Anda di halaman 1dari 6

PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT DI RUMAH SAKIT

II.1 Definisi Perencanaan Obat


Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat
yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang
logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari
perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi
dapat digunakan secara efektif dan efisien.
II.2 Tujuan Perencanaan Obat
Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat
dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi serta
meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan efisien.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu :
a. Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan dan
sasaran.
b. Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan untuk jenis
obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.
c. Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.
d. Pertimbangan anggaran dan prioritas.
II.3 Prinsip Perencanaan Pengadaan Obat
Ada 2 cara yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan yaitu berdasarkan :
a. Data statistik kebutuhan dan penggunaan obat, dari data statistik berbagai kasus penderita dengan
dasar formularium Rumah Sakit, kebutuhan disusun menurut data tersebut.
b. Data kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem administrasi atau akuntansi
Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
Data kebutuhan tersebut kemudian dituangkan dalam rencana operasional yang digunakan dalam
anggaran setelah berkonsultasi dengan Panitia Farmasi dan Terapi.
II.4 Tahap Perencanaan Kebutuhan Obat
Tahap perencanaan kebutuhan obat meliputi :
1. Tahap Persiapan
Perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka menetapkan jenis dan
jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta kebutuhan pelayanan kesehatan, hal ini dapat dilakukan
dengan membentuk tim perencanaan pengadaan obat yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan
efektifitas penggunaan dana obat melalui kerjasama antar instansi yang terkait dengan masalah obat.
2. Tahap Perencanaan
a. Tahap pemilihan obat
Tahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai dengan kebutuhan, dengan
prinsip dasar menentukan jenis obat yang akan digunakan atau dibeli.
b. Tahap perhitungan kebutuhan obat
Tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat. Dengan koordinasi dari
proses perencanaan dan pengadaan obat diharapkan obat yang dapat tepat jenis, tepat jumlah dan
tepat waktu. Metode yang biasa digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu :
- Metode konsumsi
Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual dalam memproyeksikan
kebutuhan yang akan datang berdasarkan analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya.
- Metode morbiditas
Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien, kejadian penyakit yang umum,
dan pola perawatan standar dari penyakit yang ada.
- Metode penyesuaian konsumsi
Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi penggunaan obat. Sistem perencanaan
pengadaan didapat dengan mengekstrapolasi nilai konsumsi dan penggunaan untuk mencapai target
sistem suplai berdasarkan pada cakupan populasi atau tingkat pelayanan yang disediakan.
- Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan anggaran
Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat berdasarkan biaya per
pasien yang diobati setiap macam-macam level dalam sistem kesehatan yang sama.
II.5 Definisi Pengadaan Obat
Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit
pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari
manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.
II.6 Siklus Pengadaan Obat
Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan
jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima.
Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana,
pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak,
pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan,
pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat.
Gambar Siklus Pengadaan Obat

Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai
dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.
II.7 Jenis Pengadaan Obat di Rumah Sakit
Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
Pengadaan barang dan farmasi
Pengadaan bahan dan makanan
Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep
Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer
Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
Pembelian tahunan (Annual Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun
Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan
Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan.
Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya total
kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif
seharusnya :
Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu), menghindari
kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan
Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas
Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai total lebih
rendah.
II.8 Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat
Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisasi non
pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun
2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan
perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode
pengadaan barang dan jasa, yaitu :
1. Pembelian
a. Pelelangan (tender)
b. Pemilihan langsung
c. Penunjukan langsung
d. Swakelola
2. Produksi
a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.
b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
c. Obat untuk penelitian
3. Kerjasama dengan pihak ketiga
4. Sumbangan
5. Lain-lain
II.9 Kriteria Umum Pemilihan Pemasok
Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan (telah
terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat.
II.10 Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik dan merupakan
standar universal mencakup aspek :
a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit
c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga
d. Pengadaan secara kompetitif
Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang diizinkan mengikuti.
e. Adanya komitmen pengadaan
Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani
f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata
Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek dengan pola penyakit dan
jumlah kunjungan
Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired
Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan perubahan pola penyakit
(utamanya) lansia
g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
Kembangkan kepastian pembayaran
Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga
h. Prosedur tertulis dan transparan
Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun 2000
Umumkan hasil pelelangan kepada publik
i. Pembagian Fungsi
Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek perencanaan kebutuhan,
pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan
j. Program Jaminan Mutu Produk
Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen
Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan terhadap obat yang diduga
tidak memenuhi syarat
k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian pembayaran dan faktor lain yang
berhubungan
Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal
l. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya setahun sekali
Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar (market), rencana pengadaan
dan realisasi

BAB III
KESIMPULAN

Perencanaan pengadaan obat dilakukan untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat sesuai dengan
kebutuhan dengan mutu yang baik, sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan
dana. Kegiatan pengadaan obat di Rumah Sakit merupakan salah satu faktor penunjang dan salah satu
faktor penentu keberhasilan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit. Perencanaan pengadaan obat harus
sesuai formularium yang telah ditetapkan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) dan Instalasi Farmasi
Rumah Sakit (IFRS).
Proses pengadaan obat di Rumah Sakit didasarkan pada kebutuhan pemakaian barang di tiap ruangan
pada tahun sebelumnya, sisa persediaan di gudang farmasi, pola penyakit dan dana yang tersedia yang
dituangkan dalam rencana kebutuhan tahunan. Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya
obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat
diperoleh pada saat diperlukan.
Instalasi farmasi merupakan unit yang bertugas dalam perencanaan, pengadaan, pengelolaan dan
pendistribusian untuk Rumah Sakit secara keseluruhan. Metode pengadaan obat di Rumah Sakit pada
umumnya berbeda-beda tergantung dari tipe Rumah Sakit dan kebijakan dari masing-masing Rumah
Sakit.

Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan
APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa, Sedangkan
penyedia barang/jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya
menyediakan barang/layanan jasa.
Tujuan pengadaan obat adalah :
a. Tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan
b. pelayanan kesehatan
c. Mutu obat terjamin
d. Obat dapat diperoleh pada saat diperlukan
C. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat adalah :
a. Kriteria obat dan perbekalan kesehatan
b. Persyaratan pemasok
c. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat
d. Penerimaan dan pemeriksaan obat
e. Pemantauan status pesanan
Kriteria mutu obat
Mutu dari obat dan perbekalan kesehatan harus dapat dipertanggung jawabkan. Kriteria
mutu obat dan perbekalan kesehatan adalah sebagai berikut:
1) Persyaratan mutu obat harus sesuai dengan persyaratan mutu yang tercantum dalam Farmakope
Indonesia edisi terakhir.
2) Industri Farmasi yang memproduksi obat bertanggung jawab terhadap mutu obat melalui
pemeriksaan mutu (Quality Control) yang dilakukan oleh Industri Farmasi. Pemeriksaan mutu
secara organoleptik dilakukan oleh Apoteker penanggung jawab Instalasi Farmasi Propinsi,
Kabupaten/ Kota. Bila terjadi keraguan terhadap mutu obat dapat dilakukan pemeriksaan mutu di
Laboratorium yang ditunjuk pada saat pengadaan dan merupakan tanggung jawab distributor
yang menyediakan.