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Separata para uso interno en la Asignatura de Análisis y Diseño de Sistemas

CÓMO COMPLETAR UN CAMPO DE UNA TABLA EN ACCESS CON


VALORES DEFINIDOS (Método 2)

Objetivo: Completar campos de la tabla seleccionando el valor de un cuadro


combinado cuyo origen es otra tabla.

Vamos a lograr completar campos de una tabla extrayendo los valores del cuadro
combinado de otra tabla previamente realizada (Método 2), a diferencia de un
artículo anterior referido como Método 1, en el cual los valores se extraen de la
misma tabla.

No queremos equivocarnos a la hora de ingresar nuevos registros con valores que se


repiten en los campos y que podríamos cambiar algunos caracteres sin intención. Al
seleccionar del cuadro combinado el valor del campo garantizaremos que son únicos
y no se refieren a valores diferentes.

En este paso a paso vamos a ver cómo lograrlo.

Vamos a ilustrar cómo queremos que funcione nuestra tabla después de seguir este
tutorial paso a paso.

Con el campo “Nombre y apellidos”:

Con el campo “Ciudad”:

Vamos a comenzar. Tengo mi tabla ya elaborada que desde la Vista Diseño luce
como sigue:

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En Vista Hoja de Datos nuestra tabla, sin haber ingresado ningún registro, se
muestra así:

Queremos que para el campo “Empleado” podamos seleccionar los valores desde
un cuadro combinado para evitar errores al transcribir los nombres y apellidos de
los empleados.

Los valores del campo “Empleado” se extraerán desde otra tabla que debemos
confeccionar seguidamente. La tabla que proporcionará los valores la llamaremos
Nombres y Apellidos y se verá desde la Vista Diseño de la siguiente manera:

La vista como Hoja de Datos con algunos registros ordenados de manera


ascendente es la siguiente:

Estos serán los valores que aparecerán en nuestro cuadro combinado de la tabla
cuando queramos completar nuevos registros.

Vamos ahora a trabajar en la tabla “Empleados” para poder implementar el cuadro


combinado que nos hace falta.

En Vista Diseño de la tabla “Empleados” posicionamos el puntero del ratón sobre el


campo “empleado” así:

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En la cuadrícula que aparece en la parte inferior, abrimos la ficha de búsqueda


para el campo “empleado”:

Seleccionamos “cuadro combinado” en la fila “Mostrar control”. En “Tipo de


origen de la fila” seleccionamos “Tabla/Consulta” y en “Origen de la fila”
seleccionamos la tabla “NombresYApellidos”. La configuración de la ficha
“Búsqueda” nos queda de la siguiente manera:

Mostrar control –> Cuadro combinado

Tipo origen de la fila –> Tabla/Consulta

Origen de la fila –> NombresYApellidos

Vamos a la Vista Hoja de Datos de la tabla “Empleados” y vemos que aparece el


cuadro combinado al ubicar el puntero del ratón en el campo correspondiente:

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También queremos que el campo “ciudad” nos muestre los valores en otro cuadro
combinado para facilitarnos el ingreso de los registros. Procedemos como en el caso
anterior y creamos la tabla con los datos origen de “Ciudades” tal como se
muestra:

Y una vez en Vista Diseño ingresamos los valores que queremos aparezcan para el
cuadro combinado y le damos un orden ascendente:

Nos vamos a la Vista Diseño de la tabla “Empleados” y ubicamos el puntero del


ratón en el campo “ciudad”:

En la ficha “Búsqueda” (parte inferior del escritorio) seleccionamos “Cuadro


combinado” y establecemos la configuración como se muestra a continuación:

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Mostrar control –> Cuadro combinado

Tipo de origen de la fila –> Tabla/Consulta

Origen de la fila –> Ciudades

Abrimos la tabla “Empleados” en Vista Hoja de Datos y ahora vemos que también
aparece un cuadro combinado del cual extraer los valores de las ciudades:

Ahora resultará más fácil añadir registros y tendremos menos posibilidades de


equivocarnos.

Para lograrlo, hemos creado 2 tablas como origen de los datos


“NombresYApellidos” y “Ciudades” como se muestra en la siguiente imagen:

¿Cómo podemos agregar más valores a los cuadros combinados?

Con agregar los nuevos valores a las tablas origen es suficiente. No olvidemos
ordenarlos pues será más fácil a la hora de escoger un valor.

¿Puedo escribir un nuevo valor al hacer un nuevo registro en la tabla


“Ventas”?

No, el cuadro combinado te lo impedirá. Es requisito que los valores estén en las
tablas origen por lo que previamente a realizar nuevos registros o modificarlos con
otros valores tendremos que hacerlo en las tablas de origen de valores.

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