PERANAN PENGELOLAAN ARSIP DALAM

PENYAJIAN DATA PADA SEKRETARIAT

DPRD PROPINSI JAWA TIMUR

LAPORAN KARYA PRAKTEK

Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Guna Mencapai

Gelar Ahli Madya (A.Md.) Sekretari

DISUSUN OLEH :

HAFIDHAH ARIEF
08. 4217

PROGRAM STUDI KESEKRETARIATAN

AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMEN
INDONESIA SURABAYA
2010
PROGRAM STUDI KESEKRETARIATAN

LEMBAR PERSETUJUAN

Surabaya, Nopember 2010

Disetujui

Dosen Pembimbing

Drs. Ec. H. Soesito Mertokusumo, MM

 LAPORAN KARYA PRAKTEK

PERANAN PENGELOLAAN ARSIP DALAM

PENYAJIAN DATA PADA SEKRETARIAT
DPRD PROPINSI JAWA TIMUR

DISUSUN OLEH :
HAFIDHAH ARIEF
08. 4217

Telah dipresentasikan dan dipertahankan didepan Tim

Penguji dan dinyatakan Lulus pada ujian Laporan Karya
Praktek Program Studi Kesekretariatan
Akademi Sekretari dan Manajemen Indonesia
(ASMI) Surabaya
Pada tanggal 20 Nopember 2010

TIM PENGUJI

Penguji 1 : Drs. Wijono, MM _____________

Penguji 2 : Dra. Nurul Kusuma WS., MM _____________

Penguji 3 : Dra. Hj. Toeti Oetami, MM _____________

Penguji 4 : Drs. H. Harmani, MM _____________

AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMEN
INDONESIA ( ASMI ) SURABAYA

LEMBAR PENGESAHAN

Surabaya, Nopember 2010

Direktur

Dra. Hj. Toeti Oetami, MM

 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan rasa puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha

Esa yang senantiasa memberikan lindungan dan rahmat- Nya kepada

penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan kewajibannya dalam

menyusun Laporan Karya Praktek yang berjudul “ Peranan Pengelolaan

Arsip Dalam Penyajian Data Pada Sekretariat DPRD Propinsi Jawa

Timur “.

Penyusunan laporan ini sebagai kelengkapan syarat yang harus

dipenuhi oleh penulis agar memperoleh gelar Ahli Madya ( A.Md. )

khususnya dari Akademi Sekretari dan Manajemen Indonesia ( ASMI )

Surabaya.

Setelah penulis melewati beberapa kesulitan dan hambatan

mengingat terbatasnya kemampuan penulis, akhirnya berkat adanya

bantuan dan dukungan dari semua pihak maka penulis mampu

menyelesaikan laporan ini tepat pada waktunya.

Oleh sebab itu dengan tulus dan ikhlas penuliis mengucapkan rasa

terima kasih kepada yang terhormat :

1. Dra. Hj. Toeti Oetami, MM selaku Direktur ASMI Surabaya.

2. Drs. Ec. H. Soesito Mertokusumo, MM selaku dosen pembimbing

yang telah meluangkan waktu dalam mengajarkan, mengarahkan

dan memberikan petunjuk dalam penyusunan laporan ini.

3. Bapak dan Ibu Dosen ASMI Surabaya yang telah memberikan ilmu

pengetahuan selama masih duduk di bangku perkuliahan.

4. Drs. Ec. Pudji Setiowibowo, MM selaku Kepala Bagian Umum DPRD

Propinsi Jawa Timur yang telah memberi ijin saya untuk ditempatkan

di Sub Bagian Tata Usaha.

5. Drs. Heru Wahono selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha DPRD

propiinsi Jawa Timur.

6. Bapak Sadji, Bapak Har, Bapak Joko, Mas Andre, Bapak Pram,

Bapak Sul, Bapak Gono, Ibu Kodidjah, dan Ibu Iin yang senantiasa

membantu dengan senang hati selama mengadakan penelitian di

DPRD Propinsi Jawa Timur.

7. Ayah dan Mami tercinta yang selalu memberikan doa dan materi

sehingga Laporan Karya Praktek ini dapat selesai dengan baik.

8. Kechenk ‘Pitching’ yang telah banyak meluangkan waktunya untuk

mendampingi, memberikan semangat dan dukungan dalam

membantu kelaancaran penulisan laporan ini sehingga dapat selesai

tepat pada waktunya.

9. Teman teman sejawat “ ASI Comunity “ yang telah memberi saran,

dukungan, dan bantuan selama ini.

Dalam penulisan LKP ini penulis telah berusaha menulis dan

meyelesaikan dengan segenap kemampuan yang telah dimiliki. Namun

penulis menyadari akan kekurangan dan kesalahan sehingga penulis

mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun sebagai

masukan bagi penyusun demi perbaikan laporan.

Semoga LKP ini dapat memberikan manfaat dan wawasan bagi

seluruh pembacanya.

Surabaya, Nopember 2010

Penyusun
 DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ............................................................................. i

DAFTAR ISI .......................................................................................... iv

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................ vi

BAB I : PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang .............................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah ........................................................ 2

1.3 Tujuan Penelitian ........................................................... 2

1.4 Metode Penelitian .......................................................... 3

1.4.1 Variabel Penelitian .............................................. 3

1.4.2 Obyek Penelitian ................................................. 4

1.4.3 Ruang Lingkup Penelitian .................................. 4

1.4.4 Jenis dan Sumber Data ...................................... 4

1.4.5 Teknik Pengumpulan dan Pengelolaan Data .... 5

1.5 Sistematika Penulisan .................................................... 7

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan .................................... 9

2.2 Kegunaaan dan Peranan Arsip ...................................... 11

2.3 Pengorganisasian Kearsipan ......................................... 13

2.4 Prosedur Penyimpanan ................................................. 17

2.5 Sistem Penataan dan Penyimpanan Arsip .................... 20

 2.6 Sistem Penemuan Kembai dan

Penyajian Data atas Dokumen ....................................... 24

BAB III : TINJAUAN PRAKTEK

3.1 Tinjauan Umum .............................................................. 26

3.1.1 Sejarah Sekretariat DPRD Propinsi Jawa Timur 26

3.1.2 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD

Propinsi Jawa Timur ............................................ 32

3.2 Tinjauan Khusus ............................................................ 33

3.2.1 Pengorganisasian Arsip Pada

Sekretariat DPRD Jatim ...................................... 33

3.2.2 Prosedur Penataan dan

Penyimpanan Arsip pada

Sekretariat DPRD Jatim ....................................... 34

3.2.3 Sistem Penyimpanan Arsip Pada

Sekretariat DPRD Propinsi Jatim ........................ 37

3.2.4 Penemuan Kembali dan

Penyajian Data Pada

Sekretariat DPRD Propinsi Jatim ........................ 41

3.2.5 Faktor Faktor Penghambat Kegiatan Kearsipan

Pada Sekretariat DPRD Prop. Jatim .................. 45

3.2.6 Usaha Usaha yang Dilakukan Untuk

Mengatasi Hambatan Hambatan Yang Terjadi

Dalam Kegiatan Kearsipan ................................. 47

BAB IV : SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan ....................................................................... 49

4.2 Saran ............................................................................. 50

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN
 DAFTAR LAMPIRAN

1. Berita Acara Bimbingan Laporan Karya Praktek ( LKP ) ASMI

Surabaya.

2. Surat Permohonan untuk melaksanakan Penelitian / Praktek Kerja

dari ASMI Surabaya untuk Sekretariat DPRD Propinsi Jawa Timur.

3. Surat Balasan dari Sekretariat DPRD Propinsi Jawa Timur yang

mengijinkan Mahasiswi ASMI Surabaya untuk melakukan Penelitian /

Praktek Kerja.

4. Daftar Nilai Kerja Praktek Mahasiswa ASMI Surabaya

SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT

DAERAH ( DPRD ) PROPINSI JAWA TIMUR

LEMBAR PERSETUJUAN

Surabaya, Nopember 2010

Mengetahui,
Kepala Bagian Umum

Drs. Ec. Pudji Setiowibowo, MM

Pembina
Nip. 19590906 198603 1 014