Organisasi Proyek

www.hendramo.web.id

Secara umum ada beberapa dasar: dalam penyusunan struktur organisasi, antara lain:

1. Berdasar produk. Perusahaan membagi organisasinya berdasarkan jenis produk yang

dihasilkan
2. Berdasar Lokasi. Perusahaan membagi organisasinya berdasarkan wilayah produksi
atau wilayah pemasaran
3. Berdasar Proses Perusahaan membagi organisasi berdasarkan proses produksi
4. Berdasar Pelanggan Perusahaan membagi organisasi berdasarkan karakteristik
pelanggan
5. Berdasar Fungsi. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan fungsi-fungsi yang
diperlukan dalam organisasi seperti pemasaran, produksi, keuangan dll.

Organisasi Proyek

Berikut diberikan tiga bentuk organisasi proyek:

1. Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

1) Proyek dipimpin oleh project expeditor

 2) Proyek dipimpin oleh project coordinator

Berikut plus minus bila organisasi proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional:

 Plus

1) Fleksibilitas tinggi dalam staffing

2) Satu orang dengan keahlian tertentu dapat ditugaskan pada beberapa proyek
yang berbeda

3) Orang dengan keahlian berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group

4) Divisi fungsional yang bersangkutan dapat dijadikan basis bagi

kelangsungan teknologi

5) Divisi fungsional memiliki jalur-jalur karir dengan keahlian tertentu

 Minus

1) Klien tidak menjadi perhatian utama

2) Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas yang sesuai dengan

fungsinya

3) Kadang-kadang terjadi tidak adanya penanggungjawab khusus terhadap

proyek

4) Motivasi orang yang ditugaskan dalam proyek cenderung lemah

5) Tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek

2. Organisasi Proyek Murni

Dalam hal ini proyek sebagai organisasi yang terpisah dari organisasi induk. Ia menjadi
organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri., adminsitrasi tersendiri dan ikatan dengan
organisasi berupa laporan kemajuan atau kegagalan yang dilakukan secara periodik. Pimpinan
proyek dapat melakukan pengadaan sumber daya dari luar seperti subkontraktor atau supplier
selama sumber daya tersebut tidak tersedia atau tidak efektif dan efisien bila diselenggarakan
secara internal.

Plus minus organisasi proyek antara lain:

 Plus
1. Manajer proyek memiliki wewenang penuh
2. Semua anggota tim secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek
3. Rantai komunikasi menjadi pendek
4. Terjadi pemanfaatan tenaga ahli dan proses kaderisasi bila ada proyek yang sejenis
secara terus menerus
5. Kewenangan yang terpusat maka pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan
cepat
6. Adanya kesatuan komando
7. Simpel dan mudah dilaksanakan
8. Adanya dukungan menyeluruh terhadap proyek

 Minus
1. Memungkinkan terjadinya duplikasi sumberdaya
2. Karena sifatnya yang berdiri sendiri maka menimbulkan biaya yang tinggi
3. Adanya kemunginan terjadi penumpukan sumberdaya yang berlebihan
4. Adanya masalah keberlangsungan sumberdaya manusia yang bekerja di proyek bila
proyek telah selesai
5. Ketidakkonsistenan prosedur dengan alasan memenuhi permintaan klien

3. Organisasi Matrik

Dengan maksud meminimisasi kelemahan dan menggabungkan kelebihan dari

organisasi fungsional dan organisasi murni, maka dikembangkan organisasi matrik. Organisasi
matrik adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional dalam organisasi
induk.
Plus minus dari organisasi matrik antara lain:

 Plus
1. Proyek mendapat perhatian secukupnya
2. Mudah mendapatkan orang yng professional karena organisasi matrik melekat
pada unit fungsional organisasi induk
3. Tidak terjadi duplikasi sumberdaya
4. Tidak timbul masalah terkait keberlangsungan penggunaan sumbedaya bila
proyek sudah selesai
5. Dapat memberikan respon yang cept terhadap keinginan klienkonsistensi
kebijakan dan prosedur terjaga karena mempunya akses perwakilan ke
organisasi induk
6. Memungkinkan adanya distribusi sumberdaya yang seimbang bila ada proyek
yang bersamaan.
7. Adanya pendekatan holistic terhadap pengejaan proyek sehingga dapat
mengoptimalkan performan organisasi secara keseluruhan.

 Minus
1. Proyek yang dikelola oleh satu unit fungsional cenderung akan memposisikan
divisi yang bersangkutan yang memegang pengamblan keputusan.
2. Ada kemungkinan proyek terbengkalai karena adanya dua perintah dari dua
manajer yakni manajer fungsional dan manajer proyek
3. Adanya penggunaan sumberdaya yang sama untuk berbagai macam proyek
dapat menimbulkan persaingan antar manajer proyek karena masing-masing
ingin proyeknys sukses.
 4. Manajemen matrik melanggar prinsip utama dari manajemen lyakni kesatuan
komando.

Memilih Bentuk Organisasi Proyek

Kriteria/ pertimbangan untuk memilih organisasi proyek a.l:

1. Frekuensi adanya proyek baru

2. Lama waktu keberlangsungan suatu proyek
3. Ukuran proyek
4. Kompleksitas hubungan
5. Ketidakpastian
6. Keunikan
7. Pentingnya faktor biaya

Berikut diberikan resume pilihan organisasi dan kondisi yang mensyaratkan pilihan
tersebut:

1. Organisasi proyek murni

Kondisinya:
Proyek-proyek berskala menengah dan besar dan memiliki kompleksitas tinggi.
Hanya ada sedikit proyek dan diperlukan tenaga ahli dengan keterampilan
khusus untuk memberikan perhatian penuh, Berisiko tinggi, penuh
ketidakpastian, biaya dan waktu merupkn hal kritis
2. Organisasi matriks
Kondisinya:
Ada sejumlah proyek yang dilakukan secara bersamaan dan sumberdaya
fungsional digunakan secara part-time. Berisiko tinggi, penuh ketidakpastian,
biaya dan waktu merupkn hal kritis
3. Bagian organisasi fungsional
Kondisinya:
Proyek berskala kecil, melibatkan beberapa bidang fungsional, sedikit risiko,
kepastian tinggi, factor biya dan waktu bukan hal kritis.
 Tim Proyek

Tim proyek sering disebut Project Office. Project office menunjukkan dua
pengertian:
1) Tempat fisik dimana tim proyek berkumpul
2) Sluruh staff pendukung manajer proyek.
1. Manajer Proyek
1. Peran dan tugas Manajer proyek
 Mengintegrasikan kegiatan
 Pusat komunikasi
 Pengadaan dana, fasilitas dan orang
 Agen perubah yang mempelopori pemakaian ide baru dan inovatif

2. Tanggungjawab manajer Proyek

 Merencanakan kegiatan
 Mengorganisasi, memilih dan menempatkan orang-orang.
 Mengorganisasi dan mengaloki sumberdaya
 Memonitor status proyek
 Mengidentifikasi maslah-masalah teknis
 Titik temu dari stakeholder
 Menyelesaikan konflik yang terjadi
 Merekomendasikan penghentian atau pengerahan kembali sumber daya.

3. Kompetensi dan orientasi manajer proyek

 Karakteristik Personal seperti misalnya mempunyai fleksibilitas dan kemampuan
beradaptasi yang tinggi, mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif,
percaya diri dan bias meyakinkan orang lain, punya disiplin, seorang generalis,
dapat menemukan masalah sekaligus membuat keputusan, mampu
menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan factor manusia.
 Keterampilan Perilaku. Keterampilan perilaku di sini seperti kemampuan menjadi
pendengar yang baik, komunikator yang baik, bias membangun dan menjalin
jaringan komunikasi informal, dapat membangun kepercayaan dalam tim, dan
menumbuhkan semangat tim
 Memiliki kemampuan manajerial. Kemampuan manajerial dan operasional di sini
contohnya adalah kemampuan dalam hal planning, organizing, coordinating, dan
controlling..
 Memiliki kompetensi teknis. Mengenai pekerjaan proyek yang ditangani.
 Memiliki pengetahuan penggunaan alat-alat manajemen seperti estimasi biaya,
cashflow, penganggaran
2. Anggota Tim Proyek

Beberapa anggota tim antara lain:

1) Contract Administrator
Bertugas mempersiapkan proposal, negosiasi, integrasi kontrak dan rencana proyek,
dokumentasi masalah hokum, modifiki kontrak.
2) Project Controller
Membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.
3) Project Accountant
Membantu pekerjaan akuntansi dan financial kepada manajer proyek, membantu
mengidentifikasi tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk
pekerjaan-pekerjaan tertentu, menginvestigasi masalah-masalah financial.
4) Customer Liason
Merupakan perwakilan teknis klien dalam tim proyek. Bereperan serta dalam
pembahasan teknis dan mereview apa yang sedang berjalan dan membantu dalam
perubahan kontrak.
5) Production Coordinator
Merencanakan, memonitor dan mengkoordinsikan aspek-aspek produksi.
6) Manajer Lapangan
Mengawasi pemasangan, pengujian, pemelihraan dan penyerahan hasil akhir proyek
kepada pelanggan.
7) Quality Assurance Supervisor
Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas
sesuai dengan yang diinginkan.