Anda di halaman 1dari 13

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Mengorganisasikan dan Menulis Pesan Bisnis


Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan langkah strategis bagi pencapaian
organisasi secara menyeluruh, terencana dengan baik agar mempermudah tujuan
komunikasi. Setelah memahami proses komposisi dan perencanaan, maka tahap
selanjutnya adalah pengorganisasian pesan bisnis.
Berikut beberapa tahapan dalam mengorganisasikan dan menulis pesan bisnis :
a. Mencari Data dan Menghasilkan Ide
Proses pengumpulan informasi disebut sebagai riset (research). Riset perlu dilakukan
sebelum mulai menulis karena informasi yang dikumpulkan membantu membentuk
pesan. Menemukan data-data penting setelah sebuah pesan setengah selesai sering
berarti akan mulai dari awal lagi dan mengorganisasikan ulang.
b. Mengorganisasikan Data
Pesan yang diorganisasikan dengan baik adalah dengan mengelompokkan poin-poin
yang mirip, ide-ide mengikuti urutan yang membantu pembaca memahami hubungan
dan menerima pandangan penulis. Dua teknik sederhana bisa mambantu dalam
mengorganisasikan ide dengan membuat daftar dan bagan. Keuntungan menyusun
sebuah bagan adalah dapat memberikan kita kesempatan untuk mengorganisasikan
pemikiran kita sebelum kita macet dala memilih kata dan struktur kalimat. Format
alfanumerikan yang lazim menggunakan angka romawi, huruf dan nomor untuk
menunjukkan ide utama dan pendukung.
c. Mengorganisasikan Ide kedalam Pola
1) Pola langsung untuk audience reseptif
Penjelasan dan rincian sebaiknya mengikuti pembukaan, yang penting adalah
bergerak ke ide utama secepat mungkin. Metode langsung ini mempunyai
kelebihan yaitu menghemat waktu pembaca, menetapkan bingkai berpikir yang
tepat dan mencegah frustasi pembaca.
2) Pola tidak langsung untuk audience yang tidak reseptif
Pendekatan ini paling baik digunakan untuk jenis pesan good news, ide yang
bersifat membujuk dan berita sensitive terutama yang dikirim kepada atasan. Pola

3
tidak langsung memiliki kelebihan yaitu menghargai perasaan audience,
mendorong penerimaan yang baik dan meminimalkan reaksi negative.

2.2 Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik


Beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik, yaitu :
a. Bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai
beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-
pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama
untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.
b. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan
Adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan-pesan yang
disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-
buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak
jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan
penting saja yang disampaikan kepada audiens.
c. Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis
Penyebab selanjutnya yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi adalah
adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang
disampaikan kepada audiens. Hal tersebut menyebabkan ketidaklancaran komunikasi
karena audiens akan sulit mengerti pesan- pesan yang disampaikan.
d. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercantum di dalam Pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-
pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin -poin yang
penting justru terlupakan dalam topik pembahasan. Karena fokus membahas hal-hal
yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya
memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.

Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu,
hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

4
2.3 Pentingnya Pengorganisasian Pesan yang Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para
bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan
yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang
dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang
disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun
praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan
menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi
pesan-pesan yang baik sebagai berikut :
1. Subjek dan tujuan harus jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam
hal-hal berikut ini :
1. Memahami pesan yang disampaikan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan
berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens
akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.
2. Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiens dalam
memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan
tersebut.
3. Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan
menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang
baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya
menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping
itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan,
tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

5
4. Mempermudah pekerjaan komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator,
sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor
yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik,
cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahui
cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin
tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan
pekerjaan.

2.4 Pengorganisasian Pesan–Pesan Melalui Outline


Pengorganisasian pesan dapat dilakukan dengan membuat outline yang memuat
hal-hal sebagai berikut :
a. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap
komunikator yang harus dipecahkan. Jika materi yang disajikan lemah dan tidak
memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Semua
kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat tiga paragraph surat, atau menulis 200
halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan
kompleks materi yang disampaikan, semakin penting tahap pertama ini. Apabila pesan
yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi
penting artinya.
Susunan suatu outline secara garis besar terdiri dari tiga tahap, yaitu :
1) Mulai dengan ide pokok (main idea) akan membantu dalam menetapkan tujuan dan
strategi umum dari suatu pesan.
2) Nyatakan poin-poin pendukung yang penting .
3) Ilustrasi dengan bukti-bukti. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin
baik outline yang dibuat.

b. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional


Setelah mengelompokkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan-
urutan terhadap ide-ide tersebut agar selaras dengan rencana organisasional, melalui
dua pendekatan yaitu :

6
1) Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan
deduktif, dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti
pendukungnya. Pendekatan ini biasanya digunakan apabila reaksi audiens
cenderung positif atau menyenangkan.
2) Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan
pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru
diikuti dengan ide pokok. Biasanya pendekatana ini digunakan saat reaksi audiens
cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri
audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap
selanjutnya adalah menentukan jenis pesan yang akan dibuat atau disampaikan.
Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi dibawah ini :
 Direct Request
Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian
yang langsung pada hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo.
Contoh dari pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat
pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, permintaan kredit rutin dan lain-
lain.
 Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana.
Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke
ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham.
Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan
positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan. Oleh karena itu,
ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga maksud/
tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri
sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami
pesan yang anda sampaikan.
 Pesan-pesan Bad News
Pesan-pesan bad news merupakan pesan yang menginformasikan kabar buruk
atau berita yang tidak menyenangkan, contohnya seperti penolakan surat
lamaran, menolak kredit, melakukan perampingan karyawan, atau menurunkan

7
pangkat. Jika Anda membuat pesan bad news, cobalah untuk menempatkannya
pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
 Pesan-pesan Persuasif
Persuasif merupakan suatu usaha mengajak/mengubah sikap, kepercayaan, atau
tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, pesan
persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di
dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa
mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Contoh penyampaian pesan
persuasif yaitu pada pesan dalam kegiatan untuk mendapatkan dana dan
kerjasama. Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang
cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif
umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis
yang cukup ketat.

2.5 Revisi Pesan-Pesan Bisnis


Setelah tahap perencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan-
pesan bisnis langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau
perbaikan (revisi) terhadap pesan-pesan bisnis. Berikut adalah hal-hal yang berkaitan
dengan revisi pesan-pesan bisnis :
a. Keterampilan Merevisi Pesan
Setelah naskah pertama selesai, kebanyakan orang menganggap pekerjaan menyusun
pesan telah selesai dan mulai beralih ke pekerjaan lainnya. Hal yang sesungguhnya
tidaklah demikian. Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan
hati-hati. Draft pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang ( review) dan diperbaiki
lagi, baik dari sudut isi amupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format
penulisannya.
1) Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya
Pada fase awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-
pesan awal dan akhir, karena pesan – pesan tersebut mempunyai pengruh besar
terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan,
menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih
panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi
bahan.

8
2) Mengedit mekanik atau teknis penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya,
langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis
penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:
- Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan
yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.
- Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis
dengan huruf kapital).
- Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik,
titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).
- Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat
dipahami dengan mudah.
- Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat
menghilangkan makna suatu pesan-pesan bisnis yng telah disampaikan.
3) Mengedit format dan layout
Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format atau
layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa,
ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak
boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih,
tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan
senang membacanya.

b. Pemilihan kata yang tepat


Pemilihan kata dalam penyampaian pesan-pesan bisnis kepada audiens sangat penting.
Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu
komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1) Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang
pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan
memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2) Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi
kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

9
3) Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam –
macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan
bisnis.

c. Membuat Kalimat Yang Efektif


Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran,
kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak
terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau
“apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu
yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
1) Tiga jenis kalimat
 Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun
tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik
langsung maupun tidak langsung.
 Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai
klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri
sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen
adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa
yang utuh.
 Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa
dependen sebagai anak kalimat.

2) Cara mengembangkan paragraf


Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif
dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan
terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari
kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan
paragraf:
 Ilustrasi

10
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang
dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
 Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan
maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
 Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
 Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima
pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
 Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima
pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

d. Menulis Ulang Pesan


Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang
ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan
kesalahan berikut:
1) Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-benar memperbaikinya
2) Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
3) Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan
menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas,
mantap dan kuat.

e. Memproduksi Pesan
Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca, pilihan kata,
pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum
selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.
Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis diproduksi menggunakan
computer. Berbagai aplikasi bisa dipergunakan untuk membuat desain agar pesan lebih
menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.
Desain pesan yang efektif akan memberi pedoman kepada pembaca dalam menyimak

11
seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Oleh karena itu, desain
yang menarik dan efektif menjadi sasaran penting dalam memproduksi pesan.
Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut seperti konsistensi,
seimbang, terkendali, rincian.

12
BAB III
KESIMPULAN

Berdasarkan penjelasan diatas, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Setelah memahami proses komposisi dan perencanaan, maka tahap selanjutnya adalah
pengorganisasian pesan bisnis. Beberapa tahapan dalam mengorganisasikan dan
menulis pesan bisnis adalah : a) Mencari Data dan Menghasilkan Ide, b)
Mengorganisasikan Data dan c) Mengorganisasikan Ide kedalam Pola.
2. Beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik, yaitu :
a. Bertele-tele, yakni pesan-pesan awal terlalu panjang sehingga pembaca lambat
memahami maksud pesan
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan, yakni adanya informasi yang tidak
relevan dan tidak penting dalam pesan-pesan yang disampaikan kepada audiens
c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, yakni adanya ide-ide yang tidak logis dan
tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens
d. Informasi penting kadang kala tidak tercantum di dalam pembahasan, yakni lebih
banyaknya pembahasan mengenai informasi yang tidak relevan sehingga informasi
yang lebih penting kadang terlupakan.
3. Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik penting, karna hal tersebut dapat
membantu audiens dalam memahami pesan yang disampaikan dengan disajikannya
informasi yang jelas dan benar, membantu audiens menerima pesan dengan
diorganisasikannya pesan dengan baik dan mudah di baca, menghemat waktu audiens
dengan menyampaikan ide-ide yang relevan sehingga mudah dan cepat dipahami serta
mempermudah pekerjaan komunikator dengan terorganisirnya pesan-pesan bisnis maka
akan mempercepat pekerjaan komunikator.
4. Pengorganisasian pesan dapat dilakukan dengan membuat outline yang memuat hal-hal
sebagai berikut :
a. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide
Semakin panjang dan kompleks materi yang disampaikan, semakin penting tahap
pertama ini. Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline
sangat diperlukan dan menjadi penting artinya.
b. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
13
Setelah mengelompokkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan-
urutan terhadap ide-ide tersebut agar selaras dengan rencana organisasional,
melalui dua pendekatan yaitu pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung.
5. Setelah tahap perencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan-pesan
bisnis langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan
(revisi) terhadap pesan-pesan bisnis.

14
DAFTAR PUSTAKA

Marhadi. 2012. Komunikasi dalam Dunia Bisnis. Pekanbaru : Alaf Riau.


Pratminingsih, Sri Astuti. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta : Graha Ilmu.
https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/vii-pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan-
bisnis/

15