ESTRATEGIAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Según (Colon Fabian 2011) manifestó que la estrategia de la gestión

documental en una organización está ligada al desarrollo, evolución y optimización de
los procesos operativos. Los documentos en formato papel o electrónico, impulsan y
ayudan a desarrollar los procesos básicos de cualquier organización. Tienen un efecto
directo en la productividad, competitividad y crecimiento empresarial.

Podemos decir que la gestión documental permite canalizar y agilizar los

procesos de información y difusión en cualquier organización. En las Administraciones
Públicas se puede aplicar también con el fin de agilizar el flujo de información entre la
Administración y el público, buscando satisfacer las nuevas demandas de información
del ciudadano actual.

El proceso informativo documental de toda organización, ya sea empresa o

Administración Pública, siempre es el siguiente:

 Elaboración/Creación de la información
 Captura de la información/documentación.
 Almacenamiento de la información/ documentación
 Análisis y tratamiento de la información/documentación
 Gestión de la información
 Publicación de la información
 Comunicación y difusión de la información/documentación

Según (Velasco Hernán 2014) comento que El ámbito de aplicación de estas

funciones debe considerarse universal, donde tengan cabida los archivos en papel, los
documentos electrónicos, y los sistemas de negocio y de gestión de la organización.
Estas tres dimensiones tienen que convivir de forma interrelacionada y tratada con los
mismos criterios.

Actualmente, en muchas organizaciones, el desarrollo de los procesos

documentales queda limitado a un ámbito departamental. Por ello, la mayoría de las
organizaciones disponen de un mapa tecnológico-documental heterogéneo que dificulta
la búsqueda y el acceso a la información. Para evitar esto, se está evolucionando hacia
un entorno corporativo que unifica los criterios de actuación, facilitando el acceso a la
información a todos los profesionales.
Para la consecución de estos objetivos es necesario:

Desarrollar una normativa y un manual de procedimientos en el marco de la

organización sobre la gestión que abarca todo el ciclo de vida de los documentos, desde
su génesis hasta su almacenamiento y posterior reutilización.

Desarrollar procedimientos generales y específicos sobre registro, distribución, archivo,

consulta, recuperación, préstamo, transferencia y expurgo de la documentación en el
Archivo.

La mayoría de las organizaciones disponen de un mapa tecnológico documental que

dificulta la búsqueda y el acceso a la información. Para evitar esto, se está
evolucionando hacia un entorno corporativo que unifica los criterios de actuación,
facilitando el acceso a la información a todos los profesionales.”

Importancia de la Gestión Documental.

En las Organizaciones siempre la prioridad final es el Archivo, pero realmente

no se dan cuenta de la importancia y el ahorro que pueden hacer implementando
un Sistema de Gestión Documental.
El primer punto importante del manejo del Gestión Documental, es tener control,
organización y tener todos los documentos debidamente centralizados. Después de
cumplir con estos procesos, las Empresas tendrán un fácil almacenamiento y consultas
rápidas y recuperaciones eficientes de la información.

La misión principal de las compañías en cuanto a Gestión Documental, es

cumplir el ciclo de vida de los documentos, y como objetivo es volver los documentos
físicos a digital.

Gracias a la tecnología en Gestión Documental, las organizaciones podrán ser

más rápidas en el uso de la información, reduciendo costos, ahorro en tiempo, seguridad
en los documentos, para así tener una mayor productividad.

La pérdida de información, la seguridad de los datos, el versionado de

documentos, flujos de aprobación y metodologías corporativas o el acceso a
información de personas que ya no se encuentran en la compañía, son preguntas
comunes, y contar con un sistema de gestión documental que mantenga controlados y
centralizados los documentos de la empresa mejora la productividad y la calidad de su
trabajo.