Jan sesi 2016/2017

1. Berikan definisi Pembangunan Organisasi. Kenapa OD relevan dalam meningkatkan prestasi serta kecekapan sesebuah
organisasi

Terdapat beberapa definisi awal yg diberikan oleh pelopor bidang berkenaan tapi semua definisi bersetuju mengatakan bahawa bidang
OD ini melaksanakan perubahan secara terancang dgn menggunakan sains tingkahlaku ataupun sains sosial. Bidang sains sosial ini
adalah terdiri dari ilmu-ilmu psikologi, psikologi sosial, sosiologi, budaya dan sebagainya. Sasaran OD ialah untuk mengubah bagi
tujuan penambahbaikan sesebuah organisasi secara total atau di peringkat sistem, struktur, proses, strategi dan teknologi, yg mana
semuanya bermatlamat untuk meningkatkan prestasi dan kecekapan organisasi berkenaan, dan juga untuk pembangunan individu
pekerja. Ia melibatkan dua jangkaan penting. Pertama, organisasi perlu bersifat efektif untuk menyelesaikan masalahnya sendiri di
samping berusaha mencapai matlamat yang ditetapkan. OD membantu ahli organisasi memperolehi kemahiran dan pengetahuan yang
diperlukan untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti mereka terhadap perkara-perkara tersebut. Kedua, organisasi yang efektif memerlukan
prestasi yang tinggi termasuk mengeluarkan barangan dan perkhidmatan yang berkualiti, produktiviti yang tinggi, dan pembangunan
yang berterusan, dan peningkatan kualiti dalam Quality Of Work Life. Prestasi organisasi adalah diharapkan juga oleh kumpulan-
kumpulan yang berada di luar organisasi seperti pemegang saham, pelanggan, pembekal, agensi kerajaan, serta pihak yang memberi
sumber dan kuasa pada organisasi. Di samping itu, ia mampu menarik dan memotivasikan pekerja lebih supaya efektif dalam
melaksanakan kerjanya pada peringkat yang lebih tinggi.

2. Mengapakah Pembangunan Organisasi (OD) dikatakan sebagai perubahan terancang? Apa peranan agen perubahan
dalam perubahan terancang itu?

Pembangunan organisasi merupakan strategi yang terancang untuk membawa perubahan kepada organisasi. Usaha-usaha perubahan
adalah tertumpu kepada objektif-objektif tertentu dan ia dijalankan berasaskan kepada masalah-masalah yang telah dikenalpasti.
Perubahan melalui OD tidak dilakukan sewenang-wenangnya. Ia lebih terancang dan tersusun. Perubahan OD bersifat adaptasi
terhadap perubahan-perubahan yang berlaku di persekitaran. Ia bukannya perubahan yang dilakukan kesan tindak balas terhadap
perubahan persekitaran. Perubahan terancang akan lebih berkesan. Ia dimulakan dengan mendiagnosis dan mengenalpasti masalah
organisasi, memahami dengan secukupnya isu serta masalah yang dihadapi oleh organisasi sebelum sesuatu perubahan dilakukan.
Agen perubahan adalah individu atau sekumpulan individu yang bertanggungjawab menjalankan perubahan dalam organisasi. Mereka
mempunyai latarbelakang, pengetahuan serta kemahiran dalam bidang OD. Mereka inilah yang akan melakukan diagnosis masalah
dalam sesebuah organisasi, membangunkan penyelesaian dan membantu dalam perlaksanaan penyelesaian tersebut dengan
menggunakan ilmu sains gelagat.

3. Salah satu langkah perubahan terancang ialah diagnosis.

a) Jelaskan pengertian diagnosis dan perkara-perkara yang perlu diberi perhatian semasa menjalankan diagnosis di
peringkat individu

Diagnosis atau penilaian bermaksud satu proses untuk memahami bagaimana sesebuah organisasi itu berfungsi serta
mendapatkan maklumat yg diperlukan untuk merekabentuk serta merancang sesuatu usaha perubahan. Selain itu, diagnosis
bermaksud pengumpulan dan penilaian maklumat utk mgenalpasti kekuatan serta kelemahan yg terdpt dlm sesebuah organisasi.
Kunci utama diagnosis ialah usaha untuk mengenalpasti masalah dlm organisasi. Perkara yg perlu diberi perhatian ;
Kemahiran – Apakah jenis-jenis kemahiran yg dimiliki oleh seseorang individu pekerja. Adakah pekerja hya mempunyai satu
jenis kemahiran atau berbagai jenis kemahiran. Kemahiran yg berbagai akan menyebabkan seseorang pekerja itu berasa lebih
bersemangat untuk bekerja.
Identiti kerja – Sejauh manakah seseorang individu pekerja itu merasakan dirinya terlibat serta bertanggungjawab terhadap
seluruh pekerjaan yang dilakukannya.
Signifikan kerja – Adakah seseorang individu pekerja itu merasai bahawa pekerjaan yg dilakukannya itu sangat penting serta
memberikan impak kepada orang lain.
Maklumbalas terhadap pencapaian – Bagaimanakah seseorang individu itu dinilai pencapaian atau prestasi mereka. Adakah
mereka mengetahui tentang penilaian yang diberikan terhadap mereka.
Autonomi – Sejauhmanakah seseorang individu pekerja itu mempunyai kebebasan betindak serta menguasai bidang tugasnya
tanpa banyak kawalan dari pihak atasan?

b) Diagnosis di semua peringkat akan menemui berbagai jenis masalah di dalam organisasi. Huraikan beserta contoh-
contoh yg sesuai masalah tersebut.

i. Isu Proses Manusia

Ialah isu-isu yang terdapat dalam sesebuah organisasi yang berkaitan dengan proses, iaitu hal-hal berkaitan kepimpinan,
pembuatan keputusan dan penyelesaian masalah, komunikasi, politik, konflik dan pembangunan kumpulan.

ii. Isu Teknostruktural

Perkataan teknostruktural ialah gabungan dua perkataan, iaitu “teknologi” dan “struktur”. Teknologi yang dimaksudkan ialah
bagaimana sesuatu tugasan atau kerja itu dilakukan untuk mendapatkan hasilnya. Manakala struktur pula ialah berkenaan dgn
bagaimana sumber2 dlm organisasi berkenaan seperti pekerja, modal, kelengkapan dan peralatan diagihkan ke dalam jabatan,
bahagian atau unit menurut fungsi dan tanggungjawab dlm mencapai matlamat organisasi. Ia juga berkenaan bgaimana jbtan,
bhagian serta unit tersebut diselaraskn supaya wujud kharmonian dlm mecapai mtlamat organisasi.

iii. Isu Sumber Manusia

Isu sumber manusia ialah tentang bagaimana organisasi mendapatkan pekerja-pekerja yang sesuai untuk bekerja dengannya;
tentang bagaimana organisasi itu membgunkan bakat serta potensi pekerja mereka; menilai prestasi dan pencapaian pekerja, serta
 memberi ganjaran. Ia juga berkaitan tentang usaha-usaha mengekalkan pekerja supaya tidak berpindah ke organisasi lain seperti
perancangan kerjaya, bantuan kebajikan serta faedah-faedah perkhidmatan.

iv. Isu Strategik

Isu keempat ialah tentang bagaimana organisasi berhadapan dengan persekitaran yang mencabar serta berubah-ubah. Isu ini
berkaitan dengan strategi yang diambil oleh organisasi untuk menjadi berdaya saing dalam persekitaran. Isu ini melibatkan
wawasan (vision) organisasi, objektif serta strategi.

4. Apakah 4 sebab manusia bertindak secara positif terhadap sebarang perubahan? Bincangkan 3 cara untuk menangani
penolakan terhadap sesuatu perubahan.
i. Sudah menjadi sifat semulajadi manusia mereka akan menolak sesuatu yang baru yang tidak sesuai dengan mereka. Sesuatu
perubahan boleh menyebabkan seseorang itu kehilangan kedudukan yang dinikmati sekarang, penambahan terhadap kerja yang
sedang dilakukan sekarang, wujud kekeliruan serta ketidakpastian dan sebagainya. Oleh itu agen perubahan perlu berkomunikasi
dengan sebaik mungkin bagi menjelaskan kebaikankebaikan sesuatu perubahan. Agen perubahan juga perlu bersifat empati serta
menyokong anggota organisasi yang mungkin terjejas akibat sesuatu perubahan.

Okt 2015/2016

1. Pengamal Pembangunan Organisasi (OD) boleh terdiri daripada pengamal organisasi dalaman atau dari luar organisasi
i. Nyatakan peranan dan kedudukan mereka sebagai pakar pengamal OD
- Agen perubahan dalaman atau internal change agents ialah “seseorang yang sedia berada di dalam organisasi yang
bertanggungjawab untuk melaksanakan perubahan dalam organisasi tersebut”. Agen dalaman ialah individu atau
sekumpulan individu yang terdiri dari kakitangan tetap sesebuah organisasi yang mempunyai latarbelakang,
pengetahuan serta kemahiran tertentu dalam bidang pembangunan organisasi
- Agen perubahan luaran yang bermaksud “seseorang yang dibawa dari luar organisasi untuk melaksanakan perubahan
kepada organisasi berkenanan”. Agen luaran ini adalah terdiri dari konsultan atau perunding bebas yang mana
mereka merupakan pakar yang mandapat latihan khusus dalam pembangunan organisasi. Aktiviti perniagaan mereka
ialah memberi khidmat rundingan kepada mana-mana organisasi yang memerlukan.

ii. Terdapat 3 teori utama dalam pengurusan perubahan. Berdasarkan teori Model Perubahan Terancang, bincangkan 4
aktiviti asas di dalam model perubahan tersebut.

1. Pengenalan dan Membentuk Kontrak

Peringkat ini membantu pengurus memutuskan sama ada mereka mahu mengubah (engage) sifat sifat dalam program
rancangan perubahan dan memberi komitmen dari segi sumber dalam proses tersebut atau sebaliknya. Memasuki (entering)
melibatkan pengumpulan data untuk memahami masalah-masalah organisasi ataupun peluang yang positif kepada
penyelidikan. Apabila maklumat dikumpulkan, perbincangan masalah ataupun peluang akan dilakukan di antara pengurus
dan ahli-ahli lain dalam organisasi untuk mewujudkan kontrak atau perjanjian berhubung dengan rancangan perubahan.
Kontrak ini akan mewujudkan perubahan aktiviti pada masa hadapan, penyediaan sumber-sumber yang akan digunakan
dalam proses tersebut dan bagaimana pengamal OD dan ahli-ahli organisasi akan terlibat.

2. Diagnosis
Pada peringkat rancangan perubahan ini sistem pelanggan adalah lebih bercorak kepada kajian yang berwaspada. Diagnosis
akan menumpukan kepada memahami masalah organisasi, termasuk sebab dan akibatnya, atau mengenalpasti sifat-sifat
positif organisasi. Proses diagnosis adalah satu aktiviti yang penting dalam OD. Ia termasuklah pemilihan model yang sesuai
untuk memahami organisasi dan pengumpulan data, penganalisaan dan memberi maklumbalas maklumat kepada pengurus
dan ahli organisasi dan masalah serta peluang yang wujud.
Diagnosis dilakukan dalam tiga peringkat, iaitu peringkat organisasi, peringkat kumpulan, dan peringkat individu. Aktiviti
diagnosis melibatkan pengumpulan data dan maklumat, menganalisis dan memberi maklumbalas kepada pelanggan
berhubung data serta maklumat yang diperolehi sebelum langkah-langkah perubahan dilakukan.
 3. Perancangan dan Pelaksanaan Perubahan
Diperingkat ini ahli organisasi dan pengamal OD berkerjasama dalam proses merancang dan melaksanakan interversi-
interversi. Interversi ini dibentuk untuk mencapai visi dan matlamat organisasi dan membentuk rancangan tindakan untuk
melaksanakannya. Terdapat beberapa ciri-ciri untuk membentuk interversi temasuklah kesediaan ahliahli organisasi untuk
diubah, kebolehan perubahan semasa, pengagihan kuasa dan budaya, dan kemahiran dan kebolehan agen perubahan untuk
membuat perubahan. Berdasarkan kepada hasil diagnosis terdapat empat pendekatan dalam melaksanakan interversi OD,
iaitu proses manusia, teknostruktural, pengurusan sumber manusia, dan strategik.

4. Penilaian dan Pemantapan Perubahan

Merupakan peringkat terakhir dalam perancangan perubahan iaitu seseorang pengamal OD akan membuat penilaian,
menyatakan kesan daripada pengaplikasian interversi dan menguruskan serta memantapkan organisasi ke arah kejayaan
program perubahan. Maklumbalas kepada ahli organisasi tentang hasil interversi memberikan maklumat tentang sama ada
perubahan perlu diteruskan, diubahsuai atau menangguhkan perubahan tersebut. Kejayaan perubahan pengorganisasian
melibatkan pengukuhan dan pemantapan melalui maklumbalas, ganjaran dan latihan.

2. Terdapat beberapa kaedah yang berbeza untuk mengumpul dan menganalisa data diagnostic
i. Terangkan 2 teknik menganalisis data dan nyatakan kelebihannya

Kaedah Kualitatif
Terdapat dua kaedah yang digunakan untuk menganalisis data secara kualitatif. Kaedah-kaedah tersebuat ialah analisis kandungan
dan juga analisis kuasa lapangan.

Kaedah Kuantitatif
Kaedah kuantitatif memerlukan agen perubahan menguasai teknik-teknik matematik dan statistik. Kemahiran pengiran serta
memahami angka adalah perlu di sini. Beberapa pakej perisian komputer seperti SPSS dan SAS boleh digunakan untuk
menganalisis data secara kuantitatif.

ii. Bincangkan 3 strategi utama untuk menangani halangan terhadap pengurusan perubahan.

1. Memotivasikan Perubahan
Perkara utama yang perlu dilakukan oleh seseorang agen perubahan dalam menguruskan perubahan ialah mencetuskan
satu suasana yang ingin terhadap perubahan. Ini perlu dilakukan dengan membentuk kesediaan untuk berubah di kalangan
setiap anggota dalam organisasi. Kesediaan untuk berubah boleh diwujudkan dgn mendedahkan seluruh anggota
organisasi terhadap betapa kuatnya tekanan supaya berubah. Keadaan-keadaan seperti perubahan ekonomi, tekanan oleh
pelanggan, pesaingan dari produk atau perkhidmatan baru di pasaran dan sebagainya boleh menimbulkan desakan
terhadap perubahan. Selain itu, agen perubahan perlu mendedahkan kepada anggota organisasi tentang perbezaan antara
sekarang dengan keadaan masa depan yang akan berlaku sekiranya perubahan dilakukan. Selain itu, agan perubahan juga
perlu menangani halangan perubahan sekiranya ada. Agen perubahan perlu berkomunikasi dengan sebaik mungkin bagi
menjelaskan kebaikan sesuatu perubahan. Agen perubahan juga perlu bersifat empati serta menyokong anggota organisasi
yang mungkin terjejas akibat sesuatu perubahan. Halangan terhadap perubahan juga boleh diminimumkan apabila
kakitangan turut dilibatkan dalam proses perubahan, seperti mengutip data, membuat diagnosis, merancang dan
melaksanakan intervensi, dan juga menilai serta memantapkan perubahan.

2. Menetapkan Wawasan
Dalam melakukan perubahan, agen perubahan serta pengurusan atasan sesebuah organisasi perlu menetapkan dengan jelas
apa yang diingini berlaku di masa depan. Keadaan-keadaan yang ingin dicapai diterangkan kepada semua anggota
organisasi. Begitu juga dipastikan apakah bentukbentuk serta sifat-sifat keadaan yang diinginkan berlaku itu turut
ditentukan dan kemudiannya dijelaskan kepada semua orang. Ini akan memudahkan semua pihak dalam organisasi
menyokong serta turut sam terlibat dalam proses perubahan.
Selepas semua anggota organisasi jelas terhadap apa yang diingin di masa depan, mereka perlu dirangsangkan untuk turut
terlibat dalam perubahan. Ransangan perlu untuk mewujudkan keghairahan serta sokongan padu di kalangan anggota
organisasi untuk turut berubah.

3. Mendapatkan Sokongan Politik

Sokongan politk adalah perlu apabila merancang serta melakukan sesuatu perubahan. Sokongan politik bermaksud
memperolehi sokongan dari pihak-pihak yang berkuasa atau berkepentingan dalam sesebuah organisasi. Kuasa di sini
bermaksud kuasa kedudukan dalam organisasi tersebut yang mana dengan kuasa tersebut beliau berupaya menggerakkan
sesuatu. Selain kuasa kedudukan, kuasa peribadi bermaksud pengetahuan, kemahiran serta kepakaran yang dimilikinya yang
mana dengan adanya kuasa tersebut, beliau dengan mudah mempengaruhi orang lain untuk menyokong usaha-usaha
perubahan. Keperibadian atau personaliti agen perubahan juga perlu bagi memudahkan usaha tersebut. Selain itu, agen
perubahan perlu juga mengenalpasti pihak-pihak berkepentingan (stakeholders) utama dalam organisasi yang boleh
membantu menyokong program-program perubahan yg adalah terdiri dari pemegang saham syarikat, ketua eksekutif,
lembaga pengarah, pemimpin kakitangan dan sebagainya. Pihak-pihak berkepentingan ini perlu dipengaruhi supaya mereka
menyokong usaha-usaha perubahan yang dilakukan. Sokongan mereka membolehkan agen perubahan mendapatkan
pelbagai kemudahan seperti sumber kewangan, masa, ruang, penglibatan semua pihak, dan dapat mengatasi halangan serta
rintangan perubahan. Sokongan pihak atasan juga bermakna sokongan moral kepada agen perubahan.
 4. Menguruskan Peralihan
Perubahan merupakan satu peralihan antara keadaan sekarang dengan keadaan yang diingini. Di antara dua keadaan
tersebut terdapat satu ruang kosong yang mana beberapa aktiviti perlu dilakukan untuk mengisinya. Aktiviti-aktiviti
tersebut mesti bersesuaian serta dapat menyokong matlamat sesuatu perubahan. Aktiviti tersebut juga perlu bertujuan
untuk mendapatkan komitmen pengurusan atasan serta bagi memperolehi sokongan semua pihak yang terlibat dengan
perubahan.
Di samping itu agen perubahan perlu membentuk struktur pengurusan bagi memastikan proses transisi ini berjalan dengan
kawalan. Di peringkat ini, sering timbul kekeliruan dan kekaburan yang boleh menyebabkan mereka yang terlibat dengan
perubahan hilang arah, lemah semangat serta cuba berpatah balik ke belakang. Oleh itu satu struktur yg formal perlu
dibentuk di peringkat ini.

5. Mengekal Momentum

Perubahan melalui pendekatan pengembangan organisasi atau OD ini merupakan satu proses jangka panjang. Sekiranya ia
tidak mendapat sokongan yang kuat dari pelbagai pihak, terutama pihak pengurusan atasan, perubahan tersebut mungkin
akan gagal. Oleh yang demikian, momentum perubahan perlu dikekalkan. Antara yang boleh dilakukan untuk
mengekalkan momentum ialah dengan menyediakan sumbersumber yang diperlukan untuk perubahan. Pengrusan
perubahan memerlukan sumber kewangan serta sokongan tenaga kerja kerana ia juga merupakan satu operasi harian.
Selain itu, sumber kepakaran juga perlu diberikan kepada mereka yang terlibat. Oleh itu, latihan perlu diberikan. Sokongan
sumber yang mencukupi membantu proses perubahan terutamanya diperingkat transisi. Agen perubahan juga perlu
sokongan dan bantuan orgnisasi. Seperti dinyatakan, proses perubahan memakan masa yang lama serta tenaga yang
banyak. Ia menyebabkan ketegangan (stress) bukan hanya kepada mereka yang terlibat, juga kepada agen perubahan. Oleh
yg demikian, selain sumber fizikal, pihak yg terlibat dgn proses perubahan memerlukan sokongan “psikologikal” bagi
membolehkan perubahan berterusan sehingga matlamat tercapai. Oleh yang demikian, organisasi perlu membari latihan,
tunjuk ajar serta sokongan ke arah mewujudkan tingkahlaku serta kemahiran ini.

3. Selaku seorang pegawai yang berpengalaman dalam pembangunan organisasi, anda ditugaskan menjalankan OD di jabatan anda.
Jelaskan cara-cara atau bagaimana anda merangka satu pelan intervensi yang berkesan
Salah satu intervensi yang boleh dilakukan ialah mengadakan persidangan atau dalam bahasa Inggeris dikenali sebagai search
conference. Persidangan merupakan intervensi yang sesuai untuk sebarang isu atau masalah yang dihadapi oleh sesebuah organisasi.
Antara perkara-perkara atau tindakan-tindakan yang boleh dilakukan melakukan persidangan ialah seperti berikut.

1. Langkah 1: Membentuk Jawatankuasa Pelaksana

Sebagai langkah awal, sebuah Jawatankuasa Pelaksana perlu dibentuk dengan arahan dari pengurusan atasan. Mereka yang dilantik
sepatutnya menerima tanggungjawab tersebut secara sukarela. Keanggotaan jawatankuasa ini sebaiknya terdiri dari wakil pelbagai
jabatan, bahagian atau unit dalam organisasi. Jawatankuasa ini berfungsi untuk menyediakan tema persidangan, melakukan diagnosis
awal untuk mendapatkan gambaran awal tentang masalah organisasi, mengenapasti tempat persidangan, serta tugas-tugas lain yang
berkaitan.

2. Langkah 2: Melaksanakan Persidangan

Persidangan akan berlangsung selama dua hingga tiga hari. Peserta akan diterangkan tentang tujuan persidangan diadakan dan
matlamat yang ingin dicapi dari persidangan ini. Tempat persidangan sebaiknya suatu tempat yang jauh dari lokasi kerja. Ini bertujuan
untuk mengelakkan peserta dari gangguan kerja harian mereka. Adalah lebih baik untuk mengumpulkan bilangan peserta yang besar
dalam persidangan ini bagi mendapatkan gambaran yang lebih menyeluruh tentang organisasi.

3. Langkah 3: Perpincangan Berkumpulan

Di peringkat pertama, peserta akan dibahagikan kepada beberapa kumpulan. Keahlian setiap kumpulan boleh terdiri dari kakitangan
yang mewakili pelbagai jabatan, bahagian atau unit. Setiap kumpulan akan berbincang secara berasingan bagi mengenalpasti tiga
perkara, iaitu (i) kejayaan-kajayaan yang telah dihadapi selama lima tahun kebelakangan, (ii) kegagalan-kegagalan yang dihadapi lima
tahun kebelakangan, dan (iii) harapan dan impian di masa depan. Setiap peserta adalah bebas untuk memberikan pandangannya tanpa
bantahan dari ahli-ahli kumpulan yang lain.

4. Langkah 4: Perbincangan Kumpulan Besar

Setelah itu, peserta kumpulan kecil akan bergabung dengan semua kumpulan kecil. Setiap kumpulan akan membentangkan hasil
perbincangan mereka. Semua peserta dikehendaki mendengar dan mencatat setiap perkara yang dikemukakan. Peserta tidak
dibenarkan membantah atau mempertikaikan perkara-perkara yang dibentangkan itu walaupun tidak bersetuju. Di akhir sesi ini, satu
senarai panjang tentang kejayaan dan kegagalan organisasi sepanjang lima tahun lalu dihasilkan. Juga satu senarai panjang akan
dihasilkan berkenaan harapan-harapan di masa depan.

5. Langkah 5: Perbincangan Kedua Kumpulan Kecil

Kumpulan-kumpulan kecil akan bertemu semula dengan membawa tiga senarai panjang tentang perkara-perkara di atas yang
diperolehi dari kumpulan besar. Kali ini mereka akan membincangkan semua perkara yang disenaraikan itu dan memilih lima perkara
bagi setiap perkara yang dirasakan utama untuk diberi perhatian oleh organisasi.

6. Langkah 6: Mengenalpasti Keutamaan

Kumpulan-kumpulan kecil akan sekali lagi kembali bergabung. Kali ini mereka akan membantangkan lima perkara setiap satu yang
menjadi keutamaan kumpulan kepada kumpulan besar. Sewaktu pembentangan di peringkat ini peserta dibenarkan bertanya serta
berbincang. Tujuan perbincangan ini ialah untuk mengenalpasti lima perkara-perkara yang merupakan keutamaan yang perlu diberi
 perhatian oleh organisasi bagi membaiki keadaan di masa depan serta apakah tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk
menanganinya.

7. Langkah 7: Melaksanakan Tindakan

Setelah persidangan ini selasai, Jawatankuasa pelaksana akan mengambil tindakan terhadap setiap perkara yang dicapai dalam
persidangan tersebut. Setiap kejayaan atau kegagalan akan dilaporkan kepada pengurusan atasan. Tempoh perlaksanaan ini bergantung
kepada keadaan sesuatu tindakan yang perlu diambil.

4. Diagnosis ialah proses menilai dan memahami fungsi2 di dalam organisasi. Terangkan 5 komponen yg diberi focus dalam membuat
diagnosis di peringkat individu dan jelaskan soalan yg dikemukakan bagi menjawab dimensi diagnosis tugas individu itu.
i. Kemahiran – Apakah jenis-jenis kemahiran yg dimiliki oleh seseorang individu pekerja. Adakah pekerja hya mempunyai satu
jenis kemahiran atau berbagai jenis kemahiran. Kemahiran yg berbagai akan menyebabkan seseorang pekerja itu berasa lebih
bersemangat untuk bekerja.
ii. Identiti kerja – Sejauh manakah seseorang individu pekerja itu merasakan dirinya terlibat serta bertanggungjawab terhadap
seluruh pekerjaan yang dilakukannya.
iii. Signifikan kerja – Adakah seseorang individu pekerja itu merasai bahawa pekerjaan yg dilakukannya itu sangat penting serta
memberikan impak kepada orang lain.
iv. Maklumbalas terhadap pencapaian – Bagaimanakah seseorang individu itu dinilai pencapaian atau prestasi mereka. Adakah
mereka mengetahui tentang penilaian yang diberikan terhadap mereka.
v. Autonomi – Sejauhmanakah seseorang individu pekerja itu mempunyai kebebasan betindak serta menguasai bidang tugasnya
tanpa banyak kawalan dari pihak atasan?

Jul 2015/2016
1. Nyatakan satu definisi Pembangunan Organisasi (OD) yang anda tahu dan bincangkan 5 ciri yang membezakan pendekatan OD drpd
pendekatan lain dalam mengurus perubahan.
Pembangunan organisasi atau ringkasnya OD adalah merupakan satu bidang pengurusan organisasi yang agak baru. Ia bermula dan
berkembang mulai tahun-tahun 1950-an di Amerika Syarikat. Ia adalah usaha-usaha untuk membawa kebaikan kepada organisasi
dengan meningkatkan prestasi kewangan serta kualiti hidup melalui penggunaan sains tingkahlaku, ataupun sains sosial.

ciri yang membezakan pendekatan OD drpd pendekatan lain dalam mengurus perubahan.

1. OD Dilaksanakan di Seluruh Sistem Sesebuah Organisasi

Perlaksanaan OD dilakukan di seluruh sistem organisasi. Seluruh sistem organisasi dimaksudkan dengan seluruh organisasi, seluruh
jabatan, atau seluruh kumpulan kerja. Keadaan ini berbeza dengan kaedah perubahan lain seperti latihan dan pembangunan yang mana
hanya dilakukan pada sebahagian sistem atau kelompok pekerja. Perubahan yang dilaksanakan di peringkat sistem organisasi ini
bertujuan untuk meningkatkan keberkesaanan strategi organisasi. Selain itu, OD juga termasuklah melakukan perubahan terhadap
kumpulan pekerja untuk membolehkan mereka menjalankan sesuatu tugas dengan lebih baik (perubahan struktur), dan juga
perubahan terhadap kaedah komunikasi serta menyelesaikan masalah (perubahan proses) untuk menyokong perubahan strategi.

2. OD Menggunakan Pengetahuan dan Amalan Sains Tingkahlaku

Perubahan-perubahan yang dilakukan oleh OD ini menggunakan pengetahuan serta amalan sains tingkahlaku atau disebut juga sebagai
sains sosial. Sains tingkahlaku termasuklah bidang-bidang sosiologi, psikologi, komunikasi, kepemimpinan, kumpulan dinamik, reka
bentuk kerja dan sebagainya. Perubahan ini berkecenderungan menyesuaikan dirinya dengan kehendak serta tabie semulajadi manusia,
yang mana ia akan dapat merangsang serta memotivasikan pekerja ke arah yang lebih baik. Perubahan dalam OD tidak dilakukan
terhadap hal-hal fizikal seperti penggunaan mesin dan jentera, pembesaran ruang kerja, penambahan modal dan sebagainya. Walaupun
semua yang dinyatakan itu merupakan perubahan yang bertujuan untuk peningkatan, namun ia bukanlah disifatkan sebagai OD.

3. OD Merupakan Perubahan yang Terancang

Perubahan melalui OD tidak dilakukan sewenang-wenangnya. Ia lebih terancang dan tersusun. Perubahan OD bersifat adaptasi
terhadap perubahan-perubahan yang berlaku di persekitaran. Ia bukannya perubahan yang dilakukan kesan tindak balas terhadap
perubahan gpersekitaran. Perubahan terancang akan lebih berkesan. Ia dimulakan dengan mendiagnosis dan mengenalpasti masalah
organisasi, memahami dengan secukupnya isu serta masalah yang dihadapi oleh organisasi sebelum sesuatu perubahan dilakukan.

4. OD Melibatkan Proses Merancang dan Menguatkuasakan Perubahan

OD merupakan usaha perubahan jangkapanjang. Ia merancang sesuatu perubahan serta melaksanakannya untuk kebaikan organisasi.
Aktiviti OD tidak berhenti di situ sahaja. OD juga terlibat dalam memastikan perubahan-perubahan yang dilakukan itu kekal mantap
dalam organisasi. Keadaan baru yang wujud dalam organisasi kesan dari perubahan tersebut akan cuba dimantapkan supaya ia tidak
berbalik kepada situasi asal. Contohnya, pelaksanaan pengurusan kerja berpasukan mungkin difokuskan kepada kaedah di mana
supervisor boleh memberi pekerja lebih kawalan terhadap pekerjaan mereka. Apabila pekerja diberikan kebabasan, maka usaha
ditumpukan bagi memastikan bahawa supervisor berkenaan terus memberikan kebebasan kepada pekerja mereka. Ini dilakukan
dengan memberi penghargaan terhadap supervisor kerana mengubah gaya pengurusan terhadap pekerjanya.

5. OD Merangkumi Perubahan Strategi, Struktur dan Proses

OD meliputi strategi, struktur dan proses perubahan, namun perbezaan program OD mungkin lebih memfokuskan kepada satu jenis
perubahan. Program perubahan menumpukkan kepada strategi mengubah organisasi, seperti fokus kepada bagaimana organisasi
bertindakbalas dengan persekitaran yang luas dan bagaimana hubungan tersebut boleh ditingkatkan. Ia termasuk perubahan dalam
kumpulan individu yang melaksanankan tugas (struktur) dan kaedah komunikasi serta penyelesaian masalah (proses) bagi menyokong
perubahan dalam strategi. Begitu juga program OD yang ke arah membantu pasukan pengurusan atasan lebih efektif yang berfokus
kepada interkasi dan proses penyelesaian masalah di dalam kumpulan. Fokus ini akan menghasilkan peningkatan dalam kebolehan
pihak pengurusan atasan dalam strategi penyelesaian masalah organisasi dan struktur. Pendekatan lain dalam perubahan seperti latihan
dan pembangunan biasanya lebih fokus kepada kemahiran dan pengetahuan ahli dalam organisasi.

6. OD Meningkatkan Keberkesanan Organisasi

OD adalah bertujuan untuk meningkatkan keberkesanan sesenuah organisasi. Ia melibatkan dua jangkaan penting. Pertama, organisasi
perlu bersifat efektif untuk menyelesaikan masalahnya sendiri di samping berusaha mencapai matlamat yang ditetapkan. OD
membantu ahli organisasi memperolehi kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti mereka
terhadap perkara-perkara tersebut. Kedua, organisasi yang efektif memerlukan prestasi yang tinggi termasuk mengeluarkan barangan
dan perkhidmatan yang berkualiti, produktiviti yang tinggi, dan pembangunan yang berterusan, dan peningkatan kualiti dalam Quality
Of Work Life. Prestasi organisasi adalah diharapkan juga oleh kumpulan-kumpulan yang berada di luar organisasi seperti pemegang
saham, pelanggan, pembekal, agensi kerajaan, serta pihak yang memberi sumber dan kuasa pada organisasi. Di samping itu, ia mampu
menarik dan memotivasikan pekerja lebih supaya efektif dalam melaksanakan kerjanya pada peringkat yang lebih tinggi.
2. Sebagai seorang pengamal OD anda dikehendaki menjalankan diagnosis ke atas organisasi klien anda

i. Terangkan perkara atau isi yang perlu diutamakan dalam membuat kontrak

1. Harapan Kedua Belah Pihak

Di dalam kontrak terdapat harapan-harapan dari kedua belah pihak terhadap proses perubahan yang akan dijalankan. Bagi
pihak organisasi pelanggan, mereka mungkin mengharapkan hasil yang positif dari perubahan yang bakal dijalankan. Spt
peneningkatan prestasi, penurunan kadar pusing ganti, serta peningkatan kepuasan kerja. Manakala pengamal OD pula perlu
menyatakan apa yang diharapkannya dari proses ini. Antaranya ialah peluang untuk mencuba intervensi baru, memberitahu
kepada bakal organisasi pelanggan di masa depan tentang kesan perubahan ini, dan hasil serta ganjaran yang bakal diperolehi
dari program ini.

2. Masa Serta Sumber Diperlukan

Untuk melakukan perubahan, pihak organisasi serta pengamal OD perlu melibatkan masa serta sumber-sumber. Setiap pihak
perlu tahu serta faham apakah yang dikehendaki oleh pihak yang satu lagi. Pelanggan mesti tahu apa yang diperlukan oleh
pengamal OD, begitulah sebaliknya.

Menurut Block (1981), terdapat dua jenis sumber. Sumber pertama ialah yang sangat diperlukan bagi membolehkan program
perubahan dilakukan dengan berjaya. Dari perspektif pengamal OD, antara keperluan utama ialah dibenarkan bertemu dengan
pihak-pihak utama dalam organisasi, masa yang secukupnya untuk melaksanakan program, dan komitmen dari pihak-pihak
tertentu. Manakala keperluan mengikut perspektif pelanggan pula ialah projek dapat dilakukan dalam tempoh masa yang
singkat dan kos yang terlibat adalah minimum. Sumber kedua pula ialah sesuatu yang baik sekiranya ada, namun ia bukanlah
kemestian. Ia mungkin keperluan tambahan yang akan lebih membantu kedua belah pihak.

3. Asas Kerjasama
Bahagian terakhir dalam kontrak ini ialah menjelaskan bagaimana organisasi pelanggan dan pengamal OD akan bekerjasama.
Antara yang perlu dijelaskan ialah isu-isu tentang kerahsiaan sesuatu maklumat yang diperolehi, bagaimana bentuk kerjasama
antara kedua belah pihak, dan sebagainya.