Ana María Nieto Morote

Departamento de Electrónica, Tecnología

de Computadoras y Proyectos

TEMA 1.
MARCO DE REFERENCIA PARA
LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Máster en Ingeniería Industrial

Asignatura: Gestión de proyectos industriales

Índice
1. ¿Qué es un proyecto?
1.1. Relación entre Portafolios, Programas y
Proyectos
1.2. ¿Por qué fracasan los proyectos?
1.3. Claves de éxito en el desarrollo de un
proyecto

2. ¿Qué es la dirección de proyectos?

2.1. Dirección de portafolios
2.2. Dirección de programas
2.3. Oficina de Dirección de Proyectos
2.4. Diferencias entre los roles de
directores de proyecto y PMO
2.5. Director de proyecto

3. Norma para la Dirección de Proyectos de

un Proyecto
 1. ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para

crear un producto, servicio o resultado único.
 1. ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Un proyecto se caracteriza por…

 Ser temporal: tiene comienzo y final definido.

 Finalizar cuando:
 Se logran objetivos.
 Los objetivos no se pueden alcanzar.
 La necesidad ya no existe.
 Generar un Producto, Servicio o Resultado Único.
 Tener elaboración progresiva: paso a paso.
 1.1. RELACIÓN ENTRE PORTAFOLIOS, PROGRAMAS Y PROYECTOS

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA
ORGANIZACIÓN

PORTAFOLIO

PROGRAMA

PROYECTO
 1.1. RELACIÓN ENTRE PORTAFOLIOS, PROGRAMAS Y PROYECTOS

¿Qué es un portafolios?

 Un portafolio es un conjunto de programas, proyectos, u

otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión
efectiva, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos del
negocio.
 Los programas o proyectos de un portafolio no
necesariamente son interdependientes o están
directamente relacionados.
 El financiamiento y soporte se puede hacer en base a
categorías riesgo/recompensa, líneas de negocios, o tipos
de proyectos.
 1.1. RELACIÓN ENTRE PORTAFOLIOS, PROGRAMAS Y PROYECTOS

¿Qué es un programa?

 Un programa es un grupo de proyectos relacionados que

se manejan coordinadamente para obtener beneficios y
control, que no se podrían obtener si se manejaran
individualmente.
 Los programas pueden incluir elementos de trabajo que
están fuera del alcance de los proyectos discretos del
programa.
 Los programas también implican una serie de tareas
repetitivas o cíclicas, ejemplo: programa de construcción,
programa de recaudación de fondos, etc.
 En contraste con la gestión de proyectos, la gestión de
programas es la gestión centralizada y coordinada de un
grupo de proyectos para lograr los objetivos y beneficios
estratégicos del programa.
 1.1. RELACIÓN ENTRE PORTAFOLIOS, PROGRAMAS Y PROYECTOS

¿Qué es un subproyecto?

 Los proyectos frecuentemente se dividen en componentes

más manejables o subproyectos.
 Estos subproyectos pueden ser referidos y considerados
como proyectos y ser manejados como tales.
 Ejemplos de subproyectos pueden ser:
 Basados en procesos o fases del proyecto, de
acuerdo a requisitos de habilidades de recursos
humanos, que involucren tecnología especializada.
 En proyectos muy grandes los subproyectos pueden a su
vez consistir de una serie de subproyectos aún mas
pequeños.
 1.2. ¿POR QUÉ FRACASAN LOS PROYECTOS?

Los principales motivos que originan fracasos en el cumplimiento de

los proyectos:
 21% Cambios en los objetivos definidos a nivel estratégico
 31% No utilización, o mala utilización de metodologías de trabajo
 48% Problemas humanos, de dirección, comunicación y conflictos
entre el personal

Sólo el 20% de los proyectos finalizan obteniendo el objetivo

planteado, en el tiempo y con los recursos estimados.
 1.2. ¿POR QUÉ FRACASAN LOS PROYECTOS?

¿POR QUÉ FRACASAN LOS PROYECTOS?

1. No se emplearon métricas para el proyecto
2. Mala planificación
3. Mala definición del alcance
4. No se realizaron revisiones periódicas del progreso
5. No se utilizaron herramientas o metodologías
6. No apoyo alta gerencia
7. No se recurrió al manejo de riesgos
8. El director no era el mejor
9. El equipo no era el mejor
10. Pruebas inadecuadas e informales
 1.3. CLAVES DE ÉXITO EN EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Un proyecto exitoso es aquel que….

1. Identifica la necesidad del negocio

¿Por qué vamos a hacer el proyecto?,
¿Cuál es la necesidad que vamos a satisfacer?
 1.3. CLAVES DE ÉXITO EN EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Un proyecto exitoso es aquel que….

2. Establece el Objetivo SMART

Los objetivos deben eSpecíficos, Medibles, Alcanzables,
Relevantes, y acotados en el Tiempo.
También es importante darle un nombre adecuado al
proyecto, que tenga un significado y pueda ser usado para
posicionarlo en la mente del equipo del proyecto y de sus
clientes
 1.3. CLAVES DE ÉXITO EN EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Un proyecto exitoso es aquel que….

3. Establece claramente el entregable

Es importante describir adecuadamente el producto que
entregaremos al cliente al final del proyecto
 1.3. CLAVES DE ÉXITO EN EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Un proyecto exitoso es aquel que….

4. Identifica a los interesados y sus necesidades de

comunicación
Los Stakeholders son todas las personas interesadas en el
proyecto, comenzando por el Gerente del Proyecto, su
equipo, el o los promotores, el cliente, la comunidad, etc.
 1.3. CLAVES DE ÉXITO EN EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Un proyecto exitoso es aquel que….

5. Establece el alcance de proyecto

Acordar el alcance del Proyecto con el cliente y los
promotores del proyecto. Muchas veces a lo largo del
proyecto se nos pide que incluyamos algo que no estaba en
el alcance e irremediablemente se afectan los otros factores
que componen la triple restricción en los proyectos Alcance-
Tiempo-Costo.
 1.3. CLAVES DE ÉXITO EN EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Un proyecto exitoso es aquel que….

6. Identifica las premisas del proyecto

¿Cuáles son las suposiciones de las cuales partimos?
 1.3. CLAVES DE ÉXITO EN EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Un proyecto exitoso es aquel que….

7. Identifica las restricciones del proyecto

¿Qué nos limita?
Los horarios, el clima, la disponibilidad de divisas, el
presupuesto, la disponibilidad de maquinarias
especializadas?
 1.3. CLAVES DE ÉXITO EN EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Un proyecto exitoso es aquel que….

8. Identifica los riesgos del proyecto

¿Cuáles son aquellos factores que podrían poner en riesgo
el éxito del proyecto?,
¿Qué probabilidad de ocurrencia tienen?,
¿Cuál sería su impacto?,
¿Qué debemos hacer para mitigar o eliminar esos riesgos?
 1.3. CLAVES DE ÉXITO EN EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Un proyecto exitoso es aquel que….

9. Documenta y comunica el plan de proyecto

Documentar el plan integrado y las bases de su creación,
los progresos, llevar una bitácora del proyecto, las
lecciones aprendidas y comunicar el plan a todos los
interesados
 1.3. CLAVES DE ÉXITO EN EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Un proyecto exitoso es aquel que….

10. Integra el equipo de proyecto

Compartir la visión del proyecto, tener una comunicación
asertiva, darse retroalimentación frecuente, compartir el
conocimiento, mantenerse saludable, física y
emocionalmente y mantener un balance vida-trabajo
 2. ¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?

La dirección de proyectos involucra

Conocimientos

Habilidades

Herramientas

Técnicas
 2. ¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?

¿Qué es la dirección de proyectos?

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los
requerimientos de éste.

Videos Relacionados: http://www.youtube.com/watch?v=SbdbcSAK8xI

 2. ¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?

Dirigir un proyecto incluye:

 Identificar requisitos.
 Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de
los interesados en la planificación y la ejecución del proyecto.
 Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas,
eficaces y de naturaleza colaborativa entre los interesados.
 Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del
proyecto y generar los entregables del mismo.
 Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto
o El alcance. o La calidad.
o El cronograma. o El presupuesto.
o Los recursos. o Los riesgos.
 2.1. DIRECCIÓN DE PORTAFOLIOS

La dirección de portafolios consiste en la gestión centralizada de

uno o más portafolios con objeto de alcanzar los objetivos
estratégicos. La dirección de portafolios se centra en asegurar que
los proyectos y programas se revisen a fin de establecer prioridades
para la asignación de recursos, y en que la dirección del portafolio
sea consistente con las estrategias de la organización y esté
alineada con ellas.
 2.2. DIRECCIÓN DE PROGRAMAS

La dirección de programas se centra en las interdependencias

entre los proyectos y ayuda a determinar el enfoque óptimo para
gestionarlas. Las acciones relacionadas con estas
interdependencias, se puede incluir:
 Resolver restricciones y/o conflictos de recursos que afectan a
múltiples proyectos del programa,
 Alinear la dirección de la organización/estratégica que afecta las
metas y los objetivos de los proyectos y del programa, y
 Resolver la gestión de incidentes y cambio dentro de una
estructura de gobernabilidad compartida.
 PROYECTOS
Los proyectos tienen objetivos
definidos. El alcance se elabora
Alcance
progresivamente a lo largo del ciclo de
vida del proyecto.
Los directores de proyecto prevén
cambios e implementan procesos para
Cambio
mantener dichos cambios
administrados y controlados.
Los directores de proyecto transforman
progresivamente la información de alto
Planificación
nivel en planes detallados a lo largo
del ciclo de vida del proyecto.
Los directores de proyecto dirigen al
equipo del proyecto de modo que se
Dirección cumplan los objetivos del mismo.
El éxito se mide por la calidad del
producto y del proyecto, la
Éxito oportunidad, el cumplimiento del
presupuesto y el grado de satisfacción
del cliente.
Los directores de proyecto monitorean
y controlan el trabajo realizado para
obtener los productos, servicios o
Monitoreo resultados para los cuales el proyecto
fue emprendido.
PROGRAMAS
Los programas tienen un alcance mayor y
proporcionan beneficios más significativos.
Los directores de programas prevén
cambios, que podrán surgir tanto a nivel
interno como a nivel externo al programa, y
están preparados para gestionarlos.
Los directores de programa desarrollan el
plan general del programa y crean planes de
alto nivel para guiar la planificación
detallada a nivel de los componentes.
Los directores de programa dirigen al
personal del programa y a los directores de
proyecto; brindan visión y liderazgo global.
El éxito se mide por el grado en que el
programa satisface las necesidades y
beneficios que le dieron origen.
Los directores de programa monitorean el
progreso de los componentes del programa
con el fin de asegurar que se cumplan los
objetivos globales, cronogramas,
presupuesto y beneficios del mismo.
PORTAFOLIOS
Los portafolios tienen un alcance de
negocio que varía según los objetivos
estratégicos de la organización.
Los directores de portafolios crean y
mantienen los procesos y la
comunicación necesaria relacionada
con el portafolio global.
Los directores del portafolio crean y
mantienen los procesos y la
comunicación necesaria relacionada
con el portafolio global.
Los directores de portafolios pueden
dirigir o coordinar al personal de
dirección de portafolios o de programas
y proyectos que tuviera responsabilidad
de informar al portafolio global.
El éxito se mide en términos del
rendimiento de la inversión global y de
la obtención de beneficios del
portafolio.
Los directores de portafolios
monitorean los cambios estratégicos y
la asignación global de recursos, los
resultados de desempeño y el riesgo
del portafolio.
 2.3. OFICINA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Una oficina de dirección de proyectos (PMO) es una unidad

organizacional para centralizar y coordinar la gestión de
proyectos a su cargo.
También se le conoce como “oficina de gestión de programas”,
“oficina de proyectos”, u “oficina de programas”.
Una PMO supervisa la gestión de proyectos, programas, o una
combinación de ambos.
 2.3. OFICINA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Características claves

 Administración de recursos compartidos entre proyectos.

 Identificación y desarrollo de metodologías, prácticas, y
estándares de gestión de proyectos.
 Oficina de información y gestión sobre políticas,
procedimientos, plantillas, y otra documentación
compartida.
 Gestión de configuración centralizada para todos los
proyectos administrados por la PMO.
 Repositorio y gestión centralizada de riesgos compartidos y
únicos para todos los proyectos.
 2.3. OFICINA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Características claves

 Oficina central para operación y mantenimiento de

herramientas de proyectos, tales como el software
empresarial de gestión de proyectos.
 Coordinación central de la gestión de comunicaciones entre
proyectos.
 Plataforma guía para los gestores de proyecto.
 Supervisión central de todos los cronogramas y
presupuestos de los proyectos de la PMO.
 Coordinación de los estándares generales de calidad de los
proyectos.
 2.4. DIFERENCIAS ENTRE LOS ROLES DE DIRECTORES DE PROYECTO Y PMO

Directores de proyectos vs PMO

 El director del proyecto se concentra en los objetivos

específicos del proyecto, mientras que la PMO gestiona los
cambios significativos relativos al alcance del programa, que
pueden considerarse como oportunidades potenciales para
alcanzar mejor los objetivos de negocio.
 El director del proyecto controla los recursos asignados al
proyecto a fin de cumplir mejor con los objetivos del mismo,
mientras que la PMO optimiza el uso de los recursos de la
organización compartidos entre todos los proyectos.
 El director del proyecto gestiona las restricciones (alcance,
cronograma, costo, calidad, etc.) de los proyectos individuales,
mientras que la PMO gestiona las metodologías, estándares,
riesgos/ oportunidades globales, métricas e interdependencias
entre proyectos a nivel de empresa.
 2.5. DIRECTOR DE PROYECTO

El director del proyecto es la persona asignada por la

organización ejecutora para liderar al equipo responsable de
alcanzar los objetivos del proyecto.
 2.5. DIRECTOR DE PROYECTO

Competencias del Director del Proyecto

 Conocimiento: Se refiere a lo que director del proyecto sabe

sobre la dirección de proyectos.
 Desempeño: Se refiere a lo que el director del proyecto es
capaz de hacer o lograr cuando aplica sus conocimientos
sobre la dirección de proyectos.
 Personal: Se refiere a la manera en que se comporta el
director del proyecto cuando ejecuta el proyecto o actividades
relacionadas con el mismo.
 2.5. DIRECTOR DE PROYECTO

Habilidades Interpersonales de un Director del Proyecto

 Liderazgo
 Trabajo en equipo
 Motivación
 Comunicación
 Influencia
 Toma de decisiones
 Conocimientos de política y cultura
 Negociación
 Generar confianza
 Gestión de Conflictos
 Proporcionar orientación
 3. NORMA PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS DE UN PROYECTO

NORMA UNE-ISO 21500-2013.

DIRECTRICES PARA LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS*
www.upct.es