Anda di halaman 1dari 36

Mengelola mutu dalam Program

Manajemen Mutu

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


1 (PPKC)
Mendisain Sistem Nilai untuk Mutu
Tujuan dari program mutu adalah adalah untuk
mengevaluasi dan meningkatkan efisiensi dan
efektivitas. organisasi secara terus menerus .
Sayangnya pengembangan/improvement tidak
selalu pada hasil/outcome /sasaran program
manajemen mutu , kadang-2 program tsb
dipergunakan untuk mempertahankan / status
quo.
Pada umumnya program manajemen mutu hanya
sebagai ekstra kerja , audit dan menghabiskan
kertas kerja saja

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


2 (PPKC)
Program manajemen mutu adalah
mengorganisir yg berdasarkan pada
prinsip-2 dan komponent-2 management
mutu.
Departemen mutu perlu suatu system :
1. Merancang system nilai
2. Mengevaluasi Program Manajemen
Mutu ( System penilaian /appraisal)
3. Meningkatkan Program Mutu ( System
respon )
Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus
3 (PPKC)
1. Merancang System Nilai

 Program manajemen mutu diorganisir


berdasarkan pada prinsip prinsip dan
komponen dari Blue Print
 Sistem nilai – standar mutu hrs dikembangkan
terlebih dahulu sebagai penuntun
 Standard terkait dengan mutu : Misi, filosofi,
tujuan, kebijakan, outcome, prosedur, pedoman
praktik pendokumentasian dan rencana
pemantauan

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


4 (PPKC)
2. System penilaian/ appraisal

1. Manajemen mutu yg direncanakan dengan


baik merupakan suatu sitem penilaian pada
program manajemen mutu
2. Komponent terdiri dari monitoring dan
evaluasi pada standard-2 mutu yg telah
dikembangkan
3. System penilaian ini sebagai pembahasan
pada program manajemen mutu

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


5 (PPKC)
3. System Respon / Peningkatan Program
Mutu
System respon ini merupakan komponent ketiga
dari model managemen mutu , tahap dimana
perbaikan dibuat dalam proses dan hasil dari
program mutu dari hasil pembahasan

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


6 (PPKC)
Menggunakan ke tiga sistem dari manajemen mutu
• Blue Print dapat digunakan utk mengorganisir
suatu Dept Manj Mutu dlm Devisi Kep
• Organisasi dari Dept Manj Mutu hrs memasukkan
ketiga domain (klinik, prof, dan admn) sebagai
tujuan mencapai mutu total
• Hasil yg hrs dicapai : pelayanan dgn mutu tinggi,
biaya lebih rendah, LOS menurun, peningkatan
kepuasan kerja profesional.
• Suatu program manj mutu yang terorganisir,
terencana baik meyakinkan bahwa peningkatan
mutu sebagai proses yang berkesinambungan dan
bukan audit secara periodik.
Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus
7 (PPKC)
I Sistem Nilai Dari Manj Mutu

• Sistem Nilai manj mutu mulai dgn standar struktur yg meliputi


pernyataan misi, filosofi, tujuan dan kebijakan utk mutu
• Diikuti dgn standar hasil/keluaran (suatu hasil yg diharapkan
dari standar proses)
• Standar proses meliputi: prosedur yg digunakan dlm manj mutu,
pedoman praktik, rencana kegiatan (10 langkah),
pendokumentasian
• Standar Evaluasi meliputi : biaya, survey kepuasan, dan review
proses.
• Penggunaan manual operasional sangat penting utk program
manj mutu sbg bukti tertulis, formal dan sah utk
mengorganisasikan kegiatan manj mutu

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


8 (PPKC)
Sistem Nilai Dari Dept Manajemen Mutu
1. Misi manajemen mutu
2. Filosofi Manajemen Mutu
Struktur
3. Tujuan Manajemen Mutu
4. Kebijakan Manajemen Mutu
Keluaran 5. Keluaran dari program Manajemen Mutu
6. Prosedur yg digunakan dlm Manj Mutu
7. Pedoman Praktik yg digunakan dlm Manj
Proses Mutu
8. Rencana tindakan Manajemen Mutu
9. Pendokumentasian Manajemen Mutu
10. Appraisal dr program Manajemen Mutu

Evaluasi 11. Survey kepuasan dr program Manj Mutu

9 (PPKC)
12. Riset ttg metoda peningkatan dr Manj Mutu
Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus
Menulis & mengorganisasikan Misi Dari Manj Mutu

• Misi dlm man mutu dlm institusi merupakan


kepentingan tertinggi
• Bukan merupakan pengulangan dari misi
departemen kep
• Pernyataan misi hrs diharmonisasikan dan
mendukung misi organisasi
• Ditempatkan pada bagian pertama dari manual
man mut
• Contoh pernyataan misi..terlampir

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


10 (PPKC)
Menulis & mengorganisasi Filosofi dri manj mutu
• Filosofi berisi pernyataan keyakinan, konsep dan prinsip
menjelaskan ide pendirian dan sikap organisasi tentang
mutu
• Disediakan sbg pedoman utk melakukan dan menjelaskan
kegiatan
• Camkan dalam pikiran bahwa filosofi dari manj mutj akan
menjadi kenyataan, dpt dipahami, dipercaya dan dicapai.
• Filosofi hrs ditulis, dan ditempatkan di bagian berikutnya
dari manual manj mutu
• Filosofi ditinjau kembali sekurang-kurangnya 3 th sekali
• Perhatikan bahwa filosofi dari manj mutu dibagi dlm
keyakinan klinik, prof, dan adm
• Setelah filosofi ditetapkan, tujuan dan sasaran dapat
diformulasikan
Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus
11 (PPKC)
Menulis dan mengorganisasikan tujuan

 Tujuan diperoleh dari filosofi, mrpk penjelasan


bagaimana filosofi akan dicapai
 Setiap kuartal tujuan ditinjau oleh KMM utk
merubah, memutakhirkan, atau mencatat
perkembangan
 Merupakan bagian ke tiga dari manual.
 Tujuan dan sasaran adalah dinamik,
mencerminkan kegiatan yg terjadi dlm devisi kep.
 Tujuan dan sasaran hrs tertulis utk isu klinik,
prof dan adm

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


12 (PPKC)
Menulis dan mengorganisasikan Kebijakan manj mutu
• Kebijakan seperti yg tertera dlm blue print merupakan aturan yg
tak ternegosiasikan
• Ditempatkan pada manual berikutnya dari manual manj mutu
• Ada tiga jenis kebijakan dlm manj mutu : kebijakan mutu klinik,
prof, dan adm
• Setiap lembaga terikat dgn kebijakan-2nya. Maka harus waspada
dlm membuat kebijakan jgn sampai tdk dpt diimplementasikan .
• Kebijakan mutu klinik mengatur asuhan pasien sesuai dg yg
ditetapkan lembaga masing masing.
• Kebijakan dlm domain prof: mencakup aturan utk memantau
praktik prof dari sisi staf. Kebijakan tsb merinci ttg tanggung
jawab peran dlm penilaian dan perbaikan
• Kebijakan dlm domain adm: merinci ttg tanggung jawab dan
tanggung gugat utk mutu dlm devisi kep. (Aturan utk
pengumpulan data, tabulasi, kompilasi, pelaporan dan
pengarsipan). Dlm domain ini termasuk seberapa sering standar
Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus
13manj mutu akan ditinjau
(PPKC)
Menulis & mengorganisasikan outcome utk manj
mutu
• Keluaran tertulis menguraikan apa yg diharapkan oleh
lembaga utk dpt dicapai dgn mengimplementasikan program
manj mutu
• Setiap lembaga ingin meningkatkan mutu, ketepatan dan
efektifitas pemberian asuhan pasien.
• Utk dpt melakukan hal tsb, lembaga hrs mengembangkan
sistem evaluasi ttg asuhan pasien, kinerja staf dan standar
keorganisasian dari mutu
• Setiap lembaga hrs mengembangkan sistem nilai, sistem
appraisal dan mekanisme perbaikan sendiri.
• Keluaran mutu digabungkan ke dalam standar proses dari
dept man mutu
• Contoh : berdasarkan aspek penting yg ada pd lembaga
Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus
14 (PPKC)
Menulis dan mengorganisasi standar proses utk
mutu
• Standar proses mencakup :
• Prosedur, Pedoman praktik,, Rencana tindakan dan
Pendokumentasian

Prosedur utk Manajemen Mutu


• Semua prosedur dari program man mut hrs mengikuti format
yang sama
• Yg termasuk dlm prosedur : penjelasan bagaimana melakukan
tugas, perhitungan standar deviasi, entry data.
• Prosedur tsb adalah standard proses yg menampilkan
ketrampilan psikomotor
• Direvisi setiap 3 th.

•Contoh : ( lih pd lampiran


Pusat Pengembangan )
Kesehatan Carolus
15 (PPKC)
Pedoman Praktik Utk Manj Mutu

• Ditulis utk mengarahkan staf dlm megelola kegiatan yg


terkait dgn mutu
• Memberikan kepada lembaga sarana utk
menstandardisasi kegiatan manj mutu dan ini akan
meningkatkan kontinuitas praktik manj mutu dari dept
ke dept , dan bagi karyawan baru (kolaboratif )
• Pedoman praktik memberi arah tapi boleh dimodifikasi
bila dibenarkan oleh penilaian profesional
• Format yg digunakan adalah proses keperawatan
• Contoh : lih pd lampiran

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


16 (PPKC)
Perencanaan Kegiatan utk manj mutu

• Utk memberi pedoman dan menjamin stadardisasi


joint Comission mengembangkan proses 10
langkah
• Rencana tindakan sangat individual sifatnya bagi
setiap lembaga a krn menguraikan sarana serta
kebijakan dan mengatur program sendiri karena
setiap lembaga sifatnya unik

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


17 (PPKC)
Pendokumentasian Manj Mutu

• Dokumentasi yg digunakan dlm manj mutu meliputi format,


alat dan chart
• Dokumentasi yg terstandar menjamin konsistensi
• Metodanya hrs sederhana, dipahami semua anggota,
menginterpretasi hasil, menarik kesimpulan dan melakukan
kegiatan utk menciptakan perbaikan
• Dokumentasi yg digunakan merupakan tanggung jawab
KMM
• Dokumentasi hrs merupakan proses yg dipertimbangkan dg
teliti.
• Contoh : chart struktur konsil, laporan kejadian, survey
kepuasan pelanggan dll

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


18 (PPKC)
Menulis dan mengorganisasi standar evaluasi

• Standar evaluasi dlm dep mutu terdiri dari review


proses dlm manj mutu sekurangnya setiap kuartal,
kuesioner kepuasan, wawancara dari anggota staf,
dan indikator klinik, prof dan admn ttg kinerja mutu.

MEMBANGUN SISTEM NILAI YG MANTAP UTK DEPT


MANJ MUTU MEMBERI LANDASAN YG SOLID
DIMANA AKAN DIBANGUN DIATASNYA DUA
KOMPONEN BERIKUTNYA; YAITU SISTEM PENILAIAN
DAN SISTEM RESPONS

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


19 (PPKC)
II Mengevaluasi Program Manj Mutu

 Evaluasi program meliputi proses identifikasi hal


spesifik dari informasi yg merupakan bag yg
diperlukan utk membuat keputusan ttg program
(pengumpulan data, analisis, interpretasi dan
diseminasi info)
 Evaluasi yg dilakukan meliputi evaluasi formatif
dan sumatif
 Indikator digunakan sbg barometer utk
memprediksi kehandalan program. Empat area
indikator utk evaluasi : biaya, produktivitas,
proses dan kepuasan
Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus
20 (PPKC)
Biaya Mutu

• Mutu dan biaya merupakan rangkaianl yg tak


terpisahkan. (Mutu membutuhkan biaya, uang bukan
membeli mutu, dan peningkatan dlm mutu tdk bisa
dihargai dengan biaya)
• Biaya dlm mutu ada yg dapat dihindari (produk
cacat, kegagalan pelayanan) dan tdk dpt dihindari (yg
berkaitan dgn prevensi spt inspeksi, sampling,
sorting, inisiatif lain)
• Menurut Crosby, 1979, dlm biaya ada : biaya
prevensi, biaya penilaian dan biaya kegagalan.
Besarnya 15 – 20 % dari income

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


21 (PPKC)
Lanjutan…

• Biaya prevensi digunakan utk mencegah masalah


dlm pengembangan produk/ service. Di RS utk
pngembangan standar, pendidikan staf
mempelajari penggunaan dan memperbaiki alat
monitoring besarnya 0 – 10 % dari total biaya
mutu
• Biaya penilaian digunakan selama fase monitoring
dan evaluasi. Besarnya 15 % dari total biaya
mutu. Disini termasuk biaya jam staf utk
mengumpulkan data, analisis, waktu counsil
mendesign rencana dan laporan hasil monitoring
• Biaya kegagalan adalah biaya kesalahan kerja (75
– 80%)
Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus
22 (PPKC)
Menemtukan biaya mutu

• Tiga elemen yg perlu dipertimbangkan: labor cost,


material cost dan overhead cost
• Labor cost meliputi biaya waktu yg digunakan staf
secara langsung utk kegiatan mutu. (berapa %
digunakan utk mutu dikalikan dengan salary)
Kemudian estimasi utk tenaga tambahan,dengan
perhitungan yg sama. Semua labor cost jumlah utk
mendapatkan annual total cost setiap dept. Semua
labor cost dari setiap dept digabungkan utk cost
devisi kep. Total labor cost dibagi jumlah indikator
menghasilkan cost per indikator.

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


23 (PPKC)
Lanjutan …

• Material cost termasuk cost supply utk kegiatan manj


mutu. Cost supply ditambah dengan pengembangan
standar serta kegiatan monitoring dan evaluasi,
pengetikan, pembuatan format, biaya telp,
perlengkapan, alat audio visual, komputer, binder,
alat promosi.
• Overhead cost meliputi gabungan dari indirect cost.
Biaya ini meliputi biaya tambahan staf pengganti saat
staf melakukan kegiatan mutu, ditambah fixed cost.
• Penjumlahan dr labor cost, material cost dan
overhead cost merupakan total cost

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


24 (PPKC)
Mengelola Produktivitas
• Produktifitas adalah hub ant out put & in put : ukuran kinerja
• Produktivitas selalu terkait dgn pengurangan biaya
• Manajemen produktivitas adalah suatu pengukuran kinerja yg
saling mempengaruhi dari efisiensi dan efektivitas.

Mengukur produktivitas
• Di bidang yan kep sulit mengukur produktivitas karena
merupakan jasa
• Dalam pengukuran perlu mempertimbangkan:

 Scope dari organisasi dalam dept


 Staffing sceduling, layout, peralatan
 Hubungan kerja antar dept. dan sistem yang digunakan

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


25 (PPKC)
Mengukur (Cont…….)

• Pendekatan tradisional dgn menghitung dan


membuat ringkasan. Mis : berapa banyak penelitian
dilakukan tahun ini dibanding tahun lalu. Dlm
metoda ini hasil produktivitas diukur dari jumlah
penyelesaian masalah, cost saving yg berkaitan dgn
hasil, jumlah waktu yg digunakan utk produksi
• Pengukuran lain dgn LOS yg berkurang
(menggunakan critical path)

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


26 (PPKC)
Kepuasan Konsumen
• Efek dari peningkatan mutu belum lengkap tanpa suatu
analisis kepuasan konsumen
• Konsumen dari program meliputi : pasien, dokter, staf
keperawatan, departemen dan admn
• Tingkat kepuasan didefinisikan sebagai persepsi konsumen
mengenai bagaimana program manj mutu dioperasikan, apa
dampakmya dlm RS, Area mana yg dipandang perlu
peningkatan, kekuatan mana yg teridentifikasi

Peninjauan proses
 Yang dievaluasi : monitoring prosedur klinik,
pedoman praktik, tinjauan dokumentasi.
 Contoh : Apakah kegiatan terencana & sistematis,
Apakah komprehensif, apa berdasarkan indikator,
apa terintegrasi dll

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


27 (PPKC)
III Meningkatkan Program Manj Mutu

• Dibahas mengenai strategi pengelolaan program manj mutu


secara dinamik
• Sistem respon merupakan tahap ke tiga dari manj mutu
dimana dilakukan peningkatan terus menerus.
• Penggabungan sistem nilai dari tahap 1 dan data dari tahap 2
kemudian menentukan apa yg dikerjakan dan yang tdk. Mis:
Evaluasi dari metoda pengumpulan data ternyata formatnya
sulit dimengerti dan membingungkan sehingga mempengaruhi
akurasi data dan hasil, maka dikembangkan rencana koreksi
merancang kembali format.

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


28 (PPKC)
Lanjuitan …

• Enam tahap dalam proses peningkatan mutu :


Conformance /kepatuhan pd mutu, Speknya
siapa, persepsi adalah raja, semua utk
konsumen, tim dgn konsumen, tdk ada barier,
tdk ada batas. Ket di bel…….
• Ada 3 kunci strategi meningkatkan mutu :
Mengembangkan budaya mutu,
mengkomunikasikan mutu dan penegasan
kembali peran mujtu prof dlm yan kes.

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


29 (PPKC)
Tahap 1. Conformance Q : menerima perbedaan proses pelayanan di
bawah kendali
Tahap 2. Whosespecs : penggabungan input konsumen ke dlm
rancangan spesifikasi
Tahap 3. Perception is king : perhatian difokuskan pada persepsi
konsumen akan mutu atau kekuranganya
Tahap 4. All to the costumer : Letakkan semua area fungsional
perusahaan dlm suatu rutinitas basis ditujukan utk customer
Tahap 5. Team with customer : membuat konsumen sebagai patner
sepenuhnya dlm keselarasan, peningkatan mutu, peningkatan
proses peningkatan sistem acounting dan perancangan produk
Tahap 6. No barriers, no borders : Tdk ada barier antar fungsi dlm
perusahaan dan tidak ada batas dengan bagian luar
Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus
30 (PPKC)
Menciptakan budaya mutu
• Karyawan hrs tahu secara jelas apa yg diharapkan dan harus
dilakukan
• Deal Kennedy (1982) menjelaskan 5 elemen kunci utk
memperkuat budaya: lingkungan bisnis, nilai, pahlawan,
kebiasaan dan jejaring budaya.
• Lingkungan adalah ketentuan yg ditetapkan lembaga dan
harus dilaksanakan dgn sukses
• Nilai adalah keyakinan organisasi yg dibuat secara eksplisit
dlm standar tertulis
• Pahlawan : Orang yg mewujudkan nilai organisasi dan sebagai
role model
• Rites and ritual : perilaku yg diharapkan dlm kehidupan rutin
sehari hari secara sistematik
• Budaya Network sistem yg berarti komunikasi organisasi
melalui jejaring yg benar dari karyawan ke karyawan dan dari
Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus
31 dept
(PPKC)ke dept
Strategi mengembangkan budaya mutu
• Komitmen top–down. Harus tampak dlm setiap yg dilakukan.
Artinya manajemen harus berjalan seperti apa yg diucapkan.
Tanpa adanya konsistensi staf tdk akan percaya dan tdk
melakukan inisiatif secara serius.
• Usaha peningkatan mutu berfokus pd pengembangan
lingkungan praktik profesional.Lingkungan dlm peningkatan
mutu hrs dlm kondisi aman, tdk menakutkan dan mendukung
komunikasi yang sehat. Lingkungan yg memungkinkan
terjadinya pertukaran informasi secara sehat.
• Untuk melaksanakan budaya mutu, staf hrs paham bahasa,
istilah yg digunakan dlm man mut. Pendidikan mutu meliputi
istilah, pengumpulan data, analisis statistik, pengambilan
keputusan, perencanaan strategi dan perubahan.Kedalaman
dan cakupan pelatihan sesuai dgn tanggung jawabnya.

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


32 (PPKC)
Sistem Informasi
• Utk mempercepat kerja diperlukan alat komputerisasi.
Banyak keuntungan yg diperoleh dg sistem ini : biaya,
konfidensial pasien dan legal isu.
• Sistim dokumentasi dgn menggunaan komputer dpt
meningkatkan mutu asuhan serta produktivitas staf.
• Keamanan serta privacy data pasien serta perawat dapat
ditangani dgn teknologi komputer dgn mengunci melalui
pemakaian kode yg hanya dpt diakses oleh orang yg
berhak
• RS hrs membatasi rahasia yg ada dlm incident report.
Rasionalnya hanya boleh mengakses data yg legal saja.

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


33 (PPKC)
Mendefinisikan kembali peran profesional mutu

• Profesional penjaminan mutu keperawatan akan menjadi


manajer mutu keperawatan
• Dlm peran kepemimpinan, manj mutu kep memberikan input
kpd adm kep tingkat puncak sehub dg pengambilan kep pada
mutu yg akan dipilih menjadi anggota council.
• Manajer mutu juga berfungsi sebagai model peran utk stafnya
dan menjadi pahlawan utk membentuk budaya mutu. Mereka
menyusun standar kinerja.
• Manajer mutu hrs bisa memimpin perubahan . Hrs
menggerakkan lembaga ke depan serta memelihara kolaborasi
utk peningklatan mutu.
• Kompetensi kritis untuk manj. mutu

Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus


34 (PPKC)
Kompetensi Kritis Manajer Mutu :
1. Mahir dalam pendekatan ilmiah
2. Mutakhir dlm kebutuhan akreditasi & proses
3. Paham akan komputer
4. Pikiran kritis dan mampu menyelesaikan masalah
5. Ketrampilan negosiasi kuat
6. Ketrampilan pemasaran dan penjualan
7. Assertif
8. Mampu mengorganisir informasi, orang dan sumber
9. Mampu bekerja secara kolaboratif dengan tim lain
10.Ketrampilan kuat dalam penulisan
11.Ketrampilan kuat dlm presentasi
12.Ketrampilan pembentukan tim
Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus
35 (PPKC)
Pusat Pengembangan Kesehatan Carolus
36 (PPKC)