***Le français suit***

POSITION DESCRIPTION – Office Administrator

Institute of Gender and Health, Canadian Institutes of Health Research
Montréal, Québec, Canada

OVERVIEW:
IGH is one of 13 institutes that comprise the Canadian Institutes of Health Research (CIHR), the
Government of Canada’s health research funding agency. IGH’s mission is to foster research excellence
regarding the influence of gender and sex on health, and to apply these research findings to identify and
address pressing health challenges facing men, women, girls, boys and gender-diverse people.

The Office Administrator carries out the dual role of managing the day-to-day office administration for
the Institute of Gender and Health as well as providing executive support to the Scientific Director. The
Office Administrator acts as the primary point of contact for IGH, coordinates day-to-day operations and
undertakes basic bookkeeping duties. The Office Administrator also manages the Scientific Director’s
(SD’s) calendar, travel, activities and tasks as well as organizational functions related to the SD’s personal
research. The Executive Assistant works with IGH team members in Montreal and regularly collaborates
and/or interacts with other CIHR staff, researchers, contractors, Institute Advisory Board members and
other stakeholders both nationally and internationally. Liaison is required wit IGH’s host institution (the
CRIUGM), researchers, the offices of the CIHR President and Vice Presidents, partner agencies, clients
and members of the general public affiliated with the Institute.

ORGANIZATIONAL STATUS:
The Office Administrator reports to the Assistant Director with direction from the Scientific Director.

WORK PERFORMED:

Office Administration

 Act as primary point of contact for the Institute of Gender and Health and forward information
requests to the appropriate individuals on the team
 Manage and coordinate day-to-day operation of the Institute offices – sorting and distributing
mail, arranging for courier shipments, maintenance, equipment, teleconferences, supplies and
furniture
 Develop and maintain IGH office operations manual for the Institute, which can be used by
current and future staff of the institute in the absence of the Office Administrator.
 Undertake basic day-to-day bookkeeping duties; processing and submitting accounts payable to
administrative office for payment (eg. travel expense claims, travel advances, inter-institute
transfer agreements); tracking and reporting on operational budget; preparing annual spending
estimates; working with administrative office to reconcile and submit final expenditures to the
CIHR head office in Ottawa.
 Assist in the negotiation, development and implementation of Requests for Applications and
Third Party Agreements/Memoranda of Understanding, and the coordination and development
of external contracts;
1
 Assist with coordinating activities for meetings and events either hosted or attended by IGH,
including attending meetings to manage registration, oversee AV requirements, food and
beverage, collect invoices and arrange for signatures, collect expense claim forms from
participants
 Provide secretariat and operational support to the Institute Advisory Board (IAB), such as
establishing and maintaining relationships with board members and their staff; establishing
dates and times of meetings on a yearly basis, preparing the agenda, collecting the material,
taking minutes and distribution of meeting documents.
 Manage IGH participation at conferences, including booth requests, shipping of booth, printing
and shipping of brochures and supplies, etc.
 Anticipate, determine and evaluate administrative needs and plans, develops, establishes and
recommends new administrative procedures, guidelines and systems to meet CIHR Corporate
objectives
 Maintain internal and external collaborative relationships with the other CIHR institutes, and
national, provincial and community organizations, (including other funding organizations,
government, non-government and voluntary organizations), to ensure the success of
projects/initiatives and other partnered activities

Support to the Scientific Director

 Manage the SD’s calendar and appointments related to both the institute and the SD’s research;
assessing high volume of invitations and making recommendations to the SD
 Coordinate travel arrangements for the SD, including planning, organizing and confirming travel
arrangements involving multiple itineraries and changing priorities; plan and determine the most
efficient way to travel to different locations to meet tight schedules. Provide printed material
before departure, including all relevant travel, accommodation, meeting and ground
transportation information.
 Serve as liaison between the SD and CIHR (e.g. CIHR President’s office, CIHR Vice President’s
Offices, CIHR expanded team, SDs and staff from other institutes), the Institute Advisory Board,
the host institution (i.e. CRIUGM and CIUSSS), the SD’s research team and external partners and
stakeholders.
 Research and prepare reports, files and manuals for information required by senior management
for Executive Committees or meetings; extracting and summarizing information for reports,
briefs, papers, publications and correspondence, translating texts from one official language to
the other, when needed
 Coordinate SD’s meetings that involve senior executives and researchers, both internal and
external; co-ordinate and oversees all administrative activities (i.e. agenda, documents,
handouts, participant list, etc.) to ensure that all logistical arrangements have been made in
accordance with general directions; determine what hospitality arrangements can and should be
made, negotiate the terms and conditions of services to be provided, and resolves problems on
behalf of the chair.

2
CONSEQUENCE OF ERROR:
The work of the Office Administrator must be completed at a high level of accuracy and efficiency. The
Office Administrator will represent IGH in an official capacity. As such, the Office Administrator is
expected to exercise judgment and decision-making when managing SD correspondence, travel and
calendar, and communications. Errors could seriously jeopardize the public and government credibility of
IGH, Canadian Institutes of Health Research, and the Government of Canada.

SUPERVISION RECEIVED:
The Office Administrator is expected to function independently, but will report to the Scientific
Director. It is imperative that the Office Administrator works collaboratively and with minimal
supervision. They will act independently in performing defined duties from broad objectives and will
alert the Scientific Director to any unusual situations, and will keep them advised of problems as they
arise or are anticipated.

SUPERVISION GIVEN:
Assist with the supervision of IT contractors and other vendors as required.

WORKING CONDITIONS:
The Office Administrator works at the Institute of Gender and Health offices located at the research
center of the Institute Universitaire de Gériatrie de Montréal, 4545 Queen-Mary, Montréal. Travel to
meetings with CIHR staff in Ottawa and other provinces may be necessary on occasion.

EDUCATION/WORK EXPERIENCE:
 Minimum education requirements: Completion of CEGEP (DCS/DEC) or College Diploma
 Minimum of five years of related experience
 Must have on-the-job bookkeeping/accounting experience (certification in this area would be an
asset)
 Experience working in a government or university environment is an asset.

COMPETENCIES
 Excellent time-management skills
 Strong organizational and administrative skills
 Ability to identify, analyze and resolve problems effectively and in a timely fashion
 Ability to multi-task, work under pressure and work in an extremely fast-paced, dynamic
environment with multiple deadlines
 Ability to simultaneously manage multiple files, setting priorities and delivering expected results
on time and within budget
 Teamwork and cooperation
 Communication
 Initiative
 Problem solving
 Relationship building

KNOWLEDGE:
 Thorough knowledge of the Microsoft Office Suite
 Thorough knowledge of Apple calendar systems, messaging software and iPhone settings and
applications
3
  Ability to work on a Mac
 Familiar with one or more bookkeeping/accounting software (eg. quickbooks, Sage, etc.)

LANGUAGE REQUIREMENTS:
 Strong, professional written and verbal communication skills in both English and French is
required

Duration: One year, full time; 35 hours/week, renewable yearly

Salary: Commensurate with experience and human resource guidelines set out
by the Institut Universitaire de Gériatrie de Montréal

Application Materials and Deadline:

Please send a cover letter, full CV, and 3 references by e-mail to Krystle van Hoof at
krystle.van.hoof@criugm.qc.ca. by February 4, 2017 at 5pm ET.

Applicants are encouraged to consult the IGH website http://www.cihr-irsc.gc.ca/e/8673.html

Only successful candidates will be contacted. These candidates will receive an invitation for an
interview by February 9, 2018.

DESCRIPTION DU POSTE : Administrateur de bureau

L’Institut de la santé des femmes et des hommes (ISFH), Instituts de recherche en santé du Canada,
Montréal, Québec, Canada

APERÇU DU POSTE
L’Institut de la santé des femmes et des hommes (ISFH) est un des 13 instituts qui font partie des
Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), l’organisme fédéral de financement de la recherche en
santé au Canada. L’ISFH a pour mission de soutenir la recherche sur l’influence du genre et du sexe
biologique sur la santé et de veiller à l’application des résultats de cette recherche pour relever les
problèmes les plus pressants en matière de santé auxquels font face les hommes, les femmes, les filles,
les garçons et les personnes de diverses identités de genre.

L’administrateur de bureau remplit une double fonction : gérer l’administration quotidienne du bureau
de l’Institut de la santé des femmes et des hommes et assister la directrice scientifique (DS). Il sert de
point de contact principal de l’ISFH, assure la coordination des activités quotidiennes et se charge de la
comptabilité de base. L’administrateur de bureau se charge aussi de la gestion du calendrier, des
déplacements, des activités et des tâches de la DS ainsi que de questions administratives liées à la
recherche de la DS. Il travaille avec les membres de l’équipe de l’ISFH de Montréal et il collabore
régulièrement ou communique avec d’autres membres du personnel des IRSC, des chercheurs, des
entrepreneurs, des membres du Conseil consultatif de l’Institut et d’autres partenaires à l’échelle

4
nationale et internationale. Il est responsable des relations avec l’organisme d’accueil (le CRIUGM), les
chercheurs, les bureaux du président et des vice-présidents des IRSC, les organismes partenaires ainsi
que des clients et des personnes affiliées à l’Institut.

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
L’administrateur de bureau relève directement de la directrice adjointe, mais il peut recevoir des
orientations de la directrice scientifique.

RESPONSABILITÉS

Administration de bureau

 Servir de point de contact principal avec l’Institut de la santé des femmes et des hommes (ISFH)
et acheminer les demandes d’information aux membres de l’équipe en mesure d’y donner suite.
 Gérer et coordonner les activités quotidiennes des bureaux de l’Institut – trier et distribuer le
courrier, gérer les envois à l’aide de services de messagerie, l’entretien, le matériel, les
téléconférences, les fournitures et le mobilier;
 Élaborer et mettre à jour le manuel des activités administratives du bureau de l’ISFH, dont
pourront se servir les membres du personnel en cas d’absence de l’administrateur de bureau;
 Assurer la comptabilité quotidienne de base, traiter et soumettre les comptes à payer au bureau
administratif (p. ex., les frais de déplacement, les avances de voyage, les ententes sur le transfert
de fonds entre instituts des IRSC), assurer le suivi du budget de fonctionnement et produire des
rapports, préparer des estimations annuelles des dépenses, travailler de pair avec le bureau
administratif pour réaliser le rapprochement des comptes et soumettre les dépenses définitives
au bureau des IRSC à Ottawa;
 Aider dans la négociation, l’élaboration et la mise en œuvre de demandes de proposition,
d’ententes avec un tiers et de protocoles d’entente, ainsi que dans la coordination et la mise en
place de contrats externes;
 Aider à coordonner les activités de réunions et d’événements organisés par l’ISFH ou auxquels
celui-ci est invité : participer à des réunions pour gérer les inscriptions, surveiller les besoins en
matériel audiovisuel, nourriture et boissons, recueillir les factures et faire signer les documents,
recueillir les demandes de remboursement des participants;
 Assurer du soutien administratif et opérationnel au Conseil consultatif de l’Institut (CCI) : nouer
et entretenir des relations avec des membres du conseil et leur personnel, fixer annuellement la
date et l’heure des réunions, préparer l’ordre du jour, recueillir le matériel, rédiger les procès-
verbaux et distribuer les documents pour la réunion;
 Gérer la participation de l’ISFH aux conférences, notamment les demandes de kiosques et
l’expédition de ces kiosques ainsi que des dépliants et des fournitures; Prévoir, déterminer et
évaluer les besoins administratifs et planifier, mettre au point, établir et recommander de
nouvelles procédures, lignes directrices et systèmes administratifs pour atteindre les objectifs
des IRSC;
 Entretenir des relations de collaboration internes et externes avec les autres instituts des IRSC de
même que des organismes à l’échelle nationale, provinciale et communautaire (y compris
d’autres organismes de financement ainsi que des organismes gouvernementaux, non
gouvernementaux et bénévoles) pour garantir la réussite de projets, d’initiatives et d’autres
activités menées en partenariat.
5
Soutien à la directrice scientifique

 Gérer le calendrier électronique et les rendez-vous de la DS ainsi que le volume élevé

d’invitations pour donner des conférences et participer à des réunions; formuler des
recommandations à la DS concernant les déplacements, les itinéraires et la préparation de
l’ordre du jour quotidien;
 Coordonner les préparatifs de voyage de la DS, y compris la planification, l’organisation et la
confirmation de déplacements avec de multiples itinéraires et des priorités changeantes;
planifier et déterminer la meilleure façon de se rendre à différentes destinations en respectant
des échéanciers très serrés. Fournir des documents imprimés avant le départ, notamment toute
l’information pertinente concernant les déplacements, l’hébergement, les réunions et les
moyens de transport terrestre;
 Servir de liaison entre la DS et les IRSC (p. ex., les bureaux du président et des vice-présidents
des IRSC, l’équipe élargie des IRSC, les DS et les membres du personnel des autres instituts), le
Conseil consultatif de l’Institut, l’organisme d’accueil (c.-à-d. le CRIUGM et le CIUSSS), l’équipe de
recherche de la DS, les partenaires externes et les intervenants;
 Faire des recherches et préparer des rapports, des documents et des manuels informatifs à
l’intention de la haute direction pour les comités de direction ou les réunions; extraire et
résumer l’information de rapports, de mémoires, d’articles, de publications et de la
correspondance, traduire au besoin des textes d’une langue officielle à l’autre;
 Coordonner les réunions de la DS avec des cadres supérieurs et des chercheurs, à l’interne ou à
l’externe; coordonner et surveiller toutes les activités administratives (c.-à-d. l’ordre du jour, les
documents, les documents à distribuer, la liste de participants, etc.) pour veiller à ce que toutes
les dispositions logistiques aient été prises conformément aux directives générales; déterminer
les dispositions qui peuvent ou devraient être prises en matière d’accueil; négocier les conditions
des services qui doivent être fournis, résoudre les problèmes au nom du président de la réunion.

CONSÉQUENCES DES ERREURS

L’administrateur de bureau doit être extrêmement précis et compétent dans son travail. Il représente
l’ISFH de façon officielle, il doit donc faire preuve de bon jugement et prendre les bonnes décisions
lorsqu’il s’occupe de la correspondance, des déplacements, du calendrier et des communications de la
DS. Les erreurs pourraient compromettre gravement la crédibilité publique et gouvernementale de
l’ISFH, ainsi que celle des Instituts de recherche en santé du Canada et du Gouvernement du Canada.

SUPERVISION REÇUE
L’administrateur de bureau relève de la directrice scientifique et doit faire preuve d’autonomie dans son
travail. Il doit impérativement pouvoir travailler de façon collaborative sous supervision minimale. Il fera
preuve d’autonomie pour s’acquitter de ses fonctions liées aux objectifs généraux et informera la
directrice scientifique si des situations inhabituelles se produisent et l’avertira des problèmes qui
surviennent ou qui sont à prévoir.

SUPERVISION EXERCÉE
L’administrateur de bureau aide, au besoin, à superviser les sous-traitants en TI et les autres
fournisseurs.

6
CONDITIONS DE TRAVAIL
L’administrateur de bureau travaille dans les bureaux de l’Institut de la santé des femmes et des hommes
situés au centre de recherche de l’Institut Universitaire de Gériatrie de Montréal (4545 Chemin Queen-
Mary). L’administrateur de bureau doit à l’occasion se déplacer pour des réunions avec des membres du
personnel des ISRC à Ottawa et dans d’autres provinces.

ÉTUDES ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

 Exigences minimales en matière d’études : Diplôme d'études collégiales (DEC/DCS) ou autre
diplôme collégial
 Minimum de cinq ans d’expérience dans un domaine connexe
 Expérience de tenue de livres ou de comptabilité en milieu de travail (un certificat dans ce
domaine serait considéré comme un atout)
 Toute expérience en milieu gouvernemental ou universitaire sera considérée comme un atout

COMPÉTENCES
 Excellente gestion du temps
 Bonnes aptitudes organisationnelles et administratives
 Capacité de repérer, d’analyser et de régler les problèmes de manière efficace et rapide
 Capacité de se consacrer à plusieurs tâches à la fois, à travailler sous pression dans un milieu
extrêmement dynamique avec des échéances multiples
 Capacité à travailler simultanément sur plusieurs projets, à se fixer des priorités et à produire les
résultats escomptés en respectant les délais et le budget alloués
 Travail d’équipe et coopération
 Communication
 Sens de l’initiative
 Aptitude à la résolution de problèmes
 Aptitude à nouer des relations

CONNAISSANCES
 Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office
 Connaissance approfondie du système de calendriers d’Apple, de logiciels de messagerie ainsi
que des réglages et des applications d’iPhone
 Aptitude à travailler sur un ordinateur Mac
 Connaissance d’un ou de plusieurs logiciels de tenue de livres ou de comptabilité (p. ex.,
Quickbooks, Sage, etc.).

EXIGENCES LINGUISTIQUES
 Excellente expression écrite et orale en anglais et en français.

Durée : Contrat renouvelable d’un an à temps plein (35 heures/semaine).

Salaire : En fonction de l’expérience et des lignes directrices en matière de ressources humaines

de l’Institut Universitaire de Gériatrie de Montréal

7
DOCUMENTS À SOUMETTRE ET DATE LIMITE

Veuillez envoyer une lettre de motivation, un CV complet et le nom de trois références à Krystle van Hoof
à krystle.van.hoof@criugm.qc.ca. La date limite est le 4 fevrier, avant 17 h (HE).

Veuillez consulter le site Web de l’ISFH à l’adresse http://www.cihr-irsc.gc.ca/f/8673.html.

Seuls les candidats retenus seront contactés et conviés à une entrevue le 9 fevrier 2018.