Proceso: PLANEACION ESTRATEGICA Clase de Proceso: GERENCIAL

Código: PLNV1C5 Fecha ultima revisión: 13-Ags-12

OBJETIVO PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Procedimiento Planeación Mapa de riesgos
Establecer los lineamientos y Metas Estratégicas al personal
Estratégica PLNV7PV Metas Estratégicas a los
políticas que conduzcan a lograr Acta de revisión gerencial procesos.
los objetivos acordes con la visión Cultura Organizacional (Visión,
Misión, Valores, Política de Plan Estratégico Matrices de directrices y
y misión de Eficarga
Gestión) Análisis DOFA requisitos
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR
Revisar coherencia y validez de: misión, visión,
Misión, visión, DOFA, Cultura
DOFA, Política del sistema de gestión
Política y objetivos del organizacional
integrado, objetivos del SGI, objetivos
SGI. ajustada.
estratégicos.
Resultados de matrices
de directrices y Realizar análisis interno y externo.
requisito. Matriz DOFA
Verificación del desempeño de los escenarios Informes de revisión
Planeación estratégica
de planeación y el desempeño de la Metas estratégicas
vigente
organización vs. lo planeado. al personal.

Informe de revisión de Toma de decisiones para nuevos planes de Metas estratégicas a

Planeación estratégica. acción. los procesos.

Mantener documento maestro del plan

Plan Estratégico
estratégico.
Actas de difusión de
TODOS LOS Difusión de planeación estratégica. Planeación TODOS LOS
PROCESOS estratégica PROCESOS
Metas a cumplir por
Resultados de Definición de metas estratégicas al personal.
cada empleado
procesos, objetivos,
metas, etc.
Definición de metas estratégicas a los Metas a cumplir
procesos. para cada proceso.

Efectuar revisión gerencial al Sistemas de Actas de revisiones

Gestión Integrado. gerenciales.

Resultados de la
Identificación del riesgo Gestión del riesgo
gestión del riesgo.
Acciones correctivas
Desviaciones a criterios Tratamiento a no conformidades y Acciones o de mejoras
establecidos al proceso Preventivas. debidamente
implementadas
Informes de
Metas asignadas al
Elaborar informes de indicadores de gestión. indicadores de
proceso
gestión
RECURSOS RESPONSABLES PARAMETRO DE SEGUIMIENTO META
Personal.
Equipo de planeación 80% de las metas establecidas.
% de cumplimiento de la planeación estratégica
estratégica Medición trimestralmente.
Software
Hardware Gerencia
% de cumplimiento del Plan de acción establecido en la 80% de las actividades
revisión gerencial. establecidas. Medición Anual.
Papelería
REQUISITOS GENERALES PARA EL PROCESO
DE NORMA
DE LEY INTERNOS DE CLIENTES
ISO 9001:2008 BASC V3 2008
4.1 - Política de control y
4.2.3 - Control de documentos
seguridad Póliza de
4.2.1 - Generalidades de la responsabilidad
4.2.4 - Control de registros Civil
planeación
5.1- Compromiso de la dirección 4.2.4 - Previsiones
5.3 - Política de calidad 4.3.5 - Control de documentos Escritura de
5.4.1 - Objetivos de calidad 4.3.6. Control operacional. Constitución
Los estipulados en
los procedimientos e
instructivos del
proceso.
 4.4 Verificación, acción correctiva Renovación Los estipulados en
5.4.2 Planificación del SGC Registro
y/o preventiva los procedimientos e
6.1 Provisión de recursos 4.6 Mejora continua Operador instructivos del
Portuario proceso.
6.3 - Infraestructura ESTANDARES B Registro de
8.2.3 Seguimiento y medición de existencia y
2.1 Diagnostico inicial
procesos representación
8.4 Análisis de datos 2.2 Política de Seguridad
8.5.2 Acción correctiva 2.3 Objetivos de seguridad Legal
8.5.3 Acción preventiva 2.7 Manual de seguridad
7 Control de documentos y de
información.
 Proceso: FINANCIERA Clase de Proceso: GERENCIAL
Código: FINV1C5 Fecha ultima revisión: 13-Ags-12
OBJETIVO PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Instructivo para informes de Revisoría Fiscal FINR4I2 Egresos, notas de contabilidad
Instructivo de trabajo Declaración de renta: Preparación Estados financieros (Balance General y Estado de
y Liquidación FINC3I2 Resultados ( Registros de bancos).

Proporcionar información financiera y contable oportuna que Instructivo para pago facturas a proveedores FINC1I3 Estado de cuentas por pagar
permita a la gerencia la toma de decisiones enfocadas al
crecimiento y maximizar el valor de la empresa. Instructivo para compras con tarjetas de crédito FINC5I1 Estado de ingresos, costos y gastos

Instructivo préstamos y anticipos a trabajadores

FINC2I2
Copias de seguridad programa contable

PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR
Elaborar las causaciones de todos los gastos del Egresos, Notas contables
Facturas proveedores, periodo (facturas de proveedores, seguridad
nóminas, obligaciones social, servicios, nominas. Estado de cuentas por pagar
financieras, recibos de
servicios públicos. Elaborar los pagos que se generen en la
Estados financieros
empresa.
Pagos a proveedores, de
Realizar copias de seguridad a programas
Talonarios de egresos, impuestos, Transferencias de
contables
chequeras nóminas.
Conciliaciones bancarias, Transferencia de Cuentas de bancos conciliadas,
nominas Nominas trasferidas
Asesorías de apoyo para la
Información del programa de Depreciaciones, Liquidación de impuestos toma de decisiones financieras
facturación. gerenciales.
Diligenciar la documentación necesaria para las Solicitudes de crédito
Planeación Insumos Requeridos solicitudes de crédito de la empresa. debidamente diligenciadas Todos los procesos
Estratégica
Realizar análisis de la situación financiera de la
Informe de situación financiera
empresa.

Resultados de la gestión del

Gestión del riesgo
riesgo.

Establecer variaciones en el comportamiento de

los indicadores financieros. Resultados de indicadores
financieros
Establecer prioridades concernientes a la
asignación de recursos, el pago de Presupuestos
obligaciones, destinación de utilidades.
Elaboración y presentación de informe financiero
Informe Financiero
a gerencia y junta de socios.
RECURSOS RESPONSABLES PARAMETRO DE SEGUIMIENTO META
Personal. Aux. Contable Indicadores Financieros
Seguimiento mensual a cuentas por pagar proveedores y Solidez: Mayor a 1
Software Contador obligaciones bancarias Endeudamiento: Menor al 70%
Hardware Revisor Fiscal Seguimiento mensual a ingresos, costos, gastos y utilidad Rentabilidad: Mayor o igual al 20%
Papelería Gerencia
REQUISITOS GENERALES PARA EL PROCESO
DE NORMA
ISO 9001:2008 BASC V3 2008 DE LEY INTERNOS DE CLIENTES
4.2.3 - Control de documentos 4.2.4 Previsiones
4.2.4 - Control de registros 4.3.5 Control de documentos Registro Mercantil
5.1- Compromiso de la dirección 4.3.6 Control operacional Rut
4.4 Verificación, acción correctiva y/o
5.6.3 Resultados de la revisión preventiva Dec. 2649/93 Lo descrito en los instructivos y
6.1 Provisión de recursos Ley 43/90 procedimientos aplicables al
6.3 Infraestructura proceso.
8.2.3 Seguimiento y medición de procesos
8.4 Análisis de datos
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
 Proceso: COMERCIAL Clase de Proceso: GERENCIAL

Código: CMCV1C5 Fecha ultima revisión: 13-Ags-12

OBJETIVO PROCEDIMIENTOS
Procedimiento comercial CMCV7IV
Instructivo cotizaciones y tarifas enviadas
CMCV12IV
Mantenimiento y consecución de
clientes, que aseguren la permanencia
y crecimiento de la empresa en el Instructivo Asignación Tarifas CMV15IV
mercado
Procedimiento Requisitos para Clientes
CMCV14IV
REGISTROS
Ficha de información de clientes, con
Encuestas Satisfacción al Cliente
sus anexos
Informes de Seguimiento a clientes
Ficha de información general Eficarga.
(facturación, abonos y cartera)
Seguimiento a cotizaciones e ideas de
Cronograma visita clientes
negocios
Acuerdos con clientes sobre
Tarifas
compromisos de seguridad
Contratos y/o Acuerdos Comerciales Actas de gestiones comerciales
Cotizaciones Bases de datos de clientes
Resultados de revisión de clientes ante
Oportunidades de negocios entidades como procuraduría,
contraloría, lista Clinton.

PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR
Recomendaciones e informes al
Solicitud de cotizaciones Asesoría al cliente
cliente.
y/o servicios Diseño o propuesta de nuevos negocios Cotizaciones realizadas

Tarifas Mantenimiento de clientes: Atención telefónica Información para ordenes de

y/o personal, Consulta necesidades, Servicio.
Comunicación, Atención de quejas y
Portafolio de servicios reclamos, Visitas. Nuevos negocios atendidos .

Confirmación de datos (tipo de servicio, tarifa, Informes de seguimiento a

Información de clientes
lugar, etc.) Facturación, abonos y cartera.

Formatos de encuestas de Resultados de encuestas de

Medición de satisfacción del cliente
satisfacción de clientes satisfacción a clientes.

Planeación del Correos electrónicos Publicidad y mercadeo Actas de gestión comercial.

Servicio -
Ejecución del Oportunidades de Conocimiento del cumplimiento Planeación del Servicio, - Ejecución del
Servicio - Atención post venta Servicio y Planeación Estratégica
negocios de los requisitos del servicio
Planeación
Estratégica
Cartas tecnológicas Elaboración y legalización de contratos. Contratos legalizados

Página Web Actualizar página Web. Página Web actualizada.

Definición de tarifas y acuerdos

Bases de datos de clientes
actualizadas
 Firma de acuerdos con los clientes referentes
Acuerdos de seguridad
al compromiso con el cumplimiento de
debidamente firmados
normas de seguridad aplicables a Eficarga
Verificación de antecedentes de clientes ante Cronogramas de visitas a
entidades de tipo legal. clientes

Gestión del Riesgo Resultados de la gestión del

riesgo.
RECURSOS RESPONSABLES PARÁMETRO DE SEGUIMIENTO META

Personal Jefe Administrativa

Medición de satisfacción de clientes. Porcentaje de satisfacción en un 85%. (Preguntas Cerradas)
Papelería Coordinadores de equipos
Promoción y Jefes de Operaciones Participación en facturación clientes menores 20% mensual.
publicidad
Seguimiento a comportamiento clientes (facturación,
Gerencia abonos y cartera)
Software y Variación facturación mes actual & mismo mes año anterior
Hardware superior al 5%

REQUISITOS GENERALES PARA EL PROCESO

DE NORMA DE LEY INTERNOS DE CLIENTES
ISO 9001:2008 BASC V3 2008
Cumplimiento de
4.2.3 - Control de documentos 4.2.2 Gestión del Riesgo contratos
4.2.4 - Control de registros 4.3.5 Control de documentos establecidos

5.2- Enfoque al cliente 4.4.1 Monitoreo y medición

5.6.2 Información para la revisión.
7.2.3 Comunicación con el cliente
7.5.4 Propiedad del cliente
8.2.3 Seguimiento y medición de
procesos
Código de
4.4.2 Acción Correctiva y comercio
preventiva
4.4.3 Registros Los especificados en los
Cumplimiento a lo pactado en los
4.6 Mejora Continua. procedimientos e instructivos
contratos y/o cotizaciones de servicio.
aplicables al proceso.
Estándares A

1.a Procedimientos de seguridad

8.4 Análisis de datos
4.a Verificación par a la Pre-
8.5.2 Acción correctiva contratación
8.5.3 Acción preventiva
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE DEL AREA PROPUESTO POR APROBADO POR FECHA VERSION DEL CAMBIO
Inclusión de procesos proveedores y Linett Segrera
Jefe del proceso Linett Segrera Fernández 10-Jun-09 1
clientes Fernández
Cambio total de presentación, se
cambiaron de formatos PowerPoint a Linett Segrera
Jefe del proceso Linett Segrera Fernández 03-Ags-10 2
formatos Excel que permiten mejor Fernández
manejo.
Inclusión de requisitos generales Linett Segrera
Jefe del proceso Linett Segrera Fernández 15-Jul-11 3
aplicables a los procesos Fernández
Inclusión de actividades relacionadas
Linett Segrera
con el sistema de gestión y control en Jefe del proceso Linett Segrera Fernández 13-Ags-12 4
Fernández
seguridad
 Proceso: PLANEACION DEL SERVICIO Clase de Proceso: OPERATIVO
Código: SERP1C4 Fecha ultima revisión: 13-Ags-12
OBJETIVO PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Programación de operaciones SERP14IV Orden de servicio
Prever y alistar oportunamente los
recursos necesarios para prestar un Atención telefónica servicio de montacargas Programación de personal
servicio ajustado a la calidad SERP9IV Programación de Operaciones
acordada con el cliente
Diferencia en longitudes de eslingas SERP16IV
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR
Inspección preliminar para determinar
Ordenes de servicio
condiciones del servicio. Decisiones sobre la
Conocer las características de la carga o del prestación del servicio
Contratación de servicio
servicio.
Confirmación de datos del servicio (lugar,
hora, tiempo de labor, a nombre de quien se Orden de servicio
Listado de personal
elabora la factura, número de identificación, y diligenciadas
dirección.

Elaboración de la programación de
Programación de
Equipos disponibles operaciones y personal (Asignación de
operaciones y personal
personal, equipos y materiales).
Confirmación del personal que actuará en el Acciones preventivas
Planos de estiba
servicio . debidamente
Comercial, Confirmar disponibilidad de equipos implementadas
Talento Programación de
buques SPSM Equipos en sitios de
Humano, Alistamiento y traslado de equipos. Ejecución del Servicio,
trabajo
Mantenimiento, Facturación y Cartera
y Planeación Personal Lista de personal para
Ingreso de personal.
estratégica. ingreso al puerto
Pedidos de
Libreta de Buques Programación suministro de alimentación. alimentación a
Proveedores

Personal debidamente
Instrucciones al personal
instruido
Cotizaciones de servicio
Oportunidades de
Reporte y tratamiento a oportunidades de mejora debidamente
mejora, Acciones preventivas y correctivas tratadas
Insumos Requeridos Resultados de la
Gestión del Riesgo gestión del riesgo.
Informe de indicadores
Indicadores de gestión.
de gestión.
RECURSOS RESPONSABLES PARÁMETRO DE SEGUIMIENTO META
Personal Utileros 90% de los servicios prestados tenga
Asistente de % de planeaciones elaboradas al mes.
Hardware planeación del servicio.
operaciones
Equipos Supervisores Inferior o igual al 1% de las
Quejas de clientes por deficiencias en la planeación del
programaciones realizadas
Papelería Jefes de operaciones servicio.
mensualmente

REQUISITOS GENERALES PARA EL PROCESO

DE NORMA
ISO 9001:2008 BASC V3 2008 DE LEY INTERNOS DE CLIENTES
4.2.1 - Generalidades de la
4.2.3 - Control de documentos
planeación
4.2.3 Requisitos legales y de
4.2.4 - Control de registros
otra índole.
7.1 Planificación de la realización
4.3.5 - Control de documentos
del producto
Todo lo establecido en
7.2 Procesos Relacionados con el 4.4 Verificación, acción N/A los procedimientos e Requisitos del servicio
cliente correctiva y/o preventiva instructivos
8.2.3 Seguimiento y medición de
procesos

4.6 Mejora continua

 Todo lo establecido en
N/A los procedimientos e Requisitos del servicio
instructivos

8.4 Análisis de datos 4.6 Mejora continua

8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
 Proceso: EJECUCIÓN DEL SERVICIO Clase de Proceso: OPERATIVO

Código: SERE1C5 Fecha ultima revisión: 13-Ags-12

OBJETIVO PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Reporte de llenado de contenedores
Libreta de buques
Uchuva
Cartas Tecnológicas para: Halado de pallets de Plano de llenado, Consolidados de
Ejecutar el servicio acorde a la contratación y banano e izado a bodega buque, Halado de tarja (incluye los registros de Reporte de condiciones inseguras
planeación para lograr la satisfacción del pallets de uchuva y llenado de contenedores, chequeo)
cliente y los beneficios para la empresa Llenado de contenedores con banano a granel,
Tarja. Actas de Comité Operativo Email Clientes (recibidos y enviados)
Ordenes de servicio debidamente
diligenciadas.
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR
Programación de Personal Asignación, registro y control de tareas en frente de
Carga debidamente
y equipos trabajo
estibada en bodegas de
Insumos Requeridos Cargue y/o descargue de buques y vehículos buques y/o contenedores

Informes y
Personal Tarja, Monitoreo, Inspecciones de calidad. recomendaciones al
cliente.
Tratamientos especiales a la carga ( refrigeración,
Orden de servicio Consolidación de tarja.
selección, empaque, entre otras)

Cartas tecnológicas,
procedimientos e
instructivos de trabajo.
Planos de estiba.
Planeación del servicio,
Planeación estratégica, Equipos y herramientas
Mejoramiento Continuo,
Talento Humano
Descripciones de servicio
Formatos aplicables al
proceso.
Información para factura
Llenado y vaciado de contenedores
y nomina.
Registros en libreta de
Preparación de informes para clientes
buques Planeación Estratégica, Mejoramiento
Actas de Comité Continuo, Mantenimiento,
Asesorías a clientes
Operativo. Facturación y Cartera, Talento
Orden de servicio Humano, Financiero
Supervisión del servicio
debidamente consolidada
Elaborar costeos por servicio y firmada por el cliente
Informes de Indicadores
Comité Operativo
de Gestión.

Reportes de condiciones inseguras para la carga, el Situaciones inseguras

Libreta de Buques
trabajador, la empresa y el cliente. debidamente reportadas

Reporte y tratamiento de Oportunidades de mejora y

calculo de costos
Acciones Preventivas, elaboración de informes de
operativos por servicio
Indicadores de gestión.
Gestión del Riesgo
Resultados de la gestión
Consolidación de datos del servicio del riesgo.
 RECURSOS RESPONSABLES PARÁMETRO DE SEGUIMIENTO META
Software (Hojas
electrónicas Personal operativo,
programación de Asistente de Operaciones Mensualmente se debe hacer seguimiento mínimo
buques) Seguimiento a costos y utilidad operativa. a dos servicios representativos y la utilidad
Personal Supervisores operativa no debe ser inferior al 30%
Equipos Jefes de operaciones
El 0% del total de la carga manejada
Materiales e insumos Gerencia Daños y /o averías a la carga
mensualmente.
REQUISITOS GENERALES PARA EL PROCESO
DE NORMA
DE LEY INTERNOS DE CLIENTES
ISO 9001:2008 BASC V3 2008

4.2.3 - Control de documentos 4.2.2 - Gestión del Riesgo.

Registro de Operador
4.2.3 Requisitos legales y de Portuario
4.2.4 - Control de registros
otra índole.

7.5.1 Control de la producción y prestación del

4.3.5 - Control de documentos Certificaciones de equipos Los definidos en los
servicio
procedimiento e Los establecidos en contratos y
instructivos establecidos cotizaciones.
7.5.5 Preservación del producto 4.3.6 Control Operacional. para el proceso.
Seguros de equipos y
4.4 Verificación, acción vehículos
8.2.3 Seguimiento y medición de procesos
correctiva y/o preventiva
8.3 Control de producto
no conforme
8.4 Análisis de datos
4.6 Mejora continua Póliza RC
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE DEL AREA PROPUESTO POR APROBADO POR FECHA DEL CAMBIO
Inclusión de procesos proveedores y clientes Jefe del proceso Linett Segrera Fernández Linett Segrera Fernández 10-Jun-09 1
Cambio total de presentación, se cambiaron
de formatos PowerPoint a formatos Excel que Jefe del proceso Linett Segrera Fernández Linett Segrera Fernández 03-Ags-10 2
permiten mejor manejo.
Inclusión de requisitos generales aplicables a
Jefe del proceso Linett Segrera Fernández Linett Segrera Fernández 15-Jul-11 3
los procesos
Inclusión de actividades relacionadas con el
Jefe del proceso Linett Segrera Fernández Linett Segrera Fernández 13-Ags-12 4
sistema de gestión y control en seguridad
 Proceso: TALENTO HUMANO Clase de Proceso: APOYO
Código: TLHV1C5 Fecha ultima revisión: 13-Agosto-12
OBJETIVO PROCEDIMIENTOS: Documentos REGISTROS
Evaluación Desempeño Personal
Procedimiento de Talento Humano Programación y control de capacitaciones Hojas de vidas Visita Domiciliaria
Operativo Admón.

Contar con personal idóneo con alto grado de motivación
y sentido de pertenencia que soporte la calidad y
seguridad del servicio.
PROCESO PROVEEDOR ENTRADAS
Formatos para Hojas de vida BASC
Necesidades de capacitación
Planillas de EPS; ARP y AFP
Perfiles de cargo
Actas de inducción y
Instructivo de Selección de Personal Procedimiento Evaluación de desempeño Base de datos de empleados
reinducción.
Reporte incidentes y accidentes
Entrega dotación y elementos
Instructivo de Inducción al Personal Reglamento interno de trabajo protección personal
Boletas de reclamo Paz y Salvo Retiro personal
Instructivo para Trámite de Reclamo de Lista de Chequeo Requisitos de
Reglamento de higiene y seguridad industrial Certificación del Logro Actas de Reunión General
Ingreso
Boleta de Nómina
Control de asistencia Programación de Cursos y Charlas
Instructivo para Retiro de Personal Programa de convivencia laboral capacitaciones personal
Requisición de personal
Técnicas
ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE
Diligenciamiento, actualización y control de hojas de vida. Hojas de vidas actualizadas
Plan de capacitación, Personal
Elaboración y seguimiento del programa de capacitación capacitado, Actas de asistencias a
capacitaciones
Liquidación seguridad social Personal con seguridad social al día.
Manuales de funciones aprobados,
Elaboración y actualización de manuales de funciones.
difundidos y entendidos por el personal.

Requerimientos del personal Inquietudes y quejas de personal

Atención de inquietudes, quejas y reclamos del personal.
(Inquietudes, reclamos, quejas, etc.) debidamente tratadas.
Información de empleados Manejo de base de datos de trabajadores Base de datos de personal actualizada

Formato de evaluación de desempeño Elaboración de evaluaciones de desempeño y toma de Personal evaluado y retroalimentado.
y resultados anteriores correctivos con los resultados Programa de mejoramiento a implementar.

Formato de visitas domiciliarias y

Todos los procesos.
resultados anteriores
Requisición de compra
Requerimiento de personal
Normatividad de la empresa
Terminación de contratos laboral
Realización de visitas domiciliarias Personal visitado Todos los procesos
Personal con la dotación necesaria para
Solicitud y entrega de dotación.
cada cargo.
Proceso de selección e ingreso de personal. Necesidades de personal cubiertas.
Velar por el cumplimiento de Reglamento interno de trabajo,
Sanciones por incumplimientos a la
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, entre otras
normatividad de la empresa
normas.
Proceso de retiro de personal. Personal debidamente retirado.

Reportes de Accidentes e incidentes Reportar ante las entidades competentes, realizar investigación, Accidentes e incidentes debidamente
de trabajo analizar causas y establecer acciones correctivas. reportados y tratados.

Dar tratamiento a requerimientos realizados por entidades de

Requerimientos de tipo legal
Matrices de Riesgo
Requerimientos de entidades de tipo legal,
tipo legal como: Ministerio Protección social, SENA, ARP, EPS,
debidamente atendidos
Demandas laborales, entre otros.
Gestión del riesgo Resultados de la Gestión del riesgo
 Proceso: TALENTO HUMANO Clase de Proceso: APOYO
Código: TLHV1C5 Fecha ultima revisión: 13-Agosto-12
RECURSOS RESPONSABLES PARAMETRO DE SEGUIMIENTO META
Calificación de desempeño individual superior al 68% del máximo y colectivo
Personal Evaluación de Desempeño
del 70%.
Elementos de protección
% Ausentismo del Personal Hasta el 20% del total de horas/hombre trabajadas en el trimestre.
personal.
Papelería % De Cumplimiento de los Programas de Bienestar Social Superior o igual al 70% de las actividades planeadas trimestralmente.

Sala Capacitación Jefe y auxiliar de Talento Humano % De Cumplimiento de los Cronogramas de Capacitación. Mayor o igual al 85% de las capacitaciones programadas.

% Cumplimiento cronogramas de visitas domiciliarias. Mayor o igual al 85% de las visitas programadas.

% De Accidentalidad La accidentalidad debe estar entre 0 y 1 accidentes en el trimestre.

Ayudas audiovisuales % De Personal Capacitado Mayor o Igual al 70% del total de trabajadores Anualmente.
REQUISITOS GENERALES PARA EL PROCESO
DE NORMA DE LEY INTERNOS DE CLIENTES
ISO 9001:2008 BASC V3 2008
Parafiscales y Seguridad
4.2.3 - Control de documentos Estándar 4, 4a, 4b, 4c, 4d. Parte A Pagos de seguridad social.
Social
Suministro de dotación apropiada.
4.2.4 - Control de registros Estándar 8, 8a, 8b Parte A Copaso
Dotación.
Reglamento Interno de
6.2 Recurso Humano Estándar 2.4. Parte B Personal idóneo para cada operación.
Trabajo Todo lo establecido en los
Estándar 3.1 - 3.2 - 3.3 - 3.4 - 3.5 - Reglamento de Higiene y procedimientos e instructivos
6.4 Ambiente de trabajo
3.6 Parte B Salud
Programa de Salud
8.2.3 Seguimiento y medición de procesos Estándar 4.7. Parte B
Ocupacional
8.4 Análisis de Datos Estándar 4.8. Parte B

CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE DEL AREA PROPUESTO POR APROBADO POR FECHA VERSION DEL CAMBIO
Inclusión de procesos proveedores y clientes Jefe del proceso Linett Segrera Fernández Linett Segrera Fernández 10-Jun-09 1
Cambio total de presentación, se cambiaron
de formatos PowerPoint a formatos Excel que Jefe del proceso Linett Segrera Fernández Linett Segrera Fernández 03-Ags-10 2
permiten mejor manejo.
Inclusión de requisitos generales aplicables a
Jefe del proceso Linett Segrera Fernández Linett Segrera Fernández 15-Jul-11 3
los procesos
Inclusión de actividades relacionadas con el
Jefe del proceso Linett Segrera Fernández Linett Segrera Fernández 13-Ags-12 4
sistema de gestión y control en seguridad
 Proceso: MANTENIMIENTO Clase de Proceso: APOYO

Código: MANV1C5 Fecha ultima revisión: 13-Ags-12

OBJETIVO PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Mantenimiento de montacargas
Asegurar la disponibilidad de los equipos a través de la Instructivo para revisión diaria de
efectividad del mantenimiento, garantizando el cumplimiento de montacargas MAM1IV Libreta de control de combustible
los requisitos esperados por el cliente en la ejecución del
servicio.
Manuales de fabrica de equipos Actas de mantenimiento a equipos
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR
Planillas de
Diligenciamiento de planillas de equipos mantenimiento
Solicitudes de actualizadas
mantenimiento.
Informes de indicadores
Indicadores de gestión
de gestión.

Evaluación de los equipos Requisiciones de compras

Información escrita en
tableros de la empresa.
Informacion de los
Planeación y operadores
Ejecución del servicio
Planillas de equipos.
Requisición de repuestos y servicios Equipos en optimas
condiciones y actas de
Realizar los mantenimientos preventivos y mantenimiento preventivo,
correctivos correctivo. Planeación del Servicio,
Ejecución del servicio
Equipos listos para
Alistamiento de equipos para operaciones
operaciones

Manuales de Certificados de equipos

Certificación anual de equipos.
mantenimiento. vigentes
Taller debidamente
Libreta de buques. Organización taller
organizado.

Acciones correctivas y
Insumos Requeridos Tratamiento a No conformidades
preventivas

Resultados de la Gestión
Gestión del riesgo
del Riesgo
RECURSOS RESPONSABLES PARAMETRO DE SEGUIMIENTO META
Personal Mecánicos
Repuestos e insumos Jefe de mantenimiento Parada de equipos inferior al 20% de
Número horas fuera de servicio de los equipos.
las horas laboradas por el equipo.
Económicos
El consumo no debe superar el 10% de
Seguimiento a consumo de combustible de montacargas
lo establecido por el fabricante.
REQUISITOS GENERALES PARA EL PROCESO
DE NORMA
ISO 9001:2008 BASC V3 2008 DE LEY INTERNOS DE CLIENTES
4.2.1 - Generalidades de la
4.2.3 - Control de documentos
planeación Seguros de los
equipos.
4.2.4 - Control de registros 4.3.5 - Control de documentos
6.3 Infraestructura
4.4 Verificación, acción Revisión tecno
7.6 Control de los dispositivos de correctiva y/o preventiva Los definidos en los
seguimiento y medición. mecánicas de Disponibilidad de los
procedimientos e
equipos equipos a la hora
8.2.3 Seguimiento y medición de procesos instructivos aplicables al
requerida.
proceso.
Certificación de
8.4 Análisis de datos 4.6 Mejora continua inspección de
Equipos
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE DEL AREA PROPUESTO POR APROBADO POR FECHA
DEL CAMBIO
Inclusión de procesos proveedores y Linett Segrera
Jefe del proceso Linett Segrera Fernández 10-Jun-09 1
clientes Fernández

Cambio total de presentación, se cambiaron

Linett Segrera
de formatos PowerPoint a formatos Excel Jefe del proceso Linett Segrera Fernández 03-Ags-10 2
Fernández
que permiten mejor manejo.

Inclusión de requisitos generales aplicables Linett Segrera

Jefe del proceso Linett Segrera Fernández 15-Jul-11 3
a los procesos Fernández

Inclusión de actividades relacionadas con el Linett Segrera

Jefe del proceso Linett Segrera Fernández 13-Ags-12 4
sistema de gestión y control en seguridad Fernández
 Proceso: COMUNICACIONES Clase de Proceso: APOYO

Código: CMNV1C5 Fecha ultima revisión: 13-Ags-12

OBJETIVO PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Norma fundamental para documentos. CMND1NV
Entrada y salida de correspondencia
Control documentos. CMND2PV
Tener un proceso de comunicación en el interior y con el
exterior de Eficarga que sea claro, ágil, suficiente, con Listados maestros de documentos y
Control de registros. CMNR2PV
documentos y registros adecuados, para facilitar y coordinar registros
todos los procesos Instructivo para manejo de e-mail CMND6IV Documentos emitidos y recibidos
Políticas de firma y sello Pagina Web, Correos electrónicos
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR

Doc-Reg. Internos y
Emitir, recibir, revisar, actualizar archivar y
externos, libretas Documentos escritos
controlar documentos.
radicación de documentos
(salidas y entradas) que
afecten la calidad del
servicio. Recibir, clasificar, tramitar y archivar registros
Documentos por Internet
y documentos

Internet, Correos Emitir Boletines informativos, Manejo de

Controles de teléfonos
electrónicos, Pagina Web Pagina Web y Correos electrónicos

Control de teléfonos, manejo de correos

Todos los procesos Publicaciones Todos los procesos
electrónicos
Necesidad de comunicar Administración y control del archivo general
Pagina Web
ordenes, recibir peticiones activo e inactivo de la empresa
de trabajadores y clientes,
proveedores. Acciones de mejoras al proceso E-mails enviados y recibidos

Análisis de datos del proceso Imagen de la empresa

Radios, Teléfonos Velar por el buen uso de logos
Insumos Requeridos Control de Carteleras. Archivo debidamente Organizado
Resultados de la Gestión del
Gestión del Riesgo Riesgo
RECURSOS RESPONSABLES PARÁMETRO DE SEGUIMIENTO META
Recepcionista
Documentos y
Registros Responsable de
Teléfono, Comunicaciones
archivadores.
Internet, Cartelera, Revisión aleatoria de documentos y registros. Una revisión trimestral
Pagina Web,
Radios
 Revisión aleatoria de documentos y registros. Una revisión trimestral

Software y Hardwar

REQUISITOS GENERALES PARA EL PROCESO

DE NORMA
DE LEY INTERNOS EXTERNOS
ISO 9001:2008 BASC V3 2008
4.2.3 - Control de documentos 4.3.3 Comunicaciones Proveedores
Permisos para
4.3.4 Documentación del portar radios Control uso de logos
4.2.4 - Control de registros Sistema Los estipulados en certificaciones
procedimientos e instructivos del
5.5.3 Comunicación interna 4.3.5 Control de Documentos proceso.
8.2.3 Seguimiento y medición de
4.4.3 Registros
procesos
8.4 Análisis de datos ESTÁNDARES A
8.5.2 Acción correctiva 8. Seguridad de Tecnología de
8.5.3 Acción preventiva información

ESTÁNDARES B

4.5 Sistema adecuado

comunicación con supervisores,
encargados de seguridad y
autoridades nacionales y
extranjeras

7. Control de documentos y de
información.
 Proceso: COMPRAS E INVENTARIO Clase de Proceso: APOYO

Código: CMPV1C5 Fecha ultima revisión: 13-AGS-12

OBJETIVO PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Tabla de factores de criticidad
por grupo de proveedores
Procedimiento de compras CMPV9PV Cotizaciones Recibidas
Requisición interna de
Instructivo para calificación de proveedores Visita proveedores alimento compras
CMPV13IV Orden de compra
Listado de proveedores aprobados
Asegurar que el producto adquirido cumpla
con los requisitos de tiempo, precio, garantía Instructivo de pedido y recibo de alimentación Control de comidas
y calidad especificados por la empresa CMPA2IV Calificación de Proveedores
Resultados de revisión de
proveedores ante entidades
como procuraduría, contraloría,
Procedimiento para manejo de inventarios de Banco de proveedores lista Clinton.
activos fijos
Acuerdos con proveedores sobre
compromisos de seguridad
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR
Solicitud o requisición de Estudio de necesidad o conveniencia del bien a
insumos. adquirir.
Formato de Requisición de Solicitud de cotizaciones a proveedores
Compra aprobados.
Cotizaciones aprobadas
Lista de proveedores
Análisis de cotizaciones recibidas.
aprobados.

Cotización Proveedores Selección de proveedor.

Formato de Ordenes de
Elaboración de orden de compra. Orden de compra tramitada
Compra
Formato para evaluación de Acuerdos de descuento y de pago, tiempos de
Cuentas por pagar
proveedores. entrega.
Recibo y revisión de la mercancía. Insumos comprados
Evaluación y seguimiento del proveedor y Proveedores y productos y/o
Tabla de factores de criticidad.
producto y/o servicio adquirido. servicios evaluados
Informe seguimiento producto y
Todos los procesos Inventario de elementos Evaluación y seguimiento al producto Todos los procesos
proveedores
Resultados de Evaluación
Retroalimentación con proveedores Comunicaciones a proveedores
Proveedores
Actualización de inventarios. Inventario Actualizado
Formatos para entrega de Asignación de responsabilidades sobre
Inventarios entregados
inventarios inventarios
Firma de acuerdos con los proveedores
Acuerdos de seguridad
referentes al compromiso con el cumplimiento
debidamente firmados
de normas de seguridad aplicables a Eficarga

Verificación de antecedentes de proveedores

Cronogramas de visitas a clientes
ante entidades de tipo legal.
 Proceso: COMPRAS E INVENTARIO Clase de Proceso: APOYO

Código: CMPV1C5 Fecha ultima revisión: 13-AGS-12

Seguimiento y Control de Inventarios Informes de seguimiento

Resultados de la Gestión del

Identificación de Riesgos Gestión del Riesgo
riesgo
RECURSOS RESPONSABLES PARAMETRO DE SEGUIMIENTO META
El cumplimiento de los requisitos de compras
Personal Jefe de Compras Seguimiento trimestral al cumplimiento de los requisitos de compra
debe ser igual o superior al 90%.

Jefes de Operaciones Los proveedores deben alcanzar al menos el

Asignación
70% a nivel general y el 60% en los ítems
presupuestal
Jefe Administrativa críticos.
Desempeño de los proveedores Al menos el 90% de los proveedores a los que
se les efectuó compras en el periodo deben
Software y Hardware Gerencia
superar la evaluación que se realiza al final del
año.
REQUISITOS GENERALES PARA EL PROCESO
DE NORMA
DE LEY INTERNOS EXTERNOS
ISO 9001:2008 BASC V3 2008
4.2.3 - Control de documentos 4.3.5 Control de Documentos
Facturas legales
4.2.4 - Control de registros 4.4.3 Registros
4,4,2 Acción Correctiva y/o
7.4 Compras Preventiva Retefuente
8.2.3 Seguimiento y medición de procesos ESTANDARES A Los definidos en los
Los pactados por los
procedimientos e instructivos
1,b. Asegurar que los proveedores proveedores
8.4 Análisis de datos establecidos para el proceso.
sigan las recomendaciones BASC. IVA
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
Industria y Comercio
 Proceso: FACTURACIÓN Y
Clase de Proceso: APOYO
CARTERA
Código: FACV1C6 Fecha ultima revisión: 13-Ags-12
OBJETIVO PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Procedimiento de facturación
Facturas Actas de comité cartera.
FACF2PV.
Procedimiento cartera FACC4PV Cartas de cobro Ingresos
Instructivo de gestión de cobro Control de ordenes de
Facturar y recaudar los dineros FACC7IV Informes comités cartera
servicio y facturación.
oportunamente, administrar su flujo
en la empresa y bancos. Instructivo copia de seguridad FACF8IV Ficha de clientes para cartera Estado de cartera
Fechas limites recibo facturación
Gestión de Cobro
clientes
Indicadores de facturación
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR
Facturas Proforma Elaboración de facturas clientes Facturas emitidas
Ordenes de servicio Recibo de pagos y elaboración de ingres Recibos de cajas emitidos
Informes de indicadores
Indicador de gestión
Programa de de gestión
facturación. Reporte y tratamiento a no Acciones correctivas
conformidades implementadas
Formato de gestión Atención a clientes (personal y
Clientes atendidos
de cobro telefónica)
Estado de cuentas por
Informe de estado de cuentas por
Cotizaciones cobrar clientes
cobrar clientes
actualizado
Información de Archivo de documentos generados por Información debidamente
clientes el proceso. organizada.
Comercial, Formato para control
Copias de seguridad
Ejecución del de ordenes de Elaboración de copias de seguridad.
actualizadas
Servicio, servicio
Planeación Emitir Cartas de cobro a clientes Cartas de cobros Financiera, Comercial,
Estado de cartera
Estratégica, Talento morosos enviadas Planeación Estratégica.
Humano y Registros en formato de
Mejoramiento Insumos Requeridos Manejo de caja menor
gestión de cobro
Continuo.
Liderar el comité de facturación y
cartera comités de facturación y
Documentos de tipo cartera desarrollados
legal suministrados por ( informes, actas, etc.)
Elaborar listado de clientes morosos
el cliente (Rut, Cámara
de Comercio,
Fotocopias de cedulas
de ciudadanía , etc.) Acciones preventivas
Implementación de acciones preventiva
implementadas

Recomendaciones para
Realizar el cobro de la cartera y dejar asignación y
registro de la gestión. mantenimiento de crédito.
Resultados de la Gestión
Gestión del riesgo del Riesgo
RECURSOS RESPONSABLES PARÁMETRO DE SEGUIMIENTO META
Software contable Mensajero Promedio de días en facturación Por cliente (Ver tabla anexa)
Asistente de
Promedio de días en entrega al cliente Dos días hábiles.
Papelería operaciones
Personal Responsable de carte % de facturas anuladas 5% de las facturas emitidas
Jefe Administrativo Rotación de cartera 30 en días y 1 en veces.
Gerencia Seguimiento a gestión de cobro en base de datos. Mínimo 5 registros de cobro semanal.
REQUISITOS GENERALES PARA EL PROCESO
DE NORMA DE LEY INTERNOS DE CLIENTES
ISO 9001:2008 BASC V3 2008
Fechas de cierre de
4.3.5 Control de Autorización de facturación.
4.2.3 - Control de documentos documentos facturación por la
4.4 Verificación, acción DIAN:
4.2.4 - Control de registros Los estipulados en los
correctiva y/o preventiva. Fechas de recibo de
procedimientos e facturas
8.2.3 Seguimiento y medición de instructivos del proceso.
4.6 Mejora Continua. % de Impuestos
procesos
estipulados.
8.4 Análisis de datos 8. Seguridad de tecnología Entrega de información
8.5.2 Acción correctiva de información necesaria para tramites
de pago.
 Entrega de información
necesaria para tramites
8.5.3 Acción preventiva de pago.

CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE DEL AREA PROPUESTO POR APROBADO POR FECHA DEL
CAMBIO
Inclusión de procesos proveedores Linett Segrera
Jefe del proceso Linett Segrera Fernández 10-Jun-09 1
y clientes Fernández

Cambio total de presentación, se

cambiaron de formatos PowerPoint Linett Segrera
Jefe del proceso Linett Segrera Fernández 03-Ags-10 2
a formatos Excel que permiten Fernández
mejor manejo.

Inclusión de requisitos generales Linett Segrera

Jefe del proceso Linett Segrera Fernández 15-Jul-11 3
aplicables a los procesos Fernández

Inclusión de actividades
Linett Segrera
relacionadas con el sistema de Jefe del proceso Linett Segrera Fernández 13-Ags-12 4
Fernández
gestión y control en seguridad
 Proceso: SISTEMA INTEGRAL DE GESTION SIG (CALIDAD Y
Clase de Proceso: MEJORA
SEGURIDAD)
Código: SIGV1C5 Fecha ultima revisión: 13-Ags-12
OBJETIVO PROCEDIMIENTOS REGISTROS

Norma ISO 9001:2008 Actas de Revisión gerencial

Actas de Comités: Operativo, Admón., Cartera y
Establecer los lineamientos y políticas que conduzcan a la satisfacción del Norma BASC V3 - 2008 Gerencial.
cliente (interno y externo) y aseguren la continuidad de la empresa a través
de la revisión, el control y el establecimiento de acciones de mejora. Procedimiento Coordinación y revisión del Sistema Integrado de
Informes de Auditorias
Gestión (SIG).

Manual del Sistema Integrado de Gestión (SIG)

PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR
Políticas y directrices de calidad Recursos Asignados
Verificar el cumplimiento de los estándares de calidad.
y seguridad. Modificaciones al SIG

Políticas, Normas, estándares y Asegurar que las políticas, normas, estándares, y directrices Actas de difusión de Políticas,
directrices de Calidad y de calidad y seguridad sean difundidas entre los clientes, normas, estándares, directrices de
seguridad. empleados, y proveedores. calidad y seguridad
Revisar coherencia y validez de: misión, visión, DOFA, Política Actualización de Cultura
Cultura Organizacional
del sistema de gestión integrado, objetivos del SGI. Organizacional, Manual de SIG.
Manual de calidad Realizar modificaciones al SIG Planes de Mejoras
Todos los procesos Todos los procesos
Procedimientos e instructivos de Auditorias internas al SGC y SGCS Resultados de auditorias internas a
trabajo, Norma ISO 9001:2008 y los sistemas de SGC y SGCS
BASC V 3 de 2008 Informes de resultados de
Verificación del desempeño de los SGC Y SGCS
indicadores de gestión
Planeación estratégica,
resultados de procesos, Resultados de la Gestión del
Gestión del Riesgo
objetivos, metas, etc. Riesgo

Resultados de proceso, Revisiones gerenciales a SGC y SGCS Actas de revisiones gerenciales

RECURSOS RESPONSABLES PARAMETRO DE SEGUIMIENTO META

Equipo directivo
Seguimiento al Cumplimiento del plan de acción implementado en el acta de
Se debe cumplir al menos en un 80%
Papelería Equipo de planeación revisión gerencial
Software estratégica, Coordinador del SIG
y Gerencia.
% de cumplimiento estándares BASC Mínimo el 85% de los estándares
Inspecciones de seguridad Mínimo una trimestral
REQUISITOS GENERALES PARA EL PROCESO
DE NORMA INTERNOS DE CLIENTES
DE LEY
ISO 9001:2008 BASC V3 2008
4.2.3 - Control de documentos 4.1 - Política de control y seguridad Registro en Cámara de
Comercio
 Registro en Cámara de
4.2.4 - Control de registros 4.2.1 - Generalidades de la planeación Comercio
5.1- Compromiso de la dirección 4.2.4 - Previsiones
5.3 - Política de calidad 4.3.5 - Control de documentos Póliza de
responsabilidad Civil
5.4.1 - Objetivos de calidad 4.3.6.
4.4 Control operacional.
Verificación, acción correctiva y/o
5.4.2 Planificación del SGC preventiva Renovación Registro Los descritos en los procedimiento Cumplimiento con todos los
5.6 Revisión por la dirección 4.6 Mejora continua Operador Portuario e instructivos aplicables al proceso. requisitos acordados.
8.2.3 Seguimiento y medición de procesos ESTANDARES B
8.4 Análisis de datos 2.1 Diagnostico inicial
8.5.2 Acción correctiva 2.2 Política de Seguridad
8.5.3 Acción preventiva 2.3 Objetivos de seguridad
2.7 Manual de seguridad

7 Control de documentos y de información.