Anda di halaman 1dari 4

PT.

GRUP HARDYS Nomor :


FINANCE & ACCOUNTING DIVISION 037/FA/GH/II/2015
FINANCE & ACCOUNTING DIVISION HEAD Tanggal Ditetapkan
10 Februari 2015
Halaman : 1/1

STANDARD OPERATION PROCEDURE


TATA CARA MENGELUARKAN CEK/BG DAN TATA CARA ADMINISTRASI
TUJUAN:
1. Menyempurnakan SOP No 037/FA/GH/XII/2014.
2. Memastikan cek/BG yang dikeluarkan cair sesuai dengan jatuh tempo.
3. Memastikan cek/BG yang dikeluarkan diadministrasikan dengan benar.

Divisi/vendor/ Accounting Finance Division


NO Uraian Direktur Direktur Utama Norma Waktu
supplier Division Head Head

Mulai

Finance Division Head menerima pengajuan


dari Divisi baik atas Cek/BG dari pihak ektern pengajuan pengajuan
1 3 Menit
untuk pembayaran/pembelian/sewa kepada
perusahaan.

Finance Division Head menyiapkan


2 pengajuan tandatangan Cek/BG yang akan proses 15 Menit
digunakan untuk pembayaran.

Finance Division Head mengisi kelengkapan proses


3 15 Menit
Cek/BG dan menyusun pengajuan.
Tidak

Pengajuan permohonan tandatangan Cek/BG


diajukan ke Direktur untuk direkomendasi. ya
setuju setuju Sesuai jadwal Coaching
4 Setelah mendapat rekomendasi Direktur,
Reguler Direksi (CRD).
Finance Division Head mengajukan ke
Direktur Utama.

Pengajuan Cek/BG yang sudah ditandatangani


6 oleh Direktur Utama dikembalikan ke Finance pengajuan 10 Menit
Division Head.

Sebelum diserahkan ke
Divisi/Vendor /Supplier , Cek/BG yang sudah
7 proses 10 Menit
lengkap dengan tandatangan dan stempel di
copy untuk arsip/data pendukung transaksi.

Setelah Cek/BG di copy Finance Division


Head menyerahkan Cek/BG ke
8 proses 10 Menit
Divisi/Vendor /Supplier. Dipastikan pada saat
menyerahkan ada bukti serah terima.

Finance Division Head menyusun rekapan


atas Cek/BG yang sudah dikeluarkan sehingga proses
9 15 Menit
melalui rekapan yang sudah disusun pencairan
Cek/BG dapat dikontrol.
Bukti serah terima, pengajuan yang sudah
mendapat persetujuan, dan copy Cek/BG yang
digunakan untuk pembayaran digabung proses
10 5 Menit
menjadi satu (diklip). Selanjutnya diserahkan
ke Accounting Division Head untuk
diadministrasikan.

Accounting Division Head melakukan proses


pencatatan terhadap Cek/BG yang sudah
11 30 Menit
keluar ke dalam GL dan data pendukung Arsip
diarsipkan.

Selesai

SOP ini bisa diperbaiki/ditinjau ulang bilamana dikemudian hari ditemukan kesalahan atau ketidaksesuaian.

Demikian SOP ini kami buat untuk bisa dipatuhi oleh semua personel, apabila terjadi pelanggaran maka sanksi yang diberikan:
1 Pelaku: Sanksi turun 1 golongan, pemecatan sampai dengan proses hukum. Jika personel tersebut masih training maka tidak diperpanjang masa trainingnya.
2 Personel yang ikut terlibat: Sanksi berjenjang dari Surat Peringatan I, turun golongan sampai dengan pemecatan sesuai bobot kesalahan yang dilakukan/kerugian yang ditimbulkan.
Sanksi di atas berlaku minimal selama satu bulan dan bisa dicabut di bulan selanjutnya, jika SOP tersebut sudah dijalankan secara konsisten dan personel membuat pengajuan pencabutannya
dengan ada rekomendasi dari internal auditor operation & compliance dan mendapatkan persetujuan dari:
1 Level I-IV: Direktur/pimpinan perusahaan.
2 Level V ke atas: Direktur/pimpinan perusahaan sampai dengan Direktur Utama.
Penghargaan: Bila personel sudah menjalankan SOP dengan konsisten dan menemukan adanya pelanggaran oleh personel lain dan bisa membuktikannya maka akan diberikan reward berupa
voucher belanja dengan ketentuan:
Jika pelanggaran tersebut tidak menimbulkan kerugiaan secara materi dan tidak menyebabkan terjadinya fraud atau shrinkage maka reward yang diberikan berupa voucher belanja
1
senilai Rp 50.000.
Jika pelanggaran tersebut menimbulkan kerugian bagi perusahaan dan menyebabkan terjadinya fraud atau shrinkage maka reward yang diberikan berupa voucher belanja senilai Rp
2
250.000.
Jika pelanggaran menyebabkan kerugian secara massif dan sistemik dan atau bernilai besar, maka reward diajukan khusus melalui Rapat Direksi dengan persetujuan Direktur Utama dan
3
Komisaris Utama.

Hormat kami, Menyetujui, Mengetahui,

Putu Yuniarti S.Pd/Ni Kadek Uliani Made Widana, SE Ir. I Gede Agus Hardiawan
Finance & Accounting Corporate Division Head/ Finance Director President Director
System & Procedure Division Head
PT. GRUP HARDYS Nomor :
FINANCE & ACCOUNTING DIVISION 037/FA/GH/II/2015
FINANCE & ACCOUNTING DIVISION HEAD Tanggal Ditetapkan
TATA CARA MENGELUARKAN CEK/BG DAN TATA CARA ADMINISTRASI 10 Februari 2015
Halaman : 2/3

WORKING INSTRUCTION (INSTRUKSI KERJA)


PEMBAYARAN KE VENDOR/SUPPLIER MENGGUNAKAN CEK
1) Hal-hal yang harus diisi pada Cek, sbb :
a. Tempat Penulisan Cek.
b. Tanggal Jatuh Tempo Cek.
c. Penyerahan kepada (nama yang menerima jika yang menerima Cek personel/nomor rekening dan atas nama perusahaan jika Cek diserahkan untuk perusahaan),
atau pembawa pada samping kanan nama/nomor rekening yang ditujukan harus dicoret, sehingga yang bisa mencairkan hanya nama/nomor rekening yang
tercantum pada Cek.
d. Ditulis jumlah rupiah (dalam huruf).
f. Nominal Cek (diisi simbol # sebelum menulis angka dan setelah menulis angka, contoh : #5.000.000#).
g. Stempel perusahaan sesuai dengan specimen yang berlaku.
h. Tandatangan sesuai dengan specimen yang berlaku.

Contoh Cek yang dibayarkan ke Pemilik Perushaan

Tgl penulisan &


Bank Yang menerima No Cek Jatuh tempo
pembuka Cek (pembayaran Cek
ke Personel

atau pembawa
dicoret

Nominal dengan
huruf pembukaan

Tandatangan Nominal angka


Nomor Rekening Stempel pembukaan Cek
Bank Pembuka Perusahaan sesuai
Cek specimen

Contoh Cek yang dibayarkan ke Perusahaan

Tgl penulisan &


Bank Yang menerima No Cek Jatuh tempo
pembuka Cek (pembayaran Cek
ke Perusahaan

atau pembawa
dicoret

Nominal dengan
huruf pembukaan

Tandatangan Nominal angka


Nomor Rekening Stempel pembukaan Cek
Bank Pembuka Perusahaan sesuai
Cek specimen
PT. GRUP HARDYS Nomor :
FINANCE & ACCOUNTING DIVISION 037/FA/GH/II/2015
FINANCE & ACCOUNTING DIVISION HEAD Tanggal Ditetapkan
TATA CARA MENGELUARKAN CEK/BG DAN TATA CARA ADMINISTRASI 10 Februari 2015
Halaman : 2/3

WORKING INSTRUCTION (INSTRUKSI KERJA)


PEMBAYARAN KE VENDOR/SUPPLIER MENGGUNAKAN BG
1) Hal-hal yang harus diisi pada BG, sbb :
a. Tempat Penulisan BG.
b. Tanggal Penulisan BG.
c. Tanggal Jatuh
Tempo BG, atau
d. Nominal Cek (diisi simbol # sebelum menulis angka dan setelah menulis angka, contoh : #5.000.000#).
e. Ditulis jumlah rupiah (dalam huruf).
f. Ditulis rekening penerima, atas nama, dan nama Bank.
g. Stempel perusahaan sesuai dengan specimen yang berlaku.
h. Tandatangan sesuai dengan specimen yang berlaku.

Bank Nominal angka Tempat &


pembuka Tanggal Jatuh Nomor BG Tanggal
pembukaan BG
Tempo Pembuatan BG

Dps, 18 - 10 - 2014
Nominal
dengan Huruf
Pembukaan
BG

Nomor
Atas Nama Stempel Tandatangan Bank
Rekening
Penerima Perushaan sesuai Penerima
penerima
specimen

WORKING INSTRUCTION (INSTRUKSI KERJA)


SERAH TERIMA CEK/BG KEPADA VENDOR/SUPPLIER
A. Hal-hal yang harus tercantum dalam Tanda Terima, sbb :
1. Telah diterima dari : Pihak Hardys yang menyerahkan cek/BG (Finance/nama PT).
2. Barang Berupa : Jumlah Cek/BG (lembar), nomor Cek/BG setiap lembar, atas nama Cek/BG, Nominal, Jatuh tempo, Bank.
3. Untuk keperluan : Sesuai keperluan pemberian Cek/BG (pembayaran/pembelian/sewa).
4. Tuliskan tempat, tanggal, bulan dan tahun saat cek diserahterimakan.
5. Yang menyerahkan : bertuliskan nama dan tandatangan yang jelas oleh pihak Hardys.
6. Yang menerima : bertuliskan nama, tandatangan, jabatan yang jelas oleh Pihak Ekstern.
7. Diantara tanda tangan yang menyerahkan dan yang menerima diisi stempel perusahaan (sesuai dengan perusahaan yang melakukan transaksi).
8. Tanda terima di
print out

B. Tanda terima di print out 2 rangkap, diberikan ke Divisi/pihak ektern 1 rangkap dan untuk di Finance 1 rangkap.

WORKING INSTRUCTION (INSTRUKSI KERJA)


JADWAL PENGAJUAN TANDA TANGAN CEK/BG
Pengajuan tanda tangan Cek/BG harus bersamaan dengan jadwal coaching masing-masing persusahaan, sebagai berikut:
a. Hari Senin : HardysRetail.
b. Hari Selasa : HardysLand.
c. Hari Rabu : HardysProperty dan HardysHotels.
d. Kamis : HardysAgro, HardysFunzone, HardysTrans, dan HardysAdvertising.
e. Jumat : HardysInvestment, HardysHoldings, Hardys Foundation, Internal Auditor Administration & Financial Report, dan Internal Auditor Operation &
Complience.
f. Jika ada pengajuan dari divisi yang pembayarannya harus menggunakan Cek/BG atau uang tunai, maka realisasi pembayaran tersebut setelah finance
mengajukan
g.tandatangan Cek/BG sesuai
Hal yang dikecualikan jadwal
adalah coaching.
pembayaran menggunakan Cek/BG atau uang tunai yang harus dieksekusi cepat (sesuai arahan Direktur Utama dan Komisaris
Utama) dengan mekanisme setelah pengajuan pembayaran disetujui Direktur Utama atau Komisaris Utama, divisi terkait langsung berkoordinasi dengan
finance
untuk mengajukan tandatangan Cek/BG. Pengajuan berisi Cek/BG yang akan ditandatangani dan melampirkan pengajuan asli yang sudah mendapat
h. Jika ada pengajuan tandatangan Cek/BG yang mendadak dan bersifat urgent, maka pelaksanaan pengajuan tandatangan Cek/BG adalah setelah apel pagi dan
sebelum morning sharing divisi yang mekanisme semua tandatangan Cek/BG diajukan bersama-sama oleh finance semua PT yang ada pengajuan Cek/BG.
PT. GRUP HARDYS Nomor :
FINANCE & ACCOUNTING DIVISION 037/FA/GH/II/2015
FINANCE & ACCOUNTING DIVISION HEAD Tanggal Ditetapkan
TATA CARA MENGELUARKAN CEK/BG DAN TATA CARA ADMINISTRASI 10 Februari 2015
Halaman : 2/3

WORKING INSTRUCTION (INSTRUKSI KERJA)


PEMOSTINGAN PADA SAAT MENGELUARKAN CEK/BG
1) Pada saat pengeluaran Cek/BG
Biaya/Asset/Inventaris/Piutang (sesuai dengan pos yang ditransaksikan) (D)
Hutang Cek/BG Belum Cair (K)

2) Pada saat Cek/BG cair


Hutang Cek/BG Belum Cair (D)
Bank (K)

WORKING INSTRUCTION (INSTRUKSI KERJA)


ADMINISTRASI YANG HARUS DIISI PADA BONGGOL CEK/BG
1 Tanggal jatuh tempo Cek/BG.
2 Keperluan pembukaan Cek/BG.
3 Nominal pembukaan Cek/BG.
4 Tanda tangan, nama, jabatan, tanggal penulisan/pembukaan Cek/BG oleh finance yang bertugas.
5 Jika sudah dicairkan bonggol Cek/BG dilipat menyilang dan diisi tanggal pencairan Cek/BG.

CONTOH ADMINISTRASI PADA BONGGOL CEK/BG DAN PELIPATAN SETELAH CEK/BG SUDAH DICAIRKAN:

WORKING INSTRUCTION (INSTRUKSI KERJA)


HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PENULISAN CEK/BG
Tidak boleh ada coretan/penebalan pada saat penulisan, jika ada coretan/penebalan, maka pada coretan/penebalan tersebut harus diisi tandatangan pemilik
1
rekening/kuasa rekening.
Cek bisa dialihfungsikan menjadi BG dengan memberi tanda garis sebanyak 2 kali pada ujung kiri cek, cek tersebut tidak bisa dicairkan secara tunai, namun
2
dipindahkan ke rekening yang mencairkan sesuai dengan jatuh tempo.

tanda garis
2kali pada
ujung kiri Cek

Hormat kami, Menyetujui, Mengetahui,

Putu Yuniarti S.Pd/Ni Kadek Uliani Made Widana, SE Ir. I Gede Agus Hardiawan
Finance & Accounting Corporate Division Head/ Finance Director President Director
System & Procedure Division Head