BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan

pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang
pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan kantor seperti : Menerima tamu , Menerima
telepon,Mengambil dikte dan melatinkan, Menyimpan surat Untuk itu seorang
pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris
akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan
misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga
bantuan hukum. Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara
yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara
sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.
Untukmenjadisekretarisprofesionalmemangbanyak yang
harusdipelajaridanditerapkan.Agar
bisamemenuhisyaratsebagaisekretarisprofesionalperlubanyaklatihan,
sepertimengelola agenda jadwalpimpinan, menanganikaskecil,
mengoperasikanteknologiinformasi, korespondensi, menanganisurat-
suratmasukdankeluarsertamengelola agenda
kegiatanpimpinan.
Eksistensidanfungsisekretaristidaklahsekadar
“pembantuataupenggembirapimpinan”.Sekretarisbukanlagiobyek,
tetapisubyekpentingdalamsebuahorganisasiatauperusahaan.Ibaratsebuahmesin,
sekretarismerupakankomponenpenting yang
keberadaandankinerjanyaakanberpengaruhterhadapkinerjamesinitusecarakeseluru
han.Tugasseorangsekretarissangatkompleksdanberagam,
sehinggaapabilatidakdikuasai, tugas-
tugastersebutakanmenghambatpekerjaanpimpinan.

1.2 RumusanMasalah

Berdasarkanlatarbelakangyang diuraikandiatas,
makadapatdirumuskanpermasalahannyasebagaiberikut :

1) Bagaimanaetika yangdalammenanganitelepon?
2) Hal-halapasaja yang harusdiperhatikandalammencatatpesantelepon?

3) Apasaja yang harusdiperhatikandalammenelepon?

1.3 TujuanPenulisan

1. UntukmemenuhitugasmatakuliahKesekretarisan

2. Untukmengetahuietikadalammengelolatelepon

3. Untukmengetahuihal-halapasaja yang
harusdiperhatikandalammencatatpesan

Telepon

4. Untukmengetahuiapasaja yang harusdiperhatikandalammenelepon

1.4 MetodedanTeknikPenulisan

1.4.1 MetodePenulisan

Metode penulisan yang digunakan penulis yaitu menggunakan metode deskriptif.

Metode penelitian deksriptif adalah suatu metode menulis dengan cara
menguraikan permasalahan yang berhubungan dengan materimakalahini.

1.4.2 TeknikPenulisan

Dalam membuat karya tulis ini, penulis mengumpulkan data dengan cara
studi pustaka yaitu mengumpulkan sumber-sumber, data, informasi, dan materi-
materi yang berasal dari buku, artikel,internet.
BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PengertianTelepon

Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh
dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan
alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang
semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana
penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat
baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat
komunikasi yang multiguna, dan beraneka ragam model.

2.2 EtikaMenanganiTelepon

Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan
menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon
sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam
pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau
mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau
Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali
beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu,
perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa –
gesa atau marah. Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara
Anda. Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang
yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda
berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu menelepon. Akibat pelayanan telepon
yang kurang menyenangkan bisa menghancurkan seluruh usaha perusahaan.
Demikian, sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik
kepada kantor.

2.3Langkah – Langkah dan Pelayanan Telepon:

1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah
diperlukan.
2. Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan letakanlah
di meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.
3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.
4. Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan dengan jelas,
perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan nada suara tidak
boleh datar.
5. Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya.
6. Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapa yang
mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan
dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam keadaan mendesak.
7. Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak dapat membantu
penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan bisa ditemui.
8. Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani
pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima
telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama agar mau menunggu, jawablah
panggilan penelepon kedua, mintalah padanya supaya dia mau menunggu
sementara Anda menyelesaikan pembicaraan pertama, serta minta maaf karena
harus menunggu. Sekretaris yang bertanggung jawab penuh atas kelancaran
menerima telepon dan menelepon dapat membina hubungan baik antara kantor
dengan kantor lain.

2.4 MencatatPesanTelepon

Sekretaris harus mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicaraan dalam
telepon.Untuk mempermudah komunikasi, setiap tempat telepon di kantor harus
disediakan juga alat tulis dan lembar pesan telepon (LPT), untuk mencatat pesan
telepon.

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan yaitu :

1. mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor
telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon.
2. memindahkan segera ke lembar pesan telepon (LPT).
3. meletakkan pesan telepon diatas meja orang yang dituju atau diatas meja
pimpinan agar mudah terlihat.
4. meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali.

Cara mencatat isi pesan, yaitu:

1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya
saja. kalimat utama dicatat sedangkan kalimat penjelasnya tidak perlu sicatat.
2. diulangi kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar
dari kesalahan.
3. pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis

2.5Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Menelpon

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berbicara menggunakan telpon

yaitu :

1. Terimalah telpon dengan tenang

2. Berikanlah perhatian sepenuhnya pada saat anda mengangkat telpon

3. Jangan menerima telpon sambil berbicara dengan orang ketiga ataupun

sambil merokok bahkan makan.

4. Biasakan selalu tersenyum pada saat menelpon,karna itu membuat kesan

lebih ramah dan sopan.

5. Bicaralah dengan gaya bicara yang wajar.

6. Berbicaralah dengan kecepatan normal,langsung dihadapan transmitter.

7. Berhati-hatilah dalam berbicara agar nada kesal,tidak sabar tidak kentara

pada suara.

8. Pergunakanlah kalimat yang jelas dan sistematis.

Cara menerima telepon yang harus dilakukan dalam menelpon yaitu :

1. Segeralah mengangkat telpon apabila telpon berdering.

Bersikap bijaksana untuk selalu menganggap bahwa semua telpon yang masuk
adalah penting.usahakan tidak membiarkan telpon berdering terlalu lama sebab
telpon yang terus menerus berdering akan menjadi sumber suara yang bising dan
dapat menganggu ketenangan pimpinan.

2. Sekertaris harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicara
telpon itu.

Gerakan kedua tangan harus spontan dan sikron,tangan kiri untuk mengangkat
telpon dan tangan kanan mengambil bolpoin/pensil untuk mencatat.

3. Identifikasi diri

Apabila ada telpon langsung dari luar perusahaan,maka sebutkan nama

perusahaan, atau nama pimpinan .apabila telpon merupakan sambungan dari
operator, sebutkan nama departemen/bagian atau nama anda, dan jangan lupa beri
salam .

4. Tanyakan identitas penelpon

Biasanya seseorang yang menelpon langsung menanyakan orang yang ingin

ditemui.sekretaris harus menanyakan identitas penelpon.apabila penelpon sudah
menyebutkan namanya,tulis supaya tidak lupandan membuat banda harus
bertanya lagi.

5. Memilih telpon yang masuk

Apabila penelpon ingin berbicara dengan pimpinan,tanyakan maksudnya terlebih

dahulu.pimpinan mungkin meminta agar sekretaris pandai menyaring semua
telpon yang masuk.untuk mengurangi kesibukan pimpinan dalam menerima
telpon,sekretaris harus dapat memilih siapa yang harus diterima oleh
pimpinan,dan mana yang dapat ditangani oleh pejabat bawahannya

6. Mengakhiri telpon masuk

Tutuplah pembicaraan dengan kalimat yang sopan.akhiri pembicara dengan

permintaan maaf,tetapi biarkan penelpon yang menutup gagang telpon terlebih
dahulu
BAB III

Kesimpulan

3.1 Kesimpulan

1) Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh
dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan
alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang
semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana
penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat
baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat
komunikasi yang multiguna, dan beraneka ragam model.

2) Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon

dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon
sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam
pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau
mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau
Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali
beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu,
perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa –
gesa atau marah. Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara
Anda.Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan
dan perusahaan Anda berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu menelepon.

3) Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan yaitu :

1. mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor
telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon.
2. memindahkan segera ke lembar pesan telepon (LPT).
3. meletakkan pesan telepon diatas meja orang yang dituju atau diatas meja
pimpinan agar mudah terlihat.
4. meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali.

4) Cara menerima telepon yang harus dilakukan dalam menelpon yaitu :

1. Identifikasi diri

2. Sekertaris harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicara
telpon itu.

3. Segeralah mengangkat telpon apabila telpon berdering.

4. Tanyakan identitas penelpon

5. Memilih telpon yang masuk

6. Mengakhiri telpon masuk

DAFTAR PUSTAKA

http://debby-purnamasari.blogspot.com/

http://roroadityanovi.blogspot.com/2010/05/mata-kuliah-sekretaris.html

http://anggunnov.blogspot.com/2012/01/kegiatan-kesekretarisan-perkantoran.html