Anda di halaman 1dari 10

Project Charter

Judul Proyek : Sistem Informasi Sekolah


Tanggal Mulai Proyek : 15 Januari 2014
Tanggal Akhir Proyek : 15 Mei 2014
Nomor Kontrak : ....
Informasi Anggaran : Perusahaan Loading menganggarkan Rp 80.000.000,- untuk proyek ini.
Biaya teralokasi untuk pekerjaan manajer proyek sekitar 10 jam per minggu selama empat bulan,
staf internal lainnya 6@10 jam per minggu selama empat bulan, dan untuk instalasi software di
sekolah yang memberi proyek.
Manajer Proyek :
Tujuan Proyek : Membuat aplikasi berbasis web service untuk membantu mengelola
pelayanan pengelolaan data sekolah dengan metode baru (melalui web) dalam peningkatan
pelayanan anggota sekolah secara lebih cepat dan efisien. Software ini akan mencakup beberapa
fitur yang bisa digunakan oleh user (calon siswa/siswi) antara lain : presensi dan data kehadiran,
data siswa, data guru dan karyawan, kehadiran siswa, kehadiran guru dan karyawan, kedisiplinan,
keuangan siswa, honor guru, pengumuman, data instansi, dan cadangan data. Beberapa bagian
web bebas diakses publik, sedangkan bagian lainnya hanya dapat diakses oleh anggota sekolah.
Pendekatan:
· Melakukan pertemuan langsung dengan klien (pihak sekolah) untuk mendapatkan
requirement-requirement yang dibutuhkan.
· Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh
dokumen manajemen proyek.
· Melakukan riset perangkat lunak untuk menyediakan jaminan keamanan dan mengelola
input dari user.
· Mengembangkan software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan balik dari
user.

Peranan dan Tanggung Jawab

Nama Peranan Posisi Kontak


Posma Rido Project Manager Project Manager posma.d@gmail.com
Damanik

Mansur Anggota Tim Software Analyst

Saharman Anggota Tim Software Developer -


(progammer)

Adi Anggota Tim Software Developer -


(progammer)

Nining Anggota Tim Software Developer -


(progammer)

Andika Anggota Tim Software Developer -


(progammer),
dokumentator

Mahendra Anggota Tim Representatif klien -

SISTEM INFORMASI SEKOLAH

1. Introduction/Background
Pendidikan merupakan salah satu modal kemajuan dari suatu bangsa, sistem pendidikan yang baik
ditunjang dengan fasilitas yang baik merupakan tantangan utama dalam usaha peningkatan mutu
pendidikan .

Sejalan dengan VISI kami yaitu:

“Meningkatkan Sumber Daya Manusia di bidang Teknologi Informasi.”

Maka kami mengembangkan sebuah sofware (Sistem Informasi Sekolah) untuk membantu pengelolaan
data penting di sekolah dan merupakan salah satu bentuk pengenalan TEKNOLOGI INFORMASI pada
siswa/siswi (generasi penerus bangsa), sehingga para murid dapat merasakan secara langsung
keuntungan dari Teknologi Informasi itu sendiri.
Fitur-fitur yang terdapat pada SI Sekolah antara lain:

• Data Siswa

• Data Guru/Karyawan

Kehadiran Siswa

• Kehadiran Guru/Karyawan

• Data Kegiatan

• Kedisiplinan

• Jadwal Mengajar

• Keuangan Siswa

• Honor Guru

2.
Business Objective
Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi.
Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga
menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi ,sehingga
proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur dan fleksibel.

Bahkan dewasa ini perkembangan Teknologi Informasi mulai mendapat sambutan positif dari
masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis
maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan. karena
ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan
generasi penerus bangsa yang kompetitif.
Teknologi informasi menjadi kebutuhan yang tak dapat ditawar lagi, karena ketersediaan
informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan sistem yang
efisien dan kompetitif.

3. Current Situation and Problem/Opportunity Statement


Kebanyakan sekolah tidak memiliki manajemen yang baik. Mereka masih menggunakan sistem
pencatatan manual sehingga sangat tidak efektif. Ada banyak masalah yang menjadikan banyak
kesempatan untuk membuat aplikasi terkomputerisasi. Sehingga diharapkan sekolah yang
menggunakan aplikasi ini bisa lebih efektif dengan manajemen yang terkomputerisasi.

4. Critical Assumption and Constraints


Sistem Informasi Sekolah harus dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi pihak sekolah
dalam hal kemudahan memperoleh akses tentang informasi sekolah tersebut. Pengguna dapat
mengakses dengan cara online. Oleh karena itu, sistem harus mudah diakses oleh pengguna.
Sistem selalu bekerja dengan baik tanpa adanya hambatan yang bersifat teknis maupun
personal (human error). Project manager harus selalu sigap atas adanya permasalahan yang
mengganggu kinerja sistem khususnya yang berhubungan dengan layanan terhadap klien.
Sistem harus dapat dijalankan pada hardware dan software yang sudah ada, dan dapat
meminimasi kebutuhan dukungan teknis.

5. Analysis of Options and Recommendation


Terdapat tiga opsi untuk oportuniti tersebut:
1. Tidak adanya layanan Sistem Informasi Sekolah tidak mempengaruhi dari bisnis
perusahaan terkait,
2. Penggunaan perangkat lunak khusus diminimalisasi.
3. Melakukan perancangan dan implementasi dari layanan ini dengan menggunakan
perangkat keras dan perangkat lunak yang telah ada.

6. Preliminary Project Requirements


Fitur utama dari proyek Sistem Informasi Sekolah mencakup:

1. Proses pengisian data kehadiran pada Sistem Informasi Sekolah dapat dilakukan secara manual
(menggunakan keyboard), barcode scanner, maupun fingerprint scanner.

2. Penyajian laporan data kehadiran pegawai yang sangat detil dan memudahkan dalam memeriksa
data Guru, Karyawan, dan para murid .

3. Data siswa digunakan untuk mengelola informasi penting tentang siswa yang terdaftar di sekolah.
Fitur ini dapat membantu anda dalam mengelola,menambah data siswa,mengedit kenaikan kelas.

4. Data Guru dan Karyawan digunakan untuk mengelola informasi penting tentang tenaga pengajar
maupun karyawan-karyawan yang terdaftar di sekolah Anda, seperti biodata, pangkat, jabatan, alamat,
status bekerja, shift kerja dan lain-lain.

5. Data yang dimasukkan akan tersimpan pada database sehingga kapanpun diperlukan untuk
berbagai keperluan, Anda dapat memprosesnya dalam waktu yang cepat.

6. Memeriksa data kehadiran siswa, proses pencarian data kehadiran dan pembuatan laporannya
sangat mudah dan cepat. Pencarian data kehadiran siswa dapat dilakukan berdasarkan nama/NIS siswa
tertentu pada suatu periode waktu .

7. Terdapat database tentang peraturan sekolah beserta “poin hukuman” yang akan dikenakan untuk
setiap pelanggaran kedisiplinan yang dilakukan siswa, sehingga setiap Siswa/siswi yang melakukan
pelanggaran maka secara otomatis akan mendapatkan poin hukuman sesuai dengan bentuk
pelanggaran yang dilakukan..

8. Fitur ini digunakan untuk membuat data pembayaran biaya pendidikan siswa, seperti SPP, uang
pembangunan, dll. Data pembayaran tersebut dapat ditampilkan dalam berbagai format laporan yang
akan memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti :

- Laporan siswa yang belum melakukan pembayaran

- Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran

9. Fitur ini digunakan untuk mengelola data tentang honor guru. Sistem Informasi Sekolah juga
menyediakan fasilitas :

- membuat komponen-komponen honor guru,


- update honor guru

- membuat laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan.

- membuat slip honor guru

- membuat tunjangan berdasarkan jabatan

10. Pengumuman digunakan untuk membuat pengumuman dan informasi singkat yang akan
disosialisasikan kepada seluruh Guru, karyawan dan murid.Instansi digunakan untuk mengatur
informasi dan tampilan program sehingga sesuai dengan instansi.
11. Cadangan data digunakan untuk membuat back up data. Proses back up data sangat penting
dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan pada data yang ada seperti data terhapus,
harddisk rusak dan sebagainya.

12. Proses back up data pada program ini dapat dilakukan secara manual maupun otomatis.
Setelah data di back up ke harddisk, perlu dilakukan pemindahan data secara reguler dari harddisk
ke CD atau DVD dan disimpan ditempat yang aman.

7. Budget Estimate and Financial Analysis


Estimasi biaya proyek sebesar Rp 80.000.000,-. Kisaran tersebut didasarkan pada waktu yang
diluangkan anggota tim (termasuk project manager) untuk mengerjakan proyek 10 jam per
minggu selama 4 bulan dengan bayaran Rp 100.000,-/jam (untuk project manager) dan Rp
50.000,-/jam untuk 6 staf lainnya. à total 10 jam x 4 minggu x 4 bulan x (Rp 100.000,- + 6 x @Rp
50.000,-) = Rp 64.000.000,-
Selain itu saat software dibuat diperlukan biaya untuk menginstalasi software. Biaya tersebut
sebesar Rp 6.000.000,- ditambah dengan pengadaan alat tambahan seperti barcode scanner
dan finger scanner seharga Rp 10.000.000,-. Setelah proyek selesai, diperlukan adanya biaya
untuk koneksi jaringan dan maintenance tiap tahun sebesar Rp 3.000.000,-. Selain itu karena
adanya fitur tambahan pada aplikasi ini seperti barcode scanner, maupun finger scanner (sidik
jari) , maka diperlukan adanya biaya maintenance sebesar Rp 2.000.000,- tiap tahunan. Total
biaya tahunannya sebesar Rp 5.000.000,-.
Benefit yang diperoleh sekolah dengan menggunakan aplikasi ini berasal dari memudahkan kontrol
divisi, individu dan kehadiran pegawai dan memudahkan dalam mengolah data kehadiran guru,
karyawan dan siswa. Jika menggunakan cara konvensional (absensi langsung), sekolah membutuhkan
paling tidak lebih dari 2 pegawai untuk melakukan pencatatan, sedangkan setelah menggunakan aplikasi
ini, sekolah cukup menggunakan 1 orang yang mengelola system pencatatan kehadiran sehingga sekolah
menghemat tenaga kerja sebanyak ± 3 orang. Total penghematan tersebut (dalam bentuk rupiah) yang
diproyeksikan tiap tahunnya adalah 3 orang @12 bulan x Rp 1.000.000,-/ bulan = Rp 36.000.000,-

Exhibit A memberikan ringkasan biaya proyek dan manfaat serta menunjukkan estimasi Net
Present Value (NPV), Return of Investment (ROI), dan tahun terjadinya payback. Juga terdapat
daftar asumsi yang dibuat dalam menyusun analisis finansial awal ini.. Estimasi payback adalah
dalam satu tahun, NPV bernilai Rp 19.700.000,-.

8. Schedule Estimate
User menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu enam bulan, tapi terdapat beberapa
fleksibilitas dalam jadwal.

9. Potential Risks
Terdapat beberapa resiko pada proyek ini. Resiko terbesar adalah kesalahan dalam memasukan
data input oleh pengguna untuk mengumpulkan informasi kedalam sistem ini dan pengguna
terkadang lupa untuk memasukan input tentang informasi terbaru, misalkan pihak sekolah lupa
memasukan kehadiran siswa/i, guru dan karyawan apabila telat datang ke sekolah. Resiko
terdapat pada sistem reservasi apabila terdapat anggota sekolah yang melakukan tindakan
iseng dengan mengabsensikan anggota sekolah lain yang tidak hadir. Terdapat beberapa risiko
teknis dalam memilih tipe software yang digunakan untuk search pada sistem, pemeriksaan
keamanan, proses pembayaran, dan lain-lain. Resiko bisnis utama adalah apakah sistem ini
merupakan sistem yang tepat guna sehingga pihak sekolah tidak merasa rugi dalam
menginvestasikan waktu dan uang pada proyek dan dapat memperoleh manfaat yang
diinginkan.

10. Exhibits

Tingkat Diskon 5%

Asumsi : Proyek diselesaikan dalam 4 bulan Tahun

0 1 2 3

Cost 64000000 5000000 5000000 5000000

Discount factor 1 0.95 0.90 0.85

Discounted cost 64000000 4750000 4500000 4250000 77500000

Benefit 0 36000000 36000000 36000000

Discount factor 1 0.95 0.90 0.85


Discounted benefit 0 34200000 32400000 30600000 97200000

Discounted benefit-cost - 64000000 29450000 27900000 26350000

Accumulated benefit-cost - 64000000 -34550000 - 6650000 19700000 ßNPV

payback tiap tahun

Asumsi-asumsi :

Cost tahun pertama :

Project manager :

160 jam x Rp 100.000,-/jam 16000000

Staf lain 6@160 jam x Rp 50.000,- 48000000

Biaya instalasi Software 6000000

Total Cost tahun pertama 80000000

Cost tahunan setelah proyek selesai :

Maintenance & biaya koneksi jaringan 3000000

Biaya maintenance alat (Barcode & Finger


Print) 2000000

Total cost tahunan 5000000

Benefit :

Penghematan pegawai 3

Gaji 1 pegawai tiap bulan 1000000

Total penghematan pegawai tiap tahun

12 x 3 x Rp 1.000.000,- 36000000

11. Schedule
Jadwal tabel kerja proyek pada tabel 1.
Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kerja Proyek

No. Kegiatan Kerja Proyek Bulan

I II III IV

1. Persiapan

2. Pengambilan data primer

3. Pembuatan Sistem Informasi

4. Penyusunan laporan