Anda di halaman 1dari 34

MAKALAH

“ SISTEM INFORMASI MANAJEMEN TENDER E-PROC “

LAPORAN TUGAS KELOMPOK

Diajukan untuk memenuhi persyaratan Nilai UAS

Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

DISUSUN OLEH :

1. Yoga Prasetio 12140845


2. Ana Aliyatun Nisa 12140525
3. Nita Rizkiana 12144797
4. M. Adek Amsyah 12141589
5. Caroline 12141094

Kelas : 12.3I.07

Program Studi Manajemen Informatika


Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Kramat / Salemba Jakarta
2015
KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala karunia
yang telah dilimpahkan, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah yang dengan
Tema “Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc”.

Sebagaimana ketentuan yang sudah berlaku di Akademi Manajemen


Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika, bahwa mahasiswa diharuskan
menyusun makalah sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh nilai UAS mata
kuliah Sistem Informasi Manajemen.

Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada semua


pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan makalah ini. Penulis
menyadari bahwa dalam penulisan ini masih terdapat banyak kekurangan, untuk itu
penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi
kesempurnaan makalah ini. Akhir kata penulis berharap semoga makalah ini dapat
memberikan manfaat dan pengembangan wawasan bagi mahasiswa dan pembaca
pada umumnya.

Jakarta, November 2015

Penulis

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 1


DAFTAR ISI

COVER

KATA PENGANTAR 1

DAFTAR ISI 2

BAB I PENDAHULUAN 3

A. Latar Belakang 4
B. Maksud dan Tujuan 4-5
C. Manfaat Penelitian 5
D. Sistematika Penelitian 5

BAB II LANDASAN TEORI 6

A. Tinjauan Teori 6
1. Konsep Dasar Sistem Informasi 6-7
2. Komponen Sistem Informasi 7-9
3. Elemen Sistem Informasi 9-11
4. Klasifikasi Sistem Informasi 11-13
5. Pengelola Sistem Informasi 13-14
6. Pengembangan Sistem Informasi 14-15
7. Jenis – Jenis Sistem Informasi 15-17

BAB III HASIL ANALISA SISTEM INFORMASI 18

A. Tinjauan Perusahaan 18
1. Sejarah Perusahaan 18
2. Visi dan Misi Perusahaan 18-19
3. Struktur Organisasi 19-21

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 2


B. Prosedur Sistem Berjalan 21
1. Perancangan Sistem Informasi Perusahaan 21-22
2. Flowchart Kegiatan Perusahaan 23-25
C. Permasalahan
1. Strategi Instansi/Lembaga Lain 26-27
2. Kegiatan Instansi/Lembaga Lain 28-31

BAB IV PENUTUP 32

A. Kesimpulan 32
B. Saran 32

DAFTAR PUSTAKA

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 3


BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas


orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.
Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk
kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Istilah ini
digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi
informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi
dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.

Dalam hal ini, Sistem Informasi Manajemen pada Tender-Eproc merupakan


strategi yang berperan penting dalam proses pelaksanaannya agar bisa dilaksanaakan
sesuai dengan rencana. Sistem informasi ini juga bisa disebut sebagai tipe khusus dari
sistem kerja yaitu suatu sistem di mana manusia dan atau mesin melakukan tindakan
dalam proses pelaksanaan kerja.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Kedudukan Informasi Manajemen Sistem memiliki beberapa maksud, yaitu :

a. Mengetahui kegiatan perusahaan dalam Tender E-Proc


b. Memberikan suatu informasi dalam pengolahan data Tender E-Proc
c. Membantu mempermudah penyajian data Tender E-Proc
d. Memacu mahasiswa untuk dapat memahami pengumpulan, pengolahan serta
penganalisaan data, dan penarikan kesimpulan serta pembuatan keputusan
pada setiap melakukan kegiatan penelitian.
e. Menambah wawasan dalam hal menganalisa sebuah data pengerjaan Tender
E-Proc

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 4


Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :

a. Untuk memenuhi salah satu tugas untuk nilai Ujian Akhir Semester (UAS)
pada mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
b. Sebagai penambah pengetahuan tentang analisa sistem yang berjalan dalam
sebuah perusahaan.

C. MANFAAT PENELITIAN
Kami mengharapkan dengan adanya observasi ini dapat menambah
pengetahuan kami dan makalah ini dapat dimengerti oleh pembaca dan dapat
memahami pentingnya ilmu statistika dalam kehidupan sehari-hari.

D. SISTEMATIKA PENELITIAN
Untuk mempermudah pembaca mengerti akan maksud dan isi makalah
ini,maka penulis mengadakan penggolongan secara garis besar sesuai dengan
permasalahan yang akan dibahas yaitu :
 BAB I : Dalam bab Pendahuluan ini Kami mencoba menguraikan tentang
Latar Belakang, Maksud dan Tujuan Penelitian,Manfaat Penelitian dan
Sistematika Penelitian.
 BAB II : Dalam bab Landasan Teori ini akan diuraikan mengenai
Tinjauan Teori yaitu Konsep Dasar Sistem Informasi, Komponen Sistem
Informasi, Elemen Sistem Informasi, Klasifikasi Sistem Informasi,
Pengelola Sistem Informasi, Pengembangan Sistem Informasi, Jenis-Jenis
Sistem Informasi.
 BAB III : Dalam bab Hasil Analisa Sistem Informasi ini akan dibahas
mengenai Tinjauan Perusahaan, Prosedur Sistem Berjalan, dan
Permasalahan.
 BAB V : Dalam bab penutup ini kami menguraikan tentang kesimpulan
dan saran berdasarkan atas pada bab pembahasan sebelumnya
 DAFTAR PUSTAKA

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 5


BAB II
LANDASAN TEORI

A. TINJAUAN TEORI

1. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI


a. Konsep Dasar Sistem

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat


hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat
diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur,
komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling
tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci
lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu :
a) Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
b) Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang
bersangkutan
c) Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan
system
d) Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih
besar.

b. Konsep Dasar Informasi

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil


dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 6


keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan
atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses
pengabilan keputusan.

c. Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu


organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat
manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk
dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi
yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi
dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang
menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi
tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil,
mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang
diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan
sistem lainnya.

2. KOMPONEN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut


blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input,
komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen
hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen
kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang
lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran, berikut
komponen system informasi :

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 7


a. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.
Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang
akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

b. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan
model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang
tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk
menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan
informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk
semua pemakai sistem.

d. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi,
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan
keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

e. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan
vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk
menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data
dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari
sistem informasi.

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 8


f. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk
mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari
hardware untuk menciptakan suatu informasi.

g. Komponen basis data


Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling
berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di
pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk
keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data
perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang
dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna
untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau
dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut
DBMS (Database Management System).

h. Komponen control
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti
bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,
kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan
lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan
diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak
sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan
dapat langsung cepat diatasi.

3. ELEMEN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari


orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 9


komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen
fisik.
a. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator
komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan
manajer sistem informasi/EDP

b. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena
prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan
instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi
untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi
pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

c. Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas
komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan
penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

d. Perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
 Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem
pengoperasian dan sistem manajemen data yang
memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
 Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis
dan keputusan.
 Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program
yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 10


e. Basis data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya
media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk,
magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak
dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.

f. Jaringan computer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer
dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan.
Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel
sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling
bertukar dokumen dan data.

g. Komunikasi data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi
yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan
data dan informasi diantara komputerkomputer dan pirant-piranti
yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media
komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat
digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem
informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang
memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu
sama lain.

4. KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI

Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu


komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang
berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut.

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 11


Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut
pandang, diantaranya:
a. Sistem abstrak dan Sistem fisik
 Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-
ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia,
yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia
dengan Tuhan.
 Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem
komputer.

b. Sistem alamiah dan Sistem buatan manusia


 Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam,
tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi.
 Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan
interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine
system. Sistem informasi berbasis internet merupakan contoh
human machine system karena menyangkut penggunaan
komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c. Sistem deterministik dan Sistem probabilistic


 Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan
tingkah laku yang dapat diprediksi.
 Sistem probabilistik dalah sistem yang kondisi masa depannya
tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

d. Sistem terbuka dan Sistem tertutup


 Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di
pengaruhi oleh lingkunagn luarnya. Sistem ini menerima
masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 12


 Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak
terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa campur tangan pihak luar.

5. PENGELOLA SISTEM INFORMASI

Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi


adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan
antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi
yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.
Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur
manajemen. Oleh karena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang
diperlukan sesuai dengan level manajemennya.
a. Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan
dan pengambilan keputusan.
b. Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan
pengambilan keputusan.
c. Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan
operasi dan pengambilan keputusan.

Kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya


lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali
personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi
personil. Manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar
agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik. Hal itu dilakukan untuk
mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan yang bersifat manusiawi yang
dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem.

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 13


Gordon B. Davis memberikan contoh kesalahan-kesalahan tersebut
seperti misalnya :
1) Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
2) Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang
benar.
3) Kehilangan data atau data tidak terolah.
4) Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.
5) Salah dalam menggunakan dokumen induk/file induk.
6) Kesalahan dalam prosedur pengolahan.
7) Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.

Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu


pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data.
Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan-
kesalahan yang terjadi. Selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan
auditing baik secara intern maupun ekstern.

6. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang


baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti
disebabkan beberapa hal, yaitu :
a. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem
yang lama, permasalahan yang timbul dapat berupa
ketidakberesan, pertumbuhan organisasi,
b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
c. Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar
organisasi misalnya pemerintah).

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 14


Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat
merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan
dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikannya.

7. JENIS – JENIS SISTEM INFORMASI


Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda,
tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi
beberapa bagian, diantaranya :
a. Transaction Processing Systems (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang
dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar
untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi.
TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan
organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data
yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh
manajer.

b. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work


Systems (KWS)
OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS
mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan
pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi
sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau
memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum
menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan
kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti
word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan
komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing.
KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan,
insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 15


pengetahuan baru dan memungkinkan mereka
mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

c. Sistem Informasi Manajemen (SIM)


SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung
spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS,
termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM
menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat
keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa
fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis
data).

d. Decision Support Systems (DSS)


DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan
basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena
menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan
diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap
wewenang eksklusif pembuat keputusan.

e. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)


AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin
yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset
AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis
kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai
kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-
pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta
memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga
disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap
dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk
menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi.

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 16


Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir
bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi
solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar
sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin
interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem
melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan
anatarmuka pengguna.

f. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-


Support Collaborative Work Systems (CSCW)
Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk
membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka
group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS
dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama
menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam
bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-
kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup
pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware”
untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan
jaringan.

g. Executive Support Systems (ESS)


ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan
SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya
dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-
grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa
diakses seperti kantor.

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 17


BAB III
HASIL ANALISA SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

A. TINJAUAN PERUSAHAAN

1. Sejarah Perusahaan
PT. PUSTAKA AGUNG SEJAHTERA yang beralamatkan di Kampung
Melayu, Jakarta Timur. Berdiri sesuai dengan Akte Pendirian No. 100
tanggal 07 Juni 2012, Notaris Novianti, S.H. Maksud dan tujuan perseroan
ini didirikan adalah untuk menjalankan perdagangan umum, keagenan,
jasa, computer, pemborongan umum, mekanikal, elektrikal, elektronik.

2. Visi dan Misi


a. Visi
Merupakan sesuatu yang didambakan untuk dimiliki dimasa
depan. Menggambarkan aspirasi masa depan tanpa menspesifikasi
cara-cara untuk mencapainya.
Visi Perusahaan :
1) Menjadi Perusahaan yang terus tumbuh dan berkembang,
menjadikan perusahaan yang profesional dengan
mengutamakan kecepatan, ketepatan waktu tanpa mengurangi
kualitas kerja serta memberikan pelayanan terbaik serta mampu
bersaing secara andal dan terpercaya dalam bidang tender.
b. Misi
Apa yang harus dikerjakan oleh perusahaan dalam usahanya
mewujudkan Visi yang telah dirumuskan.
Misi Perusahaan :
1) Menjadi perusahaan yang kuat dan bertumbuh, serta siap untuk
menghadapi persaingan regional maupun global.

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 18


2) Turut serta mensukseskan program lembaga/instansi resmi di
indonesai melalui penyedia barang dan jasa yang mendukung
aktivitas pemerintah maupun swasta dan menciptakan
kesadaran masyarakat akan kelestarian lingkungan hidup.
3) Mengoptimalkan strategi pertumbuhan bisnis secara
menguntungkan untuk meningkatkan nilai pemegang saham
dan meningkatkan kesejahteraan karyawan.
4) Melakukan kerja sama dengan perusahaan lain dalam hal
penyediaan barang dan jasa saat pelaksanaan proses tender.
5) Berperan serta dalam menciptakan lapangan pekerjaan dan
turut serta membangun budaya kerja yang berkualitas dan
professional.

3. Struktur Perusahaan

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 19


Tugas dari struktur organisasi :
1) Direktur
a. Mengurus dan memimpin perusahaan, serta bertanggung
jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya
b. Melaksanakan Visi Misi dan Tujuan perusahaan
c. Menetapkan jenis jenis kegiatan usaha, beserta
pengembangannya
d. Mempunyai hak dan wewenang bertindak untuk dan atas
nama Direksi, serta mewakili perusahaan di dalam, maupun
di luar pengadilan
2) Manajer Proyek
Mengelola fungsi produksi untuk memastikan proses produksi dan
produk selalu memenuhi persyaratan.
3) Supervisor
Bertanggung jawab dalam perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan
yaitu Pengolahan data asset sesuai dengan ketentuan dan target
yang telah ditetapkan Perusahaan
4) Accounting
Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan
dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi
keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu
perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung
pencapaian target keuangan perusahaan.
5) Finance
Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan
prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol
pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi
keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi
risiko keuangan.

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 20


6) Admin Proyek
Mengatur apa yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan sesuai
dengan persyaratan Tender yaitu dengan menyiapkan dokumen
administrasi, dokumen teknis, surat dukungan, dan pembuatan
jaminan asuransi.
7) Tenaga Teknis
Mengatur jalannya pelaksanaan pekerjaan agar selesai sebelum
batas waktu pelaksanaan.

B. PROSEDUR SISTEM BERJALAN

1. Perancangan Sistem Informasi Perusahaan

a. Blok Input : Dalam melakukan pekerjaan Tender Blok Input itu


penting, karena mengingat Tender E-Proc yang sudah berbasis
electronic sehingga membutuhkan alat yang digunakan untuk
menerima data. Contohnya : keyboard, mouse, scanner, kamera,
dll.
b. Blok Output : Bukan hanya Blok Input, Blok Output dalam
melakukan pekerjaan Tender juga penting, karena dalam Tender E-
Proc kini dilakukan melalui web sehingga perusahaan
membutuhkan sebuah Blok Output untuk dapat mengakses web
lembaga yang bersangkutan, dan dalam Tender E-Proc dibutuhkan
juga data atau hard copy sebagai bukti perusahaan dalam
mengikuti Tender E-Proc sehingga dalam hal ini perusahaan
membutuhkan alat yang digunakan untuk menghasilkan keluaran.
Contoh : Printer, Monitor
c. Blok Model : Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur,
logika, yang akan memanipulasi data input dan data yang
tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 21


menghasilkan keluaran yang diinginkan. Contohnya : Penggunaan
Aplikasi Appendo.
d. Blok Teknologi : Tingkat teknologi yang diperlukan sistem
informasi, termasuk penggunaan internet karena dalam
menjalankan kegiatan Tender ini membutuhkan koneksi ke server
Lembaga yang bersangkutan.
e. Blok Hardware : Pada proses pelaksanaan tender dibutuhkan suatu
alat untuk proses penyimpanan data/berkas. Contohnya :
Flashdisk, Hardisk, CD-ROM, dll.
f. Blok Software : Menyangkut Tender E-Proc. Aplikasi Appendo
digunakan untuk melakukan proses Upload dokumen ke server
lembaga yang bersangkutan.
g. Blok Database : Database yang disusun sangat dipengaruhi oleh
kompleksitas organisasi/Perusahaan.
h. Blok Kontrol : Aspek pengamanan system informasi Tender
biasanya setiap perusahaan mempunyai User ID dan Password
untuk bias mengakses ke server agar terhindar dari sabotase.

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 22


2. Flowchart Kegiatan Perusahaan

a. Flowchart Pelaksanaan Tender E-Proc

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 23


b. Flowchart Prosedur Penerimaan Barang

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 24


c. Flowchart Prosedur Pembayaran Pelunasan

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 25


3. PERMASALAHAN

1. Strategi Instansi / Lembaga Lain


Dalam melakukan Proses Tender E-Proc, suatu Instansi / Lembaga
pasti menentukan Strategi terlebih dahulu, agar apa yang direncanakan bsa
berhasil sesuai dengan harapan, berikut Strategi yang dilakukan :
a. Place ( Tempat )
Tempat merupakan salah satu faktor terpenting dalam kegiatan
berbisnis, yaitu dengan menentukan tempat dimana setiap
lembaga/instansi bisa bekerjasama dengan perusahaan lain. Dalam
hal ini untuk lembaga/instansi yang bergerak di bidang tender,
yaitu melalui Via E-Proc ( Online ) di masing-masing website
resmi lembaga/instansi, misalnya :
 BNPB : lpse.bnpb.go.id
 KEMSOS : lpse.kemsos.go.id
 KEMKEU : lpse.kemkeu.go.id
 KPDT : lpse.kpdt.go.id , dll.

b. Price ( Harga )
Dalam hal ini lembaga/instansi akan menentukan harga sesuai
dengan ketentuan tender, biasanya dalam sebuah tender sudah
ditentukan berapa nilai HPS ( Harga Perkiraan Sendiri ), HPS
berfungsi sebagai acuan dalam melakukan evaluasi harga
penawaran barang dan jasa dengan tujuan untuk menghasilkan
harga penawaran yang wajar dan dapat dipertanggung jawabkan
serta dapat dilaksanakan oleh perusahaan sesuai dengan ketentuan
kontrak. Dengan demikian penyusunan HPS merupakan kunci
keberhasilan sebuah perusahaan. Dalam menentukan nilai HPS,
biasanya melakukan survey pasar yaitu mengecek harga pasaran
barang-barang yang dibutuhkan untuk keperluan tender.

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 26


c. Product ( Produk )
Dalam hal ini lembaga/instansi melakukan survey pasar untuk
mencari barang yang sesuai dengan ketentuan spesifikasi disetiap
tender untuk mendapatkan nama barang ( merk ) dan harga pasaran
yang tepat. Produk yang dibutuhkan biasanya sudah sesuai dengan
Tender yang akan diumumkan, dan setelah semua daftar
terkumpul, dibuatlah daftar spesifikasi teknis dan dalam
pembuatannya lembaga/instansi tidak ditentukan merk barangnya,
dalam hal ini biasanya untuk mempersulit setiap perusahaan yang
akan mengikuti tender, oleh karena itu sangat dibutuhkan ketelitian
dalam melakukan survey pasar agar barang/produk yang
dipilih/dibeli oleh setiap perusahaan sesuai dengan spesifikasi
barang yang sudah ditentukan oleh pihak penyelenggara.

d. Promotion ( Promosi )
Promosi dalam hal ini adalah salah satu media untuk memperluas
usaha yang sedang dijalankan oleh lembaga/instansi yaitu dengan
melakukan kerja sama dengan perusahaan lain untuk
mengoptimalkan strategi pertumbuhan bisnis melalui penyedia
barang dan jasa yang mendukung aktivitas pemerintah atau swasta
dan menciptakan kesadaran masyarakat akan kelestarian
lingkungan hidup sehingga bisa menjadi perusahaan yang kuat dan
bertumbuh, serta siap untuk menghadapi persaingan regional
maupun global. Setiap lembaga/instansi yang mengadakan tender
biasanya melakukan sebuah Stategi Promotion, misalnya melalui
Seminar dalam hal Strategi Pelaksanaan Tender E-Proc.

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 27


2. Kegiatan Instansi / Lembaga Lain
Dalam hal ini, Instansi / Lembaga ingin melakukan salah satu
Strategi dalam merencanakan Proses Tender E-Proc yaitu dengan
membuat sebuah Stategi Promotion melalui Seminar, berikut contoh
seminar yang pernah Perusahaan kami ikuti dalam hal Strategi
Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Sistem Elektronik :

SEMINAR “Strategi Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Sistem


Elektronik, Sesuai Dengan Perpres Nomor 54 Tahun 2010 Termasuk
Perpres No.4 Tahun 2015, Serta Praktek Penggunaan Aplikasi Spse.4”

a. Tema Kegiatan
Strategi Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Sistem Elektronik

b. Tempat, Tanggal Dan Waktu Pelaksanaan

No. Tempat Kegiatan Waktu Kegiatan


Hotel The Premiere - Pekanbaru
1. 28 - 29 Agustus 2015
Jl. Jendral Sudirman No. 389 - Riau
Hotel Mercure Kota - Jakarta
2. 08 - 09 September 2015
Jl. Hayam Wuruk No. 123 - Jakarta Pusat
Hotel Grand Clarion Kendari
3. 11 - 12 September 2015
Jl. Edi Sabara Bypass No. 89 Kendari

c. Tujuan Kegiatan
Pelaksanaan pengadaan secara elektronik (e-procurement) saat ini
menggunakan aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE)
Versi 3.5. Namun seiring dengan berkembangnya tantangan dalam hal
pengadaan Barang dan Jasa melalui sistem elektronik maka saat ini
SPSE 3.5 dianggap tidak relevan lagi. Untuk itu, Lembaga Kebijakan

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 28


Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) melakukan
penyempurnaan dengan meluncurkan SPSE.4. Banyak pengembangan
yang dilakukan pada versi 4 ini. Dari sisi teknis, penyedia tidak lagi
direpotkan dengan mengunggah dokumen penawaran administrasi,
mengunduh dokumen pengadaan, menunggu jawaban Kelompok
Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) saat penjelasan
pekerjaan, atau harga penawaran yang tidak tampil pada sistem. Masih
banyak lagi fitur baru lainnya yang terdapat pada fitur SPSE .4 yang
tidak terdapat di SPSE versi 3.5. Oleh karena itu kami mengadakan
Pelatihan Teknik tentang “Strategi Memenangkan Tender Pemerintah
Melalui Sistem Elektronik, Sesuai Dengan Perpres Nomor 54 Tahun
2010 Termasuk Perpres No.4 Tahun 2015, Serta Praktek Penggunaan
Aplikasi SPSE 4” dengan tujuan agar para peserta me kemampuan
dan strategi dalam mengikuti tender pemerintah secara tepat, aman,
dan memiliki peluang untuk dapat memenangkan tender

d. Sasaran Peserta
1) Bagian Pemasaran (Marketing),
2) Bagian Admistrasi, dan
3) Bagian Teknologi Informasi (IT) Perusahaan Penyedia
Barang/Jasa Pemerintah

e. Susunan Acara

1. Hari I / Pertama

Jam Kegiatan
07.30 - 08.30 Registrasi peserta dan pengambilan materi pelatihan
08.30 - 08.45 Pembukaan

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 29


Konsep Dasar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
08.45 - 10.00 berdasarkan Perpres Nomor 54 Tahun 2010 dan
Perubahannya
10.00 - 10.30 Coffe Break
Lanjutkan Konsep Dasar Pengadaan Barang/Jasa
10.30 - 12.00 Pemerintah berdasarkan Perpres Nomor 54 Tahun
2010 dan Perubahannya
12.00 - 13.00 Ishoma
Tip dan Trik Memenangkan Tender Pemerintah
Melalui Lelang Elektronik (E-Procurement)
13.00 - 15.00
- Cari Peluang, jangan Menunggu
- Pelajari Dokumen Pengadaan
15.00 - 15.30 Coffee Break
Tips dan Trik memenangkan tender Pemerintah
melalui lelang elektronik (e-procurement)
15.30 - 17.00
- Masukkan Sesuai Aturan
- Tips & Trik, Sanggah, dan Pengaduan
Narasumber : Khalid Mustafa (Procurement Specialist)

2. Hari II / Ke Dua

Jam Kegiatan
08.00 - 10.00 Praktek Penggunaan Aplikasi versi SPSE 4 dan
Apendo versi 3.1.2
10.00 - 10.15 Coffee Break
10.15 - 12.00 Tips dan trik pengolahan dokumen penawaran digital
(Upload Dokumen Lebih Cepat, Konversi File,
Menghindari gagal Upload, Mengunci Dokumen dan
lain lain)

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 30


12.00 - 13.00 Ishoma
13.00 - 14.45 Lanjutan tips dan trik pengolahan dokumen
penawaran digital.
14.45 - 15.00 Coffee Break
15.00 - 16.45 Solusi dan Pendekatan dalam menangani kerusakan
kerusakan data (serangan Virus dan Kendala IT
Lainnya )
Narasumber : Tim LPSE Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah (LKPP)

f. Rancangan Anggaran Dana Kegiatan

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 31


BAB IV
PENUTUP

1. KESIMPULAN
Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan
informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang
mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian
cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat
manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan oleh setiap perusahaan
dalam menjalakan rencana pelaksanaan kerja. Seperti dalam Era Bisnis
sekarang, Sistem Informasi Manajemen dalam pelaksanaan Tender E-Proc ini
sangat berperan penting dalam proses pengerjaannya, karena seperti kita
ketahui Tender E-Proc sudah berbasis internet, sehingga dalam melakukan
kegiatan tersebut perlu ada yang namanya system informasi manajemen agar
apa yang direncakan bisa menghasilkan keuntungan bagi setiap perusahaan.

2. SARAN
Dalam proses pelaksaan kerja menurut kami masih kurang efektif
dalam masalah pembagian kerja, karena masih menggunakan struktur
organisasi Lini, seperti :
1) Jumlah karyawan sedikit dan Sarana alatnya terbatas
2) Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan
adalah sebagai top manajer
3) Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat
4) Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan
organisasi
5) Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi
Untuk itu lebih diperhatikan dalam Proses Pembagian yang benar, agar
proses pelaksanaan kerja bisa berjalan dengan baik.

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 32


DAFTAR PUSTAKA

www.google.com; pencarian materi makalah mengenai sitem informasi; nov 2015


www.lpse.bnpb.go.id; pencarian materi makalah mengenai tender e-proc; nov 2015
slide perkuliahan mata kuliah system informasi manajemen; nov 2015
pustaka agung sejahtera, pt; pengambilan data kegiatan perusahaan; nov 2015

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 33