AUDITORIA INTERNA DEL SIG

TRANSPORTES CANADIAN S.A

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

PRO-SIG-004

Rev. Fecha Emitido para Elaborado por Revisado por Aprobado por

A 16/09/2008 Revisión Interna M. Pineda G. Uriarte O. Uriarte

B 05/11/2009 Uso General M. Pineda G. Uriarte O. Uriarte
0 01/10/2010 Uso General M. Pineda G. Uriarte O. Uriarte
1 10/10/2011 Uso General M. Pineda G. Uriarte O. Uriarte
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TABLA DE CONTENIDOS

1 Introducción 1
1.1 Objetivo 1
1.2 Alcance 1
2 Definiciones y Referencias 1
2.1 Definiciones 1
2.2 Referencias 2
3 Procedimiento 2
3.1 Planificación de auditorías 2
3.1.1 Plan anual 2
3.1.2 Modificaciones al Plan anual de auditorías 2
3.1.3 Auditorías no planificadas o extraordinarias 2
3.2 Formación del equipo auditor 3
3.2.1 Designación de auditores 3
3.2.2 Requisitos de los auditores 3
3.3 Desarrollo de las Auditorías 4
3.3.1 Planificación 4
3.3.2 Ejecución 4
3.3.3 Hallazgos de la Auditoría 4
3.3.4 Cierre 4
3.3.5 Informe de Auditoría 4
3.3.6 Planes de Acción y Seguimiento 5
4 Responsabilidades 5
5 Indicadores y Registros 5
5.1 Indicadores 5
5.2 Registros 6

Apéndice 1 - Plan anual de auditoría interna

Apéndice 2 - Programa de auditoría interna

Apéndice 3 - Planilla de resultados de auditoría interna

Apéndice 4 - Informe de auditoría interna

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1 Introducción
1.1 Objetivo
Establecer el proceso de auditorías reguladas y autónomas, consideradas en el Sistema de
Gestión de Calidad, y evaluar el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad, la Política
de Calidad,(SIG) y las disposiciones planificadas; además de confirmar que dicho Sistema
se ha implementado y mantenido, para luego informar los resultados a la Gerencia.

1.2 Alcance
Este procedimiento aplica a todas las auditorías internas que se realicen en la organización,
tanto a las diferentes gerencias como a los servicios en curso.

2 Definiciones y Referencias
2.1 Definiciones
Acción Correctiva: Acción que se define para corregir la causa de una “no conformidad” y
evitar su repetición. Esto implica realizar una investigación para identificar la causa precisa.
Puede traducirse en una acción de mediano o largo plazo.

Acción Preventiva: Acción implementada para eliminar la causa de una potencial no

conformidad, defecto u otra situación indeseable, para prevenir su ocurrencia.

Auditoría: Proceso sistemático y documentado de verificación, que consiste en obtener y

evaluar objetivamente evidencia, para determinar si las actividades específicas, los eventos,
las condiciones, el sistema integrado de gestión o información acerca de estas materias,
cumplen con los criterios de auditoría, para luego poder comunicar los resultados obtenidos.

Criterios de Auditoría: Políticas, prácticas, procedimientos o requisitos contra los cuales el

equipo auditor compara la evidencia reunida acerca de la materia objeto de auditoría.

Equipo Auditor: Grupo de auditores o un sólo auditor, designados para ejecutar una
auditoría determinada. Puede incluir expertos técnicos y auditores en proceso de
entrenamiento.

Evidencia de Auditoría: Información verificable, registro o declaración de hechos.

Hallazgo de Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria

recolectada, comparada con los criterios de auditoría.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito, distinguiendo entre No Conformidad

Mayor (incumplimiento total y explícito de un requisito) y No Conformidad Menor 1
(incumplimiento parcial de un requisito).

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No Conformidad Potencial: Situación en la que no existe evidencia objetiva de un
incumplimiento, aunque se asemeja mucho. Incumplimiento o insatisfacción que no 1
habiendo ocurrido, podría llegar a producirse bajo determinadas circunstancias.

Oportunidad de Mejora: Corresponde a una acción que, si se ejecuta, mejorará los

procesos de la organización o el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad,
Seguridad y Salud Ocupacional o Medio Ambiente. No está asociada a un incumplimiento,
por lo tanto no es una no conformidad, sin embargo se asocia a éstas pues ambas tienen los
mismos mecanismos de detección y ambas pueden derivar en la toma de acciones. Por tal
razón se incluye aquí su definición.

Organización: TRANSPORTE CANADIAN S.A

2.2 Referencias
PRO-SIG-003 Procedimiento de Gestión Acciones Correctivas y Preventivas

3 Procedimiento
3.1 Planificación de Auditorías

3.1.1 Plan anual

El Plan Anual de Auditorías de cada año será preparado por la Gerencia de Calidad, durante
el 4° trimestre del año anterior. Este calendario debe definir los procesos a auditar y las
fechas previstas. El Plan Anual de Auditorías tiene una validez anual y debe considerar la 1
revisión de todos los requisitos normativos ISO 9001. En el Anexo A se presenta un ejemplo
del Plan Anual de Auditorías.
La planificación de las auditorías internas debe considerar los resultados de auditorías
anteriores y la importancia de los procesos y las áreas auditadas. No obstante, podrán 1
realizarse auditorías no planificadas específicas para verificar el estado de dichos
resultados. Estas auditorías no planificadas serán programadas por el líder del SIG y
autorizadas por las áreas o gerencias involucradas.

3.1.2 Modificaciones al Plan anual de auditorías

Si una vez elaborado el Plan Anual de Auditorías se toma conocimiento de no
conformidades anteriores o problemas potenciales relevantes en un área, éste puede ser
modificado a petición del Gerente de Área o Gerente General.

3.1.3 Auditorías no planificadas o extraordinarias

El Coordinador del SIG, Gerente General o el Gerente de Área pueden solicitar una auditoría
no planificada o extraordinaria en un sector, para verificar el cumplimiento de los
procedimientos. Esta auditoría no se incorporará al plan anual y quedará registrada en el
Informe de Auditoría.

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3.2 Formación del equipo auditor

3.2.1 Designación de auditores

Tanto los auditores internos como el auditor líder interno son designados por el Gerente de 1
Calidad para realizar cada auditoría en particular.

Las auditorías son realizadas por un Equipo Auditor que estará conformado por uno o más
auditores. Los auditores designados deben ser independientes del sector que se va a
auditar.

3.2.2 Requisitos de los auditores

Los auditores internos serán calificados como tales mediante dos vías alternativas:
1

1. Recibiendo entrenamiento de Auditor Interno de calidad ISO 9001:2008, por parte de

organismos externos. El organismo que imparta la capacitación evaluará a los
auditores internos, calificándolos como tales.
2. Obteniendo el entrenamiento en forma práctica al interior de la organización, para lo
cual deberán cumplir los siguientes requisitos:
a) Haber recibido entrenamiento en la norma ISO 9001:2008 y en las técnicas de 1
auditoría (incluyendo planificación, ejecución y documentación relacionada), el
cual podrá ser impartido de manera externa o interna, por personal
debidamente calificado.
b) Haber participado como observadores en a lo menos 2 (dos) auditorías 1
internas, acompañando a un auditor calificado.
c) Participar en una auditoría interna, efectuando al menos 3 entrevistas, 1
acompañado cada vez por diferentes auditores calificados.

En este caso, los auditores serán evaluados por los auditores internos ya calificados
que los acompañen en sus entrevistas. Esta evaluación se llevará a cabo en una 1
reunión posterior a la auditoría en cuestión, con una metodología que se definirá
previamente.

Los auditores internos deben realizar una auditoría mínima al año, de lo contrario pierden su
calidad de auditor.

Los auditores no pueden participar en auditorías de su propio trabajo.

El auditor líder interno debe tener una experiencia mínima de 4 auditorías anteriores, tener
habilidades de liderazgo de dirigir y organizar a grupos de trabajo y ser capaz de:

 Planificar la auditoría y hacer uso eficaz de los recursos durante la auditoría.

 Representar al Equipo Auditor en las comunicaciones con el cliente de la auditoría y los
auditados.
 Conducir al equipo auditor para llegar a las conclusiones de la auditoría.
 Prevenir y resolver conflictos.
 Preparar y completar informe de auditoría

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3.3 Desarrollo de las Auditorías

3.3.1 Planificación
Cada auditoría es planificada por los auditores designados, donde se establecerá el alcance
de dicha auditoría y las pautas generales para su ejecución.

El auditor líder emitirá el Programa de Auditoría Interna (Anexo B) con la fecha y hora de las
1
actividades a realizar, y lo distribuirá a los responsables de las áreas a auditar, quienes
deberán facilitar el acceso a los auditores designados a las instalaciones, elementos y
documentos necesarios.

3.3.2 Ejecución
La ejecución de la auditoría se inicia con la reunión de apertura, cita en la cual el Equipo
Auditor se reúne con los responsables de las áreas a auditar, dando a conocer el alcance y
metodología a realizar en la auditoría. Durante esta reunión se podrán efectuar los últimos 1
ajustes al programa, para adaptarlo a la disponibilidad de los auditados.

3.3.3 Hallazgos de la Auditoría 1

El auditor que detecte una no conformidad, la debe informar al auditado y/o al responsable
del área auditada, durante el mismo desarrollo de la auditoría, especificando que se trata de
información preliminar, que deberá ser confirmada con el resto del equipo auditor.

Al finalizar la auditoría, el grupo de auditores se reunirá para recopilar todos los hallazgos en
una planilla de resultados de auditoría interna, la que será almacenada en la carpeta
electrónica de la respectiva auditoría. Todos los hallazgos de la auditoría interna deberán ser
registrados en esta planilla, clasificándolos en “No Conformidades Mayores”, “No
Conformidades Menores” y “No Conformidades Potenciales”.

Posteriormente, y en el plazo de 10 días hábiles, cada uno de estos hallazgos se procesará

de acuerdo a lo indicado en el procedimiento “Gestión de Acciones Correctivas y
Preventivas” (PRO-SIG-003).

3.3.4 Cierre
Finalmente, y según el programa de la auditoría, se celebrará la reunión de cierre de la 1
auditoría, durante la cual el Gerente de Calidad informará, a los responsables de las áreas
auditadas, los resultados de la auditoría.

3.3.5 Informe de Auditoría

El Coordinador del SIG redactará el Informe de Auditoría, indicando quiénes componen el 1
Equipo Auditor, las No Conformidades y Oportunidades de Mejora detectadas.. El informe
será revisado por el equipo auditor y aprobado por el Auditor Líder.

El contenido del informe incluirá los objetivos y alcance de la auditoría, la identificación del
Equipo Auditor y de los auditados y el resumen de los hallazgos encontrados en el proceso
de auditoría.

PRO-SIG-001 R2 4 de 12 Octubre 2011

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3.3.6 Planes de Acción y Seguimiento

La definición de los planes de acciones correctivas y preventivas, y su seguimiento, se 1
realizará de acuerdo al procedimiento de “Gestión de Acciones Correctivas y Preventivas”
(PRO-SIG-003).

1
4 Responsabilidades
La asignación de responsabilidades para la aplicación de este procedimiento, se señala en
la sección 6.0 para cada una de las actividades descritas.

5 Indicadores y Registros
5.1 Indicadores
El proceso de Auditorías Internas del Sistema Integrado de Gestión, será controlado
mediante el indicador “Cumplimiento de Calendario de Auditorías”, que será determinado
como:

N º Auditorías Re alizadas
*100 1
N º Auditorías Pr ogramadas

El indicador se medirá al cierre del Calendario de Auditorías y tendrá una meta de

cumplimiento del 100%.

La Gerencia de Calidad será responsable de mantener el indicador y de registrarlo en la

planilla de control de indicadores.

PRO-SIG-001 R2 5 de 12 Octubre 2011

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5.2 Registros

Tabla Nª1

identificación Almacenamiento Indexación Acceso Archivo Disposición Responsable

Plan anual de Físico

Archivar por Coordinador
auditoría Electrónico Por fecha Libre SIG
3 años del SIG
interna permanente

Programa de Físico, 1 año Coordinador

Eliminar del SIG
auditoría Electrónico Por fecha Restringido SIG
físico
interna permanente
Planilla de Coordinador
Archivar por del SIG
resultados de Electrónico Por fecha Restringido SIG
1 año
auditoría int.

Informe de Físico, 3 años Coordinador

Eliminar del SIG
auditoría Electrónico Por fecha Restringido SIG
físico
interna permanente
Certificados de
capacitación Físico Coordinador
Por Alfabeto Restringido SIG Permanente
auditores SIG
internos

PRO-SIG-001 R2 6 de 12 Octubre 2011

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Apéndice 1 – Formato Plan anual de auditoría interna

PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA

PRO-SIG-001 R2 7 de 12 Octubre 2011

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Apéndice 2 – Formato Programa de auditoría interna

PRO-SIG-001 R2 8 de 12 Octubre 2011

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Apéndice 3 – Planilla de resultados de auditoría interna

Auditoría Interna N XX y Resultados

PRO-SIG-001 R2 9 de 12 Octubre 2011

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Apéndice 4 – Formato Informe de auditoría interna

SISTEMA INTEGRADO GESTIÓN

AUDITORÍA INTERNA
Nº 00X

Informe
Fecha Auditoría
Grupo Auditor
Auditor Líder
Objetivo de la Auditoría
Alcance

1. Auditorías Realizadas
Auditado Área Auditores

2. Observaciones y Comentarios

3. Hallazgos de la Auditoría:
No Conformidades Mayores
Nº Descripción Requisito incumplido
1
No Conformidades menores
Nº Descripción Requisito incumplido

Oportunidad de mejora
N° Descripción
Revisión Emitido para Fecha Preparó Revisó Aprobó

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