Anda di halaman 1dari 9

1

A. STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) KEGIATAN


HARIAN UPT. PUSDALOPS PB PROVINSI BALI

I. LATAR BELAKANG

Kejelasan tugas sehari-hari yang harus dilaksanakan oleh UPT. PUSDALOPS PB adalah
sebuah aspek yang harus benar-benar dipahami oleh staf UPT. PUSDALOPS PB.
Rumusan tugas sehari-hari harus mengatur apa yang harus dikerjakan oleh Kepala UPT,
Kepala Seksi dan operator setiap hari, mulai dari menerima tugas sampai dengan
menyerahkan tugas kepada operator yang baru.

Isi dari tugas sehari-hari harus mencerminkan jabatan staf itu sendiri dan kompetensi
yang dimiliki. Kata kunci kesuksesan pelayanan UPT. PUSDALOPS PB adalah seberapa
jauh kualitas kinerja staf UPT. PUSDALOPS PB. Kesan membosankan bahwa orang-
orang yang bekerja dengan waktu piket dan hanya menunggu permintaan pelayanan
dari masyarakat akan menjadi tidak terbukti apabila tersedia Prosedur Tetap (Protap)
atau Standard Operating Procedure (SOP) yang mengatur kegiatan harian staf UPT.
PUSDALOPS PB.

Dengan uraian tugas yang jelas, tegas dan mutlak harus dilaksanakan, maka staf UPT.
PUSDALOPS PB diharapkan mampu melaksanakan tugasnya dengan maksimal dan
memberikan pelayanan prima.

Untuk hal tersebut diatas, maka dianggap perlu disusunnya Standard Operating
Procedure (SOP) yang menguraikan tugas harian staf UPT. PUSDALOPS PB Provinsi Bali.

II. MAKSUD DAN TUJUAN

Standard Operating Procedure (SOP) ini bermaksud menguraikan tugas sehari-hari staf
UPT. PUSDALOPS PB Provinsi Bali dalam mendukung operasional yang diatur dalam
Pedoman UPT. PUSDALOPS PB.

Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) ini bertujuan untuk meningkatkan


kinerja staf UPT. PUSDALOPS PB yang bermuara pada pelayanan yang prima sesuai
dengan fungsi-fungsi UPT. PUSDALOPS PB.
2

III. STRUKTUR ORGANISASI

KEPALA UPT
UPT. PUSDALOPS PB

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA

KEPALA SEKSI PERINGATAN DINI, PELAYANAN


KEPALA SEKSI
DATA TANGGAP
DAN INFORMASI
DARURAT
KEBENCANAAN
BENCANA DAN PELAYANAN KEGAWATDARURATAN

Gambar 1. Struktur Organisasi UPT. PUSDALOPS PB Provinsi Bali

IV. PEMBAGIAN JAM KERJA PETUGAS CRISIS CENTRE UPT. PUSDALOPS PB

Operasional UPT. PUSDALOPS PB dilakukan selama 24 jam sehari 7 hari seminggu


(24/7) yang dilaksanakan dalam 3 shift, yaitu:
1. Shift pagi : pukul 07.00 – 14.00 wita
2. Shift siang : pukul14.00 – 21.00 wita
3. Shift malam : pukul 21.00 -07.wita.

Catatan
Walaupun telah diatur sistem dan jam kerja, apabila terjadi kasus kedaruratan,
maka jam kerja di atas dapat berubah merujuk pada Standard Operating
Procedure (SOP) Tanggap Darurat Bencana.

V. URAIAN TUGAS HARIAN STAF UPT. PUSDALOPS PB

Untuk mendukung tugas-tugas operasional yang telah diatur dalam pedoman UPT.
PUSDALOPS PB Provinsi Bali, maka tugas sehari-hari staf UPT. PUSDALOPS PB adalah
sebagai berikut :

Kepala UPT. PUSDALOPS PB.


1. Memberikan pengarahan yang dilaksanakan pada saat serah terima tugas dari
operator piket malam kepada operator piket pagi.
3

2. Memberikan pengarahan dan pendelegasian tugas kepada kepala seksi sesuai


dengan kompetensi masing-masing.
3. Memeriksa laporan harian dan menindaklanjuti sesuai catatan laporan yang
dimaksud.
4. Melakukan pemantauan terhadap kesiapan regu piket kepada koordinator piket,
peralatan pendukung operasional, dan menindaklanjuti apabila diperlukan.
5. Membuka email, meresponnya apabila ada hal-hal yang harus direspons, membuka
akses situs BNPB, BMKG dan situs yang menyediakan informasi kebencanaan.
6. Memberikan arahan kepada operator serta memastikan operator memahami dan
bekerja sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP).
7. Dibantu oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha menyiapkan laporan harian yang
ditujukan kepada Kepala Badan Kesbang Pol dan Linmas.
8. Menyampaikan laporan kejadian bencana kepada Gubernur melalui Kepala Badan
Kesbang Pol dan Linmas.
9. Melakukan evaluasi kegiatan UPT. PUSDALOPS PB secara umum.

Kepala Sub Bagian Tata Usaha.


1. Memeriksa dan memberi catatan kelengkapan laporan harian piket dan
menyampaikan kepada Kepala UPT. PUSDALOPS PB.
2. Menindaklanjuti surat-surat yang masuk dan disposisi Kepala UPT. PUSDALOPS PB.
3. Memeriksa sistem pengarsipan seperti surat, dokumen-dokumen penunjang kegiatan
rutin dan operasional baik dalam bentuk hard copy dan soft copy dan data base
administrasi.
4. Menyusun jadwal piket operator UPT. PUSDALOPS PB.
5. Menyiapkan dan mendukung kegiatan administrasi personil di masing-masing seksi
di UPT. PUSDALOPS PB.
6. Menyiapkan konsep-konsep surat dan diteruskan kepada Kepala UPT. PUSDALOPS
PB untuk mendapatkan persetujuan.
7. Membuka email, meresponnya apabila ada hal-hal yang harus direspon, membuka
akses situs BNPB, BMKG dan situs yang menyediakan informasi kebencanaan.
8. Menerima dan menindaklanjuti laporan pemeriksaan peralatan.
9. Mengelola keuangan rutin UPT. PUSDALOPS PB.
10. Membantu kepala UPT. PUSDALOPS PB menyusun konsep perencanaan kegiatan
UPT. PUSDALOPS PB.
Kepala Seksi Peringatan Dini, Pelayanan Data dan Informasi Kebencanaan.
4

1. Menyusun laporan harian yang berkaitan dengan peringatan dini dan informasi
kebencanaan.
2. Membantu Kepala UPT menyusun laporan kejadian bencana
3. Memeriksa kesiapan peralatan untuk penyampaian peringatan dini dan memastikan
peralatan siap digunakan.
4. Memutakhirkan informasi yang berkaitan dengan sistem peringatan dini dan
mendokumentasikan informasi yang penting dalam bentuk hard copy dan soft copy.
5. Membuka akses komunikasi terus menerus dengan institusi yang terlibat dalam
sistem peringatan dini.
6. Membuat laporan apabila ada hal-hal yang perlu dilaporkan yang berkaitan dengan
pemutakhiran peralatan teknologi atau personil.
7. Memberikan arahan kepada operator yang berkaitan dengan pemutakhiran data dan
informasi kebencanaan dan sistem peringatan dini.
8. Khusus untuk Tsunami, memantau uji coba sirine yang dilaksanakan setiap tanggal
26 setiap bulan, menyiapkan laporan dan melaksanakan pemeliharaan.
9. Membuka dan merespons email apabila ada hal-hal yang harus ditanggapi,
membuka akses situs BNPB, BMKG dan situs lain yang menyediakan informasi
kebencanaan.
10. Membantu Kepala UPT. PUSDALOPS PB menyusun laporan harian dan kejadian
bencana yang ditujukan kepada Kepala Badan.
11. Memastikan operator UPT. PUSDALOPS PB mampu bekerja sesuai dengan SOP.

Kepala Seksi Tanggap Darurat Bencana dan Pelayanan Kegawatdaruratan.


1. Menyusun laporan harian berkaitan dengan pelayanan kedaruratan dan operasi
tanggap darurat.
2. Membantu Kepala UPT menyusun laporan kejadian bencana
3. Melaksanakan petunjuk-petunjuk teknis dari kepala UPT. PUSDALOPS PB terutama
terhadap kegiatan tanggap darurat bencana dan pelayanan kegawatdaruratan.
4. Memeriksa kesiapan personil dan peralatan tanggap darurat dan yang ada di
Kesbang demikian pula mengkoordinasikan dengan lintas sektoral yang lain.
5. Memeriksa kelengkapan administrasi tanggap darurat bencana seperti formulir kaji
cepat (form assesment), rencana operasional (Renop), formulir logistik dan
sebagainya.
6. Membuka dan merespons email apabila ada hal-hal yang harus ditanggapi,
membuka akses situs BNPB, BMKG dan situs lain yang menyediakan informasi
kebencanaan.
5

7. Membantu kepala UPT. PUSDALOPS PB menyusun konsep perencanaan kegiatan


UPT. PUSDALOPS PB.
8. Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan instansi terkait.

Operator.
1. Memeriksa kondisi peralatan yang akan digunakan dalam tugasnya (komputer,
telepon, radio, internet, dan sebagainya).
2. Melakukan tindakan penanganan kerusakan teknis ringan jika ditemukan peralatan
yang tidak berfungsi.
3. Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan staf-staf dari instansi-instansi yang
melakukan deteksi bencana ( seperti BMKG, PU, Badan Vulkanologi dan Mitigasi
Bencana Geologi, dan sebagainya) dan instansi lainnya yang memiliki data terkait
kebencanaan.
4. Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan operator RU UPT. PUSDALOPS PB
kabupaten/kota terkait kondisi daerah masing-masing.
5. Mencari informasi dari media cetak, media massa (radio, televisi, internet, dan
sebagainya) dan CCTV terkait kebencanaan dan bila diperlukan tindak lanjut dimuat
dalam laporan.
6. Memutakhirkan database kebencanaan berdasarkan informasi yang diperoleh dari
instansi dan lembaga terkait serta media.
7. Mencatat informasi yang diperoleh dari masyarakat dan instansi terkait.
8. Melakukan triangulasi dan analisa informasi yang masuk dan memberikan
tanggapan kepada instansi terkait.
9. Menyusun laporan piket untuk diserahkan kepada Kepala UPT. PUSDALOPS PB
melalui Kepala Seksi.
10. Mempersiapkan informasi dan data kebencanaan serta menyusun laporan lain yang
dibutuhkan oleh Kepala UPT. PUSDALOPS PB.
11. Memberikan penjelasan mengenai laporan piket harian kepada tim piket
selanjutnya pada saat serah terima piket.
12. Melakukan pemantauan dan pelacakan armada ESR serta koordinasi dengan tim
ESR untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat.
13. Memberikan pelayanan terhadap permintaan layanan kebencanaan dan
kegawatdaruratan dari masyarakat.

Seluruh operator UPT. PUSDALOPS PB menjalankan tugasnya sesuai alur berikut ini
(silahkah lihat halaman berikutnya). Pada alur tersebut, para operator melaksanakan
6

piket secara bergiliran setiap harinya termasuk melakukan identifikasi akan pentingnya
melaksanakan peringatan dini dan atau tanggap darurat. Lebih lanjut mengenai
pelaksanaan peringatan dini dan tanggap darurat dapat dilihat pada Standard Operating
Procedure (SOP) Kesiapsiagaan dan Peringatan Dini serta Standard Operating Procedure
(SOP) Tanggap Darurat Bencana.
11

SOPKegiatan Harian Pusdalops PBProvinsi Bali


Pelaksanaan Tanggap
PeralihanPiket Pelaksanaan Piket Harian Pelaksanaan Peringatan Dini
Darurat

Timyang Serah terima piket Timyang memulai


mengakhiri piket (laporan piket &logbook) piket

Tidak ada kejadian khusus Ada kejadian/informasi khusus


yang perlu ditindaklanjuti yang perlu ditindaklanjuti

Kondisi Rutin

Operator Informasi kejadian (tanpa bencana) Kondisi dengan kejadian


 Periksa peralatan (komputer, telepon, radio, internet, Misalnya: informasi dari BMKG, bencana
server), jaringan, serta koneksi internet, dan menangani temuan dari media, catatan log book/
kerusakan teknis, jika ada. laporan piket, dsb.
 Periksa logbook masing-masing dan tindaklanjuti
Pusdalops diaktifkan menjadi
 Koordinasi dan komunikasi dengan staf-staf dari
Pos Komando Tanggap Darurat
instansi-instansi yang melakukan deteksi bencana
(BMKG, PU, BPPTK, dan sebagainya), instansi lainnya Meningkatkan Kesiapsiagaan
yang memiliki data terkait kebencanaan, termasuk (lihat SOPESRdan SOP
RUPUSDALOPS kabupaten/kota. Peringatan Dini) Tanggap Darurat (lihat
 Memutakhirkan database kebencanaan berdasarkan SOPTanggap Darurat
informasi yang diperoleh dari instansi dan lembaga dan SOP ESR)
terkait serta media.
 Mencatat informasi yang diperoleh dari masyarakat dan
melakukan triangulasi informasi.
 Mengembangkan check list dan daftar kontak dari
beragaminstansi dan organisasi.

Kepala UPT Pusdalops Aman Terjadi bencana


Laporan Piket
PB

Briefing penutup piket

Gambar 2. Prosedur Tetap Kegiatan Harian Personel UPT. PUSDALOPS PB


12

Untuk lebih rinci mengenai apa yang harus dilakukan operator setiap
pergantian piket, silahkan lihat gambar pada halaman berikutnya.

VI. PENUTUP

Demikian Prosedur Tetap Kegiatan Harian UPT. PUSDALOPS PB Provinsi


Bali yang dapat dijadikan acuan dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
13

Serah Terima Piket Antar Tim Piket

Sebelum serah terima Saat serah terima Siaga

Tim Baru dan Tim lama Tim baru (pengganti) Tim Baru
Briefing singkat kepada regu yang
Datang
baru jika
15 menit
ada hal
sebelum
yang harus
waktusegera
serahditindak
terima. lanjuti
Segera menindaklanjuti jika ada laporan kerusakan peralatan (lihat manual penanganan keru
Memastikan hal tersebut di atas telah
Memeriksa
tercatatkelengkapan
pada laporananggota
piket dan
regu.
sampai sejauhMencatat
mana telah
kemajuan
ditindakhal
lanjuti.
tersebut diatas pada buku harian piket.
Memeriksa peralatan-peralatan untuk
Memeriksa
peringatan
kesiapan
(lihatanggota
manual regu.
peralatan) dan memastikan
Secarasemua
aktif menghubungi
peralatan bekerja
instansi
dengan
terkaitbaik.
sambil
(Jika
melakukan
ada masalah
uji coba
lihatperalatan.
manual penanganan ke
Memeriksa dengan teliti laporan harian piket (personel, inventaris, kegiatan, dan isu Seluruh
penting lainnya)
anggota dan
tim harus
memastikan
aktif untuk
semuanya
memperoleh
siap akses maupun update information dari ins
Menandatangani dokumen serahTim terima.
yang bertugas Secara rutin membaca manual posko 24/7
1. Memeriksa anggota tim Mencatat seluruh kegiatan pada buku harian piket.
2. Menyiapkan laporan piket
3. Memeriksa kesiapan serah terima

Gambar 3. Serah Terima antar Tim Piket UPT. PUSDALOPS PB Provinsi Bali