Anda di halaman 1dari 34

MANUAL MUTU

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL


SEKOLAH TINGGI MULTI MEDIA

SEKOLAH TINGGI MULTI MEDIA


YOGYAKARTA
2015
MANUAL MUTU
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
SEKOLAH TINGGI MULTI MEDIA

SPMI-STMM MM 02 01

Revisi ke : -
Tanggal : -
Dikaji ulang oleh : Pembantu Ketua I
Dikendalikan oleh : Pusat Penjaminan Mutu
Disetujui oleh : Ketua STMM

STMM KEBIJAKAN SISTEM Disetujui oleh


Revisi ke : Tanggal : PENJAMINAN MUTU
INTERNAL

SPMI-STMM/MM/02/01 Ketua

SPMI-STMM/MM/02/01 1
DAFTAR ISI

DAFTAR ISI
PERNYATAAN TENTANG MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
A. Ruang Lingkup
B. Tujuan
BAB II. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
BAB III. ISTILAH DAN DEFINISI
BAB IV. SISTEM MANAJEMEN MUTU
A. Sekilas Tentang Pusat Jaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran
(PPMPP)
B. Organisasi Pusat Jaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran
C. Visi, Misi, Mandat, Maklumat Pelayanan dan Tujuan PPMPP
1. Visi, Misi, Motto Mandat dan Maklumat Pelayanan PPMPP
2. Tujuan PPMPP
D. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu PPMPP
E. Sistem Dokumentasi
BAB V. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
A. Komitmen Manajemen
B. Kepuasan Pengguna Jasa Layanan
C. Kebijakan Mutu
D. Perencanaan Sistem Mutu
E. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
F. Tinjauan Manajemen
BAB VI. PENGELOLAAN SUMBER DAYA
A. Penyediaan Sumber Daya
B. Sumber Daya Manusia dan Pelatihan
C. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja
BAB VII. REALISASI LAYANAN
A. Perencanaan Layanan
B. Proses Terkait dengan Pelanggan
C. Pembelian

SPMI-STMM/MM/02/01 2
BAB VIII. PEMANTAUAN, PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU PERBAIKAN
A. Umum
B. Pemantauan dan Pengukuran
C. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai
D. Analisis Pemantauan dan Pengukuran
E. Perbaikan dan Peningkatan Mutu

SPMI-STMM/MM/02/01 3
PERNYATAAN TENTANG MANUAL MUTU

Manual Mutu (Quality Manual) ini memberikan deskripsi mengenai sistem mutu yang
digunakan oleh Pusat Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran (PPMPP) Sekolah
Tinggi Multi Media (STMM). Pedoman ini menjelaskan tentang kemampuan PPMPP STMM
dalam memenuhi persyaratan pelanggan. Selain itu, Manual Mutu ini menjadi panduan
penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu
yang dibangun di STMM yaitu Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Prosedur yang
dinyatakan dalam Manual Mutu adalah prosedur yang didokumentasikan sesuai dengan
persyaratan standar SPMI. Panduan ini merupakan persyaratan wajib dari sistem mutu, dan
merupakan dokumen yang disusun untuk kepentingan institusional PPMPP STMM.

SPMI-STMM/MM/02/01 4
BAB I
PENDAHULUAN

Untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan, relevansi dan efisiensi layanan


STMM di era global, maka pengelolaan STMM membutuhkan Sistem Penjaminan Mutu
(SPM). Pusat Penjaminan Mutu STMM sebagai perangkat penjaminan mutu STMM
mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang mengintegrasikan Sistem
Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT), peraturan-peraturan pemerintah RI dan
persyaratan akreditasi BAN-PT. Hal ini ditujukan untuk memenuhi Penjaminan Mutu
(Quality Assurance) di lingkungan STMM agar menghasilkan pelayanan yang bermutu dan
meningkatkan kinerja PPMPP STMM.

A. Ruang Lingkup
Manual mutu ini adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen
mutu PPMPP STMM untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan
produk dan layanan secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan
peraturan yang berlaku. Secara garis besar Manual Mutu ini menjelaskan mengenai:
1. Lingkup Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang terkait dengan mandat utama PPMPP
dari Ketua seperti tertuang dalam dokumen Organisasi Tata Kelola (OTK-STMM)
2. Penerapan SMM yang dirancang untuk memenuhi persyaratan mencakup kebijakan
umum (visi, misi, kebijakan mutu, tujuan mutu dan sasaran mutu), struktur organisasi,
garis besar proses dan profil organisasi.
3. Gambaran dan interaksi dari proses-proses yang diterapkan.
4. Lingkup tidak termasuk proses pembelian, informasi pembelian dan verifikasi produk
yang dibeli, serta properti pelanggan.

B. Tujuan
Tujuan ditetapkannya Manual Mutu ini adalah untuk :
1. Memberi arahan bagi manajemen dan personalia PPMPP STMM untuk menerapkan
sistem yang efektif dalam rangka melakukan perbaikan secara berkelanjutan terhadap
kinerja untuk menjamin kepuasan pelanggan.

SPMI-STMM/MM/02/01 5
2. Menyediakan panduan penyusunan bagi pengembangan sistem manajemen mutu
secara keseluruhan.
3. Memelihara kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu yang memenuhi
persyaratan Standar Nasional.

SPMI-STMM/MM/02/01 6
BAB II
LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU

Kebijakan Manajemen Mutu PPMPP STMM menggunakan rujukan:


A. Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
B. Peraturan Pemerintah RI Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
C. Peraturan Pemerintah RI Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan
Penyelenggaraan Pendidikan
D. Peraturan Pemerintah RI Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas
Peraturan Pemerintah RI Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan
Penyelenggaraan Pendidikan
E. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003.
F. Pedoman Akreditasi Perguruan Tinggi dan Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan
Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2010.
G. Undang Undang RI Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen;
H. Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun 2014 tentang Pendirian Sekolah Tinggi Multi Media
I. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 29 Tahun 2014 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Multi Media
J. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 37 Tahun 2014 tentang Statuta
Sekolah Tinggi Multi Media
K. Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman
Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa
L. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI, Nomor: 114/E/O/2013 tentang
Penetapan Kembali Izin Penyelenggaraan Program-Program Studi dan Penambahan
Program Studi Manajemen Informasi Komunikasi (S-1) pada Sekolah Tinggi Multi Media
“MMTC” di Yogyakarta
M. Tim Pengembangan SPMI-PT, “Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi”,
Bahan Pelatihan, Ditjen Dikti, 2010.
N. Buku Panduan Akademik Sekolah Tinggi Multi Media.
O. Visi, Misi dan Tujuan STMM.
P. Rencana Strategis (Renstra) STMM.

SPMI-STMM/MM/02/01 7
Q. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor KEP/25/M.PAN /2/2004
tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan
Instansi Pemerintah
R. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal STMM.

SPMI-STMM/MM/02/01 8
BAB III
ISTILAH DAN DEFINISI

A. Pusat Penjaminan Mutu (PPMPP) STMM adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh
Ketua dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
B. Sistem Penjaminan Mutu (Quality Assurance System) adalah seluruh kegiatan terencana
dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM)
untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan tertentu.
C. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah sistem pengelolaan yang dirancang untuk
dapat menjamin mutu layanan dan hasil pendidikan tinggi sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan.
D. Sistem Manajemen Mutu (SMM) adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan
mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu.
E. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam
memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan oleh Costumer (Stakeholder)
baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak) maupun yang tersirat.
F. Manual Mutu (MM) adalah dokumen tingkat pertama yang menjadi panduan
implementasi manajemen mutu untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam
menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelayanan dan
peraturan yang berlaku.
G. Kebijakan mutu (quality policy) adalah pernyataan resmi manajemen puncak (top
management) mengenai tujuan dan arah kinerja mutu (quality performance) organisasi.
Pernyataan resmi ini harus terdokumentasi dan mencakup komitmen untuk memenuhi
persyaratanpersyaratan (requirements) dan secara berkesinambungan meningkatkan
efektifitas sistem manajemen mutunya.
H. Standar mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yang mencakup
masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan yang harus dipenuhi oleh unit-
unit kerja. Suatu standar mutu terdiri atas beberapa parameter (elemen penilaian) yang
dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan menetapkan mutu dan kelayakan
unit kerja untuk menyelenggarakan program-programnya.

SPMI-STMM/MM/02/01 9
I. Sasaran Mutu (quality objective) adalah target yang terukur, sebagai indikator tingkat
keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan selama waktu tertentu. Sasaran mutu
ditetapkan sesuai dengan persyaratan pelanggan dan kebijakan organisasi.
J. Pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau menggunakan
layanan PPMPP STMM. Pelanggan PPMPP STMM dapat dibagi menjadi 3 (tiga) kelompok,
yaitu (a) Ketua, selaku pimpinan tertinggi STMM, (b) unit kerja dan lembaga di lingkungan
STMM, dan (c) pelanggan lain yang memerlukan jasa layanan PPMPP.
K. Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) terdiri dari fakultas/program dan jurusan/
program studi.
L. Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) terdiri dari biro, lembaga dan unit
pelaksana teknis lainnya.
M. Manual Prosedur (MP) merupakan dokumen tingkat II yang berisi tata cara untuk
menjalankan suatu proses. MP digambarkan sebagai suatu aliran langkah demi langkah
kegiatan dalam suatu proses yang dilaksanakan oleh masing-masing penaggung jawab,
dan disertai dengan penjelasan tata cara pelaksanaannya.
N. Instruksi Kerja (IK) merupakan dokumen tingkat III yang menjelaskan pelaksanaan teknis
dari suatu kegiatan yang mendukung prosedur pelayanan.
O. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya (bisa berupa kertas, file
elektronik/digital, cakram padat/CD, dll). Dokumen PPMPP STMM dibagi menjadi (a)
dokumen internal, (b) dokumen eksternal dan (c) rekaman.
P. Borang adalah alat atau instrumen untuk mengumpulkan informasi mengenai kinerja
organisasi dalam rangka pengendalian mutu yang didalamnya terdapat seperangkat
pertanyaan yang sebagian berupa pertanyaan tertutup, dan sebagian lagi berupa
pertanyaan terbuka yang dapat dijawab dengan menuliskan jawabannya pada tempat
yang disediakan dalam borang dan sebagian lagi memerlukan lembaran tersendiri.
Q. Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau yang memberikan
bukti tentang kegiatan yang dilakukan.
R. Dokumen Pendukung adalah dokumen-dokumen lain sebagai acuan dalam melakukan
kegiatan operasional.

SPMI-STMM/MM/02/01 10
BAB IV
SISTEM MANAJEMEN MUTU

A. Sekilas tentang Sistem Penjaminan Mutu


Untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan, relevansi dan efisiensi layanan
STMM di era global, maka pengelolaan STMM membutuhkan Sistem Penjaminan Mutu
(SPM). Pusat Penjaminan Mutu STMM telah dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri
Komunikasi dan Informatika RI Nomor: 29 Tahun 2014 tentang Struktur Organisasi dan
Tata Kerja Sekolah Tinggi Multi Media, sedangkan Kepala Pusat Penjaminan Mutu dan
Pengembangan Pembelajaran dingkat oleh Ketua STMM melalui Surat Keputusan Ketua
Sekolah Tinggi Multi Media nomor: 23 Tahun 2015 tanggal 2 Januari 2015 tentang Kepala
Pusat dan Sekretaris Pusat Sekolah Tinggi Multi Media Tahun Anggaran 2015.
Tugas utama Pusat Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran adalah
membangun dan mengendalikan sistem penjaminan mutu Sekolah Tinggi dalam rangka
meningkatkan mutu secara berencana dan berkelanjutan serta mengkoordinasikan
pengembangan pembelajaran yang meliputi pengembangan kurikulum, pengembangan
instruksional, dan pengembangan sumber belajar.
Penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran merupakan bagian dari
tuntutan akuntabilitas publik di Sekolah Tinggi Multi Media. Hal ini sangat wajar, karena
pada dasarnya semua bisnis proses Sekolah Tinggi Multi Media berdasarkan pada
kepuasan pelanggan, dan sudah barang tentu mereka menuntut diperolehnya pelayanan
yang bermutu.
Secara substansial komitmen terhadap mutu sudah ada sejak lembaga ini berdiri.
Komitmen terhadap mutu ini diwujudkan dalam bentuk adanya evaluasi
penyelenggaraan pendidikan, adanya evaluasi tenaga pengajar, adanya standar
operasional prosedur, adanya evaluasi kinerja dsb, namun semuanya belum terprogram
dan tersistem dengan baik. Dengan lahirnya Pusat Penjaminan Mutu dan Pengembangan
Pembelajaran di Sekolah Tinggi Multi Media, maka hal ini merupakan awal yang baik
untuk menata sistem penjaminan mutu sekolah tinggi.
Penataan Sistem Penjaminan Mutu akan dimulai dengan penyusunan dokumen
mutu antara lain: kebijakan mutu, standar mutu, manual mutu, prosedur mutu, dsb.

SPMI-STMM/MM/02/01 11
Setelah melalui kajian-kajian yang mendalam dan komprehensif serta melalui evaluasi
dari konsultan maka dokumen mutu tersebut akan disahkan oleh Senat Sekolah Tinggi
dan akan menjadi instrumen dalam penerapan sistem penjaminan mutu. Adapun
penerapan sistem penjaminan mutu akan dilaksanakan secara bertahap.
Tugas Pusat Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran cukup berat
karena harus mampu mempertahankan dan meningkatkan mutu seluruh proses bisnis
Sekolah Tinggi Multi Media mulai dari input, proses, output, dan outcome. Di sisi lain
tugas Pusat Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran Sekolah Tinggi Multi
Media adalah melakukan pengembangan pembelajaran yang meliputi pengembangan
kurikulum, pengembangan Instruksional, dan pengembangan Sumber Belajar. Untuk
mendukung tugas-tugas pengembangan pembelajaran dibutuhkan tim ahli yang
merupakan perwakilan jurusan dan program studi sehingga kajian dan pengembangan
kurikulum dan pengembangan instruksional relevan dengan kebutuhan dan tuntutan
program studi. Demikian pula halnya, untuk mendukung pengembangan sumber
belajar haruslah didukung teknisi yang potensial dan komitmen di bidang audio visual
dan programmer multimedia. Oleh karena itu, diperlukan peningkatan kapasitas dan
revitalisasi di Pusat Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran agar
implementasi sistem penjaminan mutu dapat berlangsung secara sistimatis, konsisten
dan berkelanjutan.
Pelaksanaan sistem penjaminan mutu yang sistematis, konsisten, dan berkelanjutan mutlak
dilakukan agar : (a) Visi, misi dan Tujuan STMM dapat dicapai, (b) Kepentingan dan tuntutan para
pihak terkait atau pemangku kepentingan (stakeholders) dapat terpenuhi, (c) Mematuhi dan
memenuhi ketentuan peraturan dan undang undang terkait yang berlaku. STMM
mencanangkan tahun 2015 sebagai ”Tahun Mutu” artinya bahwa pada tahun 2015
STMM melakukan proses peletakan pondasi awal ”Penjaminan Mutu Institusi”, dan
sebagai tindak lanjutnya adalah menyiapkan dokumen-dokumen mutu yang segera akan
diimplementasikan pada pertengahan tahun 2015.

B. Organisasi Pusat Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran (PPMPP)


Secara umum, organisasi penjaminan mutu di STMM adalah lembaga fungsional
yang melekat dengan lembaga struktural, sehingga dalam menjalankan tupoksi-nya selalu
melibatkan pejabat struktural. Dalam hal ini, hubungan antara Pusat Penjaminan Mutu

SPMI-STMM/MM/02/01 12
(PPMPP), Jurusan, dan Program Studi bersifat koordinatif, karena masing-masing
bertanggung jawab kepada Ketua STMM. Berikut ini adalah bagan struktur organisasi
Pusat Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran di STMM.

STRUKTUR ORGANISASI
PUSAT PENJAMINAN MUTU DAN PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN
SEKOLAH TINGGI MULTI MEDIA “MMTC” YOGYAKARTA

KETUA
STMM

PEMBANTU
KETUA I

KEPALA
PPMPP

SEKRETARIS
PPMPP

DIVISI
DIVISI
PENGEMBANGAN
PENJAMINAN MUTU
PEMBELAJARAN

GUGUS KENDALI MUTU


JURUSAN/PROGRAM STUDI
/UNIT/BAGIAN/SUBBAGIAN

SPMI-STMM/MM/02/01 13
C. Visi, Misi, Mandat, Motto, Maklumat Pelayanan, dan Tujuan PPMPP
1. Visi, Misi, Mandat, Motto, dan Maklumat Pelayanan PPMPP
Sesuai dengan mandat PPMPP sebagai perangkat Ketua dalam pengembangan
SPMI, maka PPMPP memiliki visi dan misi seperti dipaparkan di bawah ini.
Visi:
Menjadi organisasi Pusat Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran
Pendidikan Tinggi yang terdepan dan andal dalam implementasi sistem manajemen
mutu pendidikan tinggi guna memastikan terpenuhinya standar mutu akademik bagi
terwujudnya STMM menjadi pusat pendidikan tinggi multi media terbaik di Indonesia
dan bertaraf internasional.

Misi :
a. Mewujudkan Visi STMM menjadi pusat pendidikan tinggi multi media terbaik di
Indeneia dan bertaraf internasional, melalui pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu
Perguruan Tinggi (SPM-PT).
b. Membangun dan mengembangkan model Sistem Jaminan Mutu yang memenuhi
standar nasional dan memenuhi kepuasan stakeholders.
c. Memastikan implementasi Sistem Jaminan Mutu di seluruh unit di lingkungan
STMM.
d. Membangun dan mendorong budaya mutu bagi sumber daya manusia dan
organisasi di lingkungan STMM.
e. Meningkatkan keterlibatan seluruh pegawai STMM untuk secara terus menerus
menjalankan dan mengimplementasikan proses penjaminan mutu internal pada
unit kerjanya masing-masing secara profesional.
f. Melakukan pengkajian dan pengembangan kurikulum program studi agar sesuai dengan
kebutuhan pemangku kepentingan pendidikan, masyarakat, dan dunia usaha.
g. Melakukan pengkajian dan pengembangan serta pemanfaatan model-model pembelajaran
untuk meningkatkan mutu pembelajaran.
h. Melakukan pengkajian dan pengembangan sumber belajar untuk meningkatkan mutu
pembelajaran.
i. Melakukan pembinaan dan peningkatan kompetensi dosen di bidang pengembangan
pembelajaran, sumber belajar, dan multimedia.

SPMI-STMM/MM/02/01 14
Motto PPMPP STMM adalah “Sukses dengan Mutu”

Mandat Pusat Penjaminan Mutu :


a. Mengembangkan SPMI.
b. Mengembangkan sistem audit mutu internal (AMI).
c. Mengembangkan standarisasi mutu Tri Dharma Perguruan Tinggi
d. Mengembangkan sistem standarisasi kualifikasi akreditasi PS/institusi.
e. Meningkatkan kompetensi dan kualifikasi SDM berkelanjutan.
f. Mengembangkan hasil AMI sebagai reward and early warning system untuk Ketua.
g . Mengembangkan profil PPMPP dan memberikan layanan masyarakat.
Selain itu, PPMPP merumuskan maklumat pelayanan sesuai dengan maklumat
pelayanan STMM, yaitu: memberikan pelayanan prima guna mewujudkan kepuasan
pengguna jasa layanan.

2. Tujuan PPMPP
Seluruh kegiatan PPMPP ditujukan untuk:
Memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan, yang
dijalankan oleh Perguruan Tinggi secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya,
serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan Tri Dharma
Perguruan Tinggi. Pencapaian tujuan penjaminan mutu melalui kegiatan penjaminan
mutu dan pengembangan pembelajaran yang dijalankan secara internal oleh
Perguruan Tinggi, akan dikontrol melalui monitoring dan Evaluasi Diri, serta diaudit
melalui kegiatan Audit Mutu lnternal.

D. Sistem Dokumentasi
Dengan adanya sistem maka dapat menciptakan jaminan keselarasan antara
perencanaan, implementasi, dan pengendalian proses kegiatan PPMPP STMM. Hal ini
merupakan alat komunikasi yang efektif dan dapat menjamin konsistensi tindakan untuk
menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peningkatan mutu
berkelanjutan. PPMPP STMM menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi

SPMI-STMM/MM/02/01 15
mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait dengan
persyaratan SMM.
Tabel 1.
DAFTAR DOKUMEN

NO. DOKUMEN
1. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman
2. MP Audit Internal dan Tindakan Korektif
3. MP Pengendalian Produk Tidak Sesuai
4. MP Tindakan Pencegahan
5. MP Pendampingan Implementasi SPMI
6. MP AMI UKPA
7. MP AMI UKPPA
8. MP Pengadaan Auditor Internal untuk AIM
9. MP Review Profil PPMPP di Website STMM
10. MP Layanan Konsultasi
11. MP Evaluasi Kepuasan Pelanggan
12. MP Pendampingan Penyusunan Dokumen, Asesmen dan Simulasi Akreditasi PS
13. MP Surveillance Akreditasi PS
14. MP Pelatihan Perancangan SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal
15. MP Pengadaan dan Pemeliharaan Aset PPMPP
16. MP Penilaian Kinerja UKPA Tingkat Jurusan
17. MP Penilaian Kinerja UKPA Tingkat Program Studi

E. Tanggung jawab Manajemen


1. Komitmen Manajemen
Ketua PPMPP memberikan komitmennya sehubungan dengan pengembangan
penerapan sistem manajemen mutu dan meningkatkan efektivitasnya secara
berkelanjutan berdasarkan prinsip manajemen mutu. Manajemen PPMPP
melaksanakan tanggung jawabnya untuk:
a. Menetapkan dan memelihara kebijakan maupun pencapaian sasaran mutu melalui
rapat rutin guna mengukur ketepatan kebijakan dan sasaran.
b. Mensosialisasikan kebijakan dan sasaran mutu di seluruh elemen STMM untuk
meningkatkan kesadaran, motivasi dan keterlibatannya melalui berbagai media.
c. Memastikan bahwa standar persyaratan pelanggan dilaksanakan di seluruh jajaran
STMM dengan pelaksanaan pelatihan pada setiap pegawai.

SPMI-STMM/MM/02/01 16
d. Memastikan bahwa proses manajemen yang sesuai telah diterapkan dan
sustainable, serta terpenuhinya persyaratan pelanggan sehingga sasaran mutu
tercapai.
e. Memastikan ketersediaan sumber daya yang mendukung tercapainya penjaminan
mutu STMM.
f. Meninjau ulang sistem manajemen mutu secara berkala, mengambil keputusan
untuk bertindak berdasarkan kebijakan dan perbaikannya

2. Kepuasan Pengguna Jasa Layanan


PPMPP berkomitmen memastikan semua jajaran di lingkungan STMM untuk
menghasilkan jasa layanan yang terbaik. Keberhasilan jangka panjang PPMPP
menuntut komitmen menyeluruh tentang standar kinerja dan produktivitas yang
tinggi, kerjasama yang efektif, kesediaan untuk menyerap gagasan-gagasan baru serta
keinginan untuk belajar secara berkelanjutan. Untuk itu PPMPP:
a. Memastikan bahwa standar persyaratan pengguna jasa layanan dilaksanakan di
seluruh jajaran STMM dengan pelaksanaan pelatihan manajemen mutu pada setiap
pegawai.
b. Memastikan keluhan pengguna jasa layanan ditanggapi dan ditindaklanjuti.
c. Melakukan evaluasi terhadap kepuasan pelanggan yang diatur dalam Manual
Prosedur Evaluasi Kepuasan Pelanggan.

3. Kebijakan Mutu
Kebijakan sistem penjaminan mutu ditujukan untuk mendukung pencapaian Visi
dan Misi STMM. Oleh karena itu PPMPP STMM mempunyai komitmen yang kuat
untuk memuaskan kebutuhan stakeholders melalui perbaikan berlanjut. Untuk
mencapai tujuan tersebut, pihak manajemen akan:
a. Mengkoordinasikan penyusunan baku mutu akademik dan non-akademik yang
dibuat oleh Jurusan, program studi, dan unit kerja lainnya.
b. Melaksanakan audit sistem dan audit kepatuhan secara rutin;
c. Menyampaikan laporan hasil audit dan rekomendasinya secara tertulis kepada
Ketua STMM;

SPMI-STMM/MM/02/01 17
d. Memantau, mengevaluasi, dan melakukan analisis terhadap tindak lanjut
pelaksanaan audit.

4. Perencanaan Sistem Mutu


Ketua PPMPP STMM merencanakan sistem mutu dengan memperhatikan dua
aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan perencanaan SMM. Dalam menentukan
sasaran mutu, Kepala PPMPP STMM harus memastikan bahwa sasaran mutu termasuk
yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk, selain sasaran mutu diperlukan
masukan dari berbagai pengguna jasa layanan dengan mengisi borang masukan
persyaratan produk, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam
organisasi. Dalam perencanaan sistem manajemen mutu, Kepala PPMPP STMM
memastikan bahwa rencana sistem manajemen mutu dijalankan dalam rangka
memenuhi persyaratan yang diberikan pada sasaran mutu. Selain itu keterpaduan
sistem manajemen mutu akan tetap dipelihara meskipun ada perubahan pada sistem
manajemen mutu, antara yang direncanakan dengan yang diterapkan.
Sejak tahap perencanaan kegiatan, sasaran mutu ditetapkan dan dibuat
konsisten dengan kebijakan mutu dan terukur. Sasaran ini disebarluaskan secara
efektif pada seluruh elemen organisasi berikut tanggung jawabnya mencapai sasaran
yang ditetapkan untuk setiap elemen terkait. Sasaran ini akan ditinjau secara periodik,
yaitu selama tiga tahun dan direvisi sesuai keperluan. Sasaran mutu STMM adalah:
a. Tata kelola STMM yang kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan
adil
b. Peningkatan kualitas pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat
c. Kurikulum berbasis kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan user dan
steakholders
d. Proses pembelajaran yang bermutu dan berpusat pada mahasiswa (SCL)
e. Peningkatan kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusia
f. Infrastruktur dan fasilitas pelayanan yang memadai
g. Kondisi finansial yang sehat dan terus meningkat
h. Suasana akademik dan kehidupan kampus yang kondusif
i. Terwujudnya sistem pangkalan data dan sistem informasi yang terintegrasi
j. Peningkatan kegiatan kerjasama dalam dan luar negeri

SPMI-STMM/MM/02/01 18
Indikator pencapaian sararan mutu diuraikan dalam lingkup dokumen standar mutu
yang lebih spesifik.
Perencanaan sistem manajemen mutu berhubungan dengan identifikasi operasi,
pengendalian proses, penyediaan sumber daya, pengukuran dan pemantauan proses,
serta pencapaian sasaran dan peningkatan mutu berkelanjutan. Perencanaan mutu
(quality planning) dilakukan dengan menyusun rencana kegiatan berikut tahapan
proses, pihak yang terlibat, sumber daya yang dibutuhkan berikut target indikator
keberhasilan. Laporan kemajuan dipresentasikan secara periodik dalam rapat tinjauan
manajemen bulanan sehingga kegagalan dapat dihindari melalui penetapan alternatif
pemecahan masalah. Kompetensi Tim PPMPP dianalisis setiap tahun dan diadakan
perencanaan pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan, regenerasi
manajemen organisasi, studi banding (benchmarking). Penyusunan laporan tertulis
yang terdokumentasi menunjukkan bahwa Kepala PPMPP STMM memiliki komitmen
yang tinggi pada peningkatan mutu berkelanjutan.

5. Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi


Sesuai struktur organisasi PPMPP STMM, tugas pokok dan fungsi masing -masing
personil sebagai berikut:

Ketua STMM
a. Mengawasi berjalannya sistem penjaminan mutu di STMM.
b. Menerima pertanggungjawaban Kepala PPMPP.
c. Menerima Laporan Evaluasi Diri dari Ketua Jurusan.
d. Menerima Laporan Audit Internal Mutu dari Divisi Audit Internal.

Pembantu Ketua I
Melakukan pembinaan teknis terhadap pelaksanaan tugas PPMPP

Kepala PPMPP
a. Menyusun program dan anggaran bidang penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran;

SPMI-STMM/MM/02/01 19
b. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu pendidikan secara
keseluruhan dan berkesinambungan;
c. Menyusun dan mengembangkan instrumen evaluasi internal mutu pendidikan;
d. Mengembangkan pedoman dan tata cara evaluasi internal mutu pendidikan;
e. Melaksanakan evaluasi dan audit mutu internal dalam rangka mengukur kinerja
Sekolah Tinggi Multi Media;
f. Mengembangkan konsep dan sistem pengembangan pembelajaran berdasarkan
student centered learning;
g. Mengembangkan konsep dan sistem pengajaran berdasarkan penelitian;
h. Menyusun rencana pengembangan pendidikan;
i. Melakukan kajian manajemen pembelajaran;
j. Mengembangkan dan mendorong pelaksanaan penjaminan mutu di seluruh unit
kerja di lingkungan Sekolah Tinggi Multi Media;
k. Mengembangkan jaringan kerjasama di bidang penjaminan mutu akademik dengan
perguruan tinggi;
l. Memberikan masukan dan rekomendasi kepada unit-unit kerja di lingkungan
Sekolah Tinggi Multi Media terkait dengan penjaminan mutu;
m. Mendiagnosa kelemahan-kelemahan proses akademik dan membantu
jurusan/program studi dalam peningkatan mutu pendidikan;
n. Memberikan rekomendasi terhadap penyusunan portofolio program studi;
o. Mengomunikasikan seluruh langkah/kegiatan penjaminan mutu akademik kepada
unit-unit terkait;
p. Melaksanakan dan mengembangkan pengolahan data dan sistem informasi
penjaminan mutu;
q. Menyelenggarakan pendampingan dan pengembangan sumber daya manusia
dengan berkoordinasi dengan Subbagian Kepegawaian dan unit kerja terkait serta
kerjasama dalam bidang penjaminan mutu pendidikan, training, dan konsultasi baik
dalam tataran lokal, regional, maupun nasional;
r. Merencanakan dan menyusun pengembangan mutu pendidikan yang mencakup
pernyataan mutu, kebijakan mutu, unit pelaksana, standar mutu, prosedur mutu,
instruksi kerja, pentahapan sasaran mutu yang terintegrasi dalam suatu sistem
dokumen;

SPMI-STMM/MM/02/01 20
s. Melaksanakan monitoring penjaminan mutu dan tindak lanjut dalam bidang
pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat, sarana prasarana, keuangan, dan
manajemen;
t. Menyusun pedoman pengelolaan penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran yang mudah diakses oleh semua pihak;
u. Menyusun dan melaksanakan program penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran secara berkelanjutan;
v. Menyusun dan melaksanakan program pengembangan jaringan kerjasama
penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran dengan pihak eksternal;
w. Melakukan survei kepuasan terhadap masyarakat;
x. Menyusun indikator kinerja bidang penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
y. Mengimplementasikan peraturan perundang undangan yang berlaku dalam bidang
penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran;
z. Melaksanakan negosiasi dan perundingan dalam pembuatan perjanjian dengan
pihak lain di bidang penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran;
aa. Melaksanakan diseminasi berbagai peraturan perundang undangan yang berlaku
di bidang penjamionan mutu dan pengembangan pembelajaran;
bb. Meningkatkan dan atau mengembangkan mutu pembelajaran;
cc. Menjalankan kebijakan penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran yang
berkaitan dengan pihak eksternal;
dd. Melakukan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu dan
pengembangan pembelajaran;
ee. Melakukan konsultasi dengan Puket I, Kepala Bagian Administrasi Akademik dan
Kemahasiwaan, serta berkoordinasi dengan unit kerja di lingkungan STMM
terkait dengan pelaksanaan tugas;
ff. Menyusun laporan tahunan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;
gg. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan atasan dalam rangka
meningkatkan kinerja Sekolah Tinggi Multi Media.

SPMI-STMM/MM/02/01 21
Sekretaris PPMPP
a. Menyusun program dan anggaran bidang penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran;
b. Merencanakan dan melaksanakan, sistem penjaminan mutu pendidikan secara
keseluruhan dan berkesinambungan;
c. Membuat dan mengembangkan instrumen evaluasi internal mutu pendidikan;
d. Mengembangkan pedoman dan tata cara evaluasi internal mutu pendidikan
e. Melaksanakan evaluasi dan audit mutu internal dalam rangka mengukur kinerja
Sekolah Tinggi Multi Media
f. Mengembangkan konsep dan sistem pengembangan pembelajaran berdasarkan
student centered learning
g. Mengembangkan konsep dan sistem pengajaran berdasarkan penelitian
h. Menyusun rencana pengembangan pendidikan
i. Melakukan kajian manajemen pembelajaran
j. Mengembangkan dan mendorong pelaksanaan penjaminan mutu di seluruh unit
kerja di lingkungan Sekolah Tinggi Multi Media
k. Mengembangkan jaringan kerjasama di bidang penjaminan mutu akademik
dengan perguruan tinggi
l. Memberikan masukan dan rekomendasi kepada unit-unit kerja di lingkungan
Sekolah Tinggi Multi Media terkait dengan penjaminan mutu
m. Mendiagnosa kelemahan-kelemahan proses akademik dan membantu
jurusan/program studi dalam peningkatan mutu pendidikan
n. Memberikan rekomendasi terhadap penyusunan portofolio program studi
o. Mengkomunikasikan seluruh langkah/kegiatan penjaminan mutu akademik
kepada unit-unit terkait
p. Melaksanakan dan mengembangkan pengolahan data dan sistem informasi
penjaminan mutu
q. Menyelenggarakan pendampingan dan pengembangan sumber daya manusia
dengan berkoordinasi dengan Subbagian Kepegawaian serta kerjasama dalam
bidang penjaminan mutu pendidikan, training, dan koknsultasi baik dalam tataran
lokal, regional, maupun nasional

SPMI-STMM/MM/02/01 22
r. Merencanakan dan menyusun pengembangan mutu pendidikan yang mencakup
pernyataan mutu, kebijakan mutu, unit pelaksana, standar mutu, prosedur mutu,
instruksi kerja, pentahapan sasaran mutu yang terintegrasi dalam suatu sistem
dokumen
s. Melaksanakan monitoring penjaminan mutu dan tindak lanjut dalam bidang
pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, sarana prasarana,
keuangan, dan manajemen
t. Menyusun pedoman pengelolaan penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran yang mudah diakses oleh semua pihak;
u. Menyusun dan melaksanakan program penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran secara berkelanjutan;
v. Menyusun dan melaksanakan program pengembangan jaringan kerjasama
penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran dengan pihak eksternal;
w. Melakukan survei kepuasan terhadap masyarakat;
x. Menyusun indikator kinerja bidang penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
y. Mengimplementasikan peraturan perundang undangan yang berlaku dalam
bidang penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran;
z. Melaksanakan negosiasi dan perundingan dalam pembuatan perjanjian dengan
pihak lain di bidang penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran;
aa. Melaksanakan diseminasi berbagai peraturan perundang undangan yang berlaku
di bidang penjamionan mutu dan pengembangan pembelajaran;
bb. Meningkatkan dan atau mengembangkan mutu pembelajaran;
cc. Menjalankan kebijakan penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran yang
berkaitan dengan pihak eksternal;
dd. Melakukan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu dan
pengembangan pembelajaran;
ee. Menyusun laporan tahunan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;
ff. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan atasan dalam rangka
meningkatkan kinerja Sekolah Tinggi Multi Media.

SPMI-STMM/MM/02/01 23
Divisi Penjaminan Mutu
Membantu Kepala Pusat Penjaminan Mutu dalam hal :
a. Menyusun program dan anggaran bidang penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran;
b. Merencanakan dan melaksanakan, sistem penjaminan mutu pendidikan secara
keseluruhan dan berkesinambungan;
c. Membuat dan mengembangkan instrumen evaluasi internal mutu pendidikan;
d. Mengembangkan pedoman dan tata cara evaluasi internal mutu pendidikan
e. Melaksanakan evaluasi dan audit mutu internal dalam rangka mengukur kinerja
Sekolah Tinggi Multi Media
f. Mengembangkan dan mendorong pelaksanaan penjaminan mutu di seluruh unit
kerja di lingkungan Sekolah Tinggi Multi Media
g. Mengembangkan jaringan kerjasama di bidang penjaminan mutu akademik
dengan perguruan tinggi
h. Memberikan masukan dan rekomendasi kepada unit-unit kerja di lingkungan
Sekolah Tinggi Multi Media terkait dengan penjaminan mutu
i. Mendiagnosa kelemahan-kelemahan proses akademik dan membantu
jurusan/program studi dalam peningkatan mutu pendidikan
j. Memberikan rekomendasi terhadap penyusunan portofolio program studi
k. Mengkomunikasikan seluruh langkah/kegiatan penjaminan mutu akademik
kepada unit-unit terkait
l. Melaksanakan dan mengembangkan pengolahan data dan sistem informasi
penjaminan mutu
m. Menyelenggarakan pendampingan dan pengembangan sumber daya manusia
dengan berkoordinasi dengan Subbagian Kepegawaian serta kerjasama dalam
bidang penjaminan mutu pendidikan, training, dan koknsultasi baik dalam tataran
lokal, regional, maupun nasional
n. Merencanakan dan menyusun pengembangan mutu pendidikan yang mencakup
pernyataan mutu, kebijakan mutu, unit pelaksana, standar mutu, prosedur mutu,
instruksi kerja, pentahapan sasaran mutu yang terintegrasi dalam suatu sistem
dokumen

SPMI-STMM/MM/02/01 24
o. Melaksanakan monitoring penjaminan mutu dan tindak lanjut dalam bidang
pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, sarana prasarana,
keuangan, dan manajemen
p. Menyusun pedoman pengelolaan penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran yang mudah diakses oleh semua pihak;
q. Menyusun dan melaksanakan program penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran secara berkelanjutan;
r. Melakukan survei kepuasan terhadap masyarakat;
s. Menyusun indikator kinerja bidang penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
t. Melaksanakan negosiasi dan perundingan dalam pembuatan perjanjian dengan
pihak lain di bidang penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran;
u. Melaksanakan diseminasi berbagai peraturan perundang undangan yang berlaku
di bidang penjamionan mutu dan pengembangan pembelajaran;
v. Meningkatkan dan atau mengembangkan mutu pembelajaran;
w. Menjalankan kebijakan penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran yang
berkaitan dengan pihak eksternal;
x. Melakukan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu dan
pengembangan pembelajaran;
y. Menyusun laporan tahunan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;
z. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan atasan dalam rangka
meningkatkan kinerja Sekolah Tinggi Multi Media.

Divisi Pengembangan Pembelajaran


Membantu Kepala Pusat Penjaminan Mutu dalam hal :
a. Menyusun program dan anggaran bidang penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran;
b. Mengembangkan konsep dan sistem pengembangan pembelajaran berdasarkan
student centered learning
c. Mengembangkan konsep dan sistem pengajaran berdasarkan penelitian
d. Menyusun rencana pengembangan pendidikan
e. Melakukan kajian manajemen pembelajaran

SPMI-STMM/MM/02/01 25
f. Memberikan rekomendasi terhadap penyusunan portofolio program studi
g. Menyelenggarakan pendampingan dan pengembangan sumber daya manusia
dengan berkoordinasi dengan Subbagian Kepegawaian serta kerjasama dalam
bidang penjaminan mutu pendidikan, training, dan konsultasi baik dalam tataran
lokal, regional, maupun nasional
h. Menyusun pedoman pengelolaan penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran yang mudah diakses oleh semua pihak;
i. Menyusun dan melaksanakan program penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran secara berkelanjutan;
j. Menyusun dan melaksanakan program pengembangan jaringan kerjasama
penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran dengan pihak eksternal;
k. Menyusun indikator kinerja bidang penjaminan mutu dan pengembangan
pembelajaran sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
l. Mengimplementasikan peraturan perundang undangan yang berlaku dalam
bidang penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran;
m. Melaksanakan negosiasi dan perundingan dalam pembuatan perjanjian dengan
pihak lain di bidang penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran;
n. Melaksanakan diseminasi berbagai peraturan perundang undangan yang berlaku
di bidang penjamionan mutu dan pengembangan pembelajaran;
o. Meningkatkan dan atau mengembangkan mutu pembelajaran;
p. Menjalankan kebijakan penjaminan mutu dan pengembangan pembelajaran yang
berkaitan dengan pihak eksternal;
q. Melakukan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu dan
pengembangan pembelajaran;
r. Menyusun laporan tahunan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;
s. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan atasan dalam rangka
meningkatkan kinerja Sekolah Tinggi Multi Media.

Gugus Kendali Mutu Jurusan


a. Bertanggung jawab atas terjaminnya dan meningkatnya Mutu Akademik Jurusan.
b. Melaksanakan/menindaklanjuti Laporan Audit Mutu Internal tingkat Jurusan.
c. Menyiapkan Audit Internal Mutu Akademik

SPMI-STMM/MM/02/01 26
d. Melakukan koordinasi tindaklanjut atas Laporan Audit Mutu Internal, membuat
keputusan dalam batas kewenangannya serta memobilisasi sumber daya di Jurusan
untuk melaksanakan keputusan tersebut.
e. Menyusun dokumen kebijakan, peraturan, standar dan manual prosedur akademik
tingkat Jurusan;
f. Menyusun Laporan Evaluasi Diri Jurusan berdasarkan Laporan Evaluasi Diri Program
Studi setiap semester;
g. Peningkatan Mutu Jurusan berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi.

Gugus Kendali Mutu Program Studi


a. Bertanggung jawab atas terjaminnya dan meningkatnya Mutu Akademik Program
Studi.
b. Melaksanakan/menindaklanjuti Laporan Audit Mutu Internal tingkat Program Studi.
c. Menyiapkan dokumen-dokumen kebutuhan Audit Internal Mutu Akademik
d. Melakukan koordinasi tindaklanjut atas Laporan Audit Mutu Internal, membuat
keputusan dalam batas kewenangannya serta memobilisasi sumber daya di
Program Studi untuk melaksanakan keputusan tersebut.
e. Menyusun dokumen kebijakan, peraturan, standar dan manual prosedur akademik
tingkat Program Studi;
f. Menyusun Laporan Evaluasi Diri Program Studi dan Pangkalan Data Program Studi
setiap semester;

Gugus Kendali Mutu Pusat/Subbagian/Unit


a. Bertanggung jawab atas terjaminnya dan meningkatnya mutu pelaksanaan tugas
pokok dan fungsinya.
b. Melaksanakan/menindaklanjuti Laporan Audit Mutu Internal tingkat
pusat/subbagian/unit.
c. Menyiapkan dokumen-dokumen kebutuhan Audit Mutu Internal.
d. Melakukan koordinasi tindak lanjut atas Laporan Audit Mutu Internal, membuat
keputusan dalam batas kewenangannya serta memobilisasi sumber daya di
pusat/subbagian/unit untuk melaksanakan keputusan tersebut.

SPMI-STMM/MM/02/01 27
e. Menyusun dokumen kebijakan, peraturan, standar dan manual prosedur tingkat
pusat/subbagian/unit;
f. Menyusun Laporan Evaluasi Diri pusat/subbagian/unit setiap semester;

Komunikasi
Komunikasi internal diperlukan untuk menginformasikan maupun membahas
permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu
untuk menjamin penerapan sistem manajemen mutu secara efektif dan efisien.
Komunikasi ini juga mencakup komunikasi dengan pihak dalam dan luar organisasi.
Untuk menjamin proses komunikasi berjalan secara efektif, maka PPMPP STMM
menetapkan bentuk-bentuk komunikasi antara lain:
a. Rapat Tinjauan Manajemen dilaksanakan sesuai dengan Prosedur Mutu Tinjauan
Manajemen
b. Rapat Internal Mingguan
c. Website
d. Komunikasi dengan pelanggan (Telp, Fax, e-mail, dll)
e. Surat Disposisi
f. Memo Internal
g. Surat Keputusan
h. Papan Pengumuman

6. Tinjauan Manajemen
Manajemen PPMPP STMM meninjau sistem manajemen mutu organisasi secara
periodik setiap 6 bulan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas yang
berkelanjutan. Tinjauan ini memberi peluang untuk peningkatan, perbaikan dan
perubahan kebutuhan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan
sasaran mutu. Rekaman dari tinjauan manajemen dipelihara dengan baik. Rekaman
hasil dari tinjauan manajemen dicatat, didokumentasikan serta ditindaklanjuti. Input
untuk tinjauan manajemen meliputi: hasil audit, umpan balik dari pelanggan, kinerja
proses dan produk yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan perbaikan,
tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat

SPMI-STMM/MM/02/01 28
mempengaruhi sistem manajemen mutu serta rekomendasi untuk peningkatan mutu.
Sedangkan output dari tinjauan manajemen meliputi keputusan dan tindakan yang
berhubungan dengan: perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan
prosesnya, perbaikan produk yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber
daya yang dibutuhkan.

F. Pengelolaan Sumber Daya


1. Penyediaan Sumber Daya
PPMPP STMM menentukan dan menjamin ketersediaan sumber daya yang
dibutuhkan dengan tujuan menerapkan, memelihara sistem manajemen mutu dan
terus menerus mengembangkan efektivitasnya. Hal ini termasuk sumber daya yang
digunakan untuk menjalankan dan meningkatkan sistem manajemen, kepuasan
pelanggan dan pihak lain yang terkait. PPMPP STMM telah membuat rencana
pengembangan sumber daya sesuai dengan visi PPMPP STMM.
2. Sumber Daya Manusia dan Pelatihan
Setiap personel yang terlibat dalam PPMPP STMM sangat berpengaruh besar
terhadap mutu produk jasa layanan. Didalam organisasi PPMPP STMM, setiap
personel memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan, pelatihan dan pengalaman.
Ketua PPMPP STMM akan selalu memastikan bahwa kompetensi dan pengalaman
yang dibutuhkan sesuai dengan standar kinerja organisasi yang efektif. Untuk
memenuhi tuntutan terhadap tanggung jawab sebagaimana ditetapkan dalan SMM,
maka PPMPP STMM:
a. Menempatkan personel yang sesuai dengan kompetensinya pada bidang yang
relevan sehingga mutu produk jasa layanan terjamin.
b. Mengadakan pelatihan bagi anggota baru dan pendampingan bagi pemula.
c. Mengevaluasi efektivitas proses, kinerja dan tindakan yang dilakukan.
d. Memastikan keterlibatan dan kepedulian tiap personil dengan kontribusinya dalam
usaha pencapaian sasaran mutu.
e. Pemeliharaan rekaman sesuai dengan pelatihan dan pengalaman kerja.

SPMI-STMM/MM/02/01 29
3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja
PPMPP STMM menyediakan dan memelihara beberapa infrastruktur yang
diperlukan untuk mempermudah organisasi dalam pencapaian sistem manajemen
mutu. Infrastruktur mencakup sarana dan prasarana, yang penggunaannya
diupayakan untuk meningkatkan efektivitas kinerja organisasi. Sarana yang
dibutuhkan meliputi ruang kantor utama, ruang rapat dan ruang pelatihan. Sementara
itu, prasarana yang disediakan meliputi alat komunikasi (telepon, fax, internet),
komputer, scanner, printer,faxcimile, mesin ketik elektrik, papan tulis, kamera, voice
recorder, software, meja, kursi dan lemari dokumen. Seluruh personil PPMPP STMM
bertanggung jawab untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman, dinamis, dan
produktif. Dalam penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan
pertimbangan sebagai berikut:
a. Mengevaluasi sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja.
b. Kesesuaian sarana dan prasarana tersebut dengan fungsi, kinerja, sasaran,
kemampuan pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan
dan pembaharuan.

G. Realisasi Layanan
1. Perencanaan Layanan
PPMPP STMM telah merancang spesifikasi produk jasa layanan sesuai dengan
MP yang berkenaan dengan jasa layanan dan telah merencanakan proses yang
diperlukan untuk merealisasikannya. Perencanaan realisasi produk berjalan sesuai
dengan persyaratan proses lainnya dari sistem manajemen mutu. Dalam perencanaan
realisasi produk, PPMPP STMM telah menetapkan hal- hal sebagai berikut:
a. Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk yang terdapat dalam setiap MP jasa
layanan.
b. Kebutuhan untuk penetapan proses, dokumentasi dan penyediaan sumber daya
untuk menghasilkan produk.
c. Melakukan verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi, kegiatan pengujian khusus
dan kriteria untuk penerimaan produk didalam jasa layanan melalui borang pre-test
dan post-test dalam MP terkait.

SPMI-STMM/MM/02/01 30
d. Menyiapkan dokumen (Modul) yang diperlukan untuk menjadi bukti bahwa proses
menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan.

2. Proses Terkait dengan Pelanggan


PPMPP STMM telah menentukan persyaratan realisasi produk dan meninjau
ulang persyaratan tersebut secara periodik. Untuk itu, PPMPP STMM menentukan:
a. Persyaratan yang telah ditentukan pelanggan, mencakup persyaratan ketepatan
waktu proses, mutu isi, kuantitas, akuntabilitas dan telah dirumuskan serta
dikomunikasikan pada seluruh elemen organisasi, sehingga secara sinergis pihak
terkait peduli untuk memenuhinya.
b. Persyaratan yang tidak ditentukan oleh pelanggan tetapi dibutuhkan pada realisasi
produk.
c. Persyaratan dari undang-undang dan peraturan yang berhubungan dengan produk.
d. PPMPP STMM menentukan persyaratan lainnya. PPMPP STMM meninjau per-
syaratan yang berhubungan dengan produk. Tinjauan ini dilakukan sebelum
organisasi memenuhi janji untuk menyampaikan produk ke pelanggan. Sebelum
menentukan dan menetapkan peraturan atas produk, pihak manajemen terlebih
dahulu meninjau permintaan pelanggan dalam rapat pleno untuk memastikan
pemenuhan persyaratan pelanggan yang disesuaikan dengan kemampuan
organisasi. Dalam hal ini harus dipastikan bahwa:
1) Persyaratan produk sudah terdefinisi.
2) Ada kejelasan jika persyaratan proses berbeda antara yang dinyatakan
sebelumnya dengan yang direalisasikan.
3) PPMPP STMM memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang sudah
ditentukan.

3. Pembelian
Untuk menghasilkan produk yang bermutu dalam memenuhi kepuasan
pelanggan, faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan tersebut adalah
menjamin bahwa semua kebutuhan yang digunakan dalam proses produksi sesuai
dengan spesifikasi mutu yang ditetapka norganisasi. Dalam hal pembelian atau
pengadaan barang PPMPP mengajukan spesifikasi barang kepada tim pengadaan

SPMI-STMM/MM/02/01 31
barang dan mengacu pada ketentuan Sekolah Tinggi sesuai dengan peraturan
pemerintah.

H. Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu Perbaikan


1. Umum
Memperhatikan bahwa produk yang dihasilkan PPMPP STMM adalah SPMI dan
jasa, maka PPMPP STMM menggunakan kuesioner sebagai alat untuk mengukur
keberhasilan proses maupun pemenuhan persyaratan pengguna jasa.
2. Pemantauan dan Pengukuran
PPMPP STMM menentukan metode yang diperlukan dan digunakan untuk
melakukan pengukuran kinerja sistem manajemen mutu dalam organisasi. Variabel
terikat adalah kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan dapat dipantau melalui
kuesioner tervalidasi yang secara rutin disampaikan kepada pelanggan setelah
kegiatan. Secara lengkap prosedur audit internal terdapat dalam MP Audit Internal.
3. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai
PPMPP STMM memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan
yang telah ditetapkan akan dicegah penggunaannya dan merekam setiap produk yang
tidak sesuai melalui borang Daftar Ketidaksesuaian Produk/Layanan dan Solusi.
Pengendalian dilakukan oleh Sekretaris PPMPP STMM dibantu tenaga administrasi
untuk menangani hal ini. Pengendalian yang meliputi identifikasi, dokumentasi,
evaluasi, pemisahan dan disposisi produk-produk yang tidak sesuai, serta
pemberitahuan kepada bidang terkait. Pengendalian dilakukan dengan:
a. Mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian
b. Memperbolehkan pemakaian, pelepasan, atau penerimaan melalui konsesi oleh
pihak berwenang yang relevan misalnya Ketua atau Pembantu Ketua I.
c. Melakukan tindakan pencegahan pemakaian.

4. Analisis Pemantauan dan Pengukuran


PPMPP STMM menentukan, mengumpulkan dan menganalisis data yang tepat
untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen mutu serta
mengevaluasi efektivitas peningkatan berkelanjutan. Data dihasilkan dari

SPMI-STMM/MM/02/01 32
pemantauan, pengukuran dan dari sumber lainnya yang relevan. Analisis data harus
menyediakan informasi yang berhubungan dengan:
a. Kepuasan pelanggan.
b. Kesesuaian dengan persyaratan produk dapat dianalisa dengan menggunakan
borang umpan balik pengguna jasa layanan.
c. Karakteristik dan kecenderungan proses maupun produk, termasuk tindakan
pencegahan dan korektif.

5. Perbaikan dan Peningkatan Mutu


PPMPP STMM melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap efektivitas SMM
melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan
korektif dan pencegahan serta tinjauan manajemen. Tindakan korektif dan
pencegahan dilakukan untuk mengurangi kemungkinan ketidaksesuaian dan
mencegah ketidaksesuaian terulang kembali. Tindakan korektif dan pencegahan harus
sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian dan akar penyebab masalah yang
ditemukan.

SPMI-STMM/MM/02/01 33