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Aplicaciones y Tecnología

MEDICIÓN del desempeño


en logística: Indicadores de
Gestión (IGL) II
En la pasada edición Zonalogística presentó la primera parte, en
la cual se detallaba la importancia de establecer Indicadores de
Gestión para el área logística. En esta entrega trataremos sobre
los principales indicadores que se deben aplicar.

Por: Diego Luis Saldarriaga R.


Gerente Operaciones y Logística
diegosr@familia.com.co

Principales Indicadores de
Desempeño en Logística y
Operaciones

L
os indicadores de desempeño
en logística suelen agruparse
en cuatro categorías:
Indicadores de Costos o Fi-
nancieros, Indicadores de Tiempo,
Indicadores de Productividad e
Indicadores de Calidad. A continuación,
detallaremos cada grupo y los
indicadores que lo componen.

Indicadores de Costos o Financieros

En esta categoría se miden las activida-


des que consumen recursos económicos
en cada uno de los procesos logísticos.
Estos indicadores pueden presentarse de
manera unitaria y agregada, para infor-
mar el consumo de recursos de una acti-
vidad o proceso en forma de valor total;
y de manera relativa para reseñar qué
porción o porcentaje representa de otro
valor. Es importante definir cuáles acti-
vidades se tienen en cuenta o se costean
y cuáles no, especialmente, si queremos
compararnos luego con alguna otra me-
dición de la industria. Más adelante de- ➱
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➱ tallaremos los indicadores comúnmente son representados en unidades movidas
utilizados en este grupo y veremos la for- por unidad de tiempo o por operario,
mulación para su cálculo. unidades cargadas, unidades recogidas.
En la elaboración de este proceso son
Indicadores de Tiempo importantes tres premisas: Primera, de-
finir claramente qué porción de los re-
Este grupo de indicadores mide el tiempo cursos consume una actividad o proce-
que se invierte en una actividad o proceso so. Es decir, si estamos midiendo el nú-
en logística u operaciones; considerando mero de cajas que mueve un turno de
los tiempos desde el inicio hasta el fin del despachos para una zona “x”, se debe
proceso o actividad seleccionado. Normal- tener en cuenta sólo el personal asigna-
mente, este tipo de indicadores son com- do a recogidas de esa zona y ese turno,
plicados de generar, no los de otra. Segunda, determinar qué
por cuanto para su Los indicadores de desempeño en
efectiva elabora-
ción se deben tener logística suelen agruparse en cuatro
dos asuntos claros: categorías: Indicadores de Costos o
Primero, definir los
responsables del in-
Financieros, Indicadores de Tiempo,
greso de los datos si Indicadores de Productividad e
el sistema de medi- Indicadores de Calidad.
ción no es automa-
tizado ( captura de datos mediante lectores procesos o actividades se quieren me-
de códigos de barras); y segundo, estable- dir; y tercera, cómo se medirán.
cer claramente el tiempo de inicio y fin de
cada actividad. Indicadores de Calidad

Para la obtención de indicadores de Miden la efectividad en la ejecución de


tiempo más confiables es conveniente las actividades o procesos, aportando
el uso de programas integrados a los resultados sobre el número de errores
WMS o TMS, que elaboren los infor- cometidos, así como de entregas perfec-
mes correspondientes automáticamente. tas y sin errores.
Indicadores de tiempo son: el ciclo de
la orden, el tiempo de transporte y el de Otras Categorías para los
preparación de la misma, entre otros. Indicadores de Gestión

Indicadores de Productividad Los indicadores de gestión se pueden


clasificar también en tres grupos:
Estos indicadores miden la eficiencia del
uso de los recursos en la operación y Estratégicos, Tácticos y Operativos. ➱

Niveles de Gestión

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➱ A lo largo del presente Costo Total de Logística
artículo, explicaremos los
indicadores de costos y
los indicadores de cada
proceso de logística,
(inventarios, abasteci-
miento o compras, trans-
porte, servicio al cliente y
almacenamiento). Habla-
remos en esta entrega de
los indicadores de costos
y los indicadores de
inventarios, y en la próxi-
ma los de compras, trans-
porte, servicio al cliente y
almacenamiento.
Gráfico No. 1
Las formulas para su cálculo aparecen el total de las ventas. Los costos que se Costo Total de Logística
al final en la tabla N° tienen en cuenta son los relacionados
con: Mantener el inventario; adminis- Son cinco los costos que conforman el
Indicadores de Costos trar la operación; gestión y manipula- valor total del quehacer logístico: Man-
ción de stocks; transporte de distribu- tenimiento del inventario; administra-
Costos Logísticos como Porcentaje de ción (directo o principal); y transporte ción de la operación; manejo, almace-
las Ventas de redistribución (secundario). namiento y manipulación de stocks;
transporte de distribución (directo o
Este es uno de los indicadores univer- Este indicador visualiza el porcentaje principal); y transporte de redistribución
sales de la actividad logística y, normal- de los costos como parte de las ventas; (secundario). Generalmente, estos valo-
mente, es empleado por todo tipo de y mide el impacto de los costos res son analizados por períodos mensua-
compañías. logísticos en la operación total de la les. En el gráfico No. 1se puede ver un
empresa. Le dice a las directivas cuan- ejemplo de este indicador.
Muestra los valores por períodos de los to de lo que se vende se gasta en todo
costos agrupados y luego divididos por el proceso de logística. La fórmula para el cálculo de la partici- ➱

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➱ Los indicadores de costos miden las actividades
que consumen recursos económicos en los dife-
rentes procesos logísticos.
pación de cada tipo de costo es: Costo de Transporte por Kilómetro
(Tipo de Costo / Total Costos ) * 100 por Unidad
Ésta revela lo que representa un tipo de
costo (por ejemplo el costo de perso- Es el costo de transporte dividido entre
nal) en el total de costos de logística. el número de kilómetros recorridos en
Para controlar cada tipo de costos es im- un mes y las unidades transportadas.
portante identificar un indicador para Este indicador puede desagregarse por
cada uno de ellos. rutas para saber cuáles de las operadas
son más costosas. También es útil para
Costo de Logística por Pedido elaboración de presupuestos, negocia-
ciones con proveedores de transporte y
Es el costo total de logística dividido por el aplicaciones de costeo ABC.
número de pedidos manejados en un pe-
ríodo de tiempo, por lo general, de un mes.
Costo de Almacenamiento por Uni-
Costo de Logística por Unidad (Caja, dad (Caja, pallet, bulto, contenedor -
pallet, bulto, contenedor - metros cúbicos, metros cúbicos, metros cuadrados, kilo,
metros cuadrados, kilo, tonelada). tonelada).

Es la división del costo total de logística Es el resultado de dividir el costo total


entre el número de unidades manejadas de almacenamiento entre el número pro-
en el período de tiempo seleccionado medio de unidades almacenadas en el
para el análisis. Nos muestra el costo de lapso de tiempo analizado. Es útil cuan-
movilizar una unidad de producto desde do, a causa de excesos de inventario,
la planta de fabricación hasta el lugar in- debemos hacer negociaciones tempo-
dicado por el cliente. Es conveniente que rales de espacios con terceros. Este costo
este costo se elabore por ruta de distri- se constituye en una referencia impor-
bución para tomar mejores decisiones, es tante para este tipo de transacciones. En
diferente el costo para la ruta a la Costa el gráfico No. 2 se ilustra el comporta-
Atlántica que para la ruta a Bogotá. miento de un indicador de este tipo. ➱

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➱ Resultados de Costos
Cobertura del Inventario en días
Algunos resultados no constituyen un
indicador por si solos, pero deben ser
analizados período a período, como por
ejemplo:

Participación de cada Costo en su


Tipo o Categoría

Indica la participación del costo en el


total de su categoría de costos logísticos.
Recordemos que los principales costos
logísticos son: Administración, Inven-
tario, Manejo y Transporte (de Distri-
bución o Redistribución).
( Costo / Total Agrupación Costo ) *
100
Por ejemplo:
( Costo de escoltas / Total costos de Gráfico No. 2
manejo) * 100 , me indica la incidencia
que está teniendo el costo de los escol- Indicadores de Inventario venta. El resultado se mide en días. Hay
tas en su respectiva categoría de costos en este indicador una confusión respec-
logísticos. Duración o Cobertura de los to al número de días por los que se debe
Inventarios o Días de Inventario multiplicar la primera relación. Pueden
Es posible que el costo de escoltas sea ser 30 días calendario o 21 días reales
considerado en el rubro de transporte. (Costo promedio del inventario / Costo de venta. Se pueden tomar para su cál-
Es importante conocer el comporta- de la mercancía vendida en el período) culo costos o unidades.
miento de cada costo, por ejemplo, los * días del período. Es importante que esta medición se haga
de cargue y descargue; y resulta útil ha- Generalmente, los días del período son día por día y categoría por categoría.
cer cálculos acumulativos y análisis por 21 de venta reales.
períodos. El gráfico No. 3 nos muestra Informa cuánto tiempo permanecen los Exactitud de Inventarios en Unidades
un indicador de días de inventario agre- stocks en bodega o cuántos días de
gados por línea. inventarios tengo disponibles para la (Unidades con diferencia en el inven-
tario físico / Unidades teóricas en el in-
ventario de las referencias inventaria-
Cobertura del Inventario por línea das) * 100
Revela el grado de exactitud que posee
el inventario cuando se compara con el
teórico. Además, se puede hacer a nivel
de referencias. Las unidades teóricas son
los datos de inventarios que tiene el sis-
tema de información que se use para el
manejo y control de existencias, común-
mente llamado kardex. Ver gráfico No. 4

Exactitud de Inventarios en Pesos

Diferencia en pesos en el inventario fí-


sico / Valor total en pesos del inventa-
rio teórico de las referencias inventaria-
das) * 100

Explica el grado de exactitud que posee


el inventario en valores. Se puede reali-
Gráfico No. 3 zar también a nivel de referencias. Por ➱
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Exactitud del Inventario en Unidades

Gráfico No. 4

Exactitud del Inventario en Pesos

Gráfico No. 5

➱ lo general, este indicador muestra un dor da cuenta del porcentaje de referencias


mejor resultado que el anterior. Un ni- que fueron perfectas en el conteo, es decir,
vel aceptable de exactitud en unidades que no tienen ninguna diferencia entre el
oscila entre el 95% y 98% ; mientras stock teórico y físico. Ver gráfico No. 6
que en valores supera el 99.8%. Ver grá-
fico No. 5 Porcentaje de Devoluciones

Prueba Ácida de la Exactitud de los ( Valor Devoluciones / Valor Despachos


Inventarios. ) * 100
Es el porcentaje de devoluciones tota-
(Número de artículos con, al menos, una les en un período, respecto al valor de
unidad de diferencia en el inventario fí- los despachos. También puede medir-
sico / Número de referencias contadas se en unidades. Para un mejor control
en el inven- de las devolucio-
tario físico) Algunos indicadores miden la nes, pues en al-
* 100
eficiencia del uso de los recur- gunos negocios
se manejan ci-
Este indica- sos en la operación. fras altas, se re-

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➱ comienda además diseñar este indica-
dor por línea o categoría, por distrito o Máximo sobrante vs Máximo faltante
zona de ventas y por vendedor (el pe-
riodo debe ser mensual). Además, de-
bemos asegurarnos que sea comparti-
do con la fuerza de ventas y el área de
mercadeo. Sólo así se podrían lograr
niveles adecuados de devoluciones. Un
nivel adecuado está entre el 0.5% y el
1% de las ventas, aunque el porcentaje
puede variar según el tipo de industria
y/o negocio.
Generalmente, el personal de ventas y
mercadeo cree que las devoluciones son
responsabilidad del área de logística y esto
es un engaño o error. Es muy frecuente
que la orden no se pueda surtir a la per-
fección por discrepancias en precios, can-
tidades solicitadas de más, lugares de en-
Gráfico No. 6
trega diferentes no especificados en el
pedido; y urgencias de pedidos que so-
brepasan los lead time establecidos. Para
Devoluciones país en $ y % en Ventas (millones)
esto, se recomienda hacer una agrupación
de devoluciones por motivo de la devolu-
ción. Ver gráfico No. 7

Porcentaje de Retiros

( Valor retiros / Valor promedio del in-


ventario ) * 100
Porcentaje de productos retirados del
inventario por diferentes conceptos
(donaciones y desperdicios, entre otros).

Inventario Obsoleto

( Valor inventario obsoleto / Valor pro-


medio del inventario ) * 100
Para la elaboración de este indicador es Gráfico No. 7
importante definir con el área de mer-
cadeo cuándo una referencia se convier- Mercancia de baja rotación CD - Cajas
te en obsoleta. Para el caso de las pro-
mociones, por ejemplo, puede ser tres
meses después de concluidas.

Asimismo, es clave tener un indicador de


la vejez de cada referencia obsoleta, tal
como se muestra en el gráfico No.8.

Rotación de Inventarios

(Costo de la mercancía vendida / Costo


promedio del inventario) * período (en
días, meses o años).
Es el número de veces que el capital in-
vertido se recupera mediante las ventas ➱ Gráfico No. 8
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