Sistem Manajemen Basis Data

Organisasi Data
Komputer pada awalnya digunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang
membutuhkan kalkulasi angka yang rumit dan membosankan. Dewasa ini, perusahaan
membutuhkan computer untuk memecahkan masalah yang sama dengan input yang berbeda,
secara berulang-kali. Perusahaan menyimpann data dalam jumlah besar di system informasi
berbasis komputernya sehingga data tersebut tidak akan berguna dalam pengambilan keputusan
bisnis tanpa adanya satu cara pengorganisasian yang efektif dan efisien. Agar dapat
menggunakan data dan terhindar dari kekacauan, konsep “data” telah dipecah dan dikurangi
menjadi konsep-konsep yang lebih kecil. Konsep-konsep data yang lebih akan menyediakan
balok-balok pembangunan yang dapat dikombinasikan, untuk menghasilkan kembali data awal
dalam suatu bentuk yang terorganisassi dan dapat diakses.
a. Hierarki Data
Data bisnis secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu hierarki field-
field data yang bergabung untuk membentuk record, danrecord yang bergabung untuk
membentuk file. Field data adalah unit data yang terkecil; mencerminkan jumlah data terkecil
yang akan ditarik dari computer pada satu waktu, contoh: kode mata kuliah. Record adalah suatu
koleksi field-field data yang saling berhubungan, seperti kode mata kuliah yang akan memiliki
hubungan dengan nama mata kuliah. File adalah koleksirecord yang salinng berhubungan,
seperti satu file dari seluruh record yang berisi field kode-kode mata kuliah dan namanya.
File dapat diwakili oleh table-tabel. Record adalah baris-baris di dalam table. Nilai di
dalam baris mencerminkan nilai-nilai field data. Hierarki sederhana field yang
membentuk record yang bergabung menjadi satu file menciptakan organisasi mendasar dan
seluruh data yang dipergunakan dalam pengambilan keputusan dengan bantuan computer.
Basis data adalah sekumpulan file . Definisi umum dari basis data adalah bahwa basis
data merupakan kumpulan dari seluruh data berbasis computer sebuah perusahaan. Defenisi basis
data yang lebih sempit adalah bahwa basis data merupakan kumpulan data yang berada di bawah
kendali peranti lunak sisitem manajemen basis data.
b. Spreadsheet sebagai Basis Data Sederhana
Tabel yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam suatuspreadsheet. Kolom-kolom
dalam spreadsheet mencerminkan field-fielddata sedangkan judul kolom berisi nama-
nama field data. Baris-baris dalam table berisi nilai-nilai field. Konsep table, merupakan konsep
yang penting, karena struktur basis data yang paling populer bagi organisasi bisnis, struktur basis
data relasional (relationa database structure), secara konseptual serupa dengan sekumpulan
table-tabel yang saling berhubungan.
c. Flat Files
File datar (flat file) adalah suatu table yang tidak memiliki kolom-kolom yang berulang. Alasan
dari sebuah table harus menjadi flat file adalah karena computer membaca field-field data dari
suatu record secara berurutan. Ketika urut-urutan ini bukan merupakan suatu urutan yang
konstan, computer tidak akan dapat membaca record dengan benar. Alasan kedua untuk flat
file adalah bahwa ia memungkinkan struktur basis data relasional untuk dinormalisassi.
Normalisasi (normalization) adalah suatu proses formal untuk menghapus field-field data yang
berulang (redundant) sambil tetap menjaga kemampuan basis data untuk menambah, mengubah,
dan menghapus tanpa menyebabkan kesalahan.
d. Field-field kunci
Kunci (key) di dalam suatu table adalah satu field (atau kombinasi field) yang berisi satu nilai
yang secara unik mengidentifikasi masing-massingrecord di dalam table. Satu field dalam
banyak kasus dapat menjadi kunnci bagi suatu table. Beberapa table mungkin memiliki
dua field yang merupakan kanndidat untuk menjadi kunci. Kandidat kunci (key candidate) adalah
sebuah field yang secara unik mengidentifikasi masing-masing baris table namun tidak dipilih
untuk menjadi kunci. Nilai-nilai field yang lebih panjang akan dihindari, karena nilai field yang
panjang akan memiliki risiko salah ketik dalam menulis nilai field kunci yang lebih tinggi.
e. Tabel-tabel yang Berhubungan
Terkadang table-tabel yang pada awalnya berdiri sendiri dapat diminta untuk digabungkan.

Struktur Basis Data

Struktur basis data adalah cara data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efisien.
Struktur ini kemudian diimplementasikan melalui suatu system manajemen basis data. Sistem
manajemen basis data (DBMS) adlah suatu aplikasi peranti lunak yang menyimpan struktur basis
data, data itu sendiri, hubungan di antara data di dalam basis data, dan nama-nama formulir,jenis-
jenis data, angka di belakang decimal, jumlah karakter, nilai-nilai default, dan seluruh
uraian field lainnya. Oleh karena itu, system manajemen basis data disebut sekumpulan data
terhubung yang dapat menjelaskan dirinya sendiri (self-describing set of related data).

a. Struktur Basis Data Hierarkis

Sistem manajemen basis data yang pertama, IDS (Integrated Data Store), dikembangkan oleh
GE pada tahun 1964. Basis data ini dipengaruhi oleh hasil kerja standardisasi oleh Komite
Bahasa Sistem Data (Committee on Data Systems Language-CODASYL). CODASYL
membentuk suatu Gugus Tugas Basis Data (Data Base Task Group) dan memberinya tanggung
jawab untuk mengembangkan standar-standar basis data. Sistem manajemen basis data IDS
mengikuti suatu struktur basis data hierarkis. Struktur hierarkis ini dibentuk oleh kelompok-
kelompok data, subkelompok, dan beberapa subkelompok lagi.
Struktur hierarkis untuk basis data pada awalnya populer karena ia bekerja dengan baik pada
system pemrosesan transaksi yang melakukan tugas-tugas seperti pengendalian persediaan, entri
pesanan, piutang, dan utang dagang. Alasan lain di balik kepopulerannya adalah karena struktur
hierarkis memanfaatkan sumber daya computer secara efisien, khususnya ketika sebagian
besar record di dalam basis data akan digunakan di dalam suatu aplikasi. Namun, ketika para
manajer hanya menginginkkan sedikit reordterpilih saja dari sejumlah besar record di dalam
basis data, struktur hierarkis menjadi tidak efisien. Hal ini karena setiap record basis data
hierarkis memiliki satu field yang menunjuk padda alamat penyimpanan darirecord logis
berikutnya di dalam basis data.
b. Struktur Basis Data Jaringan
Struktur basis data jaringan dikembangkan untuk memungkinkan penarikanrecord-
record tertentu. Hal ini memungkinkan satu record tertentu menunjuk pada
semua record lainnya di dalam basis data. Gugus Tugas Basis Data yang merupakan subkomite
dari CODASYL mengeluarkan spesifikasinya untuk struktur basis data jaringan pada tahun
1971. Struktur jaringan memecahkan masalah permasalahan keharusan untuk menarik balik
hingga kembali ke “cabang” yang menyatukan basis data. Akan tetapi, rentang kemungkina
koneksi yang begitu lebar merupakan kelemahan dari penerapan struktur jaringan pada masalah-
masalah praktis.
c. Struktur Basis Data Relasional
Organisasi bisnis tidak pernah secara luas menerapkan system manjemen basis data yang
dibangun berdasarkan struktur jaringan. Namun, organisasi masih membutuhkan cara untuk
mengatasi masalah-masalah manajerial dalam penggunaan basis data. Terobosan muncul dari
riset dasar mempergunakan aljabar relasional yang dilakukan secara independen oleh C. J. Date
dan E. F. Codd. Pekerjaan mereka erat kaitannya dengan struktur basis data relasional yang
merupakan struktur yang saat ini paling umum dipergunakan oleh organisasi-organisasi bisnis.
Struktur basis data seperti ini terlihat seperti sekumpulan tabel-tabel yang mirip seperti tabel-
tabelspreadsheet.
Jika struktur hierarkis dan jaringan mengandalkan diri pada relasi fisik (physical relationship) di
dalam bentuk alamat-alamat penyimpanan, maka relasi dalam struktur basis data relasional
adalah implicit. Relasi implicit (implicit relationship) dapat secara tidak langsung berasal dari
data. Konsep dari suatu struktur basis data yang terdiri atas tabel-tabel di mana relasi terbentuk
secara implicit dengan mencocokkan nilai-nilai dalam field data yang sama, akan mudah untuk
dipergunakan dan dipahami.
Contoh Basis Data Relasional
Basis data akan memecah informasi ke dalam beberapa tabel karena jika informasidisimpan
hanya pada satu tabel, maka akan terdapat banyak nilaifield data yang terduplikasi; sehingga
menyebabkan data menjadi berulang. Basis data akan mengurangi pengulangan data dalam tabel-
tabel. Basis data akan meningkatkan konsistensi data akurasi data.
a. Basis Data Jadwal
Contohnya yang dipergunakan di sini diimplementasikan pada peranti lunak system manajemen
basis data Microsoft Access, namun implementasi ini akan serupa pada setiap produk berbasis
data relasional lainnya. IBM, Oracle, Microsoft, dan banyak perusahaan lain menyediakan
peranti lunak system manajemen basis data relasional.
b. Konsep Basis Data
Suatu system manajemen basis data dapat menampilkan data dalam suatu urut-urutan yang logis
dan secara intuisif tepat, meskipun masing-masingrecord dari basis data tersebut dapat tersebar
di banyak file dan terletak di seluruh penjuru ruang penyimpanan computer. Integrasi
logis record-recordyang melintasi berbagai lokasi fisik ini disebut konsep basis data (database
concept). Dua sasaran utama dari konsep basis data adalah untuk meminimalkan pengulangan
data dan untuk memperoleh independensi data. Independensi data (data independency) adalah
kemampuan untuk melakukan perubahan pada struktur data tanpa melakukan perubahan pada
program-program aplikasi yang memproses data. Kamus data (data dictionary) mencakup
definisi-definisi dari data yang disimpan di dalam basis data dan dikendalikan oleh system
manajemen basis data. Struktur basis data yang dimuat dalam kamus data adalah kumpulan dari
seluruh definisi field, definisi tabel, relasi tabel, dan hal-hal lainnya. Nama fielddata, jenis data,
nilai-nilai yang valid untuk data, dan karakteristik-karakteristik lainnya akan disimpan dalam
kamus data.
Membuat Basis Data
Proses pembuatan sebuah basis data akan melibatkan tiga langkah utama, yaitu: menentukan
data, menguraikan data tersebut, memasukkan data ke dalam basis data.
a. Menentukan Kebutuhan Data
Menentukan data yang perlu dikumpulkan dan disimpan adalah langkah penting dalam mencapai
suatu system informasi berbasis computer. Ada dua pendekatan dasar untuk menentukan
kebutuhan data, diantaranya:
1. Pendekatan yang berorientasi pada proses
Untuk menentukan kebutuhan datanya, maka perusahaan akan menjalankan uru-urutan langkah:
1) mendefinisikan masalah, 2) mengidentifikasi keputusan yang dibutuhkan untuk memecahkan
masalah yang telah teridentifikasi, 3) menjabarkan informasi yang dibutuhkan untuk setiap
keputusan,4) menentukan pemrosesan yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi, 5)
menetukan spesifikasi data yang diminta oleh pemrosesan. Pendekatan process-oriented ini juga
disebut pendekatan yang berorientasi pada masalah (problem-oriented approach) karena dimulai
dengan suatu masalah dan pemodelan yang berorientasi pada proses (process-oriented
modeling). Kekuatan dari pendekatan process-oriented adalah bahwa pendekatan ini dapat
mengatasi masalah dengan baik..
2. Pendekatan pemodelan perusahaan
Kekuatan pendekatan pemodelan perusahaan adalah bahwa pendekatan ini mengambil
keuntungan dari sudut pandang sumber daya data perusahaan yang luas. Meskipun
pendekatanprocess-oriented memungkinkan kebutuhan data dari masing-masing system dapat
didefinisikan dengan satu cara yang logis, kelemahannya adalah kesulitan dalam mengaitkan
data dari satu masalah bisnis ke data dari masalah bisnis lainnya. Kelemahan ini dapat diatasi
dengan menentukan seluruh kebutuhan data perusahaan dan kemudian menyimpan data tersebut
dalam basis data. Ini merupakan logika yang mendasari pendekatan pemodelan perusahaan
(enterprise modeling approach). Jika perusahaan melakukan pemodelan data perusahaan,
deskripsi dari seluruh data perusahaan disebut sebagai model data perusahaan (enterprise data
model).
b. Teknik-teknik Pemodelan Data
Pemodelan kebutuhan data perusahaan didukung oleh teknik-teknik yang menguraikan data. Ada
dua teknik pemodelan data, diantaranya: diagram relasi entitas dan diagram kelas.
c. Diagram Relasi Entitas (entity relationship diagram-ERD)
Berhubungan dengan data di dalam entitas dan hubungan antarentitas. Kumpulan
konseptual field-field data yang saling berhubungan disebut entitas. ERD digunakan untuk
menguraikan hubungan antara kumpulan-kumpulan data konseptual sehingga record-record-nya
saling terhubung akan dapat digabungkan bersama. ERD juga mengungkapkan entitas-entitas
mana yang sebaiknya secara konseptual dihubungkan dengan entitas yang lain. Relasi ERD akan
menunjukkan jika satu record dalam satu entitas akan berhubungan dengan satu atau
lebih record di entitas yang lain. ERD adalah satu sarana komunikasi dan dokumentasi yang
bermanfaat di antara professional system informasi dan para pengguna. Ketika pemikiran-
pemikiran dapat terdokumentasikan dan terkomunikasikan dengan jelas, spesialis system
informasi akan memiliki kelengkapan yang lebih baik dalam mengembangkan suatu struktur
system manajemen basis data guna mendukung pengambilan keputusan.
d. Diagram Kelas
Suatu diagram relasi entitas hanya merupakan penyajian grafis dari data dan relasi, bukannya
tindakan-tindakan yang dilakukan atas data. Terdapat satu teknik di mana data yang digunakan
dalam aplikasi dan tindakan-tindakan yang terkait dengan data dapat disajikan secara grafis.
Teknik ini disebut diagram kelas (class diagram), dan merupakan salah satu dari beberapa model
rancangan yang berorientasi pada objek. Diagram kelas terdiri atas kelas-kelas yang memiliki
nama, field-field di dalam kelas, dan tindakan-tindakan yang dilakukan atas kelas. Diagram kelas
digunakan untuk menguraikan hubungan data maupun tindakan-tindakan yang mengoperasikan
data di dalam relasi. Diagram kelas merupakan penyajian data konseptual di tingkat atas, namun
 penambahan tindakan-tindakan yang akan diambil atas data dapat membantu memperjelas
rancangan spesifik tabel-tabel di dalam basis data.
Menggunakan Basis Data
Formulir, laporan, dan query adalah metode-metode umum yang dipergunakan untuk mengakses
basis data yang disimpan dalam suatu system manajemen basis data.
a. Laporan dan Formulir
Mayoritas interaksi pengguna dengan basis data adalah melalui laporan dan formulir. Perbedaan
terbesar antara formulir dan laporan adalah dalam formatnya. Formulir secara tipikal
menampilkan satu record saja dalam satu waktu dan tidak memberikan ikhtisar data serta
biasanya tidak melakukan agregasi data dari banyak tabel basis data. Selain itu, formulir dapat
digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi record-recordbasis data.
1. Navigasi; formulir memungkinkan dilakukannya pembuatanrecord baru maupun
modifikasi record-record yang sudah ada.
2. Akurasi; formulir akan menjalankan definisi field data yang telah ditentukan ketika basis data
dibuat
3. Konsistensi; konsistensi adalah hal yang sangat penting ketika nilai-nilai field dalam satu tabel
dipergunakan untuk menggabungkan record-nya ke tabel yang lain.
4. Penyaringan; setiap field dalam formulir dapat digunakan sebagai saringan (filter)
5. Subformulir; entri-entri ke dalam subformulir secara otomatis akan dihubungkan
dengan record formulir. Subformulir membantu menjaga keakuratan dan konsistensi yang
dibutuhkan dari data.
Laporan adalah data teragregasi dari basis data yang diformat dengan cara yang akan membantu
pengambilan keputusan. Satu asumsi yang dibuat oleh penghasil laporan yaitu jika tidak terdapat
detail padarecord pada tingkat terendah, maka record tingkat yang lebih tinggi untuk detail
tersebut hendaknya tidak perlu ditampilkan.
b. Query
Query adalah suatu permintaan kepada basis data untuk menampilkanrecord-record yang
dipilih. Query pada umumnya memilih field data dalam jumlah terbatas dan kemudian
membatasi record-record yang ditampilkan berdasarkan satu kumpulan criteria tertentu.
Formulir dan laporan dapat menampilkan sejumlah hasil yang mengaburkan hal-hal yang
sebenarnya ingin ditemukan oleh manajemen. Manajer dapat memanfaatkan QBE (Query by
Example) untuk dapat dengan cepat menemukan data tertentu untuk memecahkan masalah.
c. Bahasa Query Terstruktur
Bahasa Query Terstruktur dan Structured Query Language (SQL) adalah kode yang digunakan
oleh system manajemen basis data relasional untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan basis data-
nya. SQL telah menjadi topic yang penting karena dua alasan. Pertama, seiring dengan lebih
banyak basis data yang dapat diakses melalui web, manajer dan para professional lainnya perlu
untuk mengetahui bahwaa SQL adalah metode pilihan untuk berinteraksi dengan basis data-basis
data berbasis web. Kedua, para manajer perlu untuk mengetahui bahwa menulis SQL bukanlah
hal yang sulit bagi sebagian besar kebutuhan data mereka.
d. Pemrosesan Basis Data Lanjutan
Pemrosesann analitis on-line atau on-line analytical processing (OLAP) telah menjadi hal yang
semakin umum dalam peranti lunak system manajemen basis data. OLAP digunakan untuk
memungkinkan dilakukannya analisis data yang mirip dengan statistic cross-tabulation. Data
mining, data marts, dan data warehousing mengacu pada kelompok konsep yang melihat data
perusahaan sebagai sebuah peti harga yang harus dibuka, diperiksa, dan dikuasai. Ketiganya
 memusatkan perhatian pada metodologi-metodologi yang menawarkan akses yang cepat kepada
para pengguna untuk mengagregasikan data-data tertentu untuk kebutuhan pengambilan
keputusan mereka. Knowledge discovery (penemuan pengetahuan) adalah konsep menarik
lainnya. Knowledge discoverymenganalisis penggunaan data dan kesamaan data di antara tabel-
tabel yang berbeda.

Personel Basis Data

Terdapat beberapa personel penting yang berkaitan dengan basis data
a. Administrator Basis Data
Spesialis informasi yang ahli dalam mengembangkan, menyediakan, dan mengamankan basis
data adalah administrator basis data (database administrator-DBA). Administrator basis data
memiliki tanggung jawab teknis maupun manajerial atas sumber daya basis data. Administrator
basis data mengawasi seluruh aktivitas basis data. Mereka harus memiliki keahlian manajerial
maupun keahlian teknis yang tinggi. Selain itu, administrator basis data harus memahami operasi
bisnis perusahaan, karena keputusan-keputusan dalam bidang operasional sebagian besar akan
didorong oleh isi basis data. Tugas-tugas DBA dapat dibagi menjadi emapt, yaitu:
1. Perencanaan basis data mencakup bekerja dengan manajer-manajer area bisnis dalam
mendefinisikan kebutuhan data perusahaan.Selain itu, DBA memainkan peran penting dalam
memilih peranti keras dan peranti lunak system manajemen basis data.
2. Implementasi basis data terdiri atas pembuatan basis data untuk mengikuti spesifikasi dari
system manajemen basis data yang dipilih, maupun menyiapkan dan melaksanakan kebijakan
dan prosedur bagi pengguna basis data.
3. Operasi basis data meliputi penawaran program-program pendidikan bagi para pengguna basis
data dan memberikan bantuan jika dibutuhkan.
4. Keamanan basis data meliputi pengawasan aktivitas basis data dengan menggunakan angka
statistic yang diberikan oleh system manajemen basis data. Selain itu, system manajemen basis
data memastikan basis data tetap aman.
b. Programmer Basis Data
Programmer basis data menunjukkan spesialisasi dan seleksi tingkat tinggi. Salah satu alasannya
adalah basis data merupakan pusat penyimpanan fakta bagi perusahaan. Jika terjadi kesalahan
pemrogaman di dalam basis data, maka konsekuensinya akan dapat dirasakan oleh pengguna
dalam jumlah yang sangat besar. Programer basis data diminta untuk membuat kode computer
pemrosesan data yang efisien.
c. Pengguna Akhir
Pengguna akhir tidak dapat diabaikan sebagai personel penting yang berinteraksi dengan basis
data. Mereka membuat laporan dan formulir, memberikan query kepada basis data, dan
menggunakan jawaban dari pertanyaan basis data mereka untuk pengambilan keputusan yang
akan memengaruhi perusahaan dan unsur pokok lingkungannya.
Menempatkan Sistem Manajemen Basis Data dalam Perspektif
Sistem manajemen basis data memungkinkan kita membuat sebuah basis data, memelihara
isinya, dan menyebarkan data kepada khalayak pengguna yang luas tanpa harus mempergunakan
pemrograman computer yang berbiaya mahal.
a. Keuntungan DBMS
1. Mengurangi pengulangan data. Jumlah data akan dikurangi, dibandingkan dengan ketika file-file
computer disimpan secara terpisah untuk setiap aplikasi computer. Data yang sama di antara file-
 file, dalam suatu system manajemen basis data relasional, digunakan untuk membentuk relasi
implicit di antara data.
2. Mencapai independensi data. Spesifikasi data disimpan dalam basis data itu sendiri daripada di
setiap program aplikasi
3. Mengambil data dan informasi dengan cepat. Relasi logis dan bahasa query terstruktur
memungkinkan pengguna menarik data dalam hitungan detik atau menit dibandingkan dengan
berjam-jam atau berhari-hari jika mengambil data dengan menggunakan bahasa pemrograman
tradisional seperti COBOL atau Java.
4. Keamanan yang lebih baik. DBMS mainframe maupun computer mikro dapat memiliki tingkat
pengamanan keamanan yang berlapis seperti kata sandi, direktori pengguna, dan enkripsi
b. Kerugian DBMS
1. Membeli peranti lunak yang mahal. DBMS mainframe mahal harganya.
2. Mendapatkan konfigurasi peranti keras yang besar. Kemudahan dengan nama DBMS dapat
menarik informasi mendorong lebih banyak pengguna memanfaatkan basis data. Meningkatnya
jumlah pengguna yang didorong oleh kemudahan penggunaan dapat menyebabkan pada
meningkatnya jumlah sumber daya computer untuk mengakses basis data.
3. Memperkejakan dan memelihara staf DBA. DBMS menuntut pengetahuan khusus agar dapat
memanfaatkan secara penuh kemampuannya. Pengetahuan khusus ini paling baik diberikan oleh
administrator basis data.