PERTEMUAN - 4

PERENCANAAN
MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 1

 BAHASAN

o Cakupan proyek
o Rencana manajemen cakupan proyek
o Pernyataan cakupan proyek
o Work breakdown structure

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 2

 KELOMPOK PROSES
DALAM MANAJEMEN PROYEK
PENUTUPAN
PROYEK

PENGAWASAN PROYEK

PELAKSANAAN PROYEK

PERENCANAAN
PROYEK

MEMULAI
PROYEK
LAHIRNYA
PROYEK
WAKTU
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 3
 CAKUPAN PROYEK
 Dalam konteks proyek, cakupan bisa berarti:
a. Cakupan produk: Semua fitur dan fungsi yang
menjadi karakter / sifat suatu produk / jasa /
hasil proyek
b. Cakupan proyek: Semua pekerjaan yang harus
diselesaikan dalam menghasilkan produk dengan
fitur dan fungsi yang tertentu
 Cakupan proyek perlu dikelola dengan baik, untuk
itu disusun Rencana Manajemen Cakupan Proyek
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 4
 RENCANA CAKUPAN PROYEK
 Rencana cakupan proyek dijadikan dasar dalam
memutuskan selesainya suatu proyek atau fase
proyek

 Rencana cakupan proyek meliputi:

1. Rencana manajemen cakupan proyek
2. Pernyataan cakupan proyek
3. Work Breakdown Structure (WBS) dan
penjelasannya

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 5

 MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK

 Mencakup proses-proses yang diperlukan untuk

menjamin
“ proyek melakukan semua pekerjaan yang
diperlukan, dan hanya yang diperlukan untuk
menyelesaikan proyek dengan sukses ”
 Berkaitan dengan mendefinisikan dan mengontrol
apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek
 Menjamin bahwa stakeholder dan tim proyek
memiliki satu pandangan tentang produk dari proyek
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 6
 PROSES-PROSES
MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK

1. Mengumpulkan kebutuhan

PERENCANAAN 2. Mendefinisikan cakupan

3. Membuat WBS

4. Memverifikasi cakupan
MONITORING DAN
PENGAWASAN
5. Mengontrol cakupan

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 7

 Proses 1
MENGUMPULKAN KEBUTUHAN

Menentukan dan mendokumentasikan

kebutuhan stakeholder dalam memenuhi
sasaran proyek

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 8

 Mengumpulkan Kebutuhan

INPUT OUTPUT
1. Project charter 1. Dokumentasi
2. Register stakeholder kebutuhan
2. Rencana manajemen
cakupan
3. Matriks pelacakan
kebutuhan

TOOLS & TECHNIQUES

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 9

 Masukan proses
MENGUMPULKAN KEBUTUHAN
 Project charter memberikan kewenangan
kepada proyek. Memuat kebutuhan proyek dan
deskripsi produk proyek secara umum.

 Register stakeholder: Memuat catatan penting

tentang karakter stakeholder

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 10

 Keluaran proses:
MENGUMPULKAN KBUTUHAN
 Dokumentasi kebutuhan: Dokumen yang
menjelaskan bagaimana masing-masing kebutuhan
itu memenuhi kebutuhan bisnis pada proyek
 Rencana manajemen kebutuhan: Dokumen yang
menjelaskan bagaimana kebutuhan akan dianalisa,
didokumentasikan, dan dikelola selama proyek
berlangsung
 Matrix ketelusuran kebutuhan: Tabel yang
mengaitkan kebutuhan dengan sumbernya dan
menelusurinya sepanjang siklus hidup proyek
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 11
 Piranti proses
MENGUMPULKAN KEBUTUHAN
1. Wawancara
2. Focus group
3. Workshops berfasilitas (contoh: JAD)
4. Teknik grup kreatif (contoh: brainstorming,
teknik Delphi, mind mapping, etc)
5. Teknik pengambilan keputusan oleh grup
6. Kuesioner dan survei
7. Observasi
8. Prototipe, ada umpan balik pada tahap awal
thd kebutuhan yg disajikan dengan model
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 12
 RENCANA MANAJEMEN
CAKUPAN PROYEK:
 Memuat komponen yg menjelaskan tentang:
a) Proses penyusunan pernyataan cakupan secara
rinci (berdasarkan pernyataan awal cakupan
proyek)
b) Proses untuk menyusun WBS dari hasil (a)
c) Proses untuk menyusun spesifikasi verifikasi dan
penerimaan formal produk proyek
d) Proses untuk mengontrol permintaan-
permintaan perubahan cakupan proyek.
 Rencana manajemen cakupan proyek ini adalah
bagian dari Rencana Manajemen Proyek
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 13
 Proses 2
MENDEFINISIKAN CAKUPAN PROYEK

 Menyusun rincian pernyataan

cakupan proyek sebagai dasar untuk
pengambilan keputusan selanjutnya

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 14

 Define Scope (dari PMBOK)
INPUT OUTPUT
1. Project charter 1. Project scope
2. Requirements documentation statements
3. Organizational process assets 2. Project document
updates

TOOLS & TECHNIQUES

1. Expert judgment
2. Product analysis
3. Alternatives identification
4. Facilitated workshops
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 15
 Piranti proses
MENDEFINISIKAN CAKUPAN PROYEK
Pernyataan Cakupan Proyek (scope statement)
mendefinisikan pekerjaan dalam proyek, dan
merincinya, untuk dijadikan dasar keputusan proyek
selanjutnya.
 Pertimbangan dalam penyusunannya sama dengan
pada waktu mendefinisikan rencana manajemen
cakupan
 Analisis produk dapat digunakan untuk
mendefinisikan cakupan proyek.
 Seringkali dibutuhkan pendapat ahli untuk
merumuskan cakupan proyek dengan tepat.
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 16
 Keluaran proses
MENDEFINISIKAN CAKUPAN PROYEK
Project scope statement mencakup:
 Sasaran proyek, didalamnya antara lain memuat kriteria
untuk mengukur keberhasilan proyek; target-target biaya,
jadwal, dan target kualitas
 Deskripsi cakupan proyek: harus memiliki keterangan
rinci yang cukup lengkap untuk mendukng perencanaan
cakupan awal berikutnya
 Kebutuhan proyek
 Batasan proyek : Menyatakan dengantegas segala
sesuatu yang tidak masuk dalam proyek
 Serahan proyek
 Kriteria penerimaan produk
 Kendala project
FAKULTAS
AsumsiTEKNOLOGIproyek
INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 17
 TEMPLATE
PERNYATAAN CAKUPAN PROYEK sederhana
Proyek: ……..
Tanggal:……….. Disiapkan oleh: …………………
Justifikasi Proyek:
Memuat hal-hal yang membenarkan proyek dilaksanakan
Karakteristik Produk dan Persyaratannya

Serahan Proyek:
1. Serahan yang terkait manajemen proyek

2. Serahan yang termasuk produk proyek

Kriteria Sukses Proyek

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 18

 Proses 3
Menyusun Work Breakdown Structure

 Dibuat dengan membagi (dekomposisi) serahan

(deliverables) dan pekerjaan proyek kedalam
komponen yang lebih kecil yang lebih mudah dikelola.
 Dekomposisi diatas dapat digabungkan dengan
pendekatan dari bawah ke atas
 Dibuat dengan memperhatikan Pernyataan Cakupan,
prosedur organisasi, dan rencana manajemen lainnya

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 19

 Work Breakdown Structure

 Bisa menggunakan template dari proyek sebelumnya

 WBS disertai kamus (penjelasan) WBS
 Perlu mengikuti ketentuan-ketentuan dalam
dekomposisi:

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 20

 PEDOMAN PEMBUATAN WBS

1. Satu unit pekerjaan hanya muncul di satu tempat

2. Jumlah pekerjaan yang dibagi harus habis terbagi
3. Satu satuan pekerjaan hanya punya satu
penanggung jawab
4. Harus dapat dilaksanakan secara konsisten
5. Anggota tim proyek teribat dalam pembuatan WBS
6. Setiap satuan pekerjaan didokumentasi secara jelas
7. Harus fleksibel untuk mengakomodasi perubahan
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 21
 CONTOH WBS
dengan bentuk struktur hirarkis kebawah

INTRANET

DISAIN ‘PAGE’ ‘PAGE’

DISAIN SITUS WEB
HOME PAGE PEMASARAN PENJUALAN

SITE MAP TEKS TEKS TEKS

DISAIN GRAFIS CITRA CITRA CITRA

PROGRAM HYPERLINK HYPERLINK HYPERLINK

WBS menurut produk

Sumber: Schwalbe., ITPM, 2006
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 22
 CONTOH W.B.S.
DENGAN STRUKTUR TABULER
(Schwalbe:2006)
1.0 Konsep
1.1 Evaluasi sistem yang ada
1.2 Pendefinisian kebutuhan
1.2.1 Mendefinisikan kebutuhan pengguna
1.2.2 Mendefinisikan kebutuhan muatan (isi)
1.2.3 Mendefinisikan kebutuhan sistem
1.2.4 Mendefinisikan kebutuhan kepemilikan server
1.3 Mendefinisikan fungsi spesifik
1.4 Mendefinisikan resiko dan pendekatan manajemen resiko
1.5 Menyusun rencana proyek
1.6 Penjelasan kepada tim pengembangan web
2.0 Desain situs web
3.0 Membangun (konstruksi) situs web
4.0 Penggunaan
5.0 TEKNOLOGI
FAKULTAS Dukungan
INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 23
 DISKUSI TUGAS

 Buatlah WBS untuk proyek anda

 Contoh ada di 03 Dok Rencana Cakupan
 Sederhanakan WBS anda untuk memudahkan
penyusunan anggaran

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 24

 KUIS AKHIR SESI

Jelaskan dengan kalimat anda sendiri secara singkat,

apa yang dimaksud dengan:
1. Proyek
2. Kendala proyek
3. Cakupan proyek

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 25

 KE MATERI
BERIKUTNYA

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF020 3 SKS 26