Anda di halaman 1dari 49

ADMINISTRACION

BASICA
CAPITULO II
Recordatorio:
Administración es:
a)…….
b)…….
c)…….
EI Proceso
Administrativo
El Proceso Administrativo
Para llevar a cabo la administración con un enfoque científico es
necesario aplicar el proceso administrativo, en todas las
actividades que han de desarrollarse dentro de la empresa,
desde su inicio hasta el final.

El proceso administrativo es: Un proceso metodológico que


implica una serie de actividades que llevara a una mejor
consecución de los objetivos, en un periodo más corto y con una
mayor productividad.
El proceso administrativo se dice que es tridimensional, porque
sus elementos: planeación, organización, dirección y control son
aplicables a todas las funciones del organismo en todos sus
niveles.
¿Qué se va a hacer? Objetivos, políticas,
Planificación diagnóstico, programas y presupuestos.

¿Cómo se dividirá el trabajo? Unidades


Organización
de mando y procedimientos

¿Quién y con qué se va a hacer? Personal:


Integración selección, contratación, capacitación, materiales,
finanzas, compras, producción, etc.

¿Cómo se debe hacer? Autoridad, mando,


Dirección toma de decisiones, supervisión, delegación,
instrucciones y comunicación

¿Cómo se hizo? Evaluación, comparación,


Control determinación de las desviaciones, corrección
de fallas y retroalimentación
CAPITULO II
ELEMENTOS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO I
La
Planificación
¿Qué se entiende por Planificación?.

La Planificación es el proceso por el cual se obtiene


una visión del futuro, en donde es posible determinar
y lograr los objetivos, mediante la elección de un
curso de acción.
Definiciones:
 Planear consiste en la definición de objetivos, la
ordenación de recursos materiales y humanos, la
determinación de métodos y las formas de organización ,
el establecimiento de medidas de tiempo, cantidad y
calidad, la localización especial de las actividades y otras
especificaciones necesarias para encausar racionalmente
la conducta de la persona o grupo.
 Planear es decidir de antemano que hacer, como hacerlo,
cuando y quien deberá llevarlo a cabo.
¿Cuál es la importancia de la Planificación?.

Maximiza el
aprovechamiento
de los recursos y
Reduce al tiempo.
máximo los
riesgos.
Propicia el
desarrollo de la
empresa.
Principios de la Planificación
Precisión

participación Flexibilidad

Rentabilidad Dirección

Consistencia
¿PASOS EN LA PLANEACIÓN?
Detección de las ?
oportunidades

Establecimiento
de objetivos

Desarrollo de
premisas
¿PASOS EN LA PLANEACIÓN?
Determinación de
curso alternativo de
acción

Evaluación de
cursos alternativos
de acción.

Selección de un
curso de acción
¿PASOS EN LA PLANEACIÓN?

Formulación de
planes derivados

Expresión numérica de
los planes a través del
presupuesto
Elementos de la
Planificación
Misión

Objetivos y metas

Estrategia

Políticas

Procedimientos y reglas

Programas

Presupuestos
Misión: Es la razón de ser de la empresa. También se dice
que es la labor, el encargo o servicio especial que una
empresa se propone lograr hacia el largo plazo.

EJEMPLO:

MISION
Proporcionar soluciones de carácter empresariales, con la mas
alta calidad, permitiéndoles a nuestros clientes convertirse en
nuestros socios estratégicos dedicándose en su totalidad y con
todos sus recursos a sus actividades fundamentales.
Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la
empresa en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí a
cinco años. Por ejemplo, un Banco puede tener como
visión "ser la empresa líder en la prestación de servicios
financieros en toda Europa".
EJEMPLO:

Visión
Que nuestros clientes nos reconozcan como una empresa líder,
eficiente y eficaz; que nuestra gente sea el factor que genere el
éxito, reconociendo a G4S como la mejor empresa donde trabajar,
que nuestros accionistas vean materializado el valor agregado de
sus inversiones en la responsabilidad social que tenemos con
nuestra comunidad.
Objetivos: Son el resultado que se
espera obtener, y hacia el cual se
encaminan los esfuerzos conjuntos.

Por ejemplo: Un objetivo de una


empresa comercial puede ser
aumentar las ventas del año 2011
con respecto a las del 2010. Los
objetivos se pueden ser de corto
plazo (hasta un año), mediano plazo
(de 1 a 3 años) y largo plazo (más de
3 años).
Metas: los diferentes propósitos que se
deben cumplir para lograr el objetivo.
Las metas son fines más específicos que
integran el objetivo de la empresa.

Por ejemplo: Para la empresa comercial Mayores


Ventas

que desea incrementar sus ventas, una


meta podría ser capacitar al equipo de
vendedores durante los primeros dos
meses del año 2011, con lo que se
busca alcanzar el objetivo planteado.
Políticas: son guías o
lineamientos de carácter
general, que indican el marco
dentro del cual empleados de
una empresa pueden tomar
decisiones, usando su iniciativa
y buen juicio. Por ejemplo,
competir en base a precios en el
mercado.
Reglas: son normas precisas que regulan una situación en
particular. Acá se exponen acciones u omisiones específicas, y
no dan libertad de acción.

Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos


en este sitio", etc.
Programas: Son planes que comprenden objetivos,
políticas, estrategias, procedimientos, reglas,
asignación de funciones y recursos, y las acciones
necesarias para alcanzar los objetivos,
estableciendo el tiempo necesario para la ejecución
de cada una de las etapas de operación.

Ejemplo:
• Programa de Capacitación.
• Programa de Bienestar al personal.
Presupuestos: Es un plan que representa
las expectativas para un período futuro,
expresados en términos cuantitativos,
tales como dinero, horas trabajadas,
unidades producidas, etc.

Los presupuestos pueden ser de


Operación (ventas, producción,
inventarios, etc.) y Financieros (de
efectivo, de capital, estados financieros
pro forma, etc.).
PRESUPUESTO FAMILIAR

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO TOTAL


LUZ 100 100 100 100 100 100 600
AGUA 30 30 30 30 30 30 180
GAS 45 45 45 45 45 45 270
TELEFONO 100 100 100 100 100 100 600
LONCHERA 50 50 50 50 50 50 300
PENSION COLEGIO 200 200 200 200 200 200 1200
ROPA 100 100 100 100 100 100 600
PASAJE COLEGIO 50 50 50 50 50 50 300
MOVILIDAD 70 70 70 70 70 70 420
ALQUILER DPTO. 250 250 250 250 250 250 1500
COMIDA 700 700 700 700 700 700 4200
DEUDAS TARJETAS DE CREDITO 100 100 100 100 100 100 600
GASTOS MEDICINA 50 50 50 50 50 50 300
GASTOS RECREACION 50 50 50 50 50 50 300
FRUTAS 50 50 50 50 50 50 300
PASAJE TRABAJO 100 100 100 100 100 100 600
MUNICIPALIDAD 100 100 100 100 100 100 600
TOTAL MES 2145 2145 2145 2145 2145 2145 12870

TOTAL INGRESOS 2500 2500 2500 2500 2500 2500 15000


SALDO A FAVOR 355 355 355 355 355 355 2130
Herramientas De
La Planificación
Herramientas de la Planificación
El Gráfico de Gantt

Llamado también cronograma de actividades o


Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde
la longitud de cada barra representa la duración en
días, semanas, meses o años de una actividad. La
utilidad de éste gráfico radica en que señala la
frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de
actividades en base a la duración de cada una de las
mismas.
El Gráfico de Gantt
CRONOGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES AÑO 2008
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

ITEM ACTIVIDADES EN FEB. MAR ABR MAY JUN JUL AG SEPT OCT NOV DIC
1 CAPACITACION SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
- Charla de difusión del Reglamento de Seguridad
- Capacitación sobre el uso adecuado de escaleras portátiles

2 DIA DE LA SEGURIDAD
La Seguridad y Salud en el Trabajo en las actividades de Telecomunicaciones
Concurso "Lema de Seguridad y Salud en el Trabajo de TdP".

3 REFORZANDO LA CULTURA SOBRE SEGURIDAD Y SALUD


Visita a los locales para reforzar la Seguridad y Salud en el Trabajo
( Orden y limpieza, Seguridad en oficinas, identificación de peligros y riesgos)

4 IMPLEMENTACION DE PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO SEGURO


- Elaboración de procedimientos y Charla de 5 minutos (Lima)

5 INSPECCIONES DE SEGURIDAD
Lima (Planta Interna y Externa)
Zonales (Planta Interna y Externa)

6 ESTUDIO ERGONOMICO DEL PUESTO DE TRABAJO


- En áreas técnicas ( Mesa de Pruebas, Asignaciones).
- En Oficinas Administrativas y Comerciales
DIAGRAMA DE FLUJO
El propósito de un diagrama de flujo es mostrar
visualmente las etapas (actividades relevantes) de
un determinado proceso y sus interrelaciones.
Los diagramas de flujo nos indican:
• Dónde comienza el proceso.
• Todas las actividades que se realizan.
• Todas las tomas de decisiones que se hacen.
• Tiempos de espera.
• Cuáles son los resultados.
• Dónde termina el proceso.
DIAGRAMA DE FLUJO
CONSTRUCCIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO
Deberemos describir la manera en la que el proceso
funciona correctamente.
• El diagrama de flujo se deberá enfocar hacia el
proceso no hacia las personas.
• Recoger informaciones de fuera del equipo para
detectar actividades y procesos “escondidos”.
• Un buen proceso debe incluir: P, D, C, A.
(planificación, ejecución, chequeo o evaluación y
actualización).
SÍMBOLOS USADOS Ejemplo : Recepción de documentos

Inicio

Recepción de
documentos

Reviso y valido
información

Archivo Si Fin
Documt.

No

Devuelvo área
origen
Diagrama causa-efecto (Ishikawa)

1.- Definir el efecto que se quiere analizar


2.- Determinar causas/subcausas
(5 M: Método, Material, Maquinaria, Mano de obra,
Medio ambiente)
3.- Revisar causas y su interacción
4.- Seleccionar las causas según su grado de
contribución al efecto
Diagrama causa-efecto (Ishikawa)

Categoría 1 Categoría 2 Categoría 3

EFECTO

Categoría 4 Categoría 5
Medidas Materiales Personal

Exactitud Compilador Programadores

Tiempo SGBDR Analistas

Fallos en los
Sistemas
Informáticos
Ratones
Sueldos
Inferencia
bajos

Impresoras

Presión Procesamiento

Ordenadores

Medio Ambiente Métodos Máquinas


TAREA
MEDIDAS MATERIAL PERSONAL

FALLOS
EN EL CONTROL
DE ACCESOS

MEDIO AMBIENTE METODOS MAQUINAS


El proceso de la Planificación
Harold Koontz ha determinado algunos pasos que deben
seguirse en la planificación, a saber:

a) Detección de una oportunidad.


b) Establecimiento de objetivos.
c) Consideración de las premisas de planificación.
d) Identificación de las alternativas.
e) Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos
y
las metas.
f) Elección de una alternativa.
g) Elaboración de los planes de apoyo.
h) Elaboración del presupuesto.
Entre las ventajas más relevantes de la
planificación tenemos:

Ayuda a mejorar la coordinación entre


los miembros de la empresa

Permite mejorar la visión interna y del


entorno empresarial

Ayuda a la administración a adaptarse


rápidamente al medio cambiante.
La planificación puede ser estratégica y táctica
Planificación Estratégica.
La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo. Acá se
deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y
el clima organizacional.

Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales


de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y
procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.

Entre las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran:


a) Identificación de las estrategias actuales.
b) Identificación de las metas estratégicas potenciales.
c) Selección de metas estratégicas.
d) Evaluación y ejecución de las estrategias.
Planificación Táctica.
Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos
propuestos en los programas de la empresa.

Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos


son:

1.El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en


tanto que los planes tácticos son de corto plazo, y en
ocasiones mediano plazo.
2.El alcance, ya que los planes estratégicos son más
generales, en tanto que los tácticos son específicos.
3.Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar
las metas y los planes estratégicos la misión de la empresa.
Matriz FODA
Grafica del FODA
Interno Externo
- Fortalezas - Oportunidades
- Debilidades - Amenazas

Empresa
Conceptos Involucrados
• Las fortalezas son aquellos factores que se
perciben como tales, pero con respecto a la
empresa en si. Ej.: La ubicación de la empresa,
el alto grado de especialización.
• Las Debilidades Son aquellos factores que
podrían traerle inconvenientes a la empresa y
que podrían ser causados por características de
la misma organización. Ej. : La falta de
tecnología, escasa posibilidad de inversión.
Conceptos Involucrados
• Las oportunidades se refieren al mercado. Ej.:
la existencia de un mercado potencial, la
situación económica por la que atraviesa el país.
• Las amenazas son aquellos problemas que
podrían presentarse a la empresa y que
dependen del mercado. Ej.: Aparición de nuevos
competidores, variación del tipo de cambio.
OBJETIVOS DEL FODA
• Conocer la realidad de la situación.

• Tiene la finalidad de visualizar


panoramas de cualquier ámbito
aplicable a Empresas, Instituciones
o cualquier otro tipo de
organización.

• Visualizar la determinación de
políticas para atacar debilidades y
convertirlas en oportunidades.

• Unidad de pensamiento unidad de


acción.
EJEMPLO

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

DEBILIDADES AMENAZAS
Conclusiones
• El proceso de la Administración en el ámbito de la SEGURIDAD
comprende: planificación, organización, dirección, integración y
control de todas las actividades que implican relaciones humanas
y tiempo.
• Planear es decidir de antemano que hacer, como hacerlo, cuando y
quien deberá llevarlo a cabo.

• Mediante la planeación establecemos las pautas para lograr los


objetivos de la organización.

• Aplicando la planificación nos ordenamos y controlamos nuestras


actividades y tomamos acciones correctivas.