STANDARD OPERATING PROCEDURES (S.O.

P)
SUB. BAGIAN UMUM PT. MEDAN

Kegiatan Sub. Bagian Umum terdiri dari :

1.   Surat Menyurat
2.   Perlengkapan
3.   Kerumahtanggaan
4.   Perpustakaan

TARGET KERJA
No. KEGIATAN INDIKATOR KETERANGAN
HARIKERJA

1 Surat Menyurat
a Surat Masuk
Surat yang diterima diberikan tanda
terima dan diagenda pada buku agenda
surat masuk dan diberi nomor dan Tertib
tanggal pada lembar disposisi, dikoreksi Administrasi 1
oleh Kepala Sub. Bagian Umum Bagian Umum
kemudian diserahkan ke
Panitera/Sekretaris
Khusus surat-
Panitera/Sekretaris mensortir Surat untuk Tertib
surat yang
diserahkan kepada Ketua Pengadilan Administrasi 1
penting/
Tinggi. Bagian Umum
mendesak pada
hari itu juga
Tertib
Ketua/Wakil Ketua Pengadilan Tinggi langsung
Administrasi 1
mendisposisi surat diserahkan
Bagian Umum
kepada
KPT/WKPT
Tertib
Surat kembali ke Panitera/ Sekretaris
Administrasi 1
untuk didisposisi
Bagian Umum

Oleh Panitera / Sekretaris dikembalikan Tertib

ke Sub. Bagian Umum untuk Administrasi 1
didistribusikan ke masing-masing bagian. Bagian Umum

JUMLAH 5

Khusus surat-surat Permohonan

Perpanjangan Penahanan dan Berkas
Perkara Pidana dan Berkas perkara
Tertib
Perdata (Amplop tidak dibuka) setelah
Administrasi 1
diagendakan pada Agenda surat masuk
Bagian Umum
langsung diserahkan kepada Panitera
Muda Pidana dan Panitera Muda
Perdata

b Surat Keluar

Surat diagendakan dalam buku agenda

Tertib
keluar, diberi nomor dan tanggal serta di
Administrasi 1
stempel, 1 (satu) lembar surat ditinggal
Bagian Umum
pada Sub. Bagian Umum.

1
 Pengiriman surat dan berkas perkara
yang telah terbungkus oleh panitera
muda pidana dan perdata dilakukan Tertib
melalui pos dan dilaksanakan setiap hari, Administrasi 1
sedangkan surat-surat yang sangat Bagian Umum
Urgent/Penting dikirimkan pada hari itu
juga, melalui kurir

JUMLAH 2

Tertib
Surat-surat yang memerlukan
c Administrasi 1
jawaban/tanggapan
Bagian Umum

Menyusun Rencana Kerja dan Program Tertib

d kerja Sub. Bagian Umum setiap awal Administrasi 2
tahun Bagian Umum

Tertib
Menyusun Uraian Tugas (Job
e Administrasi 1
Discripition) Sub. Bagian Umum.
Bagian Umum

Menyiapkan dan menyusun laporan

Tertib
Bulanan dikirimkan ke Sekretaris
f Administrasi 3
Mahkamah Agung R.I
Bagian Umum

Membuat laporan Tahunan Sub. Bagian

Tertib
Umum dan diserahkan ke Panitera Muda
g Administrasi 2
Hukum untuk dikirim ke Mahkamah
Bagian Umum
Agung Republik Indonesia.

2 Barang Milik Negara

Permintaan dan Penerimaan Barang Milik Negara

a Permintaan Barang dan Belanja Modal Yang Dibutuhkan

Tertib
Pendataan belanja barang dan modal Administrasi 3
Bagian Umum

Tertib
Pengajuan usul kepada PPK Administrasi 1
Bagian Umum

JUMLAH 4

b Penerimaan Barang Milik Negara

Mengecek dan memeriksa ulang barang Tertib

milik negara yang diterima dari panitia Administrasi 1
penerima barang Bagian Umum

2
c Laporan Barang Milik Negara

Mencatat Aset / Barang Milik Negara

setiap ada kegiatan pengadaan
Barang/Jasa setelah adanya
penyerahan / laporan dari KPA (Kuasa
Tertib
Pengguna Anggaran) dan telah adanya
1 Administrasi 2
SP2D dan SPM dilakukan
Bagian Umum
pencatatan/pengimputan kedalam
aplikasi Simak-BMN 1 hari setelah SPM
(SP2D diterima oleh Keuangan dari
KPPN.

Mencatat Barang-barang Persediaan

Tertib
(ATK) setelah SPM / SP2D dan
2 Administrasi 2
lampirannya diterima dari Keuangan 1
Bagian Umum
hari setelah diterima dari KPPN.

Tertib
Pemberian Nomor Urut Pendaftaran
3 Administrasi 3
(NUP) BMN
Bagian Umum

Pembuatan Laporan Aset ke Sub. Tertib

4 Bagian Keuangan, dilaksanakan setiap Administrasi 1
Akhir Bulan. Bagian Umum

Tertib
Membuat Laporan barang Milik Negara
5 Administrasi 5
setiap semester ke Instansi terkait.
Bagian Umum

Tertib
Membuat daftar barang ruangan setiap
6 Administrasi 5
awal tahun
Bagian Umum

Tertib
Inventarisasi dan pengajuan
7 Administrasi 7
permohonan penghapusan BMN
Bagian Umum

Penunjukan pemakaian/penggunaan Tertib

8 rumah dinas, kendaraan dinas dan Administrasi 2
laptop Bagian Umum

Tertib
Pembuatan laporan kehilangan BMN
9 Administrasi 1
Kepada Panses/Wasek
Bagian Umum

Perpanjangan Pajak kendaraan

operasional Roda 2 (dua) dan Roda 4 Tertib
10 (empat), perbaikan dan perawatan Administrasi 1 Sesuai DIPA
kendaraan yang masih bisa diperbaiki Bagian Umum
dan dilaksanakan sesuai kebutuhan

3
 Mengajukan usul persetujuan pembelian
ATK (Alat Tulis Kantor) dan Alat Tertib
11 kebersihan Kantor kepada Administrasi 2 Sesuai DIPA
Panitera/Sekretaris dan dilaksanakan Bagian Umum
oleh Pihak ketiga

3 Kerumahtanggaan

Pemeriksaan Gedung kantor, Rumah Tertib

a Dinas dan Aset milik negara setiap 1 Administrasi 5
(satu) bulan Bagian Umum

Pemeriksaan Gedung kantor, peralatan

Tertib
penunjang operasional kantor (al. Ac,
b Administrasi Sesuai DIPA
komputer, listrik, genset, air dll) serta
Bagian Umum
lingkungan kantor (setiap hari)

Tertib
Membuat laporan hasil pemeriksaan
c Administrasi 3
kepada PPK
Bagian Umum

Perbaikan dan perawatan Gedung kantor Tertib

d dan Rumah Dinas secara Periodik sesuai Administrasi Sesuai DIPA
kebutuhan, dikerjakan oleh Pihak ketiga Bagian Umum

Perbaikan Gedung kantor, Rumah Dinas

Tertib
dan Aset milik negara yang sifatnya tidak
e Administrasi 2
sulit dapat dikerjakan oleh Staf Bagian
Bagian Umum
Umum

Perbaikan dan perawatan alat pengolah

data dan alat komunikasi seperti :
Tertib
Laptop, Komputer, Printer, Telpon,
f Administrasi Sesuai DIPA
Faximile, Jaringan Website, dll. Setiap
Bagian Umum
bulan dilaksanakan sesuai kebutuhan
dan dikerjakan oleh pihak ketiga.

Tertib
Proses pengajuan perbaikan peralatan
g Administrasi 2
penunjang operasional kantor
Bagian Umum

Perbaikan dan perawatan AC (Air Tertib

h Condition) sesuai kebutuhan dan Administrasi 5 Sesuai DIPA
dikerjakan oleh Pihak ketiga. Bagian Umum

4
 Perbaikan mesin Genset dan mesin
Tertib
pompa air, apabila rusak dan
i Administrasi Sesuai DIPA
memerlukan perbaikan dan dikerjakan
Bagian Umum
oleh Pihak ketiga.

Perawatan mesin Genset dilaksanakan Tertib

j dengan cara memanaskan Genset 1 x Administrasi
sebulan. Bagian Umum

Mempersiapkan Acara Pertemuan, Tertib

k Pelantikan, Perpisahan, Rapat, Upacara, Administrasi 1 Tanggung jawab
dll. Bagian Umum dan pengawasan
dilakukan oleh
Bagian Umum
Melengkapi dokumen-dokumen yang
diperlukan untuk mengajukan Tertib
l permohonan sertifikat dan Bea Balik Administrasi 3
Nama (BBN) dilaksanakan oleh Bagian Bagian Umum
Umum.

4 Keamanan

Tertib
Menyusun Uraian Tugas (Job Discription)
a Administrasi 1
pegawai Honorer
Bagian Umum

Melakukan Pengontrolan lingkungan

kantor setiap 2 (dua) jam sekali, setiap Tertib
b hari dilakukan oleh petugas keamanan Administrasi 1
(pegawai honor) dan Staf Sub. Bagian Bagian Umum
Umum yang ditunjuk

Menyalakan lampu dimalam hari di luar

Tertib
ruangan seperlunya dilaksanakan oleh
c Administrasi
petugas keamanan/ pegawai honor
Bagian Umum
(setiap hari)

Mematikan lampu di pagi hari setiap hari Tertib Tanggung jawab

d kerja/hari libur oleh petugas keamanan Administrasi dan pengawasan
(Honorer) Bagian Umum dilakukan oleh
Bagian Umum

Melakukan koordinasi dengan instansi Tertib

e terkait (permohonan pengamanan oleh Administrasi
ke polisian dll) apa bila diperlukan Bagian Umum

5
5 Kebersihan
a
Melakukan pengontrolan semua ruangan
kerja setelah jam kerja, mematikan AC
Tertib
dan alat-alat pengolah data, air, listrik
Administrasi
yang masih menyala dan mengunci pintu
Bagian Umum
jendela, dilaksanakan oleh petugas Tanggung jawab
kebersihan (Pegawai Honor setiap hari) dan pengawasan
dilakukan oleh
b Bagian Umum
Melakukan kebersihan semua ruangan
kerja, kamar mandi, WC, halaman dan Tertib
lingkungan kantor, dilaksanakan oleh Administrasi
petugas kebersihan/ pegawai honor Bagian Umum
setiap hari

6 Perpustakaan
a
Mencatat buku-buku yang baru diterima Tertib
kedalam Buku Agenda, Buku Induk dan Administrasi 2
Penomoran menurut Klasifikasi Bagian Umum

b
Membuat catatan peminjaman buku dan Tertib
pengembalian buku dalam buku Administrasi 1
pinjaman. Bagian Umum

c
Melakukan pemeliharaan dan perawatan Tertib
koleksi buku-buku 1 (satu) minggu Administrasi 1
sekali. Bagian Umum

d Tertib
Opname fisik buku-buku perpustakaan
Administrasi 5
setiap semester.
Bagian Umum

6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19