MANUAL DEL

USUARIO
FICHA DE ETAS
Versión Beta 1.0.0
Contenido
Introducción ........................................................................................................................................ 3
Acceso al Software .............................................................................................................................. 4
Recuperar Clave .................................................................................................................................. 5
Recuperar Usuario............................................................................................................................... 5
Pantalla de Inicio ................................................................................................................................. 6
Módulo de Ayuda ................................................................................................................................ 7
Módulo de Soporte ............................................................................................................................. 8
Módulo de Fichas ................................................................................................................................ 9
Pantalla principal del evento ............................................................................................................... 9
Generalidades de la ficha .................................................................................................................. 11
Datos generales ............................................................................................................................. 12
Datos del paciente......................................................................................................................... 12
Resultados de laboratorio ............................................................................................................. 14
Ficha de ETAS .................................................................................................................................... 16
Datos generales ............................................................................................................................. 16
Datos del paciente......................................................................................................................... 16
Datos clínicos................................................................................................................................. 16
Factores de Riesgo ........................................................................................................................ 17
Datos de laboratorio ..................................................................................................................... 18
Reportes ........................................................................................................................................ 19
Introducción
La historia de los sistemas de información coincide con el inicio de la historia de las ciencias de la
computación durante la segunda mitad del siglo XX y en el contexto informático podemos
definirlos como cualquier combinación de tecnologías de información y actividades de las
personas utilizando esa tecnología para soportar las operaciones, administración y toma de
decisiones1.

Para el área de la salud pública existe muy poca documentación libre disponible respecto a una
definición exacta por lo que definiremos como Sistema de Información Automatizado en Salud
Pública (SIASP) a la aplicación de las tecnologías de información, de acuerdo a las necesidades de
automatización, teniendo como marco las tres funciones principales de la salud pública:

1. La evaluación y monitoreo de la salud de comunidades y poblaciones en riesgo para

identificar problemas de salud y prioridades.

2. Formulación de políticas públicas diseñadas para resolver los problemas identificados

locales y nacionales de salud y prioridades.

3. Asegurar el acceso de la población a la atención apropiada y costo-efectiva, incluyendo

servicios de promoción de la salud y prevención de enfermedades, y evaluando la
efectividad de esa atención.2

En el campo de la vigilancia epidemiológica, los sistemas de información pueden definirse como

las tecnologías de información aplicadas a la vigilancia de la salud y que cumplen tres funciones
críticas:

1. Permitir la medición de peligros específicos (Ej.: agentes contaminadores de aire),

exposiciones (Ej.: el plomo de sangre), o resultados de salud (Ej.: el asma).

2. Producir registro de los datos en curso; aunque encuestas antiguas o estudios

epidemiológicos esporádicos sean valiosos a la salud pública, estos son distintos de las
actividades de vigilancia.

Producir datos oportunos y representativos que puedan ser usados en la planificación,

implementación y evaluación de las actividades de salud pública.

1
(Ellison & Moore, 2003)
2
(MedicineNet, Inc., 2010)
Acceso al Software
Para acceder al software en la barra de navegación de su explorador de Internet digite
http://200.30.140.138/epifichas/login.php y luego presione la tecla Enter para dirigirse al sitio. En
pantalla aparecerá la pantalla de ingreso como se ve en la imagen siguiente:

Pantalla de Ingreso al Sistema VIGILAB

En el cuadro Iniciar Sesión, en la casilla Usuario, digite su nombre de usuario y en la casilla

Password su contraseña, luego de un clic sobre el botón Iniciar Sesión. A este proceso o secuencia
de pasos se conoce comúnmente como autenticarse en el software. El software tiene un módulo
de seguridad construido con base a perfiles de usuarios, por lo que de acuerdo a los privilegios y
permisos otorgados por el administrador del software, usted tendrá o no acceso a las opciones de
las cuales se dispone. El presente documento está desarrollado contemplando un acceso total a
todas y a cada una de las opciones del software, por lo que si tiene alguna duda respecto a los
permisos habilitados a su usuario, comuníquese con el administrador del mismo.

Especificación de usuario y contraseña

Recuperar Clave
La aplicación cuenta con la opción de recuperar la contraseña en caso en que ésta sea olvidada.
Para acceder a esta función, se debe hacer clic en la opción Olvidé mi clave de la imagen anterior.

Para poder recuperar la clave, el nombre de usuario es obligatorio para la forma. Luego de
ingresarlo, al presionar el botón Recuperar, el sistema le mostrará un mensaje de confirmación del
cambio de su contraseña. Usted recibirá la nueva contraseña en el correo electrónico registrado a
su cuenta. En el siguiente ingreso al sistema, se le solicitará el cambio de la contraseña temporal
asignada.

Recuperar contraseña olvidada

Recuperar Usuario
La aplicación cuenta con la opción para recuperar el usuario anteriormente asignado. Para acceder
a esta función, se debe hacer clic en la opción Olvidé mi usuario. Al hacer clic en esta función, el
sistema lo conducirá a la pantalla siguiente:

Recuperar usuario
Para poder recuperar su cuenta y usuario, es necesario ingresar sus nombres, apellidos, correo
electrónico, teléfono y un comentario, como lo muestra la Figura No. 4. Al hacer clic en el botón
Solicitar, el sistema le mostrará un mensaje de confirmación. El administrador del sistema recibirá
un correo electrónico en donde se le notifican sus datos para que posteriormente pueda
contactarlo.

Pantalla de Inicio
Luego de haber iniciado sesión correctamente, el sistema nos moverá a la pantalla principal, en
donde tenemos las opciones para ingresar a los distintos módulos y que describiremos a
continuación.

Módulos del sistema

Nombre del usuario ingresado

Pantalla principal

 Menú Fichas: En este módulo es en donde se encuentra los accesos para los módulos de los
eventos de manera que se puedan ingresar / modificar / eliminar / consultar casos.
 Menú Ayuda: En este módulo se presentaran los artículos de ayuda que existen para el
sistema, incluyendo un link para descargar los documentos de dichos artículos.
 Menú Soporte: En este módulo se encuentra un simple formulario el cual servirá como una vía
de comunicación entre los usuarios y el equipo informático encargado de administrar el
sistema.
 Salir: Este botón esta con la única finalidad de poder cerrar la sesión del usuario que ha
ingresado al sistema, de manera que nadie más pueda luego ingresar al sistema sin haber
ingresado un usuario y clave correcto, esto es más por motivos de seguridad.

* En el recuadro rojo de la imagen anterior, vemos que esta el nombre de usuario, esto es para
identificar con que usuario hemos ingresado al sistema.
Módulo de Ayuda
Al haber ingresado al sistema y dar click en el botón de “Ayuda” se nos presentara el módulo de
ayuda en donde vemos un listado de artículos de ayuda que le serán útiles al usuario final, en esta
sección se encontraran documentos como manuales de usuario, códigos de servicio, manual para
el código de la ficha, etc.

Para filtrar los resultados o buscar un artículo en específico debemos hacer lo siguiente:
1. Seleccionar una ficha, si no aplica entonces la dejamos en blanco
2. Escribir en el campo “Titulo” las palabras claves con las que queremos buscar o filtrar los
resultados
3. Luego damos click en el botón “Filtrar” y el sistema desplegará los resultados encontrados
4. Para abrir el documento del artículo debemos de dar click en la “Flechita” y el sistema nos
direccionará a ese archivo.

Pantalla de Ayuda
Módulo de Soporte
Al ingresar al sistema y entre las opciones del menú principal darle click en “Soporte” se nos
desplegara la pantalla que se muestra a continuación la cual podemos utilizar para ponernos en
contacto con las personas de informática, si ya es algo muy urgente allí se encuentran los
teléfonos del CNE de manera que la comunicación sería más directa.

Para ponernos en contacto con el departamento de informática debemos de hacer lo siguiente:

1. Seleccionar la ficha, si se diera el caso pues debemos de ser lo más específicos que
podamos al momento de reportar una incidencia en el sistema.
2. Ingresar el nombre de la sección o pestaña a la que nos queremos referir, este campo no
es obligatorio pero si esta con el objetivo de proveer más detalles.
3. Escribir el comentario en donde describiremos lo más detallado posible el problema,
inconsistencia o sugerencia que se quiera hacer llegar al departamento de informática.
4. Si fuera necesario también podemos adjuntar algún archivo como un Word con un
screenshot de la pantalla y así poder facilitar a los informáticos el encontrar el problema.

Pantalla de Soporte
Módulo de Fichas
Al ingresar al software hacemos clic sobre el botón fichas el cual nos abre la opción para
seleccionar el evento. Aquí se muestra el listado de todos los eventos para los cuales hay ficha,
hasta el momento solo están estos eventos pero en un futuro se contempla el poder tener todos
los eventos aquí registrados por lo que también tiene un pequeño buscador para estos eventos.

Para ingresar al módulo del evento debemos de darle click a la “Flechita” que aparece al lado del
nombre del evento.

Pantalla principal del evento

Al seleccionar el evento nos aparecerá su pantalla principal en la que destacan las siguientes
opciones:
 Menú del evento. En este menú encontramos las siguientes opciones:
o Ingresar datos: por medio de este botón accedemos a la ficha de captura del evento.
o Reportes: en este menú se encuentran los reportes del evento
o Descargar formato: por medio de esta opción podemos descargar el formato
imprimible de la ficha.
 Menú del evento

Filtro de datos

Fichas ingresadas

 Filtro de datos. Esta opción nos permite buscar una ficha ya ingresada por medio de un filtro
que puede ser por:
o Semana epidemiológica
o Fecha de inicio de síntomas
o Número de ficha
o Nombre y apellidos del paciente

 Fichas ingresadas. Esta es una tabla que contiene las fichas ingresadas y muestra el número
de ficha, nombre del paciente y fecha de inicio de síntomas. A su vez esta tabla contiene dos
botones por ficha con los cuales se puede editar y borrar una ficha ya ingresada.
Generalidades de la ficha
Al seleccionar la opción de ingresar datos nos aparecerá una ventana con cinco pestañas que nos
permitirán ingresar los datos de la ficha epidemiológica distribuida de la siguiente manera:
 Datos generales: aquí se ingresan los datos generales de la ficha, tales como fecha de
notificación, no. de ficha, datos de la unidad notificadora, etc.
 Datos del paciente: en este apartado ingresamos toda la información general del paciente.
 Datos clínicos: aquí ingresaremos la sintomatología del paciente.
 Factores de riesgo: aquí ingresaremos todos los factores de riesgo concernientes al evento.
 Resultados de laboratorio: en este apartado ingresaremos los resultados de las muestras
enviadas tanto al Laboratorio Nacional de Salud como a los laboratorios locales si fuera el
caso, así como el diagnóstico final.

Nota: para moverse entre una pestaña y otra se pueden utilizar los botones “Anterior” y
“Siguiente” o hacer clic sobre las pestañas. Una vez ingresados todos los datos se debe hacer clic
sobre el botón guardar, para que los datos se graben.
A continuación se describen las secciones que son iguales en todas las fichas por temas de
estandarización y futuras interacciones con otros sistemas por lo que los formularios de los demás
eventos estarán bastante similares tomando en cuenta también que cada evento tiene sus datos
que son específicos del evento como tal.

Datos generales

1. Fecha de Notificación: Escribir la fecha de notificación de la siguiente forma: dos dígitos

del día, una diagonal, dos dígitos del mes, una diagonal y cuatro dígitos del año por
ejemplo(12/03/2011).
2. No. de Ficha: En este campo deberán digitar el número de la ficha según el estándar
(Código de área + Código de evento + Año + Correlativo de caso).
3. Área de Salud: En este campo deberá seleccionar el Área de Salud que notifica el caso.
4. Distrito de Salud:En este campo se deberá seleccionar el distrito de salud que
corresponda.
5. Servicio de Salud: En este campo se deberá seleccionar el servicio de salud que
corresponda según los datos descritos en la ficha epidemiológica.
6. Otro: En este campo deberá especificar si es alguna otra variable de servicio de salud,
como por ejemplo si es un establecimiento privado.
7. Nombre del responsable del llenado del instrumento:En este campo se digitara el
nombre de la persona responsable del llenado de la ficha epidemiológica.

Datos del paciente

1. Nombre del paciente:En estos campos corresponderá digitar los nombres y apellidos del
paciente que aparece en la ficha epidemiológica.
2. Edad*: En este campo corresponderá digitar la edad del paciente en años y
meses.
3. Fecha Nacimiento*:En este campo corresponderá digitar la fecha de nacimiento del
paciente en el formato dd/mm/aaaa.
4. Lugar de Residencia: En este campo se deberá digitar la dirección exacta del paciente.
5. Departamento: En este campo se deberá seleccionar el departamento de residencia
del paciente.
6. Municipio:En este campo se deberá seleccionar el municipio de residencia del paciente.
7. Localidad:En este campo se deberá seleccionar la de residencia del paciente.
8. Grupo Étnico: En este campo se deberá seleccionar el grupo étnico al que pertenece
el paciente.
9. Sexo: En este campo se debe seleccionar el sexo del paciente ya sea masculino
o femenino.
10. Teléfono:En este campo se deberá digitar el número telefónico del paciente.
* Nota: Para los campos de la edad y fecha de nacimiento debemos de tener mucho
cuidado pues si bien ambos campos están disponibles para que se puedan ingresar los
datos, tenemos que saber que al momento de tener ambos campos con datos, el campo
que el sistema prioriza es el de la fecha de nacimiento por ser el más exacto. Si se ingresa
la edad en años y meses, el sistema calcula automáticamente una fecha estimada de
nacimiento. Por lo que si queremos modificar o ingresar los datos, debemos de tener solo
uno de estos dos campos llenos para que el sistema se comporte como nosotros
deseamos.
Resultados de laboratorio
Esta sección en las fichas esta de esta forma con el único fin de que en un futuro esta información
no se tenga que ingresar sino que solo sea de consulta, pues estaría interactuando este software
de EPIFICHAS con el software del laboratorio nacional (LNS) llamado VIGILAB, en donde desde ese
software con el código de la ficha tomarían los datos que ya se ingresaron acá para tener que
ingresar solamente los datos del laboratorio (muestras, pruebas y conclusiones).

Agregar muestra: En este apartado se agregarán los datos de las muestras tomadas al paciente.
1. Fecha de recepción:En este campo se deberá digitar la fecha en la que el laboratorio recibió la
muestra.
2. Fecha de toma de la muestra:En este campo se deberá digitar la fecha en que se tomó la
muestra, esta debe de ser mayor o igual a la fecha de recepción.
3. Código de la muestra: Aquí se debe ingresar el código que el laboratorio le asignó a la
muestra.
4. Tipo de muestra: Aquí se ingresara el tipo de muestra que se envía al laboratorio.
Nota: Una vez ingresada esta información se debe hacer clic sobre el botón “Agregar” para
guardar la muestra.

Agregar prueba: En este apartado se ingresaran los datos de las pruebas realizadas a las muestras
recibidas.
1. Muestra: Aquí se selecciona la muestra que corresponda de las que ya estén grabadas.
2. Fecha de la prueba: En este campo se ingresa la fecha en la que se realizó la prueba.
3. Tipo de prueba: En este campo se ingresan los tipos de prueba según la muestra seleccionada.
4. Resultado: Aquí se ingresa el resultado de las pruebas realizadas a la muestra seleccionada.
5. Comentarios: Esta opción está disponible para ingresar alguna observación.
Nota: Una vez ingresada esta información se debe hacer clic sobre el botón “Agregar” para
guardar las pruebas realizadas.
Conclusión: En este apartado se ingresaran los resultados finales de las muestras ingresadas.
1. Muestra: Aquí se selecciona el tipo de muestra, según las muestras ingresadas.
2. Resultado final: En este campo se selecciona el resultado final de la muestra seleccionada.
3. Resultado específico 1: Aquí se ingresa, si lo hubiera, el primer resultado específico.
4. Resultado específico2: Aquí se selecciona, si lo hubiera, el segundo resultado específico, en
caso contrario se selecciona “No Aplica”.
5. Comentarios:En esta opción se puede detallar la conclusión del evento.
Ficha de ETAS
A continuación se presenta las secciones y campos que ya son específicos para el evento, están los
títulos de secciones que son genéricas pero con el único fin de poder ubicarlos de una mejor forma
más sin embargo los campos a continuación explicados aplican solamente para este evento.

Datos generales
1. ETA a investigar:Aquí se deberá ingresar la enfermedad que se está notificando.

Datos del paciente

1. Ocupación: Aquí se deberá ingresar la ocupación del paciente.

2. Lugar de trabajo: En este campo se debe digitar el lugar de trabajo del paciente.
3. Escolaridad: Aquí se deberá seleccionar la escolaridad del paciente.
4. Número de miembros de la familia: Aquí se deberá ingresar la cantidad de miembros de
la familia.

Datos clínicos

Sintomatología Actual:
1. Fecha de inicio de síntomas: En este campo se deberá digitar la fecha exacta del inicio de
de síntomas en el formato dd/mm/aaaa.
2. Hospitalización: En este campo deberá de seleccionar si el paciente fue hospitalizado ó
no.
3. Nombre del Hospital: Si el paciente fue hospitalizado se debe ingresar el nombre del
hospital.
4. Fecha de Hospitalización: Si el paciente fue hospitalizado se debe ingresar la fecha en
formato (dd/mm/aaaa).
5. Signos y Síntomas: En estos campos se debe indicar si el paciente presento los signos y
síntomas descritos, pudiendo seleccionar las siguientes opciones:
 No hay datos: si la casilla de la ficha de notificación apareciera vacía.
 No sabe: si en la casilla de la ficha de notificación apareciera que no se sabe si
el paciente presento el síntoma o signo.
 Si: cuando el paciente ha manifestado el síntoma o signo.
 No: cuando e paciente no ha manifestado el síntoma o signo.
 Otros (especificar): este campo es para digitar algún otro síntoma o signo del paciente.
6. Número de evacuaciones al día: En este campo se debe digitar el número de
evacuaciones al día que ha tenido el paciente.
7. ¿Ha recibido algún tratamiento?: Aquí se debe responder si o no según corresponda.
 8. ¿Cuál?: Aquí se debe especificar el tratamiento recibido, si la pregunta anterior fuera
afirmativa.

Factores de Riesgo

1. Viajo en las últimas tres semanas: En este campo deberá seleccionar según corresponda
Si, No y si la respuesta es afirmativa especificar a donde.
2. Alimentos consumidos en los últimos cinco días: En este campo deberá de seleccionar la
opción que corresponda entre las siguientes:
a. Mariscos Crudos (ceviche)
b. Quesos
c. Mariscos cocidos
d. Ensaladas
e. Fruta
f. Jugos Naturales
g. Pasteles
h. Arroz
i. Enlatados
j. Otras (descríbalos): en esta variable deberá de digitar que otro tipo de alimento
consumió.
3. Alimentos preparados en:En este campo deberá indicar si los alimentos que comió fueron
preparados en casa o en la calle y si fueron preparados en la calle, indicar donde.
4. Es manipulador de alimentos: En este campo se debe ingresar si el paciente es
manipulador de alimentos y donde.
5. Tipo de abasto de agua: En este campo deberá de seleccionar la opción que corresponda
entre las variables siguientes:
a. Domiciliar con cloro
b. Domiciliar sin cloro
c. Pozo
d. Llena cantaros
e. Embotellada
f. Camión cisterna
g. Rio
h. Otras (descríbalos): en esta variable deberá de digitar que otro tipo de abasto de
agua tiene el paciente.
6. ¿Almacena agua?: En este campo deberá de seleccionar si el paciente almacena agua ó
no.
7. Que tratamiento le dan al agua de beber: En este campo deberá de seleccionar la opción
que corresponda entre las variables siguientes:
 a. Ninguno: si no tienen tratamiento de agua
b. Hervir
c. Cloro
d. Filtración
e. Método Sodis
8. Disposicion de excretas: En este campo deberá de seleccionar la opción que corresponda
entre las variables siguientes:
a. Letrina
b. Inodoro
c. Aire Libre

9. Hay otro miembro de la familia enfermo: En este campo deberá de si existe otro
miembro de la familia enfermo y si fuera positivo especificar quien.

Datos de laboratorio
Datos de laboratorio local: En este apartado se ingresaran los resultados de pruebas realizadas en
laboratorios locales.
1. Coprocultivo: seleccionar si fue positivo o negativo y en caso positivo el tipo.
2. Hemocultivo: seleccionar si fue positivo o negativo y en caso positivo el tipo.
3. Mielocultivo: seleccionar si fue positivo o negativo y en caso positivo el tipo.
4. Prueba rápida rotavirus: seleccionar si fue positivo o negativo.
5. Recuento de glóbulos blancos: se ingresa la cantidad del recuento de glóbulos blancos.
6. Bilirrubina directa: se ingresa la cantidad correspondiente.
7. Bilirrubina indirecta: se ingresa la cantidad correspondiente.
8. Bilirrubina total: se ingresa la cantidad correspondiente.

Otros datos:
1. Otros resultados de laboratorio: En este campo se debe describir los resultados de otras
pruebas realizadas.
2. Visita domiciliaria: Aquí se deberá especificar el número de habitantes de la casa según los
rangos de edad.
3. ¿Se encuentran otras personas expuestas?: Se deberá indicar si se encuentran otras personas
expuestas.

Clasificación del caso:

Diagnóstico final: Se deberá seleccionar si el caso fue sospechoso, clínico, confirmado o
descartado.
Reportes
El seleccionar la opción de reportes nos aparecerá la siguiente pantalla:

En esta pantalla debemos seleccionar la semana epidemiológica y el año, el tipo de reporte y luego
hacer clic sobre el botón generar.

Los reportes configurados para el evento de desnutrición son:

 Número de casos por signos y síntomas
 Número de casos por sexo y grupo de edad
 Número de casos por área de salud que notifica
 Número de casos por semana epidemiológica
 Exportación de variables

Observaciones:
 Todos los reportes se exportan directamente a Excel
La exportación de variables consiste en una hoja de Excel que contiene todas las variables de la
ficha, para su análisis específico.