BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Total Bangun Persada memulai karirnya di Indonesia sebagai perusahaan

konstruksi dan bangunan pada awal tahun 1970 dengan nama PT. Tjahya Rimba

Kentjana. Pada tahun-tahun pertama perusahaan ini bergerak sebagai kontraktor dan

developer, seiring dengan perkembangan proyek-proyek pembangunan yang

mencakup perumahan residensial sebagai kompleks komersial. Pada awal tahun

1980, perusahaan melakukan restrukturisasi besar sehinggan berubah menjadi PT.

Total Bangun Persada, sebuah perusahaan dengan modal yang diperkuat secara

substansial dan revitalisasi manajemen. Lahir dengan visi baru, “to become a

leading Indonesian building contractor through pride and excellence in

construction”. Kini visi tersebut telah menjadi kenyataan.

Saat ini PT. Total Bangun Persada merupakan perusahaan kontraktor bangunan

pertama di Indonesia. Realisasi dari visi tersebut telah membuat kemungkinan untuk

menuju pada dua inisiatif besar. Pertama, hanya berfokus pada konstruksi

bangunan, dengan berdasar pada proyek-proyek yang bertaraf tinggi seperti

bangunan komersial dan perkantoran, atau pengembangan seperti resort dan

proyek-proyek industri.

Kedua, komitmen untuk membawa industri konstruksi bangunan di Indonesia

ke standar internasional dari manajemen proyek dan konstruksi bangunan. Hasilnya

pengalaman kami di proyek-proyek konstruksi bertaraf tinggi banyak dilirik.

72 

 
 73 

Saat ini Jakarta merupakan salah satu pusat keunikan Asia dan proyek-proyek

konstruksi bertaraf tinggi yang inspiratif. Selama ini, Total telah memainkan peran

utama sebagai pengembang proyek yang berdasar pada layanan yang superior

dengan komitmen untuk berorientasi kuat pada pelanggan dan kemampuan untuk

menyelesaikan proyek-proyek tepat waktu, tepat biaya, dan tepat spesifikasi.

Seiring dengan gelombang perkembangan nasional yang berkesinambungan di

Indonesia, PT. Total Bangun Persada bertujuan untuk tetap bertahan pada jalur

industri yang telah dipilih, memperkenalkan standar baru konstruksi bangunan yang

bermutu tinggi, proses-proses dan praktek yang terbaik sesuai permintaan para

pengembang properti, serta mendukungnya dengan salah satu industri yang

memiliki komitmen dan profesionalisme tinggi.

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dan misi dari PT Total Bangun Persada adalah sebagai berikut :

1. Kami ingin menjadi sebuah perusahaan di bidang konstruksi yang dikenal

sebagai perusahaan yang profesional, berkualitas, penawaran harga yang

baik, pernghargaan, dan integritas yang baik.

2. Perusahaan yang bertekad untuk memberikan yang terbaik dalam perkerjaan

dan pelayanan di setiap proyek yang diterima.

3. Menjadi sebuah perusahaan dimana para orang-orang yang berkerja bisa

bangga berkerja pada bidang industri konstruksi ini dan mereka juga bisa

terus berkembang, memberikan yang terbaik, dan terus bekerja keras untuk

mencapai hal yang sangat baik.

 74 

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Pekerjaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

 75 

Sebenarnya saat sekarang ini PT Total Bangun Persada sedang melakukan

banyak perubahan dalam struktur organisasinya, namun untuk sekarang ini struktur yang

sedang berjalan di dalam PT Total Bangun Persada adalah seperti yang ada di atas.

Direktur Utama

Bertugas mengatur dan mengawasi kinerja seluruh departement yang ada di

dalam PT Total Bangun Persada guna mencapai misi peruhasahaan.

Management Representative

Tugas dari bagian ini bisa menganalisis resiko agar bisa diperkecil atau

dihindari dari resiko yang akan dihadapi, dan bisa untuk meningkatkan performa

dari perusahaan. Mengkoordinasi pengimplementasian dari rencana-rencana

perusahaan. Dan membuat laporan mengenai performa perusahaan secara

berkala.

Corporate Secretary

Tugas dari Corporate Secretary ini biasanya menjadi penasehat untuk pihak

eksekutif dalam memahami strategi perusahaan dan menjadi juru bicara pada

publik bila diperintahakan manajemen.

Internal Audit

Bertugas untuk melakukan audit internal pada proses bisnis yang berjalan

atau untuk bagian keuangan.

HR Consultant

Bertugas biasanya untuk membantu perusahaan dalam mencari staf atau

pekerja yang cocok bagi perusahaan. Tugasnya juga untuk membangun relasi

yang baik antara para pekerja.

 76 

Direktur

Mengatur dan mengawasi kinerja departemen yang dipimpinnya, dan juga

membangun relasi yang baik antar karyawan di dalamnya.

Departement Head Marketing

Bertugas untuk merencanakan, mengontrol, dan mengkoordinir, proses

penjualan dan pemasaran untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan

pangsa pasar. Mengembangakan strategi harga dengan tujuan untuk

memaksimalkan keuntungan tanpa memangkas kepuasan pelanggan.

Departement Head Estimation

Bagian ini bertugas untuk membuat estimasi proyek yang akan dikerjakan,

dari estimasi biaya, waktu, inventori, hingga sumber daya yang akan

dipekerjakan.

Departement Head Project Development

Bertugas untuk mengembangkan sebuah team untuk pengembangan suatu

proyek yang akan berjalan. Mempunyai kewajiban untuk melaporkan

perkembangan proyek ke kantor pusat. Serta membuat keputusan strategi

pengembangan disetiap proyeknya.

Departement Head Construction Engineering and RD

Bagian ini bertugas untuk membuat rancangan bangunan-bangunan yang

nantinya akan dibuat oleh PT Total dari proyek yang diterimanya nanti.
 77 

Departement Head Legal

Bertanggung jawab menangani semua persoalan hukum dari operasi bank,

baik perbankan maupun non-kegiatan perbankan dan menjamin sepenuhnya dari

segala masalah hukum yang berlaku.

Departement Head Product Quality

Pada departemen ini bertanggung jawab terhadap pengawasan barang-

barang yang akan digunakan selama pengerjaan proyek. Karena penggunaan

barang yang baik selama pengembangakan suatu proyek akan meningkatkan

kepuasan pelanggan.

Departement Head Customer Service and Customer Care

Bertugas untuk memberikan pelayanan yang baik kepada semua pelanggan

perusahaan dan bekerja sama dengan pihak lain untuk memastikan pelaksanaan

yang efektif dan berkelanjutan terhadap customer care yang berjalan.

Departement Head Equipment

Bertanggun jawab terhadap segala penggunaan perlengkapan, seperti meja,

kursi, lemari dan lain-lain, yang digunakan dalam kantor sehari-harinya, dan

juga me-maintainnya jika terjadi kekurangan ataupun kerusakan.

Departement Head SHE(K3L)

Departemen ini bertanggung jawab terhadap masalah keselamatan kerja

para karyawan yang bekerja di bagian proyek.

Departement Head GA

Menangani pembukuan ( kas besar, kas kecil, jurnal) dan membuat laporan

keuangan, pembelian untuk kebutuhan perusahaan, dan juga menangani absensi

 78 

karyawan dan perhitungan payroll, serta mengurusi dokumen yang berkaitan

dengan perizinan perusahaan.

Departement Head Logistic

Bertanggung jawab sebagai pelaksanaan pengiriman (orang & bahan) dan

supply (penyimpanan bahan peralatan dan layanan) dengan biaya yang efektif,

tepat waktu dan aman.

Departement Head Personalia

Bagian ini bertanggung jawab terhadap semua karyawan yang sudah

bekerja di dalam perusahaan, bisa dalam urusan permasalahan ijin atau cuti

karyawan. Departemen ini juga bertanggung jawab terhadap hal yang

menyangkut administrasi karyawan, seperti penggajian, bonus, tujangan dan

semua hal yang menyangkut karyawan selama masih bekerja.

Departement Head Property and Building Management

Departemen ini bertanggung jawab terhadap semua properti yang

digunakan didalam gedung kantor, dan juga bertanggung jawab terhadap keadaan

gedung kantor, bisa dalam hal kebersihan gedung, keteraturan dalam gedung.

Departement Head HRD

Bertanggung jawab terhadap masalah perekrutan karyawan dalam

perusahaan, dari awal perekrutan sampai pelamar diterima kedalam perusahaan.

Bagian ini juga bertanggung jawab terhadap masalah pelatihan kepada para

karyawan.
 79 

Departement Head Accounting

Bertanggung jawab untuk menerapkan prinsip-prinsip akuntansi dan

prosedur untuk menganalisis informasi keuangan, akurat dan tepat waktu

menyiapkan laporan keuangan dan pernyataan dan memastikan prosedur

pengendalian akuntansi yang sesuai.

Departement Head Project Control

Departemen ini bertanggung jawab sebagai pengawas dan kelangsungan

tujuan project agar tercapai dan mencapai tenggat waktu yang ditetapkan.

Departement Head IT

Bertanggung jawab terhadap segala kebutuhan teknologi informasi yang

ada atau akan ada di dalam perusahaan. Untuk mendukung proses bisnis

perusahaan agar bisa kompetitif di masa ekonomi global seperti ini. Selain itu

mendukung agar kemudahan pengaksesan data di dalam perusahaan.

Departement Head Investor Relation

Bertanggung jawab untuk menyediakan segala kegiatan yang berhubungan

dengan peningkatan relasi dengan semua investor bisnis, misalnya rapat para

investor, rapat umum pemegang saham. Selain itu, tugas-tugas administrasi

umum untuk departemen yang meliputi manajemen basis data, calender event,

dan rencana perjalanan.

Departement Head Business Development

Menentukan sasaran strategis jangka panjang dari bisnis yang berjalan.

Memastikan perkembangan bisnis yang berjalan sesuai visi dan menjalankan

 80 

pengembangan bisnis untuk memastikan kecocokannya dengan strategi

organisasi.

3.4 Gambaran Umum Sistem Berjalan

Sistem yang sedang berjalan pada PT Total Bangun Persada saat ini dalam hal

perekrutan atau penerimaan karyawan baru sudah berjalan berbasiskan database. Proses

perekrutan pegawai di PT Total Bangun Persada adalah sebagai berikut :

1. Awalnya para pelamar yang ingin melamar ke PT Total Bangun Persada bisa

mengirimnya CV nya saat ada iklan mengenai lowongan kerja di PT Total,

atau bisa kapan saja untuk bisa mengirimnya ke kantor PT Total, karena PT

Total terus menerima CV pelamar kapan pun.

2. Bagi pelamar yang sudah mengirimkan CV nya ke PT Total ini maka CV nya

akan diterima dan disimpan sementara oleh bagian HRD untuk diproses ke

tahap selanjutnya.

3. CV pelamar yang sudah disimpan oleh bagian HRD lalu akan diseleksi sesuai

standart kriteria yang ditetapkan oleh PT Total. Kriteria yang dinilai bisa dari

nilai IPK, asal universitas, kemampuan dasar yang dimiliki, dan bisa kriteria

tambahan lainnya seperti umur, status dan lainnya.

4. CV pelamar yang sudah lolos seleksi oleh HRD kemudian disimpan untuk

ditampung sementara.

5. Ketika ada proyek baru atau jabatan yang kosong yang membutuhkan

karyawan baru, maka bagian HRD akan mencari data pelamar yang sudah

disimpan itu yang sekiranya memenuhi kriteria yang ada. Setelah itu yang

berhubungan akan dihubungi via telepon, sms, ataupun e-mail.

 81 

6. Pelamar yang sudah dipanggil oleh perusahaan diwajibkan untuk melengkapi

data pribadi pada Form Lamaran Kerja.

7. Setelah selesai mengisi Form Lamaran Kerja itu, pelamar akan melalui proses

interview yang pertama yaitu interview oleh bagian HRD, interview ini akan

menilai sikap dan kepribadian si pelamar, test ini disebut juga BEI atau

Behavioral Event Interview. Laporan interview pelamar akan disimpan untuk

diajukan Kepada Bagian Personalia, laporan ini tidak diikut sertakan pada

interview kedua, agar hasil interview yang kedua tidak terpengaruh oleh

laporan interview yang pertama, BEI.

8. Selanjutnya pelamar akan melalui proses interview kedua, yaitu interview

teknis dengan user, interview ini dilakukan dengan tatap muka maupun tes

tertulis. Pada interview kali ini pelamar akan di nilai pengetahuan dan

keterampilan teknisnya.

9. Bila laporan hasil kedua interview itu memuaskan, maka data pelamar dan

hasil tes secara keseluruhan akan diajukan kepada bagian personalia yang

selanjutnya akan diteruskan kepada direktur bagian HRD.

10. Setelah itu pelamar akan dipanggil kembali untuk melakukan medical

checkup dan selanjutnya bila hasil medical checkup memenuhi kriteria

standart perushaaan maka pelamar akan ditawari Kontrak Kerja oleh PT

Total. Jika Kontrak Kerja itu disetujui oleh pelamar, maka pelamar bisa

bekerja secepatnya, dan kemudian datanya disimpan kedalam database

karyawan di PT Total Bangun Persada ini.

 82 

3.5 Dokumen Flowchart pada PT Total Bangun Persada

Berikut adalah Diagram Aliran Data perekrutan pada PT Total Bangun Persada

HRD Pelamar Personalia User Direktur

Mulai

Menyeleksi Mengri
CV m CV

Form
Keputusan Lamaran
Lolos
Seleksi Kerja

Gagal

Selesai Melaku
Hasil Tes kan Tes
BEI BEI

Keputusan
Surat Surat
Tes Lulus keputusan keputusan
hasil BEI hasil BEI
Tes Hasil Tes
Tekh Teknik
Gagal nik

Keputusan
Gagal
Selesai Tes

Selesai
Lulus
Surat Surat Keputusan
Keputusan Hasil Hasil Tes
Tes Tekhnik Tekhnik

Merangku
m Hasil
Tes
Keseluruh
an

Hasil Tes
Keseluruhan

Gambar 3.2 Flow Chart Sistem Berjalan

 83 

HRD Pelamar Personalia User Direktur

Membuat
surat
keputusan
sementara

Surat Surat
Keputusan Keputusan
Sementara Sementara

Keputusan
Sementara Gagal

Lolos Selesai

Surat Surat
Keputusan Keputusan
Penerimaan Penerimaan

Membua
t Surat
Kontrak
Kerja

Kontrak Kerja Kontrak Kerja

Gagal
Keputusan
Kontrak

Selesai
Diterima

Karyawan

Selesai

Gambar 3.3 Flow Chart Sistem yang Berjalan

 84 

3.6 Diagram Aliran Data pada PT. Total Bangun Persada

Berikut ini adalah diagram context dari sistem perekrutan yang berjalan di dalam

PT Total Bangun Persada

Gambar 3.4 Diagram Konteks

 85 

Berikut adalah Diagram Nol dari sistem yang berjalan di PT Total Bangun

Persada

Gambar 3.5 Diagram Nol Pada Sistem yang Berjalan

 86 

3.7 Daftar Bagian dan Pekerjaan yang ada di PT. Total Bangun Persada

Tabel 3.1 Daftar Bagian dan Jabatan

Yang Berlaku
Proyek &
Bagian No. Nama Jabatan
1 Sr. Project Manager
2 Mid. Project Manager
3 Jr. Project Manager
4 Construction Manager
5 Engineering Manager (Chief Eng)
6 Site Manager
7 Site Engineer
8 Commercial Manager
9 GA Manager
10 SHE Officer (Safety Officer)
11 Jr. Engineer
12 Quality Officer (Chief Q Spv)
PROYEK 13 Chief Drafter
14 Chief Surveyor ( Ka Surveyor)
15 Quantity Surveyor
16 Chief Mechanic (Ka Mekanik)
17 Quality Supervisor
18 Drafter - Pry
19 SHE Supervisor (Safety Supervisor)
20 Mechanic (Mekanik)
21 Surveyor
22 Storekeeper (Ka Gudang)
23 Kasir
24 Buyer
25 Administrasi Keuangan Proyek
26 Dept. Head - Marketing
27 Marketing Manager (Marketing Representative)
Marketing
28 Marketing Officer
29 Administrasi Marketing
30 Dept. Head - Estimate
Estimate
31 Deputy Dept. Head - Estimate
 87 

32 Estimate Manager
33 Estimate Officer (Job Captain)
34 Estimator (Estimator - 1)
35 Junior Estimator (Estimator - 2)
36 Operator
37 Administrasi Estimate
38 Dept. Head - Project Development
39 Project Design Manager (PD Coordinator)
Project
40 Design Engineer (Project Design Officer)
Development
41 Junior Design Engineer
42 Drafter - PD
43 Dept. Head - Cons. Engineering & R&D
44 Construction Engineer & R&D Manager
45 M/E Manager
Construction 46 CE & R&D (Junior Construction Engineer)
Engineering 47 M/E Engineer
48 Technical Staff
49 Time Controller
50 Drafter - CE
51 Dept. Head - Legal
Legal 52 Legal Manager
53 Legal Officer
54 Dept. Head - Product Quality
Product 55 Inspector - S/A
Quality 56 Inspector - M/E
57 Administrasi
Customer 58 Dept. Head - CS & CC
Service & 59 CS Project Coordinator (Manager)
Customer 60 CS Project Officer
Care 61 CS/CC Officer
62 Dept. Head - Equipment
63 Equipment Commercial Manager (Purchasing Manager)
Maintenance&Operation Mgr(Maintenance & Operational
64 Mgr)
Peralatan
65 Equipment Finance Manager (Finance & Admin' Mgr)
66 Workshop Manager (Workshop & Plant Mgr)
67 Measurement Eqp. Spv (SH - Measurement Eqp)
68 Heavy Eqp. Spv (SH - Heavy Equipment)
 88 

69 Scaffolding Spv (SH - Scaffolding)

70 Spare Parts Spv (Supervisor - Spare Parts WH)
71 Vehicle Spv (SH-Vehicle)
72 Chief Security
73 Mekanik TPOP
74 Mekanik E,U,ENG
75 Operator Alat
76 Driver
77 Driver WS
Administrasi KP-Commercial (Staff Administrasi - Kt.
78 Pusat)
79 Administrasi KP-Finance (Staff Administrasi - Kt. Pusat)
80 Administrasi WS (Staff Administrasi - Workshop)
81 Security
82 Asisten Mekanik
83 Dept. Head - SHE / K3L
SHE (K3L)
84 SHE Coordinator
85 Dept. Head - GA
86 Deputy Dept. Head - GA
Umum 87 GA Supervisor (Pengendali Dokumen)
88 Administrasi GA
89 Kurir
90 Dept. Head - Logistik
91 Purchasing Manager
92 Material Purchasing Officer
93 Product Information & Vendor Analyst
Logistik 94 Purchasing Officer
95 Asisten Purchaser
96 Asisten Material Purchasing Officer
97 Administrasi Kontrak (Staff Administrasi - Kontrak)
98 Administrasi PO & Ekspedisi (Staff Administrasi - PO)
99 Dept. Head - Personalia
100 Recruitment Officer
101 Personnel Officer
Personalia
102 Industrial Relation & Regulation Officer
103 Administrasi Personalia (Staff Adm-Personalia)
Property & 104 Dept. Head - Property & Building Management
Rumah 105 Building Manager
Tangga 106 Accounting Officer
 89 

107 Ka M/E Gedung (Chief M&E)

108 Shift leader M/E
109 Supervisor Sipil (Chief Civil)
110 Ka Security Gedung (Chief Security)
111 Shift leader Security
112 Sie house Keeping
113 Teknisi - M/E
114 Teknisi - Sipil
115 Administrasi Property (Staff Administrasi)
116 Security / Anggota Satpam Property
117 Kasir Parkir & Car Call
118 Driver Direksi
119 Sekretaris Direksi
120 Operator Telepon
121 Operator Foto Copy
122 Security / Anggota Satpam Rumah Tangga
123 Office Boy (RT)
124 Office Boy (Prop)
125 Dept. Head - HRD
126 HRD Officer (Performance Management Officer)
HRD
127 Training Officer
128 Administrasi HRD (Staff Administrasi - HRD)
129 Dept. Head - Accounting
130 Accounting Officer (GL, A/R 1, F/A) (Acc Spv 1)
131 Accounting Officer (A/P, Tax) (Acc Spv 1)
Accounting
132 Accounting Officer (Cash Bank, A/R 2) (Acc Spv 1)
133 Accounting Supervisor (Cash Bank) (Acc Spv 2)
134 Administrasi
135 Dept. Head - Cash Operation
136 CO Officer-Payroll,anak perusahaan, kas valas
137 CO Officer-Kas & Bank ( CO Officer 1)
Cash 138 CO Supervisor-AP (Kas Proyek)
Operation 139 CO Supervisor-Kas Kecil&Kasir Pusat (Officer 2)
140 CO Supervisor-AR
141 Administrasi AP (AP Administrator)
142 Administrasi AR/Kas Proyek (AR Administrator)
143 Dept. Head - Project Control
Project 144 PC Manager (Coordinator)
Control 145 Project Control Officer
146 Project A/R Officer
 90 

147 Administrasi PC (Staff Administrasi)

148 Dept. Head - IT
149 IT Infrastructure Officer
150 IT System Analyst Officer
Information 151 IT Technical Engineer
Technology 152 IT Programmer Analyst
153 Junior IT Technical Engineer
154 IT Junior Programmer
155 Administration/Hardware Support
Investor 156 Dept. Head - Investor Relation
Relation 157 Investor Relation Officer
Business
Dept. Head - Bussiness Development
Development 158
159 Management Representative
MR 160 Quality Assurance Manager
161 Administrasi
Corporate
Corporate Secretary
Secretary 162
163 Dept. Head - Internal Audit
Internal
Audit Internal Auditor
164

3.8 Permasalahan yang Dihadapi

y Masih seringnya terjadi kehilangan data pelamar karena data pelamar yang

masuk cukup banyak dan masih belum disimpan secara permanen, kehilangan

terutama pada CV pelamar masih sangat sering terjadi.

y Kesulitan dalam mencari data yang dibutuhkan perusahaan, untuk membuat

laporan.

y Masih memungkinkan pelamar mengirim 2 atau lebih CV ke PT.Total

 91 

y Proses permintaan data bagian masih berjalan lama, karena masih belum

terintegrasinya sistem database pada setiap bagian.

y Karena proses perekrutan yang masih paper based jadi penerimaan CV

karyawan masih terbatas di wilayah Jakarta dan sekitarnya saja.

3.9 Usulan Pemecahan Masalah

y Pembuatan sistem basis data terintegrasi untuk melakukan proses perekrutan agar

berjalan lebih baik dengan bisa meminimalkan kehilangan dan redudansi data

y Pada bagian back office atau internal perusahaan, akan dibuat satu sistem

penyeleksian

y Penerapan sistem basis data pada proses penyaringan dan penempatan karyawan

yang diharapkan meminimalisasi penggunaan kertas

y Pengintegrasian data untuk memudahkan proses aliran data

y Pembuatan aplikasi berbasis web sehingga memungkinkan adanya pelamar dari

daerah lain, baik dalam negeri maupun luar negeri.