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VINCULACION CON LA COLECTIVIDAD

CAPITULO I

1. GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCIÓN

Dentro de toda organización es de vital importancia la compra y venta de bienes o servicios;

de aquí la importancia del manejo de los inventarios, tanto en empresas como en
dependencias gubernamentales, instituciones educativas y algunas otras.

Cada vez son más las empresas, así como diversas instituciones que dedican esfuerzos a
conseguir un buen sistema de información de Control de Inventarios para la cadena de
suministro. Por lo tanto, para lograr un control efectivo de los inventarios es necesario una
buena coordinación y una cooperación entre los elementos del sistema.

De forma particular, el presente proyecto analiza la situación del Almacén GEV repuestos que
distribuye filtros de aceite, repuestos de vehículos, auto lujos a los diferentes clientes que
consumen en el local. En este trabajo se diseñó un sistema de información que permite
controlar las actividades realizadas dentro del almacén como los son: entradas y salidas de
artículos, e Inventario de consumo de materiales.

Se pretende que al implementar el sistema de información, permitirá generar resultados

valiosos los cuales se verán reflejados, en el manejo de inventario del almacén, con la
finalidad de ahorrar tiempo, esfuerzo, tras papeleo de información a los usuarios. El sistema
les permitirá disponer de los formatos necesarios para realizar las operaciones que se
requieren dentro del almacén y tener la información disponible de una manera eficiente y
organizada.

Se desarrolló un Sistema de Información, apoyado en las tecnologías de información, lo

anterior con la finalidad de obtener resultados valiosos en relación a los procesos que se
manejan en el almacén, el sistema .permitirá generar consultas e informes para facilitar el
control de existencias de artículos, notas de entrada y salida, informes estadísticos, según las
necesidades de los usuarios potenciales del sistema

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1.2. JUSTIFICACIÓN

El uso de un software para el control de inventarios es una herramienta que facilitará el

proceso en las actividades de los usuarios del almacén. Dentro de este proyecto los
beneficiados con esta investigación serán principalmente el personal que ahí labora
(usuarios), quienes otorgan atención y servicio de abastecimiento de mercancía tanto de
artículos de oficina, como filtros de aceite, repuestos de vehículos, entre otros a los diferentes
clientes, los cuales contarán con un servicio de atención más rápida, eficiente, oportuna para
cubrir sus necesidades básicas. Con el presente proyecto se pretende cubrir las necesidades
del almacén GEV repuestos con una herramienta enfocada a un Sistema de información para
tener organizada la información concerniente al manejo de actividades básicas de Inventarios
acordes a las necesidades del local comercial, se considera que la mayoría de los Locales del
país ya cuentan con sistema propio, nuestro local no tiene un sistema de esa naturaleza y en
base a este desarrollo se pretende cubrir esa necesidad a través de un sistema de control de
inventarios. Considerando que es de suma importancia llevar el control del almacén, para
tener registrado a ciencia cierta las entradas, salidas del material en sus diversas categorías,
la implementación del sistema tendrá muchos beneficios, entre los cuales se pueden citar
algunos: Controlar el proceso de entrada y salida de productos para el almacén. Brindar
seguridad al usuario para no permitir la manipulación de la base de datos.
Generar aquellos reportes correspondientes para cada uno de los procesos del almacén del
acuerdo al sistema de calidad ISO 9001-2000. El sistema de información está desarrollado en
una plataforma monousuario, no se contempló que estuviera disponible en red, por políticas
de los usuarios de continuar con sus actividades de acuerdo a las disposiciones propias de la
institución, de los directivos por las firmas autorizadas de cada responsable de departamento
y de las auditorías externas e internas de la institución.

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1.3 IMPORTANCIA

El contar con un Sistema de informacion, tendrá un impacto importante sobre ciertas

variables como son: costos, ingresos, productividad, calidad y servicio, las mismas que harán
al sistema más eficiente y competitivo en el momento que se realice tanto el trabajo directivo
como el operativo.

La elaboración del presente Sistema requiere un estudio minucioso de cada proceso, lo que
implica realizar el levantamiento de la información relacionada con su propia estructura,
identificar procesos ineficientes, determinar las relaciones con otros procesos y entidades
tanto externas como internas, además realizar un diagnóstico del funcionamiento del Sistema.
La aplicación de la Teoría de Procesos es fundamental en el desarrollo del Manual, ya que
permite cuestionar por qué y para qué se realizan ciertos procesos, con la finalidad de
priorizar aquellos que contribuyen a alcanzar los objetivos y metas del Sistema y mejorar
aquellos que se encuentren mal estructurados, garantizando de esta manera la calidad del
desempeño del usuario, el mismo que está involucrado directamente con cada uno de los
procesos.

Cabe mencionar que contando con procesos óptimos en el Sistema y con personal altamente
capacitado, se logrará satisfacer las necesidades tanto del cliente interno como del externo
de la organización, cumpliendo de esta manera uno de los fundamentos más importantes de
la Administración de Empresas.

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CAPITULO II

2. CONCEPCIÓN DEL SISTEMA

La importancia de conceptualizar el Sistema Integrado de la Canasta Solidaria radica en

determinar las actividades esenciales o razón de ser del Sistema (SICASO), con la finalidad
de identificar, delimitar, racionalizar y automatizar los procesos, para de esta manera
optimizar recursos y apoyar con eficiencia, eficacia y efectividad la toma de decisiones del
mando.

Por tal motivo, este documento permitirá centrar el estudio en los procesos esenciales de la
canasta solidaria, evitando considerar aquellos que pertenecen a otros sistemas, eliminando
así la duplicidad de actividades en su contexto general.

Además se determinará el alcance, limitaciones y restricciones del Sistema Integrado de la

Canasta Solidaria, para aportar con información íntegra, confidencial y oportuna al mando
para la consecución de los objetivos estratégicos del Sistema.

Tomando en consideración los objetivos de la Dirección de Gestión de la Economía Solidaria,

las limitaciones del sistema actual (manual), la premisa fundamental de bajar costos (porque
permitirá optimizar recursos tanto humanos como financieros) y mejorar los servicios, se
determinará los objetivos para el nuevo sistema, de manera que:

- Proporcione una información íntegra, segura, oportuna y confiable

- Facilite y asegure la información

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2.1 OBJETIVOS DEL SISTEMA

2.1.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar y Desarrollar un Sistema Automatizado para el Control de Inventario de los Bienes del
Local comercial y la gestión de pedidos del cliente, con el fin de optimizar el tiempo en los
procesos de la Institución.

2.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Para poder cumplir con el objetivo esencial del Sistema Integrado de Inventarios, es
indispensable planificar y ejecutar objetivos específicos de tal manera que mediante estos, se
puedan medir los resultados, que conlleven al cumplimiento de las metas fijadas y de la
Misión encomendada al Sistema de Inventarios. A continuación se detallan los objetivos
específicos:

- Diagnosticar la situación actual de los procesos que se llevan a cabo en el Local

de venta de repuestos.

- Recolectar la información necesaria para realizar el sistema.

- Determinar la solución para la necesidad planteada.

- Describir el proceso de control de inventario y gestión de pedidos que maneja

actualmente el local comercial GEV Repuestos con respecto a la existencia de
mercancía dentro del almacén.

2.2. ALCANCE

La Dirección de Gestión de la Economía Solidaria, ha establecido un Canal de Operaciones

que se constituye de los diferentes escalones o niveles con los que dispone la Fuerza, los
escalones de operaciones interactúan entre sí y son:

a) De Dirección
Secretaria General de Desarrollo Económico

b) De Operaciones

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Gestión de la Economía Solidaria

Canasta solidaria

El Sistema Integrado de la Economía Solidaria, a través de los estamentos operativos

establecidos debe llevar el control de todos los procesos, procedimientos y actividades que se
realizan desde la Planificación hasta la Ejecución a través de la Dirección de Gestión de
Economía Solidaria y/o Secciones de canasta solidaria.

Se establecerán los procesos y las interacciones que mantienen todos los escalones, desde
la Dirección de Gestión Solidaria hasta las canastas solidarias, siguiendo el Canal de Mando
permitiendo la optimización de los recursos (humanos, tecnológicos, materiales y financieros)
del Concejo Provincial de Pichincha.

CANAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE CANASTA SOLIDARIA

ÓRGANOS ÓRGANOS
NIVELES
ADMINISTRATIVOS OPERATIVOS
Secretaria Sectorial de
Gestión de Economía Solidaria Canasta Solidaria
Desarrollo Económico

2.3 RELACIÓN CON OTROS SISTEMAS Y ENTIDADES

Para poder cumplir con su propósito, es indispensable que el Sistema Integrado de Canasta
Solidaria interactúe con otros sistemas externos, los mismos que permitirán el normal
desarrollo del sistema así como el logro de sus objetivos. La finalidad de identificar las
entidades externas es determinar el origen y el destino de la información, lo que permitirá
difundirla en forma veraz, oportuna y confiable, para la acertada toma de decisiones por parte
de la Secretaria Sectorial de Desarrollo Económico.

2.3.1. DESCRIPCIÓN

A continuación se detallan las relaciones existentes entre el Sistema Integrado de Canasta

Solidaria y las diversas entidades externas.

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Gestión de Apoyo a la producción.

Unidad de Investigación y Transferencia Tecnológica San Marcos

Entidades Externas
Las Entidades Externas entregan insumos y servicios al Sistema Integrado de Canastas
Solidarias.

Gestión Tecnológica Concejo Provincial

2.3.2. DIAGRAMA DE CONTEXTO

En base de lo expuesto anteriormente se ha elaborado el siguiente Diagrama de Contexto a

fin de poder identificar de mejor manera las relaciones existentes con otros Sistemas.

CAPITULO III
3. MARCO CONCEPTUAL

El presente capítulo tiene por finalidad definir los términos Administrativos y del Sistema
Integrado de Canastas Solidarias, utilizados en el Manual de Procesos, procedimientos y tareas
del Sistema Integrado de Canasta Solidaria.

3.1. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ADMINISTRATIVOS

Actividad.- Situación en la cual el personal, tiene la obligación de desempeñar funciones

específicas y operativas de la confección de las canastas solidarias.

Administración.- Ciencia del empleo económico de hombres, dinero, material, tiempo e

instalaciones en el cumplimiento de una misión, sin perjuicio de la eficiencia operacional.

Análisis Prospectivo.- Es la forma sistemática, mediante el uso de técnicas diversas que

investiga la evolución de un determinado sistema sea: administrativo, operativo, político,

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tecnológico, de relaciones internas, etc. Ese conocimiento permite al planeador evaluar los
probables efectos futuros de decisiones adoptadas hoy.

Automatización.- Proceso de mecanización de las actividades para reducir costos.

Cadena de Valor.- Es una herramienta para examinar de manera sistemática las actividades
que desempeña la Institución y la forma como interactúan. Permite disgregar la Institución en
las actividades estratégicas relevantes para comprender el comportamiento de los costos y
las fuentes actuales y potenciales para la diferenciación. La ventaja competitiva no puede ser
comprendida viendo a la institución como un todo; la ventaja radica en las muchas actividades
que la institución realiza para la planificación, organización y operación de la Dirección de
Gestión de la Economía Solidaria.

Calidad.- Grado de perfección o de eficiencia en que un producto satisface los requerimientos

de aptitud establecidos para determinado uso o consumo y que se halla en estrecha relación
con las condiciones técnicas y necesidades que debe satisfacer.

Capacidad Gerencial.- Significa desarrollar habilidades de administración empresarial y

sobre todo liderazgo, para el manejo de las personas, considerando que el principal
ingrediente empresarial son ellas, con todo su potencial de producir y hacer crecer la
empresa. Deben tener muy claro los enfoques del planteamiento: oferta y demanda, la
satisfacción plena de los clientes y los costos competitivos del mercado.
Capacitación.- Orienta hacia el enriquecimiento del conocimiento en áreas específicas del
mismo para alcanzar la apropiación científico – técnico, como el mejoramiento de habilidades
y destrezas de aplicación.

Cliente o Receptor.- Es el que recibe la salida final del proceso. El receptor puede ser
interno o externo a la Institución.

Cliente Interno.- Constituyen el elemento humano que desarrolla a la empresa o institución.

Cliente Externo.- Personas naturales o jurídicas que utilizan los bienes o servicios
producidos por la empresa o Institución, constituyen la razón de ser de la empresa.

Control.- Comprende un conjunto de disposiciones, normas, políticas, métodos y

procedimientos que rigen en toda la actividad administrativa y financiera. Conlleva las
acciones necesarias para vigilar y verificar que los recursos humanos, materiales y

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financieros de un organismo sean administrados en forma correcta, eficiente, efectiva y

económica para lograr los fines y metas de acuerdo a lo planeado.

Coordinar.- Es la actividad esencial en el proceso administrativo relativa a la sincronización

ordenada del trabajo, con el objeto de suministrar una adecuada dirección, mediante la
oportunidad en la toma de decisiones armoniosas y unificadas, así como la distribución de los
esfuerzos de trabajo necesarios para el logro de los objetivos tal como éstos fueron previstos.

Cultura Organizacional.- Nivel de conocimientos, preparación, normas, valores y

receptibilidad que tiene un grupo humano de una organización. Es compleja, profunda y
dinámica y evoluciona si participa activamente en los objetivos de la organización, es decir
cuando considera que estos le permiten evolucionar al hombre.

Debilidades.- Son todas aquellas áreas de índole financiero, humano, tecnológico junto con
los valores humanos de sus miembros que se encuentran diseminadas y que reducirán la
fortaleza de una organización. Las debilidades son de carácter interno en la organización y
pueden ser eliminadas.

Diagnóstico.- Consiste en conocer los componentes actuales del entorno, que pueden ser
afectados o afectan a la organización así como su ámbito interno, identificando su
potencialidad para responder a la afectación externa o aprovechar las facilidades ofrecidas
para el desarrollo de la Institución.

Diagrama de Contexto.- Se refiere a todas aquellas entidades que están relacionadas con el
sistema y las relaciones que intervienen.

Diagrama de Flujo.- Es una representación gráfica de la secuencia de las etapas en los

procesos, procedimientos, actividades y pasos.

Diagrama de Tiempo.- Es una representación gráfica donde constan la secuencia de los

procedimientos con sus respectivos tiempos de ejecución por actividad.

Dirigir.- Es la facultad que tiene la persona o conjunto de personas de ordenar y el poder de

hacerse obedecer, dentro de una organización para la consecución de los objetivos.
La facultad de ordenar se halla estrechamente vinculada con la acción y el control a través de
la supervisión y la comunicación.

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Efectividad.- Esta en función de lo que se produce y de los medios o bienes de producción y

de la capacidad de producción.

Eficacia.- Medida de la producción con relación a los inputs humanos y otros tipos de
recursos (logro de los objetivos).

Eficiencia.- Medida de la cantidad de recursos utilizados por una organización para dar lugar
a una unidad de producción (uso apropiado de los recursos). Es realizar una tarea bien y en
el menor tiempo posible.

Enfoque Sistémico.- Es la visualización como un todo de la organización y la aplicación de la

Teoría de Sistemas.

Entrada.- Es el punto de inicio del proceso y corresponde a la salida o resultado de un

proceso anterior.

Especialización.- Reducir una operación o tarea a actividades separadas, simplificadas e

individuales.

Estrategia.- Una estrategia es el patrón o el plan que integra las principales metas y políticas
de una organización y a la vez establece la secuencia coherente de las acciones a realizar.

Evaluar.- Es un proceso analítico – sintético de conocimiento de la realidad de una

organización, tanto en el pasado como en el presente y su probable evolución. Busca
responder a las preguntas Qué somos? y Cómo estamos?

Fortalezas.- Son todas aquellas aptitudes, hechos concretos internos de una organización,
que permiten viabilizar la consecución de las metas trazadas y aprovechar las oportunidades
del entorno.

Gerenciar.- Es el arte de relacionar las facetas del manejo de una organización en busca de
una mayor competitividad.

Indicadores de Desempeño.- Son datos que permiten evaluar los resultados de un proceso,
se obtienen al comparar los valores esperados y los valores reales de una variable
determinada.

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Liderazgo.- Es un proceso de dar propósito a un esfuerzo colectivo y causar una voluntad de

esfuerzo que sea entendible para lograr un propósito. El ejercicio del liderazgo es un proceso
mediante el cual una persona o un grupo de personas influyen sobre otras personas o un
grupo de personas, para que éstas realicen el trabajo adaptativo necesario, para enfrentar
una situación que requiere el cambio.

Líder.- Persona capaz de dirigir, impulsar, inspirar e influir en otras. Quienes hacen que
sucedan cosas nuevas e imponen dirección al grupo. Persona con sensibilidad para ver los
problemas con retos.

Metas.- Son los resultados cualitativos y cuantitativos que la Institución se propone alcanzar
en un tiempo determinado, que generalmente debe ser mayor a un año. Las metas
necesariamente deben sustentarse en las estrategias, en la misión y en la visión de la
organización. Cada meta debe ser susceptible de medirse o evaluarse.

Objetivo.- Meta o resultado que se desea alcanzar por medio de una acción generalmente
planificada. El objetivo tiene que ser medible en tiempo, en unidades monetarias, en
porcentajes o en cantidades.

Oportunidad.- Situación favorable que se presenta en el entorno y que permite que la

empresa salga robustecida luego de su aprovechamiento. Son de carácter externo.

Organigrama.- Gráfico de la estructura de una organización que representa las funciones y

relaciones de los diversos elementos que la integran.

Organización.- Conjunto o grupo de personas, que enfocados en una planificación

estratégica, coadyuvan al cumplimiento de su misión, utilizando una serie de medios y
recursos.

Origen: Identifica el área o actividad que origina la entrada o activador del Proceso.

Paradigma.- Modelo de comportamiento o acción proveniente del medio cultural en que la

persona se desenvuelve. Esquema de actuación ante una determinada circunstancia.

Plan.- Síntesis estructurado de las acciones a desarrollarse a fin de alcanzar los objetivos y
los resultados esperados en un determinado período de tiempo.

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Planificar.- Hacer un plan o proyecto para la ejecución de una tarea.

Planificación Estratégica.- Es la elaboración ordenada, metódica, sistémica y en equipo de

la visión, misión, estrategias, metas, objetivos y valores de la entidad. Es plasmar en un solo
documento el emblema con el que todos los miembros de la institución laborarán. Es planear
a corto, mediano y largo plazo en forma táctica, práctica y objetiva.

Políticas.- Constituyen lineamientos u orientaciones que expresan con énfasis las actividades
que deben desarrollarse para la consecución de los objetivos.

Procedimiento.- Es el detalle que muestra secuencialmente la forma en la que varias

personas realizan los pasos en un proceso, los procedimientos son los que norman cada
paso o parte del proceso. Un procedimiento puede estar ubicado dentro de los límites de un
área funcional o puede pertenecer a varias áreas funcionales.

Proceso.- Conjunto de actividades y pasos sucesivos, que encadenados, dan forma a la

cadena de valor para llegar a un fin determinado. Las actividades que conforman un proceso
pueden pertenecer a diferentes departamentos o funciones de la Institución.

Proceso en la Toma de Decisiones.- Es el proceso por el cual los líderes alcanzan

conclusiones acerca de los eventos dentro de la organización, que conducen a realizar las
acciones inmediatas institucionales.

Productividad.- La productividad es la relación entre cierta producción y ciertos insumos. No

es una medida de la producción ni de la cantidad que se ha fabricado, es una medida de lo
bien que se ha combinado y utilizado los recursos para cumplir los resultados específicos
deseables.

Racionalización.- Consiste en organizar los recursos utilizados en un proceso, de tal forma

que se reduzca tanto los costos como el tiempo, manteniendo o mejorando las características
de calidad esperadas del servicio.

Recursos.- Son los elementos humanos, físicos, materiales y tecnológicos que se utilizan o
transforman en las actividades para producir los productos o servicios.

Responsable.- Es el gestor del proceso y/o de las actividades que lo conforman. Existe un
responsable por Proceso y por Actividad.

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Salida.- Es el resultado o el producto del proceso o de la actividad.

Servicio.- Es el resultado final de las actividades que conforman el proceso. El servicio tiene
un destinatario que es el receptor. Tiene tres elementos que los caracterizan: costo, calidad y
oportunidad.

Sistema.- Sistema es un conjunto de elementos interrelacionados e interdependientes y

están orientados a la consecución de un objetivo común. Un sistema está situado en el
entorno o ambiente con el que interactúa, recibe entradas y produce salidas. Un sistema
puede formar parte de un suprasistema o macrosistema y/o estar formado por otros sistemas
(subsistemas).

Subsistema.- Es un sistema que forma parte de un sistema mayor.

Usuario.- Personas naturales o jurídicas que tienen derecho de usar, hasta cierto límite y
circunstancias, de información, de bienes e instalaciones exteriores o ajenas de aquellas, o
de recibir servicios sujetos a tasas.

Valor Agregado.- Es proporcionar un servicio con una calidad superior a las exigencias del
cliente. Es dar al cliente un producto o servicio superior al de la competencia, en otras
palabras es dar más de lo que nos solicitan, es dar algo adicional, sin que ello signifique
cargar o subir el precio.

Visión.- Estado deseado para la organización, describe la situación ideal que se desea
alcance la organización en el largo plazo.

3.2. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS DEL SISTEMA

Acciones Estratégicas.- Medidas de naturaleza e intensidad variables, orientadas a la

preparación y aplicación del Poder Nacional, que se implementan en apoyo de las decisiones
políticas adoptadas con relación a objetivos nacionales, regionales o continentales.
Posibilitan el logro y cumplimiento de los objetivos militares determinados previamente para
cada hipótesis de guerra.

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Alojamiento.- Lugar señalado para aposento y descanso, mediante la cual se busca,

principalmente la recuperación integral de las tropas con mayor comodidad posible, en
relación con la situación táctica que se vive y los recursos disponibles.

Análisis de la información.- En esta fase se descompone la información para estudiarla en

cada uno de sus aspectos o ítems constitutivos, en relación con otras informaciones
semejantes con la que se compara.

Búsqueda de Información.- Explotación sistemática de las fuentes de información por los

medios de búsqueda y la transmisión del producto obtenido a las agencias u organismos
encargados de su procesamiento.

Construcción de prototipos.- La construcción de prototipos es un proceso que facilita al

programador la creación de un modelo del software a construir.

Convenios.- Acuerdo entre dos entidades con el fin de realizar actividades conjuntas,
normadas por un documento legal.

Decisión.- Línea de acción tomada por una autoridad, una vez escuchadas las
recomendaciones de sus auxiliares.

Directiva.- Asociación de personas, y dirigidas por una persona.

Entidades externas.- Son todos aquellos entes que se relacionan con el sistema mediante la
entrada y salida de flujos de datos.

Grupo de Trabajo de Proyecto.- Conjunto de personas que intervienen en el desarrollo de

un proyecto informático.

Información relevante.- Información referente al tema que se le proporciona un proveedor.

Interface.- Visualización de la aplicación desarrollada, de forma que sea comprendida y

aceptada por el usuario.

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Plan de Trabajo.- Documento en el que se distribuye metódicamente las actividades a

realizarse para la total ejecución de un trabajo, de acuerdo a una urgencia, prioridad y el
tiempo disponible.

Planificación.- Determinar lo que se ha de hacer, este término cubre un amplio campo de

decisiones que incluyen el esclarecimiento de los objetivos, de las políticas, fijación de
programas, determinación de métodos y procedimientos específicos.

Planificación Anticipada.- Conjunto de procesos que sirven para realizar previsiones

necesarias para enfrentar las diferentes contingencias, en las cuales se presume la necesidad
de emplear la fuerza para su solución o neutralización.

Planificar.- Trazar o formar uno o varios planes. Organizar, preparar, proyectar.

Canasta.- Cesto de mimbre ancho que suele tener dos azas.

Solidario.- Persona de adhiere a causas o intereses ajenos en momentos difíciles.

Comunidad.- Grupo de individuos que tienen ciertos elementos en común, idioma,

costumbres, visión, tareas del mundo actual, ubicación geográfica, status social, etc.

Gestión.- La noción de gestión, por lo tanto, se extiende hacia el conjunto de trámites que se
llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto. La gestión es también la
dirección o administración de una compañía o de un negocio.

Economía Solidaria.- Es una forma de producción, consumo, y distribución de riqueza (o

sea, un tipo de economía), centrada en la valorización del ser humano y no en la priorización
del capital.

3.2.1. ACRÓNIMOS Y ABREVIACIONES IMPORTANTES UTILIZADAS EN EL SISTEMA

Acrónimos o Abreviaciones Definición

SICASO Sistema Integrado de Canastas Solidario
DGES Dirección de Gestión de Economía Solidaria

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Acrónimos o Abreviaciones Definición

SGDE Secretaria General del Desarrollo Económico

3.3. SIMBOLOGÍA UTILIZADA

En los Diagramas de Flujo de los Procedimientos se ha utilizado una simbología de fácil

interpretación la misma que nos permitirá identificar gráficamente los responsables del
Proceso así como la secuencia de las actividades y pasos que son necesarios ejecutar para
alcanzar el objetivo.

La simbología utilizada es la siguiente:

Inicio y Fin del procedimiento.

Actividad

Decisión

Dirección del Flujo

En los Diagramas de Tiempo de los Procedimientos se identificará la duración que requiere

cada actividad para su ejecución, determinando de esta manera el tiempo total utilizado por
cada Procedimiento.

La simbología utilizada es la siguiente:

Proceso

Inspección

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Transporte

Demora

Operación Combinada

Archivo

CAPITULO IV

4. INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MANUAL

4.1. ESTRUCTURA DE LA CODIFICACIÓN DEL SISTEMA

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El Sistema Integrado de la Fuerza Terrestre debe administrar la información en forma

coherente, ordenada, confiable e instantánea. La rapidez con la cual la información es
obtenida por el usuario, depende de la eficacia puesta en la codificación de los procedimientos.

Al estructurar el código obtenemos la oportunidad de ordenar la información de forma que

facilite el trabajo de búsqueda, le asignamos una característica única al procedimiento con la
cual lo identificamos y lo ubicamos en cualquiera de los Niveles de la Estructura Orgánica de la
Dirección de Gestión de la Economía Solidaria. La codificación de un procedimiento está
basada en la identificación de las partes constitutivas del Sistema Integrado de Canastas
Solidarias.

Consiste en asignar un conjunto de dígitos que permitan identificar la ubicación exacta del
Procedimiento dentro del Sistema Integrado de Canastas Solidarias.

4.1.1. CODIFICACIÓN

La acción de codificar un procedimiento permite introducir una regla o norma con el fin de
localizarla en forma eficaz y rápida en el sistema, independientemente de la cantidad de
información de la que se disponga. Este proceso de codificar, consiste en asignar un conjunto
de dígitos que permitan identificar la ubicación exacta del Procedimiento dentro del Sistema
Integrado de Canastas Solidarias. La codificación utilizada es la siguiente:

- Sistema (se utilizan 2 dígitos (0-99)) 00

Identifica el área de gestión a la cual pertenece el procedimiento.

- Subsistema (se utiliza 1 dígito (0-9)) 00.0

Permite identificar los subsistemas en los que se divide el área de gestión o Sistema

- Proceso (se utiliza 1 dígito (0-9)) 00.0.0

Identifica el proceso al cual pertenece el procedimiento.

- Procedimiento (se utilizan 2 dígitos (0-99)) 00.0.0.00

Identifica al procedimiento en sí

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4.1.2. TABLA DE SISTEMAS(CLASES)

El Sistema Integrado se ha dividido en áreas de gestión de acuerdo a las necesidades de

Información de la Organización, en este caso, dichas áreas identificadas como sistemas se
han establecido de la siguiente manera para el Sistema Integrado de la Fuerza Terrestre:

- Seguridades y Pistas de Auditoría 00 SISEG

- Sistema Gerencial 01 SIGER

- Sistema Integrado Canasta Solidario 02 SICASO

Como ejemplo, podemos identificar el procedimiento “Armado de canastos solidarios”, en el

Sistema Integrado de Canastos Solidarios:

Sistema Integrado de canastas solidarios 09.

Subsistema canastas solidarios 09. 2.
Proceso Embalaje de Canastas Solidarios 09.2.1.
Procedimiento Armado de canastos solidarios 09.2.1.
Actividad Clasificación de cubetas de productos l 09.2.1.01.01

4.2. NORMAS GENERALES PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS

- Para facilitar la identificación de un procedimiento y su nivel de responsabilidad, el

Manual dispone de un Índice de Normas por Procedimiento y un Índice Alfabético de
Procedimientos, en el cual podemos ubicar el procedimiento objeto de consulta, la
página donde conocer su descripción detallada, etc.

- Cada nivel u organismo del Concejo Provincial de Pichincha, dispone de un Manual de

Procesos con los procedimientos correspondientes, a fin de aplicarlos en los asuntos de
su competencia. El presente Manual constituye una herramienta de trabajo en cada
organismo de la Dirección de gestión de Economía Solidaria, con el cual se garantiza la
estandarización, continuidad, consultas, evaluación, etc. de los procedimientos
correspondientes. Este documento ofrece un gran apoyo al cumplimiento de las
responsabilidades en cada uno de los niveles u organismos del Concejo Provincial de
Pichincha.

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- Los Procedimientos se repiten en los distintos niveles de la Dirección de Gestión de

Economía Solidaria, los cuales constan una sola vez en el Manual de Procesos. Como
ejemplo podemos establecer que la Planificación se realiza en todos los niveles de la
Institución y se la identifica en las siguientes áreas administrativas:

Nivel Concejo provincial Secretaria Sectorial del Desarrollo Económico

Dependencia Gestión Económica Solidaria Canasta Solidaria

4.3. MODIFICACIONES DEL MANUAL

El Departamento de Organización deberá actualizar el Manual y los procedimientos cuando se

produzcan cambios de acuerdo a lo indicado para su modificación. Consecuentemente, el
presente Manual y los Procedimientos pueden ser modificados y/o actualizados de acuerdo a
las siguientes circunstancias:

4.3.1. MODIFICACIONES DE HECHO

Las modificaciones y/o actualizaciones al Manual de Procesos se procederán a realizar en los

siguientes casos:
- Cambios en la Organización del Concejo Provincial de Pichincha.

- Cambios en las Políticas Institucionales.

- Cambios tecnológicos, otras.

4.3.2. MODIFICACIONES A PEDIDO

Este procedimiento se origina en los centros de acopio o en las diferentes dependencias, el

mismo que se debe canalizar por el Órgano Regular correspondiente, adjuntando las razones
y justificativos pertinentes. El Departamento de Organización realizará el análisis respectivo y
recomendará al Director de la Gestión de la Economía Solidaria, para que éste a su vez,
tome una decisión al respecto; de ser aceptada, se actualizará el Manual y/o Procedimientos y
el reemplazo de los respectivos documentos.

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CAPITULO V

5. NORMAS DE PROCEDIMIENTO

5.1. MAPA DE PROCESOS

A partir de los objetivos del Sistema y del relevamiento de información, se procede a

identificar un conjunto de actividades formalizables de tipo general, que definen el entorno y
que establecen la modularidad del Sistema, determinando los subsistemas, procesos,
procedimientos y actividades, que permitan la elaboración del Mapa de Procesos que ayuda a
definir la estructura y contexto de los procesos, para lo cual ha sido necesario analizar la
estructura funcional (organigrama) para integrar el Proceso (Estructura) e identificar su nivel
de desempeño.

Las áreas funcionales permiten el cumplimiento de la misión de las canastas solidarias y los
objetivos de un Sistema. Se realizó un análisis investigativo de la información obtenida en las
áreas que forman parte del Sistema Integrado de Canastas Solidarias, en dónde se determinó
que las áreas funcionales son las siguientes:

 planificación de Selección de proveedores

 planificación de Selección de barrios atendidos
 pplanificación de Selección de centros de acopio
 .

Estas han determinado los procesos en el Sistema Integrado de Canastas Solidarios.

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VINCULACION CON LA COLECTIVIDAD

En base a la naturaleza de las actividades desarrolladas en estos subsistemas como en los

demás, éstas fueron analizadas y normalizadas a fin de, optimizar los procedimientos, evitar
la duplicidad de funciones y racionalizar los recursos utilizados, este análisis se encuentra
reflejado en el Mapa de Procesos, para lo cual se utilizó métodos de investigación como son
las entrevistas, observación directa (visita a centros de acopio) y reuniones de trabajo.

Es por eso que el Mapa de Procesos es un documento base para la elaboración del Manual
de Procesos, cuya importancia radica en que nos permite visualizar como está conformado el
sistema en su conjunto, su composición de los antes mencionados subsistemas, procesos,
procedimientos y actividades que integran el Sistema Integrado de Canastas Solidarios.

A continuación se presentan el Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Canastas

Solidarios.

5.2. NORMAS DE PROCEDIMIENTO

La Norma de Procedimiento constituye una guía y herramienta administrativa que comprende:

los Procesos, Procedimiento, Actividades y Pasos con los que cuenta el Sistema Integrado de
Canastas Solidarios, los mismos que facilitarán al usuario, la ejecución eficiente y eficaz de
sus funciones a fin de alcanzar los objetivos anhelados. Además la Norma de Procedimientos
indicará el objetivo que pretende alcanzar cada Procedimiento, el alcance del mismo, quienes
son los responsables de cumplir y hacer cumplir lo estipulado en la misma, sustentada en la
base legal de cada procedimiento. Como apoyo a la aplicación de lo establecido en la Norma
se ha incluido como anexos a cada Procedimiento los Diagramas de Flujo, y los Formularios
correspondientes. La normalización de los Procesos y Procedimientos que se ejecutan en el
Sistema de Operaciones permitirá al nivel directivo controlar que se realice eficaz y
eficientemente las tareas encomendadas a fin de cumplir con su misión. Las Normas de
Procedimiento se muestran a continuación:

5.3. ÍNDICES

5.3.1 Índice de las Normas de Procedimiento

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VINCULACION CON LA COLECTIVIDAD

5.3.2 Índice Alfabético de Procedimientos

5.3.3 Índice de Cuadros
5.3.4 Índice de Figuras
5.3.5 Índice de Figuras

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