Sistema Administrativo

Definición
Es el conjunto de componentes que interactúan entre sí y se encuentran
interrelacionados recibe el nombre de sistema. Administrativo, por su parte, es aquello
vinculado a la administración (el acto de administrar: organizar o gestionar recursos).
En su acepción más amplia, un sistema administrativo es una red o un esquema de
procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una
organización. El sistema apunta a que los recursos de la organización en cuestión sean
administrados de forma eficiente.
Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que deben ser
respetados por los miembros de una compañía a la hora de tomar decisiones. Esta
compleja red se encuentra integrada en la estructura misma de la empresa y permite
que cada paso que dé cualquiera de sus integrantes apunte hacia los mismos fines.
La administración en general cumple las funciones de planificación, organización,
dirección y control, por ello, quienes saben aplicar la administración son los que en
algún momento de su vida serán empresarios, gerentes y personas emprendedoras en
la disciplina a la que se dediquen siendo ello así, cuando hablamos de recursos
humanos debemos hablar de la administración de recursos Humanos con el nuevo
enfoque que nos da el Servir, por cuanto ya pasó la era donde se consideraba a los
hombres como recursos de producción (hombre-máquina), donde la labor que
realizaba era la única hasta su cese, también, ya paso la era donde se considera a los
hombres sólo como recursos vivos e inteligentes, ahora en esta era de la globalización
los hombres deben ser considerados como aquellos que cuentan con el recurso más
valioso de la empresa u organización, es decir, las personas que son la base principal
de la organización junto a sus conocimientos, habilidades, destrezas, competencias,
actitudes, entre otros; resumiéndose en lo que la doctrina actual denomina Talento
Humano, que es propio del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos.

IMPORTANCIA
En el manual de un sistema administrativo deben figurar las responsabilidades y los
roles que corresponden a cada puesto dentro de la organización y a cada unidad
administrativa. Es importante resaltar que la existencia de un sistema como éste
beneficia ampliamente el funcionamiento de una compañía, y facilita
considerablemente tareas tales como las auditorías, así como el control del trabajo de
cada empleado.
 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Características de los Sistemas
La característica inicial de un sistema consiste en estar compuesto por partes que
ejercen interacción, cada una de las cuales reviste intereses propios, sin esas
interacciones el estudio de sistemas sería relativamente poco interesante, pues son
ellos los que enriquecen mucho el comportamiento de un sistema y hacen de su
análisis una tarea muy compleja.
Los componentes de un sistema están integrados por subpartes y, a su vez, éstas
están ligadas mediante diversas interfaces. La descripción completa del
comportamiento del sistema exige la descripción del comportamiento de cada
componente, así como las interrelaciones de esos componentes. Los límites de un
sistema son necesariamente arbitrarios, o sea, cualquier rama de la jerarquía de un
sistema puede ser considerada como un sistema en sí mismo. En general, existen
interacciones entre un sistema y su ambiente, pero las variables exógenas se tratan
como si fueran incontrolables, se considera que sólo las variables endógenas, que se
emplean para describir un sistema, son susceptibles de cierto grado de control
significativo. La fijación de un límite esencial arbitrario entre un sistema y su ambiente
entraña el peligro de que las interacciones significativas no se consideren en forma
explícita, tal fracaso introduce a la penalidad tradicionalmente asociada con las
3. su optimizaciones, es decir, la de lograr que sus metas locales no guarden
coherencia con las metas superiores o globales. La estructura interna de un sistema
como un límite con el ambiente, es un tanto cuanto convencional. En resumen, todo
sistema, cualquiera que sea su naturaleza, tiene tres características básicas:
1. Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez está contenido en
otros sistemas de carácter superior. Esto da como resultado, haciendo hincapié en la
idea, una auténtica categorización de supra sistemas, sistemas y subsistemas.
2. Todos los componentes de un sistema, así como sus interrelaciones, actúan y
operan orientados en función de los objetivos del sistema. Se puede deducir que los
objetivos constituyen el factor o elemento que direcciona todas las partes del
conjunto.
3. La alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones incide en las demás
y en el conjunto. Sin dejar de reconocer la importancia de las otras características, ésta
constituye uno de los soportes básicos para la construcción del modelo o matriz de
análisis administrativo.
MODELOS ADMINISTRATIVOS
Los modelos administrativos: son aquellos que las empresas toman como guía,
adaptándolos y generalizándolos a las necesidades de las mismas, estos se representan
a través de técnicas, procesos, modelos y sistemas administrativos.
Características: Son modelos que cambian la forma de desempeño del recurso
humano de la empresa, a través de las herramientas aplicadas.
Para su aplicación requiere del uso de distintas herramientas.
Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa.
Son aplicados para producir un cambio.
Dependiendo del Contexto el Modelo Puede Referirse a:
· Modelo científico: una programación de la realidad.
· Modelo económico: modelo del funcionamiento de la economía.
· Modelo atómico: entre los cuales están: Bohr; Rutherford; Schrodinger; Sommerfeld;
Thomson.
· Modelo de Ising: un modelo físico propuesto para estudiar el comportamiento de
materiales ferromagnéticos.
· Modelo artístico: persona que posa para fotografía, dibujo, pintura, escultura·
Modelos de enseñanza: hay tres predominantes y sirven de base en las prácticas
docentes.
· Modelo de datos: descripción de cómo se representan los datos, sea en una empresa,
en un sistema de información o en un sistema de gestión de base de datos.
· Modelo relacional: modelo de datos basado en la lógica de primer orden y en la
teoría de conjuntos.
· Modelo entidad-relación: herramienta para el modelado de datos de un sistema de
información.
· Modelo (moda): una persona que viste una prenda, ropa o accesorio con el fin de
exhibirla a terceros.
Modelo de Líneas de Espera o Colas:
Estos modelos fueron ideados para ayudar a los gerentes a decidir cuánto tiempo será
más preferible una línea de espera. Si los camiones llegan a una plataforma de
descarga a la tasa de aproximadamente tres por hora y se tardan unos 20minutos en
descargar cada camión, se formará una línea de espera (o cola) cuando los camiones
lleguen tarde o cuando disminuye el ritmo de la descarga. Estas líneas de esperan
significan costos, y éstos incrementan a medida que aumenta la línea: los gastos de
gasolina si los motores están ociosos, los sueldos del conductor y el congestionamiento
del tránsito por mencionar algunos. Una operación de descarga más eficiente
acarreará costos; por ejemplo, tal vez se necesiten más trabajadores para descargar
cada camión en un plazo de 10minutos.De manera análoga, si los clientes esperan
demasiado tiempo en la caja registradora de un supermercado, posiblemente opten
por hacer sus compras en otro establecimiento. Pero podría resultar demasiado caro
conservar un número suficientemente grande de cajas en operación para asegurar un
servicio rápido a quienes lo deseen.
Modelos de Simulación
En cierto modo, todos los modelos se valen del proceso de simulación en el sentido
que imita la realidad. Sin embargo, los modelos de simulación están diseñados
específicamente para emplearse en los problemas cuya complejidad impide
describirlos o resolverlos con las ecuaciones matemáticas ordinarias. Tratan de
reproducir una parte de las operaciones de la organización a fin de mover lo que
sucederá en ella con el tiempo, o de ensayar con esa parte modificando algunas
variables. (Así pues, los modelos de simulación son descriptivos no normativos).Por
ejemplo, los modelos de simulación se emplean para adiestrar a los astronautas de
una nave espacial. Las computadoras les presentan todas las contingencias
imaginables simuladas; ante ellas deben reaccionar como lo harían
6. en una situación real. Las computadoras se programan para responder
realistamente, de modo que un error grave cometido por un astronauta producirá un
aborto automáticamente. Un dictamen reciente de la FFAA permite a pilotos expertos
en aviones 747 aprender a volar las siguientes generaciones de aviones (757 y 767)
enteramente en simuladores muy complejos de vuelo. Los modelos de simulación se
prestan a muchos usos, entre ellos la prueba de sistemas de máquina y las operaciones
a gran escala como los aeropuertos. Como todos los modelos, permiten que la
experimentación se realice sin interferir con las operaciones de ese momento. Otra
ventaja importantísima de estos modelos consiste en que pueden acelerarse (por
medio de la computadora) para indicar en minutos qué ocurrirá en el mundo real
durante un período de años.
Modelo Administrativo Centralizado
Este modelo administrativo se parece a un centro de datos en el que todas las tareas
de administración las realiza un único grupo de tecnologías de la información. Este
modelo administrativo es habitual en pequeñas o medianas empresas, pero también
puede utilizarse en organizaciones de mayor tamaño que tengan una conexión de
ancho de banda alto a todas las oficinas regionales.
Modelo Administrativo Mixto
Los grupos administrativos reflejan tanto la distribución funcional como la geográfica.
Se crean grupos administrativos especializados para restringir la administración de
determinadas funciones a usuarios específicos y se crean otros grupos para delegar la
administración siguiendo criterios geográficos. A continuación, figuran algunos grupos
administrativos de ejemplo que podría crear para ilustrar este tipo de modelo:
7. Para limitar quién puede crear y mantener directivas, puede crear un grupo
administrativo únicamente con el fin de administrar directivas (una tarea
funcional).Para administrar las carpetas públicas de una región específica, puede crear
un grupo administrativo sólo con el fin de administrar las carpetas públicas de una
región (un criterio geográfico).El modelo administrativo mixto suele utilizarse en
organizaciones grandes con muchas divisiones u oficinas en numerosas ubicaciones
geográficas. El modelo mixto también puede aplicarse cuando una empresa adquiere
otra empresa.
Modelo Administrativo Descentralizado
En un modelo administrativo descentralizado, el control completo de la administración
del sistema de Exchange está distribuido entre las regiones o divisiones geográficas de
la empresa. En este tipo de modelo, cada región o división controla sus activos y
desarrolla su propio sistema de administración. Este tipo de organización suele tener al
menos un grupo administrativo en cada división o grupo. Cada ubicación tiene su
propio equipo de administradores de Exchange, que tienen control administrativo total
sobre los objetos de su grupo administrativo. Muchas empresas implementan un
modelo descentralizado para que cada sucursal pueda funcionar de forma autónoma.
Por ejemplo existen sucursales qué disponen de un sistema de control de un grupo
administrativo, un grupo de enrutamiento, directivas, servidores, árboles de carpetas
públicas y otros objetos específicos de la sucursal.
8. En ciencias puras y, sobre todo, en ciencias aplicadas, se denomina modelo al
resultado del proceso de generar una guía o representación abstracta, conceptual,
grafica o visual, física, matemática, de fenómenos, sistemas o procesos a fin de
analizar, describir, explicar o simular fenómenos o procesos. Se considera que la
creación de un modelo es una parte esencial de toda actividad científica. A pesar que
hay poca teoría generalizada acerca del empleo de modelos, la que existe ofrece una
colección creciente de métodos, técnicas y teorías acerca de diversos tipos de
modelos. En la práctica, diferentes ramas o disciplinas científicas tienen sus propias
ideas y normas acerca de tipos específicos de modelos. Para hacer un modelo es
necesario plantear una serie de hipótesis, de manera que lo que se quiere representar
esté suficientemente plasmado en la idealización, aunque también se busca,
normalmente, que sea lo bastante sencillo como para poder ser manipulado y
estudiado.
Modelo Matemático
Es uno de los tipos de modelos científicos, que emplea algún tipo de formulismo
matemático para expresar relaciones, proposiciones sustantivas de hechos, variables,
parámetros, entidades y relaciones entre variables y/o entidades u operaciones, para
estudiar comportamientos de sistemas complejos ante situaciones difíciles de observar
en la realidad. Ahora el Modelo Matemático en matemáticas, es algo diferente ya que
se trabaja con modelos formales. Un modelo formal para una determinada teoría
matemática es un conjunto sobre el que se han definido un conjunto de relaciones
unarias, binarias y trinarías, que satisface las proposiciones derivadas del conjunto de
axiomas de la teoría. La rama de la matemática que se encarga de estudiar
sistemáticamente las propiedades de los modelos es la teoría de modelos.
Clasificaciones de Modelos Matemáticos
Un modelo de las ciencias físicas es una traducción de la realidad física para poder
aplicar los instrumentos y técnicas de las teorías matemáticas para estudiar el
comportamiento de sistemas complejos, y posteriormente hacer el camino inverso
para traducir los resultados numéricos a la realidad física. Generalmente se introducen
simplificaciones de realidad y pueden clasificarse de la siguiente manera:
· Determinista.
Se conoce de manera puntual la forma del resultado ya que no hay incertidumbre.
Además, los datos utilizados para alimentar el modelo son completamente conocidos y
determinados.
· Estocástico Probabilístico.
Que no se conoce el resultado esperado, sino su probabilidad y existe por tanto
incertidumbre. Además con respecto a la función del origen de la información utilizada
para construir los modelos pueden clasificarse de otras formas. Dependiendo de
Lafuente de información utilizada para la construcción de un modelo podemos
distinguir entre modelos heurísticos y modelos empíricos:
· Modelos heurísticos
(Del griego euriskein hallar, inventar). Son los que están basados en las explicaciones
sobre las causas o mecanismos naturales que dan lugar al fenómeno estudiado. ·
Modelos empíricos
(Del griego empeirikos relativo a la experiencia). Son los que utilizan las observaciones
directas o los resultados de experimentos del fenómeno estudiado.
Categorías por su Aplicación
Por su uso suelen utilizarse en las siguientes tres áreas, sin embargo existen muchas
otras como la de finanzas, ciencias etc.
· Simulación. De situaciones medibles de manera precisa o aleatoria, por ejemplo con
aspectos de programación lineal cuando es de manera precisa, y probabilística o
heurística cuando es aleatorio.
· Optimización. Para determinar el punto exacto para resolver alguna problemática
administrativa, de producción, o cualquier otra situación. Cuando las optimizaciones
enteras o no lineal, combinada, se refiere a modelos matemáticos poco predecibles,
pero que pueden acoplarse a alguna alternativa existente y aproximada en su
cuantificación.
· Control. Para saber con precisión como está algo en una organización, investigación,
área de operación, etc. Por ejemplo un modelo mixto operacional estadístico es una
teoría o situación causal de hechos y expresado con símbolos de formato matemático.
Por ejemplo las tablas de contingencia. De hecho los modelos matemáticos se
construyen con varios niveles de significación y con diferentes variables.
Modelo Físico
Un modelo físico puede referirse tanto a una construcción teórica o a un montaje con
objetos reales que trata de reproducir el comportamiento de algunos aspectos de un
sistema físico o mecánico más complejo. El término con diferentes acepciones puede
aparecer en el ámbito de la física o en el ámbito de la ingeniería. Los modelos sirven
para saber cómo es algo y explicarlo. En la física, los modelos tratan de ayudarnos a
comprender ciertos aspectos de la realidad y los sistemas físicos complejos.
En física un modelo físico teórico para un sistema complejo que trata de reducir un
conjunto de hechos observables a partir de un conjunto de hipótesis más reducido
llamado teoría. Se considera que un modelo físico debe ayudar a explicar, reduciendo
el comportamiento observado a hechos fundamentales más básicos, y predecir el
comportamiento de un sistema físico bajo circunstancias diversas. Por otro lado un
modelo físico práctico es una realización material concreta, con la que no
necesariamente pretende construirse una teoría sino ampliar el conjunto de hechos
observados que pueden servir para confirmar o reformular las teorías. Estos modelos
físicos prácticos son objeto de experimentos sobre los que ampliarla base de los
hechos observados. Son sólo un paso intermedio hacia la formulación de modelos
físicos teóricos, que a su vez son la base de las teorías físicas. Dicha teorías se dividen
convencionalmente en: teorías aceptadas, teorías propuestas y teorías no aceptadas.
Algunas teorías físicas son desechadas por la observación mientras que otras no .Una
teoría física es un modelo de eventos físicos y no puede ser probada por axiomas
básicos. Una teoría física es diferente a un teorema matemático. Los modelos de
teorías físicas son la realidad y una declaración de lo que se observa así como la
predicción de nuevas observaciones. En la ingeniería los modelos físicos, por
contraposición a los modelos matemáticos y a los modelos analógicos, son
construcciones en escala reducida o simplificada de obras, máquinas o sistemas de
ingeniería para estudiar en ellos su comportamiento y permitir así perfeccionar los
diseños, antes de iniciar la construcción de las obras u objetos reales. Por ese motivo, a
este tipo de modelo se le suele llamar también modelo reducido o modelo
simplificado. Se utilizan con frecuencia para el estudio de represas, puentes, esclusas,
puertos, aeronaves en túneles de viento, etc. Muchas veces, para obras complejas
como, por ejemplo, una represa, se puede requerir la construcción de más de un
modelo. En este ejemplo se acostumbra estudiar un modelo general de la disposición
de la presa, con todas sus partes, un modelo específico a una escala mayor para el
vertedero y la cuenca de disipación, otro para la o las bocatomas, uno diferente para la
descarga de fondo, etc.
Modelo Autocrático
Fue el modelo prevaleciente en la Revolución Industrial. Este modelo depende del
poder. Quienes ocupan el mando deben poseer poder suficiente para ordenar, lo que
significa que el empleado que no cumpla ordenes será sancionado. En un entorno
autocrático la orientación apunta a la autoridad oficial formal y la dirección cree saber
que es lo mejor y está convencida que la obligación de los empleados es cumplir
órdenes, es decir que estos deben ser dirigidos, persuadidos y empujados a alcanzar
cierto nivel de desempeño y limitados a obedecer órdenes. Esta visión deriva en un
estricto control de empleados, el modelo autocrático resulta deleznable debido a
brutales y agotadoras tareas físicas y condiciones de insalubridad, indigencia y peligro,
en estas condiciones autocráticas los empleados se dirigen a su vez a la obediencia al
jefe y no al respeto por este. El modelo constituye un medio muy útil para el efectivo
cumplimiento del trabajo del método aceptable para la determinación del
comportamiento de los administradores. La fuerza combinada de los conocimientos
sobre la necesidad delos empleados y de los cambios que ocurren, los valores sociales,
dio al reconocimiento que existen mejores maneras de administrar los sistemas
organizacionales.
Modelo De Custodia
Este depende de los recursos económicos, si una organización carece de recursos
suficientes para el ofrecimiento de pensiones y el pago de otras prestaciones lesera
imposible adoptar este modelo. Entonces el enfoque de custodia da como resultado la
dependencia de los empleados respecto a la organización. En lugar de depender de su
jefe los empleados dependen de las organizaciones. Los empleados que laboran en
entornos de custodia adquieren una preocupación psicológica por sus retribuciones y
prestaciones económicas. Como resultado del trato que reciben, tienden a mostrase
satisfechos y por lo tanto mantenerse leales a sus empresas. Su mayor ventaja es que
discrimina seguridad y satisfacción a los trabajadores.
Modelo De Apoyo
Tuvo sus orígenes en el principio de las relaciones de apoyo. Se llegó a la conclusión de
que una organización es un sistema social cuyo elemento más importante es ser
trabajador. Los estudios indicaron la importancia de poseer conocimientos de
dinámica de grupos y aplicar la supervisión de apoyo. El modelo de apoyo depende del
liderazgo en lugar del poder y el dinero. A través del liderazgo la empresa ofrece un
ambiente que ayuda a los empleados a crecer y cumplir a favor de la organización
aquello de lo que son capaces. En consecuencia la orientación de la dirección apunta al
apoyo del desempeño laboral de los empleados no al simple apoyo de las prestaciones
a los empleados. El resultado psicológico es una sensación de participación e
involucramiento en las tareas de organización, éste forma parte del estilo de vida de
trabajo de los administradores y en particular de su modo de tratar a los demás. El
modelo de apoyo es eficaz tanto para empleados como para administradores y goza
aceptación generalizada.
Modelo Colegial
El término colegial alude a un grupo de personas con propósito común, tienden a ser
más útil en condiciones de trabajo de lo programado, medios intelectuales, y
circunstancias que permiten un amplio margen de maniobra de las labores. Este
depende de la generación por parte de la dirección de una sensación de
compañerismo con los empleados, el resultado es que estos se sienten útiles y
necesarios. Les resultaba fácil aceptar y respetar el papel de estos en la organización.
En vez de ser vistos como jefes, se consideraban a los administradores como
colaboradores. Con esto se persigue crear un estricto de mutualidad en el que cada
persona realice sus propias contribuciones y aprecie la de los demás. La orientación se
dirigió al trabajo en equipo y la respuesta de los empleados es la responsabilidad y
sienten a sí mismo la obligación de cumplir normas de calidad que signifiquen un
reconocimiento tanto para su labor como para la compañía. El resultado psicológico
del modelo colegial en los empleados es la autodisciplina.
Ventajas de los Modelo
· Son aplicados para producir un cambio.
· Para su aplicación requiere del uso de distintas herramientas.
· Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa.
· Son modelos que cambian la forma de desempeño del recurso humano de la
empresa, a través de las herramientas aplicadas.
· Minimizan el costo para las actividades.
· Maximizan el rendimiento total para la compañía.
· Proporciona fundamentos para mejorar las técnicas laborales.
· Propicia una mejor toma decisiones.
· Se fomenta la mejor manera de realizar las actividades.
· Ayuda a lograr los objetivos de la organización.
DESVENTAJAS DE LOS MODELOS
· El modelo no representa con exactitud la situación real.
· No desenvolvemos adecuadamente las funciones que relacionan a las variables,
podemos caer en el error de obtener resultado impreciso.
· En cuanto a los resultados nos permiten deducir que a los números no les podemos
dar toda la credibilidad, durante qué tiempo los observamos, hay muchas cosas que
hay que tener en cuenta.
COMO AYUDAN LOS MODELOS A LA ORGANIZACIÓN
La organización concebida como un sistema, representa la vía más óptima al
momento de emprender algún proyecto que se desee implantar, ya que asegura que
su desarrollo, se hará siguiendo una seria de reglas establecidas para ser acatadas y
lograr así, que el fin común sea alcanzado. La organización se cataloga como un
sistema abierto ya que en sus diferentes fases para cumplir con sus objetivos,
interactúa con el medio ambiente quién le suministra información vital para que sus
procesos cumplan con lo requerido y de igual manera al medioambiente se le
suministra información, de manera que haya ese equilibrio entre los intereses de
ambas partes.
Al contar con una estructura organizacional se está asegurando que el trabajo próximo
a realizar ha sido evaluado desde varios puntos de vista ya que aquí se determina que
se realizará, como se hará y quienes estarán asignados a cada actividad. Esto es de
suma importancia para la organización puesto que le permitirá también llevar un
control constante de lo que se está realizando y hacer correcciones necesarias. En
todas estas actividades es necesaria la figura de una persona que asuma el papel de
líder, pero es importante que cumpla con los requisitos primordiales para asumir este
reto, como la preparación, experiencia, disposición al trabajo y al cambio de manera
que las personas bajo su mando y orientación sepan que van encaminados al éxito del
proyecto. Partiendo del concepto de sistema como un conjunto organizado de cosas o
partes que se relacionan formando un todo, se puede decir que es de suma
importancia para la organización y la gerencia ya que les permite recopilar mayor
información tanto en la parte interna como externa de la empresa, mejorar localidad
de productos o servicios y las relaciones personales entre otros. Toda organización
debe basarse en un sistema abierto por ser éste el que mayor beneficio le otorga, ya
que interactúa constantemente con el ambiente externo puede crecer, cambiar,
competir con otros sistemas y está orientado hacia determinados propósitos. El rol del
gerente es cumplir con las metas establecidas dentro de la organización, representarla
frente a terceros, desarrollar una buena visión de futuro, tener la capacidad de
relacionarse y comunicarse con las personas, escucharlas y hacerlas participar en la
toma de decisiones, debe poseer conocimiento del negocio y de la empresa, ser un
buen planificador, tener un objetivo claro para podérselo transmitir a sus
subordinados, mantener el liderazgo basado en principios y el buen juicio, en dos
palabras, el gerente tiene que saber delegar y trabajar en equipo.
Los modelos administrativos son de mucha utilidad dentro de las organizaciones ya
que los mismos son aplicados para producir cambios, pueden emplearse a más de un
tipo de empresa, para su manejo requiere del uso de distintas herramientas, cambian
la forma de desempeño del personal que está laborando en la organización a través de
las herramientas utilizadas y dependiendo del tipo de modelo y sus características se
puede medir: de quien depende, la orientación gerencial y de empleo, el resultado
psicológico, la necesidad de empleo y finalmente el resultado de desempeño.
La actividad administrativa en cualquier tipo de organización, consiste en la aplicación
conjunta de varios aspectos relacionados con las distintas áreas. La literatura gerencial
en las últimas décadas ha desarrollado herramientas de trabajo aplicables a cada una
de las distintas áreas. La investigación de operaciones ha creado un conjunto de
herramientas para lidiar con problemas relacionados con el comportamiento
administrativo. Esto sucede con áreas funcionales tales como: finanzas, mercadeo, en
lo personal, etc. En la función de la Gerencia por objetivo, el gerente se dedica a
organizar para facilitar relaciones interpersonales y toma de decisión así como también
el lograr una mejor coordinación de actividades y su control. Cuando las formas
tradicionales de hacer las cosas ya no responden a las nuevas situaciones, la
insatisfacción crece. Cuando la velocidad de los cambios y las necesidades exigen
respuestas rápidas, la inquietud y la presión aumenta. Cuando aparentemente todo se
mueve, cambia y se transforma a nuestro alrededor, la existencia del ser humano se
vive con mayor incertidumbre. Así mismo es reconocido que la Gerencia por objetivo
es una técnica de dirección de esfuerzos a través del planeamiento y control
administrativo. La Gerencia por objetivo es un proceso por el cual los gerentes,
superior y subordinado de una organización identifican objetivos comunes. El
administrador tiene que saber y entender lo que las metas de la empresa esperan de
él, en términos de desempeño y su superior debe saber qué contribución puede exigir
y esperar de él y debe juzgarlo de conformidad con la misma.
CONSTRUCCIÓN DE LOS MODELOS
Para que una organización cumpla sus proyectos planteados debe seguir los siguientes
lineamientos:
Un sistema de Planificación: Esta exige diseñar un plan de actuación mediante la
definición de unas estrategias, entendiendo "los caminos o vías que es
Necesario recorrer para alcanzar los objetivos propuestos" mediante la realización y
desarrollo de determinados proyectos.
Un sistema flexible de Dirección: Esta flexibilidad se apoya en un sistema fluido de
información ascendente y descendente que permita detectar las desviaciones y
analizarlas. Comunicarlas a quién tiene la responsabilidad tanto de la ejecución del
proyecto como de la obtención de los objetivos fijados por la organización, para que se
puedan introducir cuantas medidas correctoras sean necesarias.
Un instrumento de Motivación-participación: La gerencia por objetivos se basa en la
participación de todos los implicados en el proceso como elemento imprescindible
para lograr integrar los objetivos personales y los de la propia organización. La
Gerencia por objetivo se ha mostrado como un instrumento de motivación que por su
propia dinámica, esencialmente participativa, favorece la constitución de equipos de
trabajo, como célula idónea de la nueva cultura organizacional.
Un sistema de Evaluación: La Gerencia por objetivos se apoya en un sistema flexible y
continúo de evaluación que permite analizar el proceso de ejecución delas actividades
planificadas y el grado de obtención de los resultados previstos. Este sistema de
evaluación se apoya básicamente en la definición de indicadores, que, en cuantos
instrumentos de medida, permiten evaluar el estado de realización de un proyecto o el
grado de consecución de los resultados previstos.
La organización es un sistema constituido por muchos subsistemas que están en
interacción dinámica entre sí, formada por un ambiente externo / interno de
relaciones que son interdependientes; La organización es un proceso dinámico en
constante cambio y en adaptación a las presiones internas y externas y en proceso
continuo de evolución. Por eso la importancia de la teoría de sistema ya que identifica
las influencias externas sobre las organizaciones, estructura e integra las actividades
humanas, y es útil como mecanismo de control.
A nivel gerencial deben tener en cuenta que no se maneja un sistema único y como
toda empresa debe mantener una interacción dinámica con su entorno ya sean
clientes, proveedores, competencia o muchos otros entes que conforman un sistema
integrado que trabajan en armonía para el logro de los objetivos. En una organización
reviste importancia el papel de un gerente ya que él debe desde el mundo interno de
la organización, coordinar y crea nuevos procesos, que lleven acciones para garantizar
que la empresa pueda crecer y ser competitiva. Los modelos administrativos son
aplicables para producir un cambio en la organización ya sea en la parte de recursos
humanos, en el producto o servicio, a través de herramientas aplicadas, su utilidad
también radica en que se pueden aplicarse a más de un tipo de empresas.
Administración de entradas y salidas
Los sistemas de gestión de información procesan datos en bruto provenientes de
sistemas de oficina, tales como computadoras de escritorio y aplicaciones móviles, y
de sistemas de procesamiento de transacciones, como los sistemas de punto de venta.
La salida se realiza a veces en la forma de informes que presentan datos agregados, lo
que facilita el análisis y la toma de decisiones. Los informes pueden ser resúmenes de
ventas diarias o las tendencias de ventas detalladas organizadas por unidades de
producto y negocio.

Resumen
El resumen reporta datos agregados por periodos contables, regiones geográficas,
unidades de negocio o categorías de productos. Los informes consolidan la
información en un formato que facilita a los administradores su revisión y análisis. Por
ejemplo, un informe de resumen de inventario podría incluir el número de productos
en stock, las compras recientes y el valor total del inventario. Del mismo modo, un
informe de resumen de ventas podría proporcionar información sobre las ventas
diarias y el grupo de la información por categorías de productos y regiones geográficas.
Las aplicaciones MIS, incluyendo incluso las aplicaciones básicas de hoja de cálculo, por
lo general permiten a los usuarios especificar diferentes formatos de informe.

Tendencias
Los informes de tendencias permiten a los administradores comparar el desempeño de
las unidades de negocio o categorías de productos para evaluar los resultados
efectivos. Por ejemplo, un informe de tendencias de ventas de un minorista podría
mostrar las ventas de las diferentes categorías de productos en un año, desglosado por
semanas o meses. El informe también podría incluir comparaciones de año a año
histórico, lo que permitiría identificar posibles áreas problemáticas e implementar
acciones correctivas. Si una unidad de negocio o categoría de productos está
mostrando disminución de las ventas en comparación con el promedio de la compañía,
podría ser necesario un cambio de dirección. Del mismo modo, si un producto no se
vende bien, la compañía los podría rediseñar o suspender.

Excepciones
Una excepción se refiere a los datos que están fuera de los rangos normales. Los
informes de excepción agregan estas condiciones poco comunes y se presentan por
separado. Una comunicación oportuna de las condiciones de excepción hace que sea
más fácil para un gerente aislar los casos que requieren atención inmediata. El director
no tiene por qué estudiar a fondo otros informes en busca de estas condiciones de
excepción. Por ejemplo, un informe de excepción MIS podría notificar a un
administrador de la tienda cuando el inventario se esté agotando para que pueda
cambiar el orden de los suministros. Para una organización grande, un informe de
excepción de los recursos humanos podría marcar niveles inusuales de días de
enfermedad para ciertos empleados y unidades de negocio.

A demanda
Los informes a demanda proporcionan información específica a medida que sea
necesario. El contenido de estos informes depende de las circunstancias y las
necesidades del solicitante. Estos informes pueden estar en un formato personalizado
o en un formato estandarizado. Por ejemplo, el propietario de una pequeña empresa
puede querer saber cómo sus productos se venden en todo ciertos días festivos, en
áreas geográficas específicas o una combinación. Un director de marketing puede
realizar un análisis de escenarios para ver cómo un cambio de precios podría afectar
las ventas y la rentabilidad.
Módulos Que Comprende el Sistema
Un sistema administrativo, en este sentido, suele contar con diferentes módulos. Cada
módulo permite completar una tarea distinta: realizar una factura, emitir un recibo de
cobro, organizar la agenda, registrar ingresos y egresos de un balance, controlar el
inventario o stock, etc.

Veamos con un ejemplo cómo puede trabajar una empresa con un sistema
administrativo. Supongamos que una compañía que vende electrodomésticos recibe
un pedido de un cliente que quiere adquirir una licuadora. En el sistema administrativo
de la empresa, un empleado registrará la compra, emitirá la factura y agendará el
envío del producto. De manera automática, el sistema administrativo generará un
alerta en la agenda para que dicho envío se concrete y, una vez registrado el mismo,
reducirá una unidad del producto del inventario. Cuando el cliente reciba su pedido y
lo pague, se consignará en el sistema administrativo la cancelación de la deuda y el
ingreso del dinero.
Dependiendo del presupuesto de cada compañía, existen dos opciones a la hora de
adquirir un sistema administrativo: contratar a un desarrollador para que lo programe
desde cero, teniendo en cuenta las necesidades específicas de la empresa; aprovechar
uno de los tantos paquetes existentes en el mercado. Si se inclina por esta última
opción, a su vez podrá escoger una de las varias alternativas gratuitas o bien pagar una
cuota mensual para acceder a un sistema más potente y completo.
Enlaces bibliográficos

 https://pyme.lavoztx.com/cules-son-los-tipos-de-reportes-producidos-por-un-
sistema-de-administracin-de-informacin-10672.html

 https://es.slideshare.net/drianda/caractersticas-de-los-sistemas-
administrativos?next_slideshow=1

 https://definicion.de/sistema-administrativo/