembuatan Kartu Anggota tidak dipungut biaya tetapi si Penyewa harus
menunjukkan identitas diri (contoh : KTP).
Petugas akan mencatat identitas Penyewa, membuatkan Kartu Anggota,
dan bersama dengan KTP tersebut diserahkan kembali ke Penyewa.
Identitas

Kartu Anggota

Proses manual bahwa KTP tersebut dikembalikan ke Penyewa tidak


harus digambarkan di dalam arus data.\
1.a.2. Prosedur Penyewaan oleh Penyewa
Penyewa yang akan meminjam film dipersilakan mencari sendiri filmnya,
namun, bila mereka enggan mencarinya (tidak ketemu), mereka dapat
langsung bertanya ke petugas. Petugas akan mengecek data film yang
dicari dan akan dipinjam tersebut ke file di komputer. Hasil pengecekan
itu diinformasikan kepada Penyewa.

130
Bila film dicari ada dan mereka mau meminjamnya, maka si Penyewa
harus menyerahkan Kartu Anggotanya (di lapangan, bisa saja hanya
dengan menyebutkan identitasnya saja), dan uang sewanya.
Adakalanya, petugas yang tidak yakin akan keanggotaan si Penyewa, dia
melakukan cek keanggotaan ke file komputer. Bila ternyata data
keanggotaannya tidak ada, maka si Petugas akan melakukan penolakan
(pembatalan transaksi).
Bila benar anggota, maka Petugas akan mencatat data film yang dipinjam
si Penyewa tersebut (transaksi) dan akan menyerahkan kembali Kartu
Anggota dan film yang akan dipinjam tersebut ke Penyewa.
Pertanyaan

Informasi Film

Aplikasi Peminjaman

[Film | Informasi
Penolakan]

[Film | Informasi Penolakan] bisa ditulis : Film, Informasi Penolakan.


1.b. Pemilik Usaha (disingkat dengan Pemilik).
Apa saja data yang dibutuhkan oleh pemilik atas sistem, dan data apa saja yang
diberikan oleh pemilik kepada sistem, perlu di analisis. Analisis ini akan
menghasilkan alur data apa saja yang mengalir dari Terminator ke sistem dan
sebaliknya.
Pada kasus ini, dicontohkan bahwa Pemilik hanya butuh laporan keuangan
harian.

Laporan Keuangan

Dari analisis di atas, dapat dirancang DFD konteksnya :

131
APLIKASI
PEMINJAMAN
[FILM | INFORMASI
PENOLAKAN]
0 LAPORAN
A IDENTITAS Sistem KEUANGAN B
Penyewa KARTU Penyewaan Pemilik
ANGGOTA VCD
INFORMASI FILM
PERTANYAAN

Gambar.:DFD Konteks Kasus di Atas

“Aplikasi Peminjaman” yang tergambar di atas bisa saja ditulis secara detil, misalkan
Bukti Keanggotaan, Uang Sewa, dan Daftar Film yang akan Disewa. “Identitas” boleh
saja ditulis [KTP|SIM].
Sekali lagi, yang mengalir adalah data yang akan mempegaruhi proses komputerisasi,
sedangkan untuk proses manualnya tidak perlu digambarkan. Misalkan, sewaktu akan
meminjam film, Penyewa menyerahkan Kartu Anggota dan sewaktu menerima film,
Kartu Anggota tersebut dikembalikan. Hal itu tidak perlu digambarkan.
2. Pembuatan Diagram Nol (Level 1)
Diagram Nol adalah pengembangan proses yang lebih mendetil dari proses (sistem)
yang ada di konteksnya. Jadi, jumlah terminator dan alur data yang masuk dan
keluar dari terminator harus tetap.
2.1. Proses Pembuatan Kartu Anggota
Lihat poin 1.a.1. di atas. Gambar DFD-nya :
PENYEWA
KARTU ANGGOTA

1.0
IDENTITAS Pembuatan
Penyewa
Kartu
Anggota

Gambar: Penggalan Diagram Nol

2.2. Proses Penyewaan VCD


Lihat poin 1.a.2. di atas. DFD-nya akan digambarkan sebagai :

132
FILM

APLIKASI
PEMINJAMAN

[ FILM | INFORMASI
PENOLAKAN]
2.0
Pengecekan/
Penyewa Pencatatan
Film yang
Disewa

Gambar :Penggalan Diagram Nol


2.3. Proses Permintaan Informasi Keberadaan Film
FILM

PERTANYAAN

INFORMASI FILM 3.0


Pencarian
Penyewa Film yang
Ditanyakan

Gambar : Penggalan Diagram Nol

133
2.4. Gambar DFD Zero (level 1) Lengkapnya
PENYEWA

KARTU ANGGOTA

1.0
IDENTITAS Pembuatan
Penyewa
Kartu
Anggota
[ FILM | INFORMASI
PENOLAKAN] FILM

APLIKASI
PEMINJAMAN
INFORMASI FILM

2.0
Pencatatan
Film yang
4.0*
Disewa
Repkapitulasi
Harian
3.0* Keuangan
Pencarian
PERTANYAAN Film yang
LAPORAN KEUANGAN
Ditanyakan

Pemilik

Gambar 10. DFD Level 1 Kasus di Atas

Beberapa catatan tambahan :

(1) Pembuatan rancangan DFD harus sesuai dengan prosedur yang berlaku di tempat
penelitian (jadi harus ada pembahasan mengenai prosedur yang berlaku, dan
prosedur tersebut bukan penguji yang menentukan);
(2) Penggambaran DFD hendaknya dibuat sebaik mungkin (mudah ditelusuri, dan
tidak rumit, misalkan dengan tidak adanya alur data yang bersilangan).
(3) Bila akan terjadi persilangan alur di penyimpan data, maka penyimpan data tersebut
dapat digambar kembali dan diberi tanda ‘*’ yang menandakan bahwa penyimpan
data tersebut sama dengan nama penyimpan data sebelumnya (copy).
(4) Tanda ‘*’ di nomor proses berarti proses tersebut tidak perlu didetilkan lagi.

134
3. Pembuatan Diagram Detil (level 2)
Diagram detil perlu digambarkan bila masih ada suatu proses yang bisa dirinci
lebih lanjut. Di sini dimisalkan penggambaran dari proses 1.0 (Pembuatan Kartu
Anggota).

PENYEWA

IDENTITAS 1.1*
Pengecekan
Identitas
KARTU ANGGOTA
SUDAH ADA
BELUM ADA

1.3* ANGGOTA BARU 1.2*


Pencetakan
Penambahan
Kartu
Anggota
Anggota

Gambar: Diagram 1.0 Level 2

135
PENYEWA
APLIKASI
PEMINJAMAN 2.1*
Pengecekan
Keanggotaan
PINJAM

TERDAFTAR

2.2*
Pengecekan
Penyewaan
Sebelumnya
BELUM
MASIH ADA
TERDAFTAR
PINJAMAN/
TUNGGAKAN SUDAH
INFORMASI BEBAS
PENOLAKAN DARI
2.3* PINJAMAN
Penyiapan
Bukti 2.4*
Penolakan Pencatatan
Pembayaran
Uang Sewa
PEMBA YARA N
OK
FILM
FILM
2.5*
Pencatatan
Stock
Film

Gambar: Diagram 2.0 Level 2

4.2. Event List.


Event list (EL) adalah daftar narasi stimuli (daftar kejadian) yang terjadi dalam
lingkungan dan mempunyai hubungan dengan respon yang diberikan sistem. Aturan -
aturan dalam event list antara lain daftar kejadian yang kita buat dan digambarkan dalam
bentuk tekstual sederhana yang berfungsi memodekan kejadian dalam lingkungan
dimana sistem harus memberikan respon. Ketika membuat event list kita harus yakin dan
tau perbedaan antara kejadian (event) dan kejadian yang berelasi dengan aliran .
Cara mudah untuk mengidentifikasikan kejadian yang relevan bagi sistem
adalah memvisualisasikan sistem secara aksi (action). Kita menguji setiap terminator dan
mencoba mengevaluasi aksi terminator yang terjadi pada sistem dimana pemakai berperan.

136
Adapun cara mendeskripsikan daftar kejadian adalah sebagai berikut:
1. Pelaku adalah entity luar, jadi bukan sistem.
Contohnya: Pemesan Konsumen Di Terima Oleh Sistem
Pernyataan diatas adalah keliru, karena system sebagai pelaku , yang benar
adalah: Konsumen Memesan.
2. Menguji setiap entity luar dan mencoba mengevaluasi setiap entity luar yang
terjadi pada sistem.
3. Hati-hati dengan kejadian yang spesifik , yang tak sengaja menyatu dalam paket
yang sama.
4. Harus diingat bahwa kejadian yang dimodelkan bukan hanya interaksi normal
antara sistem dengan entity luar, karena itu harus dievaluasi kebutuhan sistem
untuk menanggapi kejadian yang gagal.
5. Setiap aliran keluaran sebaliknya merupakan respond an kejadian.
6. Setiap kejadian yang tidak berorientasi pada waktu dalam daftar kejadian
sebaiknya mmepunyai masukan sehingga sistem dapat mendeteksi kejadian yang
berlangsung.
7. Setiap kejadian sebaiknya menghasilkan keluaran langsung sebagai respon atau
disimpan dalam berkas untuk bahan masukan.
Contoh dari event list dan penerapannya dalam DFD adalah sebagai berikut:
Konsumen membeli barang
DFD dari konsumen membeli barang adalah sebagai berikut:

D1 Inventori

Data Barang

Proses
Order
Konsumen Penjualan
Barang

Data Penjualan

Gambar 4.24. DFD dari kejadian Konsumen Membeli barang

137
Dari gambar diatas , dapat dijelaskan bahwa Konsumen melakukan order pembalian
barang ke sistem yaitu proses penjualan barang ini akan mengecek barang yang
dipesan konsumen tersebut apakah masih tersedia di bagaimana persediaan dalam hal
ini data inventory ini akan melaporkan barang yang diminta misalkan ada ke sistem
lagi dan dilanjutkan ke bagian penjualan untuk dibuatkan nota penjualan.

- Pesanan terkirim
- Pesanan Konsumen
- Pernyataan pembayaran
- Informasi konsumen baru pelanggan
- Jumlah deskripsi item Sistem - Informasi item
Konsumen Pemrosesan Konsumen
Pemesanan

Daftar Pengambilan pesanan


Laporan piutang Barang-barang pesanan Gudang
Akunting

Gambar 4.25. DFD dari kejadian Sistem Pemrosesan Pesanan pada


PT. Wijaya
Dari DFD kejadian diatas maka kegiatan-kegiatan yang terjadi adalah sebagai
berikut:
1. Menambahkan konsumen baru ke file master konsumen. Bila konsumen
ditambahkan ke file master, ditetapkan nomor konsumen mereka, yang akan
digunakan pada saat menempatkan pesanan berikutnya.
2. Menampilkan inquiry sehingga konsumen mengetahui harga jual item saat itu
serta jumlah yang tersedia.
3. Memproses pesanan konsumen dengan memverifikasi bahwa sama informasi
pesanan cukup akurat dan bahwa record yang tersedia untuk konsumen yang
melakukan pemesanan. Bila record konsumen tidak ada, maka harus ditambahkan
ke file master. Saat pesanan dimasukkan, file record master item dan konsumen
diperbaharui.
4. Bila suatu pesanan konsumen untuk suatu item stocknya tersedia, informasi item
pesanan yang dikembalikan dikirim ke bagian pengawasan inventaris. Bila item

138
pesanan yang dikembalikan diterima dari pemasok , maka akan dikirim ke
konsumen.
5. Pesanan dikirim ke gudang.
6. Laporan pengiriman dilampirkan pada pesanan. Tabel-tabel mailing disiapkan, dan
pesanan tersebut dikirim ke konsumen.
7. Informasi pesanan digunakan untuk mmebuat pernyataan pembayaran untuk
semua konsumen yang membebankan barang-barang mereka ke accont mereka .
8. Infomasi pesanan digunakan untuk membuat laporan piutang untuk bagian
akunting.
4.3. Kamus Data ( Data Dictionary )
Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus – kamus yang
digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi
data mengenai data, suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk
membimbing mereka selama melakukan analisis dan desain. Sebagai dokumen
kamus data mengumpulkan dan mengkoordinasikan istilah-istilah data tertentu, dan
menjelaskan setiap istrilah yang ada.
4.3.1. Fungsi dan Kegunaan Kamus Data
Fungsi:
1. Menjelaskan aliran data dan penyimpanan dalam DFD.
2. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran,
misalnya alamat diuraikan menajdi kota, Negara dank kode pos.
3. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data.
4. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran .
5. Mendeskripsikan hubungan detil antar penyimpanan yang akan menjadi titik
perhatian dalam ERD.
Kegunaan:
1. Memvalidasi diagram aliran data dalam hal ini kelengkapan dan
keakuratan .
2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-
laporan.
3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.
4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data.

139
4.3.2. Menetapkan Aliran Data
Aliran data biasanya merupakan komponen pertama yang harus ditetapkan.
Masukan dan keluaran sistem ditentukan dari wawancara, observasi terhadap pengguna
dan menganalisis dokumen-dokumen dan sistem - sistem yang ada lainnya. Informasi
yang ditangkap untuk setiap aliran data bisa diringkas menggunakan sebuah formulir yang
memuat informasi- informasi sebagai berikut:
1. Identitas, nomor identifikasi yang bersifat pilihan. Kdang-kadang identitas
dikodekan menggunakan suatu skema untuk mengidentifikasi sistem dan
aplikasi di dalam sistem.
2. Nama deskriptif unik untuk aliran data ini. Namun ini merupakan teks yang
harus muncul pada diagram dan bisa direferensikan dalam semua deskripsi
yang menggunakan aliran data.
3. Deskripsi umum aliran data.
4. Sumber aliran data. Sumber bisa berupa entitas eksternal, yakni proses atau
aliran data yang datang dari simpanan data.
5. Tujuan lairan data.
6. Indikasi mengenai apakah aliran data merupakan record yang memasuki atau
meninggalkan file atau record – record yang memuat laporan, formulir atau
layar. Bila aliran data memuat data – data yang digunakan diantara proses –
proses maka ditandai sebagai internal.
7. Nama struktur data yang menggambarkan elemen-elemen yang ditemukan dalam
aliran data ini. Untuk aliran data sederhana, bisa berupa satu atau beberapa
elemen.
8. Ukuran persatuan waktu. Data-data bisa berupa record perhari atau satuan-satuan
waktu lainnya.
9. Area untuk komentar dan catatan-catatan lainnya mengenai aliran data.
4.3.3. Hal-hal Yang Harus Diperhatikan dalam Membuat Kamus Data
1. Apakah semua aliran data dan penyimpanan dalam DFD sudah didefinisikan
dalam kamus data.
2. Apakah semua komponen elemen data sudah didefinisikan dengan baik.
3. Apakah elemen data yang didefinisikan lebih dari satu kali ?
4. Apakah semua notasi yang digunakan pada kamus data sudah dikoreksi ?

140
5. Apakah elemn data dalam kamus data tidak menjelaskan sesuatu dalam DFD
atau Entity Relation ?

4.3.4. Menggambarkan Struktur Data


No Simbol Uraian
1. Tanda sama dengan (=) Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan
menjadi, artinya.
2. Tanda plus (+) Dan
3. Tanda kurung {} Menunjukkan elemen-elemen repetitive, juga
disebut kelompok berulang atau table-tabel.
4. Tanda kurung [ ] Memilih salah satu dari sejumlah alternatif,
seleksi.
5. Tanda kurung ( ) Bersifat opsional ( boleh ada boleh tidak )
6. ** Komentar
7. @ Identifikasi atribut kunci
8. I Pemisah sejumlah alternatif pilihan antar
simbol [ ]
Tabel 4.1. Simbol Kamus Data
Contoh:
DFD Mencatat Daftar Barang

Pengurus

Daftar
Barang

Mencatat
Daftar
Barang

Data Barang

Inventory

Kamus Data:
Inventory
=@Kode_Brg+Kode_jns+Kode_merk_type+Harga_Beli_Jual+Stock+Nama_Brg+No_Seri
Kode_Brg = [0001I 0002 I…I9999]

141
Kode-Jns = 0 {karakter} 10
Kode_Merk = 0{karakter} 10
Nama_Brg = 0{karakter} 10
Type = 0{karakter} 10
Harga_jual = *9.999.999,99*
No_seri = *9.999.999,99*
Stock = *99.999,99*

4.4. Diagram Entity Relational ( ERD )

Model ERD berisi komponen – komponen himpunan entitas dan himpunan


relasi yang masing – masing dilengkapi dengan atribut – atribut yang mempresentasikan
seluruh fakta dari “ Dunia Nyata” ( Real Word ) yang kita tinjau dapat digunakan lebih
sistematis.
Pada ERD, gambaran dunia nyata diistilahkan dalam objek dan relasinya yang
biasanya digunakan untuk mengembangkan inisial dari desain basis data. Teknik ini
menyediakan suatu konsep yang bermanfaat yang dapat mengubah deskripsi informal dari
apa yang diinginkan oleh user menjadi hal yang lebih detail, presisi dan deskripsi detail
tersebut dapat diimplementasikan ke dalam DBMS.
Notasi – notasi simbolik di dalam ERD yang digunakan adalah:
Notasi Keterangan
Himpunan Entitas atau bentuk Persegi
panjang.

Lingkaran atau elip yang menyatakan


atribut yang berfungsi sebagai key yang
harus digarisbawahi.

Garis, Sebagai penghubung antara


Link himpunan relasi dengan himpunan
entitas dan himpunan entitas dengan
atributnya.

142
Himpunan Relasi

Tabel 4.2. Notasi Simbolik Pada ERD

1. Hubungan Relasi antar Entity atau Hubunag Atribut


1. Relasi Satu – ke satu ( one to one )
Dapat di simbolkan dengan : N1 : 1 atau
Relasi one to one merupakan jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan
satu entity dengan satu entity yang lainnya.
Contoh:
1 1
Dosen mengepalai Jurusan

2. Relasi Satu Ke Banyak ( one to many )


Dapat disimbolkan dengan : 1 : N atau atau 1 : M.
. Banyak ke satu ( Many to one ) dapat disimbolkan dengan
N : 1 atau M : N. One to many merupakan jenis hubungan yang berharga
yang dapat dilakukan satu entity dengan beberapa entity yang lainnya.
Contoh :
1 N
Dosen Mengajar Kuliah

3. Relasi Banyak ke Banyak ( many to many )


Dapat disimbolkan dengan M : N atau M : M.
Money to many merupakan jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu
entity dengan beberapa entity yang lainnya .
Contoh :

Mahasiswa Mempelajari Kuliah

143
2. Tahapan Pembuatan Diagram ER
1. Tahapan pembuatan Diagram Awal ( preliminary design )
Yaitu tahapan yang digunakan untuk mendapatkan sebuah rancangan basis
data yang dapat mengakomodasikan kebutuhan penyimpanan data terhadap
system yang sedang kita tinjau.
Tahapan ini terbagi menjadi 5 tahapan , yaitu sebagai berikut:
1. Mengidentifikasikan dan menetapkan seluruh himpunan yang terlibat.
Himpunan entitas memiliki sebuah kumpulan entitas atau individu yang
jelas eksistensinya dan dapat berdiri sendiri.
Contoh:
Dalam ruang lingkup sistem perkuliahan yang terdiri dari himpunan
entitas seperti mahasiswa, kuliah, dosen, ruang, jurusan, literature dan
sebagainya. Disini kita hanya mengambil 3 komponen himpunan entitas,
yaitu:

2. Menentukan alternatif – alternatif key dari masing – masing himpunan


entity.
Artinya bahwa menrupakan atribut yang terpenting yang dapat
mengidentifikasikan ( membedakan ) setiap entitas yang ada di dalamnya,
dimana keberadaan atribut ini memberikan keyakinan tentang kebenaran
dari setiap himpunan entitas.
Contoh :
Atribut Nim, Kode_kuliah, dan Nama_dosen merupakan atribut yang
tidak saling bergantung.

Nip
Nim Kode Kul Nama dosen

Mahasiswa Kuliah Dosen

3. Mengidentifikasikan dan menetapkan seluruh himpunan relasi diantara


himpunan entitas yang ada beserta foreignkey .

144
1 Nama dosen

Nim Kode Kul Nip

Mahasiswa Kuliah Mengajar Dosen


Mempelajari
Contoh:
Ket: Himpunan relasimempelajari akan dapat mengakomodasikan adanya
fakta tentang sejumlah mahasiswa yang mengambil matakuliah tertentu.
Demikian juga dengan himpunan relasi mengajar yang dapat
mengakomodasikan fakta tentang dosen mengajar matakuliah tertentu.
4. Menentukan derajat atau kardinalitas nilai untuk setiap himpunan relasi.
Contoh:
Nama dosen

Nim Kode Kul Nip

N N N 1
Mahasiswa Kuliah Mengajar Dosen
Mempelajari

5. Melengkapi himpunan entitas dan himpunan relasi dengan atribut – atribut


deskriptif ( nonkey / bukan kunci ).
Merupakan langkah pelangkah sehingga tidak sepenting dari langkah
sebelumnya dimana keberadaan atribut – atribut deskriptif ini merupakan
repleksi pengakomodasian terhadap fakta yang ada dan kebutuhan
penyajian data.

Contoh:
Nilai
Jurusan en
Sks os
Nim ad
ul

Nam m
alamat
eK

aM Na Alam
ul

ata_ a t
eK

ku l
Ko
s

d
Mh

Ko

Tgl_lhr Se
m
ma

es
ter
Na

Nip

N N N 1
Mahasiswa Kuliah Mengajar Dosen
Mempelajari

3. Diagram ER dengan Kamus Data


N N 1
Mahasiswa Mempelajari Kuliah N Mengajar Dosen

Kamus data:
Mhs : { Nim, Nama Mhs, alamat, Tgl_lhr }
Kuliah : { Kode_kul, Nama_kuliah, Sks, Semester }
Dosen : { Kode_kul, Nama_dosen, waktu, tempat }
145
4.5. Bagan Untuk Menggambarkan Aktivitas
4.5.1. Bagan Alir Sistem ( system flowchart)
1. Ciri-ciri:
 Adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari
sistem.
 Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di
dalam sistem.
 Bagan alir sistem menunjukkan apa yang akan dikerjakan di sistem.
 Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol

Simbol Ketarangan
Simbol Dokumen Menunjukkan dokumen input dan
output baik untuk proses manual,
mekanik atau komputer.

Simbol Kegiatan Manual


Menunjukkan pekerjaan manual

Simbol Simpanan Offline


File non-komputer yang diarsip urut
angka (numerical)
File non-komputer yang diarsip urut
huruf (alphabetical)
File non-komputer yang diarsip urut
tanggal (cronological)

Simbol Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari
operasi program komputer.

146
Simbol Keterangan
Simbol Operasi Luar
Menunjukkan operasi yang dilakukan
di laur proses operasi komputer.

Simbol Pengaturan Offline


Menunjukkan proses pengurutan data
diluar proses komputer.

Simbol Pita Magnetik


Menunjukkan input / output
menggunakan pita magnetik.

Simbol Pita Kertas


Berlubang Menunjukkan input / output
menggunakan pita kertas berlubang.

Simbol Keyboard
Menunjukkan input / output
menggunakan on-line keyboard.

Simbol Display
Menunjukkan output yang
ditampilkan di monitor.

Simbol Hard Disk


Menunjukkan input / output
menggunakan hard disk.

147
Simbol Keterangan
Simbol Diskette
Menunjukkan input / output
menggunakan diskette

Simbol Drum Magnetik


Menunjukkan input / output
menggunakan Drum magnetik
Simbol Penjelasan
Menunjukkan penjelasan dari suatu
proses.

Simbol Penghubung
Menunjukkan penghubung ke
halaman yang masih sama atau ke
halaman lain.
Simbol Kartu Plong
Menunjukkan input / output yang
menggunakan kartu plong (punched
card)
Tabel 4.2. Simbol System Flowchart

148
Data Upah Lembur
Karyawa
n

Upah Perjam

Laporan Data Karyawan

Gambar 4.26. Contoh Bagan Alir Sistem Metode Direct Processing

4.5.2. Bagan Alir Dokumen ( document flowchart ) atau Procedure Diagram


Ciri-ciri:
 Disebut juga paperwork yamg merupakan bagan alir yang menunjukkan
arus dari laporan atau formulir termasuk tembusan-tembusannya.
 Digunakan untuk mendefinisikan hubungan antar bagian (pelaku system) ,
proses ( manual ) atau berbasis komputer ) dan aliran data ( dalam
bentuk dokumen keluaran, dan masukkan).
 Digunakan dengan menggunakan simbol-simbol

Simbol Ketarangan
Multi Dokumen
Menunjukan multidokumen

Terminator
Terminasi yang menandakan awal dan
akhir dari suatu aliran

149
Decision
Pengambilan Keputusan

Proses Tak Terdefinisi


Proses apa saja yang tidak terdefinisi
termasuk aktivitas fisik

Data
Psoses memasukkan data

Simbol Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari
operasi program komputer.

Simbol Kegiatan Manual


Menunjukkan pekerjaan manual

Simbol Ketarangan
Simbol Data Storage
Menunjukkan data penyimpanan

Simbol Pita Magnetik


Menunjukkan input / output
menggunakan pita magnetik.

150
Simbol Display
Menunjukkan output yang
ditampilkan di monitor.

Simbol Kartu Plong


Menunjukkan input / output yang
menggunakan kartu plong (punched
card)
Simbol Penghubung
Menunjukkan penghubung ke
halaman yang masih sama atau ke
halaman lain.
Arsip
Menandakan dokumen yang
diarsipkan ( arsip manual)

Simbol Dokumen Menunjukkan dokumen input dan


output baik untuk proses manual,
mekanik atau komputer.

Simbol Ketarangan
Simbol Pita Kertas
Berlubang Menunjukkan input / output
menggunakan pita kertas berlubang.

Simbol Drum Magnetik


Menunjukkan input / output
menggunakan Drum magnetic atau
penyimpanan data yang dapat diakses
secara langsung.

151
Persiapan

Melakukan Persiapan

Batas Loop
Batas loop akhir dan awal

Tabel 4.3.Simbol Dokumen System / System Procedure

152
PENGAJAR ASISTEN BAGIAN SISWA
AKADEMIK

Laporan Gaji
Karyawan 0
2
Rekap Data Sistem .
Absensi
0
Data Jabatan 1.0
a

Pegawai
0
c.
Sistem
Informasi Direktur
Penggajia Slip
n Gaji

Rekap Data
Laporan data
Lembur
Karyawan

b
.
Tabel 4.4. Contoh System Procedure Diagram Perhitungan Transkip
P
4.5.3. Bagan Alir Program (program flowchart)
e
Ciri-ciri: r
 Merupakan bagan yang menjelaskan secara rincis langkah-langkah dari
proses program. o
n
 Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem.
 Pada penggambaran program flowchart, ada duaa jenis metode yang
l
digunakan yaitu conceptual flowchart yaitu menggambarkan tentang alur
i
dari suatu pemecahan masalah secara global saja, dan detail flowchart yaitu
a
menggambarkan alur pemecahan masalah secara rinci.

153
Simbol Ketarangan
Simbol Input/Output
Simbol input / output (input / output) yang
digunakan untuk mewakili data input /
output.
Simbol Proses
Simbol proses digunkaan untuk mewakili
suatu proses.

Simbol Garis Alir


Simbol garis alir (flow lines symbol)
digunakan untuk menunjukkan arus dari
proses.
Simbol Penghubung
Menunjukkan penghubung ke halaman
yang masih sama atau ke halaman lain.

Decision
Pengambilan Keputusan yang digunakan
untuk suatu penyeleksian kondisi di dalam
program.

Simbol ersiapan
Preparation system digunakan untuk
memberi nilai awal atau besaran.

Simbol titik terminal


Digunakan untuk menunjukkan awal dan
akhir dari suatu proses.
Tabbel 4.5. Bagan Alir Program ( Program Flowchart)

154
3.0

1.2p
Pendataan Jabatan

2.1p
Hitung Gaji

1.3p
Pendataan Upah Perjam
dan Lembur

1.1p
Pendataan
Karyawan
Tidak

Ya

3.1p
Pembuatan Laporan
Karyawan

2.2p
Cetak Slip

3.2p
Pembuatan Laporan Gaji

Gambar 4.27.Contoh Program logic Flowchart

155
E Le Le
v v
el el
1 0

R
a
Dosen

Kuliah

Mahasis
wa
N

File Induk Tidak


piutang

Ya
File Induk

Langganan

M
e
m Program Detail Flowchart
Gambar4.28. Contoh
b
u
at
156
La
p
or
4.5.4. Bagan Alir Proses (process flowchart)
Ciri-ciri:
 Merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri
 Berguna bagi analisis sistem untuk menggambarkan proses dalam prosedur.
 Dapat menunjukkan jarak kegiatan yang stau dengan yang lainnya serta
waktu yang diperlukan oleh suatu kegiatan.

Simbol Ketarangan
Operation
Menunjukkan suatu operasi

Movement
Menunjukkan suatu pemindahan

Storage

Menunjukkan suatu simpanan

Inspection
Menunjukkan suatu inspeksi

Delay
Menunjukkan suatu pemindahan

Tabel 4.6. Symbol Bagan Alir Proses

157
No Operation Movement Storage Inspection Delay Jarak Waktu Keterangan
(meter) (menit)
-
1. 5 Bagian order
- menerima pesanan
2. 2 penjualan dari
langganan.
25 5
3. Bagian order
- 10 menulis pesanan
4. penjualan.
7
5. 25 Mengirim pesanan
3 ke gudang dan
- 2 kebagian
6. pengiriman.
- 3
7. Bagian order
15 2 menunggu surat
8. pengiriman dari
- 3 bagian pengiriman.

9. - Menerima surat
pengiriman dari
10. bagian gudang.

Memeriksa surat
pengiriman

Membuat faktur
penjualan

Mengirimkan faktur
ke bagian akuntansi

Bagian akuntansi
memeriksa
kebenaran faktur.

Bagian akuntansi
memasukkan data
penualan ke
komputer.
Tabel 4.7.Contoh Symbol Bagan Alir Proses

158
4.5.5. Bagan Gantt Chart
Ciri-ciri:
 Menggambrakan jadwal kegiatan dan menunjukkan bagaimana organisasi
melakukannya.
 Bagan gantt menganggap bahwa organisasi melakukan kegiatan-kegiatan
secara berurutan, dimana tidak ada ketergantungan antara satu kegiatan
dengan kegiatan – kegiatan yang lain.

No Kegiatan Bln 1 Bln 2 Bln 3 Bln 4 Bln 5 Bln 6

1. Survey

2. Analisa

3. Desain

4. Pembuatan

5. Implementasi

6. Pemeliharaan
Tabel 4.8. Contoh Penggunaan Bagan Gantt

4.6. Perancangan Masukan Dan Keluaran

A. Perancangan Masukan dan Formulir Masukan


Masukan merupakan awal dimulainya proses pengolahan data. Dalam
merancang merancang atau mendesain form masukan ada beberapa hal yang harus
diperhatikan yaitu antara lain:
1. Sasaran
 Fom masukan yang dibuat harus mudah diisi oleh penerima atau pemakai.
 Dapat menghindari atau memperkecil kemungkinan kesalahan pengisian data.
2. Langkah yang diambil
 Panjang setiap item pilihan dalam form masukan harus jelas.
159
 Untuk setiap item pilihan cantumkan semua pilihan yang ada.
 Beri keterangan untuk item yang aakn diisi oleh sistem
Perancangan formulir masukan dan layar masukan yang baik harus memiliki
kriteria sebagai berikut:
1. Efektif
Formulir dan layar masukan melayani tujuan spesifik dalam sistem informasi.
2. Akurat
Menunjukan bahwa rancangan masukan adalah tepat dan sempurna.
3. Mudah Penggunaannya.
Tidak membutuhkan waktu ekstra / pelatihan khusus dalam pemasukan data.
4. Konsisten
Formulir dan layar masukan adalah seragam.
5. Sederhana
Formulir dan layar masukan terfokus pada perhatian user.
6. Menarik
User senang menggunakannya.
Perancangan formulir masukan yang baik adalah sebagai berikut:
 Formulir masukan tersebut harus mudah diisi.
 Lay out formulir harus sesuai dengan yang diinginkan.
 Formulir masukan tersebut haruslah sesuai dengan yang diinginkan.
 Tampilan bentuk masukan harus aktratif.
 Mempertimbangkan media pemasukan di key-in ataukah di baca OMR.
 Mudah disi. Yang berarti aluran pengisisan formulir harus dari kiri kekanan dan
dari atas kebawah.
 Formulir harus ada judul, identifikasi dan akses, instruksi, isi, tanda tanagn dan
pengesahan , total dan komentar.
 Gunakan caption atau pedoman pengisian yaitu line caption, box caption, checked
of caption dan table caption.
Perancangan tampilan layar masukan yang baik apabila layar masukan yang
disajikan berdasarkan dokumen formulir masukan, maka rancang layar masukan akan
mirip dengan formulir masukan. Untuk masukan dengan data tertentu, gunakan :

160
 Daftar data yang diperoleh
 Window pop up
 Widget list atau drop down list
 Widget radio button ( check dll )

Contoh Rancangan Masukan


Nama Masukan : Data Persediaan
Sumber : Persediaan
Fungsi : Untuk mendata seluruh persediaan barang
Media : Kertas, komputer, diskette
Struktur Data : {Kd_brg + Nama_Brg + Type + Merk + Jumlah + Unit + Status }

Desain Formulir Persediaan Data Barang

Kode Barang
Nama Barang

Type

Merk

Jumlah
Unit

Jumlah Stock

Status

Disetujui,

Kabag Barang dan Perlengkapan

161
B. Perancangan Keluaran dan Formulir Keluaran.
Pada tahap perancangan keluaran secara umum, dimuksudkan untuk
menentukan bentuk output yang akan dihasilkan oleh sistem yang akan dirancang. Tujuan
perancangan keluaran adalah untuk menjawab pertanyaan – pertanyaan bagaimana dan
seperti apa bentuk keluaran – keluaran dari sistem yang dirancang tersebut, kepada siapa
saja keluaran tersebut akan didistribusikan, berasal dari proses mana saja keluaran –
keluaran tersebut.
Sasaran output adalah menyediakan dan melayani informasi bagi user. Output
harus sesuai dengan kebutuhan user. Output yang disampaikan harus memadai untuk
kebutuhan user artinya tidak berlebihan dan tidak juga kekurangan. Output ( keluaran )
dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
2. Output eksternal, dibuat untuk disampaikan kepada pihak – pihak diluar sistem atau
organisasi.
3. Output Internal, Dibuat untuk kebutuhan di dalam organisasi. Output internal akan
dibedakan secara historical report dan exception report.
4. Historical Report, Menyajikan informasi rinci kegiatan suatu kelompok atau periode
tertentu ( laporan periode ).
5. Exception Report, Menyajikan informasi bagi pimpinan yang berisi informasi
perkecualian ( laporan perkecualian).
6. Fumaround Document, Output berupa dokumen yang dikembalikan.
Pedoman pembuatan output tercetak harus memenuhi criteria sebagai berikut:
1. Laporan dirancang untuk dibaca dari kiri ke kanan.
2. Item yang penting diletakan sedemikian rupa sehingga muda ditemukan.
3. Semua halaman harus mempunyai judul, tanggal dan nomor halaman.
4. Semua kolonm harus dilabel.
5. Singkatan sebaiknya harus dihindarkan.
Adapun tahapan – tahapan dalam pembuatan tampilan atau layout output
tercetak adalah sebagai berikut:
1. Tentukan kebutuhan laporan.
2. Tentukan pemakaian laporan operasional, untuk staf operasi berupa laporan
operasional dan Manajer berupa laporan manajerial.
3. Tentukan elemen data yang akan dimasukan.
4. Hitung jumlah karakter tiap kolom.

162
5. Buat judul laporan.
6. Tentukan jumlah detil dari setiap halaman.
7. Tentukan jumlah setiap laporan.
8. Tentukan tanggal laporan ( tanggal tertentu atau tanggal periode ).
9. Buat judul pada tiap kolom.
10. Tentukan letak summary ( control break ).
11. Lakukan review dengan pemakai dan pemrogram.

Contoh Rancangan Keluaran ( Output ) dan Tampilan Layar


Desain Formulir Data Barang

Kode Barang
Nama Barang

Satuan

Persedian
Maksimum

Persedian
Minimum

Harga Satuan
Jumlah Stock

Disetujui,
Kabag Barang dan Perlengkapan

163
Desain Tampilan Keluaran

Laporan Bulanan Data Barang

Bulan : Laporan

Piutang

Nilai Praktek Nilai Nilai


Teori Teori

164
BAB V
PENGUKURAN KINERJA

5.1. Pengukuran Kinerja Definisi Performance Measurement


Performance Measurement/Pengukuran Kinerjaadalah suatu proses
penilaiankemajuan pekerjaan terhadap tujuan dan sasaran yang telah
ditentukansebelumnya, termasuk informasi atas efisiensi penggunaan sumber daya
dalammenghasilkan barang dan jasa, kualitas barang dan jasa, hasil kegiatandibandingkan
dengan maksud yang diinginkan dan efektivitas tindakan dalammencapai tujuan. Elemen
pokok suatu pengukuran kinerja antara lain:
a. Menetapkan tujuan, sasaran, dan strategi organisasi. Tujuan adalah pernyataan
secara umum tentang apa yang ingin dicapaiorganisasi. Sasaran merupakan tujuan
organisasi yang sudah dinyatakan secaraeksplisit dengan disertai batasan Waktu
yang jelas. Strategi adalah cara atauteknik yang digunakan organisasi untuk
mencapai tujuan dan sasaran.
b. Merumuskan indikator dan ukuran kinerja.!ndikator kinerja mengacu pada
penilaian kinerja secara tidak langsung yaituhal"hal yang sifatnya hanya merupakan
indikasi"indikasi kinerja. #kurankinerja mengacu pada penilaian kinerja secara
langsung.
c. Mengukur tingkat ketercapaian tujuan dan sasaran"sasaran organisasi. Jika kita
sudah mempunyai indikator dan ukuran kinerja yang jelas, maka pengukuran
kinerja bisa diimplementasikan. Mengukur tingkat ketercapaiantujuan, sasaran dan
strategi adalah membandingkan hasil aktual denganindikator dan ukuran kinerja
yang telah ditetapkan.
d. Evaluasi kinerja.
Evaluasi kinerja akan mmberikan gambaran kepada penerima informasimengenai
nilai kinerja yang berhasil dicapai organisasi. !nformasi capaiankinerja dapat
dijadikan:
• Feedback &asil pengukuran terhadap capaian kinerja dijadikan dasar
bagimanajemen atau pengelola organisasi untuk perbaikan kinerja pada periode
berikutnya. 'isa dijadikan landasan pemberian re ard and punishmentterhadap
manajer dana anggota organisasi.

165
• Penilaian kemajuan organisasi(engukuran kinerja yang dilakukan setiap periode
waktu tertentu sangat bermanfaat untuk menilai kemajuan yang telah dicapai
organisasi.
• Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan akuntabilitas(engukuran
kinerja menghasilkan informasi yang sangat bermanfaat untuk pengambilan
keputusan manajemen maupun stakeholders.
5.2. Mengapa dilakukan pengukuran kinerja?
Berikut adalah alasan mengapa organisasi mengadopsi pengukuran kinerja (Behn,
2003)
1. Untuk Mengevaluasi
Yakni untuk mengevaluasi seberapa baik suatu organisasi berkinerja. Proses
evaluasi ini terdiri dari dua variabel: data kinerja organisasi dan patokan yang
menciptakan suatu kerangka untuk menganalisis data kinerja tersebut.
2. Untuk Mengendalikan Manajer memiliki kebutuhan untuk memastikan bahwa
bawahan mereka telah melakukan pekerjaan mereka secara benar. Organisasi
pun menciptakan sistem pengukuran yang menentuan tindakan tertentu apa yang
harus dilakukan oleh karyawan. Setelah itu, mereka pun mengevaluasi apakah
sang karyawan betul-betul telah melakukan apa yang telah ditugaskan kepada
mereka dan membandingkannya dengan standar kinerja.
3. Untuk Menganggarkan
Anggaran adalah perangkat mentah untuk meningkatkan kinerja. Kinerja yang
buruk tidak selalu berubah menjadi baik ketika dilakukan pemotongan anggaran
sebagai tindakan disipliner. Terkadang penaikan anggaran lah yang menjadi
jawaban untuk peningkatan kinerja.
4. Untuk Memotivasi
Para karyawan perlu diberikan target yang signifikan untuk mereka raih dan lalu
menggunakan ukuran kinerja -termasuk target antara- untuk memfokuskan ernergi
para karyawan dan memberikan perasaan telah mencapai sesuatu. Target kinerja
juga bisa mendorong munculnya kreativitas dalam mengembangkan cara-cara
yang lebih baik untuk mencapai suatu tujuan.
5. Untuk Merayakan
Organisasi perlu memperingati prestasi-prestasi yang mereka raih, karena ritual
semacam peringatan ini bisa mengikat orang-orang yang ada di dalam tim,

166
memberikan mereka perasaan terikat. Perayaan merupakan aktivitas yang
mengeksplisitkan pengakuan atas prestasi dan pencapaian.
6. Untuk Bisa Belajar
Pembelajaran merupakan suatu hal yang dibutuhkan oleh organisasi untuk bisa
terus berkembang. Pembelajaran ini bisa didapat dengan mengevaluasi kinerja
sendiri, semisal dengan mengidentifikasi apa-apa saja yang berhasil dan yang
tidak. Dengan mengevaluasi hal ini, organisasi akan bisa pelajari alasan di balik
kinerja baik dan buruk.
7. Untuk Mengembangkan
Organisasi harus belajar tentang apa-apa yang harus dilakukan secara berbeda
untuk memperbaiki kinerja. Oleh karenanya organisasi membutuhkan umpan
balik untuk menilai kesesuaian rencana dan arahan serta target sehingga bisa
didapatkan pengertian mana-mana saja perihal yang perlu diperbaiki dan
dikembangkan.
5.3. Ukuran kinerja tradisional
5.3.1.Penilaian Kinerja Dengan Pengukuran Tradisional
Banyak metode yang telah dikembangkan untuk melakukan pengukuran kinerja
seorang pegawai. Dalam manajemen tradisional, ukuran kinerja yang biasa digunakan
adalah ukuran keuangan, karena ukuran keuangan ini mudah dilakukan. Kinerja lain,
seperti peningkatan kepercayaan customer terhadap layanan jasa perusahaan, peningkatan
kompetensi dan komitmen personal, kedekatan hubungan pegawai dengan pemasok, dan
peningkatan cost effectiveness proses bisnis digunakan untuk melayani customer,
diabaikan oleh manajemen karena sulit pengukurannya. Sehingga banyak kesalahan
berpikir di dalam manajemen tradisional (Lasdi, Balanced scorecard Sebagai Kerangka
Pengkuran Kinerja Perusahaan Secara Komprehensif dalam Lingkungan bisnis Global :
2002).
Penilaian dengan pengukuran kinerja tradisional berdasarkan kinerja keuangan
atau yang biasa disebut pengukuran kinerja tradisional menekankan pengukuran kinerja
perusahaan melalui perhitungan rasio-rasio keuangan menurut (Horne dan Wachowicz,
1997) yaitu :
 Rasio Likuiditas, merupakan rasio yang digunakan untuk mengukur perusahaan
untuk memenuhi kewajiban jangka pendeknya.

167
 Rasio Utang, yaitu rasio yang menunjukkan batasan dimana perusahaan didanai
oleh utangnya.
 Rasio Pencakupan, merupakan rasio yang menghubungkan biaya keuangan
perusahaan dengan kemampuan untuk membayar biaya tersebut.
 Rasio Aktivitas, yaitu rasio yang mengukur keefektifan perusahaan dengan
menggunakan aktiva yang dimilikinya.
 Rasio Laba, merupakan rasio yang menghubungkan laba dengan penjualan dan
investasi.
Menurut Anthony dan Govindarajan (2003), mengandalkan aspek finansial saja
tidak cukup, bahkan bisa jadi tidak berguna karena beberapa alasan, yaitu:
 Hal itu mendorong kegiatan jangka pendek yang tidak termasuk kepentingan jangka
panjang perusahaan.
 Manajer unit bisnis mungkin tidak melakukan tindakan yang berguna untuk jangka
panjang, untuk memperoleh laba jangka pendek.
 Menggunakan profit jangka pendek sebagai satu-satunya tujuan dapat mengganggu
komunikasi antara manajer unit bisnis dan manajer senior.
 Pengendalian finansial yang ketat bisa memotivasi manajer untuk memanipulasi
data.
5.3.2. Penilaian Kinerja Dengan Pengukuran Organisasi Jasa
Jasa adalah setiap tindakan atau perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak
kepada pihak lain. Pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud fisik) dan tidak
menghasilkan kepemilikan sesuatu. Jasa adalah tugas atau aktivitas yang dilakukan bagi
seseorang pelanggan atau aktivitas yang dijalankan seseorang pelanggan dengan
menggunakan produk atau fasilitas organisasi (Tjiptono, Manajemen Jasa : 2004). Ada
empat karakteristik pada jasa yang membedakan dengan produk berwujud (Mowen, 1997),
yaitu :
1. Ketidakberwujudan (Intangibility)
Berarti bahwa pembeli jasa tidak dapat melihat,merasakan, mendengar, atau
mencicipi suatu jasa sebelum jasa tersebut dibeli. Jadi jasa adalah produk tidak
berwujud.

168
2. Tidak tahan lama (Perishability)
Berarti jasa tidak dapat disimpan untuk kegunaan masa depan oleh pelanggan
(ada beberapa kasus yang tidak umum, yaitu pada saat barang-barang berwujud
tidak dapat disimpan).
3. Tidak dapat dipisahkan (Inseparability)
Berarti produsen dan pembeli jasa biasanya harus melakukan kontrak langsung
pada saat pertukaran.
4. Heterogenitas
Berarti terdapat peluang variasi yang lebih besar pada penyelenggaraan jasa
daripada produksi produk.
Menurut Tjiptono(2005), terdapat lima dimensi kualitas jasa :
a) Reliabilitas (reliability), berkaitan dengan kemampuan perusahaan untuk
memberikan layanan yang akurat sejak pertama kali tanpa membuat kesalahan
apapun dan menyampaikan jasanya sesuai dengan waktu yang disepakati.
b) Daya tanggap (responsiveness), berkenaan dengan kesediaan dan kemampuan
para karyawan untuk membantu para pelanggan dan merespons permintaan
mereka, serta menginformasikan kapan jasa akan diberikan dan jasa akan
diberikan dan kemudian memberikan jasa secara cepat.
c) Jaminan (assurance), yaitu perilaku para karyawan mampu menumbuhkan
kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan yang bisa menciptakan rasa aman
bagi para pelanggannya. Hal ini berarti para karyawan selalu bersikap sopan dan
menguasai pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk menangani
setiap pertanyaan atau masalah pelanggan.
d) Empati (emphaty), berarti perusahaan memahami masalah para pelanggannya
dan bertindak demi kepentingan pelanggaan. Memberikan perhatian personal
kepada para pelanggan dan memiliki jam operasi yang nyaman.
e) Bukti fisik (tangibles), berkenaan dengan daya tarik fasilitas fisik, perlengkapan,
dan material yang digunakan perusahaan, serta penampilan karyawan.
Setiap organisasi harus memiliki faktor-faktor yang berfungsi sebagai senjata dalam
persaingan dan memperlakukan faktor- faktor tersebut secara khusus. Critical succes factor
dapat dikatakan sebagai variabel-variabel dalam mempengaruhi kesuksesan perusahaan
(Hansen dan Mowen, 1995). Masing-masing organisasi memiliki critical succes factor
yang berbeda, karena sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi tersebut juga berbeda

169
dengan organisasi lain. Critical succes factor bagi perusahaan yang berorientasi kepada
konsumen pada umumnya dikelompokkan menjadi empat kategori (Kaplan dan Norton
2000), yaitu:
1. Time
Lead time merupakan waktu yang diperlukan organisasi untuk memenuhi
kebutuhan konsumennya. Untuk organisasi jasa, lead time dapat diukur mulai
dari penerimaan konsumen sampai dengan akhir pelayanan terhadap konsumen
tersebut. Dalam hal ini lead time disebut sebagai customer response time.
Ukuran lain sering digunakan adalah cycle time merupakan bagian dari
customer response time.
2. Quality
Pengukuran terhadap kualitas diharapkan dapat memberikan informasi tingkat
kompetisi perusahaan dalam persaingan bisnis.
3. Performance and service
Merupakan sesuatu yang tidak berwujud dan dihasilkan pada produk jasa.
Pengukurannya adalah perlakuan terhadap konsumen pada saat pengambilan
keputusan waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan produk jasa ke tangan
konsumen. Service merupakan segala sesuatu tentang produk yang berkaitan
dengan penilaian konsumen.
4. Cost
Biaya produk mempengaruhi penetapan harga jual produk, sehingga
perusahaan harus peka terhadap biaya produknya. Agar dapat menghasilkan
harga yang bersaing, diperlukan biaya yang rendah. Oleh karena itu, diperlukan
usaha-usaha peningkatan efisiensi biaya tanpa mengurangi kualitas yang
dihasilkan.
5.4. Pengertian Kinerja
Kinerja merupakan hasil kerja yang dicapai oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Pada dasarnya pengertian kinerja dapat
dimaknai secara beragam. Beberapa pakar memandangnya sebagai hasil dari suatu proses
penyelesaian pekerjaan, sementara sebagian yang lain memahaminya sebagai perilaku
yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

170
Kinerja juga dapat digambarkan sebagai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu
kegiatan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, misi, visi perusahaan yang tertuang dalam
perumusan strategi planning suatu perusahaan. Penilaian tersebut tidak terlepas dari proses
yang merupakan kegiatan mengolah masukan menjadi keluaran atau penilaian dalam
proses penyusunan kebijakan/program/kegiatan yang dianggap penting dan berpengaruh
terhadap pencapaian sasaran dan tujuan
Menurut Ilgen and Schneider (Williams, 2002: 94):“Performance is what the
person or system does”. Hal senada dikemukakan oleh Mohrman et al (Williams, 2002:
94) sebagai berikut: “A performance consists of a performer engaging in behavior in a
situation to achieve results”.Dari kedua pendapat ini, terlihat bahwa kinerja dilihat sebagai
suatu proses bagaimana sesuatu dilakukan. Jadi, pengukuran kinerja dilihat dari baik-
tidaknya aktivitas tertentu untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.
Menurut Mangkunegara, Anwar Prabu, kinerja diartikan sebagai :”Hasil kerja
secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan
tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.”Sedangkan
menurutNawawiH. Hadari, yang dimaksud dengan kinerja adalah:”Hasil dari pelaksanaan
suatu pekerjaan, baik yang bersifat fisik/mental maupun non fisik/non mental.”
Dari beberapa pendapat tersebut, kinerja dapat dipandang dari perspektif hasil,
proses, atau perilaku yang mengarah pada pencapaian tujuan. Oleh karena itu, tugas dalam
konteks penilaian kinerja, tugas pertama pimpinan organisasi adalah menentukan
perspektif kinerja yang mana yang akan digunakan dalam memaknai kinerja dalam
organisasi yang dipimpinnya.
5.4.1.Sistem Pegukuran Kinerja
Untuk mengukur kinerja, dapat digunakan beberapa ukuran kinerja. Beberapa
ukuran kinerja yang meliputi; kuantitas kerja, kualitas kerja, pengetahuan tentang
pekerjaan, kemampuan mengemukakan pendapat, pengambilan keputusan, perencanaan
kerja dan daerah organisasi kerja. Ukuran prestasi yang lebih disederhana terdapat tiga
kreteria untuk mengukur kinerja, pertama; kuantitas kerja, yaitu jumlah yang harus
dikerjakan, kedua, kualitas kerja, yaitu mutu yang dihasilkan, dan ketiga, ketepatan waktu,
yaitu kesesuaiannya dengan waktu yang telah ditetapkan.
Menurut Cascio (2003: 336-337), kriteria sistem pengukuran kinerja adalah sebagai
berikut:

171
1. Relevan (relevance). Relevan mempunyai makna (1) terdapat kaitan yang erat
antara standar untuk pelerjaan tertentu dengan tujuan organisasi, dan (2) terdapat
keterkaitan yang jelas antara elemen-elemen kritis suatu pekerjaan yang telah
diidentifikasi melalui analisis jabatan dengan dimensi-dimensi yang akan dinilai
dalam form penilaian.
2. Sensitivitas (sensitivity). Sensitivitas berarti adanya kemampuan sistem penilaian
kinerja dalam membedakan pegawai yang efektif dan pegawai yang tidak efektif.
3. Reliabilitas (reliability). Reliabilitas dalam konteks ini berarti konsistensi penilaian.
Dengan kata lain sekalipun instrumen tersebut digunakan oleh dua orang yang
berbeda dalam menilai seorang pegawai, hasil penilaiannya akan cenderung sama.
4. Akseptabilitas (acceptability). Akseptabilitas berarti bahwa pengukuran kinerja
yang dirancang dapat diterima oleh pihak-pihak yang menggunakannya.
5. Praktis (practicality). Praktis berarti bahwa instrumen penilaian yang disepakati
mudah dimenegerti oleh pihak-pihak yang terkait dalam proses penilaian tersebut.
Pendapat senada dikemukakan oleh Noe et al (2003: 332-335), bahwa kriteria
sistem pengukuran kinerja yang efektif terdiri dari beberapa aspek sebagai berikut:
1. Mempunyai Keterkaitan yang Strategis (strategic congruence). Suatu pengukuran
kinerja dikatakan mempunyai keterkaitan yang strategis jika sistem pengukuran
kinerjanya menggambarkan atau berkaitan dengan tujuan-tujuan organisasi.
Sebagai contoh, jika organisasi tersebut menekankan pada pentingnya pelayanan
pada pelanggan, maka pengukuran kinerja yang digunakan harus mampu menilai
seberapa jauh pegawai melakukan pelayanan terhadap pelanggannya.
2. Validitas (validity). Suatu pengukuran kinerja dikatakan valid apabila hanya
mengukur dan menilai aspek-aspek yang relevan dengan kinerja yang diharapkan.
3. Reliabilitas (reliability). Reliabilitas berkaitan dengan konsistensi pengukuran
kinerja yang digunakan. Salah satu cara untuk menilai reliabilitas suatu pengukuran
kinerja adalah dengan membandingkan dua penilai yang menilaikinerja seorang
pegawai. Jika nilai dari kedua penilai tersebut relatif sama, maka dapat dikatakan
bahwa instrumen tersebut reliabel.
4. Akseptabilitas (acceptability). Akseptabilitas berarti bahwa pengukuran kinerja
yang dirancang dapat diterima oleh pihak-pihak yang menggunakannya. Hal ini
menjadi suatu perhatian serius mengingat sekalipun suatu pengukuran kinerja valid

172
dan reliabel, akan tetapi cukup banyak menghabiskan waktu si penilai, sehingga si
penilai tidak nyaman menggunakannya.
5. Spesifisitas (specificity). Spesifisitas adalah batasan-batasan dimana pengukuran
kinerja yang diharapkan disampaikan kepada para pegawai sehingga para pegawai
memahami apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana cara untuk mencapai
kinerja tersebut. Spesifisitas berkaitan erat dengan tujuan strategis dan tujuan
pengembangan manajemen kinerja.
Dari pendapat Casio dan Noe et al, ternyata suatu instrumen penilaian kinerja harus
didesain sedemikian rupa. Instrumen penilaian kinerja, berdasarkan konsep Casio dan Noe
et al, terutama harus berkaitan dengan apa yang dikerjakan oleh pegawai. Mengingat jenis
dan fungsi pegawai dalam suatu organisasi tidak sama, maka nampaknya, tidak ada
instrumen yang sama untuk menilai seluruh pegawai dengan berbagai pekerjaan yang
berbeda.
5.4.2. Tujuan Kinerja dalam Operasi
Penilaian terhadap kinerja dilakukan untuk mengetahui apakah kegiatan operasi
perusahaan sesuai dengan perencanaan dan tujuan yang dicapai oleh perusahaan dan
organisasi. Keberhasilan tujuan suatu organisasi atau perusahaan bisa dilihat dari berhasil
atau tidaknya kinerja operasi yang di jalankan oleh organisasi atau perusahaan tersebut.
Dengan demikian, maka diperlukannya penilaian kinerja yang menjadi landasan
untuk mendesain sistem penghargaan, agar personel menghasilkan kinerjanya yang sejalan
dengan kinerja yang diharapkan oleh organisasi atau perusahaan. Kinerja keuangan suatu
perusahaan sangat bermanfaat bagi berbagai pihak (stakeholders) seperti investor, kreditur,
analisis, konsultan keuangan, pialang, pemerintah dan pihak manajemen sendiri.
Penyusunan laporan keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi dari suatu perusahaan,
bila disusun secara baik dan akurat dapat memberikan gambaran keadaan yang nyata
mengenai hasil atau prestasi yang telah dicapai oleh suatu perusahaan selama kurun waktu
tertentu. Inilah yang akan digunakan untuk menilai kinerja perusahaan.
Tujuan pokok dari pengukuran kinerja adalah untuk memotivasi karyawan dalam
mencapai sasaran organisasi dan mematuhi standar perilaku yang telah ditetapkan
sebelumnya agar menghasilkan tindakan yang diinginkan. Secara umum tujuan
pengukuran kinerja dilakukan untuk:
1. Meningkatkan motivasi karyawan dalam memberikan kontribusi kepada
organisasi.

173
2. Memberikan dasar untuk mengevaluasi kualitas kinerja masing-masing
karyawan.
3. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan sebagai
dasar untuk menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program pelatihan dan
pengembangan karyawan.
4. Membantu pengambilan keputusan yang berkaitan dengan karyawan, seperti
produksi, transfer dan pemberhentian.
5. Menelusuri kinerja terhadap harapan pelanggannya dan membuat seluruh
personil terlibat dalam upaya pemberi kepuasan kepada pelanggan.
6. Memotivasi pegawai untuk melakukan pelayanan sebagai bagian dari mata-
rantai pelanggan dan pemasok internal.
7. Mengidentifikasi berbagai pemborosan sekaligus mendorong upaya-upaya
pengurangan terhadap pemborosan tersebut.
8. Membuat suatu tujuan strategi yang masanya masih kabur menjadi lebih
kongkrit sehingga mempercepat proses pembelajaran perusahaan.
Pengukuran kinerja dilaksanakan dalam dua tahap, yaitu tahap persiapan dan
tahap pengukuran. Tahap persiapan atas penentuan bagian yang akan diukur, penetapan
kriteria yang dipakai untuk mengukur kinerja dan pengukuran kinerja yang sesungguhnya.
Sedangkan tahap pengukuran terdiri atas pembanding kinerja sesungguhnya dengan
sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya dan kinerja yang diinginkan.
Pengukuran kinerja memerlukan alat ukur yang tepat. Dasar filosofi yang dapat dipakai
dalam merencanakan sistem pengukuran prestasi harus disesuaikan dengan strategi
perusahaan, tujuan dan struktur organisasi perusahaan. Sistem pengukuran kinerja yang
efektif adalah sistem pengukuran yang dapat memudahkan manajemen untuk
melaksanakan proses pengendalian dan memberikan motivasi kepada manajemen untuk
memperbaiki dan meningkatkan kinerjanya.
5.5. Different Competitive Factory Imply dan Different Performance Objectives
Perkembangan dunia bisnis yang semakin kompetitif menyebabkan perubahan
besar luar biasa dalam persaingan, produksi, pemasaran, pengelolaan sumber daya manusia
dan penanganan transaksi antara perusahaan dengan pelanggan dan perusahaan dengan
perusahaan lain. Perubahan-perubahan tersebut mendorong perusahaan untuk
mempersiapkan dirinya agar bisa diterima di lingkungan global. Keadaan ini memaksa
manajemen untuk berupaya menyiapkan, menyempurnakan ataupun mencari strategi-

174
strategi baru yang menjadikan perusahaan mampu bertahan dan berkembang dalam
persaingan tingkat dunia. Oleh karena itu, perusahaan dalam hal ini manajemen harus
mengkaji ulang prinsip-prinsip yang selama ini digunakan agar dapat bertahan dan
bertumbuh dalam persaingan yang semakin ketat untuk dapat menghasilkan produk dan
jasa bagi masyarakat. Penilaian kinerja yang kompetitif ini menggunakan balanced
scorecard. Tujuannya adalah:
1. Menterjemahkan visi, misi dan strategi perusahaan
Untuk menentukan ukuran kinerja, visi organisasi perlu dijabarkan dalam
tujuan dan sasaran. Visi adalah gambaran kondisi yang akan diwujudkan oleh
perusahaan di masa mendatang. Untuk mewujudkan kondisi yang digambarkan
dalam visi, perusahaan perlu merumuskan strategi. Tujuan ini menjadi salah
satu landasan bagi perumusan strategi untuk mewujudkannya. Dalam proses
perencanaan strategi, tujuan ini kemudian dijabarkan ke dalam sasaran strategi
dengan ukuran pencapaiannya.
2. Komunikasi dan Hubungan
Balanced scorecard memperlihatkan kepada setiap karyawan apa yang
dilakukan perusahaan untuk mencapai apa yang menjadi keinginan para
pemegang saham dan konsumen karena oleh tujuan tersebut dibutuhkan kinerja
karyawan yang baik. Untuk itu, balanced scorecard menunjukkan strategi yang
menyeluruh yang terdiri dari tiga kegiatan, yaitu:
a. Comunicating and Educating.
b. Setting Goal.
c. Linking Reward to Performance Measures.
3. Rencana Bisnis
Rencana bisnis memungkinkan organisasi mengintegrasikan antara rencana
bisnis dan rencana keuangan mereka. Hampir semua organisasi saat
mengimplementasikan berbagai macam program yang mempunyai
keunggulannya masing-masing saling bersaing antara satu dengan yang lainnya.
Keadaan tersebut membuat manajer mengalami kesulitan untuk
mengintegrasikan ide-ide yang muncul dan berbeda di setiap departemen. Akan
tetapi dengan menggunakan balanced scorecard sebagai dasar untuk
mengalokasikan sumber daya dan mengatur mana yang lebih penting untuk

175
diprioritaskan akan menggerakkan ke arah tujuan jangka panjang perusahaan
secara menyeluruh.
4. Umpan Balik dan Pembelajaran
Proses keempat ini akan memberikan strategi learning kepada perusahaan.
Dengan balanced scorecard sebagai pusat sistem perusahaan, maka perusahaan
dapat melakukan monitoring terhadap apa yang telah dihasilkan perusahaan
dalam jangka pendek dari tiga pespektif yang ada yaitu:
a. Konsumen.
b. Proses bisnis internal.
c. Pembelajaran dan pertumbuhan untuk dijadikan sebagai umpan balik
dalam mengevaluasi strategi.
Contohnya bisa berupa:
1. Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien melalui
pemotivasian karyawan secara maksimum.
2. Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan
karyawannya seperti promosi, pemberhentian dan mutasi.
3. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan dan
untuk menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program pelatihan
karyawan.
4. Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengeai bagaimana atasan
mereka menilai kinerja mereka.
5. Menyediakan suatu dasar bagi distribusi penghargaan.

Contoh Industri yang Mengutamakan masing-masing Faktor Kompetitif


1. Biaya
Menurut Porter (1994) mengemukakan ada tiga pilihan strategi generik yang sering
digunakan oleh suatu bisnis, yakni: differensial, cost leadership dan fokus. Strategi
menekan biaya produksi (cost leadership) mengharuskan perusahaan untuk
menekan biaya serendah mungkin dengan cara meningkatkan efisiensi operasi atau
kualitas produk. Keunggulan biaya merupakan satu dari dua jenis keunggulan
bersaing yang dimiliki oleh perusahaan. Perusahaan yang berorientasi ekspor dapat
mencapai dan mempertahankan keseluruhan keunggulan biaya maka perusahaan

176
akan memiliki kinerja diatas rata-rata dalam industrinya dengan asumsi dapat
menguasai harga rata-rata industri (Porter, 1994).
Menurut Porter (1994) agar suatu perusahaan lebih unggul dari para pesaingnya,
maka perusahaan terus harus mampu memproduksi barang atau jasa sejenis dengan
yang diproduksi oleh pesaingnya dengan harga lebih murah. Agar perusahaaan
mampu menghasilkan barang atau jasa dengan biaya yang seminimum mungkin,
maka haruslah perusahaan tersebut bekerja dengan optimal.
Pengendalian biaya yang efektif akan tergantung pada komunikasi yang baik antara
informasi akuntansi dengan manajemen. Contohnya dengan membuat laporan
prestasi kerja, controller memberikan saran kepada berbagai tingkat manajemen
mengenai tindakan perbaikan yang diperlukan dalam suatu kegiatan. Laporan bisa
berbentuk pernyataan langsung ataupun tertulis dari kontroller kepada tingkat
manajemen perusahaan yang berisikan laporan penyimpangan dari rencana yang
telah ditentukan, sesuai dengan prinsip manajemen berdasarkan penyimpangan.
Laporan ini selain laporan penyimpangan rencana (jika ada) juga memberikan
laporan prestasi kerja yang telah dicapai oleh para pekerja.
2. Kualitas
Agar perusahaan unggul dan berada pada posisi yang kuat, maka produk yang
dihasilkan haruslah merupakan produk yang dapat diterima masyarakat, mampu
menembus pasaran internasional, memiliki kualitas yang tinggi, dan memiliki
harga yang kompetitif. Meskipun dengan harga yang kompetitif, bukan berarti
perusahaan tersebut terhindar dari tujuan utamanya yaitu mencari laba. Seperti
yang telah kita ketahui, laba merupakan salah satu tolak-ukur yang menentukan
kualitas kinerja perusahaan. Salah satu industri yang mengutamakan kualitas dan
harga yang kompetitif tersebut, sehingga nantinya dapat bertahan di pasaran
nasional maupun internasional adalah industri perhiasan. Akhir-akhir ini banyak
industri perhiasan yang bermunculan. Dari sekian banyak industri tersebut, ada
beberapa industri yang sudah menembus pasaran internasional. Salah satu
contohnya adalah Yanvan jewelry.
3. Kecepatan pengiriman
Kecepatan pengiriman adalahkemampuan untuk mengurangi waktu antara waktu
order dengan waktu sampai pada konsumen. Contohnya, fokus kegiatan
manajemen produksi/operasi dari sistem produksi untuk pesanan antara lain:

177
a. Scheduling merupakan hal yang kritis. Sulit karena setiap pekerjaan atau
pesanan bisa jadi memiliki karakteristik pemrosesan yang unik.
b. Memerlukan pengadaan bahan yang relatif luas atau banyak ragamnya
untuk persediaan guna mengantisipasi pesanan yang sifatnya uncertainty.
c. Persediaan barang jadi tidak menjadi hal yang penting.
4. Reliabilitas pengiriman
Reliability dari proses produksi adalah probabilitas bahwa proses atau sistem
produksi akan berjalan dengan memuaskan selama periode waktu tertentu. Apabila
dikatakan bahwa reliabilitas suatu proses produksi adalah 85%, ini berarti
probabilitas bahwa proses tidak akan mengalami kerusakan atau kemacetan selama
periode waktu tertentu seperti satu hari, satu minggu atau satu bulan adalah sebesar
85%. Contohnya suatu proses produksi perusahaan yang memiliki reliabilitas yang
rendah akan menimbulkan biaya tinggi untuk perawatan dan produktivitasnya
rendah.
Beberapa metode pengendalian reliabilitas dalam pengiriman:
a. Pengawasan Order
Pengawasan order disebut juga order control. Merupakan metode
pengendalian proses dengan mempergunakan kartu order sebagai alat
pengawasan. Tujuan sistem ini adalah agar dapat menghasilkan produk
yang sesuai dengan order. Pengendalian proses akan diterapkan terhadap
setiap order yang masuk. Dengan demikian setiap ada order akan diikuti
dengan penyusunan perencanaan produksi, urutan kerja, skedul, pemberian
perintah kerja, dan follow up.
b. Pengawasan Blok
Pengawasan blok adalah pengawasan produksi yang dilaksanakan dengan
berpedoman kepada daftar blok yang ada dalam perusahaan. Daftar blok
adalah merupakan daftar dari produk atau barang yang harus diproduksi
sehubungan dengan adanya pesanan dari pelanggan maupun untuk
memenuhi kebutuhan persediaan. Daftar blok yang disusun oleh bagian
penjualan atau bagian order. Penyusunan daftar blok akan didasarkan pada
kesamaan produk yang dipesan atau berdasarkan kesamaan proses. Tahap
kritis ada pada tahap penentuan skedul.

178
c. Pengawasan Arus
Pengawasan arus disebut juga flow control. Yang dimaksud dengan arus
atau flow adalah aliran bahan baku sampai menjadi produk akhir. Fokus
pengawasan metode arus ada pada pengawasan kelancaran arus mulai dari
bahan baku sampai menjadi produk akhir, arus penyelesaian proses dari
bagian satu dengan bagian lain, arus penyelesaian produksi yang teratur dan
seimbang. Pengawasan produksi metode ini cocok untuk perusahaan yang
tipe proses produksinya terus menerus.
d. Pengawasan Beban
Titik berat pengawasan beban adalah perencanaan dan pengawasan terhadap
beban yang harus dilaksanakan oleh masing-masing bagian terutama
bagian-bagian kunci dalam pelaksanaan proses produksi. Yang dimaksud
bagian kunci adalah bagian yang memproduksi seluruh atau sebagian besar
produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Pada bagian kunci ini terdapat
kegiatan proses produksi utama yang mendominisir operasi perusahaan.
e. Pengawasan Proyek Khusus
Sesuai dengan namanya, metode pengawasan proyek khusus adalah metode
pengawasan proses produksi terhadap proyek khusus yang dilaksanakan
oleh perusahaan. Proyek-proyek yang cukup besar diawasi dengan
mempergunakan metode pengendalian yang sesuai dengan proyek itu
sendiri. Penyelesian proyek biasanya dilakukan dengan terlebih dulu
melakukan pemecahan proyek tersebut menjadi sub-sub pekerjaan, dan
masing-masing sub-sub pekerjaan dipecah lagi menjadi kegiatan-kegiatan.
Proyek dianggap selesai bila seluruh sub pekerjaan dapat diselesaikan
seluruhnya. Oleh karena itu menjadi penting untuk mengetahui hubungan
antara sub pekerjaan dan kegiatan-kegiatan yang ada di dalamnya serta
waktu penyelesaian masing-masing kegiatan dan sub pekerjaan.
f. Pengawasan Pada Penyimpangan
Pengawasan pada penyimpangan atau sering disebut juga control by
exception. Dasar utamanya adalah proses produksi yang mempergunakan
mesin dan peralatan produksi yang dilengkapi dengan peralatan penunjuk
adanya penyimpangan dalam proses produksi. Dengan adanya alat tersebut

179
maka karyawan akan melakukan pengawasan hanya dengan melihat pada
alat kontrol tersebut.
5. Produk & Layanan yang Inovatif
Proses inovasi yang mengidentifikasikan kebutuhan pelanggan masa kini dan masa
mendatang serta mengembangkan solusi baru untuk kebutuhan pelanggan
tersebut.Sementara fokus kegiatan manajemen produksi/operasi dari sistem
produksi untuk persediaan adalah:
a. Forecasting merupakan hal yang penting dan utama.
b. Pengendalian persediaan sangat penting dalam sistem produksi untuk
persediaan, khususnya dalam perencanaan pembelian dan pengiriman bahan
baku dan komponen.
c. Produksi dalam jumlah besar item persediaan bersifat lebih terstruktur.
Contohnya solusi yang dilakukan adalah meluncurkan produk (barang/jasa) baru.
Proses inovasi dapat dilakukan melalui riset pasar untuk mengidentifikasi ukuran
pasar dan preferensi atau kebutuhan pelanggan secara spesifik, sehingga
perusahaan mampu menciptakan dan menawarkan produk (barang/jasa) sesuai
dengan kebutuhan pelanggan dan pasar tersebut.
Untuk proses pelayanannya berkaitan dengan pelayanan terhadap pelanggan,
contohnya pelayanan purna jual, menyelesaikan masalah yang timbul pada
pelanggan dalam kesempatan pertama secara cepat, melakukan tindak lanjut secara
proaktif dan tepat waktu, memberikan sentuhan pribadi (personal touch) dan lain-
lain.
5.6. Jenis-jenis Pengukuran Kinerja
Kinerja suatu organisasi, baik yang bergerak di bidang yang berorientasi mencari
keuntungan, organisasi pemerintah atau organisasi pendidikan semuanya tergantung
kinerja dari peserta organisasi yang bersangkutan. Meskipun setiap organisasi memiliki
ragam tujuan yang berbeda di nilai berkinerja baik bila meraih keberhasilan. Dan hal ini
disebabkan etos kerja dalam bentuk kinerja karyawan sebagai pelaku organisasi yang baik.
Keberhasilan organisasi dengan ragam kinerja tergantung kepada kinerja para peserta
organisasi yang bersangkutan. Unsur manusialah yang memegang peranan sangat penting
dan menentukan keberhasilan mencapai tujuan organisasi. Di dalam organisasi di kenal
tiga jenis kinerja yakni:

180
1. Kinerja Strategi
Kinerja strategi biasanya berkaitan dengan strategi dalam penyesuaian terhadap
lingkungannya dan kemampuan dimana suatu organisasi berbeda. Biasanya
kinerja strategi dipegang oleh top manajer karena menyangkut strategi
menghadapi pihak luar dan juga kinerja harus mampu membuat visi ke depan
tentang kondisi makro ekonomi Negara yang berpengaruh pada kelangsungan
organisasi.
2. Kinerja Administratif
Kinerja administratif berkaitan dengan kinerja administrasi organisasi.
Termasuk di dalamnya tentang struktur administrasi yang mengatur hubungan
otoritas (wewenang) dan tanggung jawab dari orang yang menduduki jabatan
atau bekerja pada unit-unit kerja yang terdapat dalam organisasi. Disamping itu,
kinerja administratif berkaitan dengan kinerja dari mekanisme informasi antar
unit kerja dalam organisasi agar tercapai sinkroniasi kerja antar unit kerja.
3. Kinerja Operasional
Kinerja operasional berkaitan dengan efektifitas penggunaan setiap
sumber daya yang digunakan organisasi. Kemampuan mencapai efektifitas
penggunaan sumberdaya (modal, bahan baku, teknologi dan lain-lain)
tergantung kepada sumber daya manusia yang mengerjakan.

5.7. Hard vs Soft Measures


5.7.1. Hard Measures
Tindakan keras (hard measures) merupakan fakta murni yang dapat diukur.
Tujuanya adalah menetapkan tolak-ukur dari mana Anda bisa lebih mudah
mengukur sejauh mana tujuan tercapai. Menggunakan prinsip SMART:
1. S : Spesific. Indikator kinerja harus cukup jelas dan terfokus sehingga tidak
menimbulkan interpretasi yang berbeda. Asumsi-asumsi serta definisi harus
disertakan harus mudah diinterpretasikan.
2. M : Measurable. Indikator kinerja harus dapat dikuantifikasikan dan dapat
dibandingkan dengan data yang lain secara objektif. Indikator yang baik
sebaiknya juga dimungkinkan untuk dapat dianalisis secara statistika.
3. A : Attainable. Indikator kinerja yang telah ditetapkan akan berguna apabila
data mengenai target dan realisasinya dapat diperoleh. Indikator kinerja

181
yang ditetapan harus dapat mempertimbangkan ketersediaan data agar dapat
digunakan sebagai indikator kinerja.
4. R : Realistic. Sama halnya dengan kriteria “dapat dicapai”. Indikator kinerja
yang ditetapkan harus juga mempertimbangkan keterbatasan organisasi
untuk mencapainya termasuk yang terkait dengan masalah biaya. Pemilihan
indikator kinerja harus mengkalkulasi manfaat yang akan diperoleh
dibandingkan dengan biaya yang harus dikeluarkan untuk mendapatkan data
hingga mengolah data tersebut menjadi informasi. “R” dalam kriteria
SMART kadang-kadang diatributkan kepada relevan. Indikator kinerja yang
dipilih seharusnya yang terkait dengan ukuran-ukuran yang relevan untuk
mengukur keberhasilan pencapaian program dan tujuan organisasi.
5. T : Timely (ketepatan waktu). Indikator kinerja harus mempertimbangkan
pelaksanaannya di dalam suatu kerangka waktu yang telah ditetapkan.
Untuk menetapkan tujuan adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa tujuan
yang Anda setujui relevan dan dapat diukur dengan standar objektif. Untuk laporan
evaluasi program yang mendapatkan kredibilitas dengan pemangku kepentingan
utama adalah hasil program yang dilaporkan perlu diverifikasi oleh pengamat
independen. Jadi, siapapun yang melakukan pengukuran, seperti konsultan
eksternal, pegawai kini depan perwakilan atau manajer departemen, semua harus
menyetujui nilai hasil yang terukur. Langkah pertama untuk mengembangkan hard
measures untuk pelatihan soft skill adalah dengan memahami apa sponsor program
yang diinginkan dari program ini. Untuk mendapatkan hard measures yang
mungkin berlaku, mintalah sponsor program dan pemangku kepentingan utama
tentang dampak bisnis atau organisasi yang mereka harapkan dari program ini.
Proses fasilitasi untuk membangun “peta dampak” adalah pendekatan yang
berguna untuk membimbing diskusi dan membuat setiap orang di halaman yang
sama. Bekerja dengan konsultan pelatihan, para pemilik menyetujui target terukur
berikut untuk program ini setelah tahun pertama beroperasi:
1. Meningkatkan loyalitas pelanggan sebesar 40%.
2. Mengurangi biaya lembur sebesar 30%.
3. Kurangi rata-rata waktu omset kerja sebesar 20%.
Data yang dibutuhkan untuk menghitung kemajuan untuk masing-masing target
ini mudah diperoleh dari laporan layanan dan penggajian perusahaan yang ada.

182
Program lain yang sepertinya sulit dilakukan untuk membangun hard measures
berkisar pada program tipe kepatuhan. Ini termasuk kesehatan dan keselamatan,
diskriminasi karyawan, audit keuangan, perlindungan privasi pelanggan dan
sebagainya. Salah satu jenishard measures yang dapat Anda gunakan secara efektif
dengan jenis program ini adalah tindakan penghindaran. Dengan ukuran seperti ini,
Anda dapat dengan mudah mengubahnya menjadi target bisnis. Contohnya:
1. Mengurangi jumlah tahunan insiden keselamatan kritis menjadi nol pada
tahun 2016.
2. Mengurangi jumlah keluhan karyawan hingga 30% pada kuartal berikutnya.
3. Kurangi jumlah ketidaksesuaian sebesar 70% untuk audit berikutnya.
4. Kurangi keluhan pelanggan keluhan bulanan hingga kurang dari 10 pada
tahun 2016.
Pilihan lainnya adalah menargetkan pengurangan biaya akibat cara kerja baru.
Ini bisa termasuk pengurangan:
1. Asuransi premium.
2. Biaya litigasi
3. Biaya audit eksternal.
4. Biaya perputaran karyawan.
5. Biaya lembur biaya iklan dan seterusnya.
Tujuan penghindaran dan pengeluaran dapat dikombinasikan dengan
menggunakan langkah-langkah terdepan dan tertinggal yang saling melengkapi,
contohnya: Mitra di sebuah perusahaan akuntan ingin meluncurkan pelatihan
pencegahan pelecehan kepada semua karyawan. Mereka memutuskan untuk
menargetkan pengurangan jumlah keluhan karyawan (termasuk pelecehan) untuk
masing-masing departemen. Ini menjadi ukuran (proses) utama mereka. Pada saat
yang sama, perusahaan juga menetapkan ukuran biaya hukum gabungan yang
mengumpulkan semua biaya litigasi pegawai. Karena keluhan karyawan yang
membuntuti ini, ukuran yang terakhir ini menjadi ukuran lagunya yang tertinggal
(outcome).
5.7.2. Soft Measures
Dalam kasus ini, tindakan lunak (soft measures) yang berfokus pada sikap dan
perilaku peserta sesuai. Soft measures sering dianggap lebih subjektif untuk
ditentukanlebih dipengaruhi oleh pendapat pribadi dan tidak begitu mudah

183
ditentukan secara objektif. Kesalahpahaman yang umum adalah bahwa dampak dari
keterampilan "lunak" seseorang, seperti keterampilan dalam komunikasi,
kreativitas, resolusi dan ketahanan konfliktidak dapat diukur. Pesannya di sini
adalah bahwa meski tanpa data keras mengenai hasil bisnis, penerapan soft skill
dapat diukur dengan data lembut.
Mari kita lihat program keterampilan membangun tim dan komunikasi. Hasil yang
diukur menggunakan soft measures untuk jenis program ini dapat mencakup sejauh
mana peserta program:
1. Mengomunikasikan visi.
2. Mendorong partisipasi.
3. Menampilkan empati.
4. Memberikan umpan balik yang membangun dan seterusnya.
Sasaran yang menggunakan ukuran lunak biasanya dinyatakan dalam bentuk
peningkatan yang diinginkan dalam skor survei. Targetnya biasanya dinyatakan
sebagai perbaikan titik tertentu atau peningkatan persentase tertentu dalam skor
rata-rata atau median. Ukuran tersebut dapat mencakup keseluruhan survei, bagian
survei yang spesifik atau beberapa pertanyaan pada survei. Berikut adalah dua
contoh dari target soft measures:
1. Meningkatkan rata-rata skor kepuasan karyawan pada survei karyawan
sebesar 30% pada akhir tahun depan.
2. Meningkatkan skor kepuasan pelanggan rata-rata menjadi 4 pada survei
Customer Care pada akhir tahun 2015.
3. Meningkatkan loyalitas pelanggan sebesar 40%.
Bagaimana ini bekerja? Pelanggan yang sangat puas menyebabkan mereka
menjadi pelanggan setia. Jadi, dengan tujuan untuk mengukur bagaimana struktur
tim baru yang dikelola sendiri mempengaruhi pelanggan dari hari ke hari,
resepsionist memberi setiap pelanggan survei saat mereka mengambil mobil
mereka. Pertanyaan pada survei dirancang untuk menentukan sejauh mana
kebutuhan setiap pelanggan terpuaskan.

184
Hard Measures Soft Measures
Referensi objektif Pengamatan bias
Diketahui akuratnya Indikator pengganti
Hirarkis Situasinya multivariable

5.8. Financial vs Non-financial Measures


5.8.1. Financial Measures
Menurut Kaplan (Kaplan, 1996) pada saat perusahaan melakukan pengukuran
secara financial, maka hal pertama yang harus dilakukan adalah mendeteksi keberadaan
industri yang dimilikinya. Pengukuran secara financial tergolongkan tiga tahap
perkembangan industri yaitu: Growth, Sustain dan Harvest.
1. Growth
Growth (bertumbuh) adalah tahapan awal siklus kehidupan perusahaan
yang memiliki produk atau jasa yang secara signifikan memiliki potensi
pertumbuhan terbaik. Contohnya dalam tahap pertumbuhan, perusahaan
biasanya beroperasi dengan arus kas yang negatif dengan tingkat
pengembalian modal yang rendah.
2. Sustain
Sustain (bertahan) adalah tahapan kedua dimana organisasi masih
melakukan investasi dan reinvestasi dengan mengisyaratkan tingkat
pengembalian terbaik. Dalam tahap ini organisasi mencoba
mempertahankan pangsa pasar yang ada, bahkan mengembangkannya jika
mungkin. Tolak-ukur yang kerap digunakan pada tahap ini contohnya,
pengembalian atas investasi (return on investment – ROI), pengembalian
atas ekuitas (return on equity – ROE), pengembalian atas modal yang
digunakan (return on capital employed – ROCE) dan EVA.
3. Harvest
Harvest (menuai) adalah tahapan ketiga dimana organisasi benar-benar
memanen hasil investasi di tahap-tahap sebelumnya. Tidak ada lagi
investasi besar, kecuali untuk pemeliharaan dan perbaikan
fasilitas.Contohnyasasaran keuangan utama dalam tahap ini, sehingga
diambil sebagai tolak-ukur adalah memaksimumkan arus kas masuk dan
pengurangan modal kerja.

185
Dari tahap-tahap perkembangan industri tersebut akan diperlukan strategi-
strategi yang berbeda-beda. Dalam perspektif financial, terdapat tiga aspek dari
strategi yang dilakukan suatuperusahaan:
1. Pertumbuhan pendapatan dan kombinasi pendapatan yang dimiliki suatu
organisasi bisnis.
2. Penurunan biaya dan peningkatan produktivitas.
3. Penggunaan aset yang optimal dan strategi investasi.
5.8.1. Non-financial Measures
Non-financial digunakan untuk menyebut ukuran kinerja dengan satuan ukuran
selain ukuran financial.Ukuran kuantitatif apapun dari kinerja seseorang atau entitas yang
tidak diungkapkan dalam unit moneter. Ini termasuk ukuran kinerja berbasis rasio apa pun
dalam ukuran kinerja non-financial yang berbasis rasio menghilangkan metrik moneter
apapun baik dalam pembilang maupun penyebut rasio tersebut. Contoh dari non-financial
adalah:
1. Pekerjaan (tugas-tugas yang menarik,tantangan, tanggung-jawab,
pengakuan dan rasa pencapaian).
2. Lingkungan kerja (kebijakan-kebijakan yang sehat, supervise yang
kompoten, kerabat yang menyenangkan, lingkungan kerja yang nyaman).
Contohnya mencakup ukuran kepuasan pelanggan atau karyawan, kualitas, pangsa pasar,
dan jumlah produk baru. Ukuran kinerja non-keuangan terkadang dianggap sebagai
indikator kinerja keuangan masa depan, sementara ukuran kinerja keuangan saat ini seperti
pendapatan atau pengembalian aset umumnya dianggap sebagai langkah awal untuk
mengukur kinerja.

186
Gambar 5.1. Result vs Process Measures
5.8.2. Result Measures
Manajemen berbasis hasil (result based-management) adalah strategi
manajemen yang menggunakan umpan balik untuk mencapai tujuan strategis. Semua orang
dan organisasi yang berkontribusi secara langsung atau tidak langsung terhadap hasilnya
memetakan proses bisnis, produk dan layanan yang menunjukkan bagaimana mereka
berkontribusi terhadap hasilnya. Hasil ini mungkin berupa keluaran fisik, perubahan,
dampak atau kontribusi ke sasaran tingkat yang lebih tinggi. Informasi (bukti) dari hasil
aktual digunakan untuk akuntabilitas, pelaporan dan umpan balik ke dalam perancangan,
penyampaian dan penyerahan proyek dan kegiatan operasional. Result Measures adalah
contoh mekanisme kontrol strategis. Telah terbukti memiliki kesamaan yang kuat dalam
disain dan penggunaannya ke balanced scorecard generasi ketiga.
Penggunaan kerangka kerja ini sebagian besar digunakan di organisasi
pemerintah dan amal, di mana tindakan finansial semata bukanlah pendorong utama dan
tidak ada persaingan untuk dijadikan tolak ukur, contohnya seperti Perserikatan Bangsa-
Bangsa dan Komite Internasional Palang Merah. Namun, perusahaan ini juga mulai
digunakan di organisasi semi komersial seperti Asian Development Bank. Di Perserikatan
Bangsa-Bangsa, sebuah pendekatan berbasis hasil yang mendalam terhadap pengembangan
dan pelaksanaan program di seluruh institusi telah diterapkan sejak tahun 2000,
berdasarkan program reformasi Sekretaris Jenderal PBB Kofi Annan pada tahun 1997.
Penganggaran berbasis hasil di seluruh Sekretariat PBB, pertama kali diterapkan dalam
perencanaan tahun 2002-2003 dan dalam semua siklus pemrograman sesudahnya.

187
5.8.3. Process Measures
Manajemen berbasis proses (process based-management) merupakan pendekatan
manajemen yang memandang bisnis sebagai kumpulan proses, berhasil mencapai hasil
yang diinginkan. Prosesnya dikelola dan diperbaiki oleh organisasi dengan tujuan
mencapai visi, misi dan nilai inti mereka. Sebuah korelasi yang jelas antara proses dan visi
mendukung perusahaan untuk merencanakan strategi, membangun struktur bisnis dan
menggunakan sumber daya yang memadai yang dibutuhkan untuk mencapai kesuksesan
dalam jangka panjang.
Dari perspektif process, sebuah organisasi menganggap bisnisnya sebagai sistem
proses vertikal yang mencapai visi daripada aktivitas dan tugas spesifik dari fungsi
individual.Oleh karena itu, untuk mengelola proses secara efektif, organisasi harus
memiliki jaringan tim yang efektif dan pengetahuan penuh tentang visi mereka.
Selain itu, process measures menerapkan pengukuran keuangan ini namun secara
operasional mempertimbangkan bagaimana setiap kinerja mempengaruhi perusahaan
sebagai gabungan proses yang berbeda. Sebagai hasil dari kemajuan teknologi dan
persaingan internasional yang meningkat baru-baru ini, lebih banyak perusahaan bertujuan
untuk metode pengelompokkan dan pengorganisasian organisasi yang lebih
baik.Keuntungan dari process measures:
1. Mendokumentasikan sebuah proses memberikan panduan yang jelas tentang
bagaimana organisasi meningkatkan proses dan penampilan mereka dari
waktu ke waktu.
2. Manajemen berbasis proses mengukur keseluruhan aktivitas dalam satu
bisnis misalnya, ini berfokus pada proses internal seperti kepuasan
pelanggan, kualitas produk dan keamanan serta hasil keuangan termasuk
pendapatan, keuntungan, biayadan anggaran.
3. Pengertian korelasi antara proses bisnis menghindari pengambilan
keputusan yang salah. Ini mengurangi biaya, waktu dan sumber daya yang
terbuang untuk hal-hal yang tidak perlu.
4. Menganalisis proses, sebuah organisasi akan dapat memprediksi sumber
bahaya dan memilih keputusan yang tepat.

188
Tiga tahap dalam manajemen berbasis proses:
a. Mendokumentasikan proses
Untuk mengelola bisnisnya dari perspektif berbasis proses, sebuah
organisasi memerlukan untuk memahami apa yang mendefinisikan proses
dan aktivitas yang mereka rasakan.Bisnis terdiri dari berbagai departemen
yang bertanggung jawab atas pekerjaan atau fungsi tertentu. Oleh karena
itu, proses mendukung sektor manajerial ini dan mengubah hasil yang
berhasil. Kemudian sebuah tim proses melakukan serangkaian tugas
sekuensial untuk menganalisis apakah organisasi tersebut memberikan
keluaran yang bermanfaat bagi pelanggan.Pada dasarnya, proses dibangun
oleh informasi yang mengindikasikan keadaan perusahaan saat ini dan data
penelitian seperti kepuasan pelanggan. Informasi tersebut mencakup
perjanjian berbasis pelanggan, dokumentasi manajemen, manual pembelian
dan diagram alir. Contohnya, flow chart adalah informasi yang berguna
untuk mengendalikan arus proses dan daftar beberapa langkah dan aktivitas
secara rinci.
b. Menganalisis kinerja proses
Proses yang dianalisis dan diklarifikasi diperbolehkan diterapkan pada
bisnis sebenarnya. Kemudian sebuah organisasi memonitor bisnisnya dan
memperbaiki keseluruhan proses.Untuk mengevaluasi urutan proses,
pengukuran merupakan elemen penting yang menunjukkan hasil kinerja
proses dengan data numerik dan komparatif. Dengan kata lain, organisasi
mendapatkan analisis yang relevan dengan menggunakan pengukuran yang
dapat ditunjukkan sebagai representasi grafis seperti diagram lingkaran,
diagram batang, analisis sebab dan akibat dan analisis gap. Banyak
organisasi sangat bergantung pada data dan analisis visual yang diolah oleh
sistem informasi. Contohnya, organisasi harus memperoleh analisis yang
akurat berdasarkan data yang tepat dan harus berhati-hati terhadap
kesalahan keluaran yang mempengaruhi keseluruhan proses bisnis
mereka.Akibatnya, pengukuran tersebut membantu perusahaan
menganalisis kondisi terkini dan memberikan panduan untuk perbaikan
berkelanjutan perusahaan.

189
a. Menerapkan perbaikan
Setelah merancang proses sistem manajemen dan menganalisis kinerja
dengan menggunakan pengukuran yang berguna, langkah terakhir adalah
bagaimana memperbaiki sistem dan menjaga keefektifannya. Oleh karena
itu, penerapan perbaikan merupakan kegiatan kunci untuk memeriksa
proses dan memperbaiki aliran sistem manajemen.Contohnya, suatu
organisasi menentukan bagian proses mana yang harus diperbaiki dan
dimodifikasi. Ini menganalisis bagaimana setiap proses mempengaruhi
serangkaian aktivitas dan menerapkan perbaikan pada beberapa bagian
sistem. Tujuan pelaksanaannya adalah menjalankan bisnisnya secara
strategis dan memberikan sumber daya yang memadai. Akibatnya,
manajemen berbasis proses menghasilkan output yang memuaskan
pelanggan mereka dan mengembangkan bisnis itu sendiri.

Gambar 5.2.

190
191