Objetivo: Evaluar y seleccionar los proyectos que a una organización le conviene llevar a cabo de
acuerdo a su misión y visión, basándose en las restricciones de su presupuesto y en un ambiente de
necesidades competentes.
Unidades Didácticas
Unidad 1: Estrategia del Negocio
Unidad 2: Criterios para la Selección de Proyectos
Unidad 3: Priorización de Proyectos
Unidad 4: Aplicación práctica del proceso de selección
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Unidad 1. Estrategia del Negocio
Mediante al material de esta unidad se comprenderá y aplicará la manera de relacionar los proyectos de la
organización a sus estrategias, de tal manera que las inversiones que se realicen ofrezcan los beneficios
esperados. Los temas están orientados a la Planeación de Proyectos y al proceso para seleccionar el
Portafolio de Proyectos.
Proceso
Después de entender las acciones que deben realizarse, se establecen los proyectos con los que se
implantarán las estrategias, asegurando de esta manera que tengan una liga clara entre ambos.
En ocasiones, los negocios son capaces de definir las estrategias pero encuentran problemas en su
implantación a través de los proyectos por distintas causas y por las demandas competentes que
comparten recursos limitados.
Para asegurar que se realizarán los proyectos adecuados en el orden adecuado, un sistema de planeación
estratégica de proyectos debe formarse por:
Un plan estratégico que marque la dirección a seguir en el establecimiento de estrategias y su
implantación
Un proceso para asignar prioridades a los proyectos derivados
Esto requiere un compromiso de los stakeholders de cada nivel de la organización
La participación del Administrador de Proyectos en la planeación estratégica de proyectos ofrece una serie
de ventajas a través del entendimiento de los beneficios obtenidos con los productos resultantes, ya que al
hacerlo:
Puede conocer la perspectiva global del enfoque de la organización
Su experiencia provee detalles valiosos sobre las capacidades y limitantes de la organización
Cada Administrador de proyectos puede apreciar su proyecto en relación con otros proyectos
El conocimiento del criterio de selección facilita la reasignación de recursos y prioridades entre
proyectos
Este proceso consiste en la serie de actividades que realizan los participantes para evaluar y priorizar los
proyectos que deben ser realizados de acuerdo al presupuesto asignado, de tal manera que se obtengan
los mayores beneficios para la organización en un ambiente de balance entre los factores de éxito, la
inversión y el riesgo.
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TEMA 2 – Proceso de Planeación
Alineación a la Estrategia del negocio
Los objetivos convierten la misión a términos específicos, concretos y que permiten medir los resultados,
sus características son:
Específicos, es decir, claramente definidos
Medibles ya que permiten evaluar si fueron cumplidos
Asignables a los responsables correspondientes
Realistas con posibilidades de lograrse
Con tiempo específico, es decir, limitados en el tiempo
Por ejemplo, un objetivo para una empresa sería incrementar las ventas en un 20% para el año 2011
Los objetivos se enfocan a todos los niveles de la organización y se enfocan a mercados, productos,
innovación, productividad, calidad, finanzas, rentabilidad, empleados y consumidores.
Las estrategias determinan que hacer para lograr los objetivos ya que por ejemplo, si un objetivo es
incrementar las ventas en un 20% esto podría lograrse mediante diferentes estrategias como:
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Abrir un sitio para el comercio electrónico
Incrementar el número de vendedores de la fuerza de ventas
Fortalecer los descuentos y promociones
Hacer alianzas con distribuidores
O una combinación adecuada de estas estrategias
Fuerza. Ventaja de la empresa derivada de sus competencias, de su tecnología o de sus procesos. Una
fuerza podría ser el tener una marca reconocida
Debilidad. Limitación de la empresa en alguno de los factores anteriores, por ejemplo la falta de
conocimiento en tecnología computacional
Oportunidad. Consiste en una fuerza que supera las posibilidades del entorno, específicamente de la
competencia
Amenaza. Limitación que no es una debilidad del entorno, es decir, que la competencia ha desarrollado.
Un ejemplo sería que la competencia estuviera realizando operaciones de comercio electrónico, ya que la
empresa no tiene habilidades en ese aspecto
Comparar alternativas con el portafolio actual de posibles proyectos y los recursos disponibles.
Seleccionar alternativas que apoyen la misión y los objetivos de la mejor manera
Esta etapa consiste en la definición de los proyectos que deberán ser evaluados para determinar la
prioridad y el orden en que se realizarán.
Evaluación Técnica
En los proyectos relacionados con tecnología, la evaluación técnica consiste en evaluar la funcionalidad
requerida en función de la tecnología disponible ya que esta podría establecer limitaciones en las
soluciones consideradas.
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Evaluación Económica
El criterio financiero permite evaluar diferentes alternativas de solución ya que los proyectos pueden
evaluarse en los mismos términos y compararse para seleccionar alternativas. Existen diferentes criterios
financieros que son útiles para la evaluación económica, a continuación se presentan algunos de ellos:
Análisis Costo/Beneficio
La forma más común de realizar una evaluación económica es comparar los costos esperados con los
beneficios de la solución, además de analizar si la alternativa bajo consideración es la mejor entre un
número de opciones.
2. Clasificación de Criterios
El criterio más fácil de entender al momento de comparar los proyectos es el Costo, sin embargo, el
costo se deriva de diferentes aspectos que hacen que la comparación deba realizarse a ese nivel de
detalle.
Muchos costos directos son fáciles de identificar y cuantificar en términos monetarios, además de que se
pueden clasificar en diversas categorías:
Costos de Inicio. Constituyen los costos de iniciar la operación de los entregables del proyecto, por
ejemplo, los costos por equipo, conversión de archivos y entrenamiento
Costos de Desarrollo. Los componen los costos de mano de obra y administrativos requeridos para
desarrollar la solución propuesta
Costos de Operación. Son los costos que aplican después de la implantación de la operación y que
se asocian con la vida útil del producto o servicio generado.
Para estimar en términos económicos los beneficios de un proyecto, en el que se consideran Factores
Estratégicos, se presentan varios problemas, sin embargo, el clasificarlos en diferentes tipos facilita la
cuantificación:
3. Factores Estratégicos
Existe otro enfoque de comparación que no se basa en datos fácilmente cuantificables pero que son
considerados en ocasiones con mayor importancia que los factores cuantificables.
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Criterios basados en Factores Estratégicos que producen beneficios:
Nueva tecnología
Imagen pública
Posición ética
Protección del ambiente
Competencias clave
Alineación estratégica
Un proyecto es deseable cuando los beneficios de sus entregables superan el costo de producirlos, sin
embargo, este no debe ser el único criterio de selección, debe considerarse también el riesgo y los factores
estratégicos.
4. Evaluación Financiera
Utilidad Neta
La utilidad neta es la diferencia entre el costo total y los ingresos obtenidos en la vida del proyecto. Existen
proyectos que tienen grandes utilidades pero requieren a su vez, grandes inversiones.
Las utilidades deben evaluarse en función de las inversiones ya que por ejemplo, lo que se requiere para
un proyecto puede ser suficiente para realizar por ejemplo, tres, y en este caso, la comparación debe
hacerse comparando las utilidades esperadas de estos tres proyectos con la inversión del primero.
Por otro lado, este análisis no toma en cuenta el valor del dinero a través del tiempo y puede requerirse un
período grande para obtener las utilidades, en este caso debe compararse la inversión en este proyecto
con respecto a las inversiones de otros que producen utilidades en un tiempo menor.
Es preferible seleccionar proyectos que en las mismas condiciones producen utilidades en un tiempo menor
ya que las expectativas a largo plazo son menos confiables.
Recuperación de la Inversión
Su proceso consiste en evaluar la forma en que se recupera la inversión en el proyecto a través del tiempo,
es decir, compara los beneficios que produce en relación a la inversión.
Con este criterio se seleccionan los proyectos cuyo período de recuperación sean menores son los más
recomendables. Las características de este criterio son:
Mide el tiempo en que se recupera la inversión.
Su cálculo es simple y no es sensible a errores mínimos de presupuestación
Enfatiza flujo de efectivo, es decir, la forma en que se presentan los ingresos y egresos
Resalta proyectos riesgosos para tomar las decisiones correctas
Retorno de la Inversión
El retorno de la inversión ROI ofrece un método para comparar la rentabilidad neta de la inversión
requerida. Existen varias fórmulas aplicables, entre las que se puede mencionar:
El ROI es un método simple y fácil de calcular y entre mayor sea el retorno, el proyecto es candidato a
seleccionarse.
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Algunas Desventajas de éste método son:
No toma en cuenta el valor del dinero a través del tiempo
No puede compararse en función de otros métodos de retorno, como los intereses bancarios.
El cálculo se realiza descontando un porcentaje conocido como razón de descuento del flujo efectivo futuro,
en la premisa de que el valor del dinero es menor en el futuro que en el presente. Por ejemplo, se se
invierten 500 pesos en un banco actualmente, el año próximo se tendrán los 500 pesos más los intereses
producidos. Si los intereses bancarios fueran aproximadamente el 10% anual, el próximo año se tendrían
550 pesos.
Esto indica que el valor de los 500 pesos en el futuro, tienen una equivalencia actual de 450 pesos ya que
se aplicó una razón de descuento del 10%. Para esperar a recibir 500 pesos en un año, en realidad se
deben invertir 450.
El cálculo se realiza mediante la siguiente fórmula y utilizando una tabla de descuentos anuales:
En esta fórmula r representa la razón de descuento expresada como valor decimal y t es el número de
años en el futuro en el que se aplicará la inversión.
El valor presente neto de un proyecto se obtiene descontando cada flujo de efectivo, ya sea positivo o
negativo y sumando los valores resultantes. Se asume que cualquier inversión inicia inmediatamente, es
decir, en el año 0 y los flujos de efectivo se realizan al final de cada año subsiguiente.
Selección de los criterios con los que serán evaluados los proyectos
Consiste en la definición de los elementos de contribución que serán medidos en cada proyecto para
asignarle un valor que permita compararlo con el resto de los proyectos.
Es posible utilizar criterios diferentes para los tipos de proyectos, sin embargo, en muchas ocasiones se
prefiere utilizar los mismos agregando un concepto que indique si son operacionales o estratégicos.
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Existe una gran cantidad de criterios diferentes por lo que la selección del más apropiado depende de las
características de la organización, el nivel de tolerancia al riesgo, la tecnología, la competencia y el estilo
administrativo.
En el pasado, solamente se utilizaban los criterios financieros sin embargo, en la actualidad se prefiere
utilizar un criterio múltiple, que incluya otros factores que distribuyan de la mejor manera los recursos
humanos y el capital para maximizar el retorno de la inversión a largo plazo.
Cuando se utilizan criterios definidos de una forma sistemática, se obtienen diversas ventajas:
Provee un enfoque de atención para los Stakeholders sobre los puntos clave de la organización.
Permite lograr un consenso sobre las prioridades adecuadas y los beneficios totales que se
obtienen
Orienta la planeación y el uso de recursos en forma eficiente
Ofrece un portafolio con proyectos balanceados en cuanto al riesgo del capital disponible.
Conduce a la apertura en el proceso de selección.
Genera un mecanismo para cambios controlados a través del criterio de selección.
Esta propuesta será aceptada o rechazada por el equipo de selección de acuerdo a su contribución a la
organización.
Cuando el equipo de selección acepta una propuesta, es necesario establecer su prioridad mediante una
evaluación que permita comparar todos los proyectos.
Normalmente los proyectos son evaluados al asignarles un valor numérico que les permita obtener una
calificación, por ejemplo:
Establecer los criterios comunes y asignarles un valor de acuerdo a una escala, por ejemplo, si para
evaluar la importancia de los objetivos se utilizaran valores entre 1 y 5, donde 5 es el más alto valor
de importancia de acuerdo al cumplimiento con el plan estratégico, se tendría:
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(a) Incrementar la lealtad de los clientes 3.0
(b) Proyecto inminente 5.0
(c) Retorno de la inversión del 18% 4.0
(Caso ejemplo en donde se muestra la importancia que cada objetivo tiene para la organización)
Con esta definición de contribución, cada propuesta puede ser evaluada en cuanto a su
cumplimiento con el objetivo, asignando calificaciones en una nueva escala, por ejemplo con valores
de 0 a 10:
Proyecto 1(a) 5... (3.0 * 5) = 15 Esto significa que el proyecto cumple en muy poca medida (3.0 en una
escala de 10 puntos) con el objetivo de (a) incrementar la lealtad de los clientes; que a su vez, tiene una
importancia media entre los objetivos de la organización