Aproximaciones al concepto de planificación
El término “plan” se deriva del latín “planus”, aplicado no sólo a algo llano, sino también
claro y comprensible. Sólo en el siglo XVIII se da al término plan un sentido más amplio en
cuanto a preparar ciertas actividades, como un proyecto o plan de acción. En el XIX se
utilizaba el verbo “planificar” para designar la preparación de un plan. Luego se agrega
“planificación” como el fijar por escrito la definición de los objetivos de la actividad a
realizar y los medios o tareas que posibilitan su consecución (INTA, s/f).
Según la RAE (2010), un plan se define como proyecto, intención de realizar algo,
programa o disposición detallada de una obra o una acción y el modo de realizarlas. Por
otra parte, planear consiste en hacer o forjar planes. Y, planificar es elaborar un plan
detallado y preciso con un objetivo.
Desde la Gerencia, muchos autores han trabajado y diseñado modelos asociados a la
planificación, y es considerada una estrategia fundamental para la dirección de
organizaciones. Así, representantes importantes del área como Agustín Reyes Ponce
define la planificación como fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y la determinación de tiempo y recursos necesarios para su realización
(Ramírez, s/f).
Por su parte, para Fernández Arena es el primer paso del proceso administrativo, por
medio del cual se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan
planes y programas. Burt K. Scanlan, la define como un sistema que comienza con los
objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de
retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias
(Ramírez, s/f).
Stoner (1996), considera la planificación como el proceso de establecer metas y elegir
medios para alcanzar dichas metas; Goodstein (1998), la define como el proceso de
establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes
de emprender la acción, y Cortés (1998) como el proceso de definir el curso de acción y los
procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que
hay que hacer para llegar al estado final deseado (Valo, s/f).
De esta manera, planificar consiste en establecer un plan general para lograr un objetivo.
Este plan debe ser establecido metódica y concienzudamente; lo que implica que se
someta a cierta lógica (Villa y Poblete 2008). En este sentido, planificar implica diseñar
acciones orientadas a la consecución de determinados propósitos, procurando utilizar
racionalmente los recursos disponibles (Fundación de Chile, s/f); así, debe entenderse
siempre como la primera dimensión de un proceso de organización y dirección que debe ir
acompañado por el control racional de lo que se prepara y realiza.
En este sentido, se puede decir que planificar consiste en establecer un conjunto de
actividades, diseñadas por reflexión y trabajo metódico de preparación (prospectiva) para
tomar decisiones sobre alternativas de acción que posibiliten, enmarquen y ayuden a la
logro de objetivos futuros.
Las acciones derivadas de la planificación permiten minimizar los posibles inconvenientes
o riesgos que puedan surgir cuando se decide llevar a cabo una tarea. De esta manera,
una persona planifica, de forma eficaz, cuando determina con fundamento cómo
acometer una tarea, esto significa, que señala de antemano los objetivos, las acciones
prioritarias, el procedimiento para desarrollar la tarea y plantea los controles que
aseguren el cumplimiento del plan. Todo esto, al organizar las diversas actividades con
medios explícitos y en plazos concretos.
En general, en el proceso de planificación o planeación se identifican como elementos
clave en primer lugar, los objetivos o propósitos deseados, definen el carácter teleológico
de este proceso; luego, la investigación o determinación de todos los factores que
influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos;
en tercer lugar, el curso de acción seleccionado a partir del estudio concienzudo de las
alternativas; y por último, la mirada en prospectiva, es decir, la consideración del futuro
como escenario principal de contingencias y/o riesgos.
La planificación , es una guía que facilita el adecuar recursos y esfuerzos para actuar con
fines específicos, permite ajustar decisiones y acciones concretas al contar con un plan
previo cuya lógica coordina las actividades y permite, además, supervisar los resultados de
las mismas.
En este sentido, competencias como pensamiento crítico, toma de decisiones, solución de
problemas, gestión del tiempo y gestión de proyectos se vinculan estrechamente con la
competencia de planificación. Al mismo tiempo, esta última incide sobre la motivación y
la autoconfianza, cuando se alcanzan las tareas según el plan preconcebido. Supone
también saber responsabilizarse en el empleo de recursos, personas y tiempos, así como,
asumir las decisiones que se toman.
Importancia de la Planificación
La planificación no es una actividad libre o lúdica, tiene un carácter normativo, implica el
cumplimiento de una tarea por los responsables de un proyecto. Pero esa normatividad
no tiene el carácter de una exigencia absoluta, sino surge de la dimensión “racional” y de
la convicción de que el trabajo sobre la incertidumbre, inseguridad y problemas debe
realizarse de modo metódico, y no simplemente por improvisación, o dejándose llevar.
En este sentido, la planificación (Velásquez, 1999):
‐ Propicia el desarrollo de proyectos al establecer métodos de utilización racional de
los recursos.
‐ Minimiza los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.
‐ Prepara a los responsables para hacer frente a las contingencias que se presenten,
con las mayores garantías de éxito.
‐ Promueve una visión futurista teniendo más perspectiva del porvenir y un afán de
lograr y mejorar las cosas.
‐ Permite el establecimiento de un sistema racional para la toma de decisiones,
evitando las corazonadas o empirismos.
‐ Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
‐ Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos.
Principios de la Planificación
La planificación como proceso normativo que se desarrolla para el cumplimiento de
objetivos cumple con determinados principios que pueden ser considerados como
verdades fundamentales de aplicación general, los cuales sirven como guías de conducta a
observarse en la ejecución de cualquier plan o proyecto (Velásquez, 1999).
‐ Factibilidad.
La actividad a planificar debe ser realizable; resulta ineficaz elaborar planes demasiado
ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograr. La planificación debe adaptarse a
la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el entorno.
‐ Objetividad y cuantificación.
Para planificar es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos,
derivados de fuentes de información relevantes; nunca debe realizarse en torno a
opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio establece la
necesidad de utilizar datos objetivos como estadísticas, estudios de mercado, estudios de
factibilidad, cálculos probabilísticos, etc. La planeación será más confiable en tanto pueda
ser cuantificada, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones.
‐ Flexibilidad.
Al elaborar un plan, se considera conveniente establecer márgenes de holgura que
permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción
que se ajusten fácilmente a las condiciones.
‐ Del cambio de estrategias.
En ocasiones, un plan se extiende con relación al tiempo, en estos casos será necesario
rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que
se deben modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas,
programas, procedimientos y presupuestos.
Fases de la Planificación
Suelen distinguirse las siguientes fases temporales (INTA 2010):
1. Definición de fines y objetivos (como metas).
Entendiendo que los “fines” se refieren al estado del conjunto que se pretende alcanza, es
decir, aquel logro general deseado. Estos fines suelen estar relacionados con los
elementos de la “misión” de una organización o proyecto.
Por su parte, los objetivos se definen como metas más concretas cuyo cumplimiento
combinado contribuye al logro de los fines. El despliegue articulado y ordenado de estos
objetivos o metas en relación a los medios o tareas a realizar será lo que permita
especificar de forma operacional la implementación de un plan.
2. Obtención de información
Para el diagnóstico del problema, se requiere la búsqueda de información que incluya
tanto análisis de los elementos propios del problema, como del entorno.
3. Diseño de alternativas
Corresponde a la fase heurística y de solución de problemas donde se considera la
búsqueda de medios, presupuestos, recursos y estrategias que serán evaluadas en la fase
siguiente.
4. Evaluación y selección de una estrategia, medios y recursos.
Se entiende estrategia como aquel proceso articulado en actividades u operaciones
parciales que se orientan a la consecución de los objetivos planteados y medios como la
dimensión activa donde se consideran las distintas tareas que contribuyen a la realización
de los planes.
Por otro lado, los recursos incluyen recursos humanos, materiales, económicos y de
tiempo, al igual que los medios técnicos y materiales, la información, las tecnologías y
procedimientos disponibles.
Todo proceso de planificación implica consumo de recursos, por lo que es necesario
considerar la relación entre los recursos disponibles y los recursos por obtener como parte
de la evaluación y selección de la estrategia.
5. Implementación y operacionalización de estrategias y medios elegidos
Implica la organización del proceso de ejecución; así como la verificación de las
condiciones de todos los recursos programados para ejecutar las acciones planificadas
6. Evaluación de resultados finales
Implica el establecimiento de mecanismos para asegurar que se cumplan los tiempos
establecidos, así como la introducción de medidas correctivas a los obstáculos detectados,
para una próxima planificación, organización o ejecución de la tarea. Es importante
documentar el proceso de seguimiento.
El Plan como resultado de la Planificación
Los planes son el resultado del proceso de planificación y pueden definirse como diseños
o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones
necesarias para realizarlos (Velásquez, 1999).
En este sentido, los planes deben contener los siguientes elementos:
‐ Los objetivos o propósitos deseados.
‐ El curso de acción, la concreción de actividades o tareas, enmarcadas en un
tiempo determinado y los recursos necesarios para ejecutarlas. Es decir, asignar los
recursos humanos, materiales, de equipo y económicos, y elaborar los
procedimientos para que la planificación se convierta en acción.
Además, implica la distribución de las responsabilidades entre el equipo,
considerando las habilidades complementarias.
‐ Seguimiento y control, diseño de pautas para evaluar el cumplimiento del plan.
Herramienta de la Planificación para el Emprendedor.
La planeación o planificación representa la oportunidad al emprendedor de plantearse
preguntas acerca de los factores que pueden influir en el inicio del negocio, la información
que deben conseguir, los resultados que se pueden esperar según los diferentes
escenarios, el establecimiento de opciones de solución a distintas situaciones
problemáticas, el orden o secuencia de las acciones o medidas a desarrollar en cada
actividad y los tiempos de ejecución.
Así considerada, la planeación una herramienta de mucha utilidad para el emprendedor,
dado que un plan de negocios representa el análisis detallado y bien pensado para lograr
el éxito en la realización de un proyecto.
Algunas razones por las que es necesario planear para el emprendedor son:
‐ El éxito de una empresa depende de la planeación del proyecto.
‐ Existen factores que podrían hacer fracasar a la empresa que se pueden prever en
la planeación.
‐ Es un ejercicio creativo.
‐ Los riesgos disminuyen si se planea adecuadamente.
‐ Los gastos inesperados disminuyen.
‐ Se obtienen mejores resultados al invertir el tiempo en planear.
A través de la planeación se establecerán los objetivos y metas a donde se quiere llegar,
esto permitirá concretar el proyecto.
La herramienta de planificación por excelencia utilizado por los emprendedores es el Plan
de Negocio, el cual no es más que un formato de planificación adecuado a las necesidades
de los emprendedores para establecer los lineamientos más importantes para llevar a
realidad su proyecto.
En este sentido existen múltiples formatos de planes de negocio que dependerán del tipo
de organización o empresa que se pretende crear; fundamentalmente las partes
principales de un plan de negocios son los antecedentes, el mercado, la organización, la
operación y las finanzas.
Bibliografía
‐ Fundación Chile (s/f). Manual de Competencias del Área Planificación y Gestión de
Proyectos. Programa Competencias Laborales.
‐ García, E., Garza, R., Sáenz, L., Sepúlveda, L. (2002) Formación de Emprendedores.
México: Compañía Editorial Continental. Universidad Autónoma de Nuevo León.
‐ INTA (2010). Concepto de Planificación. Disponible en:
www.inta.gov.ar/bariloche/.../documento20.pdf
‐ Ramírez Morales, F (s/f). Planeación. Universidad Autónoma del Estado de México.
Disponible en:
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/planeacion/
‐ Velásquez, A. (1999) Tutorial de Proceso Administrativo. Instituto Tecnológico de
La Paz, Departamento de sistemas y computación. Disponible en:
http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/procesoadmvo/portada.htm
‐ Villa, A., y Poblete, M. (2008). Aprendizaje Basado en Competencias. Una
propuesta para la evaluación de las competencias genéricas. Vicerrectorado de
Innovación y Calidad con la colaboración el ICE de la Universidad de Deusto.
Bilbao: Ediciones Mensajero. S.A.U.
‐ Valo, J. (s/f). Definiciones de planeación. Apuntes de Gestión. Disponible en:
http://www.apuntesgestion.com/2008/08/13/definicion‐planificacion/
Elaborado por:
Alejandra Uzcátegui
Zair Tovar
Ma. Gabriela García