Anda di halaman 1dari 6

PERATURAN

PENGGUNAAN KEMUDAHAN MESIN FOTOSTAT


POLITEKNIK MELAKA
ISI KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT


1. Tujuan 1
2. Tafsiran 1
3. Latar Belakang 1
4. Penggunaan Mesin Fotostat
a. Kawalan Penggunaan 2
b. Penyimpanan 2

c. Penyelenggaraan 2
d. Pemeriksaan 2-3
e. Penggantian 3
5. Jawatankuasa Tadbir Urus Mesin Fotostat 3
6. Tanggungjawab pihak berkaitan 4
7. Peruntukan Am 4
8. Tarikh Kuatkuasa 5
PERATURAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN MESIN FOTOSTAT
POLITEKNIK MELAKA

1. Tujuan

Peraturan ini bertujuan untuk menjelaskan tentang peraturan penggunaan


kemudahan mesin fotostat kepada semua staf.

2. Tafsiran

2.1. ‘Mesin fotostat’ bermaksud mesin yang digunakan untuk membuat


salinan foto bahan-bahan bertulis (bercetak dan grafik).

2.2. ‘Penyelia Jabatan/Unit’ bermaksud pensyarah/staf yang dilantik oleh


Ketua Jabatan untuk memantau rekod penggunaan dan
penyelenggaraan mesin.

2.3. ‘Jawatankuasa Tadbir Urus Mesin Fotostat’ bermaksud jawatankuasa


yang dibentuk untuk menguruskan segala yang berkaitan dengan
pengurusan dan perolehan mesin fotostat.

2.4. ‘Ketua Jabatan’ dan ‘Ketua Unit’ adalah ketua yang dilantik di jabatan
dan Unit di PMK.

3. Latar Belakang

3.1. Peraturan ini dibuat atas dasar keperluan semasa.

3.2. Tujuan peraturan ini diwujudkan adalah bagi mengawal penggunaan


kemudahan mesin fotostat di jabatan dan unit.

3.3. Sebagai garis panduan atau peraturan yang perlu dipatuhi semasa
menggunakan kemudahan mesin fotostat.
4. Penggunaan Mesin Fotostat

4.1. Kawalan Penggunaan


Ketua Jabatan/Ketua Unit bertanggungjawab memastikan kawalan
mesin fotostat di jabatan/unit masing-masing dan perlu mengambil
langkah-langkah seperti berikut :-

4.1.1. Melantik seorang Penyelia Jabatan/Unit untuk tujuan pemantauan


rekod penggunaan dan penyelenggaraan mesin.

4.1.2. Jawatankuasa Tadbir Urus Mesin Fotostat akan menyediakan rekod


atau buku log penggunaan mesin untuk digunapakai oleh setiap
Jabatan/Unit. Buku Log yang telah penuh diisi perlu difailkan oleh
Ketua Jabatan/Unit untuk tujuan pemantauan dari masa ke
semasa.

4.1.3. Mengadakan ID pengguna atau kata laluan kepada Penyelia


Jabatan/Unit bagi tujuan kawalan dan pemantauan harian.

4.1.4. Memastikan penggunaan mesin fotostat adalah sentiasa terkawal.


(Bahan dalam kuantiti yang banyak seperti Modul Kursus, Buku-
Buku, Ujian Selaras tidak boleh menggunakan mesin fotostat
jabatan)

4.2. Penyimpanan
Ketua Jabatan/Unit perlu memastikan kedudukan mesin fotostat di lokasi
adalah selamat dan menepati ciri-ciri keselamatan.

4.3. Penyelenggaraan
4.3.1. Ketua Jabatan/Unit perlu memastikan aktiviti penyelenggaraan
mesin dibuat mengikut perjanjian perolehan yang sedang
berkuatkuasa.

4.3.2. Ketua Jabatan/Unit perlu memastikan rekod aktiviti


penyelenggaraan telah dicatat dan sentiasa kemaskini.

4.3.3. Penyelenggaraan perlu disahkan oleh Ketua Jabatan/Unit atau


Penyelia Jabatn/Unit.
4.4. Pemeriksaan

Ketua Jabatan/Unit perlu memastikan pemeriksaan berkala dijalankan


ke atas mesin fotostat jabatan/unit. Ini adalah bertujuan untuk
memastikan perkara-perkara seperti berikut :-

4.4.1. rekod penggunaan dalam buku log adalah sama dengan jumlah
yang tercatat di mesin fotostat.

4.4.2. mesin fotostat berada dalam keadaan sempurna.

4.4.3. memastikan penggunaan mesin fotostat dipantau dari masa ke


semasa.

4.4.4 memastikan Penyelia Jabatan/Unit telah membuat aduan ke Unit


Pentadbiran pada bila-bila masa mesin fotostat didapati tidak
berfungsi atau rosak.

5. Fungsi Jawatankuasa Tadbir Urus Mesin Fotostat

i. Menilai keperluan fotostat disetiap jabatan/unit.


ii. Menentukan agihan dan bilangan mesin fotostat di jabatan/unit
iii. Meluluskan permohonan penambahan dan penyambungan kontrak
mesin fotostat.
iv. Melantik ahli-ahli Jawatankuasa penyediaan spesifikasi
v. Menetapkan spesifikasi mesin fotostat.

6. Tanggungjawab Pihak Berkaitan

1. Ketua Jabatan/Unit :
- Melantik Penyelia Jabatan/Unit
- Memastikan rekod atau buku log telah disediakan
- Memastikan ID atau kata laluan bagi mesin fotostat
- Memastikan kedudukan mesin fotostat ditempat yang selamat
- Memastikan pemeriksaan berkala dibuat.

2. Penyelia Jabatan/Unit:
- Merekod aktiviti penggunaan mesin fotostat
- Memantau penggunaan mesin fotostat oleh staf jabatan
- Menyemak rekod penggunaan sama dengan bilangan di mesin fotostat
- Membuat pemeriksaan berkala.
3. Pengguna:
-Semua pensyarah/staf di jabatan/unit masing-masing.

7. Peruntukan Am
7.1. Mana-mana akta, undang-undang, peraturan atau surat arahan pihak
pengurusan yang berkuatkuasa di PMK dan mempunyai hubungkait
adalah terpakai bagi menjelaskan dan menguatkuasakan lagi peraturan
ini.

7.2. Kecuaian dah penyalahgunaan oleh mana-mana pensyarah/staf


sebagai pengguna di jabatan/unit yang mendatangkan kerugian boleh
diambil tindakan.

7.3. Ketua Jabatan atau Penyelia Jabatan/Unit perlu memaklumkan kepada


Unit Pentadbiran jika timbul sebarang permasalahan.

8. Tarikh Kuatkuasa

Peraturan ini berkuatkuasa mulai tarikh peraturan diedarkan.

Arahan :

Pengarah,
Politeknik Melaka.

Beri Nilai