La gestión deL tiempo:

aprende a planificarlo
y luchar contra sus
enemigos
La gestión del tiempo:
uaprende a planificarlo
y luchar contra sus
enemigos

1. La planificación del tiempo: la clave para la productividad personal y empresarial. . . 3

2. Las claves para organizar mejor tu tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
3. Cómo ganarle la batalla a los ladrones del tiempvo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
4. Las 5 herramientas on line de gestión del tiempo más modernas y eficaces . . . . . 9
 Todos tenemos metas en la vida. Pero llevarlas a cabo requiere esfuer-
zo y tiempo. Parémonos aquí un momento y remarquemos esto último:
tiempo. Porque hagamos lo que hagamos, y el cómo lo hagamos, partirá
siempre, siempre, de nuestro tiempo…

1. La planificación del tiempo:

la clave para la productividad
personal y empresarial
Para alcanzar nuestros objetivos personales o colectivos (en el caso de
empresas) está claro que lo fundamental es la buena gestión del tiempo.
Pero no basta con ponerse a hacer las tareas sin más, sino que hay que
hacerlas bien, utilizando el tiempo con estrategia, porque lo más usual
será que los plazos para finalizar tus quehaceres sean muy breves, y por
lo tanto no es conveniente que te duermas en los laureles, o que dedi-
ques el poco tiempo que tienes a hacer cosas improductivas como mirar
las redes sociales o ponerte a hablar con el compañero de al lado. El
tiempo no está para dormirse, está para aprovecharlo.

Y por si esto no te convence…

Ahora bien, hablar es muy fácil, pero… ¿cuál es la mejor

manera de administrar nuestras horas?

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2. Las claves para organizar mejor
tu tiempo
Para no desperdiciar el tiempo, lo más importante de todo es saber cómo
organizarlo lo mejor posible.

Podríamos decir que las claves principales para la correcta planificación

y optimización del tiempo son las siguientes:

1. Ten en cuenta qué es lo que tienes que hacer y cuánto tiempo

te va a llevar hacerlo. Esto te facilitará las cosas. Si sabes cuánto
rato necesitarás para realizar lo que te propones, te será más
sencillo poder distribuir tus horas o tu tiempo libre.
2. Prioriza. Las tareas normalmente se acumulan, y aún es
peor cuando tienes que combinar las personales con las
profesionales. Pregúntate a ti mismo qué es lo más importante,
qué es lo que requiere más urgencia, y qué es lo que menos.
Puedes incluso hacerte una lista jerarquizada e ir siguiéndola.
Pero, recuerda: pon un poco de orden.
3. Márcate un calendario. Algunas personas trabajan mejor bajo
presión. Pero independientemente de si ese es tu caso o no,
es imprescindible marcarse un calendario con las fechas de
entrega (o tiempos máximos para terminar las cosas, en el
caso de proyectos y aspectos más personales). No es nada
recomendable ir dando palos de ciego, y menos cuando hay
trabajos colectivos de por medio.

Sin embargo, hay quienes sostienen que la gente productiva sigue unos
ciertos patrones, mientras que otros opinan que más que patrones son
hábitos. Si les preguntásemos de cuáles se trata, nos dirían que los 10
aspectos principales son estos:

1. Se centran en lo importante.
2. Diferencian lo importante de lo urgente.
3. Planean sus ideas.
4. Saben encontrar lo que necesitan cuando lo necesitan.
5. Fijan rutinas.
6. Aprovechan el tiempo al máximo y no lo desperdician.
7. Asisten a las reuniones con un propósito claro.
8. Hacen las cosas aunque no les guste o no quieran hacerlas.
9. Realizan múltiples tareas con prudencia.
10. Trabajan estratégicamente.

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Pero por supuesto, si estas personas pudiesen hablar, te dirían que lo
más fundamental en esta era de las artes gráficas es alejarse de todo
tipo de distracción.

3. Cómo ganarle la batalla a los la-

drones del tiempo
Sin embargo las distracciones no son el único enemigo del tiempo: tam-
bién lo es el estrés, los nervios, la desesperación, o la rendición.

Cuando estamos ocupados con el trabajo, es lógico pensar que no po-

demos hacer mucho más, o incluso que no vamos a poder hacerlo todo,
y aquí podemos entristecernos o desesperarnos. Pero, atención con el
tiempo libre…

La semana tiene 7 días, y el día 24 horas. Es así de simple, no hay más. Tu

tiempo libre es tuyo, y puedes elegir emplearlo como más gustes: en el
sofá, viendo la tele, descansando… o en cambio haciendo cosas más pro-

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ductivas y que puedan traerte algún beneficio después: trabajos on-line
para conseguir ingresos extra, planear e idear futuros proyectos, etc. De
ahí la famosa frase de “el tiempo es oro”. Porque en cierto modo lo es.
Para ganar dinero necesitas tiempo, y si aprovechas mejor el tiempo,
más dinero ganarás.

Ahora bien, ¿cómo combatir las distracciones y otros obstáculos para la

productividad?

1. Lo primero y más importante: deja de lado todo aquello que

sabes que te distraerá. Es obvio. Aléjalo, apártalo todo lo que
puedas. Si no puedes tenerlo a mano, mejor. Si es inevitable
tenerlo cerca, concéntrate en lo que estás haciendo, y olvida
que está ahí.

2. A este paso le sigue otro: la concentración. ¿Qué hacer con

esto? ¿Cómo tratarlo lo mejor posible y sacarle el máximo
partido? Hay varias maneras, y el ambiente siempre ayuda
mucho. Un lugar de trabajo despejado facilitará mucho más tu
concentración que uno muy destartalado y con mil cosas por en
medio. La vista y la mente no pueden evitarlo: se van hacia ellas.

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 Por otro lado, ¡especial atención a las compañías!. Si te cuesta
concentrarte, y tienes al lado a alguien a quien le cuesta más, el
uno al otro os iréis animando para dejar de lado las tareas y no
haréis nada productivo. Lo contrario sucede cuando estás con
alguien que está muy por la labor: tú también te concentras más.
¿Por qué creías que las pequeñas empresas, aún ser dos o tres
empleados, buscan un local u otro espacio propicio para trabajar,
en vez de hacerlo en sus casas? Exacto, ahí tienes la respuesta.

No obstante, hay otra premisa además de la de “el

tiempo es oro”… Gustavo Piera en su libro El arte de
gestionar el tiempo (Alienta Editorial, 2016) opina que
para él, al igual que para Jose Luis Sampedro, el tiempo
no es oro: es vida. Es por eso que, según dice…

De este modo nos percataremos mejor de la importancia que tiene en

nuestros días el saber gestionarse bien las horas para conseguir nues-
tros propósitos, tanto en el campo personal como en el laboral.

Es por esto que el autor comenta a Infosalus.com: “Por eso es clave hacerse
preguntas como quién soy yo, qué quiero, qué habilidades tengo, qué me ilu-
siona o cómo quiero organizar mi tiempo para conseguir lo que quiero. Además
otras esenciales son qué necesito y cuándo quiero hacerlo y de ello depende
cómo nos organicemos y la necesidad de salir de nuestra zona de confort”.

Sin embargo, hay también otra premisa muy conocida, y que para nues-
tra época es de lo más acertada, y dice así: “el dinero no se gana tra-
bajando, se gana pensando”. Y esto es una realidad como una catedral.
Cada vez somos más los que tenemos que darle brillo a nuestro ingenio
para encontrar nuevas formas de conseguir dinero. Esto hace que ten-
gamos que aprender de marketing y del mundo comercial a la fuerza y,
en algunos casos, nos obliga a convertirnos a nosotros mismos en una
micro empresa.

Y ahora algunos trucos:

1. Céntrate en una sola cosa. Es mejor empezar con una tarea y

no parar hasta que la tengas terminada. Si intentas hacer varias
cosas a la vez, no terminarás ninguna, y te estresarás en vano.

2. No dejes las cosas a medias. Empiézalas y termínalas en una

sola tanda. Esto reducirá el estrés y será más eficaz desde el
punto de vista de la productividad.

3. Delega responsabilidades. Es imposible ser el director de la

orquesta cuando también tienes que tocar los instrumentos. Sé
realista, humilde contigo mismo, y reparte la faena entre más
personas para acabar antes y hacerlo mejor. De lo contrario, en

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 el caso de que se finalice la tarea a tiempo, puede resultar una
chapuza.

4. Crea “días temáticos”. Es decir, agrupa tareas que se asemejen

para hacerlas un mismo día. A la que coges carrerilla con un
tema, será más fácil que puedas hacer de forma seguida los
otros quehaceres que se le parezcan.

5. Revisa tu correo electrónico pocas veces. Proponte unas horas

concretas para revisar tu correo y alguna que otra red social, si tu
trabajo está relacionado directa o indirectamente con ello. De lo
contrario, desaprovecharás mucho el tiempo.

6. Evita tener muchas reuniones. Acude a ellas sólo si es

imprescindible, y más si vas con el tiempo al cuello.

Pero, ¿qué pasa con la procrastinación? Ay, amigo… párate aquí y pre-
gúntate algo: ¿cuán importantes son tus sueños, o aquello que quieres o
necesitas conseguir? Si es algo que deseas fervientemente, recuérdate-
lo cada mañana, ponte post-its con tus metas en la nevera, en tu estudio,
y en todos aquellos sitios que más frecuentes y míralo y remíralo tantas
veces como sea necesario. ¿Eso es lo que quieres? Pues ¡adelante y ve a
por ello! Si es el sueño de tu vida, será suficiente para que, con esfuerzo,
logres decirle adiós a la gandulería y a la pérdida de tiempo.

Lucha por lo que quieres. Nadie más puede hacerlo por

ti. Tú eres el responsable de tu vida y el único con poder
para hacerla cambiar.

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4. Las 5 herramientas on-line de ges-
tión del tiempo más modernas y efi-
caces
Y puesto que hoy en día lo digital lo reina todo y nos presta soluciones
para todo, en cuanto a asuntos de gestión del tiempo no se queda atrás.
Podemos encontrar de todo en la red, tanto páginas on line para organi-
zar nuestras horas, como aplicaciones, juegos y software para todo tipo
de plataformas.

Estas son algunas de las mejores herramientas de gestión del tiempo en

la actualidad:

1. Asana.com: una página web donde poder organizarse con otros

miembros implicados en una misma tarea. Ideal para empresas.
Esta web te permite decir quién tiene que hacer qué cosa, y para
cuándo. Este tipo de programas están muy de moda hoy en día,
y cada vez son más las empresas que lo utilizan. Puedes entrar
gratis o hacerte una cuenta Premium, tú eliges.

2. Todoist.com: otra ayuda on-line. Todoist es una herramienta con

un diseño libre de distracciones. Su aspecto limpio y simple,
además de su capacidad para poder utilizarlo en cualquier
plataforma, hace que para muchos sea eso lo que les destaca
de la competencia. Todoist no es solamente útil para tareas

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 grupales, sino que también puede usarse para organizarse de
forma personal e individual. Pero eso no es todo, tiene más
ventajas, como por ejemplo: sincronización de la información a
tiempo real en todos tus dispositivos, notificaciones y recordatorios,
añadir etiquetas y filtros o incluso comentarios, entre otros. Y si
queremos ir un poco más allá… Todoist está alabado por líderes de
la compañía Fortune 100, como Gillette, IBM o hp. ¿Y lo mejor de
todo? ¡Que es gratis!

3. Wunderlist.com: siguiendo con las gestiones on-line, Wunderlist es

otro de los más conocidos y utilizados en el mercado. Una de las
ventajas que ofrece esta herramienta es que te permite organizarte
hasta las tareas más pequeñas y de menor importancia, como
las responsabilidades del hogar o cosas como cuándo debes ir a
comprar el pan. Además, podrás imprimirte las tareas en cualquier
momento si lo deseas, por no mencionar que también puede usarse
en todo tipo de dispositivos.

4. Google Keep: esta es una herramienta de Google muy interesante.

Tan sólo pon en el buscador “keep.google.com”, y te aparecerá al
instante una página con una barra amarilla, directa para usar. Fácil,
rápido y sin rodeos. Puedes hacer listas, añadir notas, mensajes
de voz, imágenes, cambiar colores… y esto es precisamente es lo
más llamativo de todo: la explosiva combinación de colores que
hará que trabajar deje de ser una tarea engorrosa y se vuelva algo
hasta divertido. No obstante, tiene una pequeña pega… sólo está
disponible para web y para dispositivos Android. Lástima para los
usuarios iOS.

5. Any.do: y puesto que la anterior herramienta no estaba disponible

para iOS, para contrarrestar mencionaremos ahora Any.do, una de
las aplicaciones favoritas para los propietarios de iPhone. Y es que
esta aplicación, además de ser utilizada por millones de personas,
es la ganadora del Premio Táctil Intuitivo de Apple y también fue
premiada como la Mejor Aplicación para Android en 2012. Lo mejor:
además de permitirte lo mismo que el resto de apps, con esta
puedes adjuntar casi cualquier tipo de archivos, y puedes llamar,
enviar mensajes o comprar, todo sin salir de Any.do.

En definitiva, ya seas de los que opines que el tiempo es oro, que es vida,
o que el tiempo sólo es útil si se emplea el pensamiento, lo cierto es que el
tiempo es necesario para conseguir todo aquello que queramos. El cómo lo
emplees será lo que determine si lograrás tus metas antes o después. Así
pues… ¡que empiece la organización!

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www.aguaeden.es/