DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ........................................................................................................................................................ 1

KERANGKA ACUAN KERJA ........................................................................................................................ 3
A. LATAR BELAKANG ....................................................................................................................... 3
DASAR HUKUM .................................................................................................................... 3
GAMBARAN UMUM ............................................................................................................ 3
B. TUJUAN DAN SASARAN ............................................................................................................. 4
C. STRATEGI PENCAPAIAN KELUARAN .................................................................................. 4
D. RUANG LINGKUP .......................................................................................................................... 4
E. KELUARAN ...................................................................................................................................... 4
F. BIAYA YANG DIPERLUKAN ...................................................................................................... 4
APRESIASI TERHADAP KERANGKA ACUAN KERJA ..................................................................... 5
A. APRESIASI TERHADAP LATAR BELAKANG ...................................................................... 5
B. APRESIASI TERHADAP TUJUAN DAN SASARAN ............................................................ 6
C. APRESIASI TERHADAP RUANG LINGKUP ......................................................................... 6
D. APRESIASI TERHADAP JADWAL PELAKSANAAN ......................................................... 6
METODOLOGI PELAKSANAAN ................................................................................................................ 7
A. JENIS KEGIATAN .......................................................................................................................... 7
B. LOKASI KEGIATAN ...................................................................................................................... 7
C. WAKTU PELAKSANAAN ........................................................................................................... 8
D. MEDIA PUBLIKASI ...................................................................................................................... 8
E. PENANGANAN PANITIA DAN WARTAWAN .................................................................... 8
RENCANA KERJA ............................................................................................................................................ 9
A. PERSIAPAN KEGIATAN ......................................................................................................... 10
B. PELAKSANAAN KEGIATAN ................................................................................................... 12
GRAND LAUNCHING ....................................................................................................... 12
FESTIVAL DERAWAN ……….......................................................................................... 14
C. PELAPORAN ................................................................................................................................. 17
FASILITAS (SARANA DAN PRASARANA) ........................................................................................ 18
A. AKOMODASI (HOTEL) ............................................................................................................. 18
B. TRANSPORTASI .......................................................................................................................... 18
MOBIL .................................................................................................................................... 18
TIKET PESAWAT............................................................................................................... 18
SPEEDBOAT ........................................................................................................................ 18
C. MEDIA PUBLIKASI ..................................................................................................................... 18
BALIHO ................................................................................................................................. 18
BACKDROP .......................................................................................................................... 19
SPANDUK ............................................................................................................................. 19
UMBUL-UMBUL ................................................................................................................. 19
UNDANGAN ......................................................................................................................... 19
KAOS ..…………………………………………………………………………………………….... 19
TOPI RIMBA …………………………………………………………………………………….. 19
D. PANGGUNG.................................................................................................................................... 20
E. SEWA BOOTH .............................................................................................................................. 20
F. GENSET ........................................................................................................................................... 20
G. PERIZINAN DAN KEAMANAN .............................................................................................. 20
H. TIM KEAMANAN ........................................................................................................................ 20
I. TIM KESEHATAN ......................................................................................................................... 20
J. DOKUMENTASI ............................................................................................................................ 20
K. MASTER OF CEREMONY (MC) ............................................................................................. 20
PENJADWALAN PEKERJAAN ................................................................................................................. 21
PENGORGANISASIAN ................................................................................................................................. 23
PENUTUP .......................................................................................................................................................... 25
 KERANGKA ACUAN KERJA

A. LATAR BELAKANG
DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2009 tentang
Kepariwisataan.
2. Keputusan Presiden RI Nomor 80/2003 tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Lembaga Negara RI tahun 2003 No. 120,
Tambahan Lembaga Negara No. 4330) sebagaimana telah diubah terakhir
dengan Peraturan Presiden RI No. 85/2006.
3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 50 tahun 2011 tentang Rencana Induk
Pembangunan Kepariwisataan Nasional tahun 2010-2025.
4. Peraturan Presiden Nomor 92/2011 tentang Pembentukan Kementerian
Pariwisata dan Ekonomi Kreatif.
5. Peraturan Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Republik Indonesia Nomor
PM.35/UM.001/MPEK/2012 tentang Rencana Strategis Kementerian
Pariwisata dan Ekonomi Kreatif.
6. Peraturan Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Republik Indonesia Nomor
PM.07/HK.001/MPEK/2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja .

GAMBARAN UMUM
Peranan sektor pariwisata dalam memulihkan perekonomian Nasional pada saat
ini sangatlah strategis apalagi Indonesia memiliki keanekaragaman daya tarik obyek
wisata alam yang sangat digemari oleh wisatawan mancanegara seperti keberadaan
Pulau Derawan sebagai salah satu pulau di Propinsi Kalimantan Timur yang dengan
keindahan bawah laut dan merupakan salah satu destinasi wisata bahari.
Untuk menghadapi tantangan bangsa ini ke depan, mau tidak mau sektor pariwisata
harus segera dijadikan sektor andalan mengingat cadangan sumber daya pertambangan
dan energi makin menipis khususnya di Kalimantan Timur, sektor Pariwisata
diharapkan dapat memberikan kontribusi besar pada pendapatan negara atau sebagai
penghasil devisa nomor satu. Hal ini diperkuat pula oleh kenyataan bahwa pendapatan
dari sektor pariwisata langsung mencapai sasaran ke masyarakat dengan adanya
“multiplier effect” dari seluruh kegiatan di sektor ini. Salah satu upaya untuk
meningkatkan dan mengembangkan sektor pariwisata nasional adalah dengan
melakukan upaya terobosan melalui berbagai macam kegiatan yang salah satunya
adalah menyelenggarakan kegiatan Festival Derawan 2013.
Festival Derawan 2013 adalah suatu kegiatan mempromosikan obyek wisata
yang ada di Pulau Derawan Kabupaten Berau Propinsi Kalimantan Timur kegiatan
tersebut meliputi Grand Lounching, Press Tour, Promosi dan Publikasi dan Talk Show.
B. TUJUAN DAN SASARAN
TUJUAN :
1. Melestarikan dan mempromosikan Pulau Derawan dan sekitarnya sebagai
salah satu daya tarik wisata.
2. Mempromosikan Kalimantan Timur sebagai destinasi wisata melalui Festival
Derawan.
SASARAN :
1. Memberikan citra positif tentang Indonesia di dalam negeri maupun di mata
dunia Internasional.
2. Meningkatkan kunjungan baik Wisnus maupun Wisman, khususnya dari
Negara tetangga (antar propinsi, antar pulau maupun antar kota/Kabupaten).

C. STRATEGI PENCAPAIAN KELUARAN

Metode pelaksanaan kegiatan ini adalah kombinasi antara swakelola dan
pelaksanaan oleh pihak ketiga.

D. RUANG LINGKUP
Kegiatan Festival Derawan meliputi:
1. Produksi Material (MC, hadiah perlombaan, sewa kendaraan, dll)
2. Grand Launching
3. Press Tour
4. Promosi, Publikasi dan Talk Show

E. KELUARAN
Keluaran yang dicapai dari kegiatan ini berupa kalender event yang diharapkan
dapat dilaksanakan terus menerus setiap tahun dan menjadikan pulau derawan ini
menjadi salahsatu sector pariwisata yang berkontribusi besar bagai Negara.

F. BIAYA YANG DIPERLUKAN

Kegiatan Festival Derawan 2013 sebesar Rp. 489.510.000,- (empat ratus delapan
puluh sembilan juta lima ratus sepuluh ribu rupiah) dibebankan pada Anggaran DIPA
(Direktorat Jenderal Pemasaran Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Tahun Anggaran
2013).
 APRESIASI TERHADAP KERANGKA ACUAN KERJA

A. APRESIASI TERHADAP LATAR BELAKANG

Festival Derawan adalah suatu kegiatan mempromosikan obyek wisata yang ada
di Pulau Derawan Kabupaten Berau Propinsi Kalimantan Timur kegiatan tersebut
meliputi Grand Lounching, Press Tour, Promosi, Publikasi dan Talk Show. Pulau
Derawan sebagai salah satu pulau di Propinsi Kalimantan Timur yang dengan
keindahan bawah laut dan merupakan salah satu destinasi wisata bahari dimana hal ini
menjadi salah satu daya tarik bagi wisatawan mancanegara maupun local untuk datang
ke pulau derawan. Festival ini baru akan diselenggarakan pada 2013 ini, Festival
derawan ini diadakan karena makin menipisnya sumber daya pertambangan dan
energy khususnya di Kalimantan timur. Maka dari itu sektor Pariwisata diharapkan
dapat memberikan kontribusi besar pada pendapatan negara atau sebagai pengha sil
devisa nomor satu. Hal ini diperkuat pula oleh kenyataan bahwa pendapatan dari sektor
pariwisata langsung mencapai sasaran ke masyarakat dengan adanya “multiplier effect”
dari seluruh kegiatan di sektor ini. Oleh karena itu, dilihat dari Peranan sektor
pariwisata dalam memulihkan perekonomian Nasional tersebut maka kegiatan Festival
Derawan 2013 ini pun diselanggarakan.

B. APRESIASI TERHADAP TUJUAN DAN SASARAN

Indonesia adalah Negeri yang indah. Kalimat itu adalah suatu hal yang tidak bisa
disangkal. Banyak sekali ragam budaya dan keindahan alam Indonesia, baik yang sudah
terpublish ataupun yang masih tersembunyi yang bisa menimbulkan decak kagum
orang orang yang melihatnya. Sangat banyak objek Pariwisata Indonesia yang menarik
untuk dikunjungi oleh Turis, baik dari mancanegara ataupun dari lokal salah satunya
adalah keindahan pulau derawan. Karena itu festival ini sangat dibutuhkan sebagai
sarana promosi daerah wisata Indonesia khususnya di Kalimantan timur.
C. APRESIASI TERHADAP RUANG LINGKUP
Diharapkan pihak PCO dapat berperan sebagai media dan sarana pendukung
bagi pelaksanaan Festival Derawan 2013.
 Tersedianya tempat penyelenggaraan, dan seluruh fasilitas serta peralatan
terkait pada kegiatan “Festival Derawan” Direktorat Jenderal Pemasaran,
Kementerian Pariwisata dan ekonomi Kreatif dengan kuantitas dan kualitas
yang memadai.
 Menjamin terselenggaranya seluruh rangkaian acara kegiatan “Festival
Derawan” Direktorat Jenderal Pemasaran, Kemeterian Pariwisata dan Ekonomi
Kreatif secara lancar, menarik, serta dapat mencapai tujuan penyelenggaraan
kegiatan ini.
D. APRESIASI TERHADAP JADWAL PELAKSANAAN
Dengan jangka waktu yang telah ditentukan, maka diperlukan profesionalisme
dari pelaksana pekerjaan untuk mampu menjalankan kegiatan sesuai dengan jangka
waktu yang telah diberikan. Kemampuan pelaksana untuk mempersiapkan segala hal
yang dibutuhkan dalam proses persiapan hingga pelaporan menunjukan kemampuan
dari pelaksana dan persiapan yang matang dalam pelaksanaan kegiatan.
 METODOLOGI PELAKSANAAN

Sebuah pelaksanaan kegiatan haruslah mempunyai sebuah persiapan dengan

melihat dari tujuan segmentasi dan dasar pelaksanaan kegiatan, maka sebuah konsep
dari pelaksanaan tersebut dapat memuat semua kebutuhan berdasarkan ruang lingkup
pekerjaan. Perencanaan yang matang dengan komunikasi dan koordinasi yang baik
akan menjadi jaminan terselenggaranya sebuah kegiatan dengan baik sesuai dengan
konsep awal dan tujuan yang hendak diraih, berikut adalah langkah-langkah
penyusunan konsep pelaksanaan penyelenggaraan “Festival Derawan ”.

A. JENIS KEGIATAN
Jenis kegiatan ini adalah festival, dimana akan terdapat beragam kegiatan seni
dan budaya Kalimatan yang menampilkan atraksi budaya asli dari Kalimatan Timur.
Dengan mempertimbangkan :
 Jumlah orang yang akan hadir;
 Media publikasi dan dekorasi yang harus menarik;
 Lokasi di alam terbuka (outdoor);
maka pihak penyedia barang jasa (EO) akan melakukan segala koordinasi hingga
seluruh rangkaian acara kegiatan ini dapat berjalan dengan baik. Semua ini dilakukan
semata-mata agar semua peserta dan panitia, baik dari pusat (Jakarta) dan dari daerah
merasa nyaman dan dapat mengikuti jalannya acara dengan baik sampai selesai.

B. LOKASI KEGIATAN
Dasar pemilihan tempat sesuai dengan lokasi yang sudah ditentukan, yaitu di
sekitaran pulau derawan dan titik - titik pariwisata yang terdapat di pulau derawan.
Pihak PCO akan melakukan survey dan inventarisasi hotel-hotel terdekat guna
memenuhi kebutuhan akomodasi panitia, wartawan dan kru yang terlibat. Dasar
pemilihan hotel yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Profesinalisme dan Keamanan
Hotel yang direkomendasikan merupakan hotel yang dikelola secara
professional sehingga layak sebagai tempat akomodasi para panitia,
wartawan, dan kru. Selain itu hotel tersebut menerapkan sistem
keamanan yang cukup ketat sehingga diharapkan panitia dan
wartawan pada kegiatan ini dapat mengikuti acara dengan nyaman dan
lancar.
b. Lokasi dan Aksesibilitas
Faktor lain yang dipertimbangkan adalah faktor lokasi hotel yang sangat
strategis dari lokasi kegiatan.
C. WAKTU PELAKSANAAN
Festival ini akan dilaksanakan pada 20 Juni 2013. Dengan jangka waktu
pelaksanaan 123 hari, maka diperlukan koordinasi yang intensif guna mempersiapkan
semua kebutuhan penunjang kegiatan.

D. MEDIA PUBLIKASI
Setiap jenis/desain publikasi yang diajukan harus / dikonsultasikan dengan
pihak Kementerian Pariwisata dan ekonomi kreatif dan harus mendapatkan
persetujuan untuk di produksi dengan bukti persetujuan / ACC.

E. PENANGANAN PANITIA DAN WARTAWAN

Penanganan Panitia dan Wartawan yang akan meliput akan menjadi prioritas
dari mulai saat registrasi, transportasi, konsumsi dan akomodasi harus ditangani
dengan sebaik-baiknya. Demikian juga faktor keamanan yang sangat penting untuk
menjamin agar acara bisa berjalan dengan lancar, aman, dan nyaman sehingga
pelaksanaan Festival Derawan dapat berjalan dengan baik.
 RENCANA KERJA

Penyelenggaraan Festival Derawan 2013 merupakan kegiatan yang penting

berkaitan erat dengan kinerja dari Kementerian Pariwisata dan Eko nomi Kreatif itu
sendiri. Oleh karena itu, kegiatan ini harus melalui beberapa tahapan yang terencana
dan matang.
TAHAP PERSIAPAN
Tahap ini meliputi:
•Rapat Koordinasi
•Rapat Persiapan
•Pengorganisasian pekerjaan
•Survey dan pengurusan perizinan
•Persiapan kelengkapan
•Persiapan materi produksi dan cetak
•Reservasi tempat kendaraan dan tiket pesawat
•Konferensi Pers
TAHAP PELAKSANAAN
Tahap ini meliputi:
• Registrasi peserta
• Pendistribusian kelengkapan kegiatan seperti media publikasi
• Pengawasan jalannya kegiatan
• Dokumentasi
TAHAP PELAPORAN
Tahap ini meliputi:
•Evaluasi
•Laporan pelaksanaan
Kegiatan ini akan dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut :
a. Persiapan
- Rapat Koordinasi
- Rapat Persiapan
- Pengorganisasian pekerjaan
- Survey (Peninjauan Lokasi Pelaksanaan)
- Pengurusan perizinan dan koordinasi dengan panitia daerah
- Persiapan kelengkapan
 - Persiapan materi produksi dan cetak
- Pendataan panitia dan wartawan yang akan ikut
- Persiapan teknis dan sinkronisasi penjadwalan transportasi
- Reservasi hotel, konsumsi, dan transportasi
- Reservasi ruangan konferensi pers, dan konsumsi
b. Pelaksanaan Grand Launching dan Talk Show
- Registrasi peserta
- Pengawasan penyediaan konsumsi
- Pendistribusian materi
- Timekeep
- Dokumentasi kegiatan
c. Laporan Perkembangan (Progress Report)
d. Pelaksanaan Festival Derawan
- Pengecekan peralatan dan kelengkapan kegiatan
- Pembukaan kegiatan
- Penutupan kegiatan
- Pengawasan jalannya acara termasuk konsumsi, akomodasi dan
perlengkapan
- Dokumentasi kegiatan
e. Pelaporan Kegiatan
- Laporan Akhir

A. PERSIAPAN KEGIATAN
a. Koordinasi Antara Pihak Penyelenggara dan Pelaksana
Ruang lingkup ini mengharuskan adanya komunikasi dan koordinasi yang baik
antara penyelenggara dan pelaksana pekerjaan atas materi, persiapan, kebutuhan,
maksud, tujuan serta sasaran dari pelaksanaan kegiatan. Komunikasi dan koordinasi
yang baik akan membuat pelaksanaan pekerjaan akan terkoordinir dan terlaksana
sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang sudah disepakati, sehingga tanggung jawab
pekerjaan menjadi lebih ringan. Adapun beberapa poin penting dalam koordinasi
yaitu:
- Koordinasi mengenai desain-desain yang akan dicetak. Setiap jenis/desain
yang diajukan harus / dikonsultasikan dengan pihak Kementerian
Pariwisata dan Ekonomi Kreatif adalah harus mendapatkan persetujuan
untuk dilaksanakan dengan bukti persetujuan / ACC
- Persiapan venue untuk konferensi Pers
- Persiapan akomodasi dan peralatan pendukung pelaksanaan Festival
Derawan
 - Koordinasi mengenai materi, serta menggandakan materi grand launching
- Koordinasi mengenai panitia dan wartawan yang akan terlibat.
- Koordinasi mengenai penyebaran undangan
- Koordinasi mengenai transportasi yang akan digunakan
- Koordinasi mengenai penataan lokasi dan dekorasi
- Koordinasi mengenai konsumsi
b. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan yang diperlukan yaitu :
- Tenda
- Kursi
- Genset
- Sound system
- Kendaraan
- Stand (booth)
- Laptop
- Printer
- Alat Komunikasi (HT)
- Peralatan dokumentasi
c. Menyiapkan kebutuhan Grand launching dan Talk show
- Sewa aula/ruangan
- Undangan untuk para wartawan
- Konsumsi berupa makan dan snack
- Sound system
- Meja dan kursi
- Backdrop
- Penggandaan materi
d. Peninjauan lapangan
Peninjauan lapangan perlu dilakukan untuk mengetahui kondisi lokasi pelaksanaan
dalam hal ini hotel/resort. Dengan adanya peninjauan lapangan akan membantu
membangun konsep teknis pelaksanaan kegiatan dengan mempertimbangkan
berbagai faktor baik yang bersifat teknis maupun nonteknis.
e. Perumusan konsep teknis pelaksanaan kegiatan
Dengan data-data yang telah didapatkan melalui peninjauan lapangan, pihak
pelaksana dengan berkonsultasi dengan pihak penyelenggara, menyusun konsep
teknis yang berhaluan kepada konsep dasar kegiatan yang telah disiapkan pihak
penyelenggara dan konsep yang diajukan pihak pelaksana.
f. Pengorganisasian pekerjaan
Dalam penyelenggaraan pekerjaan, dilakukan koordinasi yang intensif antara pihak
pelaksana dan penyelenggara dalam pengorganisasian pekerjaan. Kemudian juga
 akan dibentuk panitia yang berfungsi sebagai liason officer (L O) yang akan lebih
banyak berperan aktif pada saat pelaksanaan di lapangan, khususnya secara teknis.

B. PELAKSANAAN KEGIATAN
Koordinasi akhir dilaksanakan sehari sebelum acara dan sesaat menjelang acara.
Semua kegiatan di tahap ini mengacu pada final progress dan lebih bersifat cek dan
ricek meliputi:
Grand Launching dan Talk Show
No Uraian Pekerjaan Penanggung Jawab
1 Koordinasi akhir dengan panitia terutama Koordinator Kegiatan
mengenai hal-hal yang sifatnya teknis
seperti:
konfirmasi kehadiran wartawan dan
materi konferensi pers

2 Pengecekan kesiapan Grand Launching

dan Talk Show dan penataan ruangan
seperti:
- Pengaturan meja dan kursi
Rapat kerja yang membentuk
format theater dan
peletakan Name Table.
- Pemasangan pendukung
acara seperti backdrop
- Menyiapkan, mengatur dan
memeriksa kelengkapan
sound system, projector, mic,
screen, podium, laser
pointer, printer, laptop dan
sebagainya
- Pengaturan meja dan kursi
untuk informasi dan
registrasi
- Penataan Mini Garden
- Kebersihan tempat
3 Persiapan Konsumsi dan Snack
 Grand Launching serta Talk Show sangat di butuhkan untuk sebuah event agar dapat
di ekspos ke seluruh wilayah nusantara maupun ke mancanegara. Grand launching
ini akan berlangsung satu kali dengan mengundang Media Elektronik dan Media
Cetak, selama Grand Launching berlansung akan disediakan konsumsi.
Sebelum memasuki ruangan, akan ada 2 buah meja receptionis/penerima tamu
sebagai tempat registrasi wartawan. Pembagian materi kegiatan untuk wartawan
dilakukan pada saat registrasi.

Ruangan akan disetting menggunakan tipe theater (desain terlampir). Di depan

peserta akan tersedia meja panjang yang akan diisi oleh pembicara dari Kementerian
Pariwisata dan Ekonomi Kreatif. Disamping meja pembicara diletakkan LCD proyektor
dan Screen-nya disambungkan dengan laptop yang akan dioperasikan oleh operator
komputer. MC akan berdiri di samping kanan meja panjang dengan standing mic. Di
bagian depan, terdapat mini garden sebagai hiasan ruangan.
Beberapa poin penting lainnya yang dilakukan saat pelaksanaan yaitu:
- Pengecekan kesiapan personil yang bertugas
- Operator peralatan computer dan pengedar mic akan standby selama
kegiatan berlangsung.
- Pengecekan kesiapan konsumsi
- Time keeper akan selalu me-review schedule pelaksanaan rapat, setiap
element yang akan mendukung kegiatan rapat harus termonitor, agar
segala kendala bisa diatasi dengan cepat dan semua element dapat
mengisi acara tepat waktu.
- Semua Tim Pelaksana lainnya menduduki tempatnya masing-masing
sesuai dengan jobdesk-nya.
FESTIVAL DERAWAN 2013
No Uraian Pekerjaan Penanggung Jawab
1 Koordinasi akhir dengan panitia Koordinator Kegiatan
terutama mengenai hal-hal yang sifatnya
teknis seperti:
konfirmasi kehadiran wartawan dan
materi konferensi pers

2 Pengecekan kesiapan acara festival

derawan 2013 seperti:
- Pengaturan layout lokasi
kegiatan
- Dekorasi panggung
- Pemasangan Genset
- Pengaturan Panggung,
tenda, kursi, untuk
ceremony pembukaan
/penutupan
- Pengecekan pendukung
acara seperti backdrop,
spanduk, baliho, umbul-
umbul, dan lainnya.
- Menyiapkan, mengatur,
dan memeriksa
kelengkapan sound system
dan lainnya.
- Kebersihan tempat
3 Persiapan Konsumsi dan Snack
 Gladi Resik dilaksanakan H-1 sebelum acara Pembukaan berlangsung, agar
semua rangkaian acara dapat berjalan sesuai yang diharapkan. Pada hari pelaksanaan,
kru akan standby di posisi masing-masing sesuai dengan jobdesk-nya. Time keeper
akan selalu me-review schedule pelaksanaan rapat, setiap element yang akan
mendukung kegiatan rapat harus termonitor, agar segala kendala bisa diatasi dengan
cepat dan semua element dapat mengisi acara tepat waktu.
Pelaksanaan kegaiatan Festival Derawan akan di dukung oleh 5 (lima) orang
personil teknis dilapangan, masing-masing personil mempunyai tanggung jawabnya
sendiri sesuai dengan kapasitas yang dimiliki.
Kesemua personil ini akan berangkat menuju Lokasi maksimal H-2, untuk
memastikan keseluruhan kesiapan kegiatan dan menginap tidak jauh dari tempat
kegiatan, serta akan kembali ke jakarta H+1 setelah memastikan segala sesuatunya
sudah bisa dipastikan selesai.
Seremonial Pembukaan Festival Derawan akan dilaksanakan pada pagi hari.
Seremonial pembukaan ini sendiri akan di mulai dengan suatu atraksi yang diakhiri di
atas panggung. Setelah atraksi selesai dilanjutkan dengan tari selamat datang.
Acara pembukaan dilanjutkan dengan beberapa kata sambutan dari pihak-pihak
terkait. Acara di panggung sendiri langsung di Pandu oleh MC yang akan menerangkan
tujuan dari pelaksanaan kegiatan tersebut. Setelah itu MC berinteraktif dengan para
pengunjung yaitu mengadakan acara games spontan. Hiburan berupa Musik akan tersaji
di sela-sela waktu kosong untuk menghibur peserta dan pengunjung mall. Hingga acara
di tutup.
Acara-acara selanjutnya akan di isi oleh para peserta stand yang ada dengan
tujuan agar tujuan dan sasaran kegiatan ini tercapai. Penutupan kagiatan ini juga akan
ditutup dengan tarian-tarian khas dari Kalimatan timur.
Tersedianya Konsumsi dan Snack untuk Panitia dan tamu undangan akan kami
sediakan sebagai wujud rasa tanggung jawab kami atas pekerjaan.
Selesai kegiatan Festival Derawan, pihak PCO akan melakukan beberapa
kegiatan seperti:

No Uraian Pekerjaan Penanggung Jawab

1 Pengecekan barang-barang Koordinator Kegiatan
peserta dan panitia
jika ada yang tertinggal.
2 Melakukan pembongkaran Sie. Perlengkapan
terhadap panggung, booth, dan
media publikasi serta
peralatan lain yang
berhubungan dengan acara.

3 Menyiapkan kendaraan dan Koordinator Kegiatan

pesawat untuk panitia kembali
ke Jakarta.

O URAIAN PEKERJAAN PENANGGUNG JAWAB

Pihak penyelenggara (EO) akan berkoordinasi kembali dengan pihak Kementerian
Pariwisata dan Ekonomi Kreatif selaku pemberi kerja untuk mengevaluasi pelaksanaan
kegiatan “Festival Derawan”. Hasil evaluasi ini akan menjadi input/masukan, kritik, dan
saran untuk dituangkan dalam laporan akhir pelaksanaan kegiatan sehingga dapat
menjadi lebih baik dalam pelaksanaan Festival Derawan di tahun berikutnya.
C. PELAPORAN
Pelaporan yang akan dibuat untuk pertanggungjawaban pelaksanaan pekerjaan,
yaitu :
a. Laporan persiapan pelaksanaan pekerjaan (progress report)
Laporan proses kemajuan (progress) tahap persiapan penyelenggaraan acara
dalam rangka mempersiapkan pelaksanaan Festival Derawan dengan
berkoordinasi dengan pihak penyelenggara. Laporan ini pada dasarnya
memuat seluruh rincian kegiatan berkaitan dengan proses persiapan
penyelenggaraan acara.
b. Laporan Penyelenggaraan pekerjaan
Laporan Penyelenggaraan merupakan laporan yang disusun setelah kegiatan
Festival Derawan selesai. Laporan penyelenggaraan akan memuat :
- Tahap Persiapan
- Pelaksanaan Festival Derawan
- Evaluasi pelaksanaan kegiatan
- Daftar hadir peserta dan panitia selama pelaksanaan
- Kumpulan materi selama acara
- Dokumentasi kegiatan
- Rekomendasi pengembangan dan tindak lanjut kegiatan.
 FASILITAS (SARANA DAN PRASARANA)

Pelaksanaan Festival Derawan akan berlangsung di sekitaran pulau derawan. Tujuan

dari kegiatan ini hanya dapat tercapai jika penyelenggara, pembicara, peserta serta
faktor Fasilitas seperti akomodasi dan konsumsi, transportasi, dan jasa penunjang
lainnya dalam kondisi ideal. Adapun uraian Fasilitas/Servis, Sarana dan Prasarana
adalah sebagai berikut:
A. AKOMODASI (HOTEL)
Hotel yang kami rekomendasikan sebagai tempat menginap para panitia,
wartawan dan peserta yaitu Derawan Indah Hotel. Hotel ini merupakan satu-
satunya hotel berbintang yang terdapat di Pulau Derawan. Pihak PCO akan
menyediakan akomodasi untuk panitia, wartawan, dan Peserta yang akan
meliput kegiatan ini.
B. TRANSPORTASI
MOBIL
Pihak PCO akan menyediakan 2 unit mobil minibus untuk membantu
mobilisasi panitia selama kegiatan. Selain itu, mobil ini juga akan
digunakan untuk antarjemput panitia dari bandara menuju hotel.
TIKET PESAWAT
Pihak PCO juga akan menyediakan tiket pesawat pulang pergi Jakarta-
Balikpapan dan juga airport tax bandara panitia dan wartawan.
SPEEDBOAT
Pihak PCO akan menyediakan 2 unit speedboat untuk kebutuhan
transportasi air.
C. MEDIA PUBLIKASI
Pihak PCO akan menyediakan berbagai media promosi, antara lain:
BALIHO
Baliho merupakan salah satu pelengkap kegiatan yang menunjukkan
informasi kegiatan seperti nama kegiatan, tema, tempat, tanggal dan
penyelenggara kegiatan. Baliho ini akan dipasang dibelakang panggung.
Baliho yang akan digunakan menggunakan bahan flexi. Selain itu, pihak
PCO juga akan menyediakan backdrop untuk acara Grand Launching.
BACKDROP
Backdrop ini akan digunakan ketika Grand launching yang dimana
fungsinya merupakan salah satu pelengkap kegiatan yang menunjukkan
informasi kegiatan seperti nama kegiatan, tema, tempat, tanggal dan
penyelenggara kegiatan. Backdrop ini akan dipasang dibelakang
pembicara. Backdrop yang akan digunakan menggunakan bahan flexi
dengan ukuran yang disesuaikan dengan ukuran ruangan sehingga tidak
terlalu besar ataupun terlalu kecil.
SPANDUK
Spanduk akan dipasang di beberapa titik strategis yang bertujuan untuk
memberikan informasi kepada masyarakat sekitar mengenai akan
diadakannya kegiatan Festival Derawan. Spanduk ini berisi nama
kegiatan, lokasi dan waktu pelaksanaan. Bahan spanduk yang akan
digunakan yaitu bahan flexi sebanyak 10 buah.
UMBUL-UMBUL
Guna lebih menyemarakkan suasana Festival Derawan, Pihak PCO akan
menyediakan 50 buah umbul-umbul yang akan dipasang di sekitar area
kegiatan Festival Derawan.
UNDANGAN
Pelaksana kegiatan akan membuat design dan memproduksi undangan
serta mendistribusikan undangan ke seluruh tamu undangan,
menggunakan jasa POS.
KAOS
Pelaksana kegiatan akan membuat design dan memproduksi kaos guna
menyemarakan suasana Festival Derawan, Pihak PCO akan menyediakan
300 buah kaos yang akan dibagikan kepada peserta festival.
TOPI RIMBA
Pelaksana kegiatan akan menyediakan 300 buah topi rimba untuk
menyarakan suasana festival derawan.
D. PANGGUNG
Akan tersedia sebuah panggung di area ini sebagai pusat hiburan dengan di
hiasi dekorasi ornamen khas Kalimantan Timur. Fungsi stage/panggung
keseluruhan di gunakan sebagai tempat Upacara Pembukaan dan Penutupan,
Tari Pembuka, dan Acara Hiburan. Selain itu, di bagian belakang panggung
akan di pasang baliho dengan bahn flexi dengan ukuran yang akan
disesuaikan.ukuran panggung yang akan digunakan yaitu 8x16 m Full Rigging
dengan tata lampu dan sound system 10.000 Watt.
E. GENSET
Genset ialah singkatan dari Generating Set. Fungsi genset ialah alat untuk
membangkitkan tenaga listrik. Salah satu mesin penggeraknya adalah Diesel,
bias juga menggunakan angin atau air. Akan tersedia Genzet yang
berkapasitas 100.000 watt, untuk menunjang penerangan dan lainnya di area
lokasi.
F. PERIZINAN DAN KEAMANAN
Dalam hal perizinan PCO akan berkoordinasi dengan pihak gedung untuk
mengurus perizinan dan keamanan selama acara berlangsung.
G. TIM KEAMANAN
Faktor keamanan sangatlah penting untuk menjamin agar acara bisa berjalan
dengan lancar, aman, dan nyaman apalagi melihat faktor Lokasi kegiatan yang
berada di lapangan terbuka. Karena itu, pihak PCO akan menyediakan 2 tim
keamanan. Satu tim akan terdiri dari 5 orang dan masing-masing tim akan
melakukan penjagaan secara bergantian.
H. TIM KESEHATAN
Pihak PCO akan menyediakan tim kesehatan yang terdiri dari 1 dokter dan 1
perawat. Tim ini akan dilengkapi dengan obat-obatan, peralatan medis, dan
ambulan sebagai bentuk pertolongan pertama jika ada yang mengalami
kecelakaan ataupun sakit. Tim kesehatan ini akan standby dari awal hingga
akhir acara.
I. DOKUMENTASI
Seluruh kegiatan Festival Derawan akan kami dokumentasikan secara Foto
dan Video. Hasil dari pendokumentasian foto akan dicetak dalam bentuk
album digital (desain terlampir) dan CD. Hasil pendokumentasian video akan
diberikan dalam bentuk DVD.
J. MASTER OF CEREMONY (MC)
Akan ada 1 (satu) pasang MC (2 orang) yang berpengalaman di bidangnya
untuk memandu semua rangkaian acara Festival Derawan.
 PENJADWALAN PEKERJAAN
Bulan Mei Bulan Juni
No. Uraian Kegiatan Minggu Ke Minggu Ke
I II III IV I II III IV
1 Pra Event
Penyiapan persyaratan Administrasi v
Penentuan Pengisi Acara v
Survey Lokasi Acara
2 Rapat Koordinasi
Koordinasi Dengan pihak Kemenparenkraf v
Koordinasi dengan panitia daerah v

Koordinasi dengan pihak keamanan v

Koordinasi dengan pejabat setempat v

Koordinasi dengan pengisi acara v

Penyusunan jadwal acara v

3 Penyedian Equipment
Booking sound system v

Booking panggung, kursi dan tenda v

Booking lighting v

Sewa Stand v

4 Pekerjaan Administrasi
Cetak Undangan v

Distribusi undangan v

Mengurus Perizinan v
5 Publikasi
Cetak Umbul,pamphlet,brosur,spanduk v

Distribusi alat publikasi v

Grand launching v
6 Akomodasi danTransportasi
Booking Hotel v

Booking Tiket Pesawat v

Booking speedboat v

Booking mobil v
 Bulan Mei Bulan Juni
No. Uraian Kegiatan Minggu Ke Minggu Ke
I II III IV I II III IV
7 Pelaksanaan Event
Ceking peralatan dan perlengkapan v
Ceking Pengisi acara v
Gladi bersih v
8 Post Event
Pengumpulan bahan laporan v
Penyusunan laporan v

Koordinasi dengan pihak kemenparenkraf v

Penggandaan Laporan v

Penyerahan Laporan v
 PENGORGANISASIAN

Organisasi kerja merupakan sarana untuk mengatur koordinasi tim, baik secara
horizontal (antara tenaga ahli) maupun secara vertical (tenaga ahli dengan Direksi
Persusahaan). Organisasi kerja juga mengatur hubungan keluar, yaitu dengan pihak
Pemberi Pekerjaan.
Banyaknya tenaga ahli yang dilibatkan, maka pelaksanaan peker jaan ini
memerlukan koordinasi yang baik, agar tujuan dan output (hasil) dari pekerjaan ini
dapat dicapai secara optimal.
Dalam melaksanakan tugasnya, Ketua Tim bertanggung jawab kepada Tim
Teknis (Project Officer) yang ditetapkan di Kementerian Pariwisata dan Ekonomi
Kreatif, baik langsung maupun melalui Direksi Perusahaan. Tanggung jawab yang
berkaitan dengan administrasi proyek dilakukan melalui Direksi Perusahaan
berkoordinasi dengan Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif dan teknis
pekerjaan dilaksanakan langsung oleh Tim Pelaksana di bawah pimpinan Ketua Tim.
Agar pelaksanaan event ini dapat berjalan secara efektif dan dapat mencapai
tujuan secara maksimal, maka tim pelaksana akan mengorganisir pelaksanaan kegiatan
secara sistemik dan profesional. Adapun pengorganisasian kigiatan dilakukan
berdasarkan pada asas efektifitas dan profesionalitas. Dalam hal ini tim pelaksana
membagi kegiatan ini dalam empat bidang utama yang dan langsung dikoordinir oleh
seorang kordinator lapangan. Adapun bidang-bidang tersebut adalah :

  Manager Lapangan (Field Manager)

Bidang ini bertanggung jawab terhadap pelaksanaan produksi, seperti
penyiapan equipment pementasan; Sound system, lighting system,
panggung, artisitk; mengkoordinir para pengisi acara, menyusun
rundown acara. Bidang ini juga pertanggung jawab atas pelaksanaan
seremonial dan memberikan pengarahan mengenai ketentuan
pelaksanaan pameran dan menyiapkan fasilitas yang dibutuhkan.

  



  Manager Exibisi (Exhibition Manager)
Bidang ini Bertanggung jawab akan standstand yang akan di bangun,
serta berkoordinasi terus dengan supplier booth mengenai penempatan
dan properti yang di butuhkan. Menggalang peserta pameran dan
memberikan pengarahan mengenai ketentuan pelaksanaan pameran
dan menyiapkan fasilitas yang dibutuhkan.

  Perijinaan (Unit)
Bertanggung jawab akan izin dan pemasangan media promosi /
publikasi kegiatan Festival Derawan.

  Traffic
Di koordinir oleh Field Manager. Bertugas mengatur lalu lintas acara
dan bertugas untuk menyediakan akomodasi dan transportasi selama
kegiatan Festival Derawan.

  Koordinator Konsumsi
Bertugas dan bertanggung jawab akan ketersedian konsumsi dengan
tepat waktu dan layak.

Semua bidang ini berkerja secara sinergi dan koodinatif di bawah arahan dan
bimbingan tim Pengarah yang terdiri Penyedia Jasa dan Direksi Perusahaan.
 PENUTUP

Demikian usulan teknis pelaksanaan pekerjaan Festival Derawan 2013 kami

sampaikan untuk dijadikan bahan pertimbangan dan penilaian. Kami harap akan
terjalin kerjasama dengan, Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif dapat
berjalan dengan baik untuk pelaksanaan pekerjaan Festival Derawan 2013, maupun
kegiatan lainnya di masa mendatang.

Hormat Kami
PT. Kawani Organizer