LABORATORIO Nº 15 – Microsoft Query en Excel

CARRERA DE CONTADURIA PÚBLICA – CPA-506

Docente: Ph.D.(c) Victor Hugo Chavez Salazar – Gestión: 2017

Estimados Estudiantes:

A continuación se detallan los pasos para importar datos externos a nuestras hojas de calculo utilizando el Microsoft
Query.

Podemos encontrar a Microsoft Query dentro de la ficha Datos en el menú desplegable De otras fuentes.

Al utilizar Microsoft Query nos podemos conectar a diversas fuentes de datos externas, seleccionar la información
que necesitamos, importarla a nuestra hoja de Excel y refrescar la información automáticamente tantas veces como
lo necesitemos de manera que los datos de nuestra hoja de Excel permanezcan sincronizados con las fuentes
externas.

Tipos de bases de datos

Podemos obtener datos de diferentes fuentes incluyendo las siguientes:

 Microsoft Access
 Microsoft SQL Server
 Microsoft SQL Server OLAP Services
 Microsoft FoxPro
 Microsoft Excel
 dBase
 Paradox
 Oracle
 Archivos de texto

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Además podemos utilizar controladores ODBC de otros proveedores que nos pueden ayudar a conectar nuestro
archivo Excel a diferentes bases de datos.

1) SELECCIÓN DE DATOS

Microsoft Query nos permite hacer una selección de los datos que deseamos importar, es decir, si no
necesitamos todos los registros de una tabla de Access entonces podemos importar solo aquellos registros que
cumplan con ciertas condiciones. Además podemos seleccionar solo aquellas columnas que nos interesen.

Y para aquellos usuarios avanzados de bases de datos, Microsft Query nos permite editar la sentencia SQL de
manera que podamos crear consultas totalmente personalizadas sobre las fuentes de datos externas.

2) ¿CÓMO FUNCIONA MICROSOFT QUERY?

El primer paso para utilizar Microsoft Query es crear un origen de datos. Ese origen de datos es el que contiene la
información adecuada para conectarse a la base de datos externa. Inmediatamente después de haber
seleccionado la opción Desde Microsoft Query en la ficha Datos, se mostrará el cuadro de diálogo Elegir origen
de datos.

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Para especificar un origen de datos para una base de datos o un archivo de texto debes utilizar la pestaña Bases
de datos. Si necesitas especificar un origen de datos de un cubo OLAP debemos utilizar la pestaña Cubos OLAP.
En la pestaña Consultas se irán guardando todas las consultas que se guarden desde Microsoft Query de
manera que puedas encontrarlas rápidamente.

Una vez creado el origen de datos se tienen dos opciones: Pasar directamente a Microsoft Query o utilizar
el Asistente para consultas el cual nos ayudará en unos cuantos pasos a definir la consulta a la base de datos.

3) EL ASISTENTE PARA CONSULTAS

Para utilizar el asistente para consultas debemos asegurarnos de que esté marcado el cuadro de selección Usar el
Asistente para consultas para crear o modificar consultas. Al pulsar el botón Aceptar se iniciará con el primer
paso del Asistente.

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Al final del proceso habremos creado una consulta y la cual podremos modicar aún más, si así lo deseamos,
directamente en Microsoft Query.