CONTRATOS DE MANTENIMIENTO

DEFINICIÓN DE CONTRATO

Es un acuerdo o pacto entre partes, en donde se estipulan condiciones (financieras, técnicas, de RRHH, legales,
otras) restricciones (confidencialidad, transporte, seguridad, etc.), obligaciones (informes mensuales,
coordinación, calidad, cumplir especificaciones, otras) sanciones (económicas, de contratación, de reposición) y
plazos, que deben cumplir o asumir ambos dentro del alcance establecido.

CONCEPTO

Los Contratos de Mantenimiento facilitan la prestación de servicios de Mantenimiento en todos los sectores. Por
un medio de este tipo de contratos, una Empresa de Servicios se compromete a revisar, reparar y mantener en
perfectas condiciones de uso los equipos o instalaciones de la empresa beneficiaria. De esta forma, las empresas
pueden calcular de forma previsible sus costos de Mantenimiento, reciben una atención preferente y consiguen
unos precios más baratos por el Servicio de Mantenimiento recibido.

TIPOS DE CONTRATOS DE MANTENIMIENTO

Las Empresas de mantenimiento ofrecen múltiples opciones de Contratos de Mantenimiento, en función del
sector, de la necesidad del equipo o instalación, del coste final, si incluyen repuestos o no, etc. Por ejemplo,
dentro de los Contratos de Mantenimiento Informático, son habituales los Bonos de Mantenimiento, donde
ofrecen un determinado nº de horas de trabajo por un precio/hora definido, más barato cuanto mayor sea el
total de horas contratadas.

Tipos Generales de Contrato

1) Contrato en el que se factura por el Tiempo empleado y los materiales utilizados.

El cliente no tiene ningún compromiso, pagando únicamente cuando utiliza el servicio. La desventaja de este
tipo de contrato es que el contratista solo cobra cuando existen averías lo cual siendo un poco mal pensados, las
reparaciones que realicen puede ser poco fiables.
2) Contratos con un precio fijo determinado.
En estos contratos se suelen fijar unos trabajos fijos y periódicos incluyendo un mantenimiento preventivo.
3) Contratos mantenimiento Total
En estos contratos los intereses de contratista y cliente suelen ir de la mano ocupándose cada uno de su
parcela, el contratista del mantenimiento de la planta y el cliente de la explotación comercial.
CONDICIONES DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO

Como en todo contrato, es muy importante revisar cada uno de los puntos que figuran en él, pidiendo más
información a la empresa que lo ofrece, con el fin de entender todos y cada uno de los puntos que figuran en el
citado Contrato. Por ejemplo, es importante conocer:
 Fecha de inicio y fin del contrato.
 Condiciones de la prórroga.
 Número de equipos o instalaciones incluidas.
 Si incluye repuestos ( todos o parte).
 Número de visitas y plazos entre ellas.
 Cuotas, actualizaciones de las mismas y forma de pago.

CONTRATOS DE MANTENIMIENTO DE POST VENTA

Los Contratos de mantenimiento son utilizados por las empresas después de la compra de una propiedad,
dispositivo, equipo, vehículo, u algún otro elemento de un valor importante. Aunque es similar a un contrato de
servicio, el apoyo que se ofrece en los contratos de mantenimiento suele estar casi siempre enfocado a la
prevención de problemas graves o a cubrir el gasto que se produce cuando hay averías con las reparaciones.

Un ejemplo de contrato de mantenimiento muy utilizado es la protección adicional que se ofrece como parte de
muchas de las compras de equipos, comprometiéndose a mantener en buenas condiciones de trabajo el equipo
adquirido, evitando que la empresa incurra en un mayor gasto cuando se produce alguna avería o algún
problema en los sistemas operacionales del equipo.

Los contratos de mantenimiento suelen estar limitados, siendo habitual ofrecer reparaciones y sustituciones
como parte del mantenimiento sin cargo, hasta ciertos importes determinados en el contrato, pudiendo acordar
una tarifa con descuento para cualquier trabajo realizado por encima del importe máximo.

CONTRATOS DE MANTENIMIENTO SEGÚN NB 12017

Esta norma establece que toda organización que presta servicios de mantenimiento debe definir claramente EL
ALCANCE de los servicios que ofrece y a partir de ahí la Alta Dirección a través de su representante legal debe
cumplir obligatoriamente todos los contratos que suscriba, los cuales deben estar claramente identificados,
mantenerse y almacenarse a fines de evaluar si estos servicios prestados se hallan enmarcados dentro las
capacidades de la organización. Así mismo cada cierto periodo de tiempo la Alta dirección debe revisarlos para
ver si estos se enmarcan dentro lo establecido y evidencia de estas revisiones deben quedar registradas y
almacenadas.
Si bien NB 12017, no habla sobre la estructura general que debe tener un contrato de mantenimiento - con lo cual
deja a criterio del cliente el establecimiento de un modelo que más le convenga – si hace mención a que en el
mismo se deben incluir ciertos aspectos, los mismos que se detallan a continuación:
1 Cuando la organización contrata a otra para la realización de los manuales de mantenimiento o a fines de
asesoría o consultoría, primero que debe haber una metodología para su evaluación y contratación y segundo que
el alcance y los términos de ejecución del servicio deben quedar establecidos en el contrato.
2 Cuando una organización presta servicios de mantenimiento, debe identificar claramente los requisitos
solicitados por el cliente, revisar si estos pueden ser cumplidos - lo cual dependerá de sus capacidades – para
finalmente establecer estos requisitos solicitados en el contrato.
3 Si por algún motivo el cliente debe cambiar los requisitos solicitados y si el contrato ya se ha suscrito, entonces
todas estas modificaciones deben ir en una Adenda al contrato y si corresponde deben hacerse cambios en la
documentación (esto generará posiblemente cambios en los recursos) y el personal debe ser informado a objeto
de conocer los cambios y programar nuevamente sus actividades.
4 El cliente debe proporcionar a la empresa prestataria del servicio todas las facilidades en cuanto a
infraestructura, espacios de trabajo, documentación, personal de coordinación, apoyo (en caso que se requiera)
y todas estas facilidades deben estar definidas en cuanto a su alcance y establecidas en el contrato.
5 La organización que presta servicios de mantenimiento debe garantizar el uso adecuado y la confidencialidad
de la información que le proporciona el cliente, para ello debe contar con procedimiento(s) de uso y
confidencialidad que serán parte integrante del contrato.
6 Tanto las especificaciones de los insumos como de los recursos para el mantenimiento deben estar
establecidas en el contrato y la organización prestataria debe tener un documento detallado que demuestre que
estas especificaciones se cumplen, dicho documento debe contemplar: la verificación, inspección, criterios de
aceptación y validación para los insumos y recurso de trabajo a utilizar.
7 Cuando los dentro los requisitos solicitados por el cliente se halla el tema de Post Venta de Servicios, la
organización que presta el servicio de mantenimiento, debe contar con un procedimiento en este tema, el cual
puede añadirse al contrato ( no es obligatorio ), sin embargo las condiciones de Post Venta si deben quedar
establecidas en el contrato.
La organización prestataria del servicio obligatoriamente debe conservar los documentos generados por las
actividades de mantenimiento realizadas, adjuntos al contrato, y una copia al cliente de toda esta documentación
debe ser proporcionada, así mismo la organización que presta el servicio debe tener un registro de las
organizaciones a las que ha prestado el servicio.