Anda di halaman 1dari 43

1

Kelompok 6
-Risma Yuniarti
-Rinda Gustia Rananda
- Habib Baihaki

BAB

13 Siklus Pengeluaran
: Pembelian dan Pengeluaran
Kas

13
TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari bab ini, Anda harus mampu :

1. Menjelaskan aktivitas bisnis dasar dan operasi pemrosesan informasi terkait yang
dijalankan dalam siklus pengeluaran.
2. Mendiskusikan keputusan penting yang harus dibuat dalam siklus pengeluaran, dan
mengidentifikasi informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan tersebut.
3. Mengidentifikasi ancaman utama dalam siklus pengeluaran, dan mengevaluasi kecukupan
berbagai prosedur pengendalian untuk menghadapi ancaman tersebut.

Kasus integratif ALPHA OMEGA ELECTRONICS

Meskipun system perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource


planning atau ERP) di Alpha Omega Electronics (AOE) telah memungkinkan perusahaan untuk
memangkas biaya terkait dengan pembelian dan utang, Linda Spurgeon,Presiden AOE, yakin
bahwa perbaikan tambahan diperlukan,Dia terutama prihatin mengenai isu yang akhir-akhir ini
diangkat oleh LeRoy Williams, wakil presiden manufakttur untuk AOE, LeRoy kecewa karena
beberapa produk yang dijalankan tertunda di pabrik Wichita disebabkan komponen-komponen
yang ada dalam catatan persediaan AOE diindikasikan tidak ada dalam stok sesungguhnya di

1
2

tangan.Ada juga penundaan di pabrik Dayton karena pemasok tidak mengirimkan komponen
tepat waktu atau karna mengirimkan produk di bawah standar.

Linda meminta Elizabeth Venko, kontrolir, dan Ann Brandt,wakil presiden


system informasi AOE, untuk memberikan beberapa rekomendasi mengenai bagaimana system
ERP baru AOE dapat membantu menyelesaikan masalah ini.Secara khusus, ia meminta
Elizabeth dan Ann untuk mengatasi isu-isu berikut :

1. Apa yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa catatan persediaan AOE terkini
dan akurat untuk menghindari kekurangan komponen yang tidak diharapkan seperti
yang dialami di pabrik Wichita ?

2. Bagaimana masalah dipabrik Dayton dapat dihindari di masa depan? Apa yang dapat
dilakukan untuk memastikan pengiriman tepat waktu terhadap komponen berkualitas?

3. Apakh mungkin untuk mengurangi investasi AOE dalam persediaan bahan baku?

4. Bagaimana system informasi dapat menyediakan informasi yang lebih baik untuk
memandu perencanaan dan produksi?

5. Bagaimana TI dapat digunakan untuk merekayasa ulang lebih lanjut aktivitas siklus
pengeluaran?

Keuangan yang signifikan bagi sebuah perusahaan.Informasi terkini dan akurat mengenai
persediaan, pemasok, dan status pesanan pembelian sangat penting dalam mengelola siklus
pengeluaran secara efektif.Sebagaimana yang anda baca dalam bab ini, pikiran mengenai
bagaimana menyelesaikan masalah AOE dengan aktivitas siklus pengeluarannya.

Pendahuluan

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa (Figur 13-1).Bab ini berfokus pada perolehan bahan baku, barang
jadi, perlengkapan, dan jasa.Bab 14 dan 15 membahas dua jenis khusus lainnya dari pengeluaran:
perolehan aktiva tetap dan jasa tenaga kerja.

Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal utama dengan pemasoknya


(vendor).Di dalam perusahaan, informasi mengenai kebutuhan untuk membeli barang dan bahan
baku mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian
persediaan, dan berbagai departemen.Setelah barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan
penerimaannya mengalir kembali ke sumber-sumber dari siklus pengeluaran.Data biaya juga
mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar umum dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan
dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen.
2
3

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan
pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan

FIGUR 13-1
Diagram Konteks dari Siklus pengeluaran

Siklus

Pendapatan

Pemasok

Pengendalian
Pesanan
Persediaan
pembelian
Siklus
Pembayaran
Berbagai

Pengeluaran Departemen
Sistem buku besar

dan pelaporan

3
4

 DIAGRAM ARUS DATA TINGKAT 0 DARI SIKLUS PENGELUARAN


Siklus Produksi Berbagai Pengendalian

Departemen Persediaan

1.0

Pemesanan

Pemasok Siklus Pemasok


Pesanan Pembelian Persediaan
Pendapatan

2.0
Pemesana
n

Laporan

Penerimaan

Simpanan

Persediaan
Laporan
(Gudang)
penerimaan
Buku Paket
Utang
Penerimaan
Besar Umum Voucher
3.0

4.0 4

Pengeluara
n
Menyetuju
i
5

untuk berfungsi.Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting
sebagai betikut :

 Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?


 Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
 Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk mendapatkkan
harga optimal?
 Bagaimana teknologi informasi (TI-information technology) dapat digunakan untuk
meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistic inbound?
 Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon
yang ditawarkan pemasok?
 Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini mengarah bagaimana sebuah perusahaan


menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yang digambarkan di Fihur 13-2:
1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
3. Menyetujui factor pemasok.
4. Pengeluaran kas.

Bab ini menjelaskan bagaimana system informasi sebuah perusahan mendukung masing-
masing aktivitas tersebut.Kita mulai dengan menjelaskan desain dari system informssi siklus
pengeluaran dan pengendalian dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa system tersebut
menyediakan manajemen dengan informasi yang andal untuk menilai efisiensi dan efektivitas
operasional.Kita kemudian mendiskusikan secara detail tiap-tiap dari empat aktivitas siklus
pengeluaran dasar.Untuk setiap aktivitas, kita menjelaskan bagaimana informasi dikumpulkan,
diprosees, dan disimpan.Kita juga akan menjelaskan pengendalian yang diperlukan untuk
memastikan bahwa tidak hanya keterandalan dari informasi itu, tetapi juga pengamanan sumber
daya perusahaan.

Sistem Informasi Siklus Pengeluaran


Seperti yang ditujukkan Tabel 13-1, aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah
cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan.Hubungan erat
antara aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjual memiliki
implikasi penting untuk mendesain system informasi akuntansi kedua pihak.Secara spesifik,
dengan menerapkan perkembangan TI baru untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran,
perusahaan menciptakan peluang bagi para pemasok untuk merekayasa ulang aktivitas siklus
pendapatannya.Sebaliknya, menggunakan TI untuk mendesain ulang siklus pendapatan sebuah
perusahaan dapat menciptakan peluang bagi pelanggan untuk memodifikasi siklus
pengeluarannya sendiri.Faktanya, perubahan dalam operasi satu perusahaan mungkin

5
6

mengahruskan perubahan yang sesuai dalam operasi perusahaan lain dengan ia berbisnis.Sebagai
contoh, para produsen mobil besar dan banyak pengecer besar, seperti Walmart, mensyaratkan
para pemasok mereka untuk mengirimkan faktur melalui electronic data interchange (EDI), atau
mereka tidak akan berbisnis dengan mereka.Akibatnya, para pemasok tersebut harus
memodifikasi system informasi akuntansi mereka untuk menggabungkan EDI.

TABEL 13-1 Perbandingan Aktivitas Siklus pendapatam dan Siklus Pengeluaran

AKTIVITAS SIKLUS PENDAPATAN AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN


Entri pesanan penjualan-memproses pesanan Pemesanan bahan baku, perlengkapan, dan jasa-
dari pelanggan. mengirimkan pesanan ke pemasok

Pengiriman-mengantar barang dagangan atau Penerimaan-menerima barang atau jasa dari


jasa ke pelanggan (logistic 0utbond). pemasok (logistic inbound)

Penagihan-mengirimkan faktur ke pelanggan Memproses faktur-meninjau dan menyetujui


faktur dari pemasok.

Penerimaan kas-memproses pembayaran dari Pengeluaran kas-memproses pembayaran ke


pelanggan pemasok

6
7

FIGUR 13-3

Ikhtisar Desain Sistem ERP untuk Mendukung Siklus Pengeluaran

Pesanan
Permintaan Tanda Terima
Pembelian
Pembelian Persediaan

Pemasok

Pemesanan

Program Program Pembelian

Pe Penerimaan Terbuka
Entri Pesanan
Pemasukan

Pembelian
Data Penerimaan
Database
Program
Program Terintegrasi
mbelian
Menyetujui
Pengeluaran
Faktur Pemasok,
Ulang Membuat
Pemasok Persediaan,
Kas
Pembayaran
Pesanan
Cek
Faktur Permintaan
Pembelian, Laporan
dan

Laporan Bank

Pemasok

Pemasok
Status Status Status

Rekening
Persediaan Pesanan
Pemasok
Pembelian

Berbagai Departemen

dan Manajer

7
8

PROSES
Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sebuah system ERP.Figur 13-3
menunjukkan porsi dari system ERP yang mendukung aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE.
Meskipun Figur 13-3 menunjukkkan bahwa departemen pengendalian persediaaan AOE
memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan kuantitas yang cukup atas bahan baku dan
perlengkapan, setiap departemen dapat mengirimkan permintaan untukmembeli barang.Setelah
permintaan pembelian telah disetujui, system akan mencari file induk persediaan untuk
mengidentifikasi pemasok yang cocok untuk barang tersebut.Sistem tersebut kemudian
menciptakan sebuah pesanan pembeliaan yang dikirimkan ke pemasok melalui EDI.(Jika perlu,
salinan kertas dicetak dan dikirimkan.)Departemen penerimaan memiliki akses ke pengiriman.
Bagian utang diberithukan pesanan tersebut sehingga dapat merencanakan komitmen keuangan
yang tertunda.Departemen yang menghasilkan permintaan pembeliaan juga diberitahu bahwa
permintaannya telah disetujui.
Para pemasok besar mengirimkan pemberitahuan elektronik jika pengiriman datang yang
memungkinkan AOE untuk merencanakan dengan memiliki staf yang memadai guna memproses
pengiriman yang datang ke gudangnya.Ketika pengiriman tiba, para pekerja dokumen
penerimaan menggunakan system pemrosesan permintaan untuk memverifikasi bahwa sebuah
pesanan yang diharapkan dari pemasok tersebut.Sebagian besar pemasok melabeli kode barang
atau RFID (radio frequency identification) produk-produk mereka untuk memfasilitasi
perhitungan barang. Para pekerja dok penerimaan menginspeksi barang dan menggunakan
sebuah terminal online untuk memasukkan informasi mengenai kuantitas dan kondisi dan barang
yang diterima. Sistem akan mengecek bahwa data ke pesanan pembelian terbuka dan setiap
ketidaksesuaian dengan segera ditampilkan pada layar sehingga ketidakcocokan dapat
diatasi.Waktu yng tepat atas pengiriman juga dicatat untuk membantu mengevaluasi kinerja
pemasok.
Sebelum transfer barang ke gudang, petugas persediaan memverifikasi perhitungan
barang dan memasukkan data tersebut ke dalam system.Bagi para pemasok yang tidak
mengirimkan faktur, system secara otomatis menjadwalkan sebuah pembayaran berdasarkan
syarat yang disetujui ketika pesanan ditempatkan. Petugas bagian untuk memasukkan informasi
dari pemasok yang mengirimkan faktur EDI, dan terkadang faktur kertas. Sistem tersebut
kemudian membandingkan faktur pemasok dengan informasi yang terkandung dalam pesanan
pembelian dan laporan penerimaan untuk memastikan ketepatan dan validitas.Bagi pembelian
perlengkapan atau jasa yang biasanya tidak melibatkan pesanan pembeliaan dari laporan
penerimaan, faktur dikirimkan ke penyedia yang sesuai untuk persetujuan.Faktur pemasok
sendiri juga dicek untuk keakuratan matematis. Sistem secara otomatis menjadwalkan faktur
untuk pembayaran dengan tanggal jatuh temponya.
AOE, seperti kebanyakan perusahaan, menggunakan pemrosesan batch untuk membayar
pemasoknya.Setiap hari, para bendahara menggunakan system pemrosesan inquiry untuk
meninjau faktur yang jatuh tempo dan menyetujui pembayarannya.AOE membuat pembayaran

8
9

ke beberapa pemasok yang lebih besar menggunakan financial electronic data interchange
(FEDI), tetapi masih tetap mencetak cek kertas bagi banyak pemasoknya yang lebih kecil.Ketika
sebuah pembayaran electronic funds transfer (EFT) diotorisasi atau sebuah cek dicetak, system
tersebut memperbarui file utang, faktur terbuka dan buku besar umum. Untuk setiap pemasok,
total dari seluruh voucher dijumlhkan, dan jumlah tersebut dikurangkan dari kolom saldo dalam
catatan file induk pemasok tersebut. Pesanan pembeliaan yang relavan dan laporan penerimaan
ditandai untuk menandai bahwa transaksi tersebut belum dibayar.Faktur yang dibayar kemudian
dihapus dari file faktur terbuka.Sebuah nota pengiriman uang (remittance advice) disiapkan
untuk setiap pemasok, yang mencantumkan setiap faktur yang dibayarkan dan jumlah diskon
atau potongan yang diambil.Untuk pembayaran yang dibuat dengan EFT, data pengiriman uang
akan menyertai pembayaran EFT sebagai bagian dari paket FEDI.Untuk pembayaran yang dibuat
dengan cek, nota pengiriman uang tercetak diproses, system tersebut menghasilkan sebuah entri
jurnal ringkasan, mendebit utang dan mengkredit kas, serta posting entri tersebut ke buku besar
umum.
Kasir akan meninjau cek tersebut dengan dokumen pendukung dan kemudian
menandatanganinya.Cek-cek tersebut adalah sejumlah tertentu yang juga memerlukan tanda
tangan kedua oleh bendahara atau manajer lain yang berwenang.Kasir tersebut kemudian
mengirimkan cek yang telah ditandatangani dan nota pengiriman uang ke pemasok.Transaksi
juga dijalankan oleh kasir dan ditinjau oleh bendahara.
Akses mudah terhadap informasi yang baru dan akurat memungkinkan manajer untuk
mengawasi kinerja secara dekat.Meskipun demikian, kualitas terhadap keputusan tergantung ada
keakuratan dari informasi di dalam database.Kita sekarang mendiskusikan ancaman umum yang
terkait dg aktivitas siklus pengeluaran dan menjelaskan pengendalian yang dapat
menanggulanginya.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN


Figur 13-3 menunjukkan bahwaseluruh aktivitassiklus pengeluaran tergantung pada database
integrasi yang berisi informasi mengenai pemasok, persediaan, dan aktivitas pembeliaan.Oleh
karna itu, ancaman umum pertama yang tercantum dalam Tabel 13-2 adalah data induk myang
tidak akurat atau tidak valid.Kesalahan dalam data induk pemasok dapat menyebabkan
pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan baku yang kualitasnya
intern(rendah), pengiriman yang tidak tepat waktu, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah
dan penipuan pembayaran ke pemasok fiktif.Kesalahan dalam data induk persediaan dapat
menghasilkan penundaan produksi dikarenakan kurangnya bahan baku kunci yang tidak
diantisipasi atau pembelian yang tidak perlu dan kelebihan persediaan.Kesalahan dalam data
induk pembelian dapat menghasilkan pembelian yang tidak diotorisasi dan kegagalan untuk
memanfaatkan diskon yang telah dinegoisasi.
Tabel 13-2 menunjukkan bahwa salah satu cara (pengendalian 1.1) untuk menanggulangi
ancaman atas data induk yang tidak akurat atau tidak valid adalah menggunakan pengendalian
integritas pemrosesan data yang dijelaskan di Bab 10.Ini juga penting untuk membatasi atas data

9
10

induk siklus pengeluaran dan mengonfigurasi system sehingga hanya pegawai berwenang yang
dapat membuat perubahan atas data induk (pengendalian 1.2).Ini mensyaratkan perubahan
konfigurasi dasar atas peran pegawai dalam system ERP untuk secara teliti memisahkan tugas-
tugas yang tidak kompatibel.Sebagai contoh, pertimbangkan situasi yang mana seorang petugas
utang memasukkan nama pemasok yang saat ini tidak ada dalam daftar pemasok yang
disetujui.Konfigurasi dasar dari banyak ERP akan menghasilkan sebuah permintaan segera yang
petugas ingin membuat sebuah catatan pemasok baru melanggar pemisahan tugas yang tepat
dengan mengizinkan orang yang bertanggung jawab pada pencatatan pembayaran ke pemasok
untuk juga mengotorisasi pembuatan rekening baru.Sama halnya, konfigurasi dasar dari banyak
system ERP mengizinkan staf utang untuk tidak hanya membaca harga dari berbagai produk dan
saldo terkini atas pemasok, tetapi untuk mengubah nilai dari hal data tersebut.Contoh ini
hanyalah beberapa banyak pengaturan konfigurasi yang perlu ditinjau untuk memastikan
pemisahan tugas yang tepat.Meskipun, demikian, karena pengendalian preventif seperti itu tidak
pernah dapat 100% efektif, Tabel 13-2 juga mengindikasikan bahwa sebuah laporan atas seluruh
perubahan untuk data induk meninjaunya untuk memverifikasi bahwa database tetap akurat
(Pengendalian1.3).
Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan yang tidak
diotorisasi atas informasi sensitive, seperti informasi perbankan mengenai pemasok dan diskon
harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok yang dipilih. Tabel 13-2 menunjukkanbahwa salah
satu cara untuk menanggulangi risiko atas ancaman ini adalah untuk mengonfigurasi system
tertersebut untuk menggunakn pengendalian akses kuat untuk membatasi yang dapat
menampilkan informasi seperti itu (pengendalian 2.1). Ini juga penting untuk mengonfigurasi
system tersebut guna membatasi kemampuan pegawai untuk menggunakan kemampuan
permintaan permintaan yang melekat siste, tersebut pada table field tertentu.Selama data
sensitive seharusnya dienkripsi (pengendalian 2.2) dalam penyimpanan untuk mencetak pegawai
TI yang tidak memiliki akses terhadap system ERP dari penggunaan peralatan system
pengoperasian untuk menanmpilan informasi sensitive.Informasi dipertukarkan dengan pemasok
melalui internet seharusnya juga dienkripsi selama transmisi.
Sebagaimana yang ditunjukkan pada Tabel 13-2, ancaman umum ketiga dalam siklus
pengeluaran berkaitan dengan kehilangan atau penghancuran data induk.Cara terbaik untuk
menanggulangi risiko ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemuliham
bencana (pengendalian 3.1) yang didiskusikan di Bab 10.Sebuah praktik terbaik adalah
mengimplementasikan system ERP sebagai tiga kejadiaan terpisah.Kejadian yang
pertamadisebut sebagai produksi, digunakan untuk memproses aktivitas harian.Kedua digunakan
untuk pengujian dan pengembangan.Kejadian ketiga seharusnya dipertahankan sebagai backup
online terhadap system produksi untuk menyediakan pemulihan secara real-time.
Kemampuan pelaporan ekstensif sebuah system ERP (pengendalian 4.1) dapat digunakan
untuk mengawasi ancaman kinerja yang buruk.Oleh karena persediaan menunjukkan sebuah

10
11

IDENTITAS PENGENDALIAN (NOM PENGENDALIAN (NOMOR PERTAMA


ANCAMAN
MENGACU PADA ANCAMAN YANG SESUAI)

Maslah-masalah utama 1. Data induk yang tidak 1.1 Pengendalian integritas pemrosesan data
siklus pengeluaran akurat atau tidak valid 1.2 Pembatasan akses terhadap data induk
2. Pengungkapan yang tidak 1.3 Tinjauan atas seluruh perubahan terhadap
diotorisasi atas informasi data induk
sensitive. 2.1 Pengendalian akses
3. Kehilangan atau 2.2 Enkripsi
penghancuran data 3.1 Backup dan prosedur pemulihan bencana
4. Kinerja yang buruk 4.1 Laporan manajerial
5. Kekurangan dan kelebihan 5.1 Sistem persedian perpetual
persediaan 5.2 Kode bar atau label RFID
5.3 Perhitungan persediaan fisik secara periodic
6. Membeli barang yang tidak
6.1 Sistem persediaan perpetual
dibutuhkan
6.2 Tinjauan dan persetujuan permintaan
7. Membeli pada harga yang
kembali
melambung
6.3 Fungsi pembelian tersentralisasi
8. Membeli barang
7.1 Daftar harga
berkualitas inferior 7.2 Penawaran yang kompetitif
9. Pemasok yang tidak dapat 7.3 Tinjauan pesanan pembelian
diandalkan. 7.4 Anggaran
10. Membeli dari pemasok 8.1 Membeli hanya dari pemasok yang telah
yang tidak diotorisasi disetujui
11. Penyuapan (kickbonds) 8.2 Tinjauan dan persetujuan pembelian dari
12. Menerima barang yang pemasok baru
tidak dipesan 8.3 Menahan manajer pembelian yang
13. Kesalahan dalam bertanggungjawab untuk biaya pengerjaan
perhitungan ulang dan scrap
14. Memverifikasi penerimaan 8.4 Pelacakan dan pemantauan kualitas produk
jasa dengan pemasok
15. Pencurian persediaaan 9.1 Meminta pemasok untuk memiliki sertifikasi
Menyetujui faktur 16. Kesalahan dalam faktur kualitas (misalnya ISO 9000)
pemasok pemasok 9.2 Mengumpulkan dan mengawasi data kinerja
17. Kesalahan dalam mem- pengiriman pemasok
posting ke utang 10.1 Mengurus sebuah daftar pemasok yang
Pengeluaran kas 18. Kegagalan untuk disetujui dan mengonfigurasi system untuk
memanfaatkan diskon bagi mengizinkan pesanan pembelian hanya ke
pembayaran tepat waktu pemasok yang disetujui.
19. Membayar untuk barang 10.2 Tinjauan dan persetujuan atas pembelian
yang tidak diterima dari pemasok baru
20. Pembayaran duplikat 10.3 Pengendalian EDI secara spesifik (akses,
21. Pencurian kas tinjauan pesanan, enkripsi, kebijakan)
22. Mengecek perubahan 11.1 Melarang penerimaan hadiah dari
23. Masalah arus kas pemasok
11.2 Rotasi pekerjaan dan liburan wajib
11.3 Mensyaratkan agen pembelian untuk

11
12

mengungkp kepentingan keuangan dan pribadi


dalam pemasok.
11.4 Audit pemasok
12.1 Mensyaratkan keberadaan pesanan
pembelian yang disetujui sebelum menerima
setiap pengiriman.
13.1 Tindak menginformasikan pegawai
penerimaan mengenai kuantitas yang dipesan.
13.2 Mensyaratkan pegawai penerimaaan
untuk menandatangani laporan penerimaan
13.3 Insentif
13.4 Penggunaan kode batang dan label RFID
13.5 Konfigurasi system ERP untuk menandai
diskrepansi antara kuantitas dipesan dan
diterima yang melebihi toleransi ambang batas
untuk penyelidikan.
14.1 Pengendaliaan anggaran
14.2 Audit
15.1 Pembatasan akses fisik atas ke persediaan
15.2 Dokumentasi atas seluruh transfer
persediaan antara para pegawai penerimaan
dan persedian
15.3 Perhitungan persediaan fisik secara
periodic dan rekonsiliasi untuk mencatat
kuantitas
15.4 Pemisahan tugas penyimpanan persediaan
versus penerimaan
16.1 Verifikasi atas keakuratan faktur
16.2 Mensyaratkan tanda terima mendetail
untuk pembelian kartu pengadaan
16.3 ERS
16.4 Pembatasan akses ke data induk pemasok
16.5 Verifikasi tagihan biaya pengiriman dan
penggunaan saluran pengiriman yang disetujui
17.1 Pengendalian edit entri data
17.2 Rekonsiliasi catatan utang yang detail
dengan akun control buku besar umum
18.1 Pengisian faktur berdasarkan tanggal jatuh
tempo untuk diskon
18.2 Anggaran arus kas
19.1 Mensyaratkan bahwa seluruh faktur
pemasok dicocokkan dengan dokumen
pendukung yang diakui baik oleh penerimaan
dan pengendalian persediaan
19.2 Anggaran ( bagi jasa)
19.3 Mensyaratkan tanda terima bagi biaya
perjalanan
19.4 Penggunaan kartu kredit perusahaan

12
13

untuk biaya perjalanan


20.1 Mensyaratkan sebuah paket voucher yang
lengkap untuk semua pembiayaan
20.2 Kebijakan untuk membayar biaya dari
salinan asli atas faktur pemasok
20.3 Membatalkan seluruh dokumen
pendukung ketika pembayaran dibuat
21.1 Keamanan fisik atas cek kosong dan mesin
penandatanganan cek
21.2 Akuntansi periodic atas seluruh cek yang
dinomori secara
21.3 Pengendalian akses terhadap terminal EFT
21.4 Penggunaan computer dan browser yang
didedikasikan bagi perbankan secara online.
21.5 Blok ACH pada rekening yang tidak
digunakan untuk pembayaran
21.6 Pemisahan fungsi penulisan cek dari utang
21.7 Mensyaratkan tanda tangan rangkap pada
cek yang lebih besar dari jumlah tertentu
21.8 Rekonsiliasi rutin pada rekening bank
dengan jumlah yang dicatat oleh seseorang
yang independen atas prosedur pengeluaran
kas
21.9 Pembatasan atas akses terhadap file induk
pemasok
21.10 Membatasi jumlah pegawai dengan
kemampuan untuk membuat pemasok satu kali
21.12 Menjalankan kas kecil sebagai dana
imprest
22.1 Mesin perlindungan cek
22.2 Penggunaan tinta dan kertas khusus
23.1 Anggaran arus kas

1.1

Investasi yang dapat diukur atas modal kerja, laporan yang membantu mengelola persediaan
sangat berharga.Sebuah ukuran kunci untuk mengevaluasi manajemen persediaan adalah
perputaran persediaan, yang merupakan rasio dari harga pokok penjualan dibagi dengan
persediaan di tangan.Pertimbangkan contoh berikut:penjualan tahunan adalah $500 juta, dan
harga pokok penjualan tahunan berjumlah $360 juta.Sebuah rasio perputaran persediaan dari 1
berarti bahwa perusahaan secara efektif menjual pasokan persediaan setahun, mengikat 360
juta.Meningkatkan rasio perputaran persediaan sampai 3 akan mengurangi investasi yg tidak
13
14

menguntungkan menjadi $120 juta, dengan demikian membebaskan $240 juta yg dapat
digunakan untuk tujuan lainnya.
Para akuntan perlu untuk memahami bagaimana aktivitas bisnis dijalankan dalam rangka
untuk mendesain laporan lain yg dapat mebantu manajemen mengelola persediaan dg lebih baik
Sebagai contoh, laporan ini berguna untuk mengawasi persentase permintaan yg dapat diisi dari
persediaan di tangan.Untuk barang-barang penting, ini seharusnya mendekati 100% untuk
menghindari habisnya persediaan (stockout) dan penundaan dalam mengisi pesanan
pelanggan..Bagi sebagian besar barang, meskipun demikian, tingginya fill ride tersebut tidak
diinginkan karena perlunya menjual terlalu banyak persediaaan.Laporan lain dapat membantu
manajemenen mengidentifikasi kepentingan relative dari berbagai barang persediaan.Sebagai
contoh, laporan tersebut bisa jadi berguna untuk mengklasifikasikan barang-barang diberbagai
dimensi, seperti frekuensi pembelian, frekuensi penggunaan atau penjualan ulang, dan kontribusi
terhadap profibilitas.Barang-barang yg sering dibeli dan diinginkan dan yg akan membuat
kontribusi signifikan terhadap profibilitas adalah kepentingan yg tinggi dan seharusnya dikelola,
sehingga menjaga fill rate yang tinggi.Sebaliknya manajemen mungkin ingin
mempertimbangkan untuk mengeliminasi barang-barang yg jarang dibeli, jarang digunakan, dan
tidak berkontribusi banyak terhadap profibilitas.Sebagaimana yg akan kita lihat dalam bagian
selanjutnya, para akuntan dapat membantu para manajer dengan mendesain berbagai laporan
mendetail dan metric yg relavan untuk mengevaluasi setiap aktivitas bisnis dalam siklus
pengeluaran.

Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan jasa


Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran (lingkaran 1.0 dalam Figur 13-2)
adalah memesan bahan baku, perlengkapan, atau jasa.Figur 13-4 menunjukkan bahwa
pemesanan ini terlebih dahulu melibatkan untuk mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak
yang dibeli, dan kemudian memilih dari pemasok mana untuk membeli

MENGIDENTIFIKASI APA, KAPAN, DAN BERAPA BANYAK UNTUK PEMBELIAN


Sebagaimana yg ditunjukkan dalam kasus perkenalan, catatan persediaan yang tidak akurat apat
menciptakan masalah siginifikan bagi perusahaan.Oleh karena itu, akuntan dan system prfesional
perlu memahami praktik terbaik untuk mengelola persediaan.

PROSES Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yg cukup
sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahkan jika persediaan yg digunakan lbih
besar dari yg diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam pengiriman.Pendekatan tradisional
biasanya disebut sebagai pendekatan economic order quantity (kuantitas pesanan ekonois-EOQ)
karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal untuk

14
15

meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok. Biaya pemesanan
termasuk seluruh biaya terkait dg pemrosesan transaksi pembelian.Biaya penyimpanan adalah
biaya yang dikaitkan dengan penahanan persediaan.Biaya kehabisan stok adalah biaya yang
dihasilkan dari kekurangan persediaan , seperti penjualan yang hilang atau penundaan produksi.
Aplikasi yang sebenarnya dari pendekatan EOQ berbeda-beda berdasarkan jenis
barang.Untuk berang berbiaya tinggi atau penggunaan tinggi, seperti chip dan layar computer
yang digunakan AOE, semua tiga jenis biaya disertakan dalam formula.Bagi barang berbiaya
rendah atau penggunaan rendah, seperti sekrup dan pegas yang digunakan AOE untuk merakit
produknya, biaya pemesanan dan penyimpanan biasanya diabaikan, dan tujuan utamanya adalah
untuk memelihara tingkat persediaan yang cukup.Formula EOQ digunakan untuk menghitung
berapa banyak untuk memesan.Reorder point (titik pemesanan ulang) menentukan kapan untuk
memesan.Perusahaan biasanya menetapkan reorder point berdasarkan waktu pengiriman dan
tingkat yang diinginkan dari stok pengaman (safety stocks) untuk menangani fluktuasi yang tidak
diharapkan dalam permintaan.
Pendekatan EOQ tradisional terhadap pengendalian persediaan sering menghasilkan
penyimpanan sejumlah besar persediaan.Utang yang diinvestasikan dalam menyimpan
persediaan tidak menghasilkan apa pun.Akibatnya dalam tahun-tahun terakhir ini banyak
perusahaaan manufaktur besar di AS, termasuk Xerox, Ford, Motorola, NCR, Intel,
McDonald,Douglas, dan Delco Electronics, telah meminimalkan atau bahkan mengeliminasi
sejumlah persediaan ditangan dengan mengadopsi perencanaan kebutuhan material (material
requirements planning) atau system manajemen persediaan just-in-time.
Perencanaan kebutuhan material (materials requirements planning-MRP) berupaya
untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi

15
16

FIGUR 13-4

Diagram Arus Data Tingkat

1.Memesan bahan baku, perlengkapan, dan Jasa (dijelaskan dg menyertakan ancaman)

Siklus Pendapatan

1.1. Menerima Barang


Permintaan Apa yang dipesan

Pembelian
Siklus

Pengeluaran 5 6

Permintaa
n Persediaan
Pengendalian
Pembelian
Persediaan & Berbagai

Departemen
1.2. Memlih
Salinan Pesanan Pemasok

Pembelian
7 8 9 Pemasok
Departemen

penerimaan 10 11

Pesanan
Pesanan
Pembelian
Pembelian

Pemasok

(ketepatan) tekhnik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi
kebutuhan produksi.Sebagai contoh, departemen perencanaan produksi dari sebuah perusahaan

16
17

menggunakan MRP akan menggunakan perkiraan penjualan untuk menyiapkan jadwal terperinci
yang menentukan jumlah masing-masing produk jadi untuk memproduksi dalam peride waktu
tertentu, seperti tiga bulan berikutnya.Jadwal dan spesifikasi tekhnik ini untuk setiap produk
mengidentifikasi kuantitas dari bahan baku, suku cadang, dan perlengkapan yang diperlukan
dalam produksi dan titik waktu ketika mereka akan diperlukan.Jadi, system MRP mengurangi
ketidakpastian mengenai kapan bahan baku dibutuhkan dan dengan demikian memungkinkan
perusahaaan untuk menyimpan persediaa.n lebih sedikit.
Sistem persediaan just-in-time (JIT inventory system) berupaya untuk meminimalkan,
tetapi tidak mengeliminasi secara total, persediaan barang jadi dengan membeli dan
memproduksi barang hanya sebagai respons terhdap penjualan actual, bukannya yang
diperkirakan.Akibatnya, system JIT ditandai dengan pengiriman yang sering atas sejumlah kecil
bahan baku, suku cadang, dan perlengkapan secara langsung ke lokasi tertentu yang
memerlukannya saat mereka diperlukan, bukannya pengiriman dalam jumlah besar yang jarang
ke fasilitas pusat penerimaan dan penyimpanan.Oleh karna itu, pabrik yang menggunakan
system JIT akan memiliki beberapa dok penerimaan, masing-masing ditugaskan untuk menerima
pengiriman barang yang diperlukan di pusat kerja terdekat.
Sebuah perbedaan besar antara system MRP dan JIT adalah penjdwalan produksi.Sistem
MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi penjualan yang diperkirakan, sehingga membuat
kualitas “optimal” pada persediaan barang jadi.Sistem JIT menjadwalkan produksi sebagai
respons terhadap permintaan pelanggan, sehingga secara virtual mengeliminasi persediaan
barang jadi, tetapi perlu menyimpan bahan baku dalam jumlah yang cukup dalam rangka untuk
menyesuaikan produksi dengan cepat sebagai respons terhadap permintaan pelanggan.Baik
system MRP maupun JIT dapat mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi.Memilih antara
keduanya tergantung, sebagaian , pada jenis produk yang dijual perusahaan.Sistem MRP lebih
efektif digunakan dengan produk yang memiliki pola permintaan yang dapat diprediksi, seperti
bahan pokok konsumen.Untuk barang seperti itu, perusahaan dapat merencanakan pembelian
untuk meminimalkan kehabisan stok ( dengan kerugian penjualan yang dihasilkan) sementara
secara bersamaan meminimalkan risiko kelebihan stok dan biaya yang mengikuti dari
menurunkan atau membongkar persediaan yang berlebih.Sebaliknya system pengendalian JIT
berguna terutama bagi produk yang relative memiliki siklus hidup yang pendek dan
permintaannya tidak dapat diprediksi dengan akurat, seperi mainan yang dikaitkan dengan film-
film tertentu.Dalam kasus seperi itu, penting bagi bisnis untuk mampu meningkatkan produksi
dengan cepat guna memenuhi permintaan yang tidak diantisipasi maupun menghentikan
produksi dengan cepat untuk menghindari akumulasi persediaan dalam jumlah besar yang harus
diturunkan untuk cuci gudang karena produk tidak lagi dalam permintaan.
Sebuah permintaan untuk membeli barang atau perlengkapan dipicu bik oleh fungsi
system pengendalian persediaan maupun ketika pegawai memberitahukan kekurangan
bahan.Sistem pengendalian persediaan canggih yang digunakan dalam perusahan manufaktur
besar, seperti IBM atau Ford, secara otomatis menghasilkan permintaan pembeliaan ketika
kuantitas dari sebuah barang di tangan berada di bawah titik pemesanan kembalinya.Dalam

17
18

perusahaan-perusahaan kecil, meskipun demikian, para pegawai yang menggunakan barang


mencatat ketika stok menipis dan meminta barang tersebut dipesan ulang.Terlebih lagi, bahkan
dalam perusahaan yang lebih besar, para pegawai biasanya mengajukan permintaan untuk
memesan ulang perlengkapan kantor.
Terlepas dari sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang atau perlengkapan sering
menghasilkan penciptaan sebuah permintaan pembelian (purchase requisition) yang
mengidentifikasi requisitioner (orang yang mengeluarkan pesanan pembeliaan); menentukan
lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi,
kuantitas, dan harga dari setiap barang yang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang
pemasok.Orang yang menyetujui permintaan mengindikasikan nomor departemen dan nomor
rekening ke mana pembelian seharusnya dibebankan.
Meminimalkan jumlah data yang harus dimasukkan secara manual meningkatkan baik
efisiensi maupun ketepatan.Dengan demikian, pegawai yang memulai permintaann pembelian
hanya perlu melengkapi data pemasok (vendor), tanggal yang diperlukan, dan lokasi (kemana
barang dagang dikirimkan) dan nomor serta kuantitas barang yang diminta dalam bagian
detail.Sistem kemudian menarik informasi relavan lainnya dari file induk terkait, Hal ini perlu
dijalankan untuk mebuat pegawai lebih mudah untuk mempelajari bagaimana menjalankan tugas
pekerjaan baru yang timbul dari promosi atu transfer.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN


Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan
mengakibatkan pada hilangnya penualan atau menyimpan persediaan berlebih yang dapat
meningkatkan biaya (ancaman 5).Untuk mengurangi risiko pada masalah ini, kesalahan entri
data dapat menyebabkan catatan persediaan perpetual yang tidak akurat karna pengetik ahli juga
membuat kekeliruan.Oleh karena itu, diperlukan penggunaan tekhnologi informasi (pengendalian
5.2) untuk mengeliminasi kebutuhan bagi entri data manual agar dapat meningkatkan ketepatan
pencatatan persediaan perpetual.
Pemberian kode batang adalah salah satu opsi, tetapi ini bukan yang paling
ampuh.Kesalahan masih dapat terjadi jika pegawai berupaya untuk menghemat waktu dengan
memindai satu barang dan kemudian memasukkan kuantitas secara manual.Sebagai contoh,
sebuah took grosir memesan 12 jenis dari soda merek pribadi, petugas penerimaan mungkin
memindai hanya satu kaleng dan kemudian memasukkan jumlah yang dibeli secara manual.Oleh
karena semua rasa pada harga yang sama, jumlah dari pembelian dihitung dengan
benar.Meskipun demikian, catatan persediaan perpetual akan menjadi salah, karena hitungan
pasti dari rasa yang dibeli tidak dicatat dengan benar.
Melekatkan label RFID ke masing-masing produk dapat mengeliminasi masalah yang
baru saja didiskusikan karena pembaca secara otomatis mencatat setiap barang.Tekhnologi RFID
juga lebih efisien daripada kode batang karena tidak perlu bagi manusia untuk menyelaraskan
kode batang pada produk dengan pembaca.Meskipun demikian, tekhnologi RFID lebih mahal
dibandingkan kode batang dan tidak dapat digunakan untuk setiap jenis produk.

18
19

Penting juga untuk menghitung persediaan di tangan secara periodic dan menyelidiki
setiap ketidaksesuain antara hitungan tersebut dan catatan persediaan perpetual (pengendalian
5.3 dalam Tabel 13-2).Salah satu perhitungan persediaan fisik tahunan umumnya tidak akan
cukup untuk memelihara catatan persediaan secara akurat, terutama bagi system MRP dan
JIT.Sebaliknya, analisis biaya ABC seharusnya digunakan untuk mengklasifikasikan barang
berdasarkan kepentingannya: Barang yang paling penting (barang A) seharusnya dihitung paling
sering, dan barang yang kurang penting (barang C) dapat dihitung tidak sering.Jika perhitungan
interim tersebut dapat mengungkapkan diskrepansi yang signifikan dengan catatan persediaan,
perhitungan komprehensif atas seluruh persediaan harus segera dilakukan.Pendektan ini mungkin
telah memperingatkan manajemen di pabrik Wichita AOE dalam kasus perkenalan bab mengenai
kekurangan komponen kunci dengan lebih dini untuk menghindari penundaan produksi.
Ancaman lainnya adalah pembelian barang yang saat ini tidak diperlukan.Catatan
persediaan perpetual yang akurat (pengendalian 6.1) memastikan validitas permintaan pembelian
yang dihasilkan system pengendalian persediaan secara otomatis.Para penyedia perlu meninjau
dan menyetujui permintaan pembelian (pengendalian 6.2) yang dimulai dari masing-masing
pegawai.Sebuah masalah terkait adalah berbagai pembelian barang yang sama oleh submit yang
berbeda dari perusahaan.Akibatnya, perusahaan mungkin menyimpan persediaan yang lebih
besar dibandingkan dengan persediaan yang diinginkan dan mungkin akan gagal dalan
memanfaatkan diskon-volume yang tersedia.Sebuah fungsi pembelian tersentralisasi
(pengendalian 6.3) menanggulangi ancaman semacam ini.

MEMILIH PEMASOK
Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih
pemasok.Para agen pembelian (terkadang disebut sebagai pembeli) biasanya menjalankan tugas
ini.Dalam perusahaan manufaktur seperti AOE, fungsi pembelian berkaitan erat dengan siklus
produksi.Jadi, seperti yang ditunjukkan Figur 12-1, Ryan McDaniel, Kepala Departemen
Pembelian di AOE, melaporkan langsung ke LeRoy Williams, Wakil Presiden Manufaktur.

PROSES Beberapa factor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:


 Harga
 Kualitas Bahan Baku
 Keandalan dalam pengiriman

Perlu diperhatikan bahwa mengevaluasi pemasok yang tepat melibatkan lebih dari sekedar
membandingkan harga.Perusahaan juga mengeluarkan biaya, seperti pengerjaan ulang dan bahan
yang tersisa setelah produksi (scrap), terkait dengan kualitas dari produk yang dibeli.Ada pula
biaya yang terkait dengan kinerja pengiriman pemasok (seperi masalah yang dijelaskan dalam
kasus perkenalan di pabrik Dayton AOE).Keandalan pemasok sangat penting terutama bagi

19
20

perusahaan yang menggunakan system JIT karena pengiriman yang terlambat dapat
memberhentikan seluruh system.
Setelah pemasok telah dipilih bagi sebuah produk, identitas pemasok harus menjadi
bagian dari catatan induk persediaan produk untuk menghindari pengulangan proses pemilihan
pemasok untuk setiap pesanan selanjutnya.(Dalam beberapa kasus, meski demikian, seperti
pembelian barang berbiiaya tinggi dan penggunaan rendah, manajemen mungkin secara eksplisit
ingin mengevaluasi ulang seluruh pemasok potensial setiap kali produk dipesan.Sebuah daftar
pemasok alternative potensial bagi setiap barang seharusnya juga dipelihara untuk
mengantisipasi bila pemasok utama kehabisan stok barang yang dibutuhkan.
Pesanan pembelian (purchase order) (Figur 13-5) adalah dokumen atau formulir
elektronik yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk
tertentu pada harga yang ditentukan.Ini juga merupakan sebuah janji untuk membayar dan
menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya.Pesanan pembelian mencakup nama
pemasok dan agen pembelian, tanggal pesanan dan pengiriman yang diminta, lokasi pengiriman
dan metode pengiriman, serta informasi mengenai barang yang dipesan.Seringkali, beberapa
pesanan pembelian dihasilkan untuk mengisi satu permintaan pembeliaan, karena vendor yang
berbeda mungkin menjadi pemasok yang ditunjuk untuk berbagai barang yang diminta.Kuantitas
yang dipesaan mungkin juga berbeda dari yang diminta, untuk mengizinkan pembeli mengambil
manfaat dari diskon kuantitas.
Banyak perusahaan memelihara persetujuan khusus dengan pemasok penting.Sebuah
pesanan pembelian selimut (blanket purchase order) atau pesanan menyeluruh adalah sebuah
komitmen untuk membeli barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dan pemasok tertentu
untuk jangka waktu ditetapkan, seringnya setahun.Pesanan pembelian selimut mengurangi
ketidakpastian dari pembeli mengenai sumber bahan baku yang dapat diandalkan dan membantu
pemasok merencanakan kapasitas dan operasinyadengan lebih efektif.
Pemicu biaya besar dalam fungsi pembeliaan adalah jumlah pesanan pembeliaan yang
diproses.Oleh karena itu,menemukan cara untuk mengurangi jumlah pesanan yang diproses dan
mempersingkat langkah-langkah yang terlibat dapat menghasilkan penghematan yang
signifikan.Penggunaan EDI dalah salah satu cara untuk meningkatkan proses pembeliaan.EDI
mengurangi biaya dengan mengeliminasi pekerjaan klerikal yang terkait dengan mencetak dan
mengirimkan dokumen kertas.Waktu antara mengenali kebutuhan untuk memesan kembali
sebuah barang dan selanjutnya menerimanya juga dapat dikurangi.Akibatnya, risiko dari
kehabisan stok akan berkurang, yang dapat meningkatkan profibilitas secara signifikan.Di masa
lalu, EDI sangat mahal karena Ia memerlukan penggunaan jaringan dan perangkat lunak hak
milik pihak ketiga.Meskipun demikian, pengembangan standar bagi EDI melalui internet
(EDINT), seperti protocol AS2 untuk mengamankan pertukaran elektronik atas dokumen, telah
memotong biaya EDI secara drastic.Sebagai contoh, AS2 memungkinkan bagi pengirim untuk
mengodekan dan penerima dengan benar memecahkan kode (decode) pesanan pembeliaan dan
dokumen lainnya.

20
21

Program vendor-managed inventory menyediakan sarana lain untuk mengurangi


pembeliaan dan biaya persediaan.Sebuah program vendor-managed inventory (VMI-persediaan
vendor yang dikelola) secara esensial mengalihdayakan sebagian besar pengendalian persediaan
dan fungsi pembeliaan: Para pemasok diberi akses terhadap data penjualan dan persediaan dan
diotorisasi secara otomatis untuk mengisi kembali persediaan ketika stok jatuh pada titik
pemesanan ulang yang telah ditentukan.Persetujuan ini memotong biaya penyimpanan dengan
mengurangi jumlah persediaan ditangan dan menurunkan biaya pemrosesan dengan
mengeliminasi kebutuhan untuk menghasilkan dan mempertukarkan pesanan pembelian formal.
Pelelangan terbalik (reverse auction) menyediakan tekhnik lain untuk mengurangi biaya
yang terkait pembeliaan.Dalam pelelangan terbalik, para pemasok bersaing dengan satu sama
lain untuk memenuhi permintaan pada harga terendah.Meskipun pelelangan terbalik dapat
menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, karena focus utamanya adalah pada harga,
pelelangan ini mungkin paling cocok untuk membeli barang komoditas dibandingkan komponen
penting yang berkualitas, keandalan vendor, dan kinerja pengirimannya sangat penting.
Salah satu cara untuk mengurangi biaya yang terkait pembelian lainnya adalah
melakukan audit pre-award.Audit pre-award biasanya digunakan untuk pembelian besar yang
melibatkan tawaran formal oleh pemasok.Audit pre-award biasanya mengidentifikasi kesalahan
matematis sederhana dalam formula pemberian harga yang rumit dan diskrepansi lain, ketika
dikoreksi, yang dapat memberikan penghematan yang cukup.
EDI, vendor-managed inventory, pelanggan terbalik, dan audit pre-award adalah tekhnik-
tekhnik untuk mengurangi biaya terkait pembelian bahan baku dan persediaan barang
jadi.Perkembangan TI baru dapat juga mengubah bagaimana perusahaan menghitung
persediaanya.Secara tradisional, sebagian besar perusahaan telah menggunakan LIFO,

FIGUR 13-5
Contoh pesanan pembelian

21
22

FIFO, atau pendekatan rata-rata tertimbang untuk mengalokasikan biaya untuk persediaan dan
harga pokok penjualan.Meskipun demikian, RFID menyediakan kemampuan untuk melacak
barangpersediaan individual.Jadi, RFID memungkinkan bagi perusahaan untuk menghitung
biaya yang terkait persediaan actual secara lebih akurat dengan beralih ke metode identifikasi
spesifik pada akuntansi untuk persediaan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN


Tabel 13-2 mencantumkan lima ancaman untuk menempatkan pesanan dengan pemasok.Salah
satunya (ancaman 7) melibatkan pembelian barang pada harga yang melambung.Biaya
komponen yang dibeli menunjukkan sebuah porsi substansial dari total biaya beberapa produk
yang diproduksi.Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan berjuang untuk mengamankan harga
terbaik bagi barang-barang yang mereka beli.Beberapa prosedur dapat membantu memastikan
perusahaan tidak membayar terlalu banyak untuk produk tertentu.Daftar harga bagi barang yang
sering dibeli seharusnya disimpan dalam komputer dan dikonsultasikan ketika pesanan dibuat
(pengendalian 7.1).Harga dari barang-barang berbiaya rendah dapat langsung ditentukan dari
catalog.Tawaran kompetitif dan tertulis seharusnya diminta untuk produk berbiaya tinggi dan
khusus (pengendalian 7.2).Pesanan pembeliaan seharusnya ditinjau (pengendaliaan 7.3) untuk
memastikan bahwa kebijakn ini telah diikuti.
Anggaran (pengendalian 7.4) juga membantu dalam pengendaliaan biaya
pembelian.Pembeliaan seharusnya dibebankan ke sebuah rekening yang merupakan tanggung
jawab dan seseorang atau departemen yang menyetujui permintaan.Biaya yang sebenarnya
(actual) seharusnya dibandingkan secara periodic dengan potongan anggaran.Untuk memfasilitas
pengendalian, laporan ini harus menekankan setiap penyimpangan yang signifikan dari jumlah
yang dianggarkan untuk penyelidikan lebih lanjut (prinsip dari manajemen dengan
pengecualiaan).
Dalam upaya untuk mendapatkan harga yang mungkin terendah, ancaman lainnya adalah
adalah membeli produk berkualitas inferior.produk di bawah standar dapat menghasiikan
penundaan produksi yang mahal.terlebih lagi.biaya scrap dan pengerjaan ulang sering
menghasilkan biaya total produksi yang lebih tinggi dibandingkan jika bahan bekualitas tinggi
dan lebih mahal yang telah dibeli sebelumnya.melalui penglaman.para pembeli biasa
mempelajari pemaso mana yang menydiakan barang berkualitats terbaik pada harga yang
kompetitif.pengetahuan informal tersebut harus digabungkan ke dalam prosedur pengendalian
formal sehingga tidak hilang ketika seorang pegawai tertentu meninggalkan perushaan .salahsatu
praktik terbaik adalah menetapkan daftar pemasok yang disetujui dan diketahui menyediakan
barang dengan kualitas yang dapat diterima(
pengendalian 8.1) pesanan pembelian seharusnyaditinjau untuk memastikan bahwa hanya para
pemasok yang disetujui ini yang digunakan (pengedlian 8.2) selain itu.sistem informasi akutansi

22
23

harus mengumpulkan data kualitas produk yang detail (pengendalian 8.3).Sebagai contoh, AOE
dapat mengukur kualitas dari produk pelanggan dengan melacak seberapa sering barangnya
gagal melalui inspeksi dalam departemen penerimaan dan jumlah produksi yang harus
dikerjakan ulang atau dibatalkan karena bahan baku di bawah standar.Manajer pembelian
seharusnya secara teratur meninjau data tersebut untuk memelihara dan merevisi daftar pemasok
yang disetujui.Akhirnya, manajer pembelian harus dimintai pertanggungjawabannya untuk total
biaya pembelian (pengendalian 8.4) yang menyertakan tidak hanya harga pembelian, tetapi juga
biaya kualitas yang berhubungan dengan pengerjaan ulang dan serap.Melakukan hal ini
mensyaratkan desain system untuk melacak biaya terakhir, sehingga dapat dialokasikan kembali
ke departemen pembelian.
Sebagaimana yang ditunjukkan dalam kasus perkenalan, masalah potensial lainnya
adalah kinerja yang tidak dapat diandalkan oleh pemasok (ancaman 9 dalam Tabel 13-2).Salah
satu cara untuk mengurangi risiko masalah dengan ketergantungan pemasok adalah
mensyaratkan pemasok tersebut agar memiliki sertifikasi dengan memenuhi standar kualitas
internasional, seperti ISO 9000 (pengendalian 9.1).Meskipun demikian, system informasi
akuntansi seharusnya juga didesain untuk menangkap dan melacak informasi mengenai kinerja
pemasok (pengendalian 9.2).Sebagai contoh, AOE dapat melacak tanggal pengiriman actual
versus yang dijanjikan.Memang, system ERP dapat dikonfigurasikan secara otomatis untuk
menghasilkan laporan pesanan pembeliaan yang belum dikirimkan dalam periode waktu yang
dijanjikan.
Pembeliaan dari pemasok yang tidak diotorisasi (ancaman 10) dapat menghasilkan
berbagai masalah.Barang-barang mungkin akan berkualitas inferior atau dihargai
mahal.Pembeliaan mungkin bahkan menyebabkan masalah hukum.Berbagai badan
pemerintahan, seperti Office of Foreign Asset Control dan Bureau of Industry and Security
dalam Departemen Perdagangan, memelihara daftar individu dan perusahaan dengan siapa itu
illegal untuk bertransaksi bisnis dengannya.Pembayaran ke entitas dalam daftar tersebut dapat
menghasilkan denda yang substansial, terkadang, dan pidana penjara.Akibatnya, system ERP
harus dikonfigurasikan untuk mencegah penerbitan pesanan pembeliaan ke pemasok yang tidak
di dalam file induk yang disetujui (pengendalian 10.1).Seluruh pesaanan pembeliaan seharusnya
ditinjau untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui yang digunakan
(pengendalian 10.2).Ini penting terutama untuk membatasi akses terhadap daftar pemasok yang
disetujui dan secara periodic meninjau daftar untuk semua perubahan yang tidak diotorisasi.
Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian memerlukan prosedur pengendalian
tambahan.Akses ke system EDI seharusnya dikendalikan dan dibatasi ke personel yang
diotorisasi melalui penggunaan kata sandi (password), ID pengguna, matriks control akses, dan
pengendaliaan akses fisik.Prosedur untuk memverifikasi dan mengauntenfikasi transaksi EDI
juga diperlukan.Sebagian besar system EDI deprogram untuk mengirimkan sebuah pengakuan
bagi setiap transaksi, yang menyediakan sebuah pengecekan akurasi yang belum
sempurna.Perlindungan lebih lanjut terhadap masalah transmisi, yang dapat menghasilkan
hilangnya pesanan, disediakan pada waktu menstempel dan penomoran seluruh transaksi

23
24

EDI.Perusahaan sehariusnya memelihara dan meninjau sebuah log secara periodic atas seluruh
transaksi EDI untuk memastikan bahwa semuanya telah diproses dan bahwa kebijakan yang
ditetapkan diikuti.Enkripsi dapat memastikan privasi dari transaksi EDI, yang terutama penting
bagi tawaran yang kompetitif.Tanda tangan digital seharusnya digunakan untuk memastikan
autentisitas (keaslian) dari transaksi.
Berbagai ancaman terkait kebijakan juga timbul dengan EDI, yang masing-masing harus
ditutupi dalam perjanjian perdagangan.Contoh dari jenis isu ini termasuk sebagai berikut:
 Pada titik proses apa pesanan dapat dibatalkan?
 Pihak mana yang bertanggung jawab untuk biaya pengiriman kembali jika syarat kontrak
tersebut tidak diikuti?
 Pihak mana yang bertanggungjawab untuk kesalahan dalam kode batang, tag RFID, dan
label?
 Apa yang terjadi jika kesalahan dalam system penjualan perusahaan pembeliaan
menyebabkan kesalahan tambahan dalam jumlah barang yang disediakan pemasok?
 Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak persediaan daripada yang dipesan jika dengan
melakukannya mengurangi total biaya pengiriman karena ini menghasilkan muatan truk
penuh, bukkannya sebagian?terha

Tabel 13-2 menunjukkan bahwa penyuapan (kickbacks), yang merupakan hadiah dari
pemasok kea gen pembelian untuk tujuan memengaruhi proses pilihan mereka mengenai
pemasok, adalah ancaman yang lainnya.Bagi penyuapan untuk membuat alas an ekonomi
pemasok harus menemukan cara untuk memulihkan uang yang dihabiskan pada sogokannya.Ini
biasanya dicapai dengan harga yang melambung pada pembelian berikutnya atau dengan
menggantikan barang berkualitas rendah.Bahkan jika tidak ada dari masalah ini yang terjadi
penyuapan mengganggu objektivitas pembeli.
Untuk mencegah penyuapan, perusahaan harus melarang agen pembelian menerima
segala hadiah (pengendalian 11.1) dari pemasok potensial atau yang sudah ada.(Pernak-pernik
yang jelas-jelas bernilai rendah mungkin diizinkan.) Kebijakan ini seharusnya menerapkkan
tidak hanya terhadap hadiah barang berwujud, tetapi juga terhadap jasa.Sebagai contoh,
perencana pertemuan harus diinformasikan bahwa ini melawan kebijakan perusahaan untuk
menerima poin pelancong sering dari hotel untuk pemesanan pertemuan perusahaan di
sana.Melatih para pegawai untuk bagaimana merespons “hadiah” yang tidak diinginkan dan
pemasok juga penting, karena banyak skema penyuapan dimulai ketika pemasok yang tidak etis
mengirimkan semacam “hadiah apresiasi”, biasanya dalam bentuk tunai, kepada pegawai yang
tidak waspada.Setelah pegawai menerima hadiah tersebut, pemasok mengancam untuk
mengungkap pembayaran tersebut ke seorang penyedia kecuali pegawai membuat pembelian
tambahan dari pemasok itu.
Rotasi pekerjaan (pengendalian 11.2) adalah pengendalian penting lainnya untuk
mengurangi risiko atas penyuapan:Agen pembelian seharusnya tidak berhadapan dengan
pemasok yang sama terus-menerus, karena melakukannya meningkatkan risiko bahwa agen

24
25

tersebut mungkin tergoda dengan godaan konstan yang ditawarkan oleh pemasok yang tidak
etis.Jika perusahaan terlalu keras untuk merotasi tugas pekerjan antar-agen pembelian yang
berbeda, ia seharusnya secara periodic melakukan sebuah audit yang mendetail terhadap aktivitas
agen pembelian.Agen pembelian juga harus disyaratkan untuk mengambil waktu berlibur yang
dialokasikan setiap tahun, karena banyak penipuan ditemukan ketika pelaku absen dan tidak
mampu untuk terus menutupi aktivitas yang tidak sah tersebut.Terakhir, agen pembelian harus
disyaratkan untuk menandatangani konflik tahunan atas pernyataan kepentingan (pengendalian
11.3) mengungkap setiap kepentingan keuangan yang mungkin mereka miliki dalam pemasok
saat ini atau potensial.
Penyuapan sangat sulit dicegah, sehingga pengendalian defektif juga diperlukan.Fokus
131 mendiskusikan satu pengendalian deteksi yang efektif:audit pemasok (pengendalian 11.4).

PENERIMAAN
Aktivitas bisnis besar kedua dalam siklus pengeluaran (lingkaran 2.0 dalam Figur 13-2) adalah
penerimaan dan penyimpanan atas barang yang dipesan.Figur 13-6 menunjukkan dua jenis
sebagai proses yang berbeda karena masing-masing dijalankan oleh suatu fungsi organisasi yang
berbeda.Departemen penerimaan bertanggungjawab untuk menerima pengiriman dari para
pemasok.Ia biasanya melapor ke menejer gudang, yang kemudian melapor ke wakil direktur
manufaktur.Departemen penyimpanan persediaan, yang kemudian melapor ke wakil direktur
manajer gudang, yang bertanggungjawab untuk penyimpanan barang.Informasi mengenai tanda
terima barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian persediaan
untuk memperbarui catatan persediaan.

25
26

PROSES
Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor pesanan pembelian
yang direferensikan pada slip pemasok dengan pesanan pembelian.

FOKUS 13-1 Audit Pemasok:Sebuah Cara untuk Mengendalikan Pembelian

Audit pemasok mungkin salah satu dari alat juga sering mengungkap pelanggaran
terbaik untuk menilai efektivitas dari terhadap konflik perusahaan dari kebijkan
pengen- bunga.Menariknya, banyak pemasok
dalian siklus pengeluaran.Audit ini mendukung ide atas audit pemasok karena
mensyarat proses tersebut member mereka sebuah
kan adanya auditor internal yang “alas an bagus” untuk tidak menawarkan
mengunjun- agen pembelian menerima hadiah atau
ngi kantor pemasok untuk mengecek catatan hiburan
ny.Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi
pemasok yang cenderung terkait dengan
mas-
alah seperti penyuapan.Bendera merah yang
mengindikasikan masalah potensial
termasuk:
1. Persentase besar atas penjualan kotor
pemasok adalah untuk perusahaan yang
menjalankan audit pemasok.
2. Metode penetapan harga pemasok
berbeda dari praktik industry standar.
3. Pemasok tidak memiliki peralatan yang
ia sewa tetapi ia sendiri menyewakan
peralatan tersebut dari pihak ketiga.
4. Biaya hiburan tinggi dalam hal
persentase dari penjualan kotor
pemasok tersebut.
5. Pemasok mengirimkan faktur pihak
ketiga yang diubah atau fiktif.
6. Alamat pemasok dalam fakturnya fiktif.

Audit pemasok dapat menghasilkan


pengembalian (return) yang
substansial.Perusahaan bisa mendapatkan
kembali lebih dari $250.000 untuk masalah
seperti penagihan duplikat.Audit pemasok

26
27

terbuk a untuk memverifikasi bahwa barang dipesan.Petugas penerimaan kemudian menghitung


kuantitas atas barang yang dikirimkan.Sebelum melakukan rute persediaan ke gudang atau
pabrik, petugas penerimaan juga harus memeriksa setiap pengiriman sebagai tanda-tanda atas
kerusakan yang jelas.
Laporan penerimaan (receiving report) mendokumentasikan detail-detail mengenai
setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan
pembelian.Untuk setiap barang yang diterima, ia menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit
ukuran, dan kuantitas (jumlah).Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi
utang yang menerima dan menginspeksi barang serta untuk penjelasan mengenai kualitas
barang yang diterima.
Tiga pengecualiaan yang mungkin terhadap proses ini adalah (1) menerima kuantitas
barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan, (2) menerima barang rusak, atau (3) menerima
barang berkualitas inferior yang gagal inspeksi.Dalam seluruh tiga kasus tersebut, departemen
pembelian harus mengatasi situasi dengan pemasok.Biasanya pemasok akan member pembeli
izin untuk mengoreksi faktur bagi semua ketidaksesuaian (diskrepansi) dalam kuantitas.Dalam
kasus barang rusak atau berkualitas buruk, sebuah dokumen yang disebut memo debit isiapkan
setelah pemasok setuju mengambil kembali barang atau memberikan pengurangan harga.Memo
debit (debit memo) mencatat penyesuaian yang diminta.Satu salinan memo debit dikirimkan ke
pemasok, yang berikutnya membuat dan mengembalikan sebuah memo kredit dalam
pengakuan.Departemen utang diberitahu dan menyesuaikan saldo rekening terutang kepada
pemasok tersebut.Sebuah salinan memo debit menyertai barang ke departemen pengiriman
untuk mengotorisasi returnya ke pemasok.
Menghitung dan mencatat pengiriman persediaan adalah sebuah tugas intensif tenaga
kerja.Salah satu cara bagi perusahaan seperti AOE untuk meeningkatkan efisiensi dari proses ini
adalah mensyaratkan pemasok untuk menempelkan kode batang atau label RFID ke produk-
produknya.Pendekatan tersebut meringkas perhitungan barang diterima tetapi tidak
mengeliminasi kebutuhan untuk menginspeksi kualitas.
EDI dan teknologi satelit menyediakan cara lain untuk meningkatkan efidiensi logistic
kedalam( inbound ).Pemberitahuan pengiriman di awal EDI menginformasikan perusahaan

27
28

FIGUR 13-6

Diagram Arus Data Tingkat I:

Penerimaan (dijelaskan dengan menyertakan ancaman)

Barang &
2.1. Menerima Barang
Slip Pengepakan

12 13 Pesanan Pembelian
Pemasok

14 15

Barang &
Laporan
Pemasok
Persediaan
Penerimaan Pemberitahuan ke

Barang & Penerimaan untuk


Laporan
22 Barang yang
Penerimaan dipesan
Transfer barang ke
kembali
Penyimpanan atau
Pengendalian Siklus
Departemen
Persediaan persediaan Pendapatan
13 15
& Berbagai

Departemen

Laporan

Penerimaan

Utang

28
29

Ketika produk telah dikirimkan.Dengan menggunakan perusahaan pengiriman yang truknya


dilengkapi dengan terminal data yang bertautan dengan satelit.sebuah bisnis dapat melacak
lokasi pasti dari seluruh pengiriman yang datang dan memastikan bahwa staf yang cukup akan
berada di sana untuk membongkar truk.Para pengemudi truk juga dapat diarahkan untuk menarik
ked ok pemuatan tertentu yang paling dekat dengan tempat yang mana barang akan digunakan.

Ancaman Dan Pengendalian

Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan (ancaman 12) menghasilkan biaya-biaya yang
terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-barang
tersebut. Prosedur pengendalian terbaik untuk menggulangi ancaman ini adalah
menginstruksikan departemen penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam
pesanan pembelian yang disetujui (pengendalian 12.1). Itulah mengapa Figur 13-6 menunjukan
departemen penerimaan perlu akses membuka file pesanan pembelian.

Ancaman lain adalah membuat kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.
Menghitung dengan benar kuantitas yang diterima sangat penting untuk memelihara catatan
persediaan perpetual yang akurat. Ini juga memastikan bahwa perusahaan membayar hanya
barang yang benar-benar diterima. Untuk mendorong petugas pemerimaan agar tepat
menghitung apa yang dikirimkan, banyak perusahaan yang mendesain system pemrosesan
permintaan sehingga ketika meninjau pesanan pembelian terbuka, para pekerja dok penerimaan
tidak melihat kuantitas yang dipesan (pengendalian 13.1). (jJika dokumen kertas masih
digunakan, fieldkuantitas yang dipesan digelapkan dalam salinan departemen penerimaaan atas
pesanan pembelian.) Meskipun demikian, petugas penerimaan masih mengetahui kuantitas
barang yang diharapakan karena pemasok biasanya menyertakan sebuah slip pengepakan dengan
setiap pesanan. Akibatnya, ada godaan untuk hanya melakukan perbandingan visual kilat atas
kuantitas yang diterima dengan diindikasi dalam slip pengepakan, untuk dengan cepat rute
barang ke tempat di maana barang dibutuhkan. Oleh karena itu, perusahaan dengan jelas
berkomunikasi pada petugas penerimaan akan pentingnya menghitung secara cermat dan akurat
seluruh pengiriman. Sebuah cara komunikatif efektif qadalah masyarakat petugas penerimaan
untuk tidak hanya mencatat kuantitas yang diterima, tetapi juga menandatangani laporan
penerimaan atau memasukkan nomor ID pegawainya dalam system (pengendalian 13.2).
Prosedur seperti itu mengindikasikan sebuah asumsi tanggung jawab, yang biasanya
menghasilkan pekerjaan yang lebih rajin. Beberapa perusahaan juga menawarkan bonus
(penegndalian 13.3) bagi petugas penerimaan untuk menangkap ketidaksesuaian antara slip
pengepakan dan kuantitas actual yang diterima sebelum orang yang mengirim pergi. Dimanapun
layak, penggunaan kode barang dan fable RFID (penegndalian 13.4) dapat mengurangi
kesalahan yang tidak disengaja dalam perhitungan sevcara signifikan. Terakhir, system ERP
harus dikonfigurasikan secara otomatis untuk menandaiketidaksesuaian antara hitungan

29
30

penerimaan dan kuantitas pesanan yang melebihi tingkat toleransi yang telah ditentukan
sebelumnya sehingga dengan segera dapat diselidiki (pengenndalian 13.3).

Sejauh ini, diskusi telah memusatkan pada pembelian barang persediaan. Prosedur-
prosedur yang berbeda diperlukan untuk mengendalikan pembelian jasa, seperti pekerjaan
pengecatan dan pemeliharaan. Tantangan besar dalam area ini adalah menetapkan bahwa jasa ini
benar-benar dijalankan (ancaman 14), yang mungkin sulit. Sebagai contoh, inspeksi visual dapat
mengindikasikan apakah sebuah ruang telah dicat, ini tidak mengungkapkan, meski demikian,
apakah tembok dengan layak diberi cat dasar, kecuali inspeksi dilakukan selama proses
pengecatan, yang mungkin tidak selalu memungkinkan.

Salah satu cara untuk mengendalikan pembelian jasa adalah menahan penyelia yang
sesuai agar bertanggung jawab atas seluruh biaya yang dikeluarkan departemen tersebut.
Penyelia tersebut perlu mengakui tanda terima jasa, dan biaya-biaya terkait yang kemudian
dibebankan kerekening yang ia pertanggungjawabkan. Biaya actual versus biaya yang
dianggarkan seharusnya secara rutin dibandingkan dan setiap ketidaksesuaian diselidiki
(pengendalian 14.1).

Sulit untuk mencegah penagihan yang curang bagi jasa. Oleh karena itu, pengendalian
detektif juga diperlukan. Salah satu teknik yang efektif adalah fungsi audit internal untuk
menjalankan tinjaun mendetail secara periodic atas kontrak bagi jasa (pengendalian 14.2),
termasuk audit catatan pemasok, sebagaimana yang didiskusikan di Fokus 13.1.

Pencurian persediaan adalah ancaman lainnya. Beberapa prosedur pengendalian dapat


digunakan untuk mengamankan persediaan terhadap kehilangan. Pertama, persediaan seharusnya
disimpan dalam lokasi yang aman dengan akses yang terbatas (pengendalian 15.1). Kedua,
seluruh transfer persediaan dalam perusahaan seharusnya didokumentasikan (pengendalian 15.2).
Sebagai contoh, baik departemen penerimaan maupun departemen simpanan persediaan
seharusnya mengakui transfer barang dari dok penerimaan ke dalam persediaan. Sama halnya,
baik departemen simpanan persediaan maupun produksi. Dokumentasi tersebut memberikan
informasi yang diperlukan dalam menetapkan akuntabilitas untuk setiap kekurangan persediaan,
dengan demikian mendorong pegawai untuk mengambil perawatan khusus untuk mencatat
segala pergerakkan persediaan secara akurat. Ketiga, penting untuk menghitung persediaan di
tangan secara periodic dan merekonsiliasi perhitungan tersebut dengan persediaan (pengendalian
15.3).

Pada akhirnya, pemisahan tugas yang tepat (pengendalian 15.4) dapat lebih membantu
meminimalkan resiko pencurian persediaan. Para pegawai yang bertanggung jawab
mengendalikan akses fisik terhadap persediaan seharusnya tidak dapat menyesuiakan catatan atas
penyimpanan persediaaan maupun yang diotoritas untuk menyesuaikan catatan persediaan
seharusnya bertanggung jawab untuk fungsi penerimaan atau pengiriman.

30
31

MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok untuk
pembayaran (lingkaran 3.0 dalam figure 13.2).

PROSES

Departemen bagian utang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Sebuah kewajiban
hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat barang diterima. Untuk alasan praktis meski
demikian, sebagian besar perusahaan mencatat utang hanya setelah penerimaan dan persetujuan
atas faktur pemasok. Perbedaan waktu ini biasanya tidak penting bagi pembuatan keputusan
harian, tetapi ini memerlukan pembuatan jurnal penyesuian yang sesuai untuk menyiapkan
laporan keuangan yang akurat pada akhir periode fiscal.

Ketika faktur pemasok diterima, departemen bagian utang bertanggung jawab untuk
mencocokannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang berkaitan. Kombinasi
faktur pemasok dan dokumen pendukung yang terkait ini menciptakan apa yang disebut sebagai
paket voucher (voucher package). Paket voucher adalah seperangkat dokumen yang digunakan
untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan pembelian, laporan
penerimaan, dan faktur pemasok. Setelah pemberi persetujuan (approver) memverifikasi bahwa
perusahaan telah menerima apa yang telah ia pesan, faktur tersebut disetujui untuk pembayaran.

Ada dua cara memprpses faktur pemasok, disebut sebagai sitem nonvoucher atau
voucher. Dalam sebuah system nonvoucher, tiap-tiap faktur yang disetujui (bersama dengan
dokumen pendukung) di-posting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian
disimpan dalam file faktur terbuka. Ketika sebuah cek dituliskan untuk membayar sebuah faktur,
paket voucher dihapus dari file faktur terbuka, faktur ditandai, dibayar, dan kemudian paket
voucher disimpan dalam file faktur dibayar. System voucher (voucher system) metode untuk
memproses utang yang mana voucher pencarian disiapkan, bukannya mem-posting faktur secara
langsung ke catatan pemasok dalam buku besar pembantu utang. Voucher pencarian
mengidentifikasi pemasok, mencamtumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah
bersih yang dibayarkan setelah dikurangi diskon dan potongan yang berlaku. Berkebalikan
dengan system nonvoucher. DalamSystem nonvoucher, sebuah dokumen tambahan yang disebut
sebagai voucher pencairan juga dibuat ketika sebuah faktur pemasok disetujui untuk
pembayaran. Voucher pencairan (disbursement voucher) mengidentifikasi pemasok,
mencantumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih untuk dibayarkan
setelah dikurangi dengan setiap diskon da potongan yang berlaku.

System voucher menawarkan tiga manfaat atas nonvoucher. Pertama, system tersebut
mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa faktur mungkin disertakan dalam satu
voucher pencairan. Kedua, karena voucher pencarian adalah sebuah dokumen yang dihasilkan
secara internal, ia dapat diberi nomor sebelumnya untuk menyederhanakan pelacakan seluruh
utang. Ketiga, karena voucher menyediakan sebuah catatan eksplisit yang faktur pemasok yang

31
32

telah disetujui untuk pembayaran, voucher tersebut memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan
faktur dari waktu pembayaran faktur. Ini mempermudah untuk menjadwalkan kedua aktivitas
untuk memaksimalkan efisisensi.

Proses utang, yang mencocokan faktur pemasok dengan pesanan pembelian dan laporan
penerimaan, adalah kandidat utama untuk otomatisasi. Perusahaan global besar dapat memproses
lebih dari jutaan faktur pemasok setiap tahun. Efisiensi pemrosesan dapat ditingkatkan dengan
masyarakat kepada pemasok untuk menyerahkan faktur secara elektronik, dengan EDI, dan
system secara otomatis mencocokan faktur-faktur tersebut dengan pesanan pembelian dan
laporan penerimaan yang sesuai. Hanya faktur pemasok yang gaagal dalam proses pencocokan
ini yang perlu diproses secara manual.

Opsi lain adalah mengeldiminasi faktur pemasok. Bagaimanapun, bagi pembelian yang
paling banyak terjadi, perusahaan mengetahui harga barang dan jasa pada waktu meeka dipesan.
Dengan demikian, segera saat tanda terima barang atau diverifikasi, seluruh informasi yang
diperlukan untuk membayar pemasok telah diketahui. Pendekatan “tanpa faktur” ini disebut
sebagai evaluated receipt settlement (ERS). ERS menggantikan proses pencocokan tiga cara
tradisional (faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan sebuah
pencocokan dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan (figur 13-7). ERS
menghemat waktu dan uang dengan mengurangi jumlah dokumen yang perlu dicocokan,
karenanya, jumlah ketidaksesuaian potensial. Faktanya, system ERS sering dikonfigurasi untuk
mengotomatiskan proses pencocokan dua cara dan secara otomatis menghasilkan pembayaran;
tinjauan manual diperlukan hanya ketika ada ketidaksesuaian atas laporan penerimaan dan
pesanan pembelian. ERS juga menghemat waktu dan biaya pemasok untuk menghasilkan dan
melacak faktur. Ini adalah sebuah contoh bagaimana perbaikan dalam proses siklus pengeluaran
atu perusahaan memberikan manfaat terhadap proses siklus pendapatan perusahaan lainnya. Pada
akhirnya, sebagaimana yang ditunjukkan focus 13-,perbaikan dramatis sering dapat dihasilkan
dari rekayasa ulang proses utang itu sendiri.

Pembelian non-persediaan untuk perlengkapan mungkin menyediakan peluang terbesar


untuk meningkatkan efisiensi atas dan pengeluaran kas. Pembelian non-persediaan besar
mempertanggungjawabkan sebagai proporsi dari transaksi utang, tetapi merepresentasikan
perentase kecil dari total nilai dolar seluruh pembelian. Sebagai contoh, survey yang disponsori
AICPA menemukan bahwa lebih 60% dari seluruh faktur yang diproses oleh departemen utang
adalah untuk jumlah dibawah $2.000. Kartu pengadaan menyediakan satu cara untuk
mengeleminasi kebutuhan bagi untang untuk memproses banyak faktur kecil tersebut. Kartu
pengadaan (procurement card) adalah kartu kredit perusahaan yang dapat digunakan para
pegawai hanya pada pemasok ditunjuk untuk membeli jenis-jenis barang tertentu. Batas
pengeluaran dapat diatur untuk setiap kartu. Selain itu, nomor rekening untuk setiap kartu
pengadaan dapat dipetakan ke rekening buku besar tertentu, seperti perlengkapan kantor. Kartu
pengadaan menyederhanakan utang karena perusahaan menerima satu laporan bulan yang
merangkum pembelian nonpersediaan berdasarkan kategori rekening. Kartu pengadaan juga
32
33

meningkatkan efisiensi dari proses pengeluaran kas karena perusahaan hanya membuat satu
pembayaran untuk semua pembelian nonpersediaan selama satu periode waktu tertentu,
bukannya, membuat pembayaran terpisah kepada pemasok.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Table 13-2 mengindikasikan bahwa satu ancaman adalah kesalahan dalam faktur pemasok,
seperti ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan harga actual yang dibebankan atau
salah hitung dari total jumlah jatuh tempo. Akibatnya, ketepatan matematis dari faktur pemasok
harus diverifikasi (pengendalian 16.1) dan harga serta kuantitas yang dicantumkan disana
dibandingkan dengan yang diindikasikan pada pesanan pembelian dan laporan penerimaan
penerimaan. Untuk pembelian kartu pengadaan, para pengguna harus diisyaratkan untuk
menyimpan tanda bukti (pengendalian 16.2) dan memverifikasi ketepatan atas laporan bulanan.
Mengadopsi pendekatan ERS (pengendalian 16.3) mengeliminasi potensi atas kesalahan dalam
faktur pemasok karena perusahaan membayar dengan mencocokan perhitungan dari apa yang
mereka terima dengan harga yang dicantumkan ketika barang dipesan. Meskipun demikian,
penggunaan ERS membuatnya penting untuk mengendalikan akses terhadap file induk pemasok
(pengendalian 16.4) dan mengawasi seluruh perubahan yang dibuat terhadapnya Karena file
induk pemasok sekarang berisi informasi mengenai harga dari berbagai barang yang dibeli. Pada
saat entri data mengenai kuantitas barang diterima system tersebut menggunakan harga-harga
tersebut untuk menetapkan jumlah yang dibayarkan ke pemasok. Jadi, perubahan yang tidak
diotorisasi atas harga tersebut dapat menghasilkan lebih bayar ke pemasok.

FIGUR 13-7

Perbandingan Pencocokan Tiga Cara Tradisional untuk Utang dg pencocokan 2 cara yg


digunakan oleh ERS

1. Mengirimkan

Pesanan

Pembelian ke

Pemasok

2. Menerima

Barang dan

Mengisi Laporan

Penerimaan

33
34

3. Bagian Hutang

Menerima Faktur

Pemasok

Salinan Faktur Pemasok Salinan

Pesanan Pembelian Laporan Penerimaan

4. Apakah Kuantitas pada Faktur

Pemasok = Kuantitas pada Laporan

Penerimaan dan Harga pada Faktur

Pemasok = Harga yang dicantumkan

Memanggil Pada Pesanan Pembelian ? Membayar


Pemasok dan Faktur
Merekonsiliasi
Faktur ke Pemasok
Dokumen
Pendukung

1. Mengirimkan

Pesanan

Pembelian dan

Pemasok

Mengirimkan
Salinan Pesanan
pembelian ke Bagian
Utang

34
35

Pesanan Pesanan

Pembelian Pembelian

3. Menghitung jumlah yang


harus dibayar = Kuantitas
diterima (dari laporan
Penerimaan) dikalikan Harga
Per Unit (dari Pesanan
Pembelian)

Membayar

Pemasok

35
36

Bahkan, dengan ERS, biaya pengiriman memerlukan pertimbangan khusus karena


kompleksitas menciptakan berbagai peluang untuk kesalahan terjadi. Cara terbaik untuk
mengurangi ancaman yang terkait dengan pengiriman adalah menyediakan para staf pembelian
dan utang dengan pelatihan yang cukup mengenai praktik dan terminology transportasi. Sebagai
contoh, jika kontrak pembelian mengatakan “muatan penuh diizinkan,”pemasok
bertanggungjawab atas biaya pengiriman. Ketika perusahaan pembelian bertanggungjawab atas
biaya pengiriman, menggunakan sebuah kurir yahg ditunjuk untuk seluruh pengiriman yang
dapat mengurangi biaya. Diskon hanya akan terwujud, meski demikian, jika para pemasok
mematuhi permintaan-permintaan untuk menggunakan kurir tersebut. Oleh karena itu, sebuah
pengendalian detektif yang penting adalah memiliki audit internal yang secara periodic
memverifikasi atas tagihan pengeriman dan faktur untuk memastikan bahwa perusahaan tidak
sedang dibebankan untuk biaya transportasi yang pemasok semestinya bayar (pengendalian
16.5).

Kesalahan dalam mencatat dan posting pembayaran ke pemasok (ancaman 17)


menghasilkan laporan keuangan dan kinerja, pada akhirnya, yang dapat berkontribusi pada
pembuatan keputusan yang buruk. Pengendalian entri data dan pemrosesan untuk memastikan
integritas pemrosesan yang didiskusikan di bab 10 (pengendalian 17.1)diperlukan untuk
mencegah jenis-jenis masalah ini. Salahs atu pengendalian seperti itu adalah untuk
membandingkan perbedaan dalam saldo rekening pemasokdngan total jumlah dari faktur yang
diproses-sebelum dan sesudah pengecekan pemrosesan. Total dari seluruh saldo rekening

36
37

pemaasok (atau voucher yang belum dibyar) juga harus direkonsiliasi secara periodic dengan
jumlah dari akun control utang dalam buku besar umum (pengendalian 17.2).

PENGELUARAN KAS

Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok (lingkaran4.0 dalam figure
13-2)

FOKUS 13-2 Menerapkan Prinsip-Prinsip Perbaikan Untuk Utang Usaha

Medrotonic, Inc, sebuah perusahaan teknologi medis global, sedang mendemontrasikan bahwa
prinsip-prinsip perbaikan proses awalnya dikembangkan untuk meningkatkan aktivitas
manafaktur yang juga dapatberhasil dapat diadopsi untuk memperbaiki fungsi utang. Seperti
kebanyakan produsen, Medrotonic telah berhasil menggunakan baik prinsip six sigma dan Lean
untuk merampingkan aktivitas arus kerja dan memperbaiki kualitas produk. Six sigma adalah
sebuah filosofi yang berfokus pada perbaikan kualitas dengan mengurangi kesalahan. Analisis
Lean berupaya untuk meningkatkan efisiensi dengan mengeleminasi kemacetan (bottlenecks)
dan pengulangan. Medtronic memutuskan mencoba menerapkan teknik-teknik sama yang
digunakan dalam manufaktur ke fungsi utang usahanya. Motivasi awal untuk melakukannya
adalah pandangan bahwa transakai keuangan, sama seperti manufaktur sebuah produk,
melibatkan pergerakan sebuah barang (misalnym faktur pemasok) melalui urutan langkah-
langkah.

Medtronic mengawali proyek serangkaian lima hari yang intensif, disebut kaizen, untuk
menerapkan prinsip-prinsip Six sigma dan Lean untuk meningkatkan utang. Pada hari 1, sebuah
tim terdiri artas para pegawai dan ahli perbaikan proses manufaktur dengan cermat bagaimana
faktur pemasok diproses, dimulai dari ketika surat pertama dibuka sepanjang jalan melalui
pencetakan hingga pengecekan pengiriman. Pada hari 2, tim tersebut mengukur waktu yang
diperlukan untuk menjalankan setiap langkah dari proses dan volume transaksi yang melalui
setiap langkah. Pada hari 3 dan 4, tim tersebiut membuat diagram bagan arus fisik dari seluruh
dokumentasi utang. Mereka kemudian mengatur ulang bilik dan meja serta menambahkan
gerobak roda baru dan keranjang kertas untuk memotong jarak fisik sebuah perjananan faktur
pemasok dari 1.464 menjasi 165 kaki. Mereka juga memodifikasi proses pemindaian gambar
agar mampu menggabungkan seluruh faktur pemasok (faktur untuk persediaan pembeliaan,
dengan pesanan pembelian terkait, dan faktur tanpa pesanan pembelian) kedalam satu antrian.
Pada hari 5, tim tersebut berjalan-jalan ke seluruh departemen melalui proses arus kerja yang
direkayasa ulang

Aplikasi Medrotonic pada teknik perbaikan proses menghasilkan sebuah peningkatan dramatis
dalam efisiensi dan efektivitas dari fungsi utangnya:

37
38

 Waktu yang diperlukan untuk membuka surat dan menyortir, memproses serta mencatat
faktur pemasok menurun dari tiga hari menjadi satu hari.
 Jumlah faktur yang mendiskontokan pembayaran tepat waktu diambil meningkat sebesar
15%
 Waktu pemrosesan pembayaran dipotong sebesar 50%.

Penting untuk mencatat bahwa manfaat-manfaat ini diperoleh dengan pegawai yang sama
dan telah bekerja dalam utang sebelum upaya rekayasa ulang. Ini menunjukkan bahwa ketika
perusahaan sedang berusaha untuk meningkatkan hasil, mereka harus terlebih dahulu berfokus
dalam memperbaiki proses, bukannya mengganti orang-orang yang menjalankannya.

PROSES

Kasir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggungjaab untuk membayar pemasok. Hal ini
memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan
yang dijalankan oleh masing-masing departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat
ketika utang mengirimkan kasir ke sebuah paket voucher. Meskipon banyak pembayaran terus
dibuat dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Kegagalan untuk memanfaatkan diskon pembelian bagi pembayarab yang tepat waktu
(anacaman 18) dapat menjadi mahal. Sebagai contoh, diskon sebesar 1% untuk membayar dalam
10 hari bukannya 30 hari mempresentasikan penghematan sebesar 18% setiap tahunnya.
Pengajuan yang tepat dapat mengurangi resiko secara signifikan pada ancaman ini. Faktur yang
disetujui harus diajukan berdasarkan tanggal jatuh tempo, dan system harus didesain untuk
melacak tanggal jatuh tempo faktur dan mencetak sebuah daftar seluruh faktur yang beredar
secara periodic (pengendalian 18.1). sebuah anggaran arus kas (pengendalian 18.2) yang
mengindikasikan arus kas masuk yang diharapkan dan komitmen yang luar biasa juga dapat
membantu perusahaan berencana untuk memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia.
Informasi dalam anggaran ini berasal dari sejumlah sumber. Piutang menyediakan proyeksi
penerimaan kas di masa depan. Utang dan file pesanan pembelian terbuka mengindikasikan
jumlah komitmen terkini dan tertunda terhadap pemasok, dan fungsi sumberdaya manusia
menyediakan informasi mengenai kebutuhan penggajian.

Ancaman lainnya adalah membayar untuk barang yang tidak diterima. Pengendalian
terbaik untuk mencegah ancamanini adlah menbandingkan kuantitas yang diindikasikan dalam
faktur pemasok dengan kuantitas yang yang dimasukkan oleh pihak pengendalian persediaan
yang menerima transfer atas barang-barang tersebut dari departemen pemerimaan. Banyak
perusahaan mensyaratkan departemen poengendalian persediaan untuk memverifikasi kuantitas
dalam laporan pemerimaan sebelum dapat digunakan untuk mendukung pembayaran faktur
pemasok (pengendalian 19.1). Verifikasi bahwa jasa (misalnya, pembersihan atau pencatatan)
yang dilakukan dengan cara ditagih lebih sulit. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan
38
39

terrgantung pada pengendalian penganggaran dan peninjauan cermat pada biaya departemen
(pengendalian 19.2) untuk mengiidikasikan masalah potensial yang memerlukan penyelidikan.

Penggantian pembayaran atas biaya perjalanan dan hiburan pegawai menjamin perhatian
khusus karena ini adalah sebuah area dimana penipuan sering terjadi dan trend teknologi telah
mempermudah bagi para pegawai untuk menyerahkan klaim palsu. Sebagai contoh, sebagian
besar maskapai sekarang mendorong para pelancong untuk mencetak boarding pass di rumah.
Ini menghmat waktu pelancong pada saat chek-in, tetapi juga mengurangi nilai dari boarding
pass sebagai dokumen pendukung untuk biaya yang diklaim karena dokumen karena dokumen
tersebut dapat digandakan oleh pelancong atau dicetak, tetapi tidak pernah digunakan.
Akiabatnya, banyak perusahaan mensyaratkan pegawai untuk menyerahkan bukti tambahan,
seperti agenda konferensi yang mengidentifikasikan pengunjung, untuk membuktikan bahwa
mereka benar-benar mengambil perjalanan (pengendalian 19.3). Ancaman potensial lainnya
adalah bagi seorang pegawai untuk memesan berbagai penerbangan atau hotel membatalkan
semuanya kecuali termurah, tetapi menyerahkan klaim penggantian untuk opsi yang termahal.
Cara terbaik untuk mencegah masalah ini adalah masyarkat seluruh pegawai untuk menggunakan
kartu kredit perusahaan untuk perjalanan (pengendalian 19.4), karena hal ini memastikan bahwa
perusahaan akan menerima jejak audit lengkap atas seluruh beban dan mengkredit ke rekening.

Pembayaran duplikat (ancaman 20) dapat terjadi untuk berbagai alasan. Ini mungkin
menjadi faktur duplikat yang dikirimkan setelah cek perusahaan telah ada di surat, atau ini
mungkin telah terpisah dari dokumen lain dalam paket voucher. Meskipun pemasok biasanya
mendeteksi sebuah pembayaran duplikat dan mengkredit rekening perusahaan, ini dapat
mempengaruhi kebutuhan arus kas perusahaan. Selain itu, catatan keuangan akan menjadi salah,
setidaknya sampai pembayaraan duplikat terdeteksi.

Beberapa prosedur pengendalian yang terkait akan dapat menanggulangi ancaman ini.
Pertama (pengendalian 20.1), faktur seharusnya disetujui untuk pembayaran hanya saat disertai
dengan paket voucher lengkap (pesanan pembelian dan laporan penerimaan). Kedua, hanya
salinan asli faktur harus dibayarkan (pengendalian 20.2). sebagai besar faktur duplikat yang
pemasok kirimkan dengan jelas mengindikasikan bahwa faktur tersebut bukan yang asli.
Pembayaran seharusnya tidak pernah diotorisasi untuk fotokopi sebuah faktur. Ketigs, ketika cek
untuk membayar faktur yang telah ditandatangani, faktur dan dan paket voucher harus dibatalkan
(ditandai “dibayar”)dalam cara yang akan mencegah pengiriman ulang (pengendalian 20.3).
Meskipun ERS mengeliminasi faktur vendor secara keseluruhan, ini tetap penting untuk
menandai seluruh laporan penerimaan yang dibayarkan untuk menghindari pembayaran duplikat.

Kemungkinan besar ancaman serius yang dikaitkan dengan fungsi pengeluaran kas
adalah pencurian atau penyalahgunaan dana (ancaman 21). Dikarenakan kas adalah asset yang
mudah dicuri, akses ke kas, cek kosong, dan mesin penandatanganan cek harus dibatasi
(pengendalian 21.1). Cek harus dinomori secara urut dan secara periodic dihitung (pengendalian
21.2) oleh kasir.

39
40

EFT, baik itu sendiri maupun sebagai bagian dari FEDI, memerlukan prosedur
pengendalian tambahan. Pemgendalian akses yang ketat atas seluruh transaksi EFT ke luar
(pengendalian 21.3) sangat penting. Kata sandi dan ID pengguna harus digunakan secara spesifik
untuk mengidentifikasi dan mengawasi setiap pegawai yang diotorisasi untuk memulai transaksi
EFT. Lokasi dari terminal asal juga dicatat. Transaksi EFT di atas adalah ambang batas tertentu
yang harus mensyaratkan persetujuan penyeliaan secara real-time. Ada juga batas-batas dalam
total jumlah dolar atas transaksi yang diizinkan per hari per individu. Seluruh transmisi EFT
harus dienkripsi untuk mencegah perubahan. Selain itu, seluruh transaksi EFT harus distempel
waktu dan dinomori untuk memfasilitasi rekonsiliasi lanjutan. Program khusus, disebut modul
audit tertanam, dapat didesain ke dalam system untuk mengawasi seluruh transaksi dan
mengidentifikasi setiap karakteristik spesifik yang dimiliki. Sebuah laporan dari transaksi-
transaksi yang ditandai itu kemudian dapat diberikan ke menajemen dan audit internal untuk
tinjauan, jika perlu, dan penyelidikan yang lebih detail.

Transaksi perbankan secara online memerlukan pengawasan konstan. Deteksi tepat waktu
atas transaksi mencurigakan dan notifikasi segera dari bank diperlukan untuk memulihkan dana
yang dicairkan secara curang. Sebuah ancaman serius adalah bahwa perangkat lunak keystoke-
logging dapat menginfeksi computer yang digunakan untuk perbankan online dan menyediakan
para penjahat dengan surat kepercayaan perbankan milik perusahaan. Cara terbaik untuk
menanggulangi anacaman ini adalah dengan menunjuk sebuah computer tertentu yang digunakan
untuk perbankan online (pengendalian 21.4), untuk membatasi akses ke computer itu ke
bendahara atau siapapun yang bertanggungjawab atas otorisasi pembayaran, dan hanya
menggunakannya untuk perbankan online dan bukan aktivitas lainnya. Perusahaan juga harus
mempertimbangkan penempatan blok-blok Automed Cleaning House (ACH), yang
menginstrusikan bank untuk tidak mengizinkan ACH mendebit (arus kas keluar) dari rekenimh
spesifik. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan membuat seluruh pembayaran ke pemasoknya
hanya darei rekening pengecekan pengoperasian utamanya, ia mungkin berharap untuk
menginstruksikan bank untuk memblokir seluruh debit ACH dari rekening bank lain miliknya
(pengendalian 21.5).

Pencairan yang curang, terutama penerbitan cek untuk pemasok fiktif, adalah jenis umum
dari penipuan. Pemisahan tugas yang tepat (pengendalian 21.6) dapat secara signifikan
mengurangi resiko atas ancaman ini. Fungsi utang harus mengotorisasi pembayaran, termasuk
perakitan sebuah paket voucher, meski demikian, hanya bendahara atau kasir yang harus
menandatangani cek. Untuk memastikan bahwa cek harus mengirimkan cek yang ditandatangani
bukannya mengembalikannya ke utang. Kasir tersebut juga harus membatalkan seluruh dokumen
dalam paket voucher untuk mencegah dikirim ulang untuk mendukung pengeluaran yang lain.
Cek yang melebih jumlah tertentu seperti $5.000 sampai $10.000, memerlukan dua tanda tangan
(pengendalian 21.7) dengan demikian menyediakan tinjauan independen lain atas pengeluaran.
Pada akhirnya seseorang yang tidak berpatisipasi dalam permrosesan baik dalam penerimaan
atau pengeluaran kas harus merekonsialiasi seluruh rekening bank (pengendalian 21.8).

40
41

Pengendalian meyediakan sebuah cek independen paada kecepatan dan mencegah seseorang dari
penyalahgunaan kas dan kemudian menyamarkan pencurian dengan menyesuaikan laporan bank.

Akses terhadap daftar pemasok yang disetujui harus dibatasi (pengendalian 21.9. Ini
terutama penting untuk membatasi kemampuan untuk membuat pemasok satu kali (pengendalian
21.10) dan memproses faktur sehingga pegawai yang sama tidak dapat membuat pemasok baru
dan menerbitkan sebuah cek kepada pemasok itu.

Ketika memungkinkan, pengeluaran harus dibuat dengan cek atau EFT. Meskipun
demikian, biasanya lebih nyaman untuk membayar bagi pembelian minor, seperti kopi atau
pensil, secara tunai. Sebuah dana kas kecil (pengendalian 21..11), dikelola oleh seorang pegawai
yang tidak memiliki tanggung jawab penanganan kas atau akuntansi lain, harus ditetapkan untuk
menangani pengeluaran seperti itu. Dana kas kecil seharusnya diatur sebagai dana imprest. Dana
imprest(imprest fund) memiliki dua karakteristik : ini diatur pada jumlah tetap $100, dan ini
memerlukan voucher untuk bagi setiap pencairan. Pada setiap waktu penjumlahan kas plus
voucher harus sama dengan saldo dana yang telah ditetapkan. Ketika dana rendah,
voucherdisajikan pada utang untuk pengisian kembali (replenishment). Setelah utang
mengotorisasi transaksi ini, kasir kemudian menuliskan sebuah cek untuk mengisi kembali dana
kas kecil pada tingkat yang telah ditentukan. Sebagaimana dengan dokumen pendukung yang
digunakan untuk pembelian regular, voucher yang digunakan untuk mendukung pengisian dana
kas kecil harus dibatalkan pada waktu dana dipulihkan ke tingkat yang telah ditetapkan.

Operasi dari imprest kas kecil secara teknis melanggar prinsip-prinsip pemisahan tugas
karena orang yang sama memiliki hak memelihara kas juga mengotorisasi pencairan dana
tersebut dan memelihara sebuah catatan saldo dana. Ancaman penyalahgunaan lebih dari
mengimbangi (offset), bagaimanapun, dengan kenyamanan tidak harus tidak harus memproses
pembelian lain-lain yang kecil melalui siklus pengeluaran normal. Bahkan, risiko
penyalahgunaan dapat ditanggulangi dengan memiliki auditor internal membuat hitungan yang
tidak diumumkan secara periodic atas saldo dana dan voucher dan dana menahan orang yang
bertanggungjawab atas akuntabilitas dana kas kecil untuk setiap kekurangan yang ditemukan
selama audit kejutan tersebut (pengendalian 21.12).

Pencurian juga dapat terjadi melalui perubahan cek (ancaman 22). Mesin perlindungan
cek (pengendalian 22.1) dapat mengurangi resiko ancaman ini dengan mencetak jumlah dalam
warna yang berbeda, misalnya kombinasi tinta merah dan biru. Menggunakan tinta khusus yang
mengubah warna jika diubah dan mencetak cek pada kertas khusus (pengendalian 22.2) yang
mengandung tanda air dapat jauh mengurangi kemungkinan perubahan banyak bank juga
menyediakan layanan khusus untuk membantu melindungi perusahaan terhadap cek palsu. Satu
layanan seperti itu, disebut Pembayaran Positi (pengendalian 22.3), melibatkan pengiriman
sebuah daftar harian atas seluruh cek sah kepada bank, yang kemudian akan menghapus haknya
cek yang muncul dalam daftar tersebut. Pada akhirnya, rekonsiliasi bank adalah sebuah
pengendalian detektif yang penting untuk mengidentifikasi penipuan cek. Jika dilakukan tepat

41
42

waktu, rekonsiliasi tersebut mempermudah pemulihan dari bank. Tentunya, banyak bank akan
menutupi kerugian cek kosong hanya jika sebuah perusahaan memberitahu mereka dengan
segera setiap cek yang ditemukannya.

Terakhir, penting untuk merencanakan dan mengawasi pengeluaran untuk menghindari


masalah arus kas (ancaman 23). Sebuah anggaran arus kas (pengendalian 23.1)adalah cara
terbaik untuk menanggulangi ancaman ini.

Ringkasan dan Kesimpulan Kasus

Aktivitas bisnis dasar yang dijalankan dalam termasuk memesan bahan baku, perlengkapan, dan
jasa; menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa; menyetujui faktur pemasok untuk
pembayaran; serta membayar barang dan jasa.

Efisiensi dan evektivitas ini dapat secara signifikan memengaruhi kinerja keseluruhan
sebuah perusahaan. Sebagai contoh, defisiensi dalam meminta dan memesan persediaan dan
perlengkapan dapat menciptakan kemacetan produksi dan menghasilkan hilangnya penjualan
dikarenakan kehabisan stok (stokout) barand-barang yang popular. Masaah dalam prosedur-
prosedur yang terkait dengan penerimaan dan penyimpanan persediaan dapat mengakibatkan
pembayaran perusahaan untuk barang-barang yang tidak pernah diterima, menerima pengiriman
dan menimbulkan biaya penyimpanan untuk barang-barang yang tidak dipesan, dan mengalami
pencurian persediaan. Masalah dalam menyetujui faktur pemasok dalam pembayaran dapat
mengakibatkan lebih bayar pemasok atau kegagalan untuk mengambil diskon yang tersedia
untuk pembayaran segera. Kelemahan dalam proses pengeluaran kas dapat menghasilkan
penyalahgunaan kas.

Teknologi informasi dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dengan


aktivitas siklus pengeluaran yang dijalankan. Secara khusus, EDI, kode batang, RIFD, dan EFT
dapat secara signifikan mengurangi waktu dan biaya yang terkait denganpemesanan, penerimaan,
dan pembayaran untuk barang. Prosedur pengendalian yang tepat, terutama pemisahan tugas,
diperlukan untuk menanggulangi berbagai ancaman, seperti kesalahan dalam menjalankan
aktivitas siklus pengeluran dan pencurian persediaan atau kas.

Pada pertemuan eksekutif berikutnya, Ann Brandt dan Elizabeth Venko diperkenalkan
kepada Linda Spurgeon atas rekomendasi mereka untuk meningkatkan aktivitas bisnis siklus
pengeluaran AOE. Ann mengindikasikan bahwa rencana LeRoy Wiliamsuntuk menjalankan
perhitungan fisik dengan lebih sering terhadap komponen bahan baku akan meningkatkan
ketepatan database dan mengurangi kemungkinan kehabisan stok masa depan dipabrik Wichita.
Ia juga mendesain sebuah pernyataan untuk menghasilkan sebuah laporan kinerja pemasok
harian yang akan menekankan segala trend negative sebelum trend tersebut menjadi jenis
masalah yang menganggu produkdi di pabrik Dayton. Ann juga menginidikasikan bahwa ini
akan memungkinkan untuk menautkan persediaan AOE dan system perencanaan produksinya
dengan pemasok besar untuk mengelola tingkat persediaan AOE dengan lebih baik.

42
43

Elizabeth Venko menyatakan bahwa ia sedang bekerja untuk meningktkan jumlah


pemasok yang baik memberi kode batang atau membeli dengan RFID pengirimannya. Ini akan
meningkatkan baik efisiensi dan ketepatan dari proses penerimaan dan juga ketepatan catatan
persediaan AOE, dengan demikian memberikan kemungkinan pengurangan tambahan dalam
biaya penyimpanan persediaan. Selain itu, Elizabeth ingin mendorong lebih banyak pemasok
unutuk mengirimkan faktur melalui EDI atau setuhu dengan ERS, yang harus meningkatkan
efisiensi dan ketepatan dari pemrosesan faktur dan mengurangi biaya yang terkait dengan
penanganan dan penyimpanan faktur kertas. Secara bersamaan, Elizabeth berencana untuk
meningkatkan EFT sedapat mungkin untuk lebih merampingkan proses pengeluaran kas dan
mengurangi biaya yang terkait dengan pemrosesan pembayaran dengan cek.

Dengan berakhirnya pertemuan ini, LeRoy Wiliams meminta izin Elizabeth dan Ann
dapat bertemu dengannya untuk mengeksplorasi cara-cara tambahan untuk meningkatkan
bagaimana system baru AOE melacak aktivitas manufaktur.

43