A.

PERAN KAS
Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel,
tanpa ditunjang dengan kas yang memadai akan dapat mengganggu
kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga sebagi modal
kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel.
Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak sedikit, di
mana dana tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran
yang disediakan sebagi fasilitas tamu selama menginap.

B. BAGIAN YANG TERLIBAT PADA PROSEDUR PENERIMAAN KAS

Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penerimaan kas pada sebuah
hotel adalah sebagai berikut:
1. Penjualan Kamar
a. Front Office Cashier, di mana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian
front office, yang bertugas menerima dan melaporkan setiap
pembayaran tamu.
b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian
pemasukan data penjualan tunai kamar dalam suatu hari dari masing-
masing outlet.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil
penjualan tunai hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night
auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua
penerimaan penjualan kamar.
2. Penjualan Makanan dan Minuman
a. Cashier Outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-
masing outlet (outlet restaurant).
b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian
pemasukan data penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu
hari.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil
penjualan tunai makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali
pekerjaan night auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua
penerimaan penjualan makanan dan minuman dalam stu hari.
3. Pengumpulan Piutang dari Travel Agent
 a. Account Receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan
penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agent.
b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.
c. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua
penerimaan hasil penagihan yang dilakukan oleh collector dalam satu
hari.
4. Penerimaan Uang Muka
a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau
melalui travel agent.
b. Front Office Cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap
pembayaran tamu.
c. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian
pemasukan data uang muka dalam satu hari.
d. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil
penerimaan uang muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan
night auditor.
e. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua
penerimaan uang muka dari tamu dalam satu hari.

C. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Penjualan Kamar
a. Guest Bill
b. Room Sales Recapitulation
c. Remittance of Fund
2. Penjualan Makanan dan Minuman
a. Restorant and Bar Bill
b. Restorant and Bar Summary of Sales
c. Remittance of Fund
3. Pengumpulan Piutang dari Agent
a. Guest Bill
b. Reservation Form
c. Agent Voucher
d. Invoice
e. Cash Receipt
4. Penerimaan Uang Muka
a. Cash Receipt
b. Reservation Form

D. PROSEDUR PENERIMAAN KAS HASIL PENJUALAN KAMAR,

MAKANAN DAN MINUMAN, DAN OUTLET LAINNYA.
 1. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta
bukti pendukung dan laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan
ROF pada front office, yang selanjutnya akan dicek oleh night audit.
2. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan
melakukan pengecekan ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan
yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler
cheque pada general cashier.
3. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan dari
masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau
menyetorkan uang ke bank.

E. PROSEDUR PENERIMAAN KAS HASIL PENGUMPULAN PIUTANG

DARI AGENT
1. Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai waktu
jatuh temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, account
receivable akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti
pendukungnya (invoice, guest bill, agent voucher, dll), dan menyiapkan
cash receipt.
2. Account Receivable akan meminta persetujuan dari head department,
kemudian memberikan data tersebut pada collector untuk melakukan
penagihan pada agent.
3. Hasil penagihan piutang akan diserahkan oleh collector pada general
cashier, yang akan mencatat penerimaan kas. Dan kemudian collector
akan menginformasikan pada account receivable, yang mencatat pada
kartu piutang agent.

F. PROSEDUR PENERIMAAN KAS – PENERIMAAN UANG MUKA

1. Suatu agent membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat
reservasi, pembayaran uang muka tersebut diterima oleh front office
cashier, dengan membuatkan cash receipt dilampiri reservation form,
kemudian melaporkannya pada room sales recapitulation dan
memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan dokumen hasil
penjualan kamar lainnya.
 2. Agent tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan
dipakai untuk memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu
dari agent tersebut menggunakan fasilitas hotel.
3. Pada esok harinya, general cashier akan menerima uang muka tersebut
dan mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian general cashier akan
menginformasikan pada account receivable akan adanya pembayaran
uang muka tersebut.

G. PENGELUARAN KAS
Dalam usaha perhotelan terdapat beberapa pemegang kas (kasir),
seperti kasir untuk masing-masing outlet (kasir FO, Restorant dan Bar, dll),
sehingga untuk memperlancar kegiatan operasional dibentuk kas kecil. Kasir
yang ada dikantor belakang (back office) yang biasanya disebut General
Cashier juga diberikan kas kecil dalam suatu jumlah tertentu yang bisa
digunakan untuk melakukan pembayaran yang sifatnya mendesak, dimana
jumlah yang diperkenankan dibayar secara tunai ditetapkan berdasarkan
kebijakan manajemen. Setiap pengeluaran dana yang dilakukan oleh general
cashier harus mendapat persetujuan terlebih dahulu, minimal oleh head
department.

H. BAGIAN YANG TERLIBAT PADA PROSEDUR PENGELUARAN KAS

Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur pengeluaran kas pada sebuah
hotel adalah sebagai berikut:
1. Pembayaran Gaji
a. Personalia
b. Accounting Head Department
c. General Manager
d. General Cashier
2. Pembayaran Hutang
a. Account Payable/Hutang
b. Accounting Head Department
c. General Manager
d. General Cashier
3. Pembelian Tunai
a. Departemen yang memerlukan
b. Purchasing/Pembelian
c. Accounting Head Department
d. Cost Control
e. General Manager
 f. General Cashier

I. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Pembayaran Gaji
a. Daftar Gaji
b. Slip Gaji
c. Bank/Cash Disbursment Voucher
2. Pembayaran Hutang
a. Voucher Payable
b. Faktur
c. Memorandum Invoice
d. Bank/Cash Disbursment Voucher
3. Pembelian Tunai
a. Purchase Requisition
b. Bank/Cash Disbursment Voucher

J. PROSEDUR PENGELUARAN KAS UNTUK UNTUK PEMBAYARAN

GAJI
1. Personalia membuat rekapitulasi tingkat kehadiran dari time keeping
karyawan dalam suatu periode, lalu menghitung besarnya gaji, potongan-
potongan, kemudian menyiapkan daftar gaji dan slip gaji untuk
pembayaran gaji. Setelah daftar gaji siap, dimintakan persetujuan pada
accounting departmen head dan general manager, setelah itu diserahkan
pada general cashier untuk menyiapkan pembayaran.
2. General cashier menyiapkan pembayaran dan membuat bank
disbursement voucher, dan memintakan persetujuan, setelah itu
menyerahkan pada personalia untuk mendistribusikan pada setiap
karyawan.
3. Jika pembayaran gaji dilakukan dengan transfer bank ke masing-masing
karyawan, maka general cashier mengirimkan perintah pada bank untuk
melakukan transfer dengan dilampiri daftar gaji karyawan. Kemudian
karyawan tinggal mencocokkan jumlah yang diterima di bank dengan
slip gaji dari personalia.
4. Slip gaji karyawan dibuat dalam 2 rangkap, 1 untuk arsip personalia dan
1 lagi untuk karyawan.

K. PROSEDUR PENGELUARAN KAS UNTUK PEMBAYARAN

HUTANG
 1. Account payable menyiapkan faktur yang telah jatuh tempo, dan
membuat voucher payable, kemudian memintakan persetujuan untuk
melakukan pembayaran pada accounting departement head dan
general manager. Dan setelah mendapat persetujuan, menyerahkan
voucher payable beserta bukti pendukungnya pada general cashier
untuk menyiapkan pembayaran.
2. General cashier menyiapkan pembayaran dan meminta persetujuan
pembayaran, kemudian menginformasikan pada account payable
bahwa pembayaran telah siap. Kemudian menyiapkan bank
disbursement voucher. Jika jumlah pembayaran relatif kecil akan
dibayar tunai, maka yang disiapkan adalah cash disbursement voucher.
3. Account payable akan menghubungi supplier untuk mengambil
pembayaran pada general cashier.

L. PROSEDUR PENGELUARAN KAS UNTUK PEMBELIAN TUNAI

1. Departemen yang memerlukan barang membuat purchase requisition
yang telah disetujui oleh head departemenn, kemudian menyerahkannya
pada purchasing.
2. Purchasing, akan memintakan persetujuan untuk melakukan pembelian
secara tunai pada cost control, accounting departement head dan general
manager.
3. Setelah mendapat persetujuan, purchasing akan meminta sejumlah uang
untuk pembelian tersebut pada general cashier. Jika jumlah pembelian
sudah bisa ditentukan, maka general cashier akan membuatkan cash
disbursement voucher. Tapi jika jumlah pembelian belum bisa ditentukan,
maka purchasing akan meminta kas bon sementara, setelah diketahui
jumlahnya baru diganti dengan cash disbursement voucher.
4. Untuk pembelian tunai, yang sifatnya mendadak dan barang tersebut tidak
tersedia di gudang, cost control akan melihat tingkat kebutuhan akan
barang tersebut, dan membantu purchasing untuk menanyakan dan
mengetahui harga dan tempat memperoleh barang tersebut (jika
memungkinkan).
 DAFTAR PUSTAKA

A.A G.P Widanaputra, Herkulanus Bambang Suprasto, Dodik Aryanto, MM dan

Ratna Sari. 2009. Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi. Yogyakarta:
Graha Ilmu.

https://dexsuar.wordpress.com/2014/01/31/akuntansi-perhotelan-pengeluaran-kas/