Edición No.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Y ADQUISICION DE
MEDICAMENTOS Y/O
DISPOSITIVOS MEDICOS

1. OBJETIVO

Establecer los pasos a seguir para llevar a cabo la selección de proveedores y la

adquisición de medicamentos y dispositivos médicos de calidad de acuerdo a la
reglamentación legal vigente, con la finalidad de satisfacer las necesidades del
Servicio Farmacéutico de PORSALUD LTDA.

2. ALCANCE

Este proceso aplica para el área administrativa encargada de la compra de

medicamentos y dispositivos médicos, y para el Servicio Farmacéutico.

3. RESPONSABLES

Área administrativa, Área de compras o Contabilidad, Área de Garantía de Calidad

y Servicio Farmacéutico en calidad de asesoría técnica, en caso de que aplique.

4. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y ADQUISICION DE

MEDICAMENTOS

4.1 SELECCIÓN DE PROVEEDORES La selección de proveedores es una parte

fundamental del proceso que busca garantizar la óptima calidad de los
medicamentos y/o dispositivos médicos suministrados. Para ello no solo es
necesario realizar las evaluaciones financieras y comerciales, sino también
evaluar algunos aspectos técnicos, a saber:

- Acta de Visita de la Secretaria de Salud de la zona encargada de la vigilancia y

control de los distribuidores de medicamentos de la Localidad.

- Listado básico de medicamentos y dispositivos médicos ofertados incluyendo

numero de registro sanitario INVIMA, laboratorio fabricante y/o distribuidor y marca
comercial (éste último sólo si aplica). En este punto se incluyen los medicamentos
de control especial.

- Realizar una revisión minuciosa de las bases de datos nacionales e

internacionales para evaluar si existen reportes de eventos adversos relacionados
con el uso de los medicamentos (incluídos medicamentos de control especial) y /o
dispositivos médicos ofertados. (Farmacovigilancia y Tecnovigilancia).
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- Realizar revisión de registros sanitarios Invimas durante el proceso de selección

y adquisición, así como las alertas emitidas por los entes territoriales.

- Contar con la resolución vigente por parte del FNE para adquisición y venta de
medicamentos de control especial por parte de los proveedores.

4.2 ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Para llevar a cabo una adecuada

adquisición de medicamentos es necesario determinar la metodología que se va a
establecer para el control del Inventario y la estimación de las necesidades. La
metodología relacionada en el presente procedimiento es la de los Consumos
Promedios Manuales (CPM).

4.2.1 Metodología
Método de consumo histórico
- Se recopila la información a través del kardex que evidencie el
movimiento durante un tiempo determinado y establece el promedio
mensual.
- Con base en el consumo promedio mensual, el tiempo que transcurre
entre el momento en que inicia el proceso de adquisiciones y el tiempo
en que llega el producto, se determinan los niveles mínimos y máximos
de existencias, el punto de reposición y la cantidad a pedir.

4.2.1.1. Consumo promedio mensual (CPM)

Para obtener este dato se debe establecer los movimientos de salida del
Inventario de cada insumo durante los últimos tres meses como mínimo, datos que
se obtienen directamente del kardex y/o el sistema de Información, el cual debe
ser actualizado constantemente.
Para calcular el consumo promedio mensual se suman el total de salidas de los
insumos durante el periodo analizado y se divide por el número de meses que
conforman dicho periodo.

4.2.1.2. Tiempo de reposición (TR)

Es la fracción de tiempo que se requiere para llevar a cabo la adquisición,
sumándole además el tiempo que tarda el Proveedor en realizar la entrega del
pedido. El tiempo de reposición dependerá de la ubicación geográfica, de los
medios de transporte, vías de acceso y flujo del trámite.
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4.2.1.3. Nivel mínimo de existencias (NmE)

Se define como la cantidad de insumo que se debe tener en existencia en la
farmacia necesaria para cubrir emergencias mientras llega un nuevo pedido.

La fórmula a desarrollar es:

NmE = CPM * Fracción del tiempo de reposición

4.2.1.4. Punto de reposición (PR)

Se define como el momento en el cual hay suficiente cantidad del insumo para
cubrir su gasto hasta que llegue el nuevo pedido sin utilizar el nivel mínimo de
existencias (NmE), en otras palabras, es el punto en el cual se deben empezar a
realizar los trámites de pedido para garantizar abastecimiento oportuno. Es
importante porque permite visualizar el momento preciso en el cual debe iniciarse
el proceso de adquisición para no sufrir agotamientos Para ello entonces se debe
tener en cuenta el nivel mínimo de existencias más un tiempo de reposición que
se consumirá mientras llegue el nuevo pedido sin que se agote el nivel mínimo.
La fórmula para calcular este parámetro es:
PR = 2 NmE

4.2.1.5. Nivel máximo de existencia (NME)

Se define como la cantidad máxima que se debe tener en existencia un producto
determinado, es decir, es el límite superior del cual no debe pasar las cantidades
adecuadas para un periodo determinado, sin necesidad de hacer inversiones en
cantidades exageradas, lo cual ayuda a optimizar el presupuesto.
El nivel máximo de existencias (NME) se calcula teniendo en cuenta la cantidad
mínima (NmE) más la cantidad que se consume durante el periodo para el cual se
compra.
Fórmula
NME = NmE + CPM * Tiempo para el que se compra

4.1.1.6. Cantidad a pedir (CAP)

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Se define como la cantidad de insumo que se debe solicitar al Proveedor para

restablecer aquellos que se han consumido durante el periodo para el cual se
compra Es importante manejar técnicamente este parámetro porque permite
calcular, de una manera más precisa, la cantidad que realmente se requiere para
ese periodo, debido a que para ello se tienen en cuenta las existencias del insumo
al momento de iniciar los trámites de adquisición.
Para calcular la cantidad a pedir (CAP) se debe tener en cuenta el punto de
reposición (PR), la cantidad que se consume durante el periodo para el cual se
compra y las existencias al momento de iniciar a hacer el pedido.
Fórmula
CAP = (PR + CPM * Tiempo) - existencias

La CAP establece las necesidades del Servicio Farmacéutico dichos listados

deben ser revisados y ajustados por encima de acuerdo a la demanda
insatisfecha; es decir a los medicamentos y/o dispositivos médicos que generaron
pendientes durante el mismo periodo o por el contrario se debe realizar un ajuste
por debajo si durante ese mismo periodo se dieron de baja unidades por
vencimientos.

Los medicamentos de control especial se emplearán de acuerdo a la

programación de los procedimientos quirúrgicos a realizar en la Institución,
posteriormente, se recopilará dicha información y empezarán a tenerse en cuenta
también los consumos históricos.

4.2.2 ADQUISICIÓN DE ACUERDO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Se solicita al sistema de información el reporte de Consumos Promedios
Mensuales.
Para medicamentos de control especial y monopolio del estado remitirse al
Procedimiento Manejo de medicamentos de control especial.
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Se realiza el pedido de acuerdo al movimiento interno de requisiciones.

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Se realiza el ingreso en cantidades en concordancia con la orden de compra.

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5. FLUJOGRAMA PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y ADQUISICION

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DISEÑÓ / ELABORACION REVISÓ APROBÓ

Q.F. AURA CHAPARRO Dr. DEISY MOSCOTE. Dra. CLAUDIA FORERO
ARAQUE. AUDITORÍA CALIDAD. GERENTE
DIRECCION TECNICA