PERATURAN

PENGGUNAAN KEMUDAHAN MESIN FOTOSTAT

POLITEKNIK MELAKA
 ISI KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

1. Tujuan 1
2. Tafsiran 1
3. Latar Belakang 1
4. Penggunaan Mesin Fotostat
a. Kawalan Penggunaan 2
b. Penyimpanan 2

c. Penyelenggaraan 2
d. Pemeriksaan 2-3
e. Penggantian 3
5. Jawatankuasa Tadbir Urus Mesin Fotostat 3
6. Tanggungjawab pihak berkaitan 4
7. Peruntukan Am 4
8. Tarikh Kuatkuasa 5
 PERATURAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN MESIN FOTOSTAT
POLITEKNIK MELAKA

1. Tujuan

Peraturan ini bertujuan untuk menjelaskan tentang peraturan penggunaan

kemudahan mesin fotostat kepada semua staf.

2. Tafsiran

2.1. ‘Mesin fotostat’ bermaksud mesin yang digunakan untuk membuat

salinan foto bahan-bahan bertulis (bercetak dan grafik).

2.2. ‘Penyelia Jabatan/Unit’ bermaksud pensyarah/staf yang dilantik oleh

Ketua Jabatan untuk memantau rekod penggunaan dan
penyelenggaraan mesin.

2.3. ‘Jawatankuasa Tadbir Urus Mesin Fotostat’ bermaksud jawatankuasa

yang dibentuk untuk menguruskan segala yang berkaitan dengan
pengurusan dan perolehan mesin fotostat.

2.4. ‘Ketua Jabatan’ dan ‘Ketua Unit’ adalah ketua yang dilantik di jabatan
dan Unit di PMK.

3. Latar Belakang

3.1. Peraturan ini dibuat atas dasar keperluan semasa.

3.2. Tujuan peraturan ini diwujudkan adalah bagi mengawal penggunaan

kemudahan mesin fotostat di jabatan dan unit.

3.3. Sebagai garis panduan atau peraturan yang perlu dipatuhi semasa
menggunakan kemudahan mesin fotostat.
4. Penggunaan Mesin Fotostat

4.1. Kawalan Penggunaan

Ketua Jabatan/Ketua Unit bertanggungjawab memastikan kawalan
mesin fotostat di jabatan/unit masing-masing dan perlu mengambil
langkah-langkah seperti berikut :-

4.1.1. Melantik seorang Penyelia Jabatan/Unit untuk tujuan pemantauan

rekod penggunaan dan penyelenggaraan mesin.

4.1.2. Jawatankuasa Tadbir Urus Mesin Fotostat akan menyediakan rekod

atau buku log penggunaan mesin untuk digunapakai oleh setiap
Jabatan/Unit. Buku Log yang telah penuh diisi perlu difailkan oleh
Ketua Jabatan/Unit untuk tujuan pemantauan dari masa ke
semasa.

4.1.3. Mengadakan ID pengguna atau kata laluan kepada Penyelia

Jabatan/Unit bagi tujuan kawalan dan pemantauan harian.

4.1.4. Memastikan penggunaan mesin fotostat adalah sentiasa terkawal.

(Bahan dalam kuantiti yang banyak seperti Modul Kursus, Buku-
Buku, Ujian Selaras tidak boleh menggunakan mesin fotostat
jabatan)

4.2. Penyimpanan
Ketua Jabatan/Unit perlu memastikan kedudukan mesin fotostat di lokasi
adalah selamat dan menepati ciri-ciri keselamatan.

4.3. Penyelenggaraan
4.3.1. Ketua Jabatan/Unit perlu memastikan aktiviti penyelenggaraan
mesin dibuat mengikut perjanjian perolehan yang sedang
berkuatkuasa.

4.3.2. Ketua Jabatan/Unit perlu memastikan rekod aktiviti

penyelenggaraan telah dicatat dan sentiasa kemaskini.

4.3.3. Penyelenggaraan perlu disahkan oleh Ketua Jabatan/Unit atau

Penyelia Jabatn/Unit.
 4.4. Pemeriksaan

Ketua Jabatan/Unit perlu memastikan pemeriksaan berkala dijalankan

ke atas mesin fotostat jabatan/unit. Ini adalah bertujuan untuk
memastikan perkara-perkara seperti berikut :-

4.4.1. rekod penggunaan dalam buku log adalah sama dengan jumlah
yang tercatat di mesin fotostat.

4.4.2. mesin fotostat berada dalam keadaan sempurna.

4.4.3. memastikan penggunaan mesin fotostat dipantau dari masa ke

semasa.

4.4.4 memastikan Penyelia Jabatan/Unit telah membuat aduan ke Unit

Pentadbiran pada bila-bila masa mesin fotostat didapati tidak
berfungsi atau rosak.

5. Fungsi Jawatankuasa Tadbir Urus Mesin Fotostat

i. Menilai keperluan fotostat disetiap jabatan/unit.

ii. Menentukan agihan dan bilangan mesin fotostat di jabatan/unit
iii. Meluluskan permohonan penambahan dan penyambungan kontrak
mesin fotostat.
iv. Melantik ahli-ahli Jawatankuasa penyediaan spesifikasi
v. Menetapkan spesifikasi mesin fotostat.

6. Tanggungjawab Pihak Berkaitan

1. Ketua Jabatan/Unit :
- Melantik Penyelia Jabatan/Unit
- Memastikan rekod atau buku log telah disediakan
- Memastikan ID atau kata laluan bagi mesin fotostat
- Memastikan kedudukan mesin fotostat ditempat yang selamat
- Memastikan pemeriksaan berkala dibuat.

2. Penyelia Jabatan/Unit:
- Merekod aktiviti penggunaan mesin fotostat
- Memantau penggunaan mesin fotostat oleh staf jabatan
- Menyemak rekod penggunaan sama dengan bilangan di mesin fotostat
- Membuat pemeriksaan berkala.
 3. Pengguna:
-Semua pensyarah/staf di jabatan/unit masing-masing.

7. Peruntukan Am
7.1. Mana-mana akta, undang-undang, peraturan atau surat arahan pihak
pengurusan yang berkuatkuasa di PMK dan mempunyai hubungkait
adalah terpakai bagi menjelaskan dan menguatkuasakan lagi peraturan
ini.

7.2. Kecuaian dah penyalahgunaan oleh mana-mana pensyarah/staf

sebagai pengguna di jabatan/unit yang mendatangkan kerugian boleh
diambil tindakan.

7.3. Ketua Jabatan atau Penyelia Jabatan/Unit perlu memaklumkan kepada

Unit Pentadbiran jika timbul sebarang permasalahan.

8. Tarikh Kuatkuasa

Peraturan ini berkuatkuasa mulai tarikh peraturan diedarkan.

Arahan :

Pengarah,
Politeknik Melaka.