Anda di halaman 1dari 13

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan
bisnis. Dalam organisassi bisnis, berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap
hari, baik lisan maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang
sederhana sampai pada kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks.
Misalnya, membuat memo, merevisi draft surat, mengetik email, membuat
laporan, menyiapkan surat tanggapan atas keluhan pelanggan, membuat surat
perjanjian, dan lain-lain. Seua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk
memperoleh perhatian penerima. Oleh karena itu, pesan bisnis diupayakan
selalu lebih menarik dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan
sebelumnya.
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah
dipahami memerlukan kreativitas. Namuun demikian, tujuan pesan bisnis
bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim.
Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap terpusat pada penerima dan memiliki
tujuan yang jelas.

B. Rumusan Masalah
1. Proses Penyusunan Pesan Bisnis
2. Penentuan Tujuan Pesan Bisnis
3. Analisis Audience
4. Pemilihan Saluran dan Media

C. Tujuan
1. Mengetahui Proses Penyusunan Pesan Bisnis
2. Mengetahui Penentuan Tujuan Pesan Bisnis
3. Mengetahui Analisis Audience
4. Mengetahui Pemilihan Saluran dan Media

1
BAB II
PEMBAHASAN

A. Proses Penyusunan Pesan Bisnis


Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah
dipahami memerlukan kreativitas. Namuun demikian, tujuan pesan bisnis
bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim.
Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap terpusat pada penerima dan memiliki
tujuan yang jelas.
Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses
penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis fleksibel. Tidak ada
proses penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Walaupun demikian, sejumlah
langkah umum dalam menyusun pesan bisnis yang efektif perlu diperhatikan.
Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas 3 tahap sederhana.
1. Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang
akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi:
a. Penetapan tujuan
b. Analisis audiens
c. Penentuan ide pokok
d. Pemilihan saluran dan media
2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan ke dalam
pesan tertulis. Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari
penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan
digunakan untuk mendukung ide/gagasan.
Tahap itu meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu:
a. Mengorganisasikan pesan
b. Memformulasikan pesan

2
3. Revisi Pesan
Pesan yang telah disusun, dikaji ulang untuk memastikan apakah
ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail
juga dilakukan atas format penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.
Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah:
a. Menyunting pesan
b. Menulis ulang
c. Memproduksi pesan
d. Mencetak pesan
Perkiraan pembagian waktu yang dialokasikan pada masing-masing
tahap proses penyusunan pesan bisnis adalah merencanakan pesan 40%,
menyusun draft 20%, dan merevisi 40% dari waktu total (Vik & Gilsdorf
dalam Haryani, 2001:87).
Pada bab ini akan dibahas tahap pertama dari proses penulisan pesan
bisnis, yaitu perencanaan pesan bisnis yang dimulai dengan penentuan
tujuan pesan bisnis.
B. Penentuan Tujuan Pesan Bisnis
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-
pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan
meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan goodwill, setiap
pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak
bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan umum komunikasi bisnis, yaitu:
1. Memberi informasi (informming)
2. Membujuk atau persuasi (persuading)
3. Melakukan kerja sama atau kolaborasi (collaborating)
Masing-masing tujuan tersebut akan menentukan tingkat partisipasi penerima
dan tingkat pengendalian pengirim.

3
Jika hanya bertujuan memberikan informasi, akan diperlukan sedikit saja
partisipasi komunikan, dan kendali pesan sepenuhnya berada pada
komunikator. Sementara jika pesan bisnis bertujuan menjalin kerja sama, akan
diperlukan partisipasi maksimum dari komunikan dan kendali komunikator
terhadap isi pesan yang lebih rendah.
Pesan yang dibuat tidak akan ada gunanya apabila gagal mencapai tujuan.
Oleh karena itu , tujuan pesan bisnis hendaknya realistis dan tidak
bertentangan denan tujuan perusahaan (organisasi).
C. Analisis Audiens
Setelah tujuan bisa ditetapkan dengan baik, langkah selanjutnya adalah
melakukan analisis audiens. Oleh karena itu, analisis terhadap audiens sangat
perlu dilakukan. Audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun
organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas
pesan yang mereka terima.
1. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih
mudah dilakukan tanpa harus melaui penelitian yang rumit. Demikian juga,
reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal pada
umumnya bisa diperkirakan. Contoh audiens yang sudah dikenal adalah
atasan, rekan sekerja, pelanggan lama, dan pemasok lama.

4
Apabila audiens belum dikenal maka, petunjuk berikut bisa
dipergunakan untuk membantu melakukan analisis (Bovee dan Thill,
2003:103).
Analise : Siapa pihak penerima pesan?
Understand : Bagaimana pengetahuan penerima mengenai subjek?
Demographics : Berapa umur, jenis kelamin, pendidikan penerima?
Interests : Apa yang menarik perhatian penerima?
Environment : Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?
Needs : Informasi apa yang diperlukan penerima?
Customize : Bagaimana penyelesaian pesan yang diperlukan?
Expectation : Apa yang diharapkan penerima?
2. Mengenali Penerima Primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
Biasanya, orang yang berkedudukan tinggi bertindak sebagai pengambil
keputusan. Namun, adakalanya justru orang yang berkedudukan rendah
yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tertentu.
3. Menetapkan Jumlah dan Komposisi Audiens
Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis
yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis
yang ditujukan kepada banyak orang. Gaya penulisan, format, dan bahasa
pesan bisnis yang ditujukan kepada orang banyak cenderung lebih formal.
4. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama dengan pengirim,
maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif
sama terhadap suatu pesan. Dalam keadaan demikian, pengirim tidak perlu
melakukan usaha-usaha tertentu untuk memberikan pemahaman kepada
penerima. Namun apabila penerima memiliki latar belakang berbeda, maka
pengirim harus siap untuk memberikan penjelasan-penjelasan tanpa rasa
bosan agar tidak terjadi kekeliruan intrepretasi.
5. Memperkirakan Reaksi Penerima

5
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung padda reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan
perdebatan, pesan bisnis seharusnya dilengkapi dengan argumentasi yang
didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai,
serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
6. Mempengaruhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima.
Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci
sukses pesan bisnis. Ada 5 Pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan
bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu:
a. Temukan apa yang ingin diketahui audiens.
Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin
diketahuinya. Cobalah menggali keinginan audiens dengan melakukan
pertanyaan ulang yang lebih spesifik untuk menghindari keragu-raguan.
b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Informasi tambahan yang relefan perlu diberikan untuk mengantisipasi
kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens. Hal itu akan
menimbulkan kesan baik karena audiens memperoleh informasi yang
lebih luas dari harapannya.
c. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada
5W+1H.
d. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlebih dahulu
sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal,
asumsi, perhitungan matematika, atau keuangan untuk memastikan
keapsahannya.
e. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens
Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada
gagasan yang paling menarik perhatian audiens.
7. Memuaskan Kebutuhan Emosional dan Praktis Audiens

6
Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal
mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Kegagalan itu bisa disebabkan
oleh pesan yang menyajikan informasi yang tidak diperlukan, alasan yang
dikemukakan tidak rasional, dan terlalu panjang atau tidak menarik untuk
dibaca.

Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disamapikan kepada
audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis dan memiliki pemahaman
terhadap masalah bisnis. Mereka pada umumnya sibuk dan tidak memiliki
banyak waktu untuk membaca pesan. Disamping itu, audiens pada umumnya
enggan melakukan kegiatan.
Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis
menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta
disusun dengan format yang menarik.
D. Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan bisnis, baik panjang maupun pendek pasti mengacu pada suatu
ide pokok (Main idea). Ide pokok biasanya didukung oleh ide-ide lain
(Supporting idea). Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang
menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehingga dapat diterima dengan baik
oleh audiens. Topik merupakan suatu subjek pesan yang luas. Dengan
demikian, ide pokok tidak sama dengan topik.
Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kreativitas. Ada 3
teknik atau cara yang dapat dipergunakan untuk menentukan ide pokok:
1. Brainstorming
Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai
kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara
tersebut akan lebih bervariatif, baru, dan orisinil.
2. Petunjuk Atasan
Dalam organisasi yang menganut sistem senioritas, para pelaksana
cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.
3. Kebiasaan

7
Untuk situasi yang relatif sama atau kejadian yang berulang-ulang,
biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama. Penetuan ide
pokok dilakukan berdasarkan kebiasaan.
Setelah ide pokok ditentukan, berikutnya perlu diperhatikan batasan
atau cakupan informasi yang menyangkut luas maupun kedalaman. Hal
tersebut perlu dilakukan mengingat manusia memiliki keterbatasan dalam
menerima informasi, misalnya akibat gangguan dalam menerima informasi
atau kurangnya kredibilitas komunikator. Pesan yang nersifat umum dan
luas sebaiknya dikoreksi lagi agar lebih spesifik dan mulai dipahami.
E. Pemilihan Saluran dan Media
Pemilihan saluran dan media sangat penting dilakukan dalam perencanaan
pesan bisnis yang berpusat pada penerima. Komunikasi efektif dan tidak
efektif dapat dibedakan melalui pilihan atas saluran dan media komunikasi.
Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan,
waktu, formalitas, dan harapan penerima.
Saluran komunikasi terdiri atas saluran lisan (Oral Communication) dan
tertulis (Written Communication). Masing-masing saluran memiliki beberapa
jenis media. Media yang dimaksud disini adalah alat atau sarana yang
digunakan untuk memindahkan pesan dari pengirim kepada penerima.
1. Saluran Komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam
bisnis. Komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara
langsung atau tatap muka, melalui telepon, wawancara, pidato, seminar,
pelatihan, dan prestasi bisnis. Saluran itu disukai karena sederhana,
spontan, nyaman, praktis, ekonomis, dan memiliki kemampuan yang lebih
tinggi dalam memberikan umpan balik (feedback).
Tentu saja tidak semua pesan bisa dengan tepat dikomunikasikan
secara lisan. Informasi yang kontrofersial dan aktivitas pengambilan
keputusan akan terasa sesuai bila menggunakan saluran itu karena reaksi
non verbal penerima mudah diketahui dan komunikator dapat dengan
segera mengmabil tindakan yang tepat. Kekurangan atau kelemahan

8
saluran itu adalah sifatnya yang spontan sehingga pesan sering tidak dapat
direncanakan dan diorganisasikan dengan baik. Di samping itu, pesan lisan
yang disampaikan dari orang ke orang akan membuka peluang terjadinya
distorsi.
Saluran lisan dapat digunakan apabila:
 Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
 Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
 Tidak memerlukan catatan permanen
 Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
 Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan
Tipe atau tingkatan komunikasi sangat menetukan tempat dan
media yang digunakan. Komunikasi lisan antar pribadi bisa dilakukan
diruang kerja hanya dengan panca indra atau dengan media elektronik,
seperti telepon dan voice mail. Selain memiliki kelebihan dalam kecepatan
pengiriman dan penerimaan informasi, telepon dan voice mail juga lebih
ekonomis.
Dalam aktivitas komunikasi yang menyebabkan audiens yang lebih
banyak, biasanya digunakan media kelompok atau publik, misalnya
seminar, rapat, dan konfernsiyang diselenggarakan disuatu tempat yang
lebih luas dengan bantuan peralatan audio visual jarak deka maupun jarak
jauh. Sementara dalam komunikasi massa, biasanya digunakan media
elektronik, misalnya radio, film, televisi, komputer, dan video
cassette/tape.
2. Saluran Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya
surat, memo, proposal,dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis
dilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada spontan dan
bersahabat.
Pesan-pesan tertulis bisa ditulis dengan tangan atau dengan bantuan
media elektronik. Media elektronik yang biasanya dipergunakan adalah

9
mesin faks, telegram, dan e-mail. Saluran komunikasi tertulis tepat
diperguakan bila:
a. Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
b. Pesan terinci dan kompleks
c. Memerlukan perencanaan yang seksama
d. Memerlukan catatan permanen
e. Penerima dalam jumlah banyak
f. Penerima sulit dijangkau karena tersebat secara geografis
g. Ingin meminimalkan pilihan distorsi
Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan
bagi para komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan.
Kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bisa
diperoleh dalam waktu cepat.
Media pada saluran lisan Media pada saluran tertulis:
 Percakapan tatap muka (pidato,rapat,  Surat, memo, laporan, proposal,
seminar, konferensi).  Electronik mail (e-mail)
 Telepon, voice mail  Telepon(SMS)
 Radio, televisi, komputer  Komputer
 Pita audio dan video  Faks
 Teleconference  Telegram
 Video conference  Pos biasa dan khusus

3. Kekayaan Media
Kekayaan media adalah nilai dan media dalam situasi komunikasi. Seperti
gambar dibawah ini menunjukan kontinum kekayaan media. Kekayaan
ditetapkan oleh kemampuan media untuk menyampaikan pesan dengan
memakai lebih dari satu isyarat, memudahkan umpan balik, dan
menetapkan fokus pribadi (Bovee dan Thill, 2003:31).

10
Gambar. Kontinum Kekayaan Media

Komunikasi tatap muka adalah media yang paling kaya karena bersifat
pribadi, menyediakan umpan balik verbal dan nonverbal secara langsung,
dan menyampaikan emosi dibalik pesan. Namun, tatap muka juga
merupkan salah satu media yang paling terbatas karena menerima dan
pengirim pesan harus berada di satu tempat yang sama saat berkomunikasi.
Keterbatasan itu dapat diatasi dengan penggunaan teknoligi maju berupa
teleconference.
Media yang paling kaya digunakan untuk mengirimkan pesan non
rutin yang bersifat kompleks. Media kaya digunakan untuk menyampaikan
kepedulian dan memperoleh komitmen. Gunakan media yang lebih miskin
untuk menyampaikan pesan rutin dan sederhana. Media paling miskin
digunakan apabila umpan balik tidak terlalu penting.

11
BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Penyusunan pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis untuk
mencapai tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu
faktor penentu keberhasilan . pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik
akan mempermudah pencapaian tujuan.
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah
dipahami memerlukan kreativitas. Namuun demikian, tujuan pesan bisnis
bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim.
Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap terpusat pada penerima dan memiliki
tujuan yang jelas.
Penyusunan pesan bisnis meliputi :
1. Proses penyusunan pesan bisnis.
2. Menentukan tujuan pesan bisnis.
3. Melakukan analisis audiens.
4. Menentukan ide pokok.
5. Melakukan pemilihan saluran dan media.

12
DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.

https://www.google.com/search?q=KONTINUM+KEKAYAAN+MEDIA&source
=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwiG7JjNtIjMAhWiGaYKHXAKBtUQ_A
UICCgC&biw=1024&bih=667#imgrc=py9M3DZdVg6KoM%3A

13