Anda di halaman 1dari 6

mengelola barang-barang pos and Gift/barang cetakan dan dari PT, Unilever dimana gudangnya

Cabinets/Sparepart Ice Cream Wal disediakan oleh Unilever dan PT. Pos hanya melakukan manajemen
pengelolaan gudang dan pendistribusian ke Distributor/Depot. ILI. PROSES OPERASI Standard Operation
Procedure 1. Bisnis Transportasi Transportasi dapat Secara singkat Standar operation Procedure Bis
disampaikan sebagai berikut Setiap pemberangkatan kendaraan wajib disertai dengan dokumen
pendukung, yaitu Paket-1 dan Surat Jalan yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang di Unit Kerja tersebut. Formulir Paket-1 berfungsi juga sebagal dokumen pertanggungan dan
resi, yang harus diisi lengkap termasuk mencatat tarif yan telah disepakati dan ditandatangani oleh
pegawai pos (disertai nama dan pegawai pos) dan pengirim sebagai persetujuan atas perlakuan jenis
pengiriman. Contoh model Paket-1 disajikan pada lampiran 1 Distribusi Paket-1 diatur sbb Lembar ke-1
untuk Kantor Tujuan, Lembar ke-2 untuk Pengirim, dan Lembar ke 3 untuk Kantor Asal. ii) Sebelum
pemberangkatan wajib dilakukan pemeriksaan kelayakan kendaraan untuk melakukan perjalanan
(seperti pemeriksaan rem pemeriksaaan oli, pemeriksaan lampu dll) ill) Setiap pemberangkatan
kendaraan, kepada awak kru diberikan biaya perjalanan sampai kembali (pulang-pergi). iv) Berat muatan
wajib mematuhi kapasitas tonase kendaraan. Penyimpangan ketentuan ini yang berakibat pada
kerusakan atau hal hal lain yang merugikan perusahaan akan menjadi tanggung jawab pejabat/petugas
yang memberangkatkan kendaraan. v) Setiap muatan wajib diproteksi dengan asuransi, vi) Blla order
yang diterima sudah disepakati kedua belah pihak (Pos dan Pengirim), maka pada waktu itu juga
pejabat/petugas yang berwenang wajib memberitahukan tentang rencana keberangkatan kendaraan
kepada Hub operation Poslogistics Konsolidator kantor asa melalui Sarana Fax, IRC Ema ataupun SMS.
Konsolidator/Hub operation kantor asa akan memberitahukan rencana pemberangkatan kendaraan Ind
kepada Hub operation Poslogistics/Konsolidator tujuan, agar sedapat mungkin kendaraan kembali ke
home base tidak dalam keadaan kosong. vii) Dalam hal Hub Operation Poslogistics Konsolidator tujuan
mempunyai muatan di sepanjang jalur yang akan dilalui kendaraan dalam perjalanan baliknya, akan
segera dikomunikasikan ke Hub operation Poslogistics Konsolidator kantor asal dan untuk selanjutnya
diinformasikan ke Kantor homebase kendaraan untuk segera diinformasikan kepada kru kendaraan vill)
Di kota tujuan, setelah melakukan proses unloading (bongkar), kru wajib melapor ke Hub operation
Poslogistics Konsolidator tuju atau sesuai dengan perintah konsolidator tujuan (bisa melalui K UPT
setempat). Dalam hal kendaraan diberangkatkan ke home bas

POK) l 2012 l Pr Pos DONESIA kendaraan (kantor asal) dalam keadaan kosong, maka belakang kendaraan
wajib disegel Hal ini dimaksudkan un meminimalisir adanya muatan ilegal disepanjang perjalanan pulang
yang dilakukan oleh kru kendaraan. Karena tugas sopir hanya untuk mengemudi dan menyerahkan
kiriman kepada penerima d i) tidak diperuntukkan untuk mencari muatan. operation Poslogistics balik
yang diberikan oleh Hub Konsolidator tujuan wajib yang searah dengan home base kendaraan. kantor
asal sehingga proses penanganan penerimaan dan pengiriman kiriman ini harus mengikuti proses butir l
s d xi) Dalam hal muatan balik dengan tujuan yang sedikit menyimpang dari home base kendaraan
misalkan kendaraan dengan home base Bandung melakukan pengiriman ke Solo, dari Solo diberikan
muatan balik untuk tujuan Purwakarta), maka konsolidator tujuan wajib memberikan tambahan biaya
kepada kru kendaraan, diantaranya tambahan biaya bahan bakar minyak, biaya bongkar muat (jika ada)
dan tambahan uang lelah kru kendaraan (dalam hal terdapat tambahan waktu untuk proses muat,
bongkar, dil). xii) setiap pengeluaran wajib disertai dengan bukti otentik (bon solar, tiket tol, tiket fery
dll). Flowchart Standar operating Procedure Bisnis Transportasi disajikan pada gambar 2 berikut. 2. Bisnis
Freight Forwarding Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, bahwa sebelum terbentuknya SBU
Poslogistics, sebenarnya secara tidak langsung PT Pos Indonesia telah mengoperasikan bisnis ini
meskipun dalam skala kecil (retail) yang dikenal dengan nama Paketpos optima Dalam Negeri Sistem
operasi yang dipergunakan masih menggunakan pola operasi kiriman paketpos biasa, hanya dalam hal
ini dilakukan pembatasan jaringan kantor yang memberikan layanan ini (hanya berlaku pada 95 kantor
Pos secara timbal balik). Adapun alur proses operasi layanan Paketpos optima Dalam Negeri dapat
dijelaskan pada gambar 3 berikut. Sejalan dengan pembentukan SBU Poslogistics, maka layanan ini
dilakukan revitalisasi untuk dikembangkan menjadi nan Freight Forwarding Domestik. Dalam layanan ini,
SBU Poslogistics (HO atau Hub Operation) juga melakukan kemitraan dengan Perusahaan Freight
Forwarding setempat yang mempunyai kompetensi dalam menangani kiriman Kargo Domestik. Alur
proses layanan Freight Forwarding Domestik disajikan pada gambar 4 berikut. l Pikso lProduk Knowledge
dan sliten operas luog ties lo

(handling) kiriman pada saat diterima dari Mitra (Perusahaan Freight Forwarding) di Kantor Tukar Laut
maupun Udara. Beberapa peranan yang diberikan oleh Poslogistics adalah Menyelesaikan dokumen
kepabeanan Custom Clearance dan pengeluaran barang impor Menyediakan Gudang untuk menampung
barang impor sebelum didistribusikan Melakukan pendistribusian barang ke tujuan yang telah
ditentukan oleh Mitra Mitra FF akan menerima dokumen Impor dari Agent Mitra di Luar Negeri (yang
melakukan pengiriman barang) Memeriksa kelengkapan dokumen dari agen Setelah barang tiba dl
Kantor Tukar (Port) maka Mitra akan melakukan proses custom dearance dan pengeluaran barang, Dan
proses ini dapat juga diserahkan kepada Poslogistics Melakukan proses custom dearance dan
pengeluaran barang, yakni Melakukan entry data ke EDI (Elektronic Data Interchange) dan
mengkonfirmasi kepada importir (Consignee) Melakukan pembayaran ke Bank atas Tax & Duty yang
dibebankan dan menerima bukti pembayaran dari Bank. Menerima informasi dari Bea Cukai tentang cara
pengeluaran barang Mengambil barang pada terminal yang telah ditentukan Menyimpan atau
mendistribusikan barang kepada Consignee (sesuai kesepakatan antara Mitra dengan Consignee dan
antara Mitra dengan Pos) 3. Bisnis Warehousing Secara adminitrasi, bahwa setiap terjadi
mutasi/transaksi harus senantiasa terekam dan terbukukan dimana secara periodik akan dilakukan
pemeriksaan oleh pejabat yang telah ditunjuk. Saat inl sistem yang dipergunakan oleh Poslogistics untuk
mendukung adminitrasi warehouse sebagian masih dilakukan secara manual dan sebagian lagi dengan
menggunakan piranti lunak yang dikenal dengan nama WMS (Warehouse Management System) sesuai
dengan kondisi dan sifat barang. Warehouse Management System (WMS) inl merupakan teknologl yang
memungkinkan management untuk mengetahui secara cepat Jumlah penerimaan barang dalam suatu
periode Lokasi suatu barang Jumlah pengeluaran barang dalam suatu periode Jumlah sisa barang. Secara
umum bidang operas dari Warehousing terdiri atas proses penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran
barang sebagai bagian dari Supply Chain Management yang harus dikelola secara efisien dan efektif,
Adapun proses operasi Warehousing dapat dijelaskan sebagai berikut

l Program orientasi Kerda (POK 2010-2011 l PT Pos INDONESIA a. Proses Penerimaan Barang Pada saat
kendaraan pengangkut barang tiba di gudang (warehouse), maka petugas gudang (Checker) menerima
daftar kiriman barang dari petugas pengangkut barang. Tenaga kerja bongkar muat melakukan
pembongkaran dari kendaraan pengangkut. Checker memriksa tiap jenis barang dan mencocokkannya
dengan daftar kiriman barang, termasuk memeriksa apakah segel masih utuh, dan apakah ada barang
yang rusak/hilang. Serahkan daftar kiriman barang kepada Supervisor Warehouse untuk ditandatangani,
kemudian lembar asli diserahkan kepada petugas pengangkut sebagai bukti terima dan 1 lembar
tembusan digunakan untuk Up-Date Data Persediaan. Melakukan update data persediaan barang yaknl
melakukan pencatatan pada buku persediaan barang atau sistem aplikasi yang tersedia sesuai dengan
jenis dan kelompoknya. Proses Ini dapat juga menggunakan sistem barcode yang ditempel pada setiap
barang yang diterima di gudang, yang selanjutnya barang tersebut (pada barcodenya) di-scan/divalidasi
dengan Scanner yang terkoneksikan dengan sistem aplikasi WMS, sehingga secara otomatis akan
menambah data persediannya. Selain itu juga terdapat aktivitas memberi tanggal penertmaan pada
setiap tumpukan barang yang baru diterima dan menambahkan jumlah barang yang diterima pada Kartu
Persediaan (sesuai masing-masing jenils barang). b. Proses Penyimpanan Barang: Barang yang sudah
dibongkar disimpan ditempat yang telah disediakan (Staging Area). barang (menggunakan pallet) diatur
sesuai dengan jenis dan kelompoknya, dan disusun dengan posisi yang benar. Perhatikan tanda panah
yang tertera pada setiap dus/karton Dalam penyusunan barang agar memperhatikan ketentuan yang
telah disepakat dengan customer dalam hal banyaknya tumpukan barang dalam satu pallet, banyaknya
susun n pallet (ketinggian tumpukan barang), tebal dan ukuran pallet, jarak antara tumpukan barang
dengan dinding dan langit-angit. Barang rusak ditumpuk ditempat tersendiri Uangan dicampur dengan
barang yang baik). c. Proses Pengiriman Barang Kepala Gudang menerima order pengiriman dari
Customer baik yang dikirimkan melalui Komputer (sistem aplikasi) maupun secara tertulis Melakukan
pemilahan order untuk masing-masing kota tujuan dan jenis barang. PS01 Produk Knowdedge aan Satem
operasi liegstos lo

l Program orientasi Kerja (Pol) I 010-2011 I PT Pos INDONESIA I Mengambil barang dari tempat
penyimpanan untuk dipindahkan ke picking area (letdown) untuk perslapan pengiriman barang, Packer
melakukan pengepakan barang sesual order pengiriman barang untuk masing-masing kota tujuan.
Checker melakukan pemeriksaan terhadap barang yang telah siap dikirimkan Memasukkan barang ke
dalam kantong pos atau dimuat kedalam truk (sesuai jenis layanan yang disepakati dengan customer)
Mempersiapkan/membuat Daftar Kiriman Barang dan Form Paket-1 Menentukan pola operasl
pengiriman (sesuai kesepakatan) dan batas waktu berangkat dari gudang untuk masing-masing kota
tujuan sesuai lead time yang telah disepakati. Melakkan Up-date data persediaan barang, yakni
melakukan pencatatan pada buku persediaan barang atau sistem aplikasi yang tersedia sesuai dengan
jenis dan kelompoknya. Dan memberi tanggal pengiriman pada setiap tumpukan barang dan
mengurangkan jumlah barang yang dikirim pada Kartu Persediaan (sesuai masing-masing jenis barang).
Secara garis besar aliran proses operasi Warehouse disajikan pada gambar 6 dibawah ini. Gambar 6.
Aliran Proses Operasi Warehouse PENGIRIMAN PENERIMAAN BARANG PENYIMPANAN TRANSPORTER
Receiving Put away Storage Loading & Letdown Distribusi rv. SISTEM PENGENDALIAN a. Titik Kritis Bisnis
Iransportasi Idealnya apabila sop yang telah ditetapkan telah dijalankan sesuai ketentuannya. titik kritis
dalam pengelolaan bisnis Inl hampir-hampir tidak ada. Namun demikian terdapat celah-celah
penyimpangan yang dapat dilakukan oleh oknum-oknum dalam operasionalnya. Titik kritis in dapat
ditekan pada titik terendah/diminimalisir dengan menerapkan Punish and Reward Management.
Beberapa titik kritis dalam bisnis transportas yang perlu diantisipasi, antara lain l pps0 Produk Krowedge
sistem opened i Logistics lo

PT Pos INDONESIA Kendaraan dioperasikan tanpa menggunakan Paket-1 dan setelah kembalinya
dirasakan aman maka tidak dipertanggungkan sebagai pendapatan Kru kendaraan mencari muatan ballk
sendiri dan tidak singgah/melapor di Unit Kerja tujuan (UPT/Brandh/ Konsolidator/Hub operation
Poslogistics). Berarti kendaraan tidak disegel oleh Unit Kerja tujuan. Besar uang yang ditaglh ke customer
tidak dipertanggungkan seluruhnya sebagai pendapatan. Pengeluaran Biaya Operasional Langsung yang
melebihi ketentuan ya telah ditetapkan. Waktu perjalanan yang ditempuh di luar kewajaran sehingga
mengindikasikan adanya upaya kru untuk mencari muatan balk. Bisnis Enelght Forwarding Titik kritis
bisnis ini terletak pada duplikasi dokumen, dengan tujuan mengambil selisih rate. Atau mark up handling
cost yang dilakukan oleh petugas operasional. Bisnis Warehousing Sekalipun dikerjakan dengan teknologi
terkini sekalipun sebenarnya secara administrasi titik kritis terdapat pada manipulasi data input/output.
Pencurian barang oleh petugas warehouse merupakan titik kritis yang perlu mendapat perhatian Dari sisi
operasi, handling barang yang tidak sesuai dengan keinginan customer akan sangat merugikan
perusahaan untuk kerja sama berikutnya. b. Cara Pengawasan Pengawasan dapat dilakukan dengan cara
antara lain sebagai berikut Memeriksa segel pengaman dari kantor lawan, apakah masih utuh Memeriksa
dokumen pendukung (Paket 1 dan Surat Jalan). Memeriksa surat tagihan ke customer dengan besar uang
yang dipertanggungkan dan Bukti transfer Bank gika pembayaran melalui transfer Bank). Melakukan
analisa kelayakan perjalanan dari sisi waktu tempuh. Cross check ke kantor tujuan Melakukan
pengawasan dan pemeriksaan langsung (Sidak) di tempat- tempat tertentu yang strategis (seperti
Pelabuhan Merak) Bisnis Ereight Eonwarding Pengawasan dapat dilakukan dengan cara penyimpanan
register berharga sesuai dengan ketentuan yang ada, sehingga penyalahgunaan penggunaannya untuk
maksud duplikasi dokumen dapat dlmlnimalisir. Disamping itu, khusus untuk customer dengan
pembayaran secara kredit proses pengawasan justru lebih mudah, karena proses penaglhan adalah
berdasarkan rate yang berlaku (sesual dengan dokumen terkalt). Sedangkan untuk meminimalisir mark
up pada handling cost dapat dilakukan dengan pemeriksaan pada bukti eksternal. Also Produk
Browledge dan Sistem operasi Logistics fe

Pengawasan untuk bisnis warehousing dapat dilakukan dengan pendekatan sebagai berikut: Melakukan
pemeriksaan keasllan dokumen (dokumen aan dan pengiriman barang) Setelah diyakini keabsahan
dokumen maka perlu dilakukan pemeriksaan segitiga dokumen pembukuan barang (Melakukan stock
opname atau uji petik stock barang) Untuk pengawasan handling dapat dilakukan dengan pembagian
wilayah kerja petugas Warehouse, sehingga segala akibat yang timbul dapat dilakukan pembuktian batas
tanggung jawab masing-masing petugas terkait. c Tools Pengawasan Report Laporan Report Analysis
Evaluasi uji petik kepada customer Informasi dari austomer- Feed back dari Uji Petik Dokumen perjalanan
(Dokumen pengiriman Paket i dan Surat Jalan) Segel Pembayaran dilakukan melalui transfer Bank
Dokumen pengiriman Paket Uji petik kepada austomer Dokumen ekstermal Perusahaan Freight
Forwarding (dokumen biaya- biaya pengiriman) dan melakukan pengecekan langsung kebenarannya (uji
petik) pelanggan Korporat, pembayarannya dilakukan melalui transfer Bank. Dokumen pendukung
(dokumen penerimaan dan pengeluaran barang) Stock opname atau Uji petik stock barang d. Kasus-
kasus Pengawasan Beberapa kasus yang dapat dijadikan pelajaran bagi kita bersama dan aspek
pengawasan yang harus dilakukan dalam pengelolaan Bisnis Poslogistics, antara lain 1. operations
Poslogistics A melakukan pengiriman blsnis transportasi (customer korporat, pembayaran dilakukan
secara tunai) untuk tujuan kota B. Kantor A tidak menginformasikan keberangkatan KBM ke operation
Poslogistics terkait, dan setelah bongkar di kantor tujuan

l Program orientasi Kerja (PoKo l 011 l PT Pos NDONESIA I Kendaraan tidak singgah di Unlt Kerja Kota B
(Hub operation/Branch Poslogistics/UPT untuk penyegelan, tetapi mencari muatan balik sendiri dengan
harapan pendapatan muatan balik akan dijadikan pendapatan tambahan awak kendaraan (tdak
disetorkan sebagai pendapatan Perusahaan). Selain itu Petugas Hub operation A juga ternyata tidak
mempertanggungkan seluruh Biaya pengiriman yang dibayarkan oleh austomer sebagai pendapatan
Perusahaan. Aspek Pengawasan Hub operation logistics Ho melakukan monitoring terhadap pergerakan
kendaraan, dan mempertanyakan kenapa Hub opreration asal tidak menginformasikan keberangkatan
kendaraan kepada Hub operation Poslogistics terkait Apabila berdasarkan analisa monitoring aktivitas
kendaraan dan atau laporan dari Unlt Kerja Kantor lain mengindikasikan adanya aktivitas kendaraan yang
tidak memenuhi ketentuan oeprasional yang telah ditetapkan, maka Hub operation Ho dapat melakukan
pemeriksaan langsung ke kantor Perwakilan A atau melakukan pengawasan secara uji petik di tempat-
tempat strategis, sepert dl Pelabuhan Merak. Pemeriksaan Langsung di Kantor Hub operation dapat
dilakukan melalui cross check dokumen-dokum sumber yang terkait dengan en Bisnis Transportasi,
antara lain pemeriksaan Paket-1 pengananan Surat Jalan, Surat penagihan kepada Customer,
pertanggungan pendapatan mencari informasi angsung dari Manager Hub Operation, petugas terkalt,
dan awak kendaraan, mencari informasi pada Unit Kerja di kota tujuan serta melakukan cross check
kepada customer gika perlu). Setelah pemeriksaan dibuatkan Berita Acara Pemeriksaan pemeriksaan
langsung ke tempat strategis secara uji petik (seperti Pelabuhan Merak) untuk memeriksa segel
kendaraan dokumen Paket-1, surat Jalan dan lsi muatan. Setelah pemeriksaan dibuatkan Berita Acara
Pemeriksaan. Jika ditemukan adanya indikasi kecurangan/penyimpangan operasional, maka petugas
terkait akan diproses sesuai ketentuan yang berlaku. 2. Hub operation c melakukan pengiriman kargo
domestik ke kota D dimana petugas operasional hub operation C ternyata melakukan manipulasi
dokumen Paket-1 dimana Paket-1 (embar yang diserahkan ke Customer besaran biayanya berbeda
dengan lembar 3 Paket-1 yang menjadi dasar pertanggungan pendapatan Perusahaan. Aspek
Pengawasan Melakukan uji petik kiriman dengan menkonfirmasikan secara langsung kepada customer
dan mencocokkannya dengan Paket-1 lembar 1 yang menyertal kiriman. t Pso t Prodak knowledge dan
Sisiem operasi I Logissa IC

Hub operation Poslogistics juga dapat meminta ban ka. UPT c untuk melakukan pemeriksaan terhadap
Dokumen Paket-1 Uji petik ini dapat dilakukan oleh Hub operation Postogistics atau meminta bantuan
Ka, UPT C Apabila ditemukan adanya penyimpangan, maka Ka. UPT C akan mernproses lebih lanjut
sesual ketentuan yang berlaku. 3. Petugas Warehouse melakukan pencurian barang-barang yang ada di
gudang termasuk memanipulasl Dokumen Penerimaan atau Pengiriman Barang Aspek Pengawasan
Memeriksan keabsahan dokumen penerimaan dan pengiriman barang Mencocokkan dokumen
pengiriman dengan DO yang diterima dari customer. Melakukan konfirmasi kepada customer dan
mencocokkan dokumen penerimaan barang yang terkait. Melakukan uji petik stok barang atau stock
opname secara menyeluruh, dan mencocokkan antara jumlah barang dan sisa barang berdasarkan buku
persediaan atau sistem aplikasi, termasuk mencocokkan dokumen dokumen penerimaandan pengiriman
barang. Apabila ditemukan indikasi adanya penyimpangan operasional, maka petugas terkalt akan
diproses sesuai ketentuan yang berlaku. IIL PENUTUP Meskipun dari sisi usia SBU Poslogistics masih
relatif muda, namun karena bisnis dikelola secara total dengan didukung oleh SDM yang professional,
sistem operasi yang efisien, serta pemanfaatan IT yang tepat dan scacalable serta dikembangkannya
bisnis dengan mengutamakan jalinan kerjasama yang yang saling menguntungkan (win-win solution)
baik dengan unit-unit kerja internal maupun dengan mitra ekstermal, sehlngga sudah dipercaya oleh
customer yang masuk dalam golongan big user. Berkaca dari realita Ini, bukan tidak mustahil SBU
Poslogistics akan dapat menjadi andalan PT Pos Indonesia. Untuk mencapai hal itu, disamping perlu
dilakukannya kerja keras seluruh jajaran, juga perlunya kerja cerdas, sehingga peraihan SBU Posloglstics
semakin mengglobal. Semoga.