PRENSA?
ANTES DE LA CONFERENCIA DE PRENSA:
Como hemos discutido, se podría tener que programar una conferencia de prensa sin
mucho tiempo de antelación. Sin embargo, si se tiene un plazo de espera, el grupo
podría comenzar a planear por lo menos una semana o dos antes de que la conferencia
de prensa tenga lugar. Los siguientes pasos podrían ayudar a planear para la conferencia
de prensa:
DEFINICIÓN DEL MENSAJE.
Defina los mensajes clave que se desean enviar a la comunidad. La meta puede ser
presentar o ventilar más un tema,anunciar un nuevo programa o acontecimiento,
reaccionar ante una historia noticiosa o a una crítica o ataque o llamar atención hacia un
amención o reconocimientoqueel esfuerzo ha obtenido.Cualquiera que sea el mensaje,
debe resumirse en 3-5 puntos claves para la prensa. Si una fecha, una hora, una
dirección o un número de teléfono o alguna otra información específica son parte del
mensaje, por ejemplo, en el caso de que el propósito de la conferencia de prensa sea
anunciar un acontecimiento próximo, asegúrese de mencionarlosmás de una vez y de
desplegarlos en forma distintiva en su carpeta de prensa (vea #7 abajo). Verifique dos o
tres veces cualquiera parte de dicha información para asegurarse de que estén correctos,
tanto en el discurso como por escrito.
PROGRAMACIÓN DE LA FECHA Y LA HORA.
SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN DE LOS
PARTICIPANTES.
En esta etapa del proceso de planificación, probablemente no es deseable que sólo una
persona del grupo participe en la conferencia de prensa. Los participantes deben estar
bien informados y saber expresarse bien sobre el asunto. También deben poder
manejarlas preguntasy el escrutinio de la prensa. La gente con alta credibilidad,como los
políticos locales, el director de una organización local para la promoción de la salud o
un médico pueden ser eficaces portavoces. El testimonio de primera mano de la gente
de la comunidad afectada por el asunto puede ser extremadamente efectivo y
convincente.
Sea claro ypreciso: evite el uso de jerga, retórica o lenguaje explosivo y evitelos
“mmm” y los “ajá”. Concéntrese en el asunto para no distraer a la audiencia con
sus palabras.
Asuma que la audiencia es inteligente: evite escucharse como si tratara con
niños.
No juegue o agarre ningún objeto:así provoca distracción y esto lo hace parecer
nervioso.
La apariencia cuenta: los participantes deben estar apropiadamente vestidos para
la ocasión.
Diga siempre la verdad. Si no sabe la respuesta a una pregunta, dígalo. No
exagere o proporcione datos que no estén respaldados por evidencia, no presente
opiniones como si fueran hechos ni haga acusaciones que no pueden ser
comprobadas.
Si la iniciativa y el grupo son nuevos en esto, se debería asistir por lo menos a alguna
otra conferencia de prensa para tener noción de cómo son. Aunque se sea muy
experimentado en esta área, puede ser buena idea realizar un ensayo general. Los
oradores deberán memorizar de 3 a 5 puntos clave y cerciorarse de hablar no más de 3 a
5 minutos acerca decada uno. Un ensayo generales muy provechoso para capacitar a los
nuevos participantes, y una buena ocasión para intentar anticipar laspreguntas difíciles u
hostiles. Se debería hacer que un miembro del grupo tenga el papel de abogado del
diablo y vea cómo responden los participantes.
Por ejemplo, una respuesta conveniente a una pregunta difícil o equivocada podría ser:
“es una buena pregunta, pero no está dentro del alcance de esta conferencia de prensa.
Nuestro enfoque el día de hoy estáen…” Si la pregunta es legítima pero no se sabe la
respuesta a ella, es aceptable invitar a otra persona del grupo que lo pudiera saber o
comprobar la respuesta y remitirse más tarde a ese reportero.
CONTACTO CON LOS MEDIOS.
El primer paso al entrar en contacto con los medios es crear una lista de correo completa
de los editores asignados en las estaciones de televisión, los directores de noticias en las
estaciones de radio y en los principales periódicos, ylos editores en los periódicos
semanales. Incluso sen debería incluir a los servicios de televisión por cable. Otros que
se debería asegurarincluir en la lista son los reporteros con los que se. ha trabajado
anteriormente, los contactos que se pudiera tener entre los medios y los reporteros que
pudieron haber cubierto el asunto en los últimos meses.
Si la organización ha tenido la oportunidad a trabajar anteriormente con los medios,
sedebería tener contacto personal con algunas de estas personas.Si no se han establecido
esos contactos,es un buen momento para comenzar.Los medios no son objetos:se
componen de seres humanos que realizansu trabajo.Si se puede establecer un contacto
personal con esa gente, y especialmente si se hace algo para facilitarle el trabajo, ellos
devolverán el favor.
Cuando finalmente llega el gran día, hay varias cosas que se pueden hacer para ayudar a
que laconferencia de prensa funcione lo mejor posible. Repasaremos cada una
detenidamente:
QUÉ: ¿Qué es exactamente lo que se está anunciando? Esto debe quedar muy claro. Si
se ha podido predecir la trayectoria de un huracán, por ejemplo, la información deberá
ser tan detallada y completa como sea posible.
POR QUÉ: ¿Por qué razón se emite el comunicado de prensa y por qué participa la
entidad que lo emite en la situación de emergencia?