1.

0 PENGENALAN

Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha berterusan ke arah

memperkembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan bersepadu untuk

mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari segi intelek, rohani, emosi dan

jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada Tuhan. Usaha ini adalah

bagi melahirkan rakyat Malaysia yang berilmu, bertanggungjawab dan berkeupayaan

mencapai kesejahteraan diri serta memberi sumbangan terhadap keharmonian dan

kemakmuran masyarakat dan negara.

Berdasarkan Falsafah Pendidikan Negara, sekolah yang mempunyai

tanggungjawab untuk melahirkan pelajar yang cemerlang samada dari segi kurikulum

atau kokurikulum. Disebabkan penubuhan sekolah adalah sebuah organisasi yang

dipandang tinggi oleh masyarakat dan merupakan harapan ibu bapa untuk melihat

anak-anak mereka yang dihantar di sana dididik dengan sempurna dan akhirnya

mencapai keputusan yang cemerlang.

Hasil daripada falsafah tersebut maka lahirlah idea untuk memberi kesedaran

terhadap ibu bapa atau masyarakat peranan yang dimainkan oleh anggota sekolah iaitu

pihak pentadbir sekolah,guru-guru, kaki tangan dan murid-murid. Dengan adanya hari

terbuka peringkat sekolah, maka para ibu bapa dapat peluang dengan jelas matlamat

yang ingin disampaikan atau peluang untuk bertemu dengan guru-guru untuk

mendaptkan maklumat mengenai perkembangan anak-anak mereka. Untuk

menjayakan hari tersebut terdapat peranan pegawai perhubungan awam amat penting

untuk merealisasikan hari terbuka ini dengan jayanya dengan perancangan yang teliti.
1.1 Objektif Kajian

Objektif kajian adalah membincangkan peranan pegawai perhubungan awam

dalam merancang sambutan hari terbuka peringkat sekolah dengan membuat publisiti

dan merancang aktiviti sambutan pada hari tersebut.

1.2 Kaedah Kajian

Kaedah kajian yang dijalankan adalah kaedah rujukan perpustakaan dengan

merujuk buku-buku, jurnal, temubual dengan guru-guru yang pernah terlibat dengan

program ini dan perbincangan dengan rakan-rakan yang mengikuti pengajian Strategi

Perhubungan Awam serta tutor di samping melayari internet yang berkaitan dan kertas

kerja yang ada kaitan dengan tajuk yang dibincangkan.

1.3 Batasan Kajian

Merangkumi ruang lingkup definisi publisiti, perancangan segala aktiviti

sambutan, pendekatan perhubungan awam dalam melaksanakan publisiti dan aktiviti

yang terlibat pada majlis sambutan hari terbuka di Sekolah Kebangsaan FELDA

Mengkawang, Ajil, Hulu Terengganu.

2.0 PERHUBUNGAN AWAM

Perhubungan awam boleh didefinisikan sebagai suatu fungsi pengurusan yang

bersifat berterusan dan dirancang di mana sesebuah organisasi akan mencari jalan

untuk mendapat dan mengekalkan persefahaman, simpati dan sokongan daripada

mana-mana pihak yang berkenaan. Ini dijalankan dengan cara menilai pendapat awam
terhadap organisasi mereka supaya dapat berhubung dan menyampaikan dasar, polisi

dan peraturan-peraturan mereka serta mencapainya melalui perancangan dan

penyelesaian yang lebih lengkap untuk kepentingan bersama.

Menurut Hamdan Adnan, perhubungan awam adalah sebagai suatu fungsi

pengurusan yang berwatak berterusan dan terancang, melalui mana-mana organisasi-

organisasi awam atau swasta dan institusi-institusi mencari jalan untuk menjalin dan

mengekalkan persefahaman, simpati dan sokongan daripada sesiapa saja yang ada

kaitan dengan mereka secaramenilai pendapat awam mengenai diri mereka supaya

dapat mengkorelasasikan seberapa boleh dasar-dasar dan peraturan-peraturan mereka

untuk mencapai melalui sebaran meluas maklumat-maklumat yang dirancang bagi

mendapatkan kerjasama yang lebih berhasil serta penyelesaian yang lebih cekap untuk

kebaikan bersama.

Menurut Muhamad Rosli Selamat, berdasarkan Webster’s International

Dictionary edisi ketiga mentafsirkan perhubungan awam sebagai suatu promosi bagi

menjalin hubungan yang rapat dan baik di antara institusi dengan individu-individu lain,

public khas atau masyarakat umum melalui penyebaran maklumat. Adalah menjadi

tanggungjawab asas sesebuah organisasi untuk menjana maklumat kerana tanpa

maklumat tidak mungkin sesebuah organisasi boleh berfungsi.

Manakala menurut Bahtiar Mohamad, Hassan Abu Bakar dan Saidathul Nizah

Mat Tazin, perhubungan awam merupakan aktiviti promosi yang dirancang untuk

membina nama baik bagi individu atau pun institusi. Berdasarkan pelbagai definisi yang

dinyatakan maka jelaslah perhubungan awam merupakan suatu yang penting dalam
melaksanakan program sesesuatu ogganisasi dalam menyampaikan maklumat kepada

public. Publik kini memerlukan maklumat tentang sesesuatu organisasi dengan terkini.

Segala tindakan dan perlakuan organisasi akan menggambarkan imej organisasi

keseluruhannya. Organisasi mesti bersedia menonjolkan imej yang baik dan aktiviti

perhubungan awam adalah penghubung antara public dan organisasi.

Selain itu, selaras dengan amalan perhubungan awam adalah dalam

pembuatan keputusan yang komplek terutamanya dalam masyarakat plural. Fungsinya

perhubungan awam menjadi lebih efektif melalui sumbangan kepada persefahaman

bersama antara kumpulan dan institusi. Perhubungan awam berkhidmat dengan

kepelbagaian yang meluas dalam masyarakat dan memerlukan mempunyai hubungan

yang baik dengan masyarakat bagi menjayakan misi organisasi. Pengurusan organisasi

perlu memahami sikap dan nilai publik dalam usaha mencapai matlamat organisasi.

2.1 Peranan Perhubungan Awam

Dasar perhubungan awam adalah bertujuan untuk mempastikan imej baik

sesesuatu organasasi terpelihara dan dipertingkatkan melalui persefahaman,

penerimaan, kepercayaan dan kerjasama yang diperolehi berkaitan layanan dan

perkhidmatan yang berkualiti, cekap dan berkesan dalam hubungannya dengan orang

ramai. Dengan demikian menjadi tugas dan tanggungjawab pihak yang terbabit

menyampaikan sesesuatu aktiviti organisasi bagi membolehkan masyarakat umum

membulatkan pandangan dan sikap mereka terhadap organisasi.

 Menurut Muhamad Rosli Selamat, perhubungan awam merupakan komponon

penting dalam pengurusan sesebuah organisasi dan ia dianggap sebagai salah satu

fungsi pengurusan moden. PR berfungsi untuk memantau proses komunikasi dua hala

antara organisasi dengan public-publiknya. Di samping itu PR juga digunakan sebagai

alat untuk menilai dan mengukur tahap kejayaan dan kegagalan sesuatu proses

komunikasi berkenaan. Komunikasi dua hala bermatlamat untuk mewujudkan

persefahaman di antara organisasi dengan public di mana melalui proses komunikasi

tersebut pendapat public dapat dikumpul untuk dijadikan sandaran perencanaan dan

perancangan proses PR.

Seterusnya, dalam mengalami proses PR yang berkesan memerlukan usaha

pemikiran, perencanaan dan organisasi yang dinamik dan rasional di kalangan setiap

individu ahli organisasi. Bagi tujuan tersebut, setiap individu yang terlibat mestilah

mempunyai pengetahuan, kejujuran, kewibawaan, kesetiaan dan kesungguhan dalm

menjalankan tugas bagi menjamin kesan dan objektif organisasi tercapai.

2.2 Definisi Publisiti

Menurut Kamus Dewan Edisi Keempat, publisiti bermaksud 1. teknik menarik

perhatian umum terhadap sesuatu ( ch. Barangan, personality, dsb ) terutamanya

melalui media massa : 2. perhatian umum : seberapa boleh ia mahu mengelakkan diri,

daripada : 3. maklumat yang disebarkan untuk menarik perhatian umum : memberi,

yang secukup-cukupnya tentang barang-barang keluaran kami.

 Menurut Hamdan Adnan,publisiti ialah usaha-usaha atau kegiatan-kegiatan bagi

mendapatkan liputan dari media.massa. Publisiti berlaku akibat penerangan atau

maklumat yang telah disebarkan mengenai acara-acara yang telah dirancang. Boleh

dikatakan publisiti digunakan untuk membuat liputan yang dikehendaki pihak penganjur.

Berdasarkan maksud yang dinyatakan, publisiti memainkan peranan yang

penting dalam menyebarkan maklumat bagi memastikan agenda organisasi difahami

dan ikuti dengan teliti oleh pengguna. Perancangan yang teliti diperlukan dalam

melaksanakan publisiti bagi menjamin kefahaman pengguna dengan sesuatu tujuan

organisasi dan mencapai matlamatnya.

2.3 Kaedah Publisiti Hari Terbuka

Perhubungan awam secara sedar atau tidak telah dilaksanakan oleh semua

pihak dan organisasi dalam menjalankan sesuatu matlamat. Perhubungan awam

adalah satu usaha yang dirancang dengan secara sistematik, terancang dan berterusan

bagi menjalin dan mengekalkan hubungan antara dua pihak untuk menyatakan sesuatu

objektif agar tercapai dengan berkesan.

Terdapat pelbagai kaedah yang digunakan untuk memastikan segala aktiviti

perhubungan awam kerana ia berfungsi sebagai menyampaikan sesuatu mesej.

Sebagai seorang pengamal perhubungan awam, mestilah tahu apa yang boleh

dilakukan dan melihat keberkesanan sesuatu kaedah yang digunakan.

 Menurut Bahtiar Mohamad, Hassan Abu Bakar dan Saidatul Nizah Mat Tazin

terdapat beberapa kriteria keberkesanan publisiti yang mesti dipatuhi agar ianya

berkesan iaitu :

2.3.1 Maklumat Berkualiti

Penggunaan perkakasan akan menghasilkan maklumat yang tepat.

Misalnya penggunaan teknologi komputer akan memastikan maklumat yang

seragam dan kebolehpercayaaan yang tinggi. Penyebaran maklumat mengenai

hari terbuka peringkat sekalah perlu disesuaikan dengan mesej yang hendak

disampaikan bagi memastikan mesej yang dihantar berkualiti.

2.3.2 Kesesuaian Saluran Dan Persekitaran

Penggunaan saluran akan memberikan kesan yang baik, mencetuskan

kesedaran, minat dan kehendak (media massa). Pengiklanan, jika menggunakan

saluran yang sesuai akan menghasilkan impak yang besar. Jadi, untuk memberi

kesan dan sebaran yang mendalam tentulah penggunaan televisyen, akhbar,

radio dan internet. Oleh itu membuat keputusan dan pengukuhan dalam

pemilihan saluran adalah penting bagi memastikan perkakasan yang digunakan

adalah berkesan.

2.3.3 Dirancang Dan Bermatlamat

Segala perkakasan yang hendak digunakan mesti rancang dengan teliti

bagi matlamat jangka panjang dan jangka pendek. Perancangan yang dibuat
 mestilah berdasarkan kajian dan perencanaan yang dilakukan oleh individu

dalam organisasi iaitu dengan mengenalpasti publik sasaran yang terlibat,

kecekapan dan keberkesanan kos sesuatu perkakasan yang hendak digunakan.

2.3.4 Pendekatan Bersepadu Dalam Strategi Pelaksanaan

Pendekatan bersepadu yang dimaksudkan ialah dengan mendapatkan

penglibatan publik dan komitmen daripada semua pihak dalam organisasi.

Strategi pelaksanaan ini akan mewujudkan pasukan kerja yang baik.

2.4 Perancangan Publisiti

Berdasarkan kriteria yang digariskan, maka menjadi tugas dan tanggungjawab

pegawai perhubungan awam menepati kriteria tersebut agar segala perancangan hari

terbuka peringkat sekolah dapat dilaksanakan dengan jayanya. Segala publisiti

mengenai hari terbuka tersebut mestilah diketahui umum berdasarkan garis panduan

yang ditetapkan.

Sebagai seorang guru yang dipertanggungjawabkan dalam mengurus dan

memastikan majlis Hari Terbuka ditempat penulis bertugas iaitu di Sekolah Kebangsaan

FELDA Mengkawang, Ajil berjalan lancar, pelbagai publisiti telah dijalankan.

Publisiti adalah maklumat yang mempunyai nilai berita daripada sumber luar

yang digunakan oleh media. Ia adalah kaedah yang tidak boleh dikawal dalam

perletakan mesej dalam sesebuah media kerana sumber tidak membayar apa-apa
kepada pihak media atas berita yang disiarkan. Publisiti membawa berita dalam media

massa tentang organisasi berkaitan dengan pelbagai sumber yang ingin didedahkan.

Bagi memastikan publisiti mengenai hari terbuka tersebut diketahui umum,

maka perancangan yang teliti mesti dilaksanakan. Contohnya penggunaan kain

rentang, mesej yang hendak disampaikan mestilah menarik dan mempunyai nilai berita

untuk difahami publik. Pemilihan warna dan kata-kata yang ditulis mestilah ringkas dan

difahami dengan mudah tujuan dan objektifnya.

Selain itu, publisiti yang dimaksudkan mestilah ada nilai berita. Nilai berita ini

dapat ditentukan berdasarkan publik yang terlibat, siapa orang kenamaan yang hadir

untuk merasmikan hari tersebut atau keunikan yang ada dalam hari terbuka tersebut. Ini

mesti difikirkan agar majlis yang dirancang dapat memikat perhatian publik dan

menjadikan hari tersebut penuh bermakna. Ini akan meninggalkan kesan yang

mendalam terhadap publik yang hadir dan memanfaatkan peluang yang pada hari

tersebut. Nilai berita akan menjadi indikator kepada publisiti yang baik.

Dalam penonjolan publisiti, gambar juga memainkan peranan yang penting

untuk mempromosi hari tersebut. Ini berdasarkan ungkapan sekeping gambar dapat

menceritakan pelbagai cerita. Dengan ini dapat membangkitkan emosi publik untuk

menghadiri hari terbuka tersebut. Gambar yang dilukis atau dipamerkan atau

ditontonkan sama ada melalui kain rentang atau risalah yang diedarkan mestilah

menarik dan warna kerana gambar warna mudah untuk difahami dan menarik. Di

samping itu, pemilihan gambar mestilah sesuai dengan tema yang hendak

dimaklumkan kepada publik.

 Di samping itu, penggunaan radio juga memainkan peranan dalam memberitahu

publik tentang agenda yang hendak dilaksanakan. Pemilihan siaran tempatan yang

sesuai dengan kawasan yang diwakili memudahkan dan memilih publik yang sekitar

dengan sasaran. Segala pemberitahuan yang hendak disampaikan mestilah ringkas

dan difahami oleh pendengar. Selain itu, temu ramah juga boleh diadakan di radio

untuk menyampaikan maklumat kepada pendengar dan memberi maklumat mengenai

hari terbuka dengan lebih jelas. Dalam temu ramah, pegawai perhubungan awam

mestilah mempunyai persediaan yang rapi untuk memaklumkan kepada pendengar

tentang aktiviti yang terdapat pada hari terbuka tersebut.

Segala jawapan dalan sesi temu ramah mestilah menyakinkan dan memberi

kefahaman mengapa hari terbuka diadakan. Selain itu, masa siaran juga memainkan

peranan utama dalam penyampaian maklumat kerana publik hanya mendengar pada

waktu-waktu yang tertentu sahaja. Di sini memerlukan perbincangan pegawai

perhubungan awam dengan pihak stesen radio dalam melaksanakan mesej yang akan

disampaikan berkesan.

Publisiti yang baik seharusnya diatur secara khusus dalam menggunakan

khidmat media bagi sesuatu tujuan. Dalam hal ini, penglibatan yang besar perlu

dilakukan oleh pengamal perhubungan awam. Apabila pihak media dijemput dalam

acara tertentu untuk tujuan publisiti, perkara asas yang perlu difikirkan aktiviti yang akan

dijalankan pada hari tersebut, tetamu kenamaaan yang hadir, tempat acara

berlangsung dan atur cara majlis bagi memudahkan pihak media menghadirinya dan

memberi publisiti secara terus dan menarik perhatian publik untuk sama-sama
menghadirinya. Di samping itu, pakej yang terdapat pada hari terbuka mestilah menarik

dan tersusun selain mempunyai kelainan daripada hari terbuka sekolah-sekolah lain

yang pernah mengadakan hari terbuka tersebut. Contohnya menjemput artis yang

mempunyai ramai peminat untuk menyampaikan motivasi.

Hari terbuka peringkat sekolah merupakan hari yang ditunggu-tunggu oleh

masyarakat untuk berkunjung ke sekolah untuk mengetahui secara lebih dekat tentang

aktiviti-aktiviti yang ada di samping mengambil peluang untuk bertemu dengan guru-

guru yang mengajar anak-anak mereka. Dengan penganjuran ini, pegawai

perhubungan awam mestilah memainkan peranan untuk menyedarkan masyarakat

tentang aktivi yang berlangsung ini dengan jelas tepat dan berkesan. Penggunaan

risalah yang diedarkan ke setiap rumah, dilekatkan di kereta dan ditampal di tempat

ibadat seperti masjid, balai raya serta dipokok-pokok juga adalah langkah yang

berkesan untuk memaklumkan kepada masyarakat tentang program yang dianjurkan

ini. Risalah-risalah yang disediakan mestilah mempunyai maklumat yang jelas, ringkas

dan berkesan tentang maklumat hari terbuka tersebut.

3.0 KESIMPULAN

Perhubungan awam merupakan penterjemahan dalam hubungan antara seseorang

individu dengan individu yang lain atau antara sesebuah organisasi dengan publiknya.

Dalam pelaksanaan yang dijalankan merupakan sesuatu perhubungan yang tidak

dilakukan secara sedar atau tidak tetapi merupakan suatu perhubungan yang nyata.

Perhubungan awam merangkumi semua bentuk komunikasi dengan pihak-pihak yang

ada kaitan dengan sesebuah organisasi. Dalam perhubungan awam adalah satu usaha
komunikasi yang terancang yang sentiasa meninjau pendapat publik dan mewujudkan

aktiviti komunikasi yang sesuai untuk menjalinkan kesesuaian dalam mentafsir

hubungan di antara dua pihak. Dalam melaksanakan tugas perhubungan awam,

mestilah ada sifat kejujuran dan adil dalam perancangan publisiti atau tugas tertentu

bagi menghasilkan objektif sesesuatu organisasi tercapai dan teugas yang dihasilkan

atau diarahkan difahami dengan jelas akan menghasikan hubungan yang erat antara

dua hala.

Perhubungan awam adalah sebagai fungsi pengurusan mestilah diurus secara

seimbang untuk memastikan setiap pelaksanaannya berjalan dengan lancar dan

maklumat yang disampaikan difahami dengan jelas. Segala perancangan yang teliti,

tersusun, fakta yang lengkap akan memudahkan penjelasan antara sesebuah

organisasi dengan publik. Ini adalah kerana perhubungan awam merupakan komponen

penting dalam sesebuah organisasi dan merupakan penggerak dalam melaksanakan

tugas akan memberi kesan kepada publik. Publik memerlukan maklumat yang tepat

dan jelas untuk memberi dan bersana-sama dalam melaksanakan objektif yang hendak

dicapai. Di samping itu, perhubungan awam adalah alat untuk meningkatkan kerjasama

di antara organisasi dengan publiknya dengan usaha yang dijalankan oleh pegawai

yang bertanggungjawab. Pegawai perhubungan awam mestilah mempunyai kemahiran

yang luas dalam menyampaikan mesej kepada publik dengan yakin dan berkesan di

samping mempunyai tanggungjawab yang tinggi dalam melaksanakan tugas.

Rujukan

1. Hamdan Adnan (1987) Prinsip Perhubungan Awam, Shah Alam : Penerbit

Biroteks ITM.

2. Kamus Dewan Edisi Keempat (1997) Kuala Lumpur : Dewan Bahasa dan

Pustaka.

3. http://ms.wikipedia.org/wiki/Komunikasi

4. http://www.scribd.com/doc/2525381/perhubungan-awam

5. http://www.iprm.org.my/resources/articles/30-pendidik-dan-perhubungan-

awam